Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag, den 28. august 2014, kl. 09:00 Fremmødte: Formand Uffe Steffensen (US) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Turneringsansvarlig Niels Kiil (NK) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Ingen afbud Deltagere til pkt. 14-076: Regeludvalget Hans Østergaard (formand) Niels Chr. Jeppesen Bent Haugaard HØ NCJ BH Referat: 14-066: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 12. juni blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 14-067 Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget pr. 31. juli og omtalte de enkelte poster, der er blevet justeret i.h.t. de faktiske forhold som p.t. er kendt. Udgifter til reparation af vandingsanlægget i foråret var ikke forventet på budgetteringstidspunktet og derfor ikke optaget i budgettet. Det har ikke været muligt at finde tilsvarende besparelser. Ekstraudgiften udgør kr. 85.000. Der er yderligere justeringer på andre poster, især på kontingenter og indmeldelsesgebyr, som ikke lever op til oprindeligt budgetteret. Øvrige poster er nogenlunde status quo. Der budgetteres på nuværende tidspunkt med et underskud på kr. 64.000. Det budgetterede underskud skal ses i forhold til maj måneds reviderede budget, som udviste et overskud på kr. 36.000. Dette er en nedjustering på ca. kr. 100.000, men da kontingenter og indskud og den ekstraordinære udgift til vandingsanlægget udgør en samlet nedjustering på ca. kr. 200.000 konkluderes det, at der på andre poster er en positiv udvikling. NK forespurgte, om der er udgiftsposter, som kan og bør aktiveres og afskrives over en periode i stedet for at blive udgiftsført i indeværende år. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 1
Det tages der stilling til, når årsregnskabet udarbejdes. En aktivering af poster som er betalt i regnskabsåret påvirker ikke klubbens likviditet, men alene det regnskabsmæssige resultat. Ifølge den nu foreliggende budgetrevision, vil året munde ud i et likviditetsunderskud på kr. 16.000. 14-068: Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Der er pt. 1.205 aktive medlemmer. Der har været en mindre tilgang af nye medlemmer med banetilladelse hen over sommeren end forventet, hvilket er den direkte årsag til nedjusteringen i budgettet. Vi forventer i år at nå 100 prøvemedlemmer og det betragtes som tilfredsstillende. 14-069: Meddelelser fra FU, Golfmanager og Cheftræner FU FU havde et møde den 25. august. En meddelelse til medlemmerne om at være tålmodige og give plads til vore nye medlemmer er udarbejdet og klar til udsendelse. Oplæggets baggrund blev diskuteret og der var enighed om at udsende det til alle i Viborg Golfklub. Golfmanager DGU afholder Regionalmøder i Herning den 20. oktober, Hals den 21. oktober og Fredericia den 22. oktober. Der er behov for at rydde op i administrationen af nøgler, idet mange nøgler efterhånden er udlånt eller bortkommet. Der vil derfor blive skiftet låse på adgangsdørene til Sekretariatet. Chefgreenkeeper Meddelelser fra Chefgreenkeeper vil fremover blive refereret separat i samarbejde med den ansvarlige for Baneudvalget. Se punkt 14-070. Cheftræner Alle tre herrehold skal spille om oprykning. En tidligere elitespiller kommer tilbage til klubben efter et par års fravær. Dette vil styrke vores elite. Pigerne ser ud til at udvikle sig i den rigtige retning. Det forventes at alle som kvalificerer sig vil være i handicap 10 eller under. Der er stor tilfredshed med udviklingen. Klubben har et hold med i finalen i sportsjournalisternes turnering samt flere hold med i AON juniorholdturneringerne. 14-070: Meddelelser fra Chefgreenkeeper og baneansvarlig. PK Efterårsarbejdet vil hovedsagelig være oprydning af bevoksninger. Hul 6 fairway bunker i venstre side nedlægges, da den på grund af træerne er vanskelig at vedligeholde. Hul 13 bunker bag green nedlægges, da den sjældent er i spil og det kræver ressourcer af vedligeholde en bunker. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 2
Miljøstyrelsen er begyndt arbejdet med den planlagte evaluering af reglerne om belastningslofter, som blev indført med golf-bekendtgørelsen i februar 2013. Miljøstyrelsen har indgået aftale med seniorrådgiver Anne Mette Dahl Jensen, Københavns Universitet, om at udføre evalueringen for Miljøstyrelsen. Til evalueringen af belastningslofterne er der brug for mere viden om klubbernes sprøjtninger, udfordringer med skadegørere, valg af sprøjtemidler mv. Da Viborg Golfklub er en af de klubber, som har haft et højt sprøjtemiddelforbrug i 2013, på grund af udfordringer med gåsebillerne, har Miljøstyrelsen henvendt sig til os for at få indblik i vores udfordringer med at holde belastningsloftet. PK har fremsendt forskellig dokumentation, og det vil blive fulgt op af et telefoninterview. 8. oktober afholdes DGA Masters i Viborg Golfklub (Greenkeepere i Danmark). Det er konstateret, at vi har problemer med at opfylde vores tilsynspligt vedr. nogle dræn, som er placeret på en ejendom udenfor klubbens område. Idet denne ejendom muligvis skifter ejer, blev det diskuteret hvordan problemet fremover kan løses. US undersøger om der er tinglyst servitut om drænet. SB Orienterede om baneudvalgets arbejde og de udfordringer som forekommer. Omtalte den tynde rough f.eks. mellem hul 15 og 16, som er vigtig at vedligeholde og udvikle til gavn for biodiversiteten. Baneudvalget har diskuteret om vi skal have en Elitebane eller en Familiebane og på trods af, at man ikke finder ordet Familiebane heldigt, er det det man mest hælder til. Det skal være en bane som både klubbens medlemmer og gæster skal finde sig godt til rette på. Gul teested på hul 2 er vanskeligt at vedligeholde og det diskuteres om man skal flytte det tilbage til den oprindelige placering som nu er blå teested og for det meste ligger ubrugt hen. Asketræet ved gavlen af Klubhuset mod nord er i dårlig stand og skal fældes. I den forbindelse blev mulighederne for en forskønnelse af tilkørslen til klubområdet omtalt. De frivillige hjælperes arbejde påskønnes meget og det planlægges at arrangere en form for påskønnelse af deres indsats. På gul teested på hul 9 er det vanskeligt at se bunkers og trafik på vejen kommende fra klubben. En løsning kunne være at flytte teestedet til venstre og hæve det 1 meter. 14-071: Meddelelser fra øvrige områdeansvarlige. Sportsansvarlig (KJ) Der planlægges et møde med holdkaptajnerne i Regionsgolf i efteråret for at få en bedre koordination af opstilling af hold etc. Mulighederne for supplering af klubbens polotrøjer undersøges stadig. NEH omtalte MK Huse rangliste turneringen. Tilslutningen er for nedadgående på grund af en konkurrerende rangliste turnering. NEH spurgt om mulighederne for at ændre MK Huse turneringen til en cut turnering over 2 dage for at gøre den mere attraktiv, men det kan medføre problemer vedr. banelukning. Det vil dog også forbedre turneringen, fordi der vil være flere ranglistepoint at spille om, og dermed vil turneringen kunne tiltrække flere junior elite spillere. Videre diskussion og beslutning udsættes til et senere møde. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 3
Turneringsansvarlig (NK) Divisionsturneringen i august medførte klager over kvaliteten af vore greens. De var langsomme og bolden skiftede pludselig retning. PK kommenterede dette og vedgik de var langsomme, men det er et spørgsmål om man vil ofre 80% flere ressourcer for at gøre dem 20% hurtigere. Planlægningen af Turneringskalenderen 2015 er i samarbejde med CL igangsat. Vedr. Klubmesterskaberne omtaltes det slip der eksisterer mellem sidste tee-off om morgenen og første tee-off om eftermiddagen. CL forklarede problemerne som kan opstå og hvordan man forsøger at løse dette med boldrende tider. En egentlig tidsreservation for disse tider er ikke ønskelig, da der vil opstå problemer hvis man f.eks. på grund af tåge, er nødt til at udsætte de tidlige starter. Det blev besluttet at informere medlemmerne bedre mht. deres muligheder for at komme ud og spille i klubmesterskabsweekenderne. CL omtalte Skt. Hans turneringen som var en succes. CL efterlyser dog en bålansvarlig, som han mener bør være en opgave for greenkeeperne. Det bør lægges ind i deres årlige arbejdsplan, at der skal være en greenkeeper til stede med ansvar for bålet, inkl. optænding. Bestyrelsen var enig heri, og det blev besluttet at pålægge greenkeeperne opgaven. 14-072: Golfspilleren i Centrum CL gav en orientering om Golfspilleren i Centrum (it-program til tilfredshedsundersøgelse) og gennemgik nogle af de resultater, som foreløbig er registreret. Forskellige muligheder på områderne blev vist, og den generelle tilfredshed fra gæster og medlemmer var positiv. GIC gør det tydeligt at identificere områder, der bør arbejdes med, og hvor der er muligheder for forbedringer. Bestyrelsen vil gøre tiltag, hvor der er anledning til det. 14-073: Overdækning af udslagssteder CL orienterede om status for overdækning af udslagssteder, som finansieres af årets overskud fra VG Erhvervsklubben. Byggetilladelsen er stadig gældende. Arbejdet udbydes blandt Erhvervsklubbens medlemmer.. Det blev også drøftet om vi kan afse eget mandskab til dele af byggeriet, f.eks. jordarbejde, for at holde omkostningerne nede. Byggeriet forventes påbegyndt ultimo september med en samlet byggeperiode på to måneder. Da årets overskud fra Erhvervsklubben ikke dækker alle omkostningerne for det fulde projekt, blev det foreslået at udsende en invitation til medlemmerne om at være sponsor for et mindre beløb ligesom da man byggede Spikebaren. På samme måde kan andre virksomheder udenfor Erhvervsklubben inviteres som sponsorer. 14-074: Energioptimering CL har kontaktet en konsulent hos Energitjenesten, som er et rådgivende organ støttet af Energistyrelsen, med henblik på energioptimering. CL s henvendelse var primært rettet mod rådgivning om valg af varmekilde. Konsulenten informerede om de forskellige muligheder med varmekilder og konkluderede, at der kunne være tale om to modeller, varmepumpe eller pillefyr. Nyt oliefyr kunne også være en mulighed, men set i relation til miljøet er denne løsning ikke optimal. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 4
Fordele og ulemper ved hhv. varmepumpe (jord til vand eller luft til vand) og pillefyr blev nævnt og diskuteret. I modsætning til pillefyret er en varmepumpe meget dyr i anskaffelse og har lang tilbagebetalingstid. Bestyrelsen bad CL arbejde videre med forslag om pillefyr, dvs. indhente tilbud, undersøge krav til installation og integration med omgivelserne. NK foreslog yderligere områder som kan inddrages i undersøgelsen om besparelser, f.eks. solceller, elpærer i de områder der endnu ikke har spare pærer, energistyringsanlæg og energivenlige køkkenmaskiner i Cafeens køkken. CL undersøger nærmere mulighederne for solcelleinstallation i Greenkeepergården, evt. efter at have konsulteret en energikonsulent. 14-075: Fremtidig udviklingsstrategi CL mener at klubben trænger til et løft på områder, som ikke nødvendigvis vedrører 27- huls banen. Følgende områder blev i den forbindelse nævnt og bør ses som en samlet enhed: Asfaltering af parkeringsplads Forbedring af gårdmiljø ved klubhus Café bygning ved indkørsel (se også pkt. 14-070 vedr. fældning af asketræet) Yderligere blev følgende foreslået: Etablering af møderum på 1. sal i Café CL nævnte specielt behovet for etablering af mødelokaler der tidligere har været diskuteret. Erhvervsklubbens overskud i kommende år kunne evt. anvendes hertil, men det er Erhvervsklubbens medlemmer, der på grundlag af flere alternative forslag fra bestyrelsen træffer afgørelse om overskudsanvendelse. Andre områder blev også nævnt og muligheder for finansiering blev drøftet. CL påpegede at han finder det vigtigt, at der snart igangsætte nogle projekter, så der skabes fornyelse i klubben. US foreslår at der laves en prioriteret liste med realistiske etableringsomkostninger, som man kan forholde sig til. NK foreslog andre emner som kan inkluderes, f.eks. flytte sekretariater nedenunder for at være mere kunde/medlemsvenlig. Følgende liste blev udarbejdet under mødet (ikke prioriteret og ikke endelig): Parkeringsplads Gårdmiljø ved klubhus Café bygninger ved indkørsel Møderum på 1. sal i Café Pay & Play bane udvides Vandingsanlæg Færdiggørelse af overdækkede udslagssteder Udbygning af træningsfaciliteter i skoven Flytning af sekretariat Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 5
Opgradering af omklædningsfaciliteter Opbygning af turneringslederrum Baneomlægning som tidligere foreslået på blå sløjfe som vil inkludere et nyt Hul 24½ Ombygning af lockerrum Vognly til golfbiler Udgravning af kanal mellem sø ved hul 20 og sø ved par-3 banen med etablering af en bro til at krydse kanalen. Slibeanlæg til cylinderklipper. Overdækket terrasse mod vest samt terrasse på 1. sal Ny asfaltering af vejen Etablering af solcelleanlæg i greenkeepergården Energioptimering i klubhus, inkl. Café 14-076: Møde med Regeludvalg US bød velkommen til Regeludvalget som var inviteret til at forklare nærmere om deres forslag til Out of Bounds (OB) pælemarkering, der tidligere er behandlet ved bestyrelsesmøde i maj. HØ takkede for at bestyrelsen havde accepteret det meste af deres forslag fra maj og var også tilfreds med, at de får lejlighed til at forklare de punkter, som bestyrelsen ikke umiddelbart var enige i. Hul 20 Forslag til at hvide pæle skal væk ind til par-3 banen. Dette forslag er understøttet af en DGU dommer. HØ og NCJ forklarede de nærmere omstændigheder. US forklarede bestyrelsens bekymring omkring sikkerheden på par-3 banen, især omkring hul 3 green/hul 4 teested. Der blev enighed om at referencepælene for OB fjernes således OB linjen går gennem søen og de røde pæle bibeholdes for at skabe tilstrækkelige muligheder for drop. Hul 26 HØ forklarede nærmere om ønskerne om at ændre OB pælenes placering til træningsbanen og driving range. Der var enighed om at OB vil være som det nuværende langs hul 1 hvorefter pælene placeres langs trægrænsen mellem Greenkeepergården og træningsbanen i retningen mod vest indtil hul 26. Det betyder at de nuværende pæle fra teestedet på hul 26 langs med træningsarealet i skoven fjernes og placeringen af OB pælene ændres i.h.t. forslag fremlagt af Regeludvalget. US frembragte et ønske om at Viborg Golfklub får en regeldommer, som evt. kunne udgå fra Regeludvalget. Diskussion og meningsudveksling forekom i fordragelighed, og man enedes om at arbejde videre med sagen. HØ bad om lettere adgang til bestyrelsen ved fremlæggelse af forslag, som kræver bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen lovede at indkalde udvalget til drøftelse, hvis udvalgets forslag ikke accepteres af bestyrelsen. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 6
14-077: Eventuelt SB foreslog at banearkitekten konsulteres ved ændringer af banen, og der er enighed i bestyrelsen om, at dette bør ske, med mindre der er tale om uvæsentlige ændringer. Dette er også tidligere vedtaget i bestyrelsen. Mødet sluttede kl. 16:35 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.08.28 7