Udgivet af: IT- & Telestyrelsen IT- & Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Publikationen kan hentes på http://digitaliser.dk/resource/450725 Telefon: 3545 0000 Fax: 3545 0010
Cloud kalkulator - Hvad koster din email eller desktop? IT- & Telestyrelsen februar 2010
Indhold > Indledning 6 En Cloud kalkulator til potentialeberegning af Cloud computing 6 Baggrund 6 Potentialet ved Cloud Computing 7 Ambitionen med Cloud kalkulatoren 8 Samlet konklusion 9 Rapportens opbygning 9 Resumé 11 Motivering 11 Analyseområder 11 Metode og resultater 13 E-post konklusion 14 Elev-desktop konklusion 15 Administrativ desktop konklusion 16 Model 18 Baggrund og antagelser for den kvantitativ analyse 18 Baggrund og antagelser for den kvalitative analyse 19 Modellens indhold 20 Omkostningselementer i modellen 20 Vurdering af modellen 21 Case: Lyngby-Taarbæk Kommune 22 Det generelle datagrundlag 23 E-post og kalender 25 0-løsningen 26 Scenarie 1 Notes Live (Cloud Service) 28 Scenarie 2 Gmail (Cloud Service) 31 Sammenligning af omkostninger for de tre scenarier 33 Elev-desktop 35 0-løsningen 35 Scenarie 1 VDI løsning 38 Scenarie 2 DaaS (Cloud service) 42 Sammenligning af omkostninger for de tre scenarier 44 Administrativ desktop 51 Konklusion 59 Samlet vurdering 59 E-post 59 Elev-desktop 59 Administrativ-desktop 60 Bilag 1 Projektet bag Cloud Kalkulatoren 61 Projektbeskrivelse 61 Fase 1: Modelkonstruktion 61 Fase 2: Modelafprøvning 62 Fase 3: Robustliggørelse, generalisering og formidling af model 62
Bilag 2 Detaljeret beskrivelse af omkostningselementer 64 Generelt datagrundlag 64 Serveromkostninger 64 Netværksomkostninger 64 Storageomkostninger 64 Backup, Restore, recover metodik 65 Serverrum, energi samt køling 65 Omkostninger til ledelse, service, support og finansiering 65 E-post og kalender datagrundlag 67 E-post og kalender brugere 67 E-post ekstra services 68 Kapacitetsværdier e-post server og storage 69 Omkostninger til ledelse, service og support 69 Licensomkostninger til e-post server 69 Licensomkostninger til e-post bruger 70 Elev-desktop og administrativ desktop 71 Desktop hardware 72 Desktop hardware vedligehold 73 Desktop software 73 Desktop software vedligehold 73 Desktop energi forbrug 73 Desktop Service og support 73 Bilag 3 - Hvad er Cloud computing? 74 Definition af Cloud computing 74 Servicemodeller for Cloud Computing 75 Implementeringsmodeller for Cloud computing 76 Bilag 4 - Holdninger til Cloud computing 77 Fordele ved Cloud computing 77 Anvendelsesområder nu 77 Anvendelsesområder fremtid? 77 Markedet Cloud computing 78 Kvalitet 78 Fleksibilitet 78 Sikkerhed 78 Udfordringer 79 Bilag 5 - Hvad er VDI? 80 Gevinster og udfordringer ved implementering af VDI 80 Central afvikling af applikationer 81 VDI produkt anvendt i analysen 81 Udvalgte gevinster ved etablering af VDI 82 Udvalgte udfordringer ved etablering af VDI 83 Bilag 6 - Ordliste 84 Bilag 7 - Litteratur 86 Bøger/Artikler 86 Links 87
Indledning > En Cloud kalkulator til potentialeberegning af Cloud computing Cloud computing leverance af it-services over internettet står over for et gennembrud i år. Det er de fleste analytikere enige om. Denne rapport beskriver en beregningsmodel, en Cloud kalkulator, som direkte kan anvendes til at beregne den potentielle gevinst ved at skifte til Cloud computing. Modellen, udarbejdet i Excel, kan i sin nuværende udgave anvendes indenfor områderne e-post, administrativ-desktop og elev-desktop. Cloud Kalkulatoren er dermed et værktøj for de forretningsansvarlige i/hos den enkelte virksomhed/myndighed, som ønsker at diskutere en mulig anvendelse af Cloud computing på basis af økonomiske fakta. Baggrund Baggrunden for, at Cloud computing vinder mere og mere frem, er bl.a., at virksomhedsledere ser muligheden for at spare på omkostningerne, samtidig med at kvaliteten af itydelserne stiger og skalerbarheden øges. I stedet for at skulle rekruttere, videreuddanne og fastholde dygtige it-medarbejdere samt investere i og forholde sig til stadig mere kompliceret it-infrastruktur, kan man købe flere og flere driftsydelser som serviceydelser via nettet. Analysefirmaet Gartner sagde allerede sidste år: Cloud computing heralds an evolution of business that is no less influential than e- business 1, og når Mandag Morgen Cloud computing hvis din virksomhed er optaget af at mindske omkostningerne generelt, herunder omkostninger til IT-drift vanskeligheder ved at tiltrække og fastholde IT-kompetencer at hæve kvaliteten af ITydelserne at bruge mindre ledelseskraft på IT Så var det måske værd at se lidt nærmere på Cloud computing? nr. 1 i 2010 udpeger Computerkraft i skyerne til at være den første af 8 techtrends, der vil præge 2010, så er det hverken luftigt eller højtflyvende. Der er konkrete, forretningsmæssige fordele, som kan høstes i stadig større omfang af stadig flere virksomheder og organisationer. 1 Omtale her: http://blog.gartner.com/blog/webinnovate.php?itemid=3650. Kilde: Cloud Computing Confusion Leads to Opportunity, Gartner, 19. juni 2008, Plummer, Cearley og Smith 6
Også Højhastighedskomiteens rapport der udkom i januar 2010, sætter fokus på cloud computing som et af de steder hvor den offentlige sektor skal gå foran og gøre Danmark til førende cloud-nation 2. Dette er baggrunden for en række initiativer 3, som IT- og Telestyrelsen har taget for at udbrede kendskabet til Cloud computing i Danmark og for at stille redskaber til rådighed for virksomheder, som ønsker at vurdere, om Cloud computing er noget for dem. Et af disse initiativer er nærværende rapport samt Cloud Kalkulatoren en model, der skal hjælpe virksomheder med at beregne den potentielle gevinst ved at gå over til Cloud computing. Modellen er udviklet for IT- og Telestyrelsen af Implement Consulting Group og Trifork. Essentielle karakteristika ved Cloud computing: Servicen kan leveres efter behov Netværks adgang Fælles computerressourcer Skalerbarhed Målbare leverancer Se bilag 3 for en mere detaljeret beskrivelse af Cloud computing Danske virksomheder og myndigheder vil ved en fokuseret anvendelse af Cloud computing kunne frigive væsentlige midler til udvikling og innovation via besparelser på budgettet til it- drift, vedligehold og support. Potentialet ved Cloud Computing Som figuren på næste side illustrerer er virksomheden altid nødt til at være på forkant med it-kapacitet i forhold til dens behov. Kapacitet skal forstås bredt og dækker over servere, storage, licenser m.m. I praksis er det ikke muligt hele tiden at udvide kapaciteten det er nødt til at ske i nogle store spring. Dette betyder, at man altid vil komme til at betale for kapacitet, før den skal bruges svarende til arealet mellem den røde og den blå kurve. Helt galt er det, hvis ens behov for kapacitet falder så hænger man på omkostningerne ved alt det, som man ikke længere har brug for. Hvis man i stedet køber it-services i clouden, så betaler man kun pr. forbrug, og man har derfor ikke denne faste kapacitetsomkostning. 2 Højhastighedskomiteens rapport kan downloades her: http://www.itst.dk/regeringens-it-ogtelepolitik/hojhastighedskomiteen/hojhastighedskomiteens-rapport 3 Herunder IT- og Telestyrelsen konference: http://digitaliser.dk/begivenheder/417402 og ikke mindst filmen Hvad er Cloud computing 7
Der er også klassiske stordriftsfordele forbundet med clouden. Leverandørerne har både mulighed for effektiv arbejdstilrettelæggelse, professionalisering og effektiv udnyttelse af arbejdstiden i langt større grad end i mindre itorganisationer, hvor det er svært og dyrt at rekruttere, efteruddanne, aflønne og fastholde de rigtige medarbejdere. Tilsvarende har leverandørerne også en forhandlingsmæssig styrke i den volumen af storage, servere m.m. HW og SW kan fås til helt andre priser, når Kapacitet til rådighed indkøbene er store nok. Men hvor store er disse gevinster? Dette spørgsmål kan kun besvares, hvis man kender sine omkostninger i dag. Og virksomheder og myndigheder har faktisk i dag ofte vanskeligt ved at bestemme omkostningerne ved at drifte en given applikation internt. Behov for kapacitet År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Figur 1 - Faktisk kapacitet vs. behov for kapacitet Ambitionen med Cloud kalkulatoren Cloud Kalkulatoren, som er udviklet i Excel, omfatter derfor bl.a. en metode til udregning af de interne omkostninger for drift og vedligehold af en given applikation samt til omlægning og drift af denne applikation i clouden. Modellen er udviklet for at tilgodese følgende hensyn: Modellen skal principielt kunne anvendes af alle virksomheder og myndigheder i Danmark Forudsætningerne for metoden skal være anerkendt og forankret hos relevante faggrupper i/hos virksomhederne/myndighederne Den enkelte virksomhed/myndighed skal på egen hånd kunne beregne omkostningerne ved en applikation, som de drifter og det skal kunne ske med rimeligt tidsforbrug Modellen skal understøtte forretningsmæssig/politisk stillingtagen til Cloud computing og bidrage til at fremrykke det tidspunkt, hvor danske virksomheder og myndigheder i væsentlig grad vil kunne høste gevinster i forbindelse med Cloud computing. 8
Endvidere skal modellen ses som et led i IT- og Telestyrelsens generelle arbejde med at udbrede IT Governance, da beregningsmetoden også vil være værdifuld som et generelt styringsværktøj. Denne rapport redegør for modellens forudsætninger og præsenterer et gennemregnet eksempel i form af en kommune på ca. 50.000 indbyggere. Rapportens primære målgruppe er CIO en, it-chefen, it-driftchefen, it-strategen og andre, som er interesserede i at sikre, at it-produktionsapparatet kører bedst og billigst muligt. Rapportens resumé er dog forhåbentlig også af interesse for topchefen, økonomichefen m.fl. Det er således vores håb, at rapporten kan være med til at skærpe interessen for og diskussionen om Cloud computing i virksomhedens samlede ledelse. Samlet konklusion Konklusionerne i denne rapport er baseret på første version af Cloud kalkulatoren anvendt med input og data fra Lyngby-Taarbæk Kommune. Samlet set vurderes de tre applikationsområder meget positive for Lyngby- Taarbæk Kommune, hvis kommunen vælger løsningerne baseret på Cloud computing. Over en 5-årig periode vil omkostningerne ved Cloud computing være lavere for to af områderne: for E-post (et fald fra ca. 10 mill. kr. til ca. 3 mill. kr.) og for den administrative desktop (et fald fra ca. 55 mill. kr. til ca. 37 mil. kr.). For elev-desktoppen vil omkostningerne cirka være de samme som i dag. Der forventes et kvalitetsløft for elev-desktoppen og den administrativedesktop ved et skifte til Cloud computing, mens e-post løsningen baseret på Cloud computing vurderes at være af samme kvalitet som den nuværende e- post løsning. Rapportens opbygning Rapporten består af fire hovedafsnit: et resumé, en generel modelbeskrivelse, en case-beskrivelse og en kort samlet konklusion. Derefter følger et antal bilag. Resuméet opsummerer analysens fokus og resultaterne af anvendelsen af kalkulatoren i Lyngby-Taarbæk Kommune. Herefter gennemgås de generelle designprincipper bag modellen for både den kvalitative og den kvantitative del. Afsnittet med casen for Lyngby-Taarbæk gennemgår de konkrete baggrundsdata og resultater for de tre udvalgte anvendelsesområder: e-post, elev-desktop og den administrative-desktop. Sidste afsnit opsamler de væsentligste konklusioner. Yderligere information findes i rapportens 7 bilag: 9
Bilag 1 gennemgår processen og projektet bag udviklingen af Cloud Kalkulatoren. Bilag 2 beskriver detaljeret de elementer, der skal specificeres i kalkulatoren og er et vigtigt bilag, når en virksomhed ønsker at anvende kalkulatoren og få indtastet egne data. Bilag 3 indeholder en beskrivelse af Hvad er Cloud Computing?. En kort gennemgang af definitionen på Cloud Computing samt væsentlige service-, og implementeringsmodeller. Bilag 4 beskriver Holdninger til Cloud computing, som er indhentet gennem interviews gennemført som en del af projektet. Bilag 5 indeholder en beskrivelse af VDI. Denne beskrivelse er med, da VDI indgår som et scenarie imellem den nuværende drift af den administrative desktop og overgangen til cloud. Bilag 6 indeholder en ordliste. Bilag 7 indeholder en litteraturliste. 10
Resumé > Motivering Ved at benytte Cloud computing får virksomheden stillet it til rådighed på en ny måde, nemlig som serviceydelser leveret over nettet. Hermed undgår man dyre investeringer i programmer og teknisk infrastruktur, ansættelse, udvikling og fastholdelse af personale m.m. En af fordelene ved Cloud computing er, at der i mange og stadig flere tilfælde vil være mulighed for at spare penge, da der er it-stordriftsfordele for Cloud computing udbyderen, som selv store virksomheder ikke kan opnå på egen hånd. Men også agilitet, dvs. muligheden for at skrue op og ned med kort varsel, er blandt de væsentlige fordele. Endelig repræsenterer overgang til Cloud computing et kvalitetsmæssigt løft for de fleste kunder. Cloud computing har dog sine begrænsninger f.eks. kan stærke bindinger til infrastruktur gøre det svært at flytte kritiske applikationer. Det er heller ikke alle it-behov, som kan dækkes med Cloud computing. Det er derfor væsentligt at pointere, at ikke alle applikationer er modne til at flytte til clouden på nuværende tidspunkt. Analyseområder Cloud computing bruges i dag mest på områder med et stort antal brugere, hvor løsningerne er baseret på web-teknologi, og evt. hvor kapacitetsbehovene er svingende og uforudsigelige. Samtidig er Cloud computing mest konkurrencedygtig på områder med relativt simple applikationer, der ikke indeholder kompleks og omfattende integration. IT- og Telestyrelsen har taget initiativ til at få bygget Cloud Kalkulatoren, som hurtigt og nemt kan beregne, om en virksomhed/myndighed kan have økonomiske eller andre fordele ved at købe it-ydelser i clouden. Cloud Kalkulatoren er bygget til at analysere tre områder, men med relativt små tilpasninger af modellen vil Cloud Kalkulatoren ligeledes kunne anvendes til at analysere andre af de ovennævnte områder. Eksempler på mulige anvendelsesområder for Cloud computing: E-post og kalender Filserver Databaseserver Elektronisk Sags og Dokumenthåndtering (ESDH) Hjemmesider og intranet Citrix Elev-desktop (specielt relevant for kommuner) Administrativ desktop 11
De analyserede områder er: E-post og kalender Elev-desktop (specielt relevant for kommuner og uddannelsesinstitutioner) Administrativ desktop (relevant for alle virksomhedstyper) E-post er en stigende omkostning for mange virksomheder/myndigheder, da kravene til de services, der leveres i e-post-systemet, øges. E-post stiller store krav til kapacitet (disklager) og der er stor vækst i både antallet af e-post, der modtages og sendes, og samtidig vokser størrelsen på e-posten. Kvalitetskravene er høje det er de færreste virksomheder, som er indstillet på at undvære denne service i længere tid. E-post og kalender kan leveres af en cloud-leverandør. E-post er ofte en isoleret service, der leveres uden integration til andre løsninger. E-post-services i cloud kan leveres på flere måder: En leverancetype er e-post som cloud SaaS, en anden mulighed er anvendelse af cloud infrastruktur-services til servicering af virksomhedens/myndighedens eksisterende e-post-system. En lang række af de e-post-services, der leveres, inkluderer anti-virus, antispam, edag2, arkivering, lagring, backup samt recovery-funktioner. Elev-desktoppen understøtter typisk office faciliteter, filserver, streaming af undervisningsmateriale samt en intranet-platform. I en kommune betjenes et stort antal elever (typisk flere tusinde), som deles om et væsentlig mindre antal pc er. Kvalitetsmæssigt er specielt skole-it et område, hvor det er muligt at løfte kvaliteten betydeligt 4, og hvor der er et behov for nytænkning. Den administrative desktop anvendes som minimum af virksomhedens administrative brugere og vidensarbejdere, og er derved et anvendelsesområde, som er lige så udbredt som e-post. I en kommunal sammenhæng er der f.eks. tale om brugere på rådhuset i administrative stillinger, brugerne på skoler (ledere, lærere m.fl.), i børneinstitutioner (ledere m.fl.) osv. Applikationerne på den administrative desktop varierer meget alt efter hvilken type opgave, der skal løses. Der er typisk én bruger pr. pc, men flere steder deles flere brugere om en pc. Omkostningsmæssigt er drift af desktoppen samlet set for en kommune et forholdsvist tungt og komplekst område, og tusindvis af brugere er involveret. 4 Se eksempelvis rapport fra Danmarks Evalueringsinstitut fra 2009: It i skolen. Undersøgelse af erfaringer og perspektiver : http://www.eva.dk/projekter/2008/it-ifolkeskolen/projektprodukter/it-i-skolen-erfaringer-og-perspektiver 12
Metode og resultater Analysen belyser omkostningerne ved over en 5-årig periode på den ene side at fortsætte med den nuværende (in-house) drift og på den anden side at vælge et blandt flere cloud-baserede scenarier, gennemføre et transitionsprojekt og derefter få leveret den pågældende it-ydelse som en serviceydelse fra cloud en. Oplysninger om udgifter og karakteristika ved den nuværende drift kortlægges og beskrives i Cloud Kalkulatoren. Overordnet er der behov for at angive (eller bruge foruddefinerede værdier indenfor nogle af områderne): Generelle oplysninger om it-infrastruktur: beskrivelse af serverrum, backup muligheder, antal af stationære og bærbare pc er m.m. Generelle oplysninger om relevante it-medarbejdere: tidsforbrug på at supportere eller lede de analyserede områder, normtider, lønudgifter til årsværk m.m. Baggrundsvariable: priser på strøm, priser på storage, priser på pc er, levetid af pc er og servere, forventninger til vækst m.m. Specifikke data for anvendelsesområdet e-post Specifikke data for anvendelsesområdet elev-desktop Specifikke data for anvendelsesområdet administrativ desktop Beskrivelse af pilot- og transitionsprojekt, herunder varighed af forskellige aktiviteter, brug af eksterne ressourcer m.m. Herefter danner modellen en oversigt, der belyser ovenstående 5-årige omkostningsbillede. Cloud Kalkulatoren har været anvendt til at gennemregne de ovennævnte områder i en kommunal case, idet Lyngby-Taarbæk Kommune har stillet data til rådighed for en komplet analyse. Den samlede mængde af oplysninger, der skal kortlægges, for at beregningerne kan gennemføres, er detaljeret beskrevet i de kommende afsnit i denne rapport eksemplificeret med data fra Lyngby- Taarbæk Kommune. Output fra analysen, når ovenstående data er indtastet, består af en beregning og afrapportering af udgifterne over 5 år for den aktuelle situation og to eller tre alternative scenarier inden for hhv. e-post, elev-desktop og administrativ desktop. Analysen viser, at der er betydelige besparelser at hente i den analyserede case ved brug af Cloud computing, og at der herudover vil kunne opnås kvalitative gevinster. 13
Det skal understreges at reference platformene (eksempelvis Notes som e- post), er med da de er de platforme som Lyngby-Taarbæk anvender i dag. Cloud platformene er valgt som eksempler på mulige cloud løsninger, men der er mange udbydere på markedet, og andre ville have været lige så valide at inddrage, som de i modellen anvendte. Andre løsninger kan vælges som referencer og andre cloud applikationer kan inddrages, og i modellen er det ligetil at erstatte omkostningsdata med data fra andre platforme og fra andre udbydere. Forventningen at forholdet mellem omkostningerne ved traditionel drift og cloud baseret drift vil være det samme, altså en markant lavere omkostning ved den cloud baserede drift fremfor den traditionelle drift. E-post konklusion Over en 5-årig periode vil kommunen kunne nedbringe sine omkostninger til e- post, fra knapt 10 mio. kr. til knap 3 mio. kr., illustreret i figuren nedenfor. Figuren sammenligner egen drift af Notes som mail-/kalendersystem (blå søjler Lyngby-Taarbæk Kommunes nuværende mail system) stillet overfor de cloudbaserede scenarier inotes (røde søjler) og Gmail (grønne søjler). Figur 2 - Omkostninger ved tre forskellige scenarier for drift af e-post og kalender 14
Figuren nedenfor viser, at den nuværende interne drift af Notes ikke alene er den dyreste løsning på 5-års sigt den er også den løsning, som klarer sig dårligst i den kvalitative sammenligning, idet denne løsning opnår 117 point mod 150 inotes og 131 til Gmail. Figur 3 - Kvalitative sammenligning af de tre forskellige scenarier for drift af e-post og kalender De kvalitative vurderinger er subjektive vurderinger foretaget af konsulenter bag denne rapport i samarbejde med Lyngby-Taarbæk Kommune. Den enkelte virksomhed kan selv vægte de forskellige parameter i den kvalitative del af modellen, hvorved der vil kunne fremkomme vurderinger med andre resultater end ovenstående. Elev-desktop konklusion Der kan ikke findes økonomiske effektiviseringsgevinster ved en VDI eller Cloud baseret desktop løsning. Der er dog en lang række kvalitative gevinster ved anvendelse af en cloud baseret teknologi til elev-desktoppen. 15
Figuren sammenligner fortsat egen drift af desktop som en traditionel pc løsning (blå søjler Lyngby-Taarbæk Kommunes nuværende elev-desktop system) stillet overfor VDI alternativet (røde søjler) samt Cloud baseret løsning (grønne søjler). Figur 4 - Omkostninger ved tre forskellige scenarier for drift af elev-desktop Figuren nedenfor viser, at Cloud baseret elev-desktop er den billigste og kriteriemæssigt den bedste løsning. VDI løsningen er den dyreste løsning men også den løsning, der opfylder kriterierne bedst. Figur 5 - Kvalitativ sammenligning ved tre forskellige scenarier Administrativ desktop konklusion Der er store økonomiske effektiviseringsgevinster ved at gå fra den nuværende selvadministrerede desktop til en VDI eller Cloud baseret desktop løsning. Omkostningerne vil i begge disse løsninger være omkring 1/3 lavere end i dag. 16
Samtidig er der en lang række kvalitative gevinster ved anvendelse af en cloud baseret teknologi til den administrative desktop. Figuren sammenligner fortsat egen drift af administrativ desktop som en traditionel pc løsning (blå søjler) med en VDI-løsning (røde søjler) og en DaaS løsning (grønne søjler). Figur 6 - Omkostninger ved tre forskellige scenarier for drift af administrativ desktop Figuren nedenfor viser, at den nuværende administrative desktop er den dårligste og dyreste løsning af de tre scenarier. Den kriteriemæssigt bedste løsning er VDI løsningen, mens DaaS løsningen er den billigste. Figur 7 - Kvalitativ sammenligning ved tre forskellige scenarier 17
Model > Baggrund og antagelser for den kvantitativ analyse Modellen, der anvendes til beregning af effektiviseringsgevinster, tager for hvert af de tre anvendelsesområder, e-post og kalender, elev-desktop og administrativ desktop, udgangspunkt i beregning af de samlede eksisterende omkostninger ved drift af eksisterende løsning over en 5-årig periode. Disse omkostninger sammenholdes med de omkostninger, som nye løsningsscenarier vil skabe, dvs. de fremtidige driftsomkostninger tillagt transitionsomkostningerne. Modelmæssigt opereres der med nogle antagelser, som har til formål at forenkle modellen. Således kræver modellen angivelse af, hvor mange måneder transitionsprojektet vil vare, og varigheden skal være mindst 1 måned og højst 12 måneder. Transitionsomkostninger Udgifter ved egen drift Udgifter ved Cloud drift År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Figur 8 - Model til opgørelse af de samlede udgifter ved cloud-drift I det viste eksempel er transitionsprojektet 6 måneder, og i denne periode vil virksomheden dels have driftsomkostninger ved den gamle løsning og dels have transaktionsprojektets omkostninger. Efter disse 6 måneder vil der kun være omkostningerne til cloud-baseret drift tilbage. En anden central antagelse er, at frigjort kapacitet altid kan indhøstes. F.eks. er det implicit antaget i modellen, at 100 timer frigjort fra support kan bruges til at løse andre opgaver eller kan indhøstes som besparelse ved at reducere en medarbejders ansættelsesbrøk. Denne forudsætning vil ikke altid holde, men det er antagelsen, at frigjort tid ofte vil kunne bruges til at udskyde det tidspunkt, hvor yderligere omkostninger skulle have været afholdt. Baggrunden for, at denne antagelse ikke er urimelig, er, at antallet af brugere, antallet af 18
applikationer, intensiteten i brugernes it-anvendelse osv. i almindelighed alle er faktorer, som stiger. Endelig repræsenterer de lineære omkostningsfunktioner i modellen en forenkling, som er nødvendig, hvis man vil have en generel model uden et stort dataindsamlingsarbejde, men som på den anden side under visse omstændigheder kan give et meget skævt billede af omkostningerne. Tag f.eks. en situation, hvor en virksomhed lige har investeret i en ny maskinstue, som har masser af kapacitet. For denne virksomhed vil det være mindre attraktivt at gå i clouden efter driftsydelser end for den virksomhed, som står lige foran en stor investering i en ny maskinstue, og hvor der er mange penge at spare ved at undgå denne. Disse forenklede forudsætninger gør modellen nem at arbejde med, men det betyder også, at en konsekvensberegning af at gå i clouden ikke bør baseres på Cloud Kalkulatoren alene. Cloud Kalkulatoren kan vise, om der kan forventes et potentiale, og er dette tilfældet, må man gennemføre en mere detaljeret analyse, hvis man ønsker at klarlægge det præcise potentiale. Baggrund og antagelser for den kvalitative analyse Ud over denne kvantitative sammenligning af de foreliggende scenarier foretages også en kvalitativ vurdering af scenarierne med hensyn til de kriterier, som vurderes mest væsentlige ved det pågældende anvendelsesområde. Alternativerne vurderes på en skala fra 1 til 5 på en række kriterier, og vigtigheden af disse kriterier er ligeledes vægtet på en skala fra 1 til 5. Et alternativ, som opnår en score på 5 på et kriterium, som er vurderet til at have vigtigheden 5, opnår således 25 point på dette kriterium, og den samlede værdi af et alternativ opnås ved at summere dette alternativs pointsum over alle kriterier. Behovet for den kvalitative sammenligning opstår ved, at det ofte ikke er muligt for en organisation at levere præcis de samme ydelser som dem, der kan leveres via Cloud computing. Der er derfor behov for at vurdere scenariernes egenskaber, således at det ikke alene afklares, hvad der er billigst og dyrest, men også, hvad der er bedst og dårligst. I modellen ligger scenarierne fast, mens kriterierne, deres indbyrdes vægtning og scenariernes score på hvert kriterium kan justeres efter brugerens eget valg. 19
Modellens indhold Modellen omfatter ud over fælles forudsætninger og datagrundlag for analysen følgende hovedafsnit for hvert anvendelsesområde: Eksisterende omkostninger - gennemgang og beregning af virksomhedens eksisterende omkostninger baseret på datagrundlag (nulløsningen) Løsningsscenarier - beskrivelse af 2-3 løsningsscenarier Fremtidige omkostninger - beregning af omkostninger ved løsningsscenarier Transitionsomkostninger - beregning af omkostninger ved implementering af løsningsscenarier Effektiviseringspotentiale - sammenfatning og analyse hvor effektiviseringspotentialet ved implementering af scenarier vurderes i forhold til de eksisterende omkostninger Kvalitative gevinster - gennemgang af de kvalitative gevinster ved implementering af løsningsscenarier Omkostningselementer i modellen Brugere af modellen har mulighed for at indlægge egne data, og i det omfang dette sker, vil modellen anvende disse data i stedet for casens data. Der er også mulighed for at overskrive generelle og best practice informationer som f.eks. eksisterende energiforbrug samt disklager (storage)- og serverkapacitet. Endelig bør casens data om priserne fra eksisterende serviceaftaler mellem virksomheden og leverandører erstattes af brugernes egne data. De antagelser, der evt. foretages, vil skulle verificeres/afklares, inden alle konklusioner kan siges at være retvisende. Gennemgang og beregninger tager udgangspunkt i de parameterværdier, som er lagt i modellen, og som er baseret på den case fra Lyngby-Taarbæk Kommune, som gengives nedenfor. Opmærksomheden henledes på, at priser på cloud-baserede services dels svinger meget i pris over tid, og dels i ganske høj grad er et resultat af konkrete forhandlinger snarere end af opslag i prislister. Dette har to konsekvenser: For det første vil cloud-baserede tjenesteydelser ofte kunne fås til priser, der er lavere end de listepriser/ski-priser, som modellen overvejende indeholder i dag. For det andet bør prisniveauet justeres i forhold til gældende indkøbspriser jo længere der er gået fra modellen er udarbejdet (ultimo 2009), jo væsentligere er dette. Også de indlagte kvalitative vurderinger af scenarierne kan ændres af brugeren. 20
Forskellige driftssteder har forskellige faciliteter i forhold til de infrastruktur elementer, der skal vurderes i analysen. Det betyder derfor også, at omkostninger ved den eksisterende infrastruktur ikke kan belyses præcist, medmindre virksomheden har prissat servicen selv tidligere og derfor kan angive præcise værdier. I bilag 2 er omkostningselementerne yderligere beskrevet. Det anbefales at anvende dette bilag som hjælp, når modellen anvendes til en konkret case. Vurdering af modellen En omkostningsanalyse baseret på modellen, dvs. brug af Cloud kalkulatoren med tilhørende kriterieark er behæftet med en vis usikkerhed. Denne usikkerhed opstår som følge af, at modellen forsimpler virkeligheden og er baseret på antagelser og skøn. Der er i stor udstrækning anvendt best practice data og vurderinger fra analysefirmer. Dette støtter modellen og hjælper virksomhederne, da det kan være vanskeligt at afdække omkostningerne til én bestemt løsning, da den ofte indgår i et samlet hele med bl.a. fælles datacenter faciliteter, fælles ressourcer og infrastruktur. Vurderingen er, at antagelser og skøn kan danne et retvisende billede, som kan bruges til beslutningsstøtte vedrørende Cloud computing. Modellen behøver ikke at give en perfekt kortlægning af omkostningsbilledet. Det er tilstrækkeligt, at modellen giver en god indikation af økonomiske og kvalitetsmæssige størrelsesforhold mellem forskellige scenarier for itservices. Dette grundlag kan anvendes, sammen med øvrige beslutningsrelevante parametre, som ikke indgår i modellen, som et samlet beslutningsgrundlag for den videre udvikling af it-services. 21
Case: Lyngby-Taarbæk Kommune > Lyngby-Taarbæk Kommune har godt 4000 medarbejdere og godt 51.000 indbyggere (2009). Lyngby-Taarbæk Kommune anvender it til administrativ brug og til brug for skoleområdet. Der skelnes mellem disse to anvendelsesområder. Der er udarbejdet 3 scenarier i Lyngby-Taarbæk Kommune. Det første scenarie gennemgår e-post løsningen for det administrative område og sammenligner eksisterende omkostninger med omkostningerne ved flytning af løsningen til en cloud baseret løsning. Det næste scenarie omhandler elev-desktoppen som er skoleelevernes adgang til skolens it løsninger. Det er afgørende for Lyngby-Taarbæk Kommune at elev-desktoppen fungerer da den således er grundlag for anvendelsen af it i skolerne. I Lyngby-Taarbæk er det derudover muligt for eleverne selv at medbringe bærbare computere og koble sig på skolens netværk, hvilket er en udvikling, der vurderes at fortsætte. De væsentlige løsningsområder, som en elev-desktop typisk understøtter, er office faciliteter, filserver, streaming af undervisningsmateriale samt en intranet platform. I en typisk kommune betjenes et stort antal elever, som deles om et væsentlig mindre antal pc er. I Lyngby-Taarbæk Kommune er der f.eks. ca. 5.700 elever og ca.1.600 kommunale elev pc er plus elevernes egne pc er. Kvalitetsmæssigt er specielt skole-it et område, hvor det er muligt at løfte kvaliteten betydeligt5. Den nuværende forretningsmodel til vedligehold af desktops, som er i mange kommuner er baseret på en betydelig indsats lokalt samt udkørende teknikere, er uholdbar, og der er et behov for nytænkning. Det tredje scenarie omhandler den administrative desktop, som er den pc platform, som en administrativ bruger anvender i Lyngby-Taarbæk Kommune. Der er tale om brugere på rådhuset i administrative stillinger, brugerne på skoler (ledere, lærere m.fl.), i børneinstitutioner (ledere m.fl.) osv. Applikationerne på den administrative desktop afhænger af hvilken type af opgave, der skal løses. Der er typisk én bruger pr. pc, men flere steder deles flere brugere om en pc (eksempelvis i børnehavner og vuggestuer). Omkostningsmæssigt er drift af den administrative desktop samlet set for en kommune et forholdsvist tungt område, og tusindvis af brugere er involveret. 5 Se eksempelvis rapport fra Danmarks Evalueringsinstitut fra 2009: It i skolen. Undersøgelse af erfaringer og perspektiver : http://www.eva.dk/projekter/2008/it-ifolkeskolen/projektprodukter/it-i-skolen-erfaringer-og-perspektiver 22
De tre scenarier bygger på nogle grundlæggende data, som gennemgås i det næste afsnit. Det generelle datagrundlag Det generelle datagrundlag vedr. server, storage samt backup for LKT ser således ud: Tabel 1 - Det generelle datagrundlag vedr. server, storage samt backup 23
For storage er angivet flg. Tabel 2- Kapacitetsværdier storage For serverrumsfaciliteter (bygninger, husleje, tilbehør mm) samt energiforbrug samt køling er angivet flg. Tabel 3 - Serverrum, strøm og køling 24
E-post og kalender Lyngby-Taarbæk Kommune vurderer, at kommunen har et overblik over eksisterende omkostninger forbundet med drift af deres e-post service. E-post servicen er i dag baseret på en IBM Lotus Notes/Domino som applikationsplatform. Applikationen understøttes af en række server services samt disklager (SAN). Løsningen er placeret i eget serverrum. Lyngby-Taarbæk Kommune har et forudsigeligt kapacitetsbehov vedr. e-post og har ikke forventning om, at dette ændrer sig. De fleste brugere er koblet direkte netværksmæssigt på Lyngby-Taarbæk Kommune s e-postsystem med en tyk klient (Notes). E-post anses for at være meget forretningskritisk og kan indeholde forretningsfortrolig og personfortrolig information. Der er integration mellem e-postsystemet og directory service systemet (Windows Active Directory) i Lyngby-Taarbæk Kommune. Notes databasen forbruger 2 Tb diskplads til servicering af 800 e-post brugere, hvilket svarer til 2,6 Gb diskplads pr. bruger. Server løsningen er baseret på Windows 2003. Da løsningen er forretningskritisk, er disklageret redundant. Vi har valgt at beregne to løsningsscenarier hvor e-post stilles til rådighed som en cloud service. Herved fremkommer i alt tre scenarier Scenarie Beskrivelse Fordele Udfordringer Eksisterende e-post løsning supporteres og serviceres internt E-post løsning supporteres og serviceres hos servicelevera ndør E-post stilles til rådighed som cloud service Alle e-post services kører på kommunens egne servere Alle e-post services kører på servere der er supporteret og serviceret af ekstern serviceleverandør Alle e-post services leveres gennem Cloud service leverandør Kendt løsning Nemmere integration med andre applikationer Kendte omkostninger til drift og vedligehold af løsning Aftalt serviceniveau Ingen investering i og vedligeholdelse af hardware og software. Betaling af forbrug Løsning som er opdateret Aftalt serviceniveau Dyr løsning Kræver investering i og vedligeholdelse af hardware og software Lægger beslag på interne ressourcer Dyr løsning Kræver investering i og vedligeholdelse af hardware og software Integration med eksisterende bruger directories Integration med eksisterende applikationer 25
Den ene løsning - IBM Notes Live - er valgt, fordi den funktionalitetsmæssigt kan erstatte den nuværende Notes løsning. At løsningen kommer fra den eksisterende leverandør vurderes at være en fordel i forhold til at migrering kan foretages med mindst mulig påvirkning på brugersiden. Den anden løsning Gmail, er valgt fordi den leverer en anden funktionalitet end den der leveres i dag. Google har udarbejdet en migreringsværktøj, der kan migrere e-post, kalenderinformation samt kontaktinformation til Gmail. Gmail udmærker sig desuden ved lav licenspris og giver muligheder for udnyttelse af Google Apps i form af f.eks. Google Dokumenter, Google Video og Google Websteder 6. 0-løsningen Lyngby-Taarbæk Kommune s nuværende omkostninger er beregnet, disse kaldes nulløsningen og er defineret ved at den nuværende situation fastholdes (inkl. kendte vækstmål). Lyngby-Taarbæk Kommune anvender i dag Notes/Domino som e-post platform. Alle service- og support leverancer leveres fra egen organisation. Det vurderes, at e-post platformen er robust og har en høj tilgængelighed. Følgende afsnit er de forudsætninger, som er anvendt i beregningen af en eventuel effektiviseringsgevinst ved skift af løsningen til en SaaS løsning. I Lyngby-Taarbæk Kommune fordeler 800 administrative e-post brugerne sig på nedenstående måde: Tabel 4 - Fordeling af e-post brugere i Lyngby-Taarbæk Kommune Der findes flg. ekstra services forbundet med e-post service: 6 http://www.google.com/apps/intl/da/business/collaboration.html 26
Tabel 5- E-post ekstra services Flg. kapacitetsværdier er angivet for det centrale e-post miljø Tabel 6 - Kapacitetsværdier e-post server og storage Forbruget af disklagerplads til e-post er 2 Tb. Der laves online replikering af datalageret, hvilket betyder, at der er krav til 4 Tb diskkapacitet. Det antages, at storageomkostningerne kan opgøres pr. Tb. Flg. værdier er angivet for servicering af det centrale e-post miljø Tabel 7 - Servicering af det centrale e-post miljø 27
Beregning ud fra ovenstående grundlag viser at Lyngby-Taarbæk Kommune eksisterende omkostninger til e-post er flg. (nul-scenariet) Tabel 8 - E-post omkostninger i Lyngby-Taarbæk Kommune Dette omkostningsniveau svarer omtrent til 180,- kr. pr. bruger pr. måned, hvilket stemmer godt overens med Forresters analysens værdi for On-premise email på $28.22 pr. måned ( ~ DKR 147 pr. mdr) 7. Scenarie 1 Notes Live (Cloud Service) IBM LotusLive inotes blev valgt som scenarie 1 valgt fordi den funktionalitetsmæssigt kan erstatte den nuværende Notes løsning. At løsningen kommer fra den eksisterende leverandør vurderes at være en fordel i forhold til at migrering kan foretages med mindst mulig påvirkning på brugersiden.som e- post service. IBM har metodikker for flytning af hele eller dele af den eksisterende Notes system. Det er muligt vha. LotusLive inotes at etablere sikker remote adgang til e-postystemet fra enheder der understøtter IMAP 7 Should Your Email Live In The Cloud? A Comparative Cost Analysis by Ted Schadler (Forrester), January 5, 2009. Se afsnit A Market Overview Of Email Providers. 28
IDLE. Løsningen indeholder offline mulighed samt anti-spam og virus beskyttelse. Løsningen understøtter 1 Gb diskplads pr. bruger der skal derfor tilkøbes yderligere diskplads. Grundlag for beregningen er: Cloud Service Licens for løsning Tabel 9 Cloud Mail service omkostninger Forventning til effektivisering af interne processer Tabel 10 - Forventning til effektivisering af interne processeri Lyngby-Taarbæk Kommune Transitionsprojektet forventes at indeholde flg. faser og aktiviteter: 29
Tabel 11- Transitionsprojektet for Notes Live og Gmail) Tabel 12 - De samlede omkostninger ved Notes Live 30
Scenarie 2 Gmail (Cloud Service) Gmail kommer sammen med Google Apps og koster som premium licens $50/konto/år. Google Apps omfatter programmerne Gmail, Google Kalender, Google Talk, Google Dokumenter (tekstbehandling, regneark og præsentationer), Google Websteder samt Google Video. Tilgængeligheden hos 99,9 % ifølge serviceniveauaftalen for premium kunder. Der findes kontrolpanel til administrator til udarbejdelse af brugsrapporter, styring af diskplads og kontolevering (ingen foruddefineret kontobegrænsning). Det er muligt at knytte sig udviklingsmæssigt på Google Apps API og derved lave egne rapporter og statistikker. Der kan anvendes en SAMLbaseret SSOtjeneste. SSL-forbindelser (Secure Socket Layer), etableres automastisk når brugerne åbner Google Apps applikationer. Google s driftssteder bliver SAS 70 Type II-revideret. Der er adgang til Gmail, Google Kalender, Google Dokumenter og Google Websteder fra mobile enheder som BlackBerry og iphone. Understøttede browsere internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3, Safari 3.1 samt senere versioner af disse. Grundlag for beregningen er: Cloud Service Licens for løsning Tabel 13 - Cloud Service Licens for løsning Forventning til effektivisering af interne processer Tabel 14 - Forventning til effektivisering af interne processer i Lyngby-Taarbæk Kommune Transitionsprojektet forventes at indeholde flg. faser og aktiviteter: 31
Tabel 15 - Transitionsprojektet for Gmail Dette medfører at de samlede omkostninger ved en Cloud baseret løsning baseret på Gmail vil have flg. omkostninger: Tabel 16 - De samlede omkostninger ved Gmail 32
Sammenligning af omkostninger for de tre scenarier De tre scenariers omkostninger er illustreres i nedenstående figur: Figur 9 - Effektiviseringsgevinst nulløsning (scenarie 1), Notes Live (scenarie 2) og Gmail (Scenarie 3) Til vurdering af de kvalitative fordele og ulemper er flg. kriterieskema anvendt: 33
E-post kriterier Scoring af alternativer Kriterier Beskriv else Vægt Nul løsning Notes Live Gmail Fleksibilitet i løsningen 4 4 3 2 Høj sikkerhed i løsningen 5 4 3 3 Agil løsning 2 2 5 3 Indsigt i løsningselementer 1 5 2 2 Høj tilgængelighed 3 2 5 4 "Fjernadgang" 4 3 5 5 Skalerbarhed 3 3 5 5 "Offline" løsning 2 4 1 1 Leverandøruafhængighed 1 5 4 1 Hurtige "svartider" 5 4 3 2 Hurtig etablering af nye brugere 1 3 5 5 Allokering af IT medarbejdere til fagsystemer 3 1 5 5 Anvendelse af sidste nye software versioner 1 3 5 5 Skift fra upfront investeringer til løbende forbrugsomkostninger 3 1 5 5 Figur 10 - Kriterieskema med de kvalitative fordele og ulemper Hvilket giver flg. resultat grafisk præsenteret: Figur 11- Kvalitative sammenligning mellem de tre scenarier. 34
Elev-desktop I Lyngby-Taarbæk Kommune er der ca. 5.700 elever og ca. 1.600 kommunale elev pc-ere plus elevernes egne pc er. Dvs. der er en dækningsgrad pr. elev på 3,5 elever pr. pc. Landsgennemsnittet var 4 elever pr. pc i 2007. Det er indeholdt i IT strategien, at elev-desktoppen videreudvikles. Der specielt er fokus på projekter, der vedrører: PDA til notater, e-post og telefoni Ipod og tilsvarende medieafspillere, podcasting mm. Mobiltelefoner m. kamera og gps etc. Der er blevet installeret Open Office på elev-desktoppen i september 2009. Udover dette open source produkt har kommunen installeret Åben Skrivestøtte og FarvOrd, fra Softwarebørsen. Begge projekter støtter elevers læring og er udviklet af henholdsvis Århus og Tønder Kommune. Resultatet i nedenstående figur viser, hvorledes udgifterne fordeler sig mellem de tre scenarier der er beregnet hhv. nulløsningen, en VDI løsning samt en Cloud løsning. For beregning af de eksisterende omkostninger ved drift af en pc, der anvendes til uddannelsesformål (fremover benævnt skole-pc), er der behov for at vurdere en række elementer, der indgår som omkostninger ved skole-pc en. 0-løsningen Tabel 17 - Information omkring eksisterende pc er Lyngby-Taarbæk Kommune har en veldreven elev-pc platform. Der anvendes ikke mange ressourcer til service og support. Der findes dog også decentrale supportere (undervisere). Disse indgår ikke i analysen. Der er ikke indgået en SLA på området. 35
Tabel 18 - Information omkring desktop miljøet De eksisterende pc er vurderes aldersmæssigt at fordele sig jævnt i afskrivningsperioden. Tabel 19 - Information omkring de eksisterende pc er De eksisterende bærbare pc er vurderes aldersmæssigt også at fordele sig jævnt i afskrivningsperioden. 36
Tabel 20 - Information omkring de eksisterende bærbare pc er Lyngby-Taarbæk Kommune har ikke opgjort energiforbruget for den eksisterende pc platform, og der anvendes derfor nøgletal i analysen. Tabel 21 - Information omkring energioplysninger for pc'en Tabel 22 - PC + bærbare hardware omkostninger over en 5 årig periode Tabel 23 - Pc hardware vedligehold 37
Tabel 24 - Desktop licenser (Windows) Tabel 25 - Desktop support, drift og ledelse Tabel 26 - Desktop energi forbrug Scenarie 1 VDI løsning Der er to effektivseringselementer i en migrering af en desktop til en DaaS løsning. Det ene element er virtualisering af desktoppen, og det andet element er indkøb af de nødvendige server services, som leveres af DaaS leverandører. Derfor beregnes omkostningerne ved migrering til intern VDI løsning, således at effektiviseringen ved intern VDI kan vurderes i forhold til DaaS løsning. VDI grunddata, der anvendes i modellen 38
Tabel 27 - Virtualiseringsforudsætninger Tabel 28 - Virtualisering grunddata Tabel 29 - Licenspriser desktop virtualisering (licenser for uddannelsesområder) 39
Tabel 30 - Eksisterende software distributionslicenser Tabel 31- Ekstra windows licenser pga. virtualisering De samlede omkostninger i Lyngby-Taarbæk Kommune ved en VDI løsning 40
Tabel 32 - VDI hardware omkostninger Tabel 33 -VDI Hardware vedligehold Tabel 34 - VDI Desktop software Tabel 35 - VDI server, storage og net miljø Tabel 36 - Serverrums omkostninger Tabel 37 - VDI Desktop ledelse, support og drift 41
Tabel 38 - VDI Energi forbrug desktop Tabel 39 - Energi forbrug servere Tabel 40 - VDI Transitionsomkostninger Tabel 41 - VDI Samlede omkostninger ved scenarie 1 Scenarie 2 DaaS (Cloud service) Modellen for Desktop As a Service (DaaS) tager udgangspunkt i Desktone s 8 løsning. Løsningen indeholder fuldstændig de samme elementer som Scenarie 1. Dog serviceres den centrale platform (server og storageplatformen) fra en DaaS leverandør. Den del, som DaaS leverandøren varetager, er illustreret i nedenstående med den lyserøde farve. Der findes alternativer til Desktone såsom TuCloud (http://www.tucloud.com/hosted_virtual_desktops.html), Ghost (http://ghost.cc/) m.fl. 9 Desktone er valgt i casen, da der eksisterer referencer indenfor uddannelsesområdet. Det er muligt at ændre licenspriser pr. samtidig bruger, men man skal være opmærksom på, at der er store forskelle i beregningsmetodikker, da DaaS som cloud service som grundregel er betaling pr. forbrug og ikke betaling f.eks pr. bruger. Dette betyder, at det kan være svært at sammenligne muligheder, medmindre man kender de nøjagtige kapacitetskrav samt brugsmønster. 8 www.desktone.com 9 Google Apps er også et gratis alternativ til en elevdesktop, eksemplificeret bl.a. af Odense Kommune: http://www.pmc.odense.dk/infoweb/indhold/google/googleappsoversigt.htm 42
Figur 12 - Illustration af DaaS løsning Det skal bemærkes, at nedenstående pris ikke på nuværende tidspunkt er bekræftet fra Desktone, men er den pris, der er offentliggjort. Det må forventes at der findes en pris på uddannelseslicenser, som er mindre end den, der her anvendes. Det har generelt vist sig meget vanskeligt at få eksakte licenspriser ud af leverandørerne. Dette skyldes, at leverandørerne ser løsningen som pakkeløsninger, hvor konditioner fastlægges on a case basis. Derudover optræder de enkelte leverandører ofte som partnerne og underleverandører for hinanden f.eks. sælger IBM Desktone s services. Tilbageholdenhed med prisoplysninger kan derfor også afspejle, at leverandørerne ønsker at undgå en kanalkonflikt. Tabel 42 - Desktone licenspriser 43
Tabel 43 - Cloud computing hardware desktop omkostninger Tabel 44 - Cloud computing desktop hardware vedligeholdelse Tabel 45 - Cloud computing Cloud service Tabel 46 - Cloud computing Ledelse, support og drift Tabel 47 - Cloud computing Energi forbrug desktop Tabel 48 - Cloud computing Transitionsomkostninger Tabel 49 - Cloud computing Samlede omkostninger Sammenligning af omkostninger for de tre scenarier Kvantitative gevinster: Nulløsningen - dvs. at intet ændres i den eksisterende løsning og omkostninger fremskrives over 5 år. De eksisterende omkostninger ved Lyngby-Taarbæk 44
Kommune pc-arbejdsplads er - på baggrund af de foreliggende oplysninger og antagelser beregnet til ca. 31 mio. kr. over en 5-årig periode. VDI Scenarie: De beregnede omkostninger ved etablering af VDI og delvis udskiftning af eksisterende pc ere med tynde klienter er beregnet til godt 33 mio. kr. over en 5-årig periode. VDI scenariet vil betyde at Lyngby-Taarbæk Kommune har en øget omkostning på -1,56 mio. kr. over en 5 årig periode Desktop as a Service (DaaS) scenarie: Hvor VDI serverplatformen købes som Cloud Compting leverance: Omkostningen ved etablering af VDI som en DaaS løsning hvor pc ere erstattes evolutionært med tynde klienter er ca. 29 mio. kr. over en 5-årig periode. DaaS scenariet vil derfor spare Lyngby-Taarbæk Kommune for 2,1 mio. kr. over en 5 årig periode DaaS løsningen er derfor ud fra en ren økonomisk betragtning det bedste valg Kvalitative gevinster ved etablering af VDI eller DaaS løsningerne: En tynd klient er næsten fri for støj fra drev eller blæser samt meget lidt varmeafgivende pga. lavt strømforbrug, hvilket giver bedre indeklima Der er stor elbesparelse ved tynde klienter i forhold til stationære computere med forventet nedsat udledning af CO2 fra 967 ton til 772 ton CO2 i VDI løsningen og 479 ton CO2 i DaaS løsningen Bedre håndtering af roaming - brugeren har altid adgang til alle egne programmer uanset hvor brugeren befinder sig Bedre håndtering af hjemmearbejdspladser Egne computere VDI kan give adgang fra medarbejderens egen computer og det kan også være små netbook s eller Mac pc ere Licensoverblik - overblik over hvem der har adgang til hvilke programmer effektiv licensstyring Højere standardisering af administrative processer (indkøb, kontrol mm.) Nemmere vedligeholdelse af applikationer Enklere sikkerhedsmodel 45
Central konfigurations- og ændringshåndtering samt mulighed for udarbejdelse af nye afregnings-modeller for driftsudgifter på den nye platform Mere sikre ved tyveri, fordi tynde klienter ikke virker uden en terminalserver og ikke indeholder følsomme data - derfor er de ikke noget værd for en tyv. Tynde klienter er mere holdbare, da tynde klienter typisk har en levetid på over 5 år og går sjældent i stykker Pladsbesparende i forhold til almindelige pc ere. Hurtigere og enklere etablering af uddannelses- og mødelokaler, samt altid adgang til alle ens egne programmer og data. Udfordringer ved virtualisering af desktoppen, herunder organisatoriske: Brug af grafiske applikationer, animationer og levende billeder kan give problemer i nogen situationer, De sidste måske 5-10 % af klienterne kræver mange ressourcer at få med i en virtualiserings løsning, hvilket bl.a. kan skyldes stort behov for mobilitet eller applikationer/programmer der ikke kan fungere virtuelt. VDI er IKKE brugbart uden netværk. Dog bemærkes, at der til brug for at kunne arbejde off-line arbejdes på udvikling af en løsning, hvor man kan checke sin virtuelle computer ud, hvorefter den blive lagt krypteret på brugerens pc (forudsat at dette ikke er en tynd klient). Når den kobles til netværket igen udveksles alene ændringer i såvel data som applikationer. Denne mulighed for at arbejde off-line er i skrivende stund dog kun en experimental feature, og forventes først at blive helt klar i løbet af foråret 2010 Modstand fra it-afdelingen/it-medarbejderne grundet faldende behov for service og support bredt set. Risici ved transitionsprojektet: Migrering til VDI eller Cloud baseret desktop løsning er et stor forandringsprojekt som ikke kan udføres uden påvirkning af de berørte brugere. Samtidig er det meget ny teknologi med stadig få virksomhedscases. Transitionsprojektet til en VDI platform i Lyngby-Taarbæk Kommune er et projekt til 3022 timer hvoraf 0 timer allerede er afholdt i 2009. Transitionsprojektet til DaaS vurderes til 2553 timer Da det forventes at der skal bruges både ekstern bistand (20 %) til transitionsprojektet forventes VDI projektet at koste 1,92 mio. kr. inkl. uddannelse (0,4 mio. kr.) 46
I transitionsprojektet er der tre analyser (netværk, maskinestue, storage) som har stor betydning for vurdering af projektet og økonomiens omfang ved løsningen. Etablering VDI/DaaS vil betyde at netværkstrafikken får en andet mønster, der skal derfor være tilstrækkelig kapacitet i netværket alle steder, og denne analyse bør udføres før igangsætning af projektet. Da VDI løsningen betyder at der skal installeres11 servere i maskinestuen, og da hver server fylder 4 Units i rackskabe, skal der være denne ledige plads, energi samt kølefaciliteter. Da VDI løsningen bevirker en øget anvendelse af disklager på 30,21 Tb, skal denne udvidelsesmulighed være tilstede i den eksisterende SAN løsning, alternativt skal der indkøbes mere SAN kapacitet og maskinestuen samt køling skal kunne rumme denne udvidelse. Sammenligning af omkostninger Følgende er vurdering af omkostningerne ved to scenarier hvor eksisterende desktop i Lyngby-Taarbæk Kommune sammenlignes med et VDI scenarie samt en Desktop As A Service løsning. I nedenstående tabel vises resultatet i form af graf, tabeller samt kriterieark. Udgifterne i tabellerne sammenligner de fremtidige omkostninger over de næste 5 år Der sammenlignes tre scenarier - den nuværende desktop løsning - kaldet "nulløsningen", en VDI løsning (default baseret på Vmware View, men det er muligt at angive andre produkter f. eks Citrix App mm.) samt en Desktop As a Service løsning dvs. en VDI løsning der er baseret på Cloud Computing kaldet DaaS. Den første figur viser udviklingen i desktopomkostninger baseret på en vækst i antal desktops på: 3%. Figur 2 viser omkostninger sammenholdt med en vurdering af hver løsning ud fra en række kriterier. Disse kriterier kan vægtes i Desktop kriterie fanebladet. Jo længere løsningen befinder sig i højre side jo lavere er den samlede omkostning ved løsningen. Jo højere løsningen ligger i figuren jo bedre opfylder den de krav som Lyngby-Taarbæk Kommune har til løsningen. 47
Figur 13 - Sammenligning af omkostningerne i de tre scenarier - Nulløsning, VDI samt DaaS Omkostningerne ved de tre scenarier fordeler sig på en række elementer, hvilket er vist på figuren nedenfor: Figur 14 - Omkostningerne fordelt over 5 år Nedenstående figurer viser udviklingen mellem pc'ere, bærbare og tynde klienter i de tre scenarier. Det antages at VDI klienter implementeres samtidig med at pc eller bærbar skal udskiftes. Det forventes at der kan virtualiseres 95 % af de eksisterende pc'ere og 20 % af de bærbare computere. Disse 48
forudsætninger kan tilpasses i Desktop virtualiserings grundlaget. Figur 15 Fordelingen mellem pc'ere, bærbare og tynde klienter i de tre scenarier Nedenstående tabel viser gennemsnitsprisen for en desktop i de tre scenarier. Tabel 50 - gennemsnitsprisen for en desktop i de tre scenarier Det skal bemærkes at de omkostninger der er indeholdt er: hardware til desktop klienter og VDI servere, operativ system, virtualiseringssoftware, ekstra storage og SAN switch forbrug i VDI løsningen, maskinestue (samt tilbehørsomkostninger), men der er ikke inkluderet eventuelle ændrede netværksomkostninger, eksisterende filservere, applikationssoftware (såsom Office) eller anden software. Fordelingen er vist på figuren nedenfor: Figur 16 Fordeling af omkostninger indenfor hovedkategorier for de tre scenarier. 49
Energimæssigt fordeler forbruget sig således i de tre scenarier 10 Figur 17 - Energimæssigt fordeler af el-forbruget i de tre scenarier Det skal bemærkes at DaaS løsningen også har et energiforbrug på serversiden - dette energiforbrug indgår i DaaS leverandørens licenspris på desktopservice ydelsen. Alternativ til elev-desktop Der findes gratis alternative DaaS løsninger til elev-desktoppen. Hvis f.eks Ghost 11 anvendes falder sammenligningen således ud: 10 Elsparefonden angiver at 1 KWh svarer ved en konventionel fremstilling af el til ca. 500 gram CO2. Vi anvender et måltal der hedder 0,000429 Ton Co2 pr. KWh som er mere præcist for Vestdanmark se http://stromninger.dongenergy.dk/privat/stroemninger/experts/klimaeksperten/data/co2prkwh.htm. Som gennemsnit kan antages, at rødgran i opbygningsperioden (ca. 50 år) kan binde 13,6 tons CO2 pr. ha pr. år, mens eg i opbygningsperioden (90 år) kan binde 8,4 tons CO2 pr. ha pr. år. Dvs. 735 m2 rødgran for at udligne 1 tons CO2. 11 http://ghost.cc/ 50
Figur 18 Sammenligning af scenarierne ved brug af Ghost som Cloud desktop Tabel 51- Sammenligning af scenarierne pr. år ved brug af Ghost som Cloud desktop Tabel 52- Sammenligning af scenarierne ved brug af Ghost som Cloud desktop over en 5-årig periode Som man kan se er Ghost løsningen det klart billigste scenarie, til gengæld scorer Ghost ikke særligt godt kriteriemæssigt, hvilket hænger sammen med langsomme svartider, manglende tilgængelighed, ikke dokumenteret sikkerhedsprocesser mm. Administrativ desktop Lyngby-Taarbæk har 1600 administrative medarbejdere, der anvender en administrativ desktop. Disse medarbejdere kan være brugere på rådhuset i administrative stillinger, brugerne på skoler (ledere, lærere m.fl.), i børneinstitutioner (ledere m.fl.) osv. Applikationerne på den administrative desktop varierer meget alt efter hvilken type af opgave, der skal løses. Der er typisk en bruger pr. pc, men flere steder deles flere brugere om en pc (eksempelvis i børnehavner og vuggestuer). Omkostningsmæssigt er drift af desktoppen samlet set for en kommune et forholdsvist tungt område, og tusindvis af brugere er involveret. Det vurderes, at der findes 800 almindelige pc er og 800 bærbare pc er. 51
Der er typisk en bruger pr. pc, men flere steder deles flere brugere om en pc (eksempelvis i børnehavner og vuggestuer). Omkostningsmæssigt er drift af desktoppen, samlet set for kommunen, et forholdsvist tungt område, og tusindvis af brugere er involveret. Ved at anvende kalkulationsmodellen på tilsvarende måde som ved elevdesktoppen og anvende flg. data som udgangspunkt: Tabel 53 - Datagrundlag for elev-desktop Følgende er vurdering af omkostningerne ved to scenarier hvor eksisterende desktop i Lyngby-Taarbæk Kommune sammenlignes med et VDI scenarie samt en Desktop As A Service løsning. I nedenstående tabel vises resultatet i form af graf, tabeller samt kriterieark. Udgifterne i tabellerne sammenligner de fremtidige omkostninger over de næste 5 år Der sammenlignes tre scenarier - den nuværende desktop løsning - kaldet "nulløsningen", en VDI løsning (default baseret på Vmware View, men det er muligt at angive andre produkter f.eks Citrix App mm.) samt en Desktop As a Service løsning dvs. en VDI løsning der er baseret på Cloud Computing kaldet DaaS. Den første figur viser udviklingen i desktopomkostninger baseret på en vækst i antal desktops på: 3%. Figur 2 viser omkostninger sammenholdt med en vurdering af hver løsning ud fra en række kriterier. Disse kriterier kan vægtes i Desktop kriterie fanebladet. Jo længere løsningen befinder sig i højre side jo lavere er den samlede omkostning ved løsningen. Jo højere løsningen ligger i figuren jo bedre opfylder den de krav som Lyngby-Taarbæk Kommune har til løsningen. Kvantitative gevinster: Nulløsningen - dvs. at intet ændres i den eksisterende løsning og omkostninger fremskrives over 5 år. De eksisterende omkostninger ved Lyngby-Taarbæk Kommune administrative pc-arbejdsplads er - på baggrund af de foreliggende oplysninger og antagelser beregnet til ca. 55 mio. kr. over en 5-årig periode. 52
VDI Scenarie: De beregnede omkostninger ved etablering af VDI og delvis udskiftning af eksisterende pc ere med tynde klienter er beregnet til godt 45 mio. kr. over en 5-årig periode. VDI scenariet vil derfor spare Lyngby-Taarbæk Kommune for 9,9 mio. kr. over en 5 årig periode Desktop as a Service (DaaS) scenarie: hvor VDI serverplatformen købes som Cloud Compting leverance: Omkostningen ved etablering af VDI som en DaaS løsning hvor pc ere erstattes evolutionært med tynde klienter er ca. 37mio. kr. over en 5-årig periode. DaaS scenariet vil derfor spare Lyngby-Taarbæk Kommune for 18,04 mio. kr. over en 5 årig periode DaaS løsningen er derfor ud fra en ren økonomisk betragtning det bedste valg Kvalitative gevinster ved etablering af VDI eller DaaS løsningerne: En tynd klient er næsten fri for støj fra drev eller blæser samt meget lidt varmeafgivende pga. lavt strømforbrug, hvilket giver bedre indeklima Der er stor elbesparelse ved tynde klienter i forhold til stationære computere med forventet nedsat udledning af CO2 fra 873 ton til 754 ton CO2 i VDI løsningen og 461 ton CO2 i DaaS løsningen Bedre håndtering af roaming - brugeren har altid adgang til alle egne programmer uanset hvor brugeren befinder sig Bedre håndtering af hjemmearbejdspladser Egne computere VDI kan give adgang fra medarbejderens egen computer og det kan også være små netbook s eller Mac pc ere Licensoverblik - overblik over hvem der har adgang til hvilke programmer effektiv licensstyring Højere standardisering af administrative processer (indkøb, kontrol mm.) Nemmere vedligeholdelse af applikationer Enklere sikkerhedsmodel Central konfigurations- og ændringshåndtering samt mulighed for udarbejdelse af nye afregnings-modeller for driftsudgifter på den nye platform 53
Mere sikre ved tyveri, fordi tynde klienter ikke virker uden en terminalserver og ikke indeholder følsomme data - derfor er de ikke noget værd for en tyv. Tynde klienter er mere holdbare, da tynde klienter typisk har en levetid på over 5 år og går sjældent i stykker Pladsbesparende i forhold til almindelige pc ere. Hurtigere og enklere etablering af uddannelses- og mødelokaler, samt altid adgang til alle ens egne programmer og data. Udfordringer ved virtualisering af desktoppen, herunder organisatoriske: Brug af grafiske applikationer, animationer og levende billeder kan give problemer i nogen situationer, De sidste måske 5-10 % af klienterne kræver mange ressourcer at få med i en virtualiserings løsning, hvilket bl.a. kan skyldes stort behov for mobilitet eller applikationer/programmer der ikke kan fungere virtuelt. VDI er IKKE brugbart uden netværk. Dog bemærkes, at der til brug for at kunne arbejde off-line arbejdes på udvikling af en løsning, hvor man kan checke sin virtuelle computer ud, hvorefter den blive lagt krypteret på brugerens pc (forudsat at dette ikke er en tynd klient). Når den kobles til netværket igen udveksles alene ændringer i såvel data som applikationer. Denne mulighed for at arbejde off-line er i skrivende stund dog kun en experimental feature, og forventes først at blive helt klar i løbet af foråret 2010 Modstand fra it-afdelingen/it-medarbejderne grundet faldende behov for service og support bredt set. Risici ved transitionsprojektet Migrering til VDI eller Cloud baseret desktop løsning er et stor forandringsprojekt som ikke kan udføres uden påvirkning af de berørte brugere. Samtidig anvendes ny teknologi med stadig få erfaringer blandt virksomheder og leverandører. Transitionsprojektet til en VDI platform i Lyngby-Taarbæk Kommune er et projekt til 2682 timer hvoraf 0 timer allerede er afholdt i 2009. Transitionsprojektet til DaaS vurderes til 2222 timer Da det forventes at der skal bruges både ekstern bistand (20 %) til transitionsprojektet forventes VDI projektet at koste 1,74 mio. kr. inkl. uddannelse (0,4 mio. kr.) 54
I transitionsprojektet er der tre analyser (netværk, maskinestue, storage) som har stor betydning for vurdering af projektet og økonomiens omfang ved løsningen. Etablering VDI/DaaS vil betyde at netværkstrafikken får en andet mønster, der skal derfor være tilstrækkelig kapacitet i netværket alle steder, og denne analyse bør udføres før igangsætning af projektet. Da VDI løsningen betyder at der skal installeres 11 servere i maskinestuen, og da hver server fylder 4 Units i rackskabe, skal der ledig plads, energi samt kølefaciliteter til denne udvidelse. Da VDI løsningen bevirker en øget anvendelse af disklager på 8,48 Tb, skal denne udvidelsesmulighed være til stede i den eksisterende SAN løsning, alternativt skal der indkøbes mere SAN kapacitet og maskinestuen samt køling skal kunne rumme denne udvidelse. Sammenligning af omkostninger Den første figur viser udviklingen i desktopomkostninger baseret på en vækst i antal desktops på: 3 %. Den næste figur viser omkostninger sammenholdt med en vurdering af hver løsning ud fra en række kriterier. Disse kriterier kan vægtes i Desktop kriterie fanebladet. Jo længere løsningen befinder sig i højre side jo lavere er den samlede omkostning ved løsningen. Jo højere løsningen ligger i figuren jo bedre opfylder den de krav som Lyngby-Taarbæk Kommune har til løsningen. Figur 19 - Udviklingen i desktopomkostninger Tabel 54 - Omkostninger sammenholdt med en vurdering af hver løsning ud fra en række kriterier 55
Omkostningerne ved de tre scenarier fordeler sig på en række omkostningselementer. Det er muligt at se disse elementer i detaljer, men her vises hvorledes omkostninger fordeler sig på en række overordnet elementer. Figur 20- Omkostninger fordelt på forskellige omkostningselementer Det ses, at der kan effektiviseres meget på supportområdet. Det skal bemærkes, at Lyngby-Taarbæk har angivet et relativt stort antal årsværk til ledelse, support og drift af den administrative it-arbejdsplads. Nedenstående figurer viser udviklingen mellem pc'ere, bærbare og tynde klienter i de tre scenarier. Det antages at VDI klienter implementeres samtidig med at pc eller bærbar skal udskiftes. Det forventes at der kan virtualiseres 95 % af de eksisterende pc'ere og 20 % af de bærbare computere. Disse forudsætninger kan tilpasses i Desktop virtualiserings grundlaget. Figur 21 - Udviklingen mellem pc'ere, bærbare og tynde klienter i de tre scenarier. Nedenstående tabel viser gennemsnitsprisen for en desktop i de tre scenarier. Det skal bemærkes at de omkostninger der er indeholdt er: hardware til desktop klienter og VDI servere, operativ system, virtualiseringssoftware, ekstra storage og SAN switch forbrug i VDI løsningen, maskinestue (samt tilbehørsomkostninger), men der er ikke inkluderet eventuelle ændrede 56