Sagsnr. 00.01.00-A00-63-14 Sagsbehandler Mette Thiim Dato 20-10-2014 Revideret 26-05-2015 Opfølgning på Strategiplan 2015 Nedenstående udgør opfølgningen på Direktionens strategiplan 2015. Opfølgning sker i februar/marts, ved budgetkontrollen pr. 1.7. og en slutopfølgning i november/december. Opfølgning foretages ved at udfylde nedenstående skema. I kolonnen med overskrifterne måles hvordan/opnås gennem og Opgave og deadline skrives en tekstmæssigt opfølgning. Ved hver opfølgning skrives en overskrift - eksempelvis Juli 2015, så den enkelte opfølgning fremstår klart. Kolonnen vedrørende status skal alene indeholde smileysymbolerne (se nedenfor). Opgave og deadline: Her beskrives de konkrete tiltag, som sættes i værk for at opnå resultatet samt, hvornår de skal være gennemført. Opgaven opdeles i delopgaver, hvor det er muligt, så der kan laves milepæle for de forskellige delopgaver. Dermed kan opgavens fremdrift følges. Hvis der sker ændringer i løbet af året i forhold til, hvad der stod ved indgangen til året så tilføjer man til teksten. Der rettes ikke i teksten i opgavefeltet i løbet af året, der sker kun tilføjelser. Status: Der anvendes følgende smiley-skala ved opfølgningen: Opfølgning undervejs i 2015 Kolonnen vedrørende Centerchef/kontaktperson er forudfyldt med angivelse af ansvarlig centerchef. Ved tværgående ansvarsområder er der angivet 2 eller flere centerchefer. Centerchefen kan endvidere angive kontaktperson til opgaven, fx en projektleder. Vejledning til at udfylde skema: Måles hvordan / opnås gennem: Angiv hvordan opfyldelsen af det konkrete formål/effekt dokumenteres. Beskriv desuden hvilke tiltag som understøtter opfyldelse af formål/effekt. Det kan være i form af projekter, initiativer, det daglige arbejde m.v. Resultatet forventes nået. Tidsplanen forventes holdt. Resultatet forventes i alt overvejende grad nået. Tidsplanen forventes i alt overvejende grad overholdt. (Forsinkelsen er mindre end 3 måneder) Resultatet forventes ikke nået Tidsplanen forventes ikke holdt. Mål ændret Der kan dermed ikke følges op på målet. Kommentarer: Hvis der anvendes røde eller gule smileyer, skal der kortfattet kommenteres på målopfyldelsen. Hvis der anvendes mål ændret skal det beskrives, hvem/hvorfor målet er ændret (ekstern ændring, politisk godkendelse) 1
Indsatsområde: Effektivisering og digitalisering Tema 4: Økonomi og organisation Indsatsejer: Tomas Therkildsen / Bruno Lind Formål/effekt Måles hvordan/opnås gennem Resul tater 1. Effektiviseringsstrategien skal implementeres. Der skal etableres processer, som sikrer, at Næstved Kommune gennemfører effektiviseringer innovativt og med gyldigt hensyntagen til borgere såvel som medarbejdere Det udarbejdede forslag til organisering og implementering af effektiviseringsstrategien er godkendt af direktionen i oktober 2014. Opfølgningen herpå vil i 2015 blive foretaget som en vurdering af, hvorvidt den igangsatte organisering og implementering understøtter udvikling af en innovativ effektiviseringskultur i Næstved Kommune. Der vil overvejende blive tale om eksemplificering af igangsatte løsninger og opnåede resultater. Første samlede effektiviseringsredegørelse er planlagt til politisk behandling februar 2016, jf. tids- og handleplan for udmøntning af effektiviseringsstrategien. Status Tidsplan Centerchef/ Kontaktperson Steen Andersen 2. Budget 2015 skal overholdes, hvilket forudsætter at vi er i stand til at lave præcise prognoser for det økonomiske forbrug i løbet af året Opfølgning juli 2015 Arbejdet med implementering af de understøttende foranstaltninger til effektiviseringsstrategien er i fuld gang. Der er fastlagt en implementeringsplan, som følges. Budgetoverholdelsen vurderes ved de tre tværgående budgetkontroller, både inden for og uden for selvforvaltning. Der arbejdes fortsat på mere præcise prognoser og vurderinger, specielt inden for selvforvaltning. Opfølgning marts 2015 og juli 2015 Der udarbejdes 3 budgetkontroller i løbet af året med ambition om mere præcise prognoser og budgetoverholdelse på alle områder. Det er dog vurderingen at budgetterne på det specialiserede socialområde ikke kan overholdes fuldt ud i 2015. Steen Andersen 2
3. Øget formaliseringsgrad i forhold til håndtering af henvendelser til it-driften, problemløsning og idriftsættelse af ændringer. Målet for 2015 er, at 80 % af henvendelserne til supporten i CID løses uden behov for ledelsesmæssig eskalering. CID har igangsat en række tiltag skal munde ud i en effektivisering af it-driften bl.a. gennem: - højere kvalitet i CID s services og mere effektive arbejdsmetoder - bedre it-understøttelse af arbejdsgangene og automatisering af opgaver - kompetenceløft af medarbejderne i CID efter behov/opgaveportefølje Indsats afsluttet Bo Guntofte - tydeligere ledelse i CID - styring af sager efter ITIL-principperne 4. Næstved Kommunes deltagelse i KOMBITS plan for monopolbruddet følges. Der vil komme løbende afrapportering, så udviklingen i håndteringen af it-driften kan følges på udvalgte parametre og segmenter. Indsatsen er afsluttet og resultaterne opnået. De af Monopolbrudet omfattede IT-løsninger vil blive konkurrenceudsat og udbudsforpligtigelsen vil blive løftet i fælleskommunalt regi. Forventningen er at den samlede betaling for tilsvarende løsninger vil være minimum 25 pct. lavere end hvis kommunen fortsætter med nuværende betingelser og løsninger. Bo Guntofte De nye systemer er samtidig en god anledning for Næstved Kommune til at få kigget arbejdsgange og sagsgange efter i sømmene. Denne kortlægning indgår som et vigtigt element i hvert delprojekt, og det er den enkeltes kommunes ambitions-niveau, som er afgørende for evt. tiltag og mulig gevinst. Måles ved: Pris og betaling for nuværende løsninger kontra pris og betaling for fremtidige løsninger. Gevinster på evt. ændrede arbejdsgange bør afdækkes nærmere af det enkelte fagområde. Resultater i strategiplan Opgave og deadline Resul tater Tidsplan Centerchef/ Kontaktperson 3
5. Alle udvalg beslutter hvorledes effektiviseringsstrategiens rammereduktion på 1 % skal udmøntes på området, herunder om der skal tages initiativ til tværgående effektiviseringsprojekter inden for udvalgets område 6. Som resultat af effektiviseringsstrategien og budgetforliget, skal der til budget 2016 foreligge færdige oplæg, som tilvejebringer råderum for i alt 15 mio. kr., som kan indgå i budgetlægningen for 2016. Resultatet af følgende tværgående analyser skal forelægges i foråret 2015: o Arealoptimering bedre udnyttelse af de kommunale bygninger mm. o Kontraktstyring og kontraktopfølgning o Analyse af muligheden for salg af jordområder og skove 7. Implementere anbefalingerne fra projekt god økonomistyring, både i forhold til den centrale og decentrale styring af budgetterne Alle fagudvalg præsenteres for en sag om udmøntning af hverdagseffektiviseringen på 1 % i april/maj 2015. Der lægges op til en rammereduktion på 1 % på alle udvalgets områder. Der vedlægges eksempler på tidligere gennemførte effektiviseringer både internt og eksternt til inspiration. Opfølgning juli 2015 Alle områder er trukket 1% i reduktion for 2016, og sagerne er behandlet i fagudvalgene. Der nedsættes projektorganisering og udarbejdes kommissorium for hver af de tre tværgående analyser i november/december 2014. Analyserne gennemføres i foråret 2015 til forelæggelse for udvalgene i juni 2015. Det konkrete indhold af analyserne vil blive fastlagt ved kommissorium og opfølgning vil blive foretaget pba. heraf. Det økonomiske potentiale indarbejdes i budget 2016. I forhold til arealoptimering forventes politisk behandling i april 2015. Opfølgning marts og juli 2015 I forhold til arealoptimering forventes politisk behandling i juni 2015. Dette er godkendt politisk og i styregruppen. Det samme i forhold til kontraktopfølgning/indkøbsbesparelser Anbefalingerne er: - Implementering af KOMLIS/FLIS ledelsesinformation - Økonomistyringsmodenheden løftes til niveau 2 (opfølgning på både økonomi og aktivitetsdata) - Økonomistyring på vanskeligt styrbare områder (Arbejdsmarked, Børn og Unge, Handicap og Vidtgående specialundervisning), udarbejdelse af generel model - Økonomistyring på anlægsområdet - 10 anbefalinger til bedre decentral økonomistyring, herunder kompetenceudvikling. Steen Andersen Steen Andersen Tyge Wanstrup Christian von Benzon Steen Andersen 4
Der arbejdes videre med at implementere anbefalingerne i organisationen i løbet af 2015. Opfølgning vil blive foretaget som status på implementering af del-elementerne. Alle anbefalinger forventes fuldt implementeret ultimo 2015. 8. Der indføres ideelle processer i IT håndteringen (ITIL processer) vedrørende Hændelser (Incident), Problem og Forandring (Change) 9. Deltagelsen i KOMBITs monopolbrudsprojekt vil lægge beslag på hovedparten af digitaliseringsindsatsen, hvor der arbejdes med fagprojekterne Kommunernes Ydelsessystem og Kommunernes Sygedagpengesystem samt de mere tværgående projekter SAPA og Støttesystemer Processerne blev indført i oktober 2014 støttet af et eksternt konsulenthus, hvorefter processerne og tilhørende ITunderstøttelse justeres frem til endelig deadline 1. marts 2015. Der vil komme løbende afrapportering, så udviklingen i håndteringen af it-driften kan følges på udvalgte parametre og segmenter. Der er i CID udarbejdet en oversigt, der viser disponeringen af projektlederressourcerne i centret og et løst estimat på de overordnede projektledertimer hos bl.a. CAM ud fra de kendte opgaver (KOMBIT listen) pr. nov. 2014. Dette ressourceestimat vil løbende blive justeret i forhold til yderligere udmeldinger om opgaver fra KOMBIT samt i forhold til Næstved Kommunes ambitionsniveau for ændringer afstedkommet af Monopolbrud. I øvrigt vil Næstved Kommune følge og løse de i Monopolbrud udstukket opgaver. Opgaverne og deadline fremgår af KOMBITS drejebog, og vil primo 2015 udkomme i et opfølgningssystem, som kommunen skal melde ind. Indsats afsluttet Bo Guntofte Bo Guntofte CID vil løbende afrapportere styregruppen for Monopolbrud samt til Direktionen om projekts fremdrift og resultater. CID har i 2015 allokeret en fuldtidsprogramleder til monopolbrudsprojektet. Denne ressource suppleres ad hoc af bl.a. yderligere projektledertimer samt it-arkitekt ressourcer. CID Tema 4: Økonomi og organisation Indsatsområde: Ledelse Indsatsejer: Bettina Høst Poulsen Status 5
Formål/effekt Måles hvordan/opnås gennem Resul tater 10. Arbejdet med ledelse på alle niveauer skal bidrage til at udvikle en organisationskultur med sammenhængskraft. Den enkelte leder har en vigtig rolle i at skabe denne forståelse af fælles mål i organisationen. Der er udarbejdet udkast til et nyt ledelsesgrundlag, hvor den gennemgående forventning er, at chefer på alle niveauer ser sig som del af en sammenhængende helhed. Forventningen er, at der er vilje og evne til at løse borgernes sammenhængende opgaver på tværs af administrative opdelinger og organiseringer. Der måles ved lederevalueringer (redskabet hertil skal derfor have dette fokus), om direktører, centerchefer og teamchefer og virksomhedsledere er i stand til at skabe denne forståelse hos chefer og medarbejdere. Tidsplan Centerchef/ Kontaktperson 11. I ledelsesudviklingen vil vi fokusere på evnen til at agere som en fælles organisation. Det stiller krav til dialog og samarbejde på tværs i organisationen 12. Der arbejdes fortløbende med relevant ledelsesudvikling for ledere på alle niveauer i organisationen. Der er et revideret ledelsesgrundlag på vej jf. ovenstående. Dette grundlag suppleres med et lederudviklingsprogram for kommunens strategiske ledelse direktionen og centercheferne. Kernen i ledelsesprogrammet er projektarbejde på tværs af den administrative organisation. Direktionen har vedtaget en ny skabelon for resultataftaler hvor der også er en udtalt forventning om resultataftaler på tværs af fagcentre og resultataftaler på tværs af fag- og tværgående centre. Der udvikles et netværk for teamchefer på tværs af fagcentre og tværgående centre. Fremdriften måles ved, at tværgående samarbejde, tværgående opgaveløsninger, tværgående projekter m.v. indarbejdes i konceptet for lederudviklingssamtaler. Næstved Kommune har allerede struktur for udvikling af ledelse i form af: Lederakademi med DOL (grunddel og fagdel) Talentudvikling, potentielle nye ledere. 6
I begge tilfælde er der gennemført egne aktiviteter med fokus på ledelse i den særlige Næstved-forståelse og aktiviteter i en bredere ledelsesramme i samarbejde med andre kommuner. Nu gennemføres lederudviklingsprogrammet for det strategiske ledelsesniveau i samarbejde med firmaet Mannaz i første halvår 2015. Der udarbejdes en model for talentudvikling for alle niveauer af leadership pipeline. Hvor en centerchef kan afprøves i forhold til direktørniveau, hvor en teamchef eller virksomhedsleder kan afprøves i forhold til centerchefniveau m.v. Der udvikles et netværk for teamchefer på tværs af fagcentre og tværgående centre også med et kompetenceudviklingssigte. Resultater i strategiplan Opgave og deadline Resul tater 13. Fortsat implementering af anbefalinger fra evaluering af centerstrukturen, herunder det tværgående samarbejde 14. I 1. og 2. kvartal 2015 gennemføres et fælles ledelsesudviklingsforløb for direktion og centerchefer. Der foretages en efterfølgende evaluering af forløbet med fokus på måling af, hvorvidt udviklingsforløbet er omsat i konkret ledelsesmæssig adfærd Der afrapporteres i henhold til gennemførsel af planlagte initiativer beskrevet i indsatsplan for implementering af anbefalinger fra evaluering af centerstrukturen. Juli 2015 Der er gennemført fælles lederuddannelse. Der udarbejdes efterfølgende et oplæg til, hvordan vi vil arbejde med organisatoriske snitflader fremover. Oplægget forelægges direktionen. Der er indgået aftale med firmaet Mannaz og at bistå med lederudviklingsforløbet. Under udviklingsforløbet arbejdes der med personligt lederskab, lederskab i team m.v., men der trænes også i at give indhold og struktur til sammenhængskraft, tværgående samarbejde m.v. Der måles på, om direktører og centerchefer deltager og bidrager aktivt i læringsforløbet, som er et forpligtende læringsforløb. Der måles efterfølgende ved lederevalueringer og Tidsplan Centerchef/ kontaktpers on Tomas Therkildsen/ Lotte Nytofte Nielsen 7
15. Ledelsesgrundlag revideres og implementeres i 2015 16. Oplæg til fornyet fokus på talentudvikling igennem alle ledelseslag fremlægges 2. halvår 2015, herunder synliggørelse af forventede kompetencer på det enkelte ledelsesniveau. lederudviklingssamtaler, om medarbejderne i centre m.v. er opmærksomme på netop sammenhængskraft, tværgående samarbejde m.v. Der måles ved, om centrenes resultataftaler bliver mere helhedsog mindre centerfokuserede. Der er udarbejdet udkast til revideret ledelsesgrundlag, og dette indgår i en proces i blandt andet Strategisk Lederforum. Der bliver tale om væsentlige ændringer i ledelsesgrundlaget, og derfor vil implementeringen i det samlede ledelsessystem fylde i 2015. Ledelsesgrundlaget vil indgå i lederudviklingsforløbet og bliver en del af både lederevaluerings- og lederudviklingssamtalekonceptet. Et ledelsesgrundlag er et dialog- og ledelsesinstrument, som bestandig er i proces også i følgende år. Der udarbejdes en model for talentudvikling for alle niveauer af leadership pipeline. Hvor en centerchef kan afprøves i forhold til direktørniveau, hvor en teamchef eller virksomhedsleder kan afprøves i forhold til centerchefniveau m.v. Forventede kompetencer på de enkelte ledelsesniveauer vil fremgå af leadership pipeline, som udvikles sammen med ledelsesgrundlaget. 8
Overblik over status på arbejdet med at opfylde punkterne i budget 2015 Nr. Mål STATUS Resultat Tidsplan April Juli dec april Juli dec 1. Effektiviseringsstrategien skal implementeres. 2. Budget 2015 skal overholdes, 3. 80 % af henvendelserne til supporten i CID løses uden behov for ledelsesmæssig eskalering. 4. Deltagelse i KOMBITS plan for monopolbruddet følges. 5. Alle udvalg beslutter hvorledes effektiviseringsstrategiens rammereduktion på 1 % skal udmøntes på området 6. Resultatet af følgende tværgående analyser skal forelægges i foråret 2015: o Arealoptimering o Kontraktstyring og kontraktopfølgning o salg af jordområder og skove 7. Implementere anbefalingerne fra projekt god økonomistyring, 8. Der indføres ideelle processer i IT håndteringen (ITIL processer) vedrørende Hændelser (Incident), Problem og Forandring (Change) 9. Fagprojekterne Kommunernes Ydelsessystem og Kommunernes Sygedagpengesystem samt SAPA og Støttesystemer 10. Arbejdet med ledelse på alle niveauer skal bidrage til at Opfyldt Opfyldt 9
udvikle en organisationskultur med sammenhængskraft. 11. I ledelsesudviklingen vil vi fokusere på evnen til at agere som en fælles organisation. 12. Der arbejdes fortløbende med relevant ledelsesudvikling for ledere på alle niveauer 13. Fortsat implementering af anbefalinger fra evaluering af centerstrukturen 14. I 1. og 2. kvartal 2015 gennemføres et fælles ledelsesudviklingsforløb for direktion og centerchefer. 15. Ledelsesgrundlag revideres og implementeres i 2015 16. Oplæg til fornyet fokus på talentudvikling igennem alle ledelseslag fremlægges 2. halvår 2015 10