Manual til casekonstruktion

Transkript

1 Manual til casekonstruktion Dynamics AX Erhvervsøkonomi, HG

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Oprettelse af en lærer (systemadministrator):... 2 En ny grundcase rekvireres hos axaptasupport Import af en mastercase (systemadministrator):... 3 Tilpasning af mastercase... 3 Varekøb og varesalg:... 3 Tilpasning af regnskabet i mastercasen:... 3 Firmaoplysninger:... 4 Momsafregningsperioder:... 4 Kontoplan:... 4 Slet en konto:... 4 Opret en konto:... 5 Overfør saldobalance til Excel-regneark:... 5 Systemdato:... 5 Primobalance:... 5 Oprettelse af varer, varekreditorer og varedebitorer:... 7 Varer:... 7 Varekreditorer:... 8 Leverandører:... 8 Varedebitorer:... 8 Kunder:... 9 Varekøb:... 9 Lagerbeholdning:... 9 Varesalg: Saldobalance: Afslut casekonstruktionen Eksport af en mastercase (systemadministrator): Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 1

3 Introduktion Konstruktionen af en lokal case begynder altid med, at en tom case rekvireres hos Skolens systemadministrator indlæser casen på skolens axaptaserver. Herefter tilpasses casen af en lærer, så casen passer til den virksomhed, som skolen arbejder med. Skolens systemadministrator opretter læreren på skolens axaptaserver med brugergrupperettigheder som lærer: Oprettelse af en lærer (systemadministrator): Instruks 1: Log på Axapta Helpdesk: Vælg Axapta Helpdesk. Indtast skolens password og klik login. Vælg bjælken Download. Under Skabeloner og brugergrupperettigheder downloades Brugergrupperettigheder - lærer. På skolens axaptaserver: Vælg Administration Brugere Opret en ny bruger til en lærer f.eks. lær01. Vælg Administration Opsætning Brugergrupper. Opret en brugergruppe f.eks. lær01. Stå på brugergruppen lær01. Vælg fanebladet brugere. Under overskriften Resterende brugere vælges brugeren lær01 ved at klikke på <. Vælg Administration Opsætning Sikkerhed Brugergrupperettigheder. Stå på brugergruppen lær01 og vælg bjælken Importer. Udvælg de downloadede brugergrupperettigheder. Klik på Åbn OK. Vælg Administration Brugere. Stå på den oprettede lærer f. eks. lær01. Klik på bjælken Brugerindstillinger. Ud for Opstarsregnskab vælges dmo. En ny grundcase rekvireres hos axaptasupport. Når der skal udarbejdes en mastercase, der passer til den virksomhed, eleverne arbejder med i årets løb, skal der rekvireres en grundcase hos axaptasupport@vejlehs.dk. Når grundcasen modtages, er navnet på filerne regnskab_bruger. dat og regnskab_bruger.def. F.eks. WY2_VL002.dat. Årsagen til at grundcasen skal rekvireres hos axaptasupport@vejlehs.dk er, at Danske Erhvervskoler har tildelt de enkelte skoler numre til regnskaber og brugere, så der ikke bliver sammenfald mellem numrene på regnskaber og brugere. Når skolen har modtaget grundcasen, skal den importeres som mastercase på axaptaserveren. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 2

4 Import af en mastercase (systemadministrator): Instruks 2: Vælg Case administration Mastercase Vælg bjælken Import af mastercase. Udvælg den tilsendte grundcase. Der er både en dat og def fil. Når grundcasen udvælges ses kun dat filen, men def filen følger automatisk med i importen. Luk Axapta. Tilpasning af mastercase Varekøb og varesalg: Der er to måder at registrere varekøb og varesalg. Hvis varekøb og varesalg foregår via finanskladden, registreres varesalg direkte på konto 1100 og varekøb på konto Varekøb og varesalg bogføres inklusive moms. Hvis varekøb og varesalg foregår via kreditor- og debitormodulet, skal der oprettes varer, kreditorer og debitorer. Tilpasning af regnskabet i mastercasen: Når regnskabet i mastercasen skal tilrettes, så det kommer til at passe til det aktuelle regnskab, skal masterregnskabet udvælges. Instruks 3: Under alle programmer vælges: Navision Axapta Configuration Utility. Vælg Manage New Configuration. Ud for Navn skrives dine initialer eller lign. Klik OK. Ud for Company skrives masterregnskabets navn f.eks. WY2. Klik på Anvend og OK. Læreren logger nu på Axapta f.eks. med navnet lær01 og mastercaseregnskabet åbnes automatisk og kan nu tilrettes. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 3

5 Firmaoplysninger: Oplysninger om det valgte firma lægges ind på følgende måde: Instruks 4: Vælg Basis Opsætning Firmaoplysninger. Skriv firmanavn, der hvor der står Skabelon caseeksamen, Gadenavn, skriv Postnummer og tast Enter. Under fanebladet Kommunikation kan telefonnummer mm. skrives. Momsafregningsperioder: Instruks 5: Vælg Økonomi Opsætning Moms Momskoder. Under overskriften Afregningsperiode vælges Månedsafregning eller Kvartalsafregning. Kontoplan: I grundcasen ligger en standardkontoplan, som er opsat til at udskrive en artsopdelt resultatopgørelse og en balance i kontoform, se bilag 1. Slet en konto: En konto kan kun slettes, hvis der ikke er bogført på kontoen. Instruks 6: Vælg Økonomi Kontoplan. Stå på den konto, der skal slettes og tast ALT+F9. Konto Overført overskud eller underskud er en systemkonto, som der ikke må ændres på. Tilsvarende må konto 14260, og heller ikke ændres. Kontonavn på en eksisterende konto kan ændres, mens kontonummer ikke kan ændres. Hvis finanskontoens nummer skal ændres, er det nødvendigt at slette kontoen og oprette en ny konto. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 4

6 Opret en konto: Instruks 7: Vælg Økonomi Kontoplan. Stå på en vilkårlig konto i kontoplanen, da kontoplanen efterfølgende bliver sorteret i kontonummerorden. Ny linje oprettes: Ctrl + N I søjlen Finanskonto indtastes det nye kontonummer. Under Kontonavn skrives det ønskede kontonavn. Under Søgenavn skrives det ønskede søgenavn. Under Kontotype vælges Drift for resultatkonto eller Status for balancekonto. Nye konti, der skal opsættes med moms: Stå på kontoen. Vælg fanebladet Opsætning. Ud for Momsgruppe og Varemomsgruppe vælges moms. Ud for Momsretning vælges Køb eller Salg. Overfør saldobalance til Excel-regneark: Hvis eleverne selv skal opstille årsregnskabet i Excel slettes alle konti af kontotypen: Overskrift og Sum. Se Instruktionssamling: Instruks 14. Systemdato: Før der lægges en saldobalance ind i casen, skal systemdatoen sættes. Systemdatoen skal sættes så den passer til den periode, der skal arbejdes i. Instruks 8: På menulinjen vælges Værktøjer Indstillinger. Under fanekortet Statuslinje sættes ud for Vis systemdato. På menulinjen vælges Værktøjer Systemdato. Skriv en dato der ligger før casedatoen. F.eks og klik OK. Primobalance: Hvis det er en nystartet virksomhed, som eleverne skal arbejde med, skal der ikke lægges data ind i saldobalancen. Er det en going concern, skal der lægges data ind i saldobalancen. Kontiene for købsmoms, salgsmoms og momsafregning kan der ikke bogføres på, da købsmoms og salgsmoms opstår via bogføring på de øvrige konti. Skal der i primobalancen være en saldo på købsmoms og salgsmoms skal saldiene på disse 2 konti registreres på følgende måde: Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 5

7 Instruks 9: Vælg Økonomi Kladder Finanskladde. Vælg Linjer og indtast herefter: Kontotype (her står finans) Konto (kontonummer) Posteringstekst Beløb i debet eller kredit Modkontotype (her står finans) Modkonto (ingen). Dato og bilagskolonnen udfyldes automatisk, mens den sidste kolonne (B, Bruge et indbetalingsbilag) ikke skal anvendes her. Eksempel: Salgsmoms: Vælg saldoen på salgsmoms og registrer 5 gange så meget på varesalgskontoen. Købsmoms: Vælg saldoen på købsmoms og register 5 gange så meget på varelagerkontoen. Tast CTRL-N for indtastning af ny postering indtil samtlige posteringer er registreret. Da saldiene på købs- og salgsmoms nu er lagt ind, skal alle øvrige saldi lægges ind uden moms. Skal saldiene på varesalg og varelager gøres større end de beløb, der blev lagt ind under instruks 10, foregår det som alle andre konti på følgende måde.. Instruks 10: Vælg Økonomi Kladder Finanskladde. Vælg Linjer og indtast herefter: Kontotype (her står finans) Konto (kontonummer) Posteringstekst (primosaldo) Beløb i debet eller kredit Modkontotype (her står finans) Modkonto (ingen). Dato og bilagskolonnen udfyldes automatisk, mens den sidste kolonne (B, Bruge et indbetalingsbilag) ikke skal anvendes her. Beløbene skal bogføres uden moms. Stå på linjen efter bilaget er registreret. Slet ordet Moms under Momsgruppe. Tast CTRL-N for indtastning af ny postering indtil samtlige posteringer er registreret. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 6

8 Når alle saldi er registreret, skal saldobalancen bogføres: Instruks 11: Vælg Kontroller Kontroller for at kontrollere finanskladden. Vælg Bogfør Bogfør for at bogføre finanskladden. Oprettelse af varer, varekreditorer og varedebitorer: Ønskes en case, hvor eleverne skal købe varer ind via kreditormodulet og sælge varer via debitormodulet skal ovenstående instruktioner 2-8 og følges. Inden primobalancen kan udarbejdes, skal varer, varekreditorer og varedebitorer oprettes. Varer: Instruks 12: Vælg Lager Varer. Opret ny linje ved at taste Ctrl-N. Indtast (som minimum) følgende: Varenummer. Varenavn. Varegruppe: her vælges Standard varegruppe (std.grp) Varetype (her står Vare). Under fanebladet Generelt: I feltet Lagermodelgruppe vælges: Standard Lagermodel (STD) I feltet Dimensionsgruppe vælges: Standard lagerdimension (STD) Under fanebladet Referencer: I felterne Varemomsgruppe under Indkøb og Salg vælges: moms 25 % (moms) Under fanebladet PRIS/RABAT indtastes: Indkøbspris eksklusive moms. Kostpris eksklusive moms. Salgspris eksklusive moms. Tast Ctrl-N for indtastning af ny vare indtil samtlige varer er oprettet. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 7

9 Varekreditorer: Instruks 13: Vælg Kreditor Leverandører. Opret ny linje ved at taste Ctrl-N. Indtast følgende: Kreditorkonto. Navn. Gruppe: her vælges Kreditorgrupper (Kregrp.) Under fanebladet Adresse indtastes: Gadenavn: Gadenavn og -nr. og tast herefter»tab«. Postnummer: Postnr. og tast herefter»tab«. Under fanebladet Opsætning vælges (eller skrives) under Momsgruppe: Moms. Under fanebladet Betaling vælges under Betalingsbetingelse: f.eks. Løbende måned + 30 dage. Tast Ctrl-N for indtastning af ny kreditor indtil samtlige kreditorer er oprettet. For at kontrollere om oplysninger om varekreditorerne er indtastet korrekt, udskrives en oversigt over leverandører. Leverandører: Instruks 14: Vælg Kreditor Rapporter Stamdata Leverandører og klik på OK. Varedebitorer: Instruks 15: Vælg Debitor Kunder. Opret ny linje ved at taste Ctrl-N. Indtast følgende: Debitorkonto. Navn. Debitorgruppe: her vælges Debitorgruppe (Debgr.) Under fanebladet Adresse indtastes: Gadenavn: Gadenavn og -nr. og tast herefter»tab«. Postnummer: Postnr. og tast herefter»tab«. Under fanebladet Opsætning vælges (eller skrives) under Momsgruppe: Moms. Under fanebladet: Betaling vælges under Betalingsbetingelse: f.eks. 30 dage netto. Tast Ctrl-N for indtastning af ny debitor indtil samtlige debitorer er oprettet. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 8

10 For at kontrollere om oplysninger om varedebitorerne er indtastet korrekt, udskrives en oversigt over kunder. Kunder: Instruks 16: Vælg Debitor Rapporter Stamdata Kunde Klik på OK. Primobalancens saldi på kontiene varelager, varekreditorer og vartedebitorer skal ikke blot tastes ind, men skal skabes ved at indkøbe og sælge varer. Herved skabes også en registrering af, hvilke varenumre og hvilke mængder, der ligger på lager. I forbindelse med indkøbet er gælden til de enkelte varekreditorer registreret i overensstemmelse med de valgte betalingsbetingelser. På tilsvarende måde er der gennem varesalg skabt varedebitorer i overensstemmelse med de valgte betalingsbetingelser. Når varerne og varekreditorerne er oprettet, skal der indkøbes det antal varer, som svarer til det, virksomheden ønsker at have på varelager. Varekøb: Instruks 17: Vælg Kreditor Indkøb. Klik på Avanceret. Vælg ny indkøbsordre ved at taste Ctrl-N. Vælg Kreditorkonto ved at klikke på den aktuelle kreditor og klik herefter på OK. Vælg varenummer ved at taste Ctrl-N indtil samtlige varenumre i indkøbsordren er registreret. Under Varenummer vælges det aktuelle varenummer og under Antal indtastes det aktuelle antal. Når alle varelinjer i indkøbsordren er registreret, skal indkøbsordren bogføres. Til højre på skærmbilledet vælges»bjælken«opdatering og herefter Faktura. Under Antal vælges: Alt. Under Udskrivning af faktura: Her sættes en markering, dvs.» «. Under Faktura indtastes kreditorens fakturanummer. Klik til slut på OK. For at opnå overblik over varebeholdningen kan der udskrives en lageroversigt. Lagerbeholdning: Instruks 18: Vælg Lager Rapporter Beholdninger Lagerbeholdninger og klik på OK. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 9

11 Efter at have indkøbt varerne til varelager, skal der sælges så mange varer, at den ønskede saldo på varesalg, vareforbrug og varedebitorer fremkommer. Varesalg: Instruks 19: Vælg Debitor Ordre. Klik på Avanceret. Vælg ny salgsordre ved at taste Ctrl-N. Vælg Debitorkonto ved at klikke på den aktuelle debitor og klik herefter på OK. Vælg varenummer ved at taste Ctrl-N indtil samtlige varenumre i salgsordren er registreret. Under Varenummer vælges det aktuelle varenummer og under Antal indtastes det aktuelle antal. Når alle varelinjer i salgsordren er indtastet, skal salgsordren bogføres. Til højre på skærmbilledet vælges»bjælken«opdatering og herefter Faktura. Under Antal vælges: Alt. Under Udskrivning af faktura: Her sættes en markering, dvs.» «. Klik til slut på OK i to omgange. For at opnå overblik over de registrerede saldi udskrevet en saldobalance: Saldobalance: Instruks 20: Vælg Økonomi Rapporter Posteringer Periodisk Balance. I feltet Balance vælges: Saldobalance år til dato. Klik på OK. Herefter kan de resterende saldi lægges ind i saldobalancen jf. instruks 10. Afslut casekonstruktionen Når casen er færdig skal navnet på masterregnskabet slettes: Instruks 21: Under alle programmer vælges: Navision Axapta Configuration Utility: Ud for Company slettes masterregnskabets navn f.eks. WY2. Klik på OK. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 10

12 Eksport af en mastercase (systemadministrator): Instruks 22: Vælg Case administration Mastercase Stå på den mastercase, der skal eksporteres. Vælg bjælken Eksport af mastercase. Klik på mappen og find den mappe, filen skal eksporteres til. Under Filnavn skrives det samme filnavn, som grundcasen havde, da skolen modtog den fra axaptasupport. F.eks. WY2_VH002_Vejle Klik på Gem. Klik på OK. Når filerne er eksporteret, består casen af både en def og en dat fil. Se evt. instruks 2. Rita Ahrenfeldt og Keld Christensen Side 11