Handlingsplan for program 0: Fællesressourcer

Transkript

1 Handlingsplan for program 0: Fællesressourcer Version af 11. december 2015 Version Dato Status Kommentar oktober Udkast Struktur og eksisterende data lagt ind /10-15 Udkast Til kommentarer D /11 Udkast /11-15 Udkast Til kommentar/høring i D /12-15 Forslag /12-15 Forslag Ingen indholdsændringer Forslag: Program 0 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Læsevejledning Baggrund for programmet Målsætning for programmet Resultater og gevinster Succeskriterier Tilgang til programmet Hovedleverancer Digitaliseringsforeningen s arkitekturressourcer Bedste praksis arbejdsgangs-konsulenter Business case og gevinstrealisering Digitaliseringsforeningen s implementeringsstafet Digitaliseringsskolen Tidsplan Organisering af programmet Sammenhæng med andre programmer og aktiviteter Programmer og aktiviteter der er afhængige af dette program Andre programmer og aktiviteter som dette program 0 er afhængige af Økonomisk ramme for programmet Risikobillede for programmet...9 Forslag: Program 0 2

3 1 Læsevejledning Handlingsplan for program 0 (Fællesressourcer) beskriver retning, overordnet indhold, overordnet tidsplan og økonomiske rammer for opbygning af en række fællesressourcer som foreningens medlemmer, projekter og øvrige program skal benytte sig af. Handlingsplanen har til formål at give foreningen mandat til at gennemføre handlinger mellem generalforsamlinger, og giver således foreningens bestyrelse og direktion bemyndigelse til at igangsætte projekter og aktiviteter der, jf. foreningens øvrige styringsforhold, kan føre til realisering af de i handlingsplanen beskrevne ønskede forhold. Dette dokument skal således læses i kontekst af foreningens virke, mål og struktur, som det fremgår af nedenstående figur, der gengiver dokumenthierarkiet. Dette dokument konkretiseres yderligere af projektbeskrivelser. Figur 1 Grafisk gengivelse af dokumenthierarkiet, som sætter den kontekst som handlingsplanen for program 0 skal læses i. 2 Baggrund for programmet Digitaliseringsforeningen har fem kerneformål: 1. At sikre et fælles grundlag og retning for digitalisering af medlemmerne 2. At styre og koordinere fælles tiltag 3. At stille fællesressourcer til rådighed for medlemmerne 4. At anskaffe fælles systemer 5. At varetage en række driftsopgaver af fælles systemer Forslag: Program 0 3

4 Sammenhæng mellem formål og produkter der skal udarbejdes for at foreningen kan efterleve sine kerneformål fremgår af nedenstående figur. Figur 2 Den fælles kerne et samlet billede af Digitaliseringsforeningen. Digitaliseringsforeningen har således fem kerneformål (første søjle). Disse kerneformål konkretiseres gennem en række produkter (2. søjle) med forskelligt indhold (3. søjle). Hvad indholdet nærmere dækker over, er delvist nærmere beskrevet i et bruttoydelseskatalog der pt. foreligger i version 0.6. Programmet skal således realisere etableringen af fællesressourcer med det indhold som det fremgår af figuren ovenfor og med fokus på, at fællesressourcerne i første omgang skal anvendes i forbindelse med implementering af monopolbruddet. I forbindelse med forberedelserne til etablering af foreningen, er der sommeren og efteråret 2015 gennemført en række vurderinger og analyser, som er ført til, at foreningen i forbindelse med implementeringen af monopolbruddet, har brug for, at følgende fællesressourcer etableres: Digitaliseringsforeningen s arkitekturressourcer Bedste praksis arbejdsgangs-konsulenter Business case og gevinstrealiseringskompetencer Digitaliseringsforeningen s implementeringsstafet Digitaliseringsskolen 3 Målsætning for programmet Den overordnede målsætning med programmet er, at der etablere en række fællesressourcer bestående af kompetencer, systemer, metoder etc. som gør det muligt for foreningen at gennemføre sin mission. 3.1 Resultater og gevinster Opbygningen af fællesressourcerne medfører ikke alene gevinster. Det er anvendelsen af fællesressourcerne der medfører gevinster. Forslag: Program 0 4

5 I tillæg er en fællesressource hverken en ting, eller et kontor. Det er en evne for foreningen til at gøre noget bestemt på en optimal måde. Resultatet er således, at der etableres fællesressourcer, der gør det muligt for foreningen: At kunne gennemføre arkitekturopgaver i andre program (Digitaliseringsforeningen s arkitekturressourcer) At have en effektiv metode hvormed en række identificerede medarbejdere blandt medlemmerne, vil være i stand til at optimere arbejdsgange indenfor alle medlemmernes forvaltnings- og administrative områder ( Bedste praksis arbejdsgangskonsulenter) At foreningen og foreningens medlemmer kan få støtte til udarbejdelse af business cases samt identifikation og realisering af gevinster (Business Case og Gevinstrealiseringsressourcer) At der er et fast koncept for hvordan foreningens medlemmer hjælper hinanden og lærer af hinanden i forbindelse med implementering af it-systemer (Digitaliseringsforeningen s implementeringsstafet) At der oprettes en skole, der kan gennemføre relevante højkvalitets undervisnings- og træningsforløb for brugerne i forbindelse med implementering af nye it-systemer (Digitaliseringsskolen) 3.2 Succeskriterier Succeskriteriet for programmets leverancer er, at fællesressourcerne bliver etableret i løbet af 2016 og så de er klar til brug for implementering af monopolbruddet. 4 Tilgang til programmet 4.1 Hovedleverancer Programmets hovedleverancer er at etablere fællesressourcerne som de er beskrevet i resten af dette afsnit. Herunder at opdatere og videreudvikle på foreningens bruttoydelseskatalog Digitaliseringsforeningen s arkitekturressourcer Arbejdet med it-arkitekturen står som et centralt element for Digitaliseringsforeningen at arbejde med på såvel den korte som den lange bane. Formålet er at skabe en sammenhængende og kost-effektiv it-arkitektur i de 11 kommuner og til dette hører at der kan træffes en række fælles arkitekturvalg, herunder valg af fælles itsystemer. Den tværgående harmonisering skal ske gennem foreningen programmer. Det kræver, at Digitaliseringsforeningen og Digitaliseringsforeningen s medlemmer dels har en fælles målsætning for hvor it-arkitekturen skal hen, dels kender udgangspunktet for de enkelte kommuner og dels er i stand til at tegne vejen som de enkelte kommuner skal/kan gå ad, for at nå den fælles målsætning. For at kunne det, skal ressourcen opbygges: Det er tidligt besluttet, at Digitaliseringsforeningen skal bruge systemet KITOS til at kortlægge kommunernes it-arkitektur mm. o KITOS til brug for Digitaliseringsforeningen skal færdiggøres, og o arbejdsplaner for kommunernes dokumentationer i KITOS skal udarbejdes. Forslag: Program 0 5

6 Kommunernes nuværende og fremtidige it- og forretningsarkitekter er en væsentlig ressource for Digitaliseringsforeningen at trække på. Dette kan ske i forbindelse med forberedelsesfaser i implementeringsprogrammer, men også ved gennemførelse af mere selvstændige arkitekturopgaver. Det skal aftales hvordan kommunernes arkitekter på forpligtende vis kan være til rådighed for Digitaliseringsforeningen. Der skal udarbejdes målsætninger for den fælles arkitektur. Der skal gennemføres nødvendige kortlægninger. Der skal laves en plan for udarbejdelse af mål- og transitionsarkitekturbeskrivelser. Der skal laves en plan for implementering af arkitekturmålsætningerne Bedste praksis arbejdsgangs-konsulenter Bedste praksis konsulenterne består af en gruppe på 2-3 medarbejdere fra hver kommune der er uddannet til at være bedste praksis arbejdsgangskonsulenter. Samlet skal konsulenterne dække over alle forvaltningsmæssige og administrative områder. Konsulenterne forventes at skulle bruge 5-15% af deres arbejdstid som bedste praksis konsulenter. Konsulenterne kan assistere ved implementering af nye arbejdsgange, men kan også tage udgangspunkt i fælleskommunal bedste praksis, eksempelvis som det vil ske i monopolbruddet hvor pilotprojekter udarbejder forslag til dette. For at opbygge ressourcen skal følgende gøres: Udvælge og træne de første bedste praksiskonsulenter ved at: o Gennemføre arbejdsgangsanalyser (kortlægning, bedste praksis mål og gap) vedr. sagsbehandling (KY og KSD). o Gennemføre arbejdsgangsanalyser (kortlægning, bedste praksis mål og gap) vedr. administrative arbejdsgange (brugerstyring etc.) Business case og gevinstrealisering Den primære værdi for medlemmerne ved fællesressourcen Business case og gevinstrealisering er, at en bedre og hurtigere realisering af forventede og yderligere gevinster ved digitaliseringsinitiativer. Da gevinstrealisering starter med en god business case, omhandler fællesressourcen også støtte til udarbejdelse af gode business cases, opdatering af business cases og kobling mellem business cases og gevinstrealiseringsplanlægning. Som minimum skal følgende gøres for at ressourcen kan etableres: Præcisere og prioritere ydelserne som fremgår af Bruttoydelseskataloget. Udvikle de ydelser i Bruttoydelseskataloget, som der er brug for i 2106 og Digitaliseringsforeningen s implementeringsstafet Digitaliseringsforeningen s implementeringsstafet retter sig mod kommunernes (medlemmernes) implementeringsprojekter, og er en praktik for implementeringer hos Digitaliseringsforeningens medlemmer, hvor der indgår projektressourcer i en given kommunes implementeringsprojekter fra den kommune der netop har implementeret og den kommune der efterfølgende skal implementere det samme system/arbejdsgang. Til støtte for implementeringen anvendes drejebøger der opdateres løbende. I forbindelse med monopolbruddet er udgangspunktet for drejebøgerne, KOMBIT s ditto. Forslag: Program 0 6

7 For at opbygge ressourcen skal følgende gøres: Beskrive rammerne for implementeringsstafetten. Dette skal gøres koordineret i forhold til de overordnede indstationeringsmodeller Digitaliseringsforeningen kommer til at operere med, og/eller koordineret i forhold til rammerne for den Fælles styring Digitaliseringsskolen Digitaliseringsskolen varetager al undervisning af brugere og administratorer vedr. anvendelse af de systemer som Digitaliseringsforeningen har implementeret sammen med medlemmerne. Ideen bag skolen er, at når kommunerne løser opgaven på samme måde, fordi de har samme it-systemer, der er implementeret på den samme måde, så kan undervisningen ske med større valgfrihed af lærere og med større undervisningshold med medarbejdere fra flere kommuner Visionen for skolen er, at undervisningen skal indlejres i forvaltningsfaglige eller administrativt faglige kontekster, så der er fokus på hvorfor og hvordan man løfter sine arbejdsopgaver, og hvordan det nye it-system understøtter at dette kan gøres effektivt og fagligt korrekt Skolen udarbejder undervisningsmaterialer Lærerne er medarbejdere fra kommunerne med særlige faglige og didaktiske forudsætninger eller eksterne lærere hyret til bestemte formål. For at kunne opbygge ressourcen skal følgende gøres: Skolens værdier fastlægges Lærerressourcer identificeres 4.2 Tidsplan Etableringen af fællesressourcerne skal gøres i Den nærmere rækkefølge og prioritering skal følge af behovet i program 1 Monopolbruddet. Med afsæt i KOMBIT s udmeldte tidsplan sommeren 2015, og baseret på, at Greve er STSpilot, at Næstved er SAPA-pilot og at Vordingborg er KSD-pilot, er i nedenstående tabel angivet hvornår fællesressourcerne skal være klar til at kunne understøtte program 1 monopolbruddet. Fællesressource Digitaliseringsforeningen s arkitekturressourcer Bedste praksis arbejdsgangskonsulenter Business Case og Gevinstrealiseringsressourcer Forventet tidspunkt for første anvendelsesbehov, samt forventet behov i program 1 monopolbrud. ASAP STS-projektet har allerede i efteråret 2015 igangsat en arkitekturopgave, som Digitaliseringsforeningen s arkitekturressource kunne have løst, hvis den var etableret ASAP STS-projektet og KSD-projektet vil tidligt kunne have brug for at få identificeret de optimale hhv. administrative og sagsmæssige arbejdsgange Foråret 2016 Når der senest skal være nærværende og konkrete business cases for KYog KSD-implementeringerne Forslag: Program 0 7

8 Digitaliseringsforeningen s September implementeringsstafet Digitaliseringsskolen September Organisering af programmet Programmet er organiseret jf. styringsmodellen. Programmet indeholder ikke koordinering med projekter i kommunerne. Styregruppen for programmet er D3. Ejeren af programmet udpeges blandt D3. Programlederen for programmet er sekretariatslederen. 5 Sammenhæng med andre programmer og aktiviteter 5.1 Programmer og aktiviteter der er afhængige af dette program 0 Alle andre program er afhængige af dette program. 5.2 Andre programmer og aktiviteter som dette program 0 er afhængige af Der er en del andre etableringsaktiviteter som dette program 0 har brug for. Dette er: Foreningens organisering og styring, herunder i forhold til porteføljestyring og projektmodel Håndtering af indstationering Adgang til eksterne konsulenter Ansættelse af sekretariatsmedarbejdere, herunder især en arkitekt. 6 Økonomisk ramme for programmet Der er vurderet et behov for knap 1,5 mio. kr. til etablering af fællesressourcerne. Det forventes at senere videreudvikling af fællesressourcerne kan ske inden for rammerne af vedtagne programmer. Der er anvendt følgende satser: Timepris internt: 550 kr. Timpris konsulent:1.250 kr. Antal timer pr. uge: 37. Antal uger pr. år: 52. I tillæg kan der til de enkelte aktivitetsområder ligge arbejdsopgaver i de enkelte kommuner, hver på mellem 2 og 10 arbejdsdage pr. kommune. Tabel 1 Budget Der er anvendt følgende principper: Angivelserne er skønnede på baggrund af tidsestimater og skønnet behov for eksterne konsulenter. Aktivitet Estimeret Budget arbejdsomfang Styring af programmet: kr. Programleder 25 interne arbejdsdage (Koordinering, kommunikation, evalueringer mm.) kr. D12 s arkitekturressourcer kr. Klargøre KITOS 5 interne dage kr. Forslag: Program 0 8

9 Kortlægning af nuværende it-arkitektur 25 dage internt 25 dage eksternt kr kr. Arkitekturmålsætninger 25 dage internt kr. Business Case og Gevinstrealisering kr. Konceptudvikling 10 interne dage kr. Produktudvikling 20 interne dage kr. Bedste praksisarbejdsgangskonsulenter kr. Konceptudvikling 5 dage internt 5 dage eksternt kr kr. Rekruttering 15 interne dage kr. Træning 10 dage internt 10 dage eksternt kr kr. D12 s implementeringsstafet kr. Koncept 5 interne dage kr. Produktudvikling 10 dage eksternt kr. Digitaliseringsskolen kr. I ALT Koncept 5 dage internt 5 dage eksternt kr kr. Produktudvikling 10 dage eksternt kr. Rekruttering 15 interne dage kr. Omkostning til interne dage Omkostning til eksterne dage (konsulenter) Omkostning andet Omkostning i alt kr kr. 0 kr kr. Fordelt med halvårsvirkning på 2016 og 2017, pr. år Interne dage Eksterne dage I alt kr kr kr. 7 Risikobillede for programmet De væsentligste risici for programmet er: Uklar forståelse og manglende kendskab til foreningen formål og virke kan gøre det svært effektivt at få etableret fællesressourcerne så de kan levere hurtig effekt Uens forventninger til hvad fællesressourcerne (og dermed også delvist foreningen) kan gøre, kan undergrave tilliden til foreningen, og dermed er der risiko for, at fællesressourcerne ikke kan levere effekt på grund af passiv modstand At der indstilles medarbejdere til fællesressourcernes roller, der ikke har de fornødne kompetencer At etablering af sekretariatet trækker yderligere ud, og at opbygningen af fællesressourcerne dermed bliver igangsat så sent, at de ikke giver fuld værdi til program 1. Forslag: Program 0 9