VUC Storstrøms bestyrelse Referat af møde den 15. december 2015 Bispegade 1 4800 Nykøbing F. Tlf: 5488 1700 ivp@vucstor.dk www.vucstor.dk CVR: 29541868 7. januar 2016 Deltagere: Per Skovgaard Andersen, John Brædder, Jan Hendeliowitz, Stina Løvgreen Møllenbach, Ole Marqweis, Kirsten Jacobsen, Anders Wenzell, Ken Møller, Michelle Simone Polenz, Jette Bakkedal og Niels Henriksen. Fraværende med afbud: Michael Bang, Referent: Ib V. Pedersen 0. Godkendelse af referat fra mødet den 5. oktober 2015. Referatet blev godkendt 1. Opfølgning på beslutninger fra tidligere møder. a. Regnskabsinstruks for VUC Storstrøm : Under dette punkt foretages en kort gennemgang af regnskabsinstruks for VUC Storstrøm. Bestyrelsen beslutter regnskabsinstruks for VUC Storstrøm. Bestyrelsen godkendte regnskabsinstruksen 2. Sager til beslutning a. Økonomirapport pr. 30. september 2015. I denne sag forelægges VUC Storstrøms regnskab for 3. kvartal 2015 til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet for perioden 1.1.2015 30.9.2015 udviser et driftsoverskud på kr. 33.871.268,- mod et budgetteret overskud på kr. 29.332.750,- eller kr. 4.538.518,- mere end forventet for denne periode. Faxe Maribo Nakskov Nykøbing F. Næstved Vordingborg
Der er gennemført uddannelsesaktivitet svarende til 1.504,6 årselever (ÅE) mod en forventet uddannelsesaktivitet på 1.483,6 ÅE. Det svarer til en afvigelse på 21,0 ÅE eller en ændring på 1,4% i forhold til det budgetterede. Gennemført aktivitet i de første 3 kvartaler samt forventningerne til 4. kvartal 2015 giver anledning til justering af forventningerne til årets uddannelsesaktivitet inden for primært AVU. Det samlede årselevtal forventes nu at blive 1.602,5 ÅE eller en fremgang på 167,0 ÅE i forhold til ankerbudgettet. Det samlede resultat for 2015 forventes at medføre et overskud på kr. 3.042.480,- svarende til en overskudsgrad på 2,1%. Den likvide beholdning udgør pr. 30. september 2015 kr. 46.428.138,- mod sidste år ved samme tid kr. 39.340.878,-. Bestyrelsen godkender økonomirapporten pr. 30. september 2015. Bestyrelsen godkendte økonomirapporten pr. 30. september 2015. b. Management letter 2015 : Management letter fra sidste revisionsbesøg omdeles og godkendes. Bestyrelsen godkender management letter. Bestyrelsen godkendte management letter pr.8. december 2015. c. Budget 2016 herunder plan for udmøntning af Regeringens besparelser på uddannelsesområdet. Resume Budget 2016 forelægges i denne sag til vedtagelse i VUC Storstrøms bestyrelse. Med baggrund i en aktivitetsstigning på 3,2 % forventes en samlet uddannelsesaktivitet i 2016 på 1.653,2 årselever. Budgettet udviser et forventet overskud på kr. 1.083.751,-. VUC Storstrøms ledelse indstiller, at Bestyrelsen vedtager budget 2016 Bestyrelsen drøftede budgettet og godkendte budgettet for året 2016. Bestyrelsen anerkender det store og vanskelige arbejde, som de politiske tiltag på finansloven mm, havde medført, og bestyrelsen mente, at budgettet er en rimelig balance mellem nødvendige
besparelser, og ønsket om at udvikle VUC fortsat. Specielt var der tilfredshed med at kompetenceudviklingen af medarbejderne fortsat er prioriteret d. Opfølgning på VUC Storstrøms strategi, herunder status på handlinger i 2015 og beslutning af handlinger til udførelse i 2016 Bestyrelsen forelægges i denne sag korte beskrivelser af handlinger gennemført i 2015 til opfyldelse af VUC Storstrøms strategi, samt oplæg til handlinger til gennemførelse i 2016. Strategien er udarbejdet på baggrund af bestyrelsens valg af strategiske temaer. Strategien er opbygget med en kort beskrivelse af VUC Storstrøms mission, vision, koncernstrategi og strategiske principper samt beskrivelse af strategiske målsætninger og strategiske principper. Der knyttes et antal handlinger til hver af de strategiske målsætninger. Bestyrelsen beslutter de foreslåede handlinger for 2016 Bestyrelsen godkendte de foreslåede handlinger. e. Vejledningsstrategi - Udvikling af VUC Storstrøms vejlederfunktion. VUC Storstrøms vejledningsfunktion skal udvikles yderligere med henblik på at sikre en større tilgængelighed for allerede indskrevne studerende, kommende studerende, samarbejdspartnere som Jobcentre, Ungdommens Uddannelsesvejledning og virksomheder. Etablering af åben vejledning skal bidrage hertil, ligesom etablering af fuldtidsvejledere skal medvirke til at skabe en øget gennemførelse. I denne sag forelægges planerne i en ny vejledningsstrategi til bestyrelsens godkendelse. : VUC Storstrøms ledelse indstiller At bestyrelsen godkender vejledningsstrategien, idet det påpeges, at vejledningsressourcen udvides til 11 vejledere og 1 leder af vejledningen for at sikre en professionalisering i løsningen af de opgaver VUC Storstrøm står overfor, som beskrevet i sagsfremstillingen. Udviklingen af indholdssiden af vejledningscentrene påbegyndes i 2015, således, at vejlednings-centrene er etableret i den fulde form senest den 1. august 2016. Bestyrelsen godkendte vejledningsstrategien, således at vejledningsressourcen udvides til 11 fuldtidsvejledere, og der ansættes en leder for vejledningsenheden. Bestyrelsen ønsker løbende underretning om udviklingen i etableringen og driften af vejledningscentrene.
f. Internationaliseringsstrategi VUC Storstrøm har udviklet en internationaliseringsstrategi med fokus på internationalisering i relation til VUC Storstrøms kerneydelse. Internationaliseringsstrategien skal bidrage til, at VUC Storstrøms kursister bibringes en større international forståelse, at de bliver internationalt mobile. Internationaliseringsstrategien skal også ses som et yderligere bidrag til at etablere VUC Storstrøm som en attraktiv uddannelsesinstitution og arbejdsplads. I denne sag forelægges internationaliseringsstrategien til bestyrelsens godkendelse. Ledelsen ved VUC Storstrøm indstiller: at bestyrelsen godkender internationaliseringsstrategien, idet det påpeges, at internationaliseringsstrategiens finansiering er indarbejdet i budgetforslag 2016. Midlerne skal fremme det internationale perspektiv og at der kompetenceudvikles på dette område blandt medarbejdere og ledelse ved VUC Storstrøm. Bestyrelsen godkendte strategien for internationalisering, og støtter at der kompetenceudvikles på dette område. g. Kompetenceudviklingsstrategi VUC Storstrøms kompetenceplan frem mod 2018 forelægges til bestyrelsens beslutning. Den enkelte medarbejder skal føle, at der er plads til at sprudle og boltre sig med kreative og innovative ideer og eksperimenter samtidig med, at der gennem teamarbejdet, læringsfællesskaber og kursistunderstøttende aktiviteter foregår sidemandsoplæring. Strategi og kompetencemålene udmøntes derfor i håndgribelige og anvendelige metoder, hvor der fokuseres på at skabe kompetencer, som er grundlæggende for medarbejdernes faglighed, det pædagogiske arbejde, digitalisering i læringsmæssige sammenhænge samt en styrkelse af innovations-kraften. Kompetenceplanen skal understøtte denne mulighed. VUC Storstrøms ledelse indstiller At bestyrelsen godkender kompetenceudviklingsstrategien som forelagt. Ledelsen arbejder for en kompetenceplan, der for at sikre en øget gennemførsel og kvalitetssikring af vores uddannelsestilbud, vil sætte fokus på professionelle læringsfællesskaber, som især udvikles af nuværende medarbejdere, da der i organisationen er megen viden om de forskellige områder. Denne viden skal udbredes og deles, for at opnå de strategiske mål der er fastlagt.
Bestyrelsen godkendte strategien for kompetenceudvikling og støtter udviklingen af de professionelle læringsfællesskaber. Der arbejdes videre med at sikre en øget gennemførsel og kvalitetssikring af vores uddannelsestilbud. h. Personalepolitik I denne sag beslutter bestyrelsen revideret personalepolitik for VUC Storstrøm med bilag. Personalepolitikken med bilag er revideret i HR og ajourført i forhold til gældende praksis og siden godkendt i Direktionen den 20. november 2015. Bestyrelsen beslutter den reviderede udgave af personalepolitikken med bilag. Bestyrelsen tog den reviderede personalepolitik til efterretning. i. Seniorpolitik VUC Storstrøms seniorpolitik er revideret med henblik på at sikre et smidigt generationsskifte gennem årlige seniorsamtaler med alle +60 medarbejdere samt mulighed for etablering af seniorordninger i de tilfælde, hvor medarbejder og ledelse vurderer det hensigtsmæssigt. Desuden tilbydes også årligt seniorkursus og etablering af seniorklub for fratrådte seniormedarbejdere. Der afholdes seniorsamtaler i perioden fra nu og frem til ultimo 2015 med de 50 medarbejdere, der er fyldt 60 år. Samtalerne afholdes af nærmeste leder og HR. Efter samtalerne dannes et samlet overblik over eventuelle ønsker og behov for seniorordninger. Det forventes at de kommende personalereduktioner grundet Regeringens varslede besparelser alt overvejende vil kunne gennemføres ved naturlig afgang, hvorfor seniorsamtalerne skal være afholdt, inden der kan tages stilling til eventuelle yderligere tiltag. I dette dagsordenspunkt skal bestyrelsen beslutte den reviderede seniorpolitik. Bestyrelsen beslutter seniorpolitikken inkl. målepunkter. Bestyrelsen tog seniorpolitikken til efterretning og godkendte de foreslåede målepunkter.
j. fra Uddannelsesudvalget til anmodning om driftsoverenskomst til FVU fra Næstved Sprog- og Integrationscenter og CLAVIS Næstved Sprog- og integrationscenter (NSI) og Sprogskolen CLAVIS har ansøgt VUC Storstrøm om driftsoverenskomst inden for forberedende voksenuddannelse (FVU) med virkning fra 1. januar 2016. NSI har desuden anmodet om driftsoverenskomst til at udbyde ordblindeundervisning (OBU). Undervisningsministeriet arbejder med at udvikle et nyt styringskoncept for FVU og OBU. Det nye koncept forventes at træde i kraft den 1. august 2016. Med det ny styringskoncept ønsker Undervisningsministeriet at give andre udbydere bedre muligheder for at erhverve en driftsoverenskomst inden for hhv. FVU og OBU. I denne sag skal bestyrelsen tage stilling til ansøgninger om driftsoverenskomst fra hhv. NSI, Sprogskolen Clavis. Uddannelsesudvalget har behandlet ansøgningerne og indstiller til VUC Storstrøms bestyrelse, at man afventer det ny styringskoncept fra Undervisningsministeriet, så man kender grundlaget for den endelige beslutning. VUC Storstrøms uddannelsesudvalg indstiller til bestyrelsen At man inden tildeling af nye driftsoverenskomster afventer det nye styringskoncept fra Undervisningsministeriet, så man kender grundlaget for den endelige beslutning. Bestyrelsen besluttede, at give driftsoverenskomst til Næstved Sprog- og integrationscenter (NSI) og Sprogskolen CLAVIS med virkning pr. 1, januar 2016. Bestyrelsen lagde vægt på at styrke samarbejdet med kommunen og alle uddannelsesinstitutioner i Næstved for at opnå en optur løsning. k. om målopfyldelse og udmøntningsprocent af direktørens resultatløn kontrakt for 2015. VUC Storstrøms bestyrelse har indgået en resultatløn kontrakt med VUC Storstrøms direktør gældende for 2015. Kontrakten er indgået i henhold til Undervisningsministeriets bemyndigelse af 27. juni 2013. I denne sag skal bestyrelsen på baggrund af rapport fra direktøren beslutte målopfyldelse og udmøntningsprocent. Bestyrelsens formand indstiller at: Bestyrelsen beslutter at udmøntningsprocenten for basisrammen i direktørens resultatløn kontrakt for 2015 fastsættes til 93,75 % og at udmøntningsprocenten for ekstrarammen i direktørens resultatløn kontrakt fastsættes til 85,0 %. Bestyrelsen godkendte forslag til udmøntning af resultatlønskontrakten for 2015.
l. Resultatløn kontrakt for direktøren for 2016. VUC Storstrøms bestyrelse har bemyndigelse til at indgå en resultatløn kontrakt med VUC Storstrøms direktør gældende for 2016. Kontrakten skal indgås i henhold til Undervisningsministeriets bemyndigelse af 27. juni 2013. I denne sag skal bestyrelsen beslutte rammer og indsatsområder i resultatløn kontrakt for direktøren gældende for 2016. Bestyrelsens formand indstiller at: Bestyrelsen beslutter rammer og indhold i resultatløn kontrakt for direktøren for 2016. Bestyrelsen bemyndiger direktøren til at indgå resultatløn kontrakter med øvrige ledere og medarbejdere for 2016. Bestyrelsen beslutte at godkende resultatlønskontrakten for 2016. Formandskabet og direktøren vurderer mulighederne for at præcisere indholdet i kontraktens ekstraramme. 3. Sager til drøftelse Ingen sager til drøftelse 4. Sager til orientering a. Status på arbejdet med at udvikle det kommende byggeri i Næstved, herunder orienteres om bestyrelsens besøg på Kolding hf og VUC Arbejdet med at udvikle det kommende byggeri i Næstved er i fuld gang. Der er indgået aftale med KUBEN management om opgaven som bygherrerådgiver. Vedlagt denne sag følger en foreløbig tidsplan samt en beskrivelse af sammenhængen mellem VUC Storstrøms pædagogiske principper og den ønskede arkitektur. Bestyrelsen drøfter byggeriet. Bestyrelsen drøftede byggeriet og kom med gode forstærkninger. 5. Meddelelser a. Formand Ingen
b. Direktør Orienterede om et uddannelsesforløb med Guldborgsund Kommune over en 2 årig periode, hvortil der knyttes forskning. c. Andre Ingen 6. Eventuelt Bestyrelse: Per Skovgaard Andersen Stina Løvgreen Møllenbach John Brædder (Formand) (Næstformand) Ole Marqweis Kirsten Jakobsen Michael Bang Jan Hendeliowitz Michelle Simone Polenz Jette Bakkedal Anders Wenzell Ken Møller Institutionens daglige leder: Niels Henriksen