Indkøbspolitik for Odder Kommune

Indkøbspolitik for Odder Kommune

Formål Det overordnede formål med indkøbspolitikken er at skabe de bedste rammer for, at Odder Kommune som helhed kan købe alle varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser og derved udnytte sine ressourcer bedst muligt. Hertil kommer, at indkøbspolitikken skal danne grundlag for, at der opnås administrative lettelser i det daglige indkøbsarbejde. Politikken underlægges politisk behandling i hver byrådsperiode. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i Odder Kommune. Ved indkøb forstås alle indkøb, der udløser en faktura, herunder også leasing. Ud over egne institutioner, omfatter indkøbspolitikken som udgangspunkt også selvejende institutioner, der modtager kommunalt tilskud. Dette gælder i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Overordnede principper for indkøb Bedst og billigst. Odder Kommune varetager borgernes interesser og skal derfor sikre, at det nødvendige behov imødekommes til den lavest mulige omkostning bedst og billigst. Tilstrækkelighedsprincippet. Udgangspunktet for alle indkøb i kommunen er tilstrækkelighedsprincippet. Det er således ikke nødvendigvis den bedste og dermed som oftest den dyreste vare, der skal købes. Kvaliteten skal være tilstrækkelig forstået på den måde, at varen eller tjenesteydelsen lever op til det vedtagne serviceniveau og at den årlige driftsudgift sættes i relation til produktets levetid. Etik. Enhver leverandør skal behandles hæderligt og korrekt, og ingen leverandør må holdes ude fra en tilbudsgivning ud fra ikke-faglige motiver. Lokalt indkøb. Odder Kommune ønsker at handle hos lokale virksomheder i kommunen, når disse er konkurrencedygtige. Sikkerhed. Alle køb af varer og tjenesteydelser skal ske under iagttagelse af hensyn til arbejdsmiljø og sikkerhed, så der må ikke foretages indkøb af produkter, der kan udgøre en sikkerhedsmæssig risiko for borgere eller medarbejdere på nogen niveauer i organisationen. Medinddragelse. I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrages medarbejdere og brugere i størst muligt omfang, da deres viden og erfaringer er meget værdifulde. Desuden sikres åbenhed omkring politiske og administrative beslutningsprocesser.

Regler og lovgivning Odder Kommune er underlagt de til enhver tid gældende udbudsregler og -love. Udbudsreglerne består af en række EU-retlige og danske regelsæt. EU s udbudsdirektiver sætter regler for, hvornår en opgave skal i EU-udbud. Hvis indkøbet er under EU s tærskelværdi. for kommunen under ét, er der ikke krav om udbud eller annoncering, men der vil blive indhentet 2-3 tilbud for at sikre Odder Kommune den bedste pris, tærskelværdien udgør ca., 1,5 mill. kr. For bygge- og anlægsarbejder indhentes 2-3 tilbud, når beløbet er over 150.000 kr. For yderligere information, se bilag 1. Yderligere oplysninger om lovgivning og beløbsgrænser findes på www.udbudsportalen.dk Alle kommunale udbud offentliggøres på www.odder.dk/erhverv.

Centrale indkøbsaftaler Når det skønnes fordelagtigt, vil Odder Kommune indgå fælles aftaler med andre offentlige myndigheder eksempelvis KOMBIT og Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI). Hertil kommer, at Odder Kommune er en del af Indkøbsfællesskabet HHO (Hedensted, Horsens og Odder kommuner). Indkøbsfællesskabet varetager indkøbs- og udbudsopgaver for Hedensted, Horsens og Odder kommuner på vare- og tjenesteydelsesområderne. Indkøbsaftaler, der gælder for en eller flere af kommunens institutioner, indgås endeligt af indkøbsfunktionen i Odder Kommune. Klima- og miljøhensyn Odder Kommune er en klimakommune og har gennem aftale med Danmarks Naturfredningsforening forpligtet sig til at reducere CO2-udledningen fra den kommunale virksomhed med 2 % årligt frem til og med 2014. Det er derfor et mål, at der i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler efterspørges løsninger, der er medvirkende til at nedbringe CO2- udledningen. Ligeledes arbejdes der målrettet på at inddrage miljøhensyn i forbindelse med indkøb. Hvor det er muligt tilstræbes det således, at kommunens indkøb overholder de tekniske specifikationer, som er beskrevet i miljømærkerne Svanen og Blomsten ligesom mulighed for anvendelse af økologiske produkter altid skal efterprøves.

Socialt ansvar Odder Kommune ønsker at udvise socialpolitiske hensyn. Det betyder, at sociale klausuler vil blive anvendt. En social klausul er en nærmere angivet forpligtelse for den, der vinder opgaven/udbuddet. Klausulerne bruges til at sikre, at leverandøren løfter nogle sociale hensyn som eksempelvis at sikre praktikpladser eller gøre en indsats for andre grupper, der har svært ved at finde eller bevare fodfæste på arbejdsmarkedet. Odder Kommune vil ligeledes medvirke til at sikre gode arbejdsvilkår for medarbejderne hos vore leverandører. Hvor det er relevant, skal der benyttes arbejdsklausuler, der sikrer ordentlige løn- og arbejdsvilkår. Odder Kommune forudsætter, at kommunens leverandører og deres underleverandører efterlever de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder ILO-konventionerne. ILO har til formål at fastsætte og fremme internationale standarder for arbejdstagernes leve- og arbejdsvilkår, hvilket omfatter fagforeningsfrihed, retten til at føre kollektive forhandlinger, afskaffelse af tvangsarbejde og børnearbejde, ligestilling, arbejdsmiljø, social sikring m.v. Odder Kommune forventer, at kommunens leverandører og deres underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Målsætningerne realiseres gennem relevante sociale klausuler, som indarbejdes i de respektive udbudsmaterialer. Det er tillige Odder Kommunes hensigt at prioritere Fairtrade-mærkede produkter. For yderligere information, se bilag 2.

Information til leverandører Der er udarbejdet en vejledning til leverandører, der beskriver, hvad Odder Kommune forventer af sine leverandører, og hvad leverandørerne kan forvente af Odder Kommune. Vejledningen findes her: www.odder.dk/erhverv Odder Kommune afholder tillige et informationsmøde for potentielle, lokale leverandører en gang om året.

Bilag 1: Retningslinjer for bygge- og anlægsopgaver i Odder Kommune Udbud og tildeling følger reglerne i Tilbudsloven, Odder Kommunes indkøbspolitik samt gældende EUregler. For bygge- og anlægsopgaver er det skematisk vist således: Budgetpris (kr.)* Bygge- og anlægsopgaver Over 38.625.000 3.000.000 38.625.000 300.000 3.000.000 150.000 300.000 EU-udbud, offentlig eller begrænset udbud (med prækvalifikationer) Der anvendes begrænset eller offentligt udbud, alt efter opgavens kompleksitet Der anvendes underhåndsbud eller begrænset udbud Der anvendes underhåndsbud 0 150.000 Frit valg af bedst egnet *Tærskelværdier per oktober 2015. Tærskelværdier revideres jævnligt og følger kursen på euro. Valg af udbudsform afhænger af opgavens størrelse. Odder Kommune tilstræber simple udbudsprocesser for mindre projekter. Tilbudsgiver for små arbejder vælges ofte blandt lokale håndværkere suppleret efter behov med andre håndværkere uden for lokalområdet. Ved små opgaver gives mindre rådgivere og entreprenører mulighed for at deltage. Ved større opgaver prioriteres deltagelse af større rådgivere og entreprenører, hvis muligt gerne lokale. Målet er at sikre, at der opnås en passende konkurrence og at de forskellige lokale håndværkere/entreprenører over tid får mulighed for at byde på opgaver. Odder Kommune tilstræber at kredsen af håndværkere/entreprenører, der bliver tilbudt at afgive tilbud på bygge- og anlægsopgaver og får tildelt opgaver, bliver bredt repræsenteret i kommunen. I forbindelse med udførelse af opgaver, hvor entreprisesummen overstiger 1.000.000 kr. anmodes der om garantistillelse på 15 % af entreprisesummen. Udbudsformer Der er principielt tre måder at indhente tilbud på: 1. Underhåndsbud 2. Begrænset udbud med prækvalifikation (og uden prækvalifikation) Side 1 af 3

3. Offentligt udbud Underhåndsbud Ved arbejder mellem 150.000-300.000 kr. indhentes underhåndsbud. Disse indhentes ved håndværkere bosiddende i kommunen. Såfremt der indhentes fire tilbud skal det fjerde hentes fra håndværker uden for kommunen. Ved arbejder herover udbydes opgaven i begrænset eller offentligt udbud alt efter hvad der findes mest hensigtsmæssigt. Begrænset udbud med prækvalifikation Forløber i to fase: 1. Annoncering af opgaven, hvor interesserede kan søge om at måtte afgive tilbud. De interesserede vurderes og blandt de bedst egnede anmodes typisk 5-6 om at afgive tilbud. 2. Tilbudsfasen, hvor de udvalgte tilbudsgivere afgiver tilbud og vurderes. Tildelingen kan enten ske til det billigste tilbud eller til den økonomisk samlet mest fordelagtigt løsning, det vil sige en kombination af pris, erfaring, kompetencer og så videre. Begrænset udbud med prækvalifikation anvendes, hvor man på forhånd ønsker at sikre sig, at man kun inviterer virksomheder til at afgive tilbud, som rent faktisk også er økonomisk, fagligt og kapacitetsmæssigt egnet til at løse opgaven. Dette sker normalt ved større byggerier, som for eksempel skoler. Begrænset udbud gør med sin annoncering det mere synligt at Odder Kommune har en byggeopgave som ønskes udført og at alle kan byde ind på opgaven (selv om ikke alle bliver valgt til at afgive tilbud). Begrænset udbud er den mest krævende for kommunen, men samtidig den mest gennemsigtige. Ved begrænset udbud sparer man i øvrigt de bydende for at alt for mange skal afgive tilbud. Noget som også koster tid og penge for den enkelte virksomhed. Begrænset udbud uden prækvalifikation Udbudsformen anvendes ved bygge- og anlægsarbejder, hvor man ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere, ud fra en betragtning om, at de reelle konkurrenceforhold er sikret i den pågældende sag. 1. Der indbydes mellem 3 og 7 bydende. 2. De indbudte firmaer vælges ud fra følgende interne kriterier: a. Faglig kompetence b. Kapacitet c. Soliditet d. Samarbejdsevne e. Opgavefordeling generelt Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave, inden denne udbydes. 3. Mindst 1 af de bydende skal være et firma uden for det lokale område, jvf. Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven af 18. august 2005. 4. Ved vedvarende bygge- og anlægsvirksomhed indbydes ikke den samme kreds af virksomheder ved hvert udbud. Når kun bestemte virksomheder har praktisk mulighed for at udføre arbejdet, kan bestemmelserne i pkt. 3 og 4 fraviges. Side 2 af 3

Offentligt udbud Betyder, at Odder Kommune annoncerer en opgave som alle kan byde på. Når tilbuddet er afgivet kan Odder Kommune dog frasortere tilbudsgivere, der er åbenlyst uegnet i forhold til de opstillede kriterier, til at løse opgaven. Offentligt udbud anvendes typisk ved opgaver der ikke er specielt komplekse. Det kunne for eksempel være asfaltering, kørselsopgaver eller lignede. Odder, den 25.04.16 Side 3 af 3

Bilag 2: Standard for anvendelse af arbejds- og sociale klausuler ved bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser i Odder Kommune Formål Odder Kommune ønsker via sin Indkøbspolitik at sikre, at løn og ansættelse sker på forsvarlige vilkår. Kommunen ønsker samtidig at tage aktiv del i indsatsen for, at unge får en uddannelse og at opfordre kommunens leverandører til at tage ansvar i forbindelse med aktivering af ledige med henblik på ordinær beskæftigelse. Hovedelementer i realiseringen 1. Overholdelse af ILO-konventionen (løn- og ansættelsesvilkår) Gælder i princippet ved alle opgaver, men implementeres eksplicit ind i udbudsmaterialet ved alle opgaver, hvor der udarbejdes et formelt udbudsgrundlag. Dette sker ved anvendelsen af Arbejdsklausuler. 2. Sociale klausuler Gælder ved alle bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser med en samlet totalsum over 10 mio. kr. eller hvor det skønnes at lønsummen vurderes at udgøre over 4 mio. kr. 3. Samarbejde og dialog Omkring aktivering af ledige sker af frivillighedens vej, og vindende leverandører opfordres til at indgå i en dialog med Jobcenter Odder ved alle relevante opgaver for Odder Kommune. Der arbejdes p.t. med etablering af Partnerskabsaftale mellem Aarhus Tech, Learnmark Horsens, Dansk Byggeri, DI, 3F/LO, UdviklingOdder og Odder Kommune, målet er etablering af et samarbejde omkring uddannelse og beskæftigelse i bygge- og anlægsbranchen i Odder Kommune. Projektets størrelse Samarbejde med entrep. via Arbejdsklausuler (ILO 94) Sociale klausuler Partnerskabsaftaler / lokale aftaler < 150.000 kr. > 150.000 kr. og < 10 mio. kr. totalsum / 4 mio. kr. i lønsum > 10 mio. kr. totalt / 4 mio. kr. i lønsum JA JA JA NEJ Vurderes konkret JA Vurderes konkret JA JA 727-2016-55336 Side 1 af 5

Ad. 1. ILO-konvention (løn- og ansættelsesvilkår) I ethvert udbudsmateriale skal ILO 94 samt et kontraktvilkår omkring tilsyn og kontrol indføres. I overensstemmelse med ILO-konventionen nr. 94 om arbejdsvilkår i offentlige kontrakter skal leverandøren sikre, at de ansatte, som leverandøren og leverandørens underleverandører beskæftiger med henblik på kontraktens opfyldelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejdet af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Tilsyn: Kommunen kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for leverandøren lever op til ovennævnte krav. Leverandøren skal efter påkrav fremskaffe relevant dokumentation for såvel egen som eventuelle underleverandørers arbejdstageres løn- og ansættelsesforhold. Relevant dokumentation kan for eksempel være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakt eller ansættelsesbevis. Der skal yderligere stilles krav om dokumentation for at en leverandør er registreret i relevante registre som f.eks. Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og/eller E-indkomst registeret såfremt det er relevant i den konkrete situation. Dokumentation skal være kommunen i hænde senest 7 arbejdsdage efter, påkravet er modtaget. I større eller komplekse sager bør det overvejes at stille som krav i udbuddet, at leverandøren fremlægger relevant dokumentation i en fastlagt frekvens gennem byggesagens gennemførelse. Hvis leverandøren ikke senest 7 dage efter anmodningen fyldestgørende har dokumenteret de ovennævnte krav, kan kommunen vælge at tilbageholde fremtidige betalinger. Størrelsen på denne tilbageholdelse skal tilpasses opgavens omfang og være fastlagt i kontrakten. En tilbageholdelse af betalinger giver ikke entreprenøren ret til at standse arbejdet. Fortsat manglende imødekommelse af anmodningen er at betragte som væsentlig misligholdelse af kontrakten, og kan sanktioneres som sådan. Dvs. med bodsbestemmelser og i yderste konsekvens ophævelse af kontrakten. Arbejdsgange og ansvarsfordeling ved brug af arbejdsklausuler fremgår af s. 4. Forslag til minimumskrav til standard-tekst til arbejdsklausuler fremgår af s. 5. Ad. 2. Sociale klausuler ved større udbud a) Uddannelsesbestemmelser skal indføres i kontrakter for alle typer af længerevarende bygge- og anlægsopgaver (herunder også større driftskontrakter), som Odder Kommune udbyder, hvor den samlede byggesum overstiger en samlet totalsum på 10 mio. kr. eller hvor det skønnes, at lønsummen vurderes at udgøre over 4 mio. kr., og hvor opgaven forventes at løbe over mindst ½ år. b) Leverandøren skal tilstræbe, at 10 % af de stillinger, dog minimum 5 %, der anvendes til opfyldelse af kontrakten, besættes med personer i praktikstillinger, herunder lærlinge. Dette tal beror på et sagligt skøn i hver enkelt sag. c) Ved persongruppen af praktikanter forstås personer, der påbegynder eller er påbegyndt en erhvervsuddannelse, som er reguleret iht. Lov om erhvervsuddannelse og Lov om erhvervsgrunduddannelse m.v. og i den forbindelse skal gennemføre en del af uddannelsen som 727-2016-55336 Side 2 af 5

virksomhedspraktik. Entreprenøren kan vælge at opfylde kravet ved at ansætte personer fra andre EUlande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte. d) Hvis entreprenøren ikke kan godkendes som praktikvirksomhed, kan entreprenøren efter samtykke fra Odder Kommune opfylde kravet ved at besætte det fastsatte antal stillinger efter pkt. b med ledige, der skal i virksomhedspraktik som led i afklaring eller opkvalificering, eller tilsvarende ordninger for ledige i et andet EU-land. e) Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelse af personer i praktikstillinger er opfyldt. f) Hvis leverandøren ikke senest 7 dage efter anmodningen fyldestgørende har dokumenteret de ovennævnte krav, kan kommunen vælge at tilbageholde fremtidige betalinger. Størrelsen på denne tilbageholdelse skal tilpasses anlæggets omfang og være fastlagt i kontrakten. En tilbageholdelse af betalinger giver ikke entreprenøren ret til at standse arbejdet. Fortsat manglende imødekommelse af anmodningen er at betragte som væsentlig misligholdelse af kontrakten og kan sanktioneres som sådan. Dvs. med bodsbestemmelser og i yderste konsekvens ophævelse af kontrakten. Ad. 3. Samarbejde og dialog omkring aktivering af ledige Odder kommune ønsker, at kommunens leverandører deltager aktivt i forbindelse med aktivering af ledige. Alle primære leverandører ved bygge- og anlægsopgaver for Odder Kommune opfordres derfor til at indgå en frivillig partnerskabsaftale/lokal aftale med Jobcenter Odder. Indholdet i en partnerskabsaftale/lokal aftale kan omhandle aktivering af ledige, kortere eller længere jobafklaringsforløb og kortere eller længerevarende praktikforløb. Ved alle bygge- og anlægsopgaver for Odder Kommune opfordres leverandøren til at indgå i en dialog med Jobcenter Odder for afklaring vedr. hvilke af ovenstående målgrupper, projektet egner sig bedst til. 727-2016-55336 Side 3 af 5

Arbejdsgange og ansvarsfordeling ved brug af klausuler Fasetrin Opgave Ansvar Behovsfasen Bygherre (BH) registrerer et ændret behov, som afføder et behov for at BH igangsætte en bygge- og anlægsopgave. Behovet analyseres og afdækkes overordnet i samarbejde med Teknik & Miljø (TM) forud for budgetlægning. Jobcentret (JC) inddrages for at belyse muligheder for klausuler og aftaler på det enkelte projekt. Budgetfasen BH udfærdiger ansøgning om anlægsbevilling ud fra afdækninger i forrige BH fase. Idéfasen Efter bevilget budget overtager TM projektet og rammer og vilkår for TM udbuddet fastlægges. Herunder muligheder for klausuler i samarbejde med JC. Realiseringsfasen Udbuddet udfærdiges. Herunder også evt. klausuler i samarbejde med JC. TM Udførelsesfasen TM kontrollere og håndhæver de i udbuddet anførte klausuler bistået af JC i nødvendigt omfang. Opfølgning på partnerskabsaftaler og lokale aftaler påhviler JC. TM/JC Forklaring på forkortelser BH Bygherre TM Teknik & Miljø JC Jobcenter 727-2016-55336 Side 4 af 5

Standardtekst - Arbejdsklausuler i bygge- og anlægsopgaver for Odder Kommune. I udbudsbekendgørelsen skal der altid anføres: ILO konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter er gældende for byggesagen. Kontrakten vil derfor indeholde en bestemmelse, der sikre vedkommende arbejdere løn og andre arbejdsvilkår, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder i overenskomst m.v. for andet arbejde af samme art, jf. de nærmere regler i konventionens artikel 2. I byggesagsbeskrivelsen skal der altid anføres: - at Odder Kommune ønsker med henvisning til ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter at sikre gode vilkår for medarbejderne hos såvel leverandører som eventuelle underleverandører. Leverandører forpligter sig derfor til at sikre, at de medarbejdere, som leverandøren og/eller eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn, arbejdstid og andre ansættelsesvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres, i henhold til kollektiv overenskomst indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter på nationalt plan, og som gælder på hele det nationale område, bindende fortolkning af sådan kollektiv overenskomst, eksempelvis i form af en voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter. Der skal ligeledes indføres en passus om kontrol og tilsyn. Odder, den 25.04.2016 727-2016-55336 Side 5 af 5