NEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration Bolig Grundmodul Brugervejledning Boligafstemning BOULEVARDEN 19E 7100 VEJLE LERSØ PARKALLE 101 2100 KØBENHAVN Ø TLF. 76 42 11 00 WWW.UNIK.DK
Indholdsfortegnelse Boligafstemning... 3 Mappen Konti... 4 Manglende boligbogføring... 5 Mappen Saldi... 5 Værktøjets valgmuligheder... 7 Fejlfinding... 14 2 af 17
Boligafstemning Unik Bolig 4 er konstrueret så der er en sammenhæng mellem bogføringen i bolig- og finansdelen af systemet. Det betyder, at de to dele af systemet altid skal stemme overens. Til afstemning af bolig med finans er det muligt at benytte et værktøj i Unik Bolig 4, som hedder boligafstemning. I forbindelse med opstart af Unik Bolig 3, konvertering af data fra andre systemer, eller i forbindelse med køb af ny ejendom anbefales det at foretage en boligafstemning når åbningsbalance og lejersaldi er lagt ind. Derved sikres det, at bolig- og finansdelen af systemet stemmer inden der foretages yderligere bogføring. For at sikre systemets fleksibilitet ved dagligt brug, er det muligt at ophæve sammenhængen mellem bolig og finans midlertidigt. Ved uhensigtsmæssig bogføring kan der opstå differencer. Derfor anbefales det at foretage boligafstemning jævnligt, f.eks. når årsregnskabet laves. Boligafstemning findes under Bolig Værktøjer Boligafstemning. 3 af 17
Mappen Konti Inden du foretager selve boligafstemningen bør du kontrollere, at systemet er korrekt opsat. Ved at skifte til mappen Konti vises en oversigt over konti, hvor der er opsat kontoanvendelsesgruppe og type. Kontroller at alle konti, som kræver indtastning af lejerstreng fremgår af mappen Konti. Hvis en konto mangler, skal der opsættes anvendelsestype/gruppe på den pågældende konto. Se evt. dokumentet Kontoplaner_BRUGER_Dok.vers.2 Fjern evt. anvendelsestype/gruppe fra de konti, som ikke ønskes afstemt. 4 af 17
Manglende boligbogføring Hvis der mangler at blive boligbogført, dvs. posterne i boligdelen ikke er overført til finansdelen, fremgår det i øverste højre hjørne under kolonnen Bemærkning. Mappen Saldi Ved at sætte ovenstående markeringer og trykke på mappen Saldi fremkommer der en oversigt, hvor det fremgår, hvad der er bogført i bolig og hvad der er bogført i finans samt evt. difference. 5 af 17
Første linie (uden dato) viser difference primo. Dette kræver, at der ikke er sat markering i Afstem udelukkende periodens posteringer uden primo. Nederst på skærmbilledet er det muligt at se, hvilke poster der er årsag til differencerne. Til venstre ses de poster i finansdelen, som ikke balancerer med boligdelen. Til højre ses de poster i boligdelen, som ikke balancerer med finansdelen. 6 af 17
Værktøjets valgmuligheder Der er nedenstående valgmuligheder i forbindelse med afgrænsning af boligafstemning. Hvis der sættes markering i feltet Afstem kun lejersaldo, og ikke andre saldotyper, fravælges afstemning af depositum, aconto varme etc. dvs. kun lejernes samlede restancer bliver afstemt. Dette bør gøres før andre saldi afstemmes, således at lejersaldi stemmer med finans. Hvis der sættes markering i feltet Afstem hver kontoart særskilt vises afstemningen pr. kontonummer. Hvis bolig og finans stemmer, men fordelingen mellem f.eks. depositum og forudbetalt leje er forkert kan det virke uoverskueligt, hvis afstemningen vises pr. konto. Uden markering i ovennævnte felt vises beløbene pr. anvendelsestype og giver et samlet overblik over konti med samme anvendelsestype. Uden markering vises afstemningen pr. saldotype. Hvis der sættes markering i feltet Afstem kun driftskonti vedr. indeværende regnskabsår udelades poster fra tidligere regnskabsår på driftskonti. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen for indeværende år uden markering i ovennævnte felt. 7 af 17
Nedenstående skærmbillede viser afstemning for indeværende år med markering i ovennævnte felt. Hvis der sættes markering i feltet Afstem udelukkende periodens posteringer uden primo afstemmes perioden isoleret, dvs. uden hensyn til evt. primo differencer. Det kan være en hjælp til at undersøge, om der er opstået nye fejl. Nedenstående skærmbillede viser afstemning for perioden med primo poster. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen for perioden isoleret uden primo poster. 8 af 17
Hvis der er sat markering i feltet Overspring modposter på samme konto (fejlposter) vises posteringer, hvor der er brugt samme konto til konto og modkonto. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen uden markering i ovennævnte felt. Nedenstående skærmbillede viser afstemning med markering i ovennævnte felt. 9 af 17
Hvis der sættes markering i feltet Vis alle beløb selv om der ikke er differencer vises alle beløb pr. dato, selv om der ikke er differencer. Der kan være tilfælde, hvor det er en fordel at få en samlet oversigt over alle beløb, selvom der ikke er dannet posteringer på kontoen. Det er f.eks. tilfældet umiddelbart efter konvertering. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen, hvis der er markeret i ovennævnte felt, dvs. at konti kontoanvendelsesgruppe og -type uden differencer også ses. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen uden markering i ovennævnte felt. 10 af 17
Hvis der sættes markering i feltet Vis alle posteringer på de fundne datoer så vises alle posteringer på de fundne datoer. Som standard vises kun de bilag, hvor der er differencer, men nogle gange forbedres overblikket, hvis alle poster på de fundne datoer vises. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen med markering i ovennævnte felt. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen uden markering i ovennævnte felt. 11 af 17
Hvis der sættes markering i feltet Vis afstemning uden posteringsoversigter fjernes posteringsoversigterne nederst på skærmbilledet. Dette kan være en fordel i de indledende faser af boligafstemningen, eller hvis der afstemmes på alle ejendomme/afdelinger på en gang. Posteringsoversigterne er bedst egnet til at vise en enkelt ejendom/afdeling og evt. kun en enkelt eller få datoer. Nedenstående skærmbillede viser afstemningen, hvis der er sat markering i ovennævnte felt. 12 af 17
Nedenstående skærmbillede viser afstemningen, hvis der ikke er markering i ovennævnte felt. 13 af 17
Fejlfinding Først kontrolleres om differencen stammer fra en postering, dvs. der skal ledes efter beløbet i posteringsoversigterne. I ovenstående eksempel fremgår det, at der totalt er en difference på restancekonto 71020 på kr. -6.000,00. Differencen fremkommer den 15-11-2004, hvor der er en netto kreditering i finans og ingenting i bolig. I posteringsoversigten ovenfor ses at det er bilag 2 hvor 1 postering på konto 71020 på netto kr. 6.000,00 udgør differencen. Posteringen er bogført manuelt i finans, men ikke fordelt på nogle lejere. Hermed er bogføringsfejlen vedr. restancesaldoen fundet. Ved at dobbeltklikke på bilagsnummeret, journalnummeret, kørselsnummeret eller transaktionsnummeret, er det muligt at finde modposten samt tjekke om posten findes i både bolig- og finansdelen. Hvis teksten begynder med Samleposter kan bilaget oftest springes over, idet teksten er typisk for posteringer bogført i boligbogføringen. 14 af 17
Ovenstående skærmbillede fremkommer ved at dobbeltklikke på f.eks. bilagsnummeret. I dette skærmbillede vises antal af posteringer med det aktuelle bilagsnummer. Og det er muligt at se om der er poster i både finans og bolig. Her vælges knappen Vis spor, derefter fremkommer nedenstående skærmbillede, hvor posteringerne vises. I ovenstående tilfælde, hvor fejlen er i finansdelen, tilbageføres bilaget på samme måde, som det oprindeligt er bogført, dvs. at kontoanvendelsestype og -gruppe skal fjernes fra kontoen på kontoplanen. Kontoplanen findes under Finans Kontoplaner Standardkontoplan. Rettelsen mht. kontoanvendelsestype og gruppe laves på mappen Konti. 15 af 17
Først bogføres den fejlagtige postering tilbage. Derefter bogføres bilaget ind igen denne gang med lejerstreng. Husk at sætte anvendelsesgruppe og type på igen, inden denne bogføring foretages. 16 af 17
Efter fejlen er rettet er differencen væk fra boligafstemningen. 17 af 17