APV og trivsel 2015. APV og trivsel 2015 1

APV og trivsel 2015 APV og trivsel 2015 1

APV og trivsel 2015 I efteråret 2015 skal alle arbejdspladser i Frederiksberg Kommune udarbejde en ny grundlæggende APV og gennemføre en trivselsundersøgelse. Der skal udarbejdes en ny grundlæggende APV hvert 3. år og trivselsundersøgelsen følger den grundlæggende APV. Hovedudvalget har besluttet at trivselsundersøgelse skal være en obligatorisk del af arbejdet med APV. Trivselsundersøgelsen indeholder meget få spørgsmål, men der vil til gengæld være et stort fokus på dialog både før undersøgelsen og naturligvis efter, når I står med resultaterne i hånden. Udgangspunktet i trivselsarbejdet er at kende fælles værdier og hinandens forskellighed. Det handler om konstant fokus på arbejdsglæde, trivsel og tillid og en grundlæggende erkendelse af kollegernes forskelligheder og fælles værdigrundlag og kultur. Inden den 18. januar 2016 skal alle arbejdspladser have kortlagt arbejdsmiljøproblemer/emner og gennemføre selve den elektroniske trivselsundersøgelse. De temaer og problemstillinger man vil arbejde videre med, skal være indskrevet i IPL på kort. Det er ledelsen og arbejdsmiljøgrupperne, der tager initiativet til hvordan arbejdet udføres og der er metodefrihed til APV en men ikke med trivselsundersøgelsen, som gennemføres elektronisk. I dette materiale beskrives APV-processens fem trin: 1. Planlægning 2. Kortlægning 3. Prioritering 4. Handling 5. Opfølgning Planlægning Kortlægning Prioritering Handling Opfølgning oktober 2015 januar 2016 Trivselsdag den 3. november 2015 Emner oprettet i APV den 18. januar 2016 Inden den 18. januar skal alle have gennemført trin 1-3 og have oprettet kort i IPL. Bilag til dette materiale Metoder til kortlægning af APV Trivselsundersøgelse 2015 APV og trivsel 2015 2

Planlægning Inden I bare kaster jer ud i at kortlægge arbejdsmiljøet er det nødvendigt at planlæggelse forløbet for APVprocessen og herunder trivselsmålingen. Det handler primært om tidspunkter, personer og ikke mindst kommunikation. Hvornår starter og slutter vi? Hvor meget tid vil vi sætte af til processen? Sørg for at kigge alle trinnene igennem. Hvem er tovholdere for hvad? Hvilke ressourcepersoner kan vi trække på? Hvilken rolle har arbejdsmiljøgruppen og MED-udvalget? Hvilke metoder skal vi bruge i kortlægning. Overvej metoder til alle faser i APV-processen. Tidspunkter Book datoer til kortlægning af arbejdsmiljøet Hvornår vil I drøfte spørgsmålene i trivselsundersøgelsen (inden selve undersøgelsen) Hvornår gennemfører I selve undersøgelsen? Hvornår drøfter I resultaterne af trivselsundersøgelsen? Kortlægning I dette trin kortlægger I jeres arbejdsmiljø. Det betyder at I får identificeret og analyseret jeres problemer og udfordringer. Det kan I gøre ud fra forskellige tilgange. For denne overordnede del af kortlægningen er der valgfrihed til hvilken metode I bruger. I kan finde forslag til metoder i værktøjet Metoder til kortlægning af arbejdsmiljøet. Metoderne kan eksempelvis være: Spørgeskemaer Personalemøder med et tema Interview Tjeklister Observation og gennemgang af det fysiske arbejdsmiljø Gennemgange ud fra Arbejdstilsynets vejvisere Dialog Brainstorm Trivselsundersøgelsen er en obligatorisk del af vores kortlægning af arbejdsmiljøet. Den består af kun 9 spørgsmål og gennemføres elektronisk. Læs mere om trivselsundersøgelsen i værktøjet Trivselsundersøgelsen 2015. De vigtigste ting I skal huske i forbindelse med trivselsundersøgelsen er, at: Bestille undersøgelsen Drøfte spørgsmålene inden undersøgelsen Sørge for at alle svarer på spørgsmålene Få en god dialog om resultatet af undersøgelsen Hvilke ønsker om forandring har vi? APV og trivsel 2015 3

Prioritering Nu står I med en række arbejdsmiljøproblemer og trivselsemner. Dem skal I have analyseret og prioriteret. inden de er klar til at blive oprette i jeres APV. Start med at undersøge hvert enkelt emne. For hvert arbejdsmiljøproblem kan I eventuelt gennemgå disse punkter: Beskriv emnet/problemet Hvorfor er det opstået? Hvilke fysiske steder på arbejdspladsen er berørt? Hvor længe har det stået på? Hvad er der gjort indtil videre for at løse det, og hvorfor har det ikke hjulpet? Hvor mange personer er berørt? Hvor alvorligt er det, overholder vi eksempelvis arbejdsmiljøreglerne? Hvilke gener medfører det og hvad er konsekvenserne på kort og lang sigt? Dialogen efter trivselsundersøgelsen fungerer samtidig som en analyse af emnerne. Men hvis I af praktiske årsager ikke har mulighed for at samle alle medarbejdere fra hele arbejdspladsen, så kan I også vælge at drøfte resultaterne i en mindre gruppe. Det kan eksempelvis være MED-udvalget eller I kan indkalde repræsentanter til et temamøde på tværs af arbejdspladsen. Find inspiration til jeres dialog for både store og små grupper i værktøjet Trivselsundersøgelsen 2015. Når I har temaerne analyseret for både arbejdsmiljøproblemer og trivselsemner, så skal de prioriteres. Det er vigtigt at I ved ud fra hvilken vinkel i prioriterer. Er det økonomien her og nu der er afgørende, eller er det overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen der vejer tungest i jeres prioritering. I kan eventuelt stille jer selv følgende spørgsmål som hjælp? Hvilke problemer skal løses? Hvor alvorligt er problemet? Hvad er de vigtigste emner at løse? Hvor mange er omfattet af problemet? Haster det eller kan det vente? Måske ender I op med 6-8 emner, og nogle er måske lettere at gå til end andre. Disse emner udgør fundamentet for vores APV og skal oprettes som kort i vores APV-system IPL inden den 18. januar 2016. IPL-systemet: http://www.joblivdanmark.dk/iplfk Download manual mv. på insite: http://intra.frederiksberg.dk/ansatifk/arbejdsmiljoe/apvtrivsel/sider/ipl.aspx APV og trivsel 2015 4

Handling I skal nu lave en handlingsplan og altså konkret koble handlinger på jeres emner i APV en. Handlingsplanen har til formål at give et overblik over hvilke indsatser I prioriterer og hvem der har ansvaret for at igangsætte handlingen samt hvornår I regner med at der er opnået en løsning. Dette trin i processen handler om at vælge de bedste løsninger og ikke blot at skyde genvej og vælge den første løsning der melder sig. Det er typisk MED-udvalget eller arbejdsmiljøgruppen der udarbejder en handlignsplan. Handlinger for arbejdsmiljøproblemer I skal sørge for at finde så mange idéer som muligt til hvert problem før den endelige løsning vælges. Ofte kan man gøre flere ting for at løse en problemstilling. Inden I går i gang skal I overveje om dette problem kan løses på kort eller lang sigt. o Hvad er forhindringen (økonomi, struktur, regler, beslutninger )? o Skriv eventuelle forhindringer ned og overvej om der er andre måder at håndtere problemet på. Hvad vil være de bedste løsninger på dette problem? o Lav en liste over ideer og drøft dem. o I første omgang skal I lade være med at skyde ideerne ned. o Bagefter taler I om fordele og ulemper ved hver ide. o Skriv fordele og ulemper ned og lav en prioritering af løsningerne til sidst. Hvad er den største fordel ved denne løsning? Vil denne løsning håndtere hele problemet? Har denne løsning nogen ulemper eller sideeffekter som kan skabe andre problemer? Kender vi andre, der har benyttet denne løsning? Og hvilke erfaringer har de? Skal der flere løsninger til for at fjerne hele problemet Hvis vi ikke kan få den bedste løsning, hvad er så den næstbedste løsning? Har vi brug for hjælp udefra til at få løst problemet? Har vi nok viden om problemstillingen? Opfølgning på dialogen om trivsel I modsætning til det fysiske arbejdsmiljø er det ofte sværere at arbejde med emnerne fra trivselsmålingen. Det er derfor, at der er så stor vægt på dialog i kortlægningen af emnerne. Når der skal sættes handling på disse emner kan det være hensigtsmæssigt at nedsætte en lille grupper der arbejder videre med et tema og finder forslag til løsninger, som så drøftes i jeres MED-udvalg eller på et MED-personalemøde. Disse emner skal også være en del af handlingsplanen i jeres APV og når I er nået frem til hvordan I vil handle på jeres trivselsemner, så skal de oprettes i IPL på linje med de andre løsninger. På de kommende møder i jeres MED-udvalg eller MED-personalemøde og i arbejdsmiljøgruppen er det naturligt at I har trivsel som en fast del af jeres dagsorden. I kan eksempelvis tale om de ønskede virkninger er opnået. Og om der er brug for at gøre andet og mere. Hvordan fastholder I de opnåede forbedringer? APV og trivsel 2015 5

Opfølgning På kommende møder i arbejdsmiljøgruppen eller i jeres MED-udvalg/-personalemøde skal I evaluere løsningerne og handlingsplanen. Aftal hvornår og hvordan løsningen kontrolleres og hvem der skal inddrages og gøre det. Her er en række spørgsmål I kan stille jer selv: Virkede den korte trivselsundersøgelse? Skal der gøres mere? Er handleplanen blevet fulgt? Fungerer løsningerne godt nok? Hvis ikke, hvad gør vi så? Er der opstået nye positive og negative forhold? Hvem skriver emnerne ind i IPL og vedligeholder dem? Hvordan formidles resultater og bliver synlige i hverdagen? Hvordan får vi nyt liv i APV-arbejdet? Nye nøglepersoner? Hvad er organisationen eller arbejdspladsen optaget af? Hvordan kan APV-arbejdet knyttes til dette? Afslutningen af kortlægningen af jeres arbejdsmiljø (for denne gang) skal markeres, og resultaterne gøres synlige. Erfaringer og læring fra processen skal opsamles til brug for jer selv og HR-afdelingen er meget interesseret i at I relevante informationer og erfaringer videre som de kan dele med resten af organisationen. Evaluering Efter aftalt tid skal den handleplanen evalueres. Spørg eksempelvis de medarbejdere som er omfattet af løsningerne: Fungerer løsningen godt nok nu? Beskriv hvilke fordele I har opnået ved løsningen Beskriv hvilke ulemper der er ved løsningen Kan vi rette op på ulemperne? Hvis ikke: o Hvorfor fungerer løsningen ikke godt nok? o Hvad skal der til for at få det til at fungere? o Skal der findes en anden løsning? Trivselsindsatsen evalueres også efter aftalt tid Hvor langt er vi nået? Går det i den rigtige retning? Har vi opnået det, vi ville? Hvad har vi lært? Passer indsatsen til organisationen? Hvordan har vi inddraget medarbejdere på arbejdspladsen i trivselsmålingen og havde inddragelsen den ønskede effekt? Er vi tilfredse med kommunikationen før, under og efter trivselsmålingen? Hvad kan vi tage med til næste gang? APV og trivsel 2015 6