Den 20. januar 2013 Nyt fra bestyrelsen 1. Økonomien a. Status Klubbens nye kasserer gav status for klubbens økonomi. Der er stadig problemer med likviditeten pga. et likviditetsunderskud i klubben på ca. 30.000 kr., der skyldes en række store udgifter i 2012. Klubben har fortsat ikke fået de penge fra kommunen for vores udgifter i forbindelse med renoveringen i 2012, som bestyrelsen mener, at kommunen skal dække. Der har været taget kontakt til kommunen herom allerede, men bestyrelsen forsøger at kontakte kommunen herom igen. Medlemsindtægterne for 1. kvartal vil naturligvis give nogle indtægter, men der er også en række større udgifter som sommerhuset, almindelg drift og rengøring, så der vil fortsat kunne opstå problemer med likviditeten i 1. kvartal. Det forventes, at klubben lige kan klare skærene mht. likviditeten indtil, at der kommer flere kontingentbetalinger ind i starten af april. Det blev aftalt, at kassereren via PBS rykker indbetalingsdatoen for medlemskontingenterne til den 1. i hver måned i stedet for den 10. i hver måned, idet klubben ofte har en del regninger, som skal betales den 1. i hver måned. Det vurderes foreløbig, at budgettet for året som helhed holder. 2. Opfølgning efter General Forsamling a. Aftale om eventuelt udstationering af båd i Frihavnen KBH kommune vil bygge et lille bådhus, men kommunen forventes at tilgodese Svanemølle-klubberne, så vi skal ikke regne med, at HDR kan få en båd placeret der.
b. Nye former for medlemskab. På Generalforsamlingen blev det fra nogle medlemmers side foreslået, at klubben indfører et tørroer-medlemskab. Bestyrelsen drøftede, hvad målet med tørroer-medlemskaber er. Det kunne være at tilgodese medlemmer, som har været i ro-skole allerede eller roet i mange år, der som fx ikke kan eller ønsker at ro mere, men som gerne vil støtte klubben og fortsat kunne have deres gang i klubben og bruge andre faciliteter. Fitness-medlemsskaber kan også overvejes, idet man kunne fx forestille sig, at mødre med børn, der ikke har tid til at ro, godt kunne være interesseret i et fitness-medlemskab, hvor de fx kunne ro i ergometer, da det ikke er så tidskrævende. Inspiration til en nærmere definition af andre typer medlemsskaber kan evt. indhentes fra andre klubber. Bestyrelsen vil derfor gå videre med at drøfte nye typer medlemsskaber, herunder tørroer medlemskab. c. Definition af aktive medlemmer, passive medlemmer, medlemmer med reduceret kontingent, fitnessmedlemmer, tørroere, m.m. Se under forrige punkt. Definition af medlemsskaber vil endvidere skulle indgå i vedtægterne, hvilket kræver ændring af vedtægterne på en generalforsamling. d. Retningslinjer omkring lån af både til HR Der blev i 2012 taget kontakt til HR om vores udlån af både, idet HR flere gange lånte vores både til deres kanin-træning. Der var ikke i vores klub tilfredshed med, hvordan vores både blev behandlet, idet vi skal sørge for vedligeholdelse af bådene. HR s roskole ventes at blive meget stor i år fx op til 35 nye medlemmer. Bestyrelsen kontakter de relevante personer i HR. e. Udvalgene: mangler medlemmer til festudvalg Der mangler medlemmer til festudvalget. Hvis der ikke er nogen medlemmer, som melder sig, så bliver der serveret øller og lakridser til standerhejsningen. f. Revision af klubbens vedtægter. Det blev foreslået på Generalforsamlingen, at klubbens vedtægter skal revideres, idet nogle medlemmer fandt, at vedtægterne visse steder er utidssvarende. Et væsentligt punkt i en eventuel revision vil blive eventuelle nye medlemsskaber, jf. punkt 4b-c. Karin, Carina og Pernille vil kigge på behovet for eventuelle ændringer af vedtægterne. g. Strategiudvalg Udvalget blev nedsat for at drøfte strategien for klubben, bl.a. hvad der kan gøres for at dæmme op for nedgangen i antallet af medlemmer. Der er etableret et udvalg med 4-5 medlemmer. En idé kunne fx være, at klubben kommer på Facebook, og/ klubben på hjemmesiden vil informere mere om mulighederne for at indgå i diverse ro-netværk på Facebook. Bestyrelsen følger op.
Udvalget overvejer også at arrangere en medlemsaften i løbet af foråret. h. Revision af kaninhåndbogen En arbejdsgruppe reviderer kaninhåndbogen og ppen mødtes første gang den 12. januar. Bestyrelsen drøftede at det er upraktisk, at inkludere navne på personerne i bestyrelsen og udvalgsmedlemmer i kaninhåndbogen, fordi kaninhåndbogen så hurtigt bliver forældet, fordi medlemmerne i udvalg m.v. jævnligt skifter. En løsning kunne måske være, at der i kaninhåndbogen via et link henvises til, at disse oplysninger kan findes på hjemmesiden, der har de aktuelle lister. i. Kanininstruktion om mandagen Næste års ro-skole er fastsat til følgende datoer: week-enden den 20.-21. april 2013 og onsdag den 24. april 2013. En del af kanin-instruktionen bør tilstræbes at blive placeret om mandagen, så de oplever den store aktivitet i klubben om mandagen og prøver at deltage i spisning il mandagscaféen. j. Skal klubben have et skur til kajakker? Bestyrelsen besluttede, at mulighederne for et skur skal undersøges. I den forbindelse bør det også undersøges, om et skur vil give nogle gener mht. fx at få bådene ind / ud af bådhallen. Ro-udvalget drøfter emnet, herunder om kajakudvalget vil undersøge mulighederne for et skur til kajakker. k. Styrmandsvagter skal der være to vagter? Det blev foreslået, at vi i år forsøger med dobbelt styrmandsvagt for at sikre, at man kan komme ud at ro, idet der nogle gange har været det problem, at der udover styrmandsvagten kun dukkede en enkelt ny enkelt ny roer op. Problemet har hidtil mest været aktuelt sidst på sæsonen, når de nye roer er frigivet. Bestyrelsen besluttede, at vi derfor i år forsøger med dobbelt styrmandsvagt i de to sidste måneder af sæsonen i august og september. Det blev samtidig besluttet at indføre, at styrmandsvagterne også har pligt at ro med, således at hvis der kun dukker en ny roer op, så sikres det, at de kan komme ud at ro. Bestyrelsen evaluerer ordningen med dobbelt styrmandsvagt igen inden næste sæson. 3. Regler for brug af coastalbåd Reglerne for brug af costalbåd skal omformuleres, inden de kan lægges ud på hjemmeside. Bestyrelsen følger op. 4. Klubhuset a. Nye nøgler Der er stadig en del medlemmer, som ikke har afhentet deres nye nøglebrikker til klubben. De kan fås ved at henvende sig til Karin Voetman.
5. Sommerhuset a. Regler for udlejning af sommerhuset Der var foreslået ændringer til sommerhus-reglementet som bl.a. gik ud på, at kun klubbens medlemmer kan leje sommerhuset i juni, juli og august, fordi huset er meget efterspurgt fra medlemmernes side i denne periode. Der laves ændring af reglerne, der sørger for, at medlemmer, der ikke har lejet sommerhuset før i disse måneder, men som ønsker det, også får mulighed for at kunne leje huset i denne periode. Prisen for leje af sommerhuset fra søndagfredag bliver sat op til 2.000 kr. Bestyrelsen følger op. Revideret reglement for udlejning af sommerhuset vil komme bliver indsat i næste nummer af Årebladet og vil blive lagt ud på hjemmesiden hjemmesiden. 6. Nyt fra Havneudvalg Nye broer til klubberne? Havnefogeden har meddelt, der kan måske være mulighederne for at få nye broer til de tre klubber: HR, HDR og Nova. Det bør være et must, at flyde-broerne kan blive liggende om vinteren. Emnet vil løbende blive drøftet i udvalget. 7. Eventuelt a) Udlejning af klubben Bestyrelsen får henvendelser fra medlemmer, der ønsker at leje klubben udenfor den periode, som det p.t. er tilladt at leje klubben. Bestyrelsen besluttede forsøgsvis at åbne for udlejning også om sommeren, men til en højere pris. Det vurderes, at medlemmernes brug af stuen i weekenderne er meget beskeden, og det kan være et plus med mere liv. Den nuværende leje om vinteren vurderes samtidig at være meget lav, den forforhøjes derfor. Følgende priser blev fastsat: Fra 1. november til 30. april: 1.500 kr. Fra 1.maj til 30. september: 2.000 kr. Klubben udlejes ikke i oktober pga. bådrengøringen. Der hænger en kalender i klublokalet (stuen) tæt ved køkkenet, hvoraf medlemmer kan se, hvornår klubben er optaget af klub-arrangementer mv., dvs. hvor man ikke kan leje klublokalerne. b) Henvendelse om brug af lokalerne til gymnastik Der er kommet en henvendelse udefra til bestyrelsen om at få mulighed for at bruge klublokalerne til gymnastik. Bestyrelsen har afvist dette. c) Henvendelse om forsikring Danske Forsikring vil give et tilbud på en ny forsikring med dækning af både til nypris. Dette vil blive vurderet, men vi er i øvrigt bundet af en aftale med Codan frem til 2015. d) Betaling af kontingent som ikke sker via PBS Betaling af kontingent som ikke sker via PBS volder en del ekstra administration. Bestyrelsen vil undersøge omfanget af problemet derefter eventuelt overveje forskellige løsninger. e) Nedsættelse af kontingent
Et medlem har søgt om nedsat kontingent. Bestyrelsen svarer, at vi p.t. har to medlemsskaber, men at nye former for medlemsskaber i øjeblikket overvejes af bestyrelsen, men drøftelserne herom er ikke afsluttede. f) Telefonen i indgangen. Telefonen i klubbens indgang ringer meget lavt. Bestyrelsen følger op. g) Skabsleje-opkrævning. Samme fremgangmåde som sidste år vil blive brugt, dvs. opkrævningen af skabslejen startes i god tid inden standerhejsningen med sidste frist for betaling af skabslejen til kort tid efter standerhejsningen. På den måde lykkedes det sidste år at få ryddet op i skabslisten, så der ikke længere var venteliste til de små skabe. Der var derfor det muligt at tilbyde alle kaninerne, som ønskede det, et skab, da sæsonen startede. h) Ro-statistikken Bestyrelsen følger op vedrørende ro-statistikken fra 2012. 8. Fastsættelse af næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde bliver torsdag den 14. marts 2013.