ForældreIntra Kom godt fra start med ForældreIntra og kom videre! Version: August 2012
Indholdsfortegnelse Før man går i gang...4 Kommunikation mellem skole og hjem sedler m.m...4 Email/beskeder i ForældreIntra...4 Fotos, værker m.m...5 Indstillinger med mere...6 Læreren skal have lov...7 Kom i gang med ForældreIntra!...8 Vedligeholdelse af ForældreIntra...8 Vedligeholdelse Opslag på klassens opslagstavle...9 Vedligeholdelse Dokumenter i ForældreIntras dokumentarkiv...10 Vedligeholdelse Billeder i ForældreItras billedarkiv...11 Vedligeholdelse Besked til en eller flere forældre...12 Vedligeholdelse Kontaktbøger...13 Vedligeholdelse Forældreintras forsidebilleder...15 Vedligeholdelse Tilmelding til arrangementer mm...15 Vedligeholdelse Samtaler...17 Vedligeholdelse Klassens scrapbog...19 Vedligeholdelse Debatforum for klassens forældre...20 Vedligeholdelse besøgstæller for klassen...21 Vedligeholdelse - Advisering pr. e-mail...21 Omgående advisering...23 Vedligeholdelse Indstillinger vedr. ForældreIntra...24 Nye muligheder omkring layout...24 Vedligeholdelse adgangskoder...26 Vedligeholdelse Tilpas beskedsystemet...27 Vedligeholdelse - Papirkopi til forældre...28 Vedligeholdelse Skjulte kontaktoplysninger...29 Administration af ForældreIntra...29 Administration Adgang til ForældreIntra...31 Administration Vejledning på loginside...31 Administration Log...32 Administration Standardlayout...33 Administration ForældreIntras menu...33 Administration Menusprog...34 Administration Top- og bundtekst...34 Administration Besked om kontaktoplysninger...35 Hvad ser forældrene?...36 Forældrenes egene indstillinger...37 Lektiebog?...39 Test dit ForældreIntra som forælder!!...40 ForældreIntra et stærkt system...41 Husk PDF...41 Side [3] af [44]
Før man går i gang... Inden man søsætter ForældreIntra på den enkelte skole, bør man bl.a. have diskuteret ting som regler omkring emails/beskeder, tilladelser til brug af elevbilleder etc. Indholdsområder og anbefalet ordlyd kunne være følgende: Kommunikation mellem skole og hjem sedler m.m. Når ForældreIntra introduceres på de enkelte institutioner, foregår den daglige kommunikation så vidt muligt elektronisk. Meddelelser, der før blev sendt med eleverne hjem i papirform, sendes i fremtiden elektronisk. Således er det kun elever, hvis forældre ikke er tilmeldt ForældreIntra, der får en papirudskrift med hjem. Dette kan også inkludere skolebladet, som kan laves elektronisk i SkoleIntra. Skolen forventer, at forældrene holder sig ajour via hjemmeside og ForældreIntra. Email/beskeder i ForældreIntra Forældrene har selv ansvar for, at deres emailadresse er indtastet korrekt og at den opdateres ved ændringer. Dette sikrer, at de modtager advisering, når der er nyt i ForældreIntra. Forældrene vil ved indlogning med jævne mellemrum blive bedt om at ajurføre oplysningerne. Emails mellem skole og hjem bruges udelukkende til generel orientering eller generelle spørgsmål. Emails til skolen besvares indenfor 3 arbejdsdage undtaget v. lærers sygdom og lignende. Overordnede overvejelser Beskeder til/fra hjemmet bør have karakter af en elektronisk meddelelsesbog og begrænses til korte meddelelser Er ForældreIntra det bedste forum til din henvendelse? Er dit spørgsmål generelt for hele gruppen/klassen eller er det bedre med en direkte henvendelse til læreren/forælderen? Beskeder sendt til alle må ikke vedrøre enkeltpersoner Benyt neutralt sprog pas på med ironi og sarkasme! Vær præcis og saglig! Nævn aldrig tredjepart! Vær anerkendende! ForældreIntra/beskedsystemet egner sig ikke til diskussioner og slet ikke, hvis man er vred! Mails, som har arkivmæssig interesse, udskrives og opbevares i elevens mappe Side [4] af [44]
Fotos, værker m.m. Dette oplæg er sendt til at alle skoler i Tønder kommune Side [5] af [44]
Indstillinger med mere Vi vil opfordre kraftigt til, at de involverede lærere sætter sig ind i ForældreIntras funktioner, inden forældrene lukkes ind. Man kan arbejde med indstillinger, teste med mere før forældrene får adgang og på den måde være klædt godt på! Senere skal vi gennemgå de mange muligheder i systemet og flere punkter vil være endog meget hensigtsmæssige at have styr over inden forældrene lukkes ind. Vi kan nævne: Hvordan skal forsiden af ForældreIntra se ud? (billede, tekst m.m.) Hvad skal forældrene have adgang til via ForældreIntra? Hvem skal forældrene kunne skrive beskeder til? Er alle forældre oprettet? Skal der evt. laves et begyndermateriale til forældrene? F.eks. fra UNI C Slagplan: Hvordan søsættes ForældreIntra Tidsplan: Hvornår er ForældreIntra fuldt i drift den enkelte klasse Tidsplan: Hvornår er ForældreIntra fuldt i drift hele skolen Hvem gør hvad? Hvem har adgang og hvad er den enkelte lærers rolle? Godt forarbejde sikrer stor succes! Side [6] af [44]
Læreren skal have lov...eller rettere det er vigtigt at læreren har de muligheder, der er aftalt på institutionen! Under rettigheder for læreren ([Admin] [Adgang] [Brugernes koder og rettigheder]) indstiller administrator efter de lokale aftaler: Der kan være utallige indstillinger. Her blot vist, at der skal være flueben ved [Adgang til ForældreIntra-menu]. Indstillingen kan også laves for en hel sikkerhedsgruppe, så f.eks. alle lærere har de rigtige rettigheder på institutionen. Med ovenstående indstillinger har medarbejderen adgang til: Side [7] af [44]
Kom i gang med ForældreIntra! ForældreIntra er et modul, der fungerer sammen med SkoleIntra-pakkens andre dele (LærerIntra, ElevIntra osv.) ForældreIntra er meget enkelt at anvende og giver samtidig unikke muligheder for tæt samarbejde/kommunikation med de enkelte elevers forældre. I denne gennemgang vil vi komme omkring de mange muligheder både hvad angår det administrative udfordringer og de mere kreative muligheder! Vedligeholdelse af ForældreIntra ForældreIntra vedligeholdes via skolens intranet! For at komme i kontakt med administrationsdelen, gør følgende: 1. Log på LærerIntra/PersonaleIntra 2. Vælg Admin 3. Vælg Forældreintra Vælg din klasse! Kræver administratorrettigheder! Side [8] af [44]
Vedligeholdelse Opslag på klassens opslagstavle Her kan de involverede lærere oprette opslag på klassens opslagstavle præcist som man kender det fra LærerIntra's opslagstavle! Side [9] af [44]
Vedligeholdelse Dokumenter i ForældreIntras dokumentarkiv Meddelelser dækker over bl.a. dokumenter og nyhedsbreve! Dokumenter m.m. placeret her vil være at finde på forsiden af ForældreIntra, såfremt punktet Dokumenter er valgt som element! Her ses eksempel fra ForældreIntra: Side [10] af [44]
Vedligeholdelse Billeder i ForældreItras billedarkiv Her kan sendes billeder til arkivet. Arkivet er kun tilgængeligt for den pågældende klasse. Det er muligt at masseuploade, dvs. mere end 1 billede af gangen. Skalerer automatisk Store billeder Du kan læse mere om håndtering af billeder i SkoleIntra i en særskilt manual på www.skolekonsulenterne.dk! Side [11] af [44]
Vedligeholdelse Besked til en eller flere forældre Denne funktion er helt magen til Besked-funktionen i LærerIntra dog kan man her skrive til forældrene og omvendt! Modtager man som lærer beskeder fra forældre via ForældreIntra, vil disse beskeder poppe op i den almindelige beskedboks i LærerIntra. Man skal altså ikke lede efter beskeder flere steder! Side [12] af [44]
Vedligeholdelse Kontaktbøger Her er tale om en ny funktionalitet i ForældreIntra. Adgangen til kontaktbøgerne kan styres: Opfordring: Klare aftaler med forældrene omkring brugen af kontaktbogen er alfa og omega inden der gives adgang til den! Side [13] af [44]
Der er kommet en note fra en forælder: Side [14] af [44]
Vedligeholdelse Forældreintras forsidebilleder Her vedligeholder man billedet på forsiden af ForældreIntra dvs. det billede, forældrene ser efter de har logget på! Send billede Vedligeholdelse Tilmelding til arrangementer mm. Oprettelse af tilmeldingsblanketter foregår i 4 trin. Først indtastes grundoplysninger om tilmeldingsblanketten. Dernæst oprettes selve kuponen med de spørgsmål, som forældrene skal svare på ved tilmeldingen, og på side 3 skrives den tekst, der skal står over kuponen. På sidste side vises hele tilmeldingsblanketten, som den vil fremstå for forældrene i ForældreIntra. Hvis man er tilfreds, skal man her klikke på Udfør for at gemme og aktivere blanketten. 1 For at se selve tilmeldingsblanketten, som den ser ud, klikkes på titlen: 1 Hjælpeteksten fra ForældreIntra Side [15] af [44]
For at se tilmeldingerne, klikkes på ForældreIntra det er lige noget for os!! Side [16] af [44]
Vedligeholdelse Samtaler Nu er det blevet rigtig nemt at lave skole/hjemsamtaler og lignende, der kræver tidsbestilling. Forældrene vælger selv deres tidspunkt og kun 1 forælder kan vælge hvert tidspunkt. Det tager under 5 minutter at lave en tilmelding og så har forældrene øjeblikkelig adgang til den! Side [17] af [44]
Der er gode muligheder for at tilpasse tilmeldingen til de konkrete forhold: Se tilmeldinger send besked til forældrene ret egenskaber for samtalerne Her kan lægges pauser ind, læreren kan reservere bestemte tider etc. Når samtalerne er på plads, vælges besked. Der skal blot skrives et kort indhold så ordner systemet resten, dvs. sætter tidspunkt og navn på osv. Emne = samtalens titel når den oprettes! Side [18] af [44]
Vedligeholdelse Klassens scrapbog SkoleIntra skriver om dette modul: Klassens scrapbog er et html-dokument, som klassens lærere vedligeholder vha. den indbyggede editor, og som forældrene kan åbne via et link i ForældreIntra. Lærerne kan løbende tilføje nye tekstafsnit og billeder om klassens liv gennem hele skoleforløbet. Side [19] af [44]
Vedligeholdelse Debatforum for klassens forældre Her kan man lade forældrene i en klasse diskutere et givent emne. Et debatforum kan være lærer- eller deltagerstyret (hvem kan slette indlæg etc.). Dette styres under [Indstillinger vedr. ForældreIntra for XX]. Side [20] af [44]
Vedligeholdelse besøgstæller for klassen Her kan læreren følge med i de enkelte brugeres anvendelse af ForældreIntra. Der er flere muligheder for at se statistik og optællinger mere om det senere under punktet Administration! Vedligeholdelse - Advisering pr. e-mail Det er meget, meget vigtigt, at man kender denne funktion! De enkelte forældre kan tilmelde sig advisering på den måde vil de modtage en email, når der sker noget på ForældreIntra. Med andre ord: De behøver ikke logge sig på ForældreIntra forgæves. For at sikre, at forældrene ikke får et hav af emails omkring nyt på ForældreIntra, sender systemet som udgangspunkt kun adviseringen samlet en gang i døgnet nemlig omkring kl. 20.00! Dette tidspunkt kan ændres! Side [21] af [44]
Hvem er tilmeldt? Side [22] af [44]
Omgående advisering I visse tilfælde kan det være smart at sende adviseringer ud med det samme, f.eks. hvis man som lærer har skrevet en vigtig besked. Så skal man straks-advisere Her skal man via Kommende adviseringer Side [23] af [44]
Vedligeholdelse Indstillinger vedr. ForældreIntra Billedet fortæller det meste her indstiller man, hvad forældrene kan opleve på ForældreIntra! Bemærk mulighederne for styring er opslagstavlen f.eks. lærerstyret, eller skal forældrene også have lov?? Nye muligheder omkring layout I og med ForældreIntra vises i eget vindue, er der langt flere muligheder omkring layout. Side [24] af [44]
Her skal kort gennemgås mulighederne: Hvordan skal forsiden bygges op? - træk og slip i elementerne! Lægger man billeder her, vil man kunne få et slideshow på forsiden af ForældreIntra. Intet bøvl upload blot billederne her og skriv en overskrift! Indlejret webside er lidt mere avanceret ideen er, at man kan lægge hjemmesider ind, Side [25] af [44]
html-kode m.m. Kun for de lidt øvede! Hvilke genveje, skal der være på ForældreIntra? Vedligeholdelse adgangskoder Her kan du nulstille forældrenes adgangskoder til ForældreIntra, hvis de har glemt deres koder. Marker de koder, som skal nulstilles. Hvis en brugers kode nulstilles, skal vedkommende logge på med fælleskoden og derefter vælge sig en ny personlig adgangskode. Har personen flere børn i skolen, nulstilles koden for alle børnene. Kontakt administrator, hvis fælleskoden er udløbet. Bemærk også at der er mulighed for at udskrive labels til forældrene med deres oplysninger! Side [26] af [44]
Vedligeholdelse Tilpas beskedsystemet Her fastlægger man, hvem klassens forældre kan vælge som modtagere af beskeder til i ForældreIntras beskedsystem. Forældre kan også sende beskeder til skolebestyrelsesmedlemmer, hvilket ikke kan fravælges. 2 Hvem skriver til hvem?? 2 ForældreIntras egen vejledning til denne side Side [27] af [44]
Vedligeholdelse - Papirkopi til forældre Ikke alle forældre har mulighed for eller ønsker at blive orienteret elektronisk. Her kan lærerne markere de forældre, som skal have en papirudgave af ugeplaner og af dokumenter, som sendes til ForældreIntras dokumentarkiv. Hvis skolen har aktiveret muligheden, kan forældrene selv vælge papirudskrift til eller fra under menupunktet Indstillinger inde i ForældreIntra. Udskrift på etiketter er tilpasset labels af mærket Avery DL7163. I ForældreIntra vil man flere steder have mulighed for at printe ud til de, der har valgt papirkopi! Undgå papirkopier!! hasslefreeclipart.com Side [28] af [44]
Vedligeholdelse Skjulte kontaktoplysninger Forældre kan fravælge, at kontaktoplysninger vises i klasselister i ForældreIntra. Det gøres i ForældreIntra under Indstillinger. Hvis adresser, telefonnumre eller e-mailadresse ikke vises i ForældreIntra, kan det derfor enten skyldes, at oplysningerne er markeret som hemmelige i elevkartoteket, eller at forældrene har fravalgt visning i ForældreIntra. Elevadresser og -telefonnumre vises ikke, hvis de er identiske med kontaktoplysninger, som forældrene har valgt at skjule. Administration af ForældreIntra Administration af ForældreIntra vil ofte ske i et samarbejde med SkoleIntras administrator på skolen. Som lærer vil man have adgang til langt de fleste menuer, mens enkelte er forbeholdt administratorer! Vi gennemgår alligevel alle mulighederne dels for administrators skyld, dels for at man som lærer kan se det hele! På de næste sider handler det om disse punkter: Side [29] af [44]
Disse indstillinger kigger man på inden ForældreIntra søsættes og derefter er der ikke det store arbejde her! Det er en god ide at drøfte mulighederne med administrator. For den alm. bruger ser ForældreIntra-menuen kun således ud: Side [30] af [44]
Administration Adgang til ForældreIntra Her kan læreren give forældrene adgang! Opret brugernavne opretter brugernavne hvor mor får brugernavnet tlf-nummer efterfulgt af a mens far får tlf-nummer efterfulgt af b. Hver bruger får en unik 4-cifret standard-kode, som kun virker ved første login. Herefter skal forælderen selv vælge adgangskode. Bemærk muligheden for at udskrive labels! Administration Vejledning på loginside Hvad skal der stå på loginsiden?? Side [31] af [44]
Administration Log Sætter man flueben som vist, er det muligt at se en masse omkring brugen af ForældreIntra! Oversigterne er meget enkle men giver et godt overblik over brugen og udviklingen omkring ForældreIntra i den enkelte klasse/i ForældreIntra generelt! Side [32] af [44]
Administration Standardlayout Administration ForældreIntras menu Her kan der tændes og slukkes for menupunkter i ForældreIntra, ligesom der kan tilføjes egne menupunkter f.eks. et menupunkt, der linker til noget specielt! Side [33] af [44]
Administration Menusprog Administration Top- og bundtekst Side [34] af [44]
Administration Besked om kontaktoplysninger NB! Husk at aftale med f.eks. sekretæren INDEN vedkommende sættes på som modtager af disse informationer. På en stor skole kan denne funktion betyde betydelige mængder af beskeder/emails!! Side [35] af [44]
Hvad ser forældrene? Vi vil i denne gennemgang nøjes med at vise et par screendumps af forældreintra, som forældrene ser det! Bemærk, hvordan de tilknyttede børn nu er tilgængelige via faneblade! Her er vist samtlige muligheder dette tilpasses som tidligere beskrevet af læreren eller/og teamet eller/og administrator på skolen! Side [36] af [44]
Forældrenes egene indstillinger Forældrene kan gives adgang til mangt og meget her vist nogle af mulighederne: Side [37] af [44]
Side [38] af [44]
Lektiebog? En nyere feature er lektiebogen. Den oprettes som følger (og der kan kun være 1 lektiebog pr. klasse/hold): [Samarbejde] [Dagbøger] Side [39] af [44]
Test dit ForældreIntra som forælder!! Der er kommet rigtig gode muligheder for at teste systemet bl.a. for at se ForældreIntra, som forældrene ser det! Læg mærke til, at man kan være lærer eller en hvilken som helst af forældrene. Man kan naturligvis ikke læse deres beskeder etc., men blot se menuer m.m. fra deres synsvinkel. Det giver gode muligheder for at hjælpe forældre, der sidder fast eller har brug for anden support man kan som lærer simpelthen se deres ForældreIntra! Side [40] af [44]
ForældreIntra et stærkt system Alene på grund af integrationen til skolens eksisterende Intranet er ForældreIntra et stærkt og enkelt værktøj at benytte i kommunikationen med forældrene. Systemet virker enkelt, hurtigt og har en masse gode muligheder -ikke mindst omkring tilmeldinger, samtaler, lektiebøger osv. osv. Næsten kun fantasien sætter grænser! Husk PDF Husk at lægge alle dokumenter til forældrene i PDF-formatet. Så er du sikker på, at alle kan åbne, læse og printe dokumenterne. I OpenOffice er der en knap til formålet let, enkelt og elegant og i de fleste gængse kontorpakker er dette efterhånden standard! Side [41] af [44]
Noter
Noter