UDKAST Samarbejdsaftale mellem Tønder Kommune og Tønder Erhvervsråd 2013-2016 (2014-2017) 1
Mellem Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder og Tønder Erhvervsråd Vestergade 9 6270 Tønder indgås nærværende Samarbejdsaftale 1. Indledning Lokal erhvervsudvikling og understøttelse af det lokale erhvervsliv er et prioriteret område både for Tønder Kommune og Tønder Erhvervsråd. Etableringen af Tønder Erhvervsråd skal derfor ses som et fælles ønske dels om at styrke erhvervsindsatsen ved at give erhvervsindsatsen en endnu mere virksomhedsorienteret profil og dels om i endnu højere grad at støtte op om det samlede erhverv i kommunen. Parterne ønsker med denne aftale at udfærdige samarbejdsgrundlaget for en fireårig periode, og derved give Tønder Erhvervsråd en bedre basis for dennes mere langsigtede strategi og planlægning. Samarbejdsaftalen fastsætter de overordnede rammer for samarbejdet mellem Tønder Kommune og Tønder Erhvervsråd, herunder vilkår om kommunale tilskud samt tilvejebringelse af lokaler, faciliteter og administrative ydelser. Samarbejdet udmøntes konkret ved årlige resultatkontrakter, som uddyber de centrale indsatsområder samt de målepunkter, som Tønder Kommune evaluerer den lokale erhvervsfremmeindsats på. 2. Grundlag Denne samarbejdsaftale tager sit udgangspunkt i den vedtagne erhvervsstrategi 2010-14, samt i Tønder Erhvervsråds gældende vedtægter. Da erhvervspolitikken i sagens natur er dynamisk og der vedtages en ny i 2014, må det forudses, at der løbende skal ske tilpasninger i samarbejdet mellem Tønder Kommune og Tønder Erhvervsråd. 2
Udarbejdelsen af den kommende erhvervsstrategi og justeringerne heraf skal ske i et tæt samarbejde mellem Tønder Kommune og Tønder Erhvervsråd og skal udformes i tæt dialog med virksomheder i Tønder kommune. Det retlige grundlag for samarbejdet er dels erhvervsfremmeloven, lov nr. 602 af 24. juni 2005 om erhvervsfremme med senere ændringer, og dels kommunalfuldmagten. Tønder Erhvervsråd er ved udførelsen af sine aktiviteter for Tønder Kommune underlagt gældende lovgivning. 2.1 Samarbejdsaftale Da resultatkontrakter indgået for et år ad gangen ikke tidsmæssigt kan give Tønder Erhvervsråd den fornødne basis for arbejdet med en langsigtet strategi og planlægning samt implementering af indsatsen er det aftalt, at der indgås en samarbejdsaftale gældende for en 4 årig periode startende den 1. juli 2013. Der indgås en fornyet aftale fra 1. januar 2014, således at aftalen fremadrettet følger valgperioden. Aftalen suppleres med resultatkontrakten, der løber for 1 kalenderår ad gangen. 2.2 Resultatkontrakt Tønder Erhvervsråd er indenfor rammerne af de årlige resultatkontrakter en meget væsentlig kontakt til virksomheder og iværksættere. I resultatkontrakten aftales således de konkrete mål, der i pågældende år skal nås, som en del af udmøntningen af kommunens erhvervspolitik. I aftaleperioden udarbejdes der årligt senest den 1. november en resultatkontrakt vedrørende de konkrete opgaver for Tønder Kommune det efterfølgende år. 2.3 Leje- og Administrationsaftale Med denne samarbejdsaftale stiller Tønder kommune lokaler og eksisterende arbejdspladser samt administrative ydelser til rådighed for Tønder Erhvervsråd. Aftalen omfatter følgende forhold: Tønder Erhvervsråd kan benytte lokaler i Vestergade 9 herunder fælleslokaler, som de er i brug ved overtagelsen. Udgifter til husleje, forbrugsudgifter og daglig drift påhviler Tønder Kommune. Tønder Kommune stiller nødvendige kontorartikler m.v. til rådighed. 3
De eksisterende arbejdspladser i Vestergade 9 kan benyttes af sekretariatet for Tønder Erhvervsråd. IT arbejdspladser og telefoni serviceres af Tønder Kommunes IT afdeling. Tønder Erhvervsråd skal benytte sig af Tønder Kommunes økonomisystem; herunder hører at lønadministration varetages af Tønder Kommune. Medarbejderne i sekretariatet indgår i den kommunale leasingbilaftale 3 Ansvars- og kompetenceforhold mellem Tønder Kommune og Tønder Erhvervsråd 3.1 Ansvarsområder og roller Som myndighed har Tønder Kommune det primære ansvar for at fremme den erhvervspolitiske vision og målsætning, en kommune i vækst og udvikling med et erhvervsklima, der understøtter virksomhedens konkurrencekraft bedst muligt. Tønder Erhvervsråd understøtter aktivt og loyalt kommunen, såvel det politiske niveau som forvaltningen, i at udfylde sin rolle som myndighed og serviceleverandør på en løsningsorienteret og proaktiv måde. Tønder Erhvervsråd skal indenfor rammerne af Tønder Kommunes erhvervspolitik og nærværende samarbejdsaftale med tilhørende resultatkontrakt tilvejebringe relevante og fremadrettede servicetilbud for alle virksomheder og iværksættere, som er bosiddende i eller påtænker at etablere sig i Tønder Kommune. Opgaveløsninger indenfor alle indsatsområder løses ved et tæt og respektfuldt og gensidigt samarbejde såvel på politisk og ledelsesniveau som på forvaltnings- og udførende niveau. Såvel Tønder Erhvervsråd som Tønder Kommune arbejder aktivt for udnyttelse af synergifelter mellem de respektive ansvarsområder. På tværfagligt niveau forpligtes Tønder Erhvervsråd ved erhvervschefen til at afholde de nødvendige dialogmøder med relevante afdelinger i kommunen til sparring og udveksling af informationer med henblik på i fællesskab at informere hinanden om erhvervssituationen og fælles interesseområder i kommunen og at aftale samarbejdsform. Parterne er forpligtet til i det konkrete samarbejde at arbejde hurtigt og serviceorienteret. Tønder Kommune har afsat en visionspulje i budgetårene 2012-15 for en særlig indsats i forhold til udvikling af turismen. Tønder Erhvervsråd varetager sagsbehandlingen og har gennem medlemmer af rådgivende udvalg for nogle af puljerne indstillingsret til den politiske styregruppe. 4
3.2 Afrapportering Tønder Erhvervsråd er ansvarlig for, at der én gang årligt, første gang senest den 30. april 2014, leveres en skriftlig afrapportering til Tønder Kommune. Afrapporteringen sker med afsæt i resultatkontrakten for 2013 og Tønder Erhvervsråds handlingsplan for 2013. Afrapporteringen er en vigtig bestanddel i nærværende kontrakt og den skal afspejle de aktiviteter og tiltag som Tønder Erhvervsråd har udført for erhvervslivet, samt en statistisk opgørelse over hvilke virksomheder Tønder Erhvervsråd i den forbindelse har været i kontakt med. 3.3 Dialogmøde og kontakt Tønder Erhvervsråd og repræsentanter Tønder Kommunes økonomiudvalg afholder årligt et dialogmøde (første gang september /oktober 2013), hvor Tønder Erhvervsråds evalueringsrapport drøftes. Mødets formål er at bibeholde en god kontakt og dialog mellem Tønder Kommune og erhvervslivet. Tønder Kommune er ansvarlig for afvikling af mødet. 4. Økonomi Tønder Kommunes bidrag fastsættes for et år ad gangen af kommunalbestyrelsen efter forudgående forhandling med Tønder Erhvervsråd. Ud af bevillingen afholdes udgifterne til lønninger m.v. af de ansatte i Erhvervssekretariatet samt den af Tønder Erhvervsråd ansatte Erhvervschef. Tønder Erhvervsråd ansætter selv nødvendigt personale til at varetage driften. Løn og ansættelsesvilkår for foreningens personale fastsættes i henhold til de af KL, efter forhandling med de forhandlingsberettigede organisationer, fastsatte bestemmelser. Bogholderi og regnskabsførelse varetages af foreningen i Tønder Kommunes økonomisystem. Foreningen følger kommunens autoriserede konteringsregler, jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem. 5. Samarbejdsaftalens begyndelse og ophør Samarbejdsaftalen træder i kraft den 1. juli 2013 og gælder til 31. december 31. december 2016. 5
Samarbejdsaftalen ophører uden nærmere varsel ved udgangen af aftaleperioden. Ultimo år 2016 indledes forhandlinger om ny samarbejdsaftale for den kommende periode. Indenfor perioden kan aftalen opsiges med 6 måneders varsel til ophør med udgangen af et kalenderår. Dog gælder, at denne første samarbejdsaftale genfremsættes gældende for perioden 1. januar 2014-31. december 2017 således, at den følger den kommunale valgperiode. Tønder, den Tønder, den Laurids Rudebeck Borgmester xxxxxxxxxxxxxxxxxx Bestyrelsesformand 6