Kom godt i gang med Budget Dette hæfte giver en introduktion til Drifts- og likviditetsbudgettet samt til Likviditetskontrol. Yderligere informationer samt anvisninger på håndtering af forskellige emner vedrørende budgettering, kan du finde på landscentrets hjemmeside, www.dlbr.dk/it. Udgivet April 2008 Redigeret November 2010 Redaktør Tryk Videncentret for Landbrug Videncentret for Landbrug Udgiver Videncentret for Landbrug, ØkonomiIT, 8740 5000 Support Se www.dlbr.dk/it eller ring på 7015 5015 2
Indholdsfortegnelse Introduktion til Budget... 5 Sådan laver du Likviditetsbudget... 6 Indtastning i likviditetsbudgettet... 8 Budgetoplysninger... 9 Kopieringsmuligheder - Budgetgrundlag... 10 Sådan laver du Driftsbudget... 11 Intern omsætning... 11 Status og efterposteringer, budget... 12 Skatteberegning... 13 Sådan laver du Budgetbemærkninger... 14 Skriv bemærkninger i Word og Excel... 14 Sådan skriver du i bemærkninger fra en landsskabelon... 15 Dine egne skabeloner (Centerskabeloner)... 16 Udskriv Budget... 17 Likviditetsbudget... 18 Driftsbudget... 19 Sammenligning budgetalternativer... 21 Når Budgettet er færdigt... 23 Likviditetskontrol... 25 Genvejstaster... 27 3
Introduktion til Budget Introduktion til Budget Budgettet giver dig mulighed for at analysere dine planer for de kommende år udtrykt i kroner. Likviditetsbudgettet beregner din driftskredit på månedsbasis ud fra de ind- og udbetalinger du indtaster. Driftsbudgettet viser det forventede resultat i bedriftens økonomiske udvikling. Likviditetskontrol Budget Bogføring Økonomistyring Med budgetprogrammet følger likviditetskontrol, som giver dig mulighed for analysering af budgetafvigelser. Kontrollen sammenholder budgettet med poster fra programmet Bogføring. Du kan kopiere sidste års kasseposter til budgettet og tilpasse ud fra forventninger til dette år, samt fra erfaringerne i likviditetskontrollen. Ringen er sluttet i din økonomistyring. 5
Sådan laver du Likviditetsbudget Sådan laver du Likviditetsbudget Vælg budgetperiode Vælg den lodrette fane Budget og den vandrette fane Likviditet og drift. Hvis du ikke står i den rigtige periode, gå til opslaget Vælg periode via b+ H eller lokalmenuen du finder ved højreklik. Indtast budgettet Venstre side viser budgettet. Billedet kan skifte mellem to visninger - skiftet sker med t. Øverst i højre hjørne ses hvad der vises. Når du står i Viser udvalgte, vises kun konti, hvorpå der findes budgetposter. Stå i Viser alle -tilstand inden du fortsætter - så vises hele ejendomskontoplanen. Placer markøren på øverste linie Indtægter, og fold den ud med x (eller klik med musen på +). Brug y til du står på en konto. Når du står på en konto i venstre side af skærmbilledet, vises den samme konto i skærmbilledets højre side. Her taster du pr. måned de forventede udbetalinger med - og indbetalinger med +. Se også side 8. Indtast budgetoplysninger Vælg højreklik-menu eller b+ B. Se side 9. Beregn Når du er færdig med at indtaste, skal du klikke på Beregn. Herved beregnes moms, renter af driftskredit og ændring af driftskredit. Driftskredittens saldi i løbet af året vises i opslagsbilledet Driftskredit (brug højreklik-menu Driftskredit eller b+ K). 6
Sådan laver du Likviditetsbudget Udskriv likviditetsbudgettet Vælg likviditetsbudget i udskriftsbilledet b+ P. Moms beregnes ud fra kontoens momsforvalg. t skifter mellem to visninger i skærmbilledet: - Viser udvalgte : kun konti med budgetposter - Viser alle: alle ejendomskonti. Beregner moms, renter og driftskredit. Knappen er grå, når der er beregnet. Hvis der er forskel på beløbet i Likviditet og Resultat, skyldes det forskydninger i beholdninger og besætning eller kontoen er markeret som intern omsætning. b+r/s skifter til forrige / næste konto 7
Sådan laver du Likviditetsbudget Indtastning i likviditetsbudgettet Indtastningen i likviditetsbudgettet kan gøres i de enkelte måneder, eller du kan indtaste i fordelingspanelet. Felterne i de to første linier i højre side (fordelingspanelet) kan bruges til næsten al indtastning. Skærmbilledet skal stå i Viser alle -tilstand. Skift med t. Tast det kontonummer du ønsker at anvende. Kontoen oprettes automatisk, hvis den ikke findes i forvejen. Her kan vælges mellem S og E S = Supplér, lægger til alle beløb som findes i månederne. E = Erstat, erstatter alle eksisterende beløb i månederne. oi kodefeltet viser de koder, du kan fordele kvantum og beløb med til månederne i billedet nedenunder. Indtast kvantum, pris eller beløb, og fordel til månederne nedenunder med f. Intern omsætning kan markeres (se også afsnittet Sådan laver du Driftssbudget side 11). b+r giver mulighed for at rette kontotekst m.v. e springer til næste felt - f opdaterer / fordeler. 8
Sådan laver du Likviditetsbudget Budgetoplysninger Under Funktioner Budgetoplysninger indtastes de forudsætninger, programmet bruger til beregningen af moms, renter og saldo på driftskredit. Oplysningerne skal indtastes for hver budgetperiode. Moms Under Princip vælger du mellem halvårs-, kvartalsvis- og månedsvis moms. Afmærk i Princip feltet, hvis du har fremskyndet tilbagebetaling af energiafgifter. Afgifter afregnes da på konto 8439 05. Driftskredit: 1. Indtast oplysninger for driftskreditten. 2. Indtast primosaldo. Ultimo-knappen henter forrige budgetperiodes ultimosaldo på driftskredit. Driftskredit-renten beregnes med rentes rente pr. måned og placeres på rentekontoen. I beregning af momstilsvar korrigeres for ikke-refusionsberettiget Co 2 afgift (tung proces). Det er altid de fulde afgiftsbeløb, som skal indtastes i likviditetsbudgettet under Mellemregning, moms og afgifter. Momstilsvar primo skal indtastes i status på konto 8405 40 Saldo moms ved slutning. Momstilsvar ultimo beregnes automatisk. 9
Sådan laver du Likviditetsbudget Kopieringsmuligheder - Budgetgrundlag Der findes forskellige datakopierings muligheder, som giver dig et budgetgrundlag at arbejde videre på. Under Redigér Kopier fra kan du vælge: Andet alternativ Du kan udarbejde op til 11 budgetter for samme år. Udpeg det alternativ du ønsker at kopiere fra. Anden periode Sidste års budget kopieres. Kopieringen sletter eventuelle indtastninger foretaget i likviditetsbudgettet før der kopieres. Findes der produktionsbudgetter i sidste års budgetter kopieres disse som indtastninger i likviditetsbudgettet. Findes produktionsbudgetter i budgettet der kopieres til slettes de ikke den kopierede produktion lægges i likviditetsbudgettet oven i produktionen fra produktionsbudgetterne. Kopiér kasseposter Kasseposter kan kopieres til budgettet. Vælg her hvilke afsnit der skal kopieres til. Har du allerede data i dækningsbidragsafsnittet, kan du kombinere med data fra kassen fra afsnittet: Kapacitet finansiering. Kopierer sidste års kasseposter. Har du afstemte kasseposter for de første måneder i den aktuelle budgetperiode, kan de kopieres til budgettet. 10
Sådan laver du Driftsbudget Sådan laver du Driftsbudget Driftsbudgettet er en udskrift, som dannes på baggrund af indtastninger i Likviditetsbudget og status. Herudover kan der indtastes intern omsætning, samt oplysninger vedrørende skat m.v. Intern omsætning Vælg i Likviditetsbudgettet konti med intern omsætning og tast b+ I. Hermed markeres kontoen i i søjlen I og i månedsbilledet markeres alle måneder. b+i fjerner markeringen igen. I Funktioner Intern omsætning afstemmes den interne omsætning: Vælg den gruppe af konti du ønsker at afstemme. Du kan yderligere gruppere konti ved at markere konti under Vælg. t skifter fra Viser alle til Viser udvalgte, og de udvalgte konti kan nu stemmes af. I eksemplet mangler afstemningen kun december; -900 kr. Intern omsætning indgår i driftsbudgettet, men ikke i likviditetsbudgettet. 11
Sådan laver du Driftsbudget Status og efterposteringer, budget Primo status indtastes, eller kopieres fra sidste års ultimo status under menupunktet Redigér Kopiér ultimo til primo. Ultimo status beregnes automatisk, bortset fra besætning og beholdninger, hvor ultimoværdien indtastes. Står du i ultimo på konti for besætning eller beholdning kan primo kopieres med *. Vandrette pile skifter periode. Lodrette pile skifter konto. Her indtastes afskrivningsprocent eller beløb. Klik med musen på et felt her i højre skærmbillede - så vises Konto og Konti/interval her under. Vælg konto i venstre side - skift til højre side med q. Brug pile i højre side. Tast ind og skift til forrige / næste konto med b+r/s. 12
Sådan laver du Driftsbudget Skatteberegning I Likviditet og drift -fanen under Funktioner Skatteberegning indtastes oplysninger til beregning af skat i driftsbudgettet. Erhvervsandel, bil : I eksemplet overføres 25 % af afskrivningerne af blandede driftsmidler og biludgifterne i driftsbudgettet til driftsudgifter. De resterende 75 % indgår i privatforbrug. Beregn skat skal være afmærket, for at du får skat med i udskriften af driftsbudgettet. Skatteberegning anvendes til at vise, hvor meget skat årets indtjening giver anledning til. Du skal ændre skatteprocenten til den ønskede skat vises. Driftsbudgettet er nu færdigt og kan udskrives - se næste side. 13
Sådan laver du Budgetbemærkninger Sådan laver du Budgetbemærkninger I Drifts- og likviditetsbudgettet kan du skrive budgetbemærkninger i Word eller Excel. Bemærkningerne udskrives som første del af det samlede budget. Du kan også sende budgettet i én samlet PDF-fil via mail ved tryk på en knap. Dine budgetbemærkninger kan tage udgangspunkt i skabeloner fra Landscentret. Du kan også lave dine egne skabeloner en facilitet der især er interessant for landbocentrene. Skriv bemærkninger i Word og Excel I menupunktet Funktioner Bemærkninger i Office åbner du denne popup: Her kan du lave alt vedrørende udarbejdelse af bemærkninger Du kan under: Dokument : vælge mellem de eksisterende dokumenter. Det valgte dokument er de er de gældende bemærkninger uanset hvilket budgetår og alternativ du står i, og vil blive skrevet ud sammen med budgetterne. Ny : lave et nyt dokument med bemærkninger evt. ud fra en skabelon (se næste afsnit). Redigér : åbne og rette aktuelt udpegede dokument med bemærkninger Kopier : kopiere det gældende dokument med bemærkninger over i et nyt. Findes bemærkninger i sidste års budget kan du altså tilrette en kopi af disse. Indlæs : indlæse allerede eksisterende bemærkninger lavet i Worddokumenter eller Excel-regneark. Slet : slette gamle bemærkninger. Send : åbner din mail, hvor bemærkningerne er vedlagt i en Word- eller Excel-fil. 14
Sådan laver du Budgetbemærkninger Sådan laver du en ny budgetbemærkning fra skabelon Vælg Ny i forrige billede. Billedet Ny bemærkning vises. Vælg Program : Microsoft Office Word eller Excel Anvend skabelon markeres hvis du vil tage udgangspunkt i en skabelon. Vælg den ønskede skabelon, f.eks. "1. landsskabelon Svin_L" (Word). Derefter vælges OK. OK åbner dine nye bemærkninger, fx. som kopi af "1. landsskabelon Svin_L", og du kan begynde at skrive. Sådan skriver du i bemærkninger fra en landsskabelon Har du taget udgangspunkt i en landsskabelon gør du sådan: Forsiden: ret personoplysninger og indsæt evt. logo mv. Ret oplysninger i sidefoden på side 2 (dobbeltklik på sidefoden): Landscentret Lars Konsulent Medlem: 8888888 Ejendom: 8888 Koldkærgård Lars Jensen Medlem:87405000 Ejendom: x Skriv i de enkelte afsnit. Grøn tekst er vejledning mv. som erstattes af din tekst. Indholdsfortegnelsen opdateres som det sidste. Højreklik på indholdsfortegnelsen og vælg Opdatér felt. 15
Sådan laver du Budgetbemærkninger Dine egne skabeloner (Centerskabeloner) Egne skabeloner er især relevante for centre som ønsker fælles "centerskabeloner" og for brugere der har flere ejendomme / medlemmer på PCen. I Funktioner Redigér skabeloner kan du gøre følgende: I Rediger skabeloner kan du under: Ny lave en ny skabelon. I denne kan du evt. indlæse skabeloner du allerede har lavet fx. i Word under Indsæt Fil. Rediger åbne og rette den udpegede skabelon. Landsskabeloner kan ikke redigeres. Tag i stedet en kopi og rediger denne. Kopier. Kopierer den udpegede skabelon over i en ny skabelon. Slet. Slette uønskede skabeloner. Kopier til CNET - knappen findes kun på arbejdspladser i centernet. Du kan kopiere din PC s skabeloner til centernettet. Herved slettes de eksisterende skabeloner på centernet og erstattes af dine. Herefter distribueres dine skabeloner til alle andre arbejdspladser. Når en arbejdsplads åbnes kopieres alle skabeloner fra centernettet til arbejdspladsen. Når en arbejdsplads åbnes, kopieres alle skabeloner fra centernettet til arbejdspladsen. Det anbefales at udpege én ansvarlig der varetager opdateringen af centerskabelonerne! Alle andre arbejdspladser skal ikke ind i Redigér skabeloner! 16
Udskriv Budget Udskriv Budget Klik på printer-ikonet eller brug b+p. I billedets venstre side markerer du de ønskede udskrifter. Når du vælger Udskriv, bliver relevante felter i højre side hvide. Herefter kan du sætte en markering - eksempelvis ved Kontonr. når Lik. specifikation vælges. Sæt logo og navn på din forside Send som PDF åbner din mail med én vedlagt PDF-fil indeholdende Bemærkninger og Drifts- og likviditetsbudget. Inden du sender kan du evt. åbne PDF-filen ved at dobbeltklikke på denne og se hvad du er ved at sende. Vis udskrift viser dig budgetudskriften uden bemærkningerne i Word eller Excel. Vil du se et samlet budget kan du gemme en PDF-fil under Gem udskrift. Acrobat Reader åbnes med det samlede budget (se herunder). Bemærkninger i MS Office : Markér feltet og dokumentet med bemærkninger udskrives før de øvrige udskrifter. Bemærkningerne du udskriver, er de aktuelt udpegede under Funktioner Bemærkninger i Office Tryk på hjælp knappen for vejledning - eller tast li det enkelte felt 17
Udskriv Budget Likviditetsbudget Likviditetsbudget, sammendrag viser sum-linierne fra skærmbilledet. Udskriften afsluttes med et søjlediagram af driftskreditten. Likviditetsbudget, specifikation er samme udskrift - blot med alle detaljer. 18 Likviditetsbudgettet indeholder grafisk visning af saldoen på driftskreditten. Sammenhæng til Budgetoplysningerne vises med pile. (se side 9).
Udskriv Budget Driftsbudget Driftsbudgettet indeholder tre afsnit: Resultat, Likviditet og Status. Status kan specificeres ved udskrift af Saldoliste. 1 eller 5-års opstilling i budgettet Driftsbudget kan du vælge som en 1-årsudskrift, der viser det aktuelle budget eller en 5-årsudskrift. Ud over budgetter for fem år er der mulighed for: -opstillinger som også indeholder regnskaber -sammenligning til andre alternativer eller driftsbudgetkontrol. Detaljer åbner billedet herunder, der viser hvad programmet foreslår som udskrift. Du kan ændre indholdet. Udskrives Markér hvilke søjler der skal udskrives. Periode Angiv perioder i søjler der skal udskrives. Datatype Vælg mellem periodens årsrapport, periodeopgørelse eller budget-alternativer. Knappen Standardopstilling Bringer dig tilbage til programmets standardopstilling. 19
Udskriv Budget Udskrift: Bemærk at søjlerne automatisk prioriterer regnskab før budget inden for hver periode. Eksempelvis vælges automatisk Årsrapport selvom der findes budgetter for 2003, når der på maskinen findes en årsrapport for denne periode. Søjlerne opstilles altså automatisk efter prioritering: Årsrapport (Ø90), findes det ikke så: Periodeopgørelse, findes det ikke så: Budget Årsrapport er Årsrapporter fra Ø90. Har du forbindelse til Ø90 hentes årsrapporterne via Ejendom Bestil data fra Ø90 Regnskabstal fra Ø90. Bestilte data skal indlæses under Indlæs data Indlæs fra: Ø90. Landmandsbrugere, der ikke har forbindelse til Ø90, skal have regnskabstal tilsendt fra regnskabskontoret. Udlæsning sker via menupunktet Ejendom Udlæs data Regnskabstal fra Ø90. Indlæsning sker ved Indlæs data Regnskabstal fra Ø90. Periodeopgørelse vises automatisk, hvis der findes en registreringsstatusperiode for det pågældende år og kassedata er afstemte eller godkendte. 20
Udskriv Budget Sammenligning budgetalternativer Du kan sammenligne driftsbudgettet med andre budgetalternativer eller med årsrapporten. Sådan gør du i detaljebilledet: 1. Markér Udskrives i de sidste tre søjler 2. Vælg Perioder for 3. og 4. søjle 3. Vælg Datatype i søjle 3 og 4. I søjle 5 vælges datatype "Afvigelse".. Eksempel: Alternativ 5 og Alternativ 6 = Afvigelse 5-årsoversigten viser automatisk efter prioritering: Årsrapport Opgørelse Budget. 21
Udskriv Budget Forside med logo eller billede Et logo kan indsættes øverst på dine forsider til budgettet. Logoet er et billede med formatet Bitmap (BMP), f.eks et foto af gården eller et logo tegnet i fx Paint. Det er nemt at skifte mellem alternative logoer. Du kan også bestemme om du ønsker navn og adresse på forsiden eller ikke. Placér logoet i bunden af forsiden ved en høj topmargen 1: Budget Udskrifter : Klik på Logodefinition. 2: Klik på Søg efter logo og find den logo-fil du ønsker. Åbn kopierer logoet ind det ses i skærmbilledet. 3: Tilpas logo-billedets placering på forsiden: Placering: venstre, centreret eller højre. Venstre margin kan indstilles når der er valgt Venstrestilling. Tilpas størrelsen på logoet ved at angive maksimale værdier i bredde- og højdefelterne. Medlems logo Feltet Medlems logo kan af- eller påsættes efter behov. Markering medfører at logo udskrives på budgetforsiderne. Adresseblok Feltet Adresseblok kan af- eller påsættes efter behov. Markering medfører at navn, adresse og telefonnummer fra medlemsoplysningerne udskrives på budgetforsiderne. Centerlogo Programmet er forberedt til et fælleslogo, som udskrives på alle medlemmer på pc en. Det kan ikke anvendes i denne programversion. 22
Når Budgettet er færdigt Når Budgettet er færdigt Lås budgettet Under Likviditetsbudget Rediger Rediger Alternativ. Fjern markering,, under Åben ved det alternativ, som ønskes låst. Så længe der er låst, kan der ikke indlæses budgetter fra diskette, som overskriver dette alternativ. Udlæs en sikkerhedskopi Under Ejendom Udlæs data vælg Udlæs til "Gennemse" i valgboksen. Vælg hvor du vil placere sikkerhedskopien. Klik på Vælg ud for Likviditet drift og udpeg her den færdige budgetperiode - tryk på OK og billedet lukkes. Udlæs ved at trykke på Udfør. Send budgettet som PDF Under budgetudskrifter Send som PDF, åbner en mail med dit budget vedlagt som én PDF-fil. Filen indeholder dine bemærkninger fra Word eller Excel samt drifts- og likviditetsbudget. PDF en egner sig til at sende til samarbejdspartnere. Modtageren kan læse og udskrive dokumentet uden selv at have DLBR Budget. Betingelsen er, at modtageren har installeret Adobe Reader - det findes på de fleste pc er. Gem udskriften i RTF-, PDF- eller Excelformat Drifts- og Likviditetsbudgettets udskrifter kan gemmes i en fil. Der findes flere måder at gemme filer på: 3: Vælg hvor du vil placere filen og klik på Gem. Programmet gemmer og åbner den gemte fil i Adobe, Word eller Excel. 1: Klik på printerikonet under fanen Likviditetsbudget og ovenstående billede vises. Vælg Gem udskrift. 2: Vælg filtype (RTF, PDF eller Excel) og angiv et filnavn. 23
Når Budgettet er færdigt PDF-fil Anvendes evt. til arkiv-formål for færdige budgetter. Filen der gemmes er den samme der dannes med Send som PDF. RTF-fil Har samme anvendelse som PDF-filen, blot åbnes og udskrives den i Word. Wordfilen egner sig ikke til videre forarbejdning, og for at se udskriften på skærmen skal du vise i Udskriftslayout (se under Vis). Excel-fil Egner sig til videre bearbejdning af data. Filen åbnes i Excel og du kan skrive videre på det, eller kopiere dele af det til andre dokumenter. Bemærk at tallene er gemt som tekst i Excel. QRP Egner sig som en "sikkerhedskopi" af udskriften. Filen er en nøjagtig kopi af din udskrift, inklusiv grafik, men eksklusiv budgetbemærkninger i Word / Excel. Filen kan kun genåbnes i DLBR - budget, og kan derfor kun sendes til andre brugere af dette program. Sådan gør du (QRP) 1. Klik på Vis udskrift 2. Vælg her diskette ikonet 3. Angiv et filnavn 4. Vælg hvor du vil placere filen og vælg Gem. Når du vil åbne en QRP-udskrift gøres det ved at klikke på Åben folder - ikonet til højre for disketten og udpege udskriften. 24
Likviditetskontrol Likviditetskontrol Likviditetskontrollen vises på skærmbilledet under Kontrol Likviditetskontrol. Kontrollen kan også udskrives. Likviditetskontrollen kan deles op i to dele: Kontroldelen Den egentlige likviditetskontrol viser, om de realiserede posteringer fra bogføring svarer til det du budgetterede. Afvigelsesanalysen findes dels i søjlen Afvigelse og dels nederst i billedet for den konto markøren står på. I eksemplet på næste side er der på konto 4400 10 Udsæd byg en afvigelse på 258,00 kr. Afvigelsen deles i to, en mængdeafvigelse og en prisafvigelse. Der er købt 150 kg mere end forventet, svarende til -348 kr. Til gengæld har kg. prisen været 0,36 kr. lavere end forventet, hvilket giver en positiv afvigelse på 606 kr. Prognosedelen Hvis du under Vælg periode (næste side, punkt 3) vælger samme alternativ i Budget og Forventet likviditet, vil sidste kolonne Forventet (Alt xx) være de realiserede kasseposteringer i kontrolperioden (01.01-30.06) + budgettet i den resterende del af prognoseperioden (01.07-31.12) Har du valgt et andet alternativ i Forventet likviditet, vil Forventet være lig med dette budget i den resterende del af perioden. 25
Likviditetskontrol Vælg indhold i skærmbilledet Kontrolperioden Perioden du vil kontrollere. Vælg periode - viser afstemte kassedata Prognoseperioden Perioden er lig budgetperioden. Vælg periode - viser de budgetter du har lavet Budgetalternativer Budgetalternativet du vil sammenligne kasseposterne med. (Se bemærkning på forrige side) Afvigelsen deles i - Mængdeafvigelse - Prisafvigelse 26
Genvejstaster Generelle b+ Udskriv Fortryd Redigér / opret konto Periode Bemærkninger / følgebrev Klip Kopier Indsæt P Z R H T X C V Likviditets- og driftsbudget Slet korrektion b+ D Slet udvalgte korrektioner b+ a +D Spring til næste felt e Opdatér / fordel f Kopi felt oven over * Kopiér og vend fortegn +* Kopiér hele linien oven over b+ * Kopiér konto Indsæt konto Bemærkninger, Likviditetsbudget Bemærkninger, Driftsbudget Markér / afmarkér Intern omsætning Driftskredit Budgetoplysninger Intern omsætning b+ a+ C b+ a+ V b+ T w+b+t b+ I K B I Produktionsbudget Produktion og forbrug Produktionsomfang Besætning og -forskydning F O U Tabeller Tilføj Basisværdi Skjul konto Skjul konti E B S F a + det understregede bogstav, der er vist i menuerne, kan bruges som genvej.