fsnit 1.1. fgrænsning af tilbud Struer Kommune ønsker bl.a.: Rådgivning om daglige transaktioner m.v. f udbudsmaterialet fremgår, at Struer Kommunes daglige likviditet stort set altid er i indlån. Da vi har oplevet at mange kommuner ser en økonomisk betydelig fordel i omlægning af den daglige likviditet fra indlån til udlån, ønsker vi oplyst, om: Et alternativt tilbud der indbefatter et større trækningsbehov, - men med mulighed for en betydeligt økonomisk fordel vil blive bedømt på lige fod med primære tilbud? Svar: Kommunen ønsker kun tilbud på den trækningsfacilitet som er beskrevet i udbudsmaterialet. fsnit 1.3 Opsigelse og 1.10 Kommunens forbehold Vil det være konditionsmæssigt i orden, at følgende tekst indgår i tilbuddet: Særlige forhold Hvis der i aftaleperioden ændres i EU-lovgivning, dansk lovgivning eller andet regelgrundlag, herunder men ikke udelukkende kapitalvægtningsregler og valørregler, i vilkår eller praksis på det finansielle marked, den økonomiske udvikling m.m., der ligger til grund for bankens virksomhed eller Struer Kommunes grundlag, kan en part kræve aftalen genforhandlet. Det kan f.eks. være stigende fundingomkostninger på grund af de anførte forhold. Hvis der via forhandling ikke opnås enighed, er en part berettiget til at opsige aftalen med 6 måneders skriftligt varsel. Hvis Kommunens betalingsmønster på ind- og udgående betalinger ændres, så det får væsentlig negativ betydning for bankens indtjening på aftalen, forbeholder banken sig ret til at genforhandle vilkårene alternativt opsige aftalen med 6 måneders skriftligt varsel. Svar: Det anførte tekst vil ikke være konditionsmæssig i orden. ftalen indeholder i forvejen en gensidig 9 måneders opsigelse (plus løbende måned). Denne periode afspejler den tid som der skal indregnes til at gennemføre et nyt bankudbud. Derfor vil der ikke inden for aftalen kunne være særlige tilfælde med en 6 måneders opsigelsesperiode. De øvrige forhold som er nævnt i spørgsmål er underlagt den gensidige opsigelsesperiode. fsnit 3.2 Tildelingskriterier + 5.2 Rentesatser og renteberegning + bilag 3 pkt. 5.5.1 Vurderes de tilbudte rentevilkår ud fra de faktisk tilbudte rentesatser / tillæg - eller ud fra de forventede renteindtægter/udgifter ud fra forventet nettoindestående/træk? Svar: Scoremodellen har begge scenarier indbygget og for alle indkomne tilbud tildeles der point til begge scenarier. Side 1
Er det konditionsmæssigt i orden at tilbyde knæksatser dvs. forskellige rentesatser afhængig af kommunens henholdsvis indestående og træk hvis Kommunen derved kan tilbydes bedre rentesatser? Svar: Ja, det vil være konditionsmæssigt i orden. fsnit 3.3 Skifteomkostninger Hvad mener Kommunen med teksten I forbindelse med dette udbud beregnes der ikke interne skifteomkostninger? Svar: I forbindelse med et udbud kan udbyder vælger at tillægge udbudsgivers beregnede interne omkostninger ved et eventuelt leverandørskifte til de tilbud der ikke kommer fra den nuværende leverandør. Kommunen har i dette tilfælde valgt ikke at tillægge nogle interne skifteomkostninger i forbindelse med et eventuelt leverandørskifte. fsnit 4 Oplysninger om kommunen Kan Kommunen uddybe det forventede (alternative historiske) gennemsnitlige indestående på løbende bankkonti hos tilbudsgiver? - fx oplyse det pr. 10., 20. og 30. i måneden. Kan Kommunen uddybe det forventede (alternative historiske) gennemsnitlige træk hos tilbudsgiver? fx oplyse det pr. 10., 20. og 30. i måneden. Svar: Informationen om gennemsnitslikviditeten som findes i udbudsmaterialet er i øjeblikket den information som kan oplyses, hvilket tilbudsgiver forhåbentlig kan bruge som indikation for Kommunens likviditet. Indgår de i noten på side 13 nævnte 50 mio. kr. i danske obligationer i dette tilbud? Svar: Kommunens kapitalforvaltning indgår ikke i dette udbud. fsnit 4.2. Kommunens gennemsnitslikviditet (side 13) Skal afsnittet forstås således at likviditeten i maj 2014 er kr. 97 mio. minus obligationsbeholdning på kr. 50 mio., altså netto på driftskonto kr. 47 mio.? Svar: Grafikken på side 13 viser Kommunens indestående på hovedkontoen hos Kommunens pengeinstitut. Der er således ikke indregnet nogen obligationsbeholdning i opgørelsen. Indestående i maj var derfor kr. 97 mio. Side 2
fsnit 5.1 Kontosystem Er det et krav, at konti til Kommunens institutioners kostkasser tilbydes samme rentesatser, som Kommunen? Svar: Nej, det er ikke et krav. Hvorfor ønsker Kommunen, at de nævnte kostkasser skal oprettes under et frivilligt cvr-nummer og hvad menes med frivilligt? Svar: Det er for det tilfælde, at der inden for Kommunens institutioner er et ønske om at oprette en konto hos Kommunens pengeinstitut men, hvor indestående på kontoen dog ikke vedrører Kommunens økonomi. F.eks. hvis en skoleklasse ønsker at oprette en konto. Med et frivilligt PR / VR nummer menes der et konstrueret PR / VR nummer. Vil Kommunen ændre udbuddet, så det bliver konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver alene ønsker at oprette kostkasser under Kommunens cvr-nr. og institutionerne kan få en detaljeret adgang til kun deres egen kostkasse via tilbudsgivers officebanking-system? Svar: Det er et ønske at have muligheden for at oprette kostkasser og det vil derfor være konditionsmæssigt i orden ikke at tilbyde denne mulighed. Hvis tilbuddet indeholder den betingelse, at kostkasser kun oprettes under Kommunes VR nummer, vil det ved tilbudsevalueringen blive betragtet som, at tilbudsgiver ikke tilbyder denne mulighed. Men tilbuddet bliver ikke afvist som ikke-konditionsmæssigt. fsnit 5.3 Trækningsret + 1.2 Kontraktperiode. Vil det være konditionsmæssigt i orden, at tilbyde én rentesats for hele aftaleperioden, hvis den ønskede trækningsret på 75 mio. kr. tilbydes for hele aftaleperioden (op til 6 år),- og en anden rentesats for hele aftaleperioden, hvis trækningsretten forfalder efter 1 år (men efter genforhandling af trækningsret med meget stor sikkerhed vil kunne forlænges), - hvis det prismæssigt vil være fordelagtigt for Struer Kommune? Svar: Kommunen ønsker kun at få tilbudt den rentesats som tilbudsgiver tilbyder under forudsætning af en gensidig 9 måneders opsigelse. Derfor betragtes trækningsretten ikke som en uigenkaldelig facilitet for de kommende 6 år. Dog forventes det, at tilbudsgiver forventes at tilstræbe en fastholdelse af de tilbudte rentemarginaler gennem hele kontraktperioden. Side 3
fsnit 5.4 Servicering i implementeringsfasen og 5.8 IT-løsning til selvbetjening Er Struer Kommune indforstået med at tilbudsgiver ikke på forhånd kan vide om Struer Kommunes opsætning af systemer umiddelbart kan håndtere filer fra tilbudsgiver (alle andre end nuværende bankforbindelse) eller om en eventuel tilretning af Kommunens systemer er nødvendig? Svar: Ja, det er Kommunen indforstået med. at eventuelle tilretninger af Kommunens nuværende systemer (eller andre, hvis kommunen skifter system) vil foregå i et samarbejde med kommunens leverandører heraf? Svar: Ja, det er Kommunen indforstået med. at eventuelle udgifter til Nets, internt i Kommunen eller til leverandører af fx økonomisystem, lønsystem, operativsystem og KMD for eventuelle tilretninger vil være for Kommunens regning? Svar: Ja, det er Kommunen indforstået med. D Er Kommunen opmærksom på, at PS/Nets er ved at ændre måden for ændringer/rettelser af de nævnte 2 bullets (PS-overførselskonti og PS-aftaler), - så det måske vil ske uden om pengeinstitutterne fremover - og at dankortterminaler allerede i dag skal ske direkte til PS/Nets? - Vil Kommunen frafalde de 3 punkter? Svar: Tilbudsmaterialet er udarbejdet efter de nuværende arbejdsrutiner mellem PS/Nets, brugerne og pengeinstitutterne. Fremtidige ændringer i arbejdsrutiner bliver naturligvis respekteret, dog forventer Kommunen stadig, at tilbudsgiver er behjælpelig med service omkring de 3 nævnte punkter. Det skal fremgå af tilbuddet hvilken service som tilbudsgiver yder i forbindelse med Kommunens samarbejde med PS/Nets. E Når tilbudsgiver skal beskrive dets service i implementeringsfasen, betyder det så, at et udkast til implementeringsplan skal vedlægges tilbuddet, eller behøves den først, når/hvis tilbudsgiver vinder licitationen? Svar: For at tilbuddet er konditionsmæssigt i orden skal tilbuddet som minimum indeholde en overordnet plan for implementeringsfasen. Det vil være konditionsmæssigt i orden, at den detaljerede plan først udarbejdes efter, at et tilbud af vundet. Det skal dog fremgå af tilbuddet hvornår den detaljerede plan senest vil være færdigudarbejdet, hvis tilbudsgiver vinder. Side 4
fsnit 5.5.3 Gebyrer og øvrige omkostninger samt bilag 3 pkt. 5.5.3 række 12 og 13 Hvad mener kommunen med, at pengeinstituttet helst skal levere andre ikke nævnte ydelser gebyrfrit? - Kan Kommunen acceptere, at ydelser, der ikke er nævnt i udbud eller tilbud som udgangspunkt følger pengeinstituttets standardpriser, - med mindre andet aftales? Svar: Med udtrykket andre ikke nævnte ydelser menes der ydelser som falder ind under det normale samarbejde mellem en kommune og et pengeinstitut, hvis ydelserne tilfældigvis ikke skulle være nævnt i tilbudsmaterialet. Eventuelle ekstraordinære ydelser / ønsker som ikke er nævnt i tilbudsmaterialet og som ikke kan henføres til en normal ydelse i det almindelige samarbejde betaler kommunen tilbudsgivers standardpriser for. Hvad skal tilbudsgiver svare i bilag 3 række 12 og 13, hvis de nævnte ydelser i afsnit 5.5.3 tilbydes uden gebyrer undtagen andre ikke nævnte ydelser? Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden at tage et forbehold om eventuelle ekstraordinære ydelser som nævnt i foregående svar. I skema over serviceydelser og lignende: Sidste linje: ndre ikke nævnte ydelser, ønskes slettet. Vi kan ikke stille alt uspecificeret til rådighed uden beregning. Svar: Med udtrykket andre ikke nævnte ydelser menes der ydelser som falder ind under det normale samarbejde mellem en kommune og et pengeinstitut, hvis ydelserne tilfældigvis ikke skulle være nævnt i udbudsmaterialet. Eventuelle ekstraordinære ydelser / ønsker som ikke er nævnt i udbudsmaterialet og som ikke kan henføres til en normal ydelse i det almindelige samarbejde betaler kommunen tilbudsgivers standardpriser for. Det vil være konditionsmæssigt i orden at tage dette forbehold i tilbuddet. fsnit 5.5.7 Kontanthåndtering Hvis tilbudsgiver ikke kan tilbyde døgnboks samt kontanthåndtering i Struer by, så tillægges tilbuddet kr. 40.000,00 i beregningen. Hvis tilbudsgiver kan tilbyde døgnboks, men ikke anden kontanthåndtering, hvad tillægges så i beregningen? Svar: Tilbuddet ønskes enten at indeholde en løsning med fuld kontanthåndtering, eller ingen kontanthåndtering som beskrevet. f samme grund findes der ikke en årlig tillagt omkostning hvis tilbuddet omfatter en løsning med en døgnboks uden yderligere kontanthåndtering. Side 5
Kan kravet til kontanthåndtering opfyldes ved f.eks. 1 eller 2 ugentlige besøg af en pengetransport der afleverer og afhenter kontanter direkte på rådhuset i Struer Kommune? Svar: Den beskrevne løsning vil ikke opfylde Kommunens ønske til kontanthåndtering. Kan ønsket til mønttæller være opfyldt ved at banken stiller en mønttæller til Struer Kommunes disposition hos Struer Kommune. Mønttælleren bliver i givet fald tømt af personalet fra pengetransporten. Svar: Den beskrevne løsning vil ikke opfylde Kommunens ønske til kontanthåndtering. fsnit 5.6.3 Kontoudtog Vil de nævnte administratorer have adgang til tilbudsgivers officebanking-system, - så elektronisk fremsendelse af kontoudtog kan ske via denne kanal? Svar: Ja, det vil være tilfældet og det vil være konditionsmæssigt i orden at fremsende kontoudtog på den beskrevne måde. fsnit 5.6.5 orgers ret til NemKonto i pengeinstituttet og bilag 3 pkt. 5.6.5. Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver i bilag 3 pkt. 5.6.5 svarer ja, - selv om følgende del af udbuddets afsnit 5.6.5 ikke tilbydes: Dette kan kun fraviges, hvis pengeinstituttet begrunder afslaget skriftligt overfor borgeren (hvis borgeren beder om en skriftlig begrundelse). Svar: Punkt 5.6.5 er formuleret således, at Kommunen ikke stiller det som et ufravigeligt krav, at tilbudsgiver garanterer, at enhver borger kan oprette idet der findes undtagelser i særlige tilfælde. Dette respekterer Kommunen, men i sådanne situationer er der en forventning om, at de bekendtgørelser og afgørelser som beskriver disse tilfælde følges af tilbudsgiver. Her kan der f.eks. henvises til en afgørelse fra Finanstilsynet fra den 7. juni 2013 omkring 2 sager hvor borgere var blevet nægtet at få oprettet en indlånskonto i et pengeinstitut (https://www.finanstilsynet.dk/da/regler-ogpraksis/reaktioner/2013/ek-om-god-skik-20-dgang-til-alm-indlaanskonto-merkur.aspx).. Hvor mange nye NemKonti har Struer Kommune foranlediget etableret i løbet af de seneste 12 måneder? Svar: Det samlede antal borgere som ønsker at oprette en NemKonto / To-konto system forventes ikke at overstige niveauet 20 til 25 personer. Side 6
fsnit 5.6.6 To-konto system for borgere Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis en eventuel pris for NemKonto til borgeren ikke kan oplyses i tilbuddet, da prisen afhænger af den enkelte borgers behov for konto? Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver oplyser, at prisen er individuel for den enkelte kunde. En eventuel årlig omkostning for borgerens NemKonto (samt øvrige konti) indgår ikke som en parameter i scoremodellen. Hvor mange borgere forventer Kommunen, der årligt skal oprettes konto til? Svar: Det samlede antal borgere som ønsker at oprette en NemKonto / To-konto system forventes ikke at overstige niveauet 20 til 25 personer. Det ønskes oplyst, om dette system allerede er etableret i den nuværende bank? Svar: ehovet for et To-konto-system er opstået efter etableringen af Udbetaling Danmark. Det har derfor ikke været et beskrevet behov i tidligere bankudbud og af samme grund endnu ikke formaliseret i den nuværende samarbejdsaftale med Kommunens pengeinstitut. D Påtænkes ordningen med et To-konto-system etableret efter valg af ny daglig bank? Svar: Som en formel beskrevet del af samarbejdet med Kommunens pengeinstitut bliver dette første gang, at det sker. fsnit 5.6.7 Kommunegaranteret indskudslån til bolig Hvor mange boligindskudslån forventer Kommunen, tilbudsgiver årligt skal oprette? Svar: ehovet vurderes ikke at overstige 15 pr. år, og forventes at være mindre. Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis maksimum for oprettelsesgebyr og rentevilkår ikke oplyses i tilbuddet hvis tilbudsgiver ikke ønsker at være bundet af en oplyst pris/sats de næste 6 år? Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver oplyser, at prisen er individuel for den enkelte kunde. De årlige omkostninger for borgeren indgår ikke som en parameter i scoremodellen. Side 7
ilag 1 13 Misligholdelse Gælder kommunens mulighed for at ophæve kontrakten uden varsel i tilfælde af væsentlig misligholdelse også for tilbudsgiver? Svar: Hvis tilbudsgiver ønsker dette så accepteres dette af Kommunen. Slut på spørgsmål & svar Side 8