BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION LØN OG PERSONALE SAMT VAGTPLAN

BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION LØN OG PERSONALE SAMT VAGTPLAN

VEJLEDNING Denne kravspecifikation er en del af kravspecifikationen af løn og personale samt vagtplan. Den samlede kravspecifikation for løn- og personale samt vagtplan udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er specifikke løn og personale samt vagtplan. Kravspecifikationen beskriver opgaver, processer og arbejdsgange, som skal håndteres ved hjælp af kundens fremtidige system. Dokumentet indeholder dels en række generelle forhold og ikke-funktionelle krav, dels en beskrivelse af et antal procesområder, som varetages ved kunden. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

INDHOLD 1. Indledning 1 1.1 Generelt 1 1.2 Procescases 1 2. Kunden 2 3. Udbuddets omfang 3 4. Generelle krav til tilbuddet 4 4.1 Basiskrav 4 4.2 Hovedtidsplan 4 4.3 Projektledelse 5 4.4 Opsætning og konfigurering 5 4.5 Konvertering (option) 5 4.6 Implementeringsbistand 5 4.7 Test 5 4.8 Uddannelse (option) 6 4.9 Dokumentation 7 4.9.1 Dokumentation af analysefasen 7 4.9.2 Dokumentation af løsningen 7 4.10 Brugersupport 8 4.11 Udviklingsplaner 8 4.12 Projektmodel 8 4.13 Bemanding 8 4.14 Involvering af kundens medarbejdere 8 4.15 Kundens udviklingsprojekter 8 4.16 Læseadgang historiske data (option) 9 5. Generelle krav til løsningen 10 5.1 Forventninger til leverandøren 10 5.2 Lovmæssige krav 10 5.3 Overenskomster 10 5.4 Åbne standarder 11 5.5 Brugervenlighed og fleksibilitet 11 5.6 Forhold vedr. it-arkitektur og web-tilgangsmuligheder 11 5.6.1 Brugeradministration 12 5.6.2 Integration i forhold til løsningen til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning 12 5.6.3 It-sikkerhed 12 5.6.4 It-arkivering 13 5.7 Data til ledelsesinformationssystem (option) 13 5.8 Dataudtræk 13 5.9 Metadata og søgbarhed 14 5.10 Krav til driftsplaner 14 5.11 Svartider, oppetider mv. 15 6. Beskrivelse af opgaveområder og processer 16 6.1 Lønadministration 17 6.2 Personaleadministration, herunder lønsimulering 21 6.3 Tjenestemandspensionsområdet 24

6.4 Økonomiforhold og lønbudgettering 26 6.5 Vagtplanlægning 28 2

1. INDLEDNING 1.1 Generelt Denne del af det samlede udbud omfatter udbud af Furesø Kommunes løn- og personalesystem samt vagtplanssystem. Dette dokument udgør den specifikke del af kravspecifikationen for udbuddet, som samlet udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordne krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescases er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 1

2. KUNDEN I Furesø Kommune anvises løn ca. 3.800 lønmodtagere månedligt. I 2009 blev der i alt udskrevet ca. 46.000 lønanvisninger og 5.500 årsopgørelser. Der laves vagtplanlægning for ca. 400 personer. Furesø Kommune anslår antallet af brugere af et system til løn- og personaleadministration m.v. som følger: Enheder Antal brugere i den centrale administration og decentrale støttefunktioner (konsulenter) Antal brugere på institutioner o.l. (registrering af sygefravær) Brugere Max 30 brugere Max 100 brugere Furesø Kommune anslår antallet af brugere af et system til vagtplanlægning m.v. som følger: Enheder Antal brugere i centrale og decentrale støttefunktioner Antal brugere på institutioner o.l. Brugere 31 brugere inkl. administratorer Krav 1. Leverandøren skal afgive tilbud med udgangspunkt i det nuværende antal brugere. 2

3. UDBUDDETS OMFANG Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration og et standard vagtplansystem. Begge som servicebureauløsning. Det er i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) angivet hvilke it-løsninger kunden benytter til at løse opgaver inden for løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning, og hvilke systemer der i dag eksisterer integrationer til. Krav 2. Udgangspunktet for nærværende udbud er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens procescases. 3

4. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard løn- og personalesystem samt et standard vagtplansystem som servicebureauløsning. Systemerne skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed som kunde bør stille til disse systemer. Tilbud på læseadgang historiske data, uddannelse, konvertering af data samt data til ledelsesinformation skal medtages som optioner. Hermed forstås, at leverandørens tilbud inden for disse områder skal prissættes separat, således at kunden har mulighed for at fravælge områderne. 4.1 Basiskrav Krav 3. Krav 4. Krav 5. Tilbud 1. Det er et krav, at leverandøren skal levere et løn- og personalesystem samt et vagtplanssystem baseret på et standardsystem. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer slår øjeblikkeligt igennem i hele systemet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer kunden fortsat skal gøre brug af. 4.2 Hovedtidsplan Krav 6. Løn- og personalesystemet og det nye vagtplanssystem skal være klar til drift i hele kundens organisation den 1. april 2012, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner fra senest den 1. marts 2012. På det tidspunkt skal løn- og personalesystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver (mindstekrav). Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valget af leverandør. I denne fase skal løsningsbeskrivelsen viderebearbejdes i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Tilbud 2. Tilbud 3. Tilbud 4. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering Konvertering (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning 4

Uddannelse (option) 4.3 Projektledelse Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelsen af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af kunden. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med kundens projektansvarlige. Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sammenhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter. Krav 7. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side (mindstekrav). 4.4 Opsætning og konfigurering Krav 8. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemføres af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen (mindstekrav). 4.5 Konvertering (option) Kunden ønsker at sikre en så let overgang til det nye system som muligt. Data skal konverteres, så der i videst muligt omfang bliver adgang til historiske data. Krav 9. Tilbud 5. Krav 10. Tilbud 6. Det er et krav, at leverandøren i tilbuddet medtager forslag til konvertering af data eller alternativt anden lagring af historiske data. Der kan tilbydes alternative konverteringsforslag. I det omfang datakonvertering forudsætter involvering af tredjepart, skal dette angives. Leverandøren skal i bilag 13 medtage konverteringen som option, og den konkrete konverteringsopgave aftales som en del af analyse- og designfasen. Data, der ikke kan konverteres og gøres tilgængelige i det tilbudte system, skal på anden vis gøres tilgængelige og søgbare i hele kontraktperioden. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes ikke konverterede data gøres tilgængelige. 4.6 Implementeringsbistand Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, implementering af snitflader til de tilgrænsende systemer mv. Krav 11. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side (mindstekrav). 4.7 Test Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning, 5

hvor repræsentanter fra kunden deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionalitet. Krav 12. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet. 4.8 Uddannelse (option) Leverandøren skal kunne levere al brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer, superbrugere og brugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Kunden ønsker den størst mulige fleksibilitet i forhold til uddannelse af brugere, både i forhold til uddannelsens omfang og i forhold til den konkrete tilrettelæggelse. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option, og det konkrete uddannelsesforløb aftales som en del af analyse- og designfasen. Krav 13. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende lønmedarbejdere: Administratorer (ca. 2 lønadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 20 lønkonsulenter og lønadministratorer i alt): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde dem på til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af lønog personalesystemet. Krav 14. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende vagtplansmedarbejdere/ tidsadministrationsmedarbejdere: Administratorer (ca. 2 vagtplansadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 6): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde dem på til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af løn- og personalesystemet. Brugere: (ca. 25 brugere) Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt niveau, der sikrer, at de kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler, og forslag til roller/profiler ønskes omfattet af optionen. Krav 15. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet, og skal derfor forestås af leverandøren. Leverandøren skal i optionen give forslag til anvendelse af superbrugere i undervisningen af de øvrige brugere ved kunden. Leverandøren kan i undervisningen suppleres af en specialist fra kunden til at sikre den bedst mulige kobling mellem kundens opgaveløsning og løn- og personalesystemets muligheder, eller superbrugere 6

kan efter undervisningen fra leverandøren - varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Krav 16. Krav 17. Krav 18. Tilbud 7. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal foregå hos kunden, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. Uddannelsen af superbrugere og brugere koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af løn- og personalesystemets moduler er koordineret med implementeringen af disse, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for dennes driftsstart. Leverandøren skal i bilag 3 afgive 3 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb - Den maksimale uddannelsesforløb. Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 13 medtage uddannelse som option. 4.9 Dokumentation Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system, rettet mod slutbrugerne. Dokumentationen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden (vedligeholdelsesaftalen). 4.9.1 Dokumentation af analysefasen Som en del implementeringen skal leverandøren gennemføre en analyse- og designfase, der skal give leverandøren den fornødne viden til udarbejdelse af den endelige løsningsbeskrivelse på baggrund af kravspecifikationen jf. kontraktens bestemmelser. Krav 19. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i kontraktens bilag 2 (mindstekrav) 4.9.2 Dokumentation af løsningen Leverandøren skal som en del af løsningen levere: Brugerdokumentation (fx. manualer, online hjælp) Systemdokumentation (løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, opsætning) Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (fx. installations- og system, fejlhåndtering) Kursusmateriale Krav 20. Krav 21. Al dokumentation både brugerrettet og anden dokumentation - skal foreligge på dansk. Tilbuddet skal indeholde tilstrækkeligt dokumentation til at understøtte brug af systemet. 7

Krav 22. Tilbud 9. Dokumentation skal leveres samtidigt med programmellet og godkendes som en del af overtagelsesprøven. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen. 4.10 Brugersupport Den generelle leverandørservice skal indeholde dansk brugersupport/helpdesk til support af kundens medarbejdere. Et begrænset antal brugere vil blive autoriserede til at henvende sig til brugersupporten. Tilbud 10. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget og karakteren af den tilbudte brugersupport, samt beskrive eventuelle valgmuligheder for serviceniveau i forhold til brugersupport. 4.11 Udviklingsplaner Tilbud 11. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv. Kunden ønsker mulighed for at kunne påvirke udviklingsplaner og fremtidige initiativer i forhold til den tilbudte løsning. Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive leverandørens arbejdsgange i forhold til opsamling af viden fra kunden og prioriteringer til udviklingsplaner og fremtidige initiativer, samt hvorledes kunden vil blive inddraget i dette arbejde. 4.12 Projektmodel Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde kundens roller og forventninger til disse, samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør. 4.13 Bemanding Tilbud 14. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden. 4.14 Involvering af kundens medarbejdere Tilbud 15. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler, der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har. 4.15 Kundens udviklingsprojekter Tilbud 16. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i forhold til løbende at indgå i kundens udviklingsprojekter og mod vederlag at stille ressourcer og kompetencer til rådighed herfor. 8

4.16 Læseadgang historiske data (option) Ved udløb af denne kontrakt skal opgaven genudbydes. Det kan indebære, at kunden skal overdrage opgaven til en ny leverandør. Kunden ved af erfaring, at det er vanskeligt at konvertere data, hvorfor det kan være nødvendigt i en periode at opretholde en spørgeadgang til historiske data. Spørgeadgangen omfatter læseadgang herunder rapportadgang - til samtlige data i system et, som de forefindes ved kontraktens udløb. Spørgeadgangen skal foregå ved brug af det benyttede system eller et system med lignende spørgefunktionalitet. Tilbud 17. Leverandøren skal som option i bilag 13 angive prisen pr. måned for at opretholde spørgeadgangen til data i 5 år efter denne kontrakts udløb. Der angives en pris for 1. År samt én pris for de næste 4 år. Det forventes, at læseadgangen i år 1 skal omfatte ca. 16 licenser, mens læseadgangen i de resterende år skal omfatte ca. 10 licenser. Priserne angives som en %-sats af det ved kontraktudløb gældende faste månedlige vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse. 9

5. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 5.1 Forventninger til leverandøren Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne. Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kundens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer. Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. 5.2 Lovmæssige krav Krav 23. Den tilbudte løsning skal i hele kontraktperioden opfylde og overholde og understøtte administrationen af al relevant lovgivning m.v., herunder: A. Serviceloven B. Ferieloven / Ferieaftalen C. Aftale vedr. fravær af familiemæssige årsager D. Tjenestemandsregulativet E. Dagpengeloven F. Pensionsregulativet G. Offentlighedsloven H. Den kommunale styrelseslov I. Forvaltningsloven J. Lov om behandling af personoplysninger K. Datalovgivningen L. Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen mv. M. Lov om behandling af personoplysninger (persondataloven) N. Arkiverings- og kassationsbestemmelser O. Retssikkerhedsloven P. Dansk alm. retspraksis Q. Funktionærloven Krav 24. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende lov og regler (mindstekrav). 5.3 Overenskomster Kundens administration af bl.a. løn- og personaleområdet påvirkes løbende af politisk regulering samt tilpasninger i relevante overenskomster. Krav 25. Tilbud 18. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende overenskomster (mindstekrav). Det er et krav til tilbuddet, at den tilbudte vedligeholdelse angivet i bilag 10, indbefatter leverandørens indhentede tolkning af gældende overenskomster og tilhørende 10

vedligeholdelse af systemets overenskomster mv. i overensstemmelse hermed samt leverandørens rådgivning af kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne Tilbud 19. Leverandøren skal i bilag 10 detaljeret redegøre for løsningens egnethed i forhold til at håndtere aktuelle, relevante overenskomstmæssige forhold. Leverandøren forventes i kontraktperioden at holde den/de tilbudte løsning(er) funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. 5.4 Åbne standarder Kunden skal overholde gældende lovgivning omkring anvendelse af åbne standarder for software, hvorfor tilbuddet skal opfylde gældende krav. Tilbud 20. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af nedenstående standarder, herunder skal leverandøren i fald en eller flere standarder helt eller delvist ikke opfyldes, for disse standarder beskrive baggrunden for leverandørens fravalg af at anvende standarden i leverandørens system. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) Standarder for digital signatur (OCES) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML) For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendelse af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på http://www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/standardisering/abne-standarder/. 5.5 Brugervenlighed og fleksibilitet Det er vigtigt for kunden, at systemet er brugervenligt og intuitivt. Dette betyder også, at der skal være online hjælp, fx. i form af elektroniske manualer/f1-assistance eller lignende, og det skal være muligt at bruge genvejstaster i stedet for mus. Disse støttefunktioner, manualer m.v. skal foreligge på dansk. Herudover skal systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for kunden selv at foretage ændringer fx. i rapporter m.v. Krav 26. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt og fleksibelt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger. 5.6 Forhold vedr. it-arkitektur og web-tilgangsmuligheder Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem, som er ibrugtaget, og som således ville kunne gøres til genstand for en løsningspræsentation. Grænseflader (API er), protokoller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder (de-facto og dejure) samt overholdelse af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal være åben, fleksibel og velegnet til udvikling af nye funktioner. Tilbud 21. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning og modularitet, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler og databaser. 11

Tilbud 22. Tilbud 23. Tilbud 24. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvilke eksterne grænseflader løsningen tilbyder. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke delfunktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser, og under hvilke forudsætninger dette kan ske. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan løsningen understøtter effektive arbejdsgange for decentralt placerede brugere med behov for adgang til relevante informationer med relation til arbejdet med de løn- og personaleadministrative forhold, herunder såvel inddateringsfunktionen som udtræk og forespørgsler. 5.6.1 Brugeradministration Af hensyn til bl.a. brugervenlighed er det for kunden vigtigt at adgang til systemet medfører brug af færrest mulige brugernavne og adgangskoder for den enkelte medarbejder. Kunden benytter i dag 2-4-tegns initialer som brugernavn, og ønsker at mulighed for valgfrit at kunne vælge brugernavne til løsningen. Samtidigt ønskes der mulighed for i løsningen at kunne dokumentere oplysninger omkring brugeradministration, fx hvilken leder der har bestilt en brugeroprettelse eller ændring af adgangsrettigheder eller hvornår seneste ændring er foretaget. Tilbud 25. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvordan brugeradgang til løsningen fremstår for brugeren og hvordan den administreres. Det skal beskrives hvilke muligheder kunden har for frit at tildele brugernavne i løsningen, samt hvilke muligheder for dokumentation ifm. brugeradministration som løsningen tilbyder. Kunden ønsker på sigt at overgå til Single Sign-on vha. Active Directory, og ønsker derfor en løsning der understøtter dette. Tilbud 26. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for i hvilken udstrækning løsningen kan integreres i en single sign-on-løsning vha. AD og hvilke krav løsningen evt. stiller i denne sammenhæng. 5.6.2 Integration i forhold til løsningen til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning Løsningen til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning m.v. Det er i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) angivet hvilke systemer og interessenter, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til den eksisterende løsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning. Kunden forventer desuden, at der kan være behov for yderligere snitflader. Tilbud 27. Krav 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af snitfladerne. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning. 5.6.3 It-sikkerhed 12

Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav. Tilbud 28. Tilbud 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kunden sikres mod diverse vira o.l., når løn- og personalesystemet i øvrigt anvendes. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor. 5.6.4 It-arkivering De tilbudte løsninger skal leve op til arkivlovens bestemmelser omkring elektronisk aflevering. I forhold til aflevering til et offentligt arkiv gælder det, at den efterspurgte løsning skal leve op til bestemmelserne i Arkivloven og Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 eller den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Krav 28. Leverandøren skal, som en del af den elektroniske aflevering af data, levere den tekniske dokumentation af systemet, der afleveres ved afleveringsforhandling. Den tekniske dokumentation bør indeholde en tabeloversigt og et struktur-diagram. Der skal fra leverandørens side foreligge et tilbud, der indeholder arkivering og fremstilling af en arkiveringsversion. 5.7 Data til ledelsesinformationssystem (option) Kunden ønsker direkte adgang til alle data registreret i løsningen (ned til mindste registrerede enhed, fx cpr-nr), således at disse kan indlæses i kundens eget ledelsesinformationssystem. Overførslen kan ske enten via en fremsendelse af fil fra leverandøren, eller ved adgang til leverandørens datawarehouse, hvorfra kunden selv indlæser data. Ad Fremsendelse af datafil (option) Data leveres via en månedlig fremsendelse af datafil til indlæsning i kundens ledelsesinformationssystem. Data leveres i et format således data automatisk kan indlæses af gængse løsninger til dataanalyse og datakonsolidering. Tilbud 30. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag for levering af datafil. Den oplyste pris vil samtidig udgøre vederlagsreduktionen ved eventuelt bortfald af denne opgave. Ad Adgang til datawarehouse (option) Data stilles til rådighed via datawarehouse, således at kunden herfra kan læse data til eget ledelsesinformationssystem. Adgangen skal udformes således at data automatisk kan indlæses af gængse løsninger til dataanalyse og datakonsolidering. Overførsel af aktuelle data skal ske en gang pr måned. Tilbud 31. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag for systemadgang til data i datawarehouse. Den oplyste pris vil samtidig udgøre vederlagsreduktionen ved eventuelt bortfald af denne opgave. 5.8 Dataudtræk Kunden benytter i høj grad ad hoc dataudtræk fra systemer til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i den daglige produktion. Anvendelsen og omfanget af disse data er meget varierende og skal understøttes på flere niveauer: 13

Niveau 1: Kunden ønsker at kunne analysere alle data i løsningen via en specialiseret brugerflade, der leveres som en del af tilbudsgivers løsning. Niveau 2: Brugere kan vælge at udtrække valgte data, eller data behandlet i trin 2 til manuel eller maskinel behandling i andre systemer, herunder til gængse regnearks- og tekstbehandlingsformater. Niveau 3: Brugere kan opstille og gemme egne standardrapporter, eller redigere i foruddefinerede standardrapporter. Rapporterne skal kunne udskrives eller eksporteres jf. trin 2. Tilbud 32. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til dataudtræk på de beskrevne niveauer, samt den tilbudte validitet og aktualitet af tilgængelige data inden for hvert af de 3 trin. Kunden ønsker at sikre uafhængighed af enkelte systempakker, hvorfor dataudtræk i gængse regnearks- og tekstbehandlingsformater skal, indbefatte formater baseret på åbne standarder. Kunden benytter i dag Microsoft Office 2003, og løsningen skal understøtte formater der kan anvendes med denne programpakke, og alle senere versioner af Microsoft Office. Kunden ønsker mulighed for at kunne anvende Open Office, hvorfor den tilbudte løsning bør understøtte formater der kan anvendes med denne programpakke. Tilbud 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for løsningens anvendelse af filtyper i forbindelse med dataudtræk, og hvorvidt disse opfylde ovenstående ønsker til understøttelse af nævnte kontorpakker. 5.9 Metadata og søgbarhed Kunden benytter i høj grad den nuværende løsnings funktionalitet i forhold til at knytte ad hoc kommentarer til poster, herunder tilknytte filer. Tilbud 34. Tilbud 35. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold hertil, herunder hvilke typer af poster, der evt. ikke kan tilknyttes kommentarer og vedhæftes filer. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 endvidere redegøre for den tilbudte løsnings søgefunktionalitet, herunder søgefunktionalitetens brugerinterface og resultatpræsentation, samt muligheder for at tilpasse søgeresultater gennem applikation af filtre, sorteringer etc. 5.10 Krav til driftsplaner Krav 29. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Det er et krav til indholdet, at driftsplanerne beskriver rutiner, og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanerne kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafklaring parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse. Kunden ønsker en driftsplan, hvor fristen for indberetning af datoer er så sent som muligt. 14

Tilbud 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner. 5.11 Svartider, oppetider mv. I en række af kundens opgaver og processer er tidsaspektet afgørende, og systemets oppetider og svartider er derfor vigtige. Krav 30. Systemet skal overholde de i bilag 9 aftalte svartider, oppetider mv. 15

6. BESKRIVELSE AF OPGAVEOMRÅDER OG PROCESSER Afsnittet indeholder detaljerede beskrivelser af et antal opgaveområder og processer som forventes understøttet af den udbudte løsning. For hvert opgaveområde beskrives følgende forhold: Navn for processen Formål og overordnede krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Der er beskrevet procescases inden for områderne Lønadministration Personaleadministration, herunder lønsimulering Tjenestemandspensionsområdet Økonomi og lønbudgettering Vagtplanlægning 16

6.1 Lønadministration Tilbud 37. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående lønadministration. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Det skal tillige af redegørelsen fremgå, hvis processen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Lønadministration Formål og overordnede krav Kunden skal udbetale korrekt specificeret løn rettidigt, og udføre alle nødvendige administrative opgaver i forbindelse med effektiv og professionel lønadministration, herunder en effektiv håndtering af de nævnte delopgaver. Det er essentielt for effektive forretningsgange hos kunden, at løsningen til lønadministration tilbyder decentrale brugere en brugervenlig adgang til indberetning og forespørgsel, som samtidig kan reducere manuel sagsbehandling mest muligt. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Lønadministrationens delprocesser udgøres overordnet af: Decentral eller central oprettelse af lønmodtagere ved ansættelse, og godkendelse af registrerede oplysninger Vedligeholdelse af stamdata, herunder både løngivende og ikke-løngivende informationer Nedlæggelse af lønmodtagere ved fratrædelse Overførsel af lønbærende data fra områder med fødesystemer fx folkeskolen, Natur og Miljø samt Omsorg og Pleje Indberetning af lønbærende data fra centrale og decentrale enheder Masseindberetning af lønbærende data på områder uden fødesystemer Opslag og forespørgsler på samtlige data Udarbejdelse af diverse opgørelser, oversigter og rapporter Efterregulering af løn, bogføring og ferieberegning Udarbejdelse af korrekte lønspecifikationer Elektronisk udsendelse af lønspecifikationer via E-boks Anvisning af løn via NemKonto Håndtering af afregninger ved løntræk (fx kontingenter) Håndtering af forhold vedrørende SKAT Håndtering af forhold vedrørende ferie, herunder feriepenge og Feriekonto Håndtering af forhold vedrørende diverse former for orlov og bevilliget fravær Håndtering af forhold vedrørende diverse refusioner fra stat, kommuner og andre (skåne- og flexjob, sygefravær, barsel m.fl.) Håndtering af vederlag for folkevalgte Håndtering af kollektive pensioner Administration af private og frivillige pensionsordninger (inkl. supplerende pension for tjenestemandsansatte) Udbetaling af pensioner til tjenestemandspensionister Udbetaling af løn fleksibelt til timelønnede/interne vikarer i overensstemmelse med overenskomstbestemmelserne Udbetaling af løn efter deadline i forhold til afvikling af lønkørsel fx ifm. acontoudbetalinger Håndtering af ændret timetal for medarbejdere - ved månedsskift og midt på måneden Registrering af seniordage, fritvalgs-ordninger mv. Registrantkontering af bl.a. servicelov-regulerede ydelser 17

Navn for processen Lønadministration Administration og udbetaling af servicelov-regulerede ydelser til plejefamilier, tabt arbejdsfortjeneste mv. Lønmodtagerne oprettes på baggrund af ansættelsesbreve oversendt fra personaleafdelingen. Lønmodtageren løn-indplaceres. Midlertidige og permanente tillæg oprettes på baggrund af ansættelsesbrevet med tilhørende tillæg. Kunden administrerer aftaler om løbende løntræk til idrætsforeninger, klubber og fagforeninger mv. Der udskrives efter behov betalingslister for hver af disse konti. Løndata, herunder oplysninger om fravær (sygdom, ferie mv.) overføres aktuelt fra fødesystemer, fx KMD-vagtplan, KMD-fravær, BUANCO, Navision og TRIO. Efter første lønkørsel kontrolleres alle nyansatte medarbejdere, og de medarbejdere hvor der er gennemført ændringer, fx ændringer i arbejdstid. Generelt hjemtages refusioner af den centrale administration på baggrund af indberettede data fra institutioner/afdelinger. Refusioner modtages centralt for så at blive overført til institutionernes/afdelingernes lønkonti via systemet. Den centrale barselsfond dækker alle udgifter til medarbejdere på barselsorlov. De pågældende medarbejdere modtager løn fra barselsfonden under orloven, og overflyttes i samme periode til barselsfonden. Medarbejderens arbejdssted dækker udgifter til vikaransættelse under orloven. Det er i dag vanskeligt for institutionerne/afdelingerne at følge op på, om refusionerne er modtaget, herunder hvor retvisende lønforbruget er, da posteringen i systemet ikke indeholder beskrivelse af hvilken periode en refusion dækker over. Løn anvises til udbetaling via Nemkonto og lønposteringerne overføres til økonomisystemet. Ved afskedigelser/opsigelser opgøres evt. udestående ferie. For timelønnede medarbejdere afsættes der løbende midler til afholdelse af ferie. Specifikke krav til it-løsning Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med lønadministration. Kunden er omfattet af en lang række aftaler med Staten og andre vedr. refusioner af lønomkostninger i en række tilfælde. Realisering af refusioner er dybt afhængig af en rettidig og korrekt registrering af de refusionsudløsende data. Der lægges vægt på løsningens funktionalitet i forhold til håndtering af diverse refusioner, herunder registrering og rapportering af data med relevans for administration af refusioner. Der lægges særlig vægt på, hvorledes løsningen understøtter indberetning af lønbærende data fra decentrale institutioner m.v., eksempelvis ved at den decentrale leder starter oprettelsen ved at indberette cpr.nr. og forslag til løn. Det er væsentligt, at der tilbydes en løsning, som i størst muligt omfang sikrer enkle og smidige arbejdsgange for den enkelte decentrale ledere, sikre genanvendelse af registrerede data, således at decentrale registreringer af data kan anvendes centralt af fx løn- og personaleansvarlige. For lønmodtagere registreres p-numre via arbejdssted, og det kontrolleres ved ændring af ar- 18

Navn for processen Lønadministration bejdssted at det angivne p-nummer er korrekt. Ved indberetning af ændringer af data omkring enkelte medarbejder, ønskes der mulighed for hurtig beregning af reel udbetalt løn, således at ændringer kan kontrolleres ifm. Indtastning. Løsningen skal tilrettelægges så fejllister undgås. Udskrivningen af lister skal minimeres. Løsning skal understøtte registrering af seniordage, fritvalgs-ordninger mv. Der lægges vægt på løsningens faciliteter i forhold til opslag og forespørgsler i alle relevante registre, herunder løntabeller og andre satsregistre, der er bestemt enten af lovgivning eller overenskomster. Løsningens håndtering af personstamkort eller tilsvarende, som sikrer nemt overblik over stam- og transaktionsdata for den enkelte medarbejder er væsentlig. Der lægges endvidere vægt på løsningens funktionalitet i forhold til at sikre korrekt håndtering af ferie, herunder indberetning, ferieregnskab, ferieadministration, overførsel af feriedage, seniordage, og decentrale medarbejderes mulighed for tilgå medarbejderes ferieoplysninger. Decentralt ønskes der viden omkring status for fraværskonti pr medarbejder. Udgifter til ferie skal afholdes af den afdeling/institution, hvor lønnen er optjent. Løn og ferie skal udkonteres til de områder hvorfra lønnen er udbetalt. Der ønskes mulighed for hurtigt at kunne lade nye medarbejdere indgå i vagtplanlægning, også inden medarbejderen er færdigoprettet i løn-delen af systemet. Der lægges vægt på at løsningen kan danne retvisende og informative lønsedler med angivelse af status omkring ferie, seniordage mv. Der ønskes endvidere mulighed for at kunne vise antal sygedage på lønsedlen. Der lægges vægt på løsningens faciliteter i forhold til at sammensætte uddata (rapporter) til brug for kontrol, manuel opfølgning m.v. Der lægges vægt på stærk uddata-funktionalitet, med mulighed for en høj grad af tilpasning af både forespørgsler og resultatpræsentation. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Det nuværende system baserer sig i høj grad på inddatering af data via en række fødesystemer, som alle er gængse i danske kommuner jf. Bilag 1 kravspecifikation A (fælles), afsnit 3.2. Fødesystemporteføljen ændres løbende, og der lægges vægt på problemfri indkøring af nye fødesystemer. Ved forespørgsel skal det være muligt dels at kunne forespørge på løndata på den enkelte person, en gruppe af personer (fx medarbejder i et team eller på en institution) eller en gruppe af institutioner (fx opdelt pr institution inden for et organisatorisk område). Det skal være muligt at kunne følge transaktionssporet (drill down) fra bogførte lønudgifter i økonomisystemet til grundbilag i løn-, personale- og vagtplansystemet. Tilsvarende skal det være muligt at sammenstille oplysninger om økonomien på lønområdet med øvrigt drift. I den forbindelse er det væsentligt, at systemet understøtter den variation der kan være i insti- 19

Navn for processen Lønadministration tutionernes/afdelingernes viden om og kendskab til funktionaliteten i et løn-, personale- og vagtplansystem. Det kan være en institution uden administrative medarbejdere, et plejecentre med administrative medarbejdere, som har tradition for at være meget selvkørende. Løsningen skal også kunne understøtte variationen mellem institutioner/afdelinger imellem i forhold til områder: hvor samtlige medarbejder har adgang til en pc (administrativ afdeling), hvor medarbejderne lejlighedsvis har adgang til en pc eller hvor medarbejderne ikke har adgang til en pc (dagplejen), hvor der er behov for masseindberetninger Kvantitative forhold ved processen Der anvises løn ca. 3.800 lønmodtagere månedligt. I 2009 blev der i alt udskrevet ca. 46.000 lønanvisninger og 5.500 årsopgørelser. 20

6.2 Personaleadministration, herunder lønsimulering Tilbud 38. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående personaleadministration, herunder lønsimulering. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Det skal tillige af redegørelsen fremgå, hvis processen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Personaleadministration, herunder lønsimulering Formål og overordnede krav Den tilbudte løsning skal understøtte, at kunden kan administrere og styre sine personaleressourcer på en effektiv, fleksibel og hensigtsmæssig måde. Der lægges vægt på en forenklet ansættelsesproces, hvor data kun fødes en gang, og herefter genanvendes i hele løsningen. Ansættelse af nye medarbejdere er en tidskrævende proces med mange manuelle arbejdsopgaver, hvorfor det er væsentligt at se på de digitale muligheder. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Personaleadministrationens delprocesser udgøres overordnet af: Håndtering af ansættelser, tiltrædelser og ansættelsesophør Håndtering i ændringer i ansættelsesforhold Vedligeholdelse af stamdata, herunder både løngivende og ikke-løngivende informationer (tillægsinformation) Vedligeholdelse af elektroniske personalemapper med relevant dokumentation Ansættelsesprocesser, herunder simulation af lønmæssige konsekvenser ved ansættelse Udarbejdelse af ansættelsesbreve Markering af mærkedage Simulering af lønmæssige konsekvenser i forbindelse med lønforhandling og ændringer i ansættelsesforhold, både på personniveau, og på grupper af medarbejdere. Simulering af lønudviklingen ved forhandling af forhåndsaftaler og udmøntning af Ny Løn På baggrund af en beslutning om at ansætte en ny medarbejder udfylder den lokale leder et af medarbejderen underskrevet tilgangsskema som sendes til personalekontoret, sammen med den nødvendige dokumentation, fx ansøgning, cv, straffeattest, uddannelsesbeviser, dokumentation for anciennitet. I de fleste tilfælde er medarbejderen lønindplaceret i kraft af forhåndsaftaler, og ansættelsesbrev kan udarbejdes. Hvis der er behov for individuel lønforhandling assisterer personaleafdelingen den lokale leder omkring dette. Ved lønfastsættelsen skal der tages højde for de overenskomstmæssige aftaler, samt de forhåndsaftaler, der er indgået ved kunden. Børneattester bestilles decentralt, men de modtages og registreres centralt. Personaleafdelingen sikrer at ansættelsen forelægges for tillidsmanden, hvor efter der udskrives et ansættelsesbrev, til underskrivelse af medarbejderen. Ansættelsesbrevet med tilhørende tillæg journaliseres i personalesagen. Kopi af ansættelsesbrevet sendes til lønadministrationen. Lønadministrationen opretter og vedligeholder stamdata og løn data i systemet. Lønmodtageren fratræder ved ansøgt/uansøgt afskedigelse, hvorefter lønmodtageren nedlægges 21

Navn for processen Personaleadministration, herunder lønsimulering i systemet. Ændringer af norm for arbejdstid, nyt tjenestested mv. indberettes på skema til personaleafdelingen, der registrerer ændringer i løsningen og udarbejder et tillæg til ansættelsesbrevet. Orlov (med og uden løn) indberettes på baggrund af skemaer fremsendt fra institutioner/afdelinger. Orlov starter og slutter ofte på skæve datoer. Oplysninger om medarbejdernes alder, anciennitet mv. registreres i systemet. På baggrund af disse udtrækkes lister over kommende mærkedage, som danner grundlag for personalekontorets kontakt til medarbejder, institution/afdeling med henblik på markering af dagen. Forud for indgåelse af nye aftaler samt fastsættelse af medarbejdernes løn er der behov for at kunne simulere de økonomiske konsekvenser af en given aftale. Ved ansættelse af en ny medarbejder kan der være behov for at simulere ansøgerens løn. Den samlede arbejdsgiverudgift skal beregnes på baggrund af grundløn, tillæg, arbejdstid, pensionsordning mv. således at der er tale om de samlede lønomkostninger til den eller de valgte medarbejdere. Dette således at såvel det beløb der udbetales til lønmodtager, som den samlede arbejdsgiverudgift beregnes. Ved forhandling af forhåndsaftaler og Ny Løn kan der tilsvarende være behov for at beregne arbejdsgiverens samlede lønudgift ved alternative forslag for en hel medarbejdergruppe (fx samtlige pædagogmedhjælpere). Ved udmelding af budgetterne samt ved budgetopfølgning sammenstilles budgetterne med den disponerede løn ved de nuværende ansættelsesforhold. Råderummet skal kunne beregnes. Specifikke krav til it-løsning Ansættelsesproceduren ønskes digitaliseret så data indberettes ved deres fødsel og genbruges efterfølgende i processen. Det er vigtigt, at kunden i løsningerne undgår behov for dobbeltregistreringer og unødige manuelle processer. Det er kritisk at oprettelse sker rettidigt, og derfor skal tilrettelagte arbejdsprocesser sikre at alle parter får indberettet og indsendt nødvendige data rettidigt. Løsningen skal tage højde for de forskelle der er institutioner/afdelinger imellem. Der ønskes mulighed for registrering af adviseringer omkring fx udløb af prøvetid. Orlov starter og slutter ofte på skæve datoer, hvorfor løsningen skal kunne håndtere dette. Oplysninger om medarbejdernes mærkedage samt udlån til ansatte bør håndteres af systemet. Der lægges vægt på at simuleringen foretages på baggrund af en korrekt lønberegning. Systemet skal samtidig kunne understøtte den decentrale leders og den centrale løn- og personale kontors behov for it-understøttelse af simuleringsprocessen. Ved fratrædelse ved måneds udgang ønskes der mulighed for at allerede registreret fravær mv. for indeværende måned kan overføres til samme måneds lønkørsel, således at behov for evt. regulering efter fratrædelse minimeres. 22