OUH Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus

OUH Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus Materialet er udarbejdet i oktober 2013 Underviser: Kristine Mette Vebel Hansen Product Manager og InfoNet administrator, Afdelingen for Driftsoptimering og IT kristine.hansen@rsyd.dk

Indhold Baggrund... 3 Strukturering af InfoNet... 3 Opret nyt dokument... 4 Editoren: Skriv i dokumentet... 9 Skriv i et afsnit... 10 Slet et afsnit... 10 Opret nyt afsnit... 10 Opret links... 11 Eksterne links (hyperlinks)... 11 Interne links... 12 Billeder og bilag i dokumenter... 13 Genfind dokument under udarbejdelse... 13 Send dokument til høring og godkendelse... 14 Høring... 14 Godkendelse... 15 Høringssvar eller godkendelse... 16 Udgiv dokumentet... 16 Opret revisionskladde af et udgivet dokument... 17 Find mere om at arbejde med InfoNet på OUH... 18 Appendiks 1: InfoNet-dokumenters cyklus... 19 Appendiks 2: Gruppeafgrænsning ved hjælp af fællesmængder... 20 Appendiks 3: Eksempler på gruppeafgrænsninger... 21 Appendiks 4: Send besked til brugere om udgivelse... 22 Appendiks 5: Træning ved udgivelse af et dokument... 23 Appendiks 6: Anvendelse af dokumentskabelon indeholdende flowdiagram, f.eks. Patientforløbsbeskrivelser... 24 Noter: egne grupper... 25 Noter... 26 2

Baggrund Infonet er anskaffet og implementeret som dokumentstyringssystem, for at sygehusene i Region Syddanmark kan akkrediteres efter Den danske kvalitetsmodel (DDKM). Formålet med InfoNet er at have et system, som håndterer retningsgivende dokumenter (politikker, retningslinjer og instrukser). Kravene til systemet er beskrevet i standarden 1.3.1. Strukturering af InfoNet InfoNet-dokumenter er struktureret i håndbøger, som er navngivet efter specialer. Hver afdeling har en håndbog. En håndbog er inddelt i kapitler. Både håndbøger og kapitler anvendes som holdere for dokumenterne. Navigation i InfoNet afhænger af formål. Enten skal man læse dokumenter, eller også skal man udføre opgaver i forbindelse med udarbejdelse og/eller implementering af dokumenter. Skal man læse dokumenter, kan de også findes på forskellige måder: Via flowdiagrammerne (visuelt orienteret navigationsmulighed) Via fanebladet Håndbøger, hvor man klikker ind på den ønskede håndbog, og videre igennem hierarkiet af kapitler Via søgefunktionen, som findes flere steder, bl.a. også på håndbogsforsiderne ill.1 For at udarbejde dokumenter eller gennemføre andre opgaver, skal du først og fremmest være logget på InfoNet. Det sker normalt automatisk, hvis du er logget på OUHs netværk. Er det ikke dit eget navn, som optræder i den grå bjælke (ill.1, 1), skal du logge på. Klik på Log af / Log på (ill.1, 2) og anvend dit netværkslogin og password til at logge på InfoNet. 3

Vil du oprette et dokument, skal du have tildelt rettighed som håndbogs- eller kapitelredaktør i den håndbog, du vil oprette dokumentet i. Eller du skal have en håndbogs- eller kapitelredaktør til at oprette dokumentet for dig. Der er 3 niveauer af redaktører: Håndbogsredaktører: kan alt indenfor håndbogen, bl.a.: o oprette dokumenter i hele håndbogen o udarbejde flowdiagrammer o oprette kapitler (som følger OUH, Kapitelstruktur ) o tilgå forskellige oversigter o tildele rettigheder til kapitel- og dokumentredaktør Kapitelredaktøren: kan alt indenfor kapitlet: o oprette dokumenter i det tildelte kapitel, inkl. underkapitler o oprette underkapitler (som følger instruksen OUH, Kapitelstruktur ) o tildele rettigheder til dokumentredaktør Dokumentredaktør: kan udarbejde dokument, hvis det er oprettet og tildelt af håndbogs- eller kapitelredaktør Uanset hvilken rettighed du har, vil fanebladet Mine dokumenter (ill.2, 1) være en stor hjælp, så snart du begynder at have opgaver i InfoNet. Under fanebladet Mine dokumenter kan alle dine uafsluttede opgaver tilgås. Opret nyt dokument Klik på Redaktør i nederste grå bjælke (ill.1, 3). Klik på Indhold (ill.2, 2). ill.2 4

ill.3 Vælg kapitel, og klik på det lille ark foran kapitlets navn (ill.3). Første gang du opretter et dokument vælges det lille faneblad med * (ill.4). ill.4 Dokumentet navngives ud for Dok.navn. Vælg et sigende navn for indholdet. Angiv ikke i navnet, om det er en politik, retningslinje eller instruks, det angives andetsteds (ill.4). 5

Vælg Skabelon (ill.4). Oftest vælges Retningslinje OUH eller Instruks OUH. Skabelonen indeholder krævede afsnit. Hvad er en retningslinje, og hvad er en instruks? http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=42795 Kapitel er valgt ved oprettelse (ill.4). Dok.nr. anvendes sædvanligvis ikke. Ud for Niveau angives om dokumentet er en politik, retningslinje eller instruks. Revision er som standard angivet til 36 måneder (ill. 4). Må ikke øges, da alle dokumenter som minimum skal revideres hvert 3. år. 3 måneder før revisionsdatoen, vil dokumentets redaktør og forfatter modtage en påmindelse pr. mail. Den kommer igen 1 måned før. Indholdsfortegnelse er som standard synlig og ændres ikke (ill.4). ill.5 Ansvarlig er ALTID afdelingsledelsen (ill.5). Afdelingsledelsen vælges via en gruppeafgrænsning (ill.6) Find evt. flere eksempler i Boks 2: Gruppeafgrænsning bagerst i materialet. o Klik på de 3 prikker foran rullemenuen. Afgrænsning 1 Type: Sygehus(-enhed) Gruppe: OUH Afgrænsning 2 Type: Speciale (administrations-/serviceafdeling vælger Afsnit/Enhed ) Gruppe: Afgrænsning 3 Type: Funktion Gruppe: Afdelingsledelse o Findes den ønskede gruppe ikke i rullemenuen, kan der søges på en del af gruppenavnet i søgefeltet til venstre for rullemenuen. o Klik OK. 6

ill.6 Redaktør er valgt (ill.5). Redaktør (dokumentredaktør) er den person, der har oprettet dokumentet. Dokumentredakrøren er den person, der forestår udarbejdelse og vedligehold af dokumentet i InfoNet. Oprettes dokumentet for en kollega, skal denne kollega vælges i feltet i stedet. Det gøres på samme måde, som man vælger forfatter. Se nedenfor (Forfatter). Forfatter vælges (ill.5). Forfatter er den person, der er ophavsmand til dokumentets indhold. Er der flere end én, som har deltaget i udarbejdelsen af dokumentets indhold, vælges tovholderen i gruppen. Resten af gruppen anføres i dokumentafsnittet Udarbejdet af. o Klik på de 3 prikker foran rullemenuen (ill.5) o Anvend eventuelt gruppeafgrænsningerne til at indsnævre søgningen efter en forfatter (ill.7, 1) o Tast brugerlogin i feltet Initialer ELLER den første del af brugerens navn ud for Navn (ill.7, 2). Vælg herefter den rette bruger i rullemenuen (ill.7, 3). Herefter vil den pågældende bruger altid kunne vælges i rullemenuen (ill. 5) 7

ill.7 Brugere vælges ved hjælp af gruppeafgrænsning på samme vis som ved Ansvarlig. (ill. 6) o Klik på + foran boksen for Brugere o Afgræns til den specifikke brugergruppe. Herunder ses eksempel på afgrænsning til gruppen af sygeplejersker på Endokrinologisk afdeling. For flere eksempler se Boks 3: Eksempler på gruppeafgrænsninger bagerst i materialet. Afgrænsning 1 Type: Sygehus(-enhed) Gruppe: OUH Afgrænsning 2 Type: Speciale Gruppe: Endokrinologi Afgrænsning 3 Type: Stilling Gruppe: Sygeplejerske NB. Findes en søsterafdeling tilføjes en afgrænsning, som angiver afdelingens lokation. Den skydes ind som nr. 3, og afgrænsning på f.eks. stilling, rykkes til nr. 4: Afgrænsning 3 Type: Lokation Gruppe: Svendborg o Du kan tilføje flere brugergrupper til dokumentet. Hver gruppe skal have sin egen afgrænsning (og linje i boksen ud for Brugere ill. 5) Læseadgang er som standard sat til Alle. Alle dokumenter bør være tilgængelige for alle brugere af InfoNet. Er der en gyldig grund til at adgangsbegrænse dokumentet, fjernes Alle, og feltet for læseadgang lades stå tomt. Så vil kun brugere i grupperne valgt i Brugere kunne se dokumentet. NB. Vær opmærksom på, om Alle popper op i feltet for Brugere når du senere klikker OK. I så fald skal det også fjernes herfra. 8

ill.8 Nøgleord angives adskilt af komma og mellemrum. Der kan skrives sætninger. Sigt efter 5 nøgleord eller flere (ill. 8). Vær opmærksom på at skrive i det rigtige felt der skal ikke skrives i Editoren. Nogle skærmstørrelser skjuler nøgleordsfeltet. Kig efter om scroll-baren er helt i bund. Der skrives ikke i editoren nederst. Klik OK i bunden af skærmen, og dokumentet er oprettet. Editoren: Skriv i dokumentet Dokumentet er oprettet, og indhold skal fyldes ind i dokumentets afsnit. Skærmen er nu delt ind i tre rammer (ill.9): 1. Overblik over kapitler og dokumenter i venstre side (ill.9,1) 2. Dokumenthoved og visning af det gemte dokument samt knapper til forskellig funktionalitet i midten (ill.9, 2) 3. Editorer i højre side (ill.9, 3) 9

ill.9 InfoNets editor giver mulighed for fed og kursiv tekst, hævet og sænket skrift, links (se afsnit Opret links ), justering af tekst, punktopstilling og tabel. Husk der altid skal skrives med skrifttypen Verdana størrelse 10. Skriv i et afsnit Klik på blyanten ud for det afsnit, der skal skrives i. Teksteditoren åbner nu i højre side af skærmen. Skriv i editoren Klik på knappen OK i bunden af skærmen. Så gemmes teksten, og kan ses i den midterste ramme. Tekst kan kopieres fra Word, men så anbefales det at anvende funktionen Rens tekst, som findes under menupunktet Funktioner i editoren (også selvom der efterfølgende måske skal rettes lidt til på f.eks. kopierede punktopstillinger). Der må fjernes og oprettes afsnit i skabelonerne for retningslinjer og instrukser i henhold til http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=34998. Slet et afsnit Klik på blyanten ud for det afsnit, du ønsker at slette (ill.9). Klik på knappen Slet i editoren til højre. Vær opmærksom på, at slettede afsnit ikke kan genskabes. Man må I så fald oprette et nyt, og skrive teksten igen. Opret nyt afsnit (typisk underafsnit til Fremgangsmåde ) Klik på Nyt afsnit i bunden af dokumentet (ill.10, 1). Angiv øverst i editoren afsnittets numre. Skriv tal i de kvadratiske bokse. Begynd fra venstre og stop når der ikke er behov for flere. Nummereringen er afgørende for, hvor afsnittet lægger sig i dokumentet (ill.10, 2). 10

Giv afsnittet en overskrift i linjen til højre for de små bokse. Klik på knappen OK nederst. Afsnittet er gemt, og kan ses i dokumentets indholdsfortegnelse øverst. ill.10 Opret links Der er to typer af links i InfoNet. Interne og eksterne. De interne er links til materiale, der ligger i InfoNet. Eksterne links (hyperlinks) er links til materiale, der ligger udenfor InfoNet. Eksterne links (hyperlinks) Skal der linkes til en webside, gøres det i teksteditoren. Marker ordet/ordene der skal linkes fra i teksteditoren (ill.11, 1). Klik på det lille ikon for hyperlink (ill.11, 2) Ud for Til indsættes websidens adresse (URL) (ill.11, 3) Ud for Vis i vælges Nyt vindue i rullemenuen (ill.11, 4) Klik på knappen OK i det lille vindue (ill.11, 5) Klik på knappen OK i editoren (ill.11, 6) 11

ill.11 Interne links Skal der linkes til andre dokumenter i InfoNet, gøres det ikke med hyperlink-funktionen. Det gøres med en intern link-funktion. Marker ordet/ordene der skal linkes fra i dokumentvisningen i den midterste ramme (ill.12, 1) Klik på kæden (ill.12, 2) og linkeditoren åbner i højre ramme Fra udfyldes automatisk med den markerede tekst (ill.12, 3) I Type skal stå Dokument (ill.12, 3) I rullemenuen til venstre vælges den håndbog, som dokumentet, der skal linkes til, ligger i (ill.12, 3) Der sættes flueben ud for Én gang, hvis der kun skal linkes fra ordet/ordene første gang man støder på dem i afsnittet. Ellers laves linkene hver gang, man støder på ordet/ordene (ill.12, 3) Ud for Vis i vælges Samme ramme eller Nyt vindue (ill.12, 3) Klik på knappen OK (ill.12, 3) 12

ill.13 Eksterne links (hyperlinks) vises med blå skrift. Interne links vises med blå kursiv skrift. Læs mere om mulighederne for links i dokumenter i instruksen: http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=35407 Billeder og bilag i dokumenter Der kan vedhæftes bilag og billeder til dokumenter i InfoNet. Når et billede eller et bilag er uploadet til et dokument, versionsstyres de sammen med dokumentet. Der kan ikke rettes i billeder og bilag, som er uploadet til et dokument i InfoNet. Hvordan bilag og billeder uploades til dokumenter, og hvordan billeder indsættes i dokumentet beskrives i instruksen: http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=49754. Husk, at der ikke må lægges personoplysninger i InfoNet. I instruksen er også beskrevet, hvordan man sikkert slører personoplysninger på f.eks. skærmbilleder. Genfind dokument under udarbejdelse Hvis du har lukket et dokument, du er ved at udarbejde, og gerne vil finde det igen, er den nemmeste måde at klikke på fanebladet Mine dokumenter (ill.2). Men husk, at det er en oversigt over uafsluttede opgaver. Du kan ikke finde andres dokumenter på listen, med mindre det f.eks. er et dokument, du har modtaget til høring. Du kan heller ikke finde dokumenter, som er udgivet. For at genfinde disse dokumenter, se senere afsnit i dette materiale ( Opret revisionskladde af et udgivet dokument ). 13

Send dokument til høring og godkendelse Høring er en mulighed for at indhente kommentarer i udarbejdelsesfasen. Høring er ikke en betingelse for at få udgivet dokumentet. Godkendelse skal indhentes hos en bemyndiget person. Som udgangspunkt er det afdelingsledelsen, som godkender dokumenter. Godkendelsesopgaven kan uddelegeres, og vil i så fald være beskrevet i en afdelingsspecifik instruks. Der skal tildeles rettighed som godkender til de personer, der skal kunne vælges som godkendere på dokumenter. Se mere om uddelegering af rettigheder: http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=58553 Høring Klik på Høring under dokumenthovedet (ill.14, 1) I højre-siden vælges hvem der skal have tilsendt dokumentet i høring. Tast brugerlogin i feltet for Initialer ELLER den første del af brugerens navn ud for Navn (ill.14, 2) Marker den rette bruger i boksen under (ill.14, 3) Klik Tilføj valgte (ill.14, 4) ill.14 Klik på Send dokument til Høringsgruppe øverst i ruden, så yderligere tekstfelter åbner (ill.15, 1) Revisionsinfo lades stå blank Der kan angives en tekst, som fremsendes, sammen med standardtekst og link, til valgte personer (ill.15, 2) Der kan angives en dato for Deadline. Datoen er vejledende. Den skal skrives efter formlen ÅÅÅÅ-MM-DD, men kan også angives med et + og et antal dage (+7 for en uge) (ill.15, 3) Klik på knappen Send (ill.15, 4) 14

ill.15 Godkendelse Klik på Godkendelse under dokumenthovedet (ill.16, 1) I højre-siden vælges hvem der skal have tilsendt dokumentet til godkendelse. På listen markeres personen, der skal vælges som godkender (ill.16, 2) Klik Tilføj valgte (ill.16, 3) ill.16 15

Klik på Send dokument til Godkendere øverst i ruden, så yderligere tekstfelter åbner (ill.17, 1) Revisionsinfo lades stå blank Der kan angives en tekst, som fremsendes, sammen med standardtekst og link, til valgte personer (ill.17, 2) Der kan angives en dato for Deadline. Datoen er vejledende. Den skal skrives efter formlen ÅÅÅÅ-MM-DD, men kan også angives med et + og et antal dage (+7 for en uge) (ill.17, 3) Klik på knappen Send (ill.17) ill. 17 Høringssvar eller godkendelse For afgivelse af høringssvar eller godkendelse se instruks: http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=63384. Du modtager en mail, når der er afgivet høringssvar eller en godkendelse. Klik på linket i mailen eller find dokumentet via fanebladet Mine dokumenter (ill.2). Herfra kan der også arbejde videre med indholdet i dokumentet, hvis et høringssvar eller en afvist godkendelse kræver det. Udgiv dokumentet Når et dokument er godkendt, modtager du en mail. Klik på linket i mailen, eller genfind dokumentet via fanebladet Mine dokumenter under overskriften Dokumenter under udarbejdelse (ill.2). Klik på Kommentarer/Udgiv under dokumenthovedet (ill.18, 1). *(OK1) angiver henholdsvis at nogen har afgivet en form for svar (stjernen) og at der er 1 person, der har godkendt dokumentet. I højresiden angives Version ved at klikke på +, så der står 1 i feltet (ill.18, 2). 16

Udgivelsesdato kan angives. Lades feltet stå tomt, udgives dokumentet med det samme. Angives dato, skal den skrives efter formlen ÅÅÅÅ-MM-DD, men kan også angives med et + og antal dage (+7 for en uge) (ill.18) Ønsker du at sende besked til brugere eller oprette en træning af dokumentet, skal du gå videre herfra til afsnittet herunder Besked til brugere, og herefter eventuelt Træning. Klik på knappen Udgiv (ill.18, 3), og klik på OK i den lille boks, der kommer frem. ill.18 Opret revisionskladde af et udgivet dokument Hvis du skal revidere et udgivet dokument, kræver det, at du har redaktøradgang til enten dokumentet, kapitlet eller håndbogen, som dokumentet ligger i. Klik på Redaktør i nederste grå bjælke (ill.1, 3) Klik på ikonet Indhold (ill.2, 2) I venstre side af skærmen klikkes på det kapitel, som dokumentet er placeret i (ill.19, 1) Klik på den lille orange figur til venstre for dokumentets titel (ill.19, 2) Klik OK i popup-vinduet (ill.19, 3) Der er nu oprettet en kladde til dokumentet, som er klar til at blive tilrettet og gennemgå udgivelsesprocessen igen, som beskrevet i dette materiale. Vær dog opmærksom på, at så længe dokumentet er under revision, kan andre brugere stadig fremfinde den tidligere (gældende) version af dokumentet, indtil den tilrettede revision udgives. Når kladden er godkendt, skal det udgives. Afhængig af ændringen i dokumentet, tildeles det et nyt versionsnummer (ill.18.2). Det er op til afdelingerne selv at beslutte, hvordan revisionerne skal nummereres. En rettesnor kan være følgende. Mindre ændringer: Er ændringen ikke afgørende, for det arbejde dokumentet skal understøtte, tilføjes et lille tal i felt nummer to (til eksempelvis version 1.1). Større ændringer: Er ændringen afgørende for det arbejde dokumentet skal understøtte, tildeles et helt nyt nummer (til eksempelvis version 2). 17

Den nye version overtager dokumentets unikke ID (dokumentid). Derfor vil alle links, der eventuelt er lavet andre steder, fortsat henvise til den nyeste (gældende) version af dokumentet. Gamle version arkiveres. Tidligere versioner af udgivne dokumenter kan rekvireres hos InfoNets administrator via Maximo (ITsupporten, 7 9 13). ill.19 Find mere om at arbejde med InfoNet på OUH Du kan finde mere om at arbejde med InfoNet på OUH i InfoNet. Hvis du fra InfoNets forside går ind på OUH, kan du finde hjælp ved at klikke på Hjælp til InfoNet. Her er genveje til alle retningslinjer, der gælder for arbejdet med InfoNet på OUH, ligesom der også er instrukser med vejledninger. D4s manual kan redaktører finde ved at klikke på Redaktør og herefter på Manual (ill.20). I det nye vindue vælges manualen D4 Handbooks. 18

Appendiks 1: InfoNet-dokumenters cyklus 19

Appendiks 2: Gruppeafgrænsning ved hjælp af fællesmængder Eksempel Afdelingsledelsen på Ortopædkirurgisk Afdeling på OUH Når der skal angives en specifik mængde brugere, gøres det ved hjælp af grupper, der indeholder brugere. Den specifikke brugergruppe defineres ved hjælp af de større grupper og udgøres af fællesmængden. En stor del af grupperne er fællesregionale, f.eks. Ortopædkirurgi og Afdelingsledelse. En del brugere er i flere grupper. I eksemplet til højre er både Bruger Gul, Bruger Grøn og Bruger Rød ansat på OUH, og alle arbejder med specialet Ortopædkirurgi. Bruger Blå er ansat på OUH, men arbejder med specialet Anæstesiologi, og er derfor ikke med i fællesmængden. Herunder er illustreret den fællesmængde, som udgør afdelingsledelsen på Ortopædkirurgisk afdeling. Bruger Blå arbejder stadig med specialet Anæstesiologi på OUH, og er derfor udenfor afgrænsningen (selvom Bruger Blå også er i en afdelingsledelse). Bruger Gul, Bruger Grøn og Bruger Rød arbejder alle med specialet Ortopædkirurgi på OUH, men Bruger Gul er almindelig sygeplejerske og er ikke med i en afdelingsledelse og falder derfor også udenfor afgrænsningen. Tilbage er Bruger Grøn og Bruger Rød, som sammen udgør afdelingsledelsen på Ortopædkirurgisk afdeling. En remse man kan tænke på, når man skal afgrænse specifikke grupper, kan være: Alle som arbejder på OUH, og som samtidig arbejder med ortopædkirurgi og som samtidig arbejde som afdelingsledelse. Alle som arbejder på OUH, og som samtidig og som samtidig og som samtidig Er du i tvivl om rækkefølgen, er den altid Sygehusenhed, Speciale, Lokation, og herefter Afsnit/Funktion/Stilling. Dækker afdelingen hele OUH, springer man lokation over. 20

Appendiks 3: Eksempler på gruppeafgrænsninger Gynækologisk/Obstetrisk Afdeling D (Alle ansatte) Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Speciale) Gynækologi/Obstetrik HR-afdelingen (Alle ansatte) Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Afsnit/enhed) OUH-HR Alle ansatte Afdelingsledelsen på Kæbekirurgisk afdeling (Dokumentansvarlig) FAQ OM GRUPPEAFGRÆNSNINGER: Spørgsmål: Jeg kan ikke finde den gruppe i rulle menuen, jeg leder efter. Og jeg ved, jeg har valgt den rette gruppetype. Svar: Der er kun plads til 50 grupper i rullemenuen. Efterhånden som nye grupper oprettes, forsvinder andre fra rullemenuen. Men du kan sagtens finde dem. Prøv at skrive en del af gruppenavnet i det lille blanke felt foran rullemenuen. Prøv herefter at se, om du nu kan finde gruppen. Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Speciale) Kæbekirurgi Afgrænsning 3: (Funktion) Afdelingsledelse Spørgsmål: Når jeg skal vælge dokumentbrugere, vil jeg gerne vælge både sygeplejersker og sekretærer. Kan det gøres nemt? Driftssektionen i Afdelingen for Driftsoptimering og IT Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Afsnit/enhed) OUH-DOIT Alle ansatte Afgrænsning 3: (Afsnit/enhed) OUH-DOIT Driftssektionen R-Ambulatoriet på Onkologisk afdeling Svar: Ja. Der er mulighed for i valg-boksen at klikke tilføj. Så når du har angivet din gruppeafgrænsningen med sygeplejerskerne, skal du ikke klikke på knappen OK. Vælg i stedet Tilføj (1). Bagefter skal du blot ændre sygeplejersker til sekretærer i rullemenuen (2), og klikke OK, hvis du er færdig. Eller Tilføj igen, hvis du har brug for flere grupper på dokumentet. Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Speciale) Onkologi Afgrænsning 3: (Afsnit/enhed) OUH-ONK R- Ambulatorium Sygeplejersker på Dagkirurgisk operationsafsnit Svendborg i Anæstesiologisk Afdeling, Svendborg Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Speciale) Anæstesiologi Afgrænsning 3: (Lokation) Svendborg Afgrænsning 4: (Afsnit/enhed) OUH-ANÆ-SV Dagkirurgisk Afsnit Svendborg Afgrænsning 5: (Stilling) Sygeplejerske Læger på H.C. Andersen Børnehospital Afgrænsning 1: (Sygehusenhed) OUH Afgrænsning 2: (Speciale) Pædiatri Afgrænsning 4: (Stilling) Læge 21

Appendiks 4: Send besked til brugere om udgivelse Du kan sende mail med besked om udgivelse af dokumentet til dokumentets brugere, samtidig med, at du udgiver dokumentet. Følg vejledningen i afsnittet Udgiv dokumentet i dette materiale, men stop, inden du klikker på knappen Udgiv. Sæt flueben i boksen ud for Send e-mail og træning til brugere (1). I feltet umiddelbart under (det første af de 3 store felter), vil navne på dokumentets brugere vises. Det er brugere angivet i dette felt, der vil modtage mail om udgivelsen. Det er muligt at fjerne brugere ved at markere den man ønsker at fjerne, og klikke på knappen - ovenfor. Der kan også tilføjes yderligere brugere, ved at klikke på knappen +. Skriv eventuelt en tekst i feltet Besked til brugere, som vil blive tilføjet mailen (hvor der i forvejen er en standardtekst, samt link til dokumentet) (2). Klik på knappen Udgiv (3). 22

Appendiks 5: Træning ved udgivelse af et dokument Du kan oprette en træning, hvor dokumentets brugere skal angive, at de har læst dokumentet. Så kan du følge med i, hvem der har læst det, og hvem der mangler. (Brug denne mulighed med omtanke, da for mange træninger kan medføre, at brugerne ikke får dem gennemført.) Følg vejledningen i afsnittet Udgiv dokumentet i dette materiale, men stop, inden du klikker på knappen Udgiv. Sæt flueben i boksen ud for Send e-mail og træning til brugere. I feltet umiddelbart herunder (1), vil navne på dokumentets brugere blive vist. Brugere angivet i dette felt modtager mail om henholdsvis udgivelse eller træning (afhængig af, om man oprettes til træning eller ej). Det er muligt at fjerne brugere ved at markere den, der ønskes fjernet, og klikke på knappen ovenfor. Der kan tilføjes yderligere brugere, ved at klikke på knappen +. Kopier de brugere, der skal trænes, fra den øverste boks ned i den midterste boks. o Alle brugere skal trænes: Klik på knappen med den nedadgående dobbeltpil (2). o Kun enkelte brugere skal trænes: Vælg brugerne ud, ved at markere dem enkeltvis og klikke på knappen med den nedadgående enkeltpil (3). De tre bokse til mail og træning: Boks øverst: brugere angivet i feltet modtager e-mail om henholdsvis udgivelse eller træning (med link til dokument). Boks i midten: brugere angivet i feltet er oprettet til træning i dokumentet (men modtager kun mail herom, hvis brugeren ligeledes er angivet i den øverste boks). Boks nederst: her skrives, hvis der skal tilføjes tekst udover den standardtekst mailen indeholder. Der kan angives en Deadline. Angives dato, skal den skrives efter formlen ÅÅÅÅ-MM-DD, men kan også angives med et + og antal dage (+7 for en uge) (4) Skriv eventuelt en tekst i feltet Besked til brugere, som vil blive tilføjet mailen (hvor der i forvejen er en standardtekst, samt link til dokumentet) (5). Klik nu på knappen Udgiv (6). 23

Appendiks 6: Anvendelse af dokumentskabelon indeholdende flowdiagram, f.eks. Patientforløbsbeskrivelser Et dokument, oprettet på baggrund af en skabelon indeholdende et flowdiagram, redigeres på samme måde som andre dokumenter. Flowdiagrammet kan også redigeres. I praksis oprettes en kopi af skabelonens flowdiagram, og den skal efterfølgende vælges i stedet for skabelonens flowdiagram. Rediger flowdiagram: Åbn dokument, og det afsnit, som flowdiagrammet er indsat i (1). Flowdiagrammet vil ikke være synligt i editoren. Klik på knappen med de 3 prikker ud for rullemenuen Flow (2). Rediger flowdiagram og gem (4, ill. nedenfor). I dokumentets afsnit vælges det nye gemte flowdiagram ved at finde det i rullemenuen ud for Flow (3, ill. ovenfor). Afsnittet gemmes. 24

Noter: egne grupper Gruppe: Gruppetype Gruppenavn Afgrænsning 1 Sygehusenhed OUH Afgrænsning 2 Afgrænsning 3 Afgrænsning 4 Gruppe: Gruppetype Gruppenavn Afgrænsning 1 Sygehusenhed OUH Afgrænsning 2 Afgrænsning 3 Afgrænsning 4 Gruppe: Gruppetype Gruppenavn Afgrænsning 1 Sygehusenhed OUH Afgrænsning 2 Afgrænsning 3 Afgrænsning 4 Gruppe: Gruppetype Gruppenavn Afgrænsning 1 Sygehusenhed OUH Afgrænsning 2 Afgrænsning 3 Afgrænsning 4 Gruppe: Gruppetype Gruppenavn Afgrænsning 1 Sygehusenhed OUH Afgrænsning 2 Afgrænsning 3 Afgrænsning 4 25

Noter 26

27

28