Luk op f or det g ode virksom hedsmø de Sådan g ør d Fø r mødet u Un der mød Ef t er møde et t Råd og tips til det gode virksomhedsmøde
Introduktion råd og tips til det gode virksomhedsmøde Formålet med denne guide er at inspirere dig som konsulent til at tænke over, hvordan du kan få mest muligt ud af kampagnemøderne med de lokale virksomheder. Guiden kan også tjene til at skabe fælles fodslag i det virksomhedsrettede arbejde og fungere som huskeseddel og tjekliste for gruppen af virksomhedskonsulenter. Guiden har fokus på det gode virksomhedsbesøg, hvor der er kvalitet og stringens i virksomhedskontakten men stadig med respekt for den enkelte virksomhedskonsulents personlige stil og ageren. Det gode virksomhedsbesøg kræver strategisk omtanke både før, under og efter besøget, og det følgende er derfor opdelt i, hvad du skal forholde dig til, og hvordan du skal forholde dig før, under og efter mødet. 1. Før mødet 2. Under mødet 3. Efter mødet Forbered mødet Opstil succes-kriterier for mødet Byg forventningerne op Forbered en god historie Tænk positivt BALA-modellen først afdækkes behov (lyt og spørg ind), så løsning Behandle indvendinger fra virksomheden Følg op på mødet I forbindelse med kampagnen Luk op for nye jobmuligheder får du automatisk en række møder sat op i din kalender. Derfor kan du blot se nedenstående som gode råd til jeres eget fremtidige opsøgende arbejde - efter kampagneperioden. Overordnede råd og tips til det opsøgende arbejde Husk, at det er VIRKSOMHEDEN, der bestemmer valget af kontaktstrategi Hvilken branche? Hvilken type virksomhed? Hvor mange ansatte? Tænk over indgangsvinkel hvilket niveau i virksomheden skal kontaktes? Er der flere niveauer? Tænk over årstiden? Nogle brancher skal besøges på bestemte årstider. Tænk over, at de tilbud og støtteordninger, du vil præsentere, skal vælges ud fra virksomheden og ledighedsbilledet - ikke ud fra dine egne præferencer og kendskab. Effektivitet: Læg evt. en geografisk strategi, så virksomheder i samme område besøges samtidig. 2
Før mødet Forbered mødet Hvis det er første gang, du har kontakt med virksomheden, er det særligt vigtigt, at din forberedelse er i orden. Ved at formulere nogle hypoteser om virksomhedens umiddelbare behov (ud fra tidligere historik, tilgængelig information, situationen i lignende virksomheder osv), kan du hurtigere spore dig ind på, hvad der er af konkrete behov på selve mødet. Derved sparer du både din egen og virksomhedens tid. Tjek virksomhedens hjemmeside og sæt dig ind i deres forretningsområde. Lav en liste over de afdelinger, du forventer virksomheden består af, så du kan spørge ind til et eventuelt behov for arbejdskraft i hver afdeling. Find ud af, hvad succeskriteriet for mødet er Inden besøget på virksomheden skal du gøre dig det klart, hvad det er, du vil have ud af mødet. Ønsker du at: FÅ et samarbejde? FASTHOLDE samarbejdet? UDBYGGE samarbejdet? Hvis målet er at FÅ eller FASTHOLDE et samarbejde, er det essentielt, at du udover konkrete ordrer også får knyttet en relation mellem jobcentret og virksomheden, så der er grobund for videre dialog. Hvis målet er at UDBYGGE, så er succeskriteriet at få ordrer med hjem. Dog med tanke på at holde den gode relation til virksomheden. Skriv målene for den enkelte virksomhed ind i en strategisk årsplan, så du og dine kolleger ikke mister fokus i løbet af året. 3
FØR MØDET Byg forventningerne op Du kan styre mødet allerede inden besøget ved at opbygge virksomhedens forventning til værdien af et samarbejde med jobcentret. Når du bekræfter mødet med en e-mail, kan du f.eks. supplere dagsordenen for mødet med et par af de fordele, et nyt samarbejde kan medføre. michael@job.dk Møde Kære Michael Jensen Jeg ser frem til vores møde den 9. februar 2012, kl. 09.00 på Ådalsvej 14. På mødet forestiller jeg mig, at vi gennemgår følgende punkter: xx xx xx Ud over, at vi kan hjælpe jer med rekruttering af nye medarbejdere, vil vi sikre os, at I ikke går glip af oplagte tilskud og støtteordninger, der kan spare jer tid og penge. På mødet kan vi også tale om, hvordan I kan frigive ekstra ressourcer ved et samarbejde med os om fx sygefravær, opkvalificering af medarbejdere, og hvordan vi kan hjælpe, hvis der er risiko for afskedigelser. Med venlig hilsen Virksomhedskonsulent X X Jobcenter XX Forbered en overbevisende fortælling en historie fra det virkelige liv Det er almindeligt, at man som virksomhedskonsulent synes, at fordelene ved jobcentrets samarbejdsmuligheder er indlysende. Men det er de SJÆLDENT! Virksomheden skal overbevises om de mange fordele og udbytter ved et samarbejde med jobcentret. Og der er ikke noget som historier fra det virkelige liv, når det gælder om at overbevise andre. Metoden er enkel. Inden mødet tænker du på en virksomhed, der ligner den, du skal besøge, og som har fået konkrete fordele af samarbejdet med jobcentret. Denne historie fortæller du ved en passende lejlighed under besøget i virksomheden, med speciel vægt på de opnåede fordele. Øv dig evt. sammen med din nærmeste kollega, måske bliver I inspireret af hinandens fortællinger, og du vil opleve, at du er bedre klædt på næste gang, du skal holde et møde. Eksempel på en fortælling En virksomhed, der ligner jeres, (fortæl hvad den hedder, og hvor den ligger) oprettede sidste år et virksomhedscenter med 5 pladser til unge, der ønskede at komme i virksomhedspraktik. De uddannede en af deres faste medarbejdere som mentor, og vi frikøbte mentoren i nogle timer om ugen til at tage sig af de unge. Virksomheden har i dag ansat to af de unge i ordinære stillinger, og på den måde har de sparet penge til både rekruttering og oplæringsperiode. 4
FØR MØDET Tænk positivt - Det gavner dig selv og giver et bedre møde Vi styres i høj grad af vore overbevisninger om, hvordan verden er indrettet, og hvordan andre mennesker tænker. Og vi kommer længere ved at tænke positivt det skal nok gå end at tænke negativt det går aldrig. Dine overbevisninger styrer også dine forventninger, din udstråling og din adfærd ved et virksomhedsbesøg, så hvis nogle af dine forventninger er negative, så prøv at vende dem til at være positive. Eksempel på negativ overbevisning vs. positiv overbevisning Virksomheder tænker kun på bundlinjen. Den type virksomhed eller den bestemte virksomhed er helt umulig for mig. De forventer, jeg kan lovgivningen på fingrene. Hvis jeg ikke kan, må jeg bluffe. De tror, jeg bare kommer for at sælge en dårlig ledig. Virksomheden ser ned på mig, fordi jeg kommer fra jobcentret / kommunen. Jeg kan umuligt nå mine mål. Det er en plevelse jeg deler med mine kolleger. Hvis jeg roder rundt i reglerne, er det fordi jeg ikke er god nok til mit arbejde. Jeg kommer nok i lokalavisen, hvis jeg dummer mig. Virksomheden er professionelle forhandlere og tromler mig nemt. Mange virksomheder vil gerne tage et socialt ansvar. Lad os starte på en frisk med den virksomhed/ den type virksomhed. Jeg er konsulent, ikke sagsbehandler, så det er helt i orden at vende tilbage med svar, hvis jeg ikke kender det på stedet. Vi gør et seriøst arbejde her i jobcentret. Jobcentrets image er stærkere, end du tror! Hvad kan vi gøre sammen? Der er mange, der føler sig bagud i forhold til at følge med lovgivningen. Kan vi finde fælles løsninger på det? Det er tilladt at begå fejl. Vi konsulenter er trænede forhandlere med stor erfaring og ekspertise inden for vores felt. 5
Under mødet Identificer virksomhedens behov samt løsningen af dette behov Det er vigtigt, at du først får identificeret, hvilke behov virksomheden har, før du præsenterer dem for jobcentrets løsninger. Mange virksomhedskonsulenter er rigtig gode til at præsentere jobcentrets tilbud og kommer derfor til at starte med at fortælle om de mange gode produkter, de har med i tasken. Men det er helt afgørende, at virksomheden selv oplever, at de har et behov, så man dernæst kan finde en løsning, der dækker behovet. Dit job som virksomhedskonsulent er altså i første omgang at spørge ind til virksomheden, og hvad de står med af udfordringer. Ud fra de udfordringer formulerer du et behov, som virksomheden kan acceptere, og først derefter kan du gå i gang med at tale om, hvordan jobcentret kan hjælpe virksomheden med at dække disse behov. Det er også den proces, man kalder BALA: Behov Accept - Løsning - Accept Opgaven for dig som virksomhedskonsulent er at identificere, hvilke af de udfordringer virksomheden fortæller om, som jobcentret kan hjælpe med. Herefter formulerer du nogle mulige behov, som du forestiller dig, virksomheden har, eller som de ligefrem selv fortæller om. Og så søger du virksomhedens accept af, at dette er gyldige behov. Brug så lang tid, som det er nødvendigt for at indkredse behovene. Når du formulerer behovene, skal du IKKE omtale løsningerne, kun de fordele, løsningerne fører med sig, fx i form af sparede ressourcer, bedre økonomi, styrket firmaimage, mere stabilitet eller andet. Tro aldrig, at virksomheden altid selv kan se fordelen ved løsningerne. Det er en meget almindelig fejl, fordi fordelene er så indlysende for konsulenten selv. Eksempler på, hvordan du kan formulere behovene og få accept: Så det kan være lidt stramt med ressourcerne i denne tid? Så stabile medarbejdere er vigtigt for jer? Så det I har behov for, er medarbejdere med helt specielle kompetencer? Så I vil gerne skære ned på unødvendige omkostninger? Så det er vigtigt for jer at have et stærkt image udadtil, hvor folk forbinder jer med nogle positive værdier? Så hvis vi kunne finde en måde at opkvalificere jeres medarbejdere, uden at I behøver undvære arbejdskraft i mellemtiden, så kunne det være interessant? Så det jeg kan forstå er, at I har brug for nogle gode alternativer til at afskedige medarbejdere/ acceptere et højt sygefravær eller? 6
UNDER MØDET Identificer virksomhedens behov samt løsningen af dette behov Når du har fået accept på nogle overordnede behov i virksomheden, begynder du stille og roligt at koble disse behov til et samarbejde med jobcentret. Eksempler på, hvordan du kan koble behovene til et samarbejde Jeg forestiller mig, at det kunne hjælpe jer, hvis I kan spare nogle ressourcer, dels ved at tiltrække medarbejdere på en nem og økonomisk måde, dels ved at nedbringe sygefraværet eller opkvalificere (eller hvad du nu konkluderer, de har behov for). Kunne en måde at spare ressourcer på i personaleafdelingen være at effektivisere jeres rekruttering og mindske udgifter til annoncering? Nu er det på tide at introducere løsningen, og i samme åndedrag skal du aktivt fortælle, hvordan løsningen imødekommer behovet. Det skal du gøre ved at fortælle om løsningen og derpå, hvad man OPNÅR ved løsningen, og hvad man UNDGÅR ved løsningen. Tænk NYTTEVÆRDI. Hvordan giver det mening for virksomheden? Eksempler på skabeloner, du kan bruge til at formulere løsningen Det, jeg umiddelbart tænker, I kunne have glæde af, er et samarbejde om og det ville have den fordel for jer, at, samtidig med, at I ville undgå at Ud fra det, du fortæller, tror jeg, at en god løsning for jer måske kunne være at og det I ville få ud af det på kort sigt er.. og på lang sigt. og måske kunne I så undgå Eksempler på konkrete løsninger Hvis I opretter en praktikplads for et ungt menneske, så får I lidt goodwill ind på kontoen og kan være med til at starte nogle gode cirkler i byen. Så undgår I også, at folks opfattelse af jer som virksomhed måske hviler på nogle gamle fordomme. Hvis du opkvalificerer dine medarbejdere med jobrotation, så opnår du at få mere kompetent arbejdskraft, så din virksomhed bedre kan følge med udviklingen. Dermed undgår du at tabe konkurrencefordele og miste ordrer og indtjening. 7
UNDER MØDET Når du på denne måde har introduceret gode løsninger, der kan imødekomme virksomhedens behov, så er tiden kommet til at søge accept af løsningen og fx spørge virksomheden på en måde, så de selv tilkendegiver, at løsningen kan bruges. Eksempler på, hvordan du søger accept på dit løsningsforslag Hvordan passer det i forhold til, hvad du selv tænker? Synes du, det lyder fornuftigt? Hvordan lyder det? Stemmer det overens med det, du selv tænker? Har virksomheden et reelt behov for at samarbejde med jobcentret, er chancerne for succes nu optimerede. Det er dog sjældent, at du som konsulent kan styre mødet fra først til sidst, for virksomheden vil typisk have indvendinger mod nogle af løsningerne. Indvendinger, det kræver et fælles arbejde blandt konsulenterne at imødegå. Behandel indvendinger fra virksomheden og tag dem i opløbet Mange virksomheder kan ikke umiddelbart se, hvorfor de skal prioritere et samarbejde med jobcentret. De tænker kortsigtet her og nu og ser måske tiden bedre brugt på produktion og indtjening. Eksempler på typiske udfordringer/indvendinger Virksomheden ser ingen værdi i samarbejdet Et samarbejde haster ikke for virksomheden Kontaktpersonen mangler tid til et møde Antagelser om, at jobcentret ikke har de rigtige løsninger/ medarbejdere til lige netop dem Virksomhederne mener derfor at have gode grunde til ikke at tænke et møde som særlig fordelagtigt, og det er derfor virksomhedskonsulentens rolle både før, under og efter besøget at vende opfattelsen af samarbejdet fra at være en belastning til at være tiden værd, og mere til. Det kræver, at konsulenten er god til at imødegå de indvendinger mod samarbejdet, der optager modparten. En god måde at behandle indvendinger på, er ved at imødekomme dem afslappet og derefter lede modparten væk fra problemet og over mod en løsning. At flytte fokus. Nogle indvendinger er dog også udtryk for, at modpar- 8 11
UNDER MØDET ten håber, du har et godt argument, som de kan imødegå deres egen indvending med. Under mødet vil virksomheden typisk komme frem med indvendinger mod de løsninger, der kommer på bordet. Som virksomhedskonsulent vil du stå godt, hvis du bruger tid på at lave en liste over de typiske indvendinger, og hvordan du imødegår dem én for én. Lav et katalog over indvendinger Opret en fælles fil, hvor alle konsulenter kan notere de typiske indvendinger, samt hvordan de gendriver dem. Hold et indvendingsmøde, hvor I: identificerer typiske indvendinger beder alle fortælle, hvordan de plejer at imødegå indvendingen diskuterer fordele og ulemper ved hver strategi 9
EFTER MØDET Efter mødet Få ekstra information om virksomheden med hjem. Når selve mødet er veloverstået, er der stadig grobund for at få lidt ekstra information om virksomheden med hjem. Spørg om du må få en rundvisning på virksomheden det kan afdække eller aktivere endnu flere behov. Har de f.eks. en kantine, en reception eller et lager, hvor man også kunne se, at jobcentret kan være til nytte. Spørg gerne på vej ud fra mødet: Hvordan ser du selv fordelene ved at samarbejde med jobcentret på nogle af de områder, vi har talt om i dag? Ved at få personen fra virksomheden til selv at udtrykke det, så tager vedkommende de positive ord om et samarbejde til sig som sine egne. Følg op på mødet! De fleste resultater skabes ofte i den dialog, du indleder med virksomheden efter mødet, typisk pr. mail eller telefon. Kontakten til virksomheden skal holdes varm, og strategiske mål for kontakten skal revideres: Hvad er næste skridt? Ønsker du at få, fastholde eller udvide samarbejdet med virksomheden? En henvendelse til virksomheden efter mødet skal så vidt muligt bestå af et tilbud eller en formuleret fordel i form af nye ideer til samarbejdet, samt hvordan jobcentret kan imødekomme de behov, der kom frem på mødet. Du bør senest en uge efter mødet sende en mail, hvori du udtrykker, at det har været et godt møde, skriver hvad I har aftalt og kommer med flere bud på, hvad man også kunne gøre. Ekstra ydelser I mailen skal der også noget nyt på banen, så væn dig til at gemme en godbid fra mødet til opfølgningen. Det kan være en idé eller et forslag, der måske vil interessere virksomheden. Eksempler på, hvordan du fastholder virksomhedens interesse efter mødet På vej hjem fra besøget hos jer kom jeg til at tænke på, om en løntilskudsordning kunne være noget for jer? Fordelen er, at Vi fik ikke talt om de store fordele, virksomheder som din har af at sætte fokus på de unge. Selv om det p.t. er nemt at skaffe erfaren arbejdskraft, er det vigtigt også at tænke på en fornuftig aldersfordeling af medarbejderne. 10
EFTER MØDET Hvad bør en opfølgende mail indeholde Skriv et kort referat af mødet, og hvad I aftalte. Formulér mailen efter BALA-modellen. Gør det meget tydeligt, hvilke konkrete samarbejdsmuligheder, du ser. Eksempel: Vi talte om, at det var en udfordring med XX og vi fandt ud af, at I har behov for XX. Og så fandt vi frem til, at XX kunne være en god løsning, fordi XX Skriv, hvordan du forestiller dig næste skridt i samarbejdet, og hvilke muligheder du ser fremover. Brug opfølgningsdialogen til at blive ved med at undersøge, hvad virksomheden synes er vigtigt i et samarbejde med jobcentret. Hvis du ikke er nem at få fat på i det daglige, så skriv kontaktinfo på en specifik kollega, som virksomheden kan henvende sig til, når du er ude. michael@job.dk Tak for sidst! Kære Michael Jensen Tak for et godt og konstruktivt møde. Vi talte om, at det var en udfordring med XX og vi fandt ud af, at I har behov for XX. Og så fandt vi frem til, at XX kunne være en god løsning, fordi XX Med venlig hilsen Virksomhedskonsulent X X Jobcenter XX Rigtig god vind med alle møderne! 11