Styregruppemøde - REFERAT 20. februar kl. 17.00-19.00 i, Skovengen 52a, 2980 Kokkedal Styregruppen er: Susanne Hjælm Nørregaard Formand afd. 7 Skovengen Bjarne Karlsen Formand afd. 9 Byengen/Nordengen Monia Stoltz Formand Egedalsvænge Hanne Berg Formand for Integrationsudvalget i Fredensborg Kommune (afbud) Ulla Agerskov Direktør for Job, Familie og Integration, Fredensborg Kommune Lina Thieden Direktør for Børn og Kultur, Fredensborg Kommune (afbud) Marianne Lundberg Andersen Formand AB Hørsholm - Karlebo Villy Sørensen Formand for FB Dagsorden 1. Velkomst og præsentation af deltagere 2. Konstituering af Styregruppen a. Hvilken rolle har Styregruppen for Kokkedal på Vej? b. Valg af mødeleder/formand 3. Kokkedal på Vej orientering fra sekretariatet a. Bemanding af sekretariat præsentation af nye medarbejdere b. Aktiviteter på vej se PUNKT 3b c. Økonomi - Bevillingsrettigheder se PUNKT 3c 4. Idéværksteder den 29. januar se PUNKT 4 5. Kort pause og mad 6. Vilkår for ansatte i sekretariatet for Kokkedal på Vej se PUNKT 6 7. Biblioteksklubben se PUNKT 7 8. Fortsat konsulentbistand fra KUBEN? 9. Mødefrekvens og fremtidige mødedatoer 10.Evt. Referat Ad. 1: Velkomst og præsentationsrunde Ad. 2: Fremover er deltagerkredsen begrænset til de deltagere, der er beskrevet i samarbejdsaftalen og det er udover Styregruppens medlemmer: en administrativ medarbejder fra Boligkontoret Danmark, en administrativ medarbejder fra 3B, en administrativ medarbejder fra Fredensborg Kommune og sekretariatslederen. Dette er for at sikre en operationel styregruppe, der afspejler organiseringen som beskrevet i samarbejdsaftalen. Der er fortsat mulighed for at indkalde andre deltagere ad hoc i de tilfælde, hvor der er relevant iht. dagsorden. Der var dog enighed om, at det var relevant med samtlige deltagere på dette konstituerende styregruppemøde. Monia Stolz blev ved lodtrækning mellem de tre afdelingsformænd valgt til at være formand for styregruppen i de kommende seks måneder, hvorefter turen kommer til Susanne Hjælm Nørregaard og derefter til Bjarne Karlsen. Formændene tegner gruppen mellem møderne og vil fra og med det kommende møde være mødeleder på Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 1
styregruppemøderne. Det vil ligeledes være formændene, der står for pressekontakten, hvor aftalen med tæt dialog med de presseansvarlige i de respektive baglande forsat er gældende. Ad. 3. a. Præsentation af Anne Hartmann-Madsen og Al Agami. Als ansættelse er finansieret af helhedsplanen, mens Annes ansættelse er finansieret af Ungeafdelingen i Fredensborg Kommune. Begge har base i sekretariatet, og der er med Annes ansættelse sikret en brobygning til kommunens øvrige børn og ungeindsats. Der skal snarest ansættes en administrativ medarbejder. b. Aktiviteterne blev godkendt og der blev generelt udtrykt tilfredshed med den retning, der tegner sig for aktiviteterne i helhedsplanen. Der forløb en drøftelse af udfordringen med at balancere mellem den lille gruppe af de særdeles utilpassede unge og den langt større gruppe af velfungerende og relativt velfungerende unge. De særdeles utilpassedes deltagelse må ikke udgøre en barriere for de øvrige unges deltagelse, men der skal også etableres aktiviteter, der henvender sig til utilpassede unge, da de også er en del af beboerne i området. Der blev gjort opmærksom på, at der forberedes et samarbejde med fritidsvejlederen i kommunen med henblik på at udvikle et koncept for fritidsjobformidling og et lommepengeprojekt. I den forbindelse blev det understreget, at kommunens juridiske afdeling skal inddrages for at sikre, at der ikke opstår konkurrenceforvridende virksomhed eller andre forhold, der kan give anledning til konflikt. c. De foreslåede bevillingsrammer blev imødekommet under forudsætning af, at der som et fast punkt på styregruppemøderne præsenteres en aktivitetsplan, der afspejler budgettet. Der blev ligeledes udtrykt forståelse for budgetmæssigt råderum til improviserede initiativer mellem styregruppemøderne, naturligvis i overensstemmelse med helhedsplanen. I øvrigt blev det oplyst, at der til brug for den centrale evaluering i regi af Landsbyggefonden skal stilles regnskab og evalueringsdata til rådighed ved anmodning om dette. Ad. 4 Der blev orienteret om de afholdte idéværksteder i hhv. Skovengen og Byengen- Nordengen. Egedalsvænge afholder sit Idéværksted den 6. marts. Ad. 6 Der blev udtrykt forståelse for behovet for, at sekretariatslederen har ét personalemæssigt bagland og referenceramme med hensyn til ansættelsesforhold. For så vidt angår de faglige drøftelser, der løbende er behov for, blev det foreslået at tovholdergruppen udpeger en formand, der skal fungere som sparringspartner med hensyn til helhedsplanens fremdrift. Der formuleres på den baggrund et revideret oplæg med præcisering af tovholderguppens funktion og rollefordeling, hvorefter det forventes at styregruppen stadfæster de ansættelsesforhold, der med udgangspunkt i samarbejdsaftalen er beskrevet i bilag til pkt. 6 Ad. 7 Styregruppen traf beslutning om at frigive de ansøgte midler. Der skal sideløbende tages initiativ til at bibliotekerne undersøger deres finansieringskilder med henblik på forankring ligesom der forventes en evaluering af projektet. Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 2
Ad. 8 Punktet udskydes til førstkommende styregruppemøde, hvor alle afdelingsbestyrelser har haft mulighed for at tage stilling til spørgsmålet. Der er i øvrigt enighed om, at Kuben ikke bør være til stede ved behandlingen af dette punkt. Ad. 9 Næste møde er aftalt til tirsdag den 22. april klokken 17-19 i sekretariatet. Michael laver en plan for mødedatoer i den resterende del af 2008, der kommer på dagsordnen den 22. april. Ad. 10 Lise stopper i 3B med udgangen af februar. Fremover vil 3B være repræsenteret ved boligsocial konsulent Anna Claudia Erichsen PUNKT 3b Fremstilling: AKTIVITETER PÅ VEJ Orientering om nogle af de aktiviteter og projekter, som er i planlægningsfasen. Generationer på tværs i køkkenhaverne: Bedsteforældre og børn der sammen dyrker en køkkenhave på Krogerup Avlsgaard i Humlebæk. Opstart i april 2008 Et samarbejde mellem Kokkedal på Vej, Gang i Fredensborg (Fredensborg Kommune) og Årstiderne. Årstiderne stiller gratis jordlodder, frø osv. samt ugentlig rådgivning til rådighed. Gang i Fredensborgs formål er at skabe mere aktivitet blandt borgerne gerne i naturen. Kokkedal på Vej tilbyder aktiviteten til to målgrupper: - Den ældre del af beboerne og evt. deres børnebørn. - Børn fra området, som synes om aktiviteten, men som ikke har mulighed for at tage med egne bedsteforældre. Idéen er (kort fortalt), at bedsteforældre uden (interesserede) børnebørn kan få et jordlod stillet til rådighed og med tiden få knyttet et interesseret barn til den have. Minisport-Mininatur: Ca. 20 børn fra 3-4 klasse melder sig på et hold, der i løbet af et skoleår tager på rundtur til 5-8 forskellige aktiviteter; herunder foreningsaktiviteter og naturaktiviteter. Opstart i august 2008. Et samarbejde mellem Kokkedal på Vej, Gang i Fredensborg (Sundhedscenter Fredensborg Kommune) og DIF. Et afprøvet koncept udviklet af DIF, men tilegnet lokalforholdene. Projektet tænkes lokalt til Kokkedal. Vi arbejder med to scenarier: - at de lokale SFO er vil være det lokale udgangspunkt og personalemæssige tovholdere og at Kokkedal på Vej opsøger børn i 3-4 kl., der ikke går i de lokale SFO er. - at Kokkedal på Vej er den lokale tovholder. Gymnastik for kvinder: Et hold på 15-20 af områdets lokale kvinder, der dyrker gymnastik en gang pr. uge i dagtimerne evt. i et af selskabslokalerne eller i Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 3
Egedalshallen eller Holmegårdshallen. Opstart så hurtigt vi kan finde en egnet instruktør. Et samarbejde mellem Kokkedal på Vej og projektkontoret i Egedalsvænge. Aktiviteten har i vores lokalområde en social og sundhedsmæssig profil såvel som berettigelse. Skal gerne udvikle sig til, at der oprettes aktivitetshold for mænd også - i samme regi, men måske med en anden aktivitet. Oplevelsesture: Skovengen vil ansøge om støtte til at gennemføre oplevelsesture med indhold af kultur og natur for børn og familier fra de tre boligområder; herunder en bondegårdstur, en tur til Kullen, en tur til Kronborg mv. Fredagscafé: Skovengen vil ansøge om støtte til at gennemføre caféarrangementer for beboere, som kan tematiseres og være en form for debataftner samtidig med at tjene et socialt formål. Grillaften: Skovengen vil ansøge om støtte til at gennemføre en grillaften med underholdning for børn om eftermiddagen og fællesspisning om aftnen. Forslag er d. 18. august. Loppemarked: Skovengen vil ansøge om støtte til at gennemføre et loppemarked. Førstehjælpskursus: Skovengen har stillet forslag om at der oprettes et førstehjælpskursus for børn og voksne. Fælles stormøde: I forlængelse af de afholdte idéværksteder ønsker sekretariatet at afholde et stort fællesarrangement for alle beboere (se PUNKT 4) Pigeklub: (beskrevet i Helhedsplanen) Drengeklub: (beskrevet i Helhedsplanen) Økonomi: Generationer på tværs i køkkenhaverne: Udgiftsmæssigt en let aktivitet. Minisport-Mininatur: Meget afhængig af hvilket scenarie vi bestemmer os for. På næste Styregruppemøde vil der være klarhed over dette, og en evt. bevillingsansøgning vil fremstilles, såfremt beløbet kræver Styregruppens godkendelse. Gymnastik for kvinder: Hovedsagligt lønudgift til instruktør, men også midler til eventuelle rekvisitindkøb. Ca. pris for 30 uger: 18.000, som deles mellem de to parter. Oplevelsesture: Bondegårdstur for 50 pers. ca. 6000 kr. Bustur til Kullen for 50 pers. ca. 13.000 kr. Grillaften, fredagscafé, loppemarked og førstehjælp: Udgift ukendt. Fælles stormøde: Udgift ukendt, men der er i budgettet afsat 120.000 kr. til idéværksteder og konference. Pigeklub og Drengeklub: Se Helhedsplanen At Styregruppen diskuterer om de nævnte aktiviteter udstikker nogle fornuftige retninger i forhold til formålet med Helhedsplanen. Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 4
PUNKT 3c Fremstilling: Økonomi: BEVILLINGSRETTIGHEDER Styregruppen skal tage stilling til et forslag fra sekretariatet om at ændre på beløbsgrænserne for igangsætning af aktiviteter og projekter. vurderer, at de aftalte beløbsgrænser for igangsætning af aktiviteter og projekter er for lavt sat, når man tager i betragtning af Styregruppen kun har møder hvert kvartal. Grænsen for sekretariatets bevillingsret er sat til 5.000 kr., og det kan i nogle tilfælde blive en hæmsko for sekretariatets dynamiske aktivitetsudvikling, at skulle vente på næste Tovholdergruppemøde eller Styregruppemøde. Det foreslås at beløbsgrænserne ændres, således at sekretariatet kan igangsætte aktiviteter, der ikke overstiger 15.000 kr. i bevilling. Tovholdergruppen skal godkende aktiviteter med bevillinger mellem 15.000 kr. og 25.000 kr., og Styregruppen skal godkende bevillinger over 25.000 kr. Tovholdergruppen orienteres om alle aktiviteter med bevilling på mindre end 15.000 kr. og mere end 25.000 kr.. Styregruppen orienteres om alle aktiviteter under 25.000 kr. Intet at bemærke. At Styregruppen træffer beslutning om at ændre på beløbsgrænserne for bevillingsrettigheder. PUNKT 4 IDÈVÆRKSTEDER 29. JANUAR 2008 Fremstilling: Orientering Tirsdag den 29. januar afholdte de tre boligforeninger idéværksteder for beboerne. Byengen/Nordengen afholdte et idéværksted for områdets børn og unge, hvor der deltog 11 børn og unge. Derefter afholdte Byengen/Nordengen et idéværksted for øvrige beboere, hvor der deltog 8 beboere. Skovengen afholdte idéværksted for alle beboere, hvor der deltog 10 beboere. Egedalsvænges idéværksted valgte vi at udskyde til 6. marts, da der ikke mødte nogen op ud over bestyrelsen og ægtefæller. Der var en mødeleder på hvert møde, som sørgede for at metoden blev fulgt. Hver deltager skulle selv skrive nogle idéer ned indenfor to temaer; Kultur og Børn og unge. Disse idéer skulle diskuteres i små gruppe, hvorefter hver enkelt skulle foretage en prioritering af idéerne. Prioriteringen lykkedes dog kun til fulde i Skovengen. Børne-unge idéværkstedet - Pigeklub med socialt samvær, spil, sport, dans og kulturelle ture - Drengeklub med socialt samvær, spil, tv, sport og aktivitetsture - Skateboardbane Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 5
- Lektiecafé - Netcafé evt. i en mobil container - Lokal-tv og medieværksted evt. i en mobil container - Bingoaftner - Discofester - MGP-Kokkedal Byengen/Nordengens idéværksted (KULTUR) - Loppemarked lokalt i Byengen eller i Holmegårdscentret - Medieværksted for alle, evt. opdelt. - Livsstilstema; herunder foredrag med fx Chris MacDonald, en lokalmesse og udflugt til en stor messe - Dansetimer - Debataftner - Fester på tværs af blokkene/afdelingerne med temaer og evt. i forbindelse med begivenheder såsom cirkus, teater, musik - Bankospil - Kulturnat Byengen/Nordengens idéværksted (BØRN & UNGE) - Streetidræt mobile sportsfaciliteter - Talentkonkurrence - Lær din nabo at kende arrangementer på tværs af afdelingerne - Kommunikation via sms, hjemmeside, nyhedsbreve Skovengens idéværksted (KULTUR) 1. Caféaftner 2. Mad fra hele verden 3. Flerkulturel nyhedsformidling 4. Kulturelle udflugter 5. Opera på plænen i Kokkedal 6. Teaterklub 7. Kunstoplevelser 8. Kurser i kunstforståelse 9. Kulturrejser 10. PC-kørekort Skovengens idéværksted (BØRN & UNGE) 1. Værksteder (børn+voksne) medieværksted (PC, spil, lokal TV), træværksted, metalværksted (cykel, knallert og bil) og syværksted 2. Sport - forenings- og klubdag, events med berømtheder, sportsbegivenhed, fodboldklub, streetsport, olympiade 3. Lektiecafé lektiehjælp, læsecafé, bogbus 4. Oplevelsesture fisketure, bondegård 5. Kulturelle markedsdage loppemarked, musik, basar Meningen med at arrangere disse idéværksteder var, at få en pejling på hvilke ønsker og tanker beboerne gør sig om aktivitetsindholdet i Kokkedal på Vej. tager idéerne samlet til efterretning, når der kommer idéer fra Egedalsvænges idéværksted den 6. marts. s plan er at følge op på disse idéværksteder ved at afholde et stort samlet beboermøde for alle tre afdelinger, hvor der bl.a. skal være sociale aktiviteter, sport, folkekøkken, konkurrencer (bl.a. om logo), hvor der skabes massiv synlighed og de forestående projekter og ansatte i Kokkedal på Vej præsenteres, og hvor der kan skabes netværk til og imellem interesserede beboere. Økonomi: Intet at bemærke Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 6
At Styregruppen tager idéerne til efterretning PUNKT 6 Beskrivelse: Vilkår for ansatte i sekretariatet for Kokkedal på Vej På baggrund af indgåede aftaler skal Styregruppen tage stilling til ansættelsesvilkår for sekretariatets ansatte. Det er vigtigt for de ansatte, at ansættelsesforholdet i sekretariatet er trygt, gennemsigtigt og håndterbart i det daglige. Indenfor de rammer, som projektorganisationen udstikker samt de aftaler, der er indgået, er det muligt at skabe sådanne ansættelsesforhold for ansatte i Kokkedal på Vej. Tovholdergruppen er i Samarbejdsaftalen beskrevet som den tværgående ledergruppe, der udgør Helhedsplanens overordnede administrative forum. Der står endvidere: I Tovholdergruppen sidder den eller de, der har det ledelsesmæssige ansvar for projektsekretariatets ansatte inklusive ansvaret for at understøtte de ansattes faglige og personlige udvikling, således at de har de bedste forudsætninger for at udføre deres arbejde. Spørgsmål vedrørende drift, beslutninger og udvikling vedr. Kokkedal på Vej og sekretariatet aftales dermed i Tovholdergruppen. Selve ansættelserne administreres - som aftalt mellem direktørerne Bent Frederiksen (3B) og Michael Demsitz (Boligkontoret Danmark) - af Boligforeningen 3B. Administrationen omfatter udbetaling af løn, besked om ferie, sygdom mv. og mus-samtaler jævnfør ansættelseskontrakten. Økonomi: Intet af bemærke At Styregruppen stadfæster de aftaler, der er indgået under hensyntagen til en så tryg og gennemsigtig løsning for de ansatte i sekretariatet. PUNKT 7 Fremstilling: BIBLIOTEKSKLUB for Kokkedal på Vej ansøger om 39.617 kr. til at igangsætte og drive en biblioteksklub for børn. Målgruppe, antal og periode: 6-10 årige børn. Plads til 20 børn 4. marts. 16. dec. (minus 3 ugers sommerferie) = 39 uger. Formål: At børn fra vores boligområder stifter bekendtskab med det kommunale biblioteksvæsen på en god og oplevelsesrig måde. At børnene låner materialer med hjem, og derved inddrager deres familie i de oplevelser, de får via biblioteket. At børnene tilegner sig viden og kulturel dannelse i kraft både af oplevelserne på biblioteket og det hjemlånte materiale. Beskrivelse: To timemedarbejdere tager børnene med på Nivå Bibliotek én gang pr. uge. De kører med det offentlige transportsystem. I den indledende fase deltager Kokkedal på Vejs børne-ungemedarbejder, hvilket udfases efter ca. to måneder. Børnebiblioteket sørger for, at der er aktiviteter såsom Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 7
højtlæsning, skriveværksted, tegning etc. Derudover får børnene et lånerkort, således at de kan låne med hjem. Af børnebibliotekarerne får de råd og vejledning i forbindelse med hjemlån. Der arrangeres to familieture til biblioteket. Succeskriterium: At 20 børn tilmeldes holdet, og at der gennemsnitlig er 14 deltagere. At alle børn får et lånerkort og låner materiale med hjem. At 50% af forældrene har deltaget i en af familieturene. Økonomi og bevilling: 2 timemedarbejdere i 3 timer/uge i 39 uger Budgetskema Enhed Antal Totalpris DKK Løn 122 kr. 234 28.548 Feriepenge 12,5% 3.569 Klippekort 125 kr. 40 5.000 Aktivitetsmidler til ture osv. 2.500 I alt: 39.617 Bevilling kan tages fra budgettet til skøjtebaneambassadør eller fra frie midler. At Styregruppen træffer beslutning om at frigive de ansøgte midler. Kokkedal på Vej Skovengen 52a 2980 Kokkedal Tlf. 22 15 92 20 info@kokkedalpaavej.dk 8