Hvad er Input Management?

XP Input Management

2 Hvad er Input Management? På jævnt dansk betyder Input Management indsamling, håndtering og lagring af papirdokumenter. Det omfatter alle typer dokumenter, som f.eks. breve fra kunder og samarbejdspartnere, tilbud, kontrakter, fakturaer, pressemeddelelser, nyhedsbreve, magasiner og aviser osv. Listen er næsten uendelig. For en virksomhed, hvor der er meget kommunikation eller Input, er det vigtigt med en klar strategi og retningslinjer for at udnytte de tilgængelige ressourcer bedst muligt. Hvorfor investere i Input Management? Virksomheder og organisationer modtager i dag så store mængder af information og kommunikation, at det kan virke uoverskueligt. Modtagerne vælger ofte kun lige de dokumenter, de kan forholde sig til, og går muligvis derved glip af information, som senere kan vise sig at være relevant.

3 Selv dokumenter, som er læst, kan være svære at finde igen. Kort efter man har læst en artikel eller behandlet en formular, kan det være vanskeligt at referere til den, eller vise den til en kollega, fordi den er forsvundet i mængden af papir og kommunikation. En løsning kan derfor være at knytte papirdokumenterne til et elektronisk dokumenthåndterings-system, hvilket netop er kernen i XP Input Management. Bag den brugervenlige overflade, gemmer der sig mulighed for en omfattende løsning, som opererer med langt de fleste databaser og dokumenthåndteringssystemer. tioner som Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint Portal, Lotus Notes/Domino, FTP sites, dynamisk web publicering, e-mail, filsystemer, databaser og flere andre dokument- og data-administrations systemer. Effekten af en Input Management strategi XP Input Management er en serverbaseret softwareløsning, som indsamler og håndterer både papir & elektroniske dokumenter. Indsamlingen sker via scanning fra en multifunktionsmaskine, fil-biblioteker på netværket eller e-mail indbakker på de individuelle PC ere. Mulighederne er mange, og efter opsætning af XP Input Management er det muligt at behandle dokumenter ved brug af filtre, som f.eks. kan genkende karakterer, formularer eller stregkoder. Også formatkonvertering, kryptering eller gennemlæsning og udtræk af data kan foretages. Når et dokument er behandlet af systemet, er det muligt at føre dokumentet videre til applika- Eksempel på brug af Input Management I en økonomiafdeling behandles der typisk mange fakturaer og betalinger. Med XP Input Management er det muligt at skabe en effektiv proces, hvor alle formularer og betalinger scannes, og kvaliteten af filen måles og optimeres, hvis nødvendigt. Endvidere tildeles en indekseringskode, som klassificerer fakturaerne afhængig af, hvem der skal kontrollere dem. Alt digitaliseres i pdf-format. Til slut sendes fakturaer til modtagerne og betalingerne til en central database.

4 XP Input Management Store Express er en løsning der giver virksomheden mulighed for at arkivere alle nøgledokumenter elektronisk. Det vil sige nøgle dokumenter scannes ind i et workflow efter virksomhedens ønske. Indscanningen foregår så genfinding af det enkelte nøgledokumnet er hurtig og effektiv for den enkelte medarbejder. Hvordan arbejder XP Input Management Store Express Store Express scanner fra en enhed der har mulighed for indscanning. Der scannes direkte ind til foruddefinerede mapper der er synlige i enhedens display. Store Express foretager en OCR behandling af det enkelte dokument og scanner efter de regler der er opsat i det enkelte workflow. Indscanning gemmes i det format virksomheden ønsker. XP Input Management Store Express

5 Specifikationer Krav til XP Input Management Store Express Windows 200x-server Indscannings enhed Udvalgte processer der understøttes af XP Input Management Store Express Abby FineReader OCR (Fuld tekst OCR søgbar PDF,PDF/A, DOC, XMLS, etc. inkl. PDF security) Zone OCR Basic Image Basis Barcode (læsning af barcoder og skilleark) Email adversering Udvalgte funktioner der understøttes af XP Input Management Store Express Send to folder Send to email Send to FTP Sharepoint 2007 & 2003 ODBC Databaser Fordele ved XP Input Management Store Express Nøgledokumenter arkiveres elektronisk Elektronisk back up på arkiv Enkel og nem genfinding Tilgang for flere til samme arkiv Pladsbesparelse Optimering i processer Besparelser i ressourcer Indhold af XP Input Management Store Express Løsning Arkiverings og indscanningsløsning indeholdende: 1. Tre mapper 2. Max. 4 flows m. stregkode split 3. Windows folder struktur 4. Arkivering i søgbar PDF format Intern post fordeling: 1. Arkivering på flere niveauer (Bruger; Type og Dato) 2. E-mail advisering med link til postmodtager Implementering på eksisterende netværk Uddannelse af IT personale Kursus til brugere Opgraderingsmuligheder til XP Input Management Store Express Løsning XP Input Management Store Express indekseringsfil til økonomisystem XP Input Management Store Express Desktop Connect XP Input Management Store Express QuickCapture Pro Scan Connect XP Input Management Store Express File Connect XP Input Management Store Express E-mail Connect

6 XP Input Management Store Workflow er løsningen til virksomheden, som har specifikke krav til data, der skal indscannes fra nøgledokumenter, og ønsker et avanceret workflow i indscannings processen. Store Workflow giver virksomheden mulighed for at arkivere alle nøgledokumenter elektronisk. Dette betyder, at nøgle dokumenter scannes ind i et avanceret workflow efter virksomhedens ønske. Indscanningen foregår så genfinding af det enkelte nøgledokumnet er hurtigt og effektivt for den enkelte medarbejder. Hvordan arbejder XP Input Management Store Workflow Store Workflow scanner fra en enhed, som har mulighed for indscanning. Der scannes direkte ind til forud definerede mapper, der er synlige i enhedens display. Store Workflow foretager en behandling af det enkelte dokument og scanner efter de regler, der er opsat i det avancerede workflow. Indscanning gemmes i det format virksomheden ønsker. XP Input Management Store Workflow

7 Specifikationer Krav til XP Input Management Store Workflow Windows 200x-server Indscannings enhed Udvalgte processer der understøttes af XP Input Management Store Workflow Abby FIneReader OCR (Fuld tekst OCR søgbar PDF,PDF/A, DOC, XMLS etc. inkl. PDF security & PDF Zone OCR for 1 CPU) Basic Image Management & Barcode Email adversering Knowledge Package Builder/Loader (Tillader inter-process kommunikation) Virtuel Image Processing Watermark Udvalgte funktioner der understøttes af XP Input Management Store Workflow Send to folder Send to email Send to FTP Sharepoint 2007 & 2003 ODBC Databaser XML Router Document Management System Connector Fordele ved XP Input Management Store Workflow Nøgledokumenter arkiveres elektronisk Back up på arkiv Enkel og nem genfinding Tilgang for flere til samme arkiv Pladsbesparelse Optimering i processer Besparelser i ressourcer Indhold af XP Input Management Store Workflow Løsning Enhedsmodul Servermodul Connection modul Status monitor Proces designer Implementeringsmodul Opgraderingsmuligheder til XP Input Management Store Workflow Løsning XP Input Management Store Workflow Desktop Connect XP Input Management Store Workflow SMARTicket Connect XP Input Management Store Workflow QuickCapture Pro Scan Connect XP Input Management Store Workflow File Connect XP Input Management Store Workflow E-mail Connect

8 XP Input Management Store Worklow Open Forms er løsningen til virksomheden, som vil indscanne nøgledokumenter, hvor der er komplekse krav til de data der skal arkiveres. Det kan være alt fra indscanning af håndskrevne formularer, til at løfte metadata af dokumentet, der integreres direkte i virksomhedens ERP og CRM systemer. Open Forms er hvor virksomhedens ønsker og krav til Input Management ikke modsvarer XP Input Management Store Express og Workflow. Krav til XP Input Management Store Workflow Open Forms At jeres virksomhed er klar til, at sætte jer sammen med XP Digital A/S og gennemgå jeres behov og ønsker i forbindelse med Input Management. Derefter vil vi sammen med jer sætte vores XP Input Management proces i gang. XP Input Management Store Workflow Open forms

9 Specifikationer Indehold af XP Input Management proces Analysefase Acceptfase Implementeringsfase Driftsfase Godkendelsesfase

10

11

XP Digital A/S Gydevang 22 3450 Allerød Telefon 70 20 33 10 Telefax 70 20 33 12 www.xpdigital.com September 2009