Dagsorden Til møde i bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd Mandag den 16. september 2013 kl. 15.00 Mødet afholdes på Social- og Sundhedsskolen Syd, Joan Jessens kontor På mødet vil skolens nye simulationsstuer (Simo-lab) blive præsenteret. Medlemmer: Formand Ebbe Lilliendal, Landsformand for de frie skoler, udpeget af kommunalbestyrelsen Aabenraa Kommune Næstformand Vibeke Svendsen, Administrerende direktør Evotherm, udpeget af bestyrelsen Medlem Jørn Lehmann Petersen, udpeget af bestyrelsen Medlem Susanne Linnet, udpeget af regionsrådet Medlem Tom Svenson, udpeget af FOA i Sønderjylland Medlem Mark Arpe Mortensen, Underviser, udpeget af medarbejdere - med stemmeret Medlem Ann Gerber, Underviser, udpeget af medarbejdere - uden stemmeret Medlem Mark Wive, Elevrepræsentant, PAU elev med stemmeret Elevrepræsentant uden stemmeret - vakant Sekretær Joan Jessen, Direktør Social- og Sundhedsskolen Syd Hanne Jansfort deltager i punktet vedr. økonomi Afbud:
1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra den 16. september 2013 1.1 Underskrivelse af referat 2. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser 3. Orientering ved direktøren 3.1 Årsrapport og revisionsprotokollat Der er kommet tilbagemelding fra MBU på årsrapporten 2012. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger, men der henstilles til at bestyrelsen fremadrettet forholder sig til alle revisors anbefalinger. Bilag 1 Årsrapport 3.2 Handlingsplan for øget gennemførelse Ministeret har bemærkninger til skolens pædagogisk didaktiske grundlag og ønsker dette formuleret klart og konkret i næste års plan. Desuden er mål og resultater for skolens praktikpladsopsøgende arbejde vurderet uacceptabelt. Dette er et generelt problem for sosu skolerne da vi er dimensionerede og derfor ikke har opsøgende arbejde som øvrige erhvervsskoler. Problemstillingen arbejdes der med i Danske sosuskoler. Bilag 2 Handlingsplan for øget gennemførsel 3.3 Bestyrelsesforsikring Skolen har sammen med 8 af de øvrige sosu skoler tegnet en paraplyforsikring direktions og bestyrelsesansvarsforsikring. Dækningssummen er 10.000.000,00 3.4 Multisalen I marts måned 2013 havde skolen i forbindelse med en årlig gennemgang af sikringsforhold på skolen besøg af Aabenraa Kommunes nye beredskabsinspektør. I den forbindelse konstateres det, at der ved færdiggørelsen af Multisalen ikke er udstedt ibrugtagningstilladelse fra Aabenraa Kommune. Aabenraa Brand og Redning påpegede, at flugtvejen ikke lever op til gældende krav hvilket dog ikke er påtalt ved tidligere byggemøder, ej heller det afsluttende. Der blev derfor givet påbud om at salen maksimalt kan anvendes til 149 personer indtil løsning er fundet. 1
Aabenraa Brand og Redning, BYG Aabenraa Kommune og Arkitekt Anders Petersen vurderede mulige løsningsforslag, og efter megen dialog parterne imellem afsluttedes sagen med, at Aabenraa Brand og Redning d. 3. maj 2013 godkendte salen til 300 personer efter succesfyldt gennemført evakueringsøvelse, hvor 295 personer kommer ud af salen på 8 minutter og 54 sekunder af flugtvejen. Endvidere blev det aftalt med Aabenraa Brand og Redning at salen ved større arrangementer kan anvendes til 500 personer, dog betinget at der aftales etablering af brandvagt med Brand og Redning under hele arrangementet. Endelig ibrugtagningstilladelse er modtaget 12. maj 2013. Projekt forandringsagenter fokus på talent og forskellighed - kompetencer til forandring Med udgangspunkt i de mange ændringer skolen har oplevet som følge at de store projekter, som skolen i øjeblikket implementer søgte skolen Kompetencesekretariatet om midler til et projekt, hvor fokus skal være, hvordan omstilling og forandring kan vendes til et potentiale for læring og udvikling. Formålet er blandt andet at uddanne udvalgte medarbejdere til at arbejde med forskellighed som en ressource, for herigennem at kunne håndtere forandringsprocesser på skolen. Der er netop blevet bevilliget 250.000,-. Bilag 3 Tilsagn fra FUSA Simu-lab I juni måned blev skolens nye lokaler med fokus på velfærdsteknologi indviet. Alle udtrykte stor begejstring for simulationsstuerne og de muligheder de giver. Kommunerne kunne se muligheder i at bruge lokalerne til efteruddannelsesforløb for det plejepersonale, som skal kvalificeres til at modtager patienter fra sygehusene. Også eleverne oplever undervisningen mere virkelighedstro. Det virker desuden godt at kombinere undervisning i simu -lab med skolens fjernundervisning. 2
4. Orientering ved formanden og øvrige bestyrelsesmedlemmer 4a. Orientering ved medarbejderrepræsentanter og elever 5. Personaleforhold 5.1 Lærerkvalifikationer Der er kommet ny EUD bekendtgørelse. Fremadrettet stilles der øgede krav til underviserne om pædagogisk videreuddannelse. Kravene er gradvist blevet øget og afhænger m eget af ansættelsestidspunktet. Lærere ansat før 15.1.2010 skulle senest 2 år efter ansættelsen have kvalifikationer svarende til min. Pædagogikum. Lærere ansat i perioden 15.1. 10 31.12. 12 skal gerne det første år af ansættelsen være påbegyndt en pædagogisk diplomuddannelse, og uddannelsen skal 6 år efter ansættelsen være gennemført. Lærere ansat efter 1.1. 13 skal senest 1 år efter ansættelsen være påbegyndt en erhvervsfaglig pædagogisk diplomuddannelse og den skal være gennemført senest 4 år efter ansættelsen. 3
Hovedparten af skolen undervisere honorerer ovennævnte krav, men mange mangler at færdiggøre deres uddannelsesforløb. Statens evalueringsinstitut har netop bedt skolen indsende planer for lærernes videreuddannelse. 5.2 Midler til lokal løndannelse Der er i denne overenskomstperiode ikke fastsat centrale lønmidler der er tidligere afsat lokale midler til forhandling. I 2011 og 2012 var pengene øremærkede, og skulle primært gå til engangstillæg. Midlerne blev ligeligt fordelt mellem personalegrupperne. Formandsskabet indstiller, at Der i 2013 afsættes 300.000,- som kun kan anvendes til medarbejdere der - uafhængig af faglig baggrund og organisatorisk tilhørsforhold - har ydet en særlig indsats ved deltagelse i øremærkede projekter/ tiltag. Beløbet kan ikke bruges til varige tillæg eller til fordi vi har haft travlt. 5.3 Oversigt over til og afgange 6. Uddannelserne 6.1 Status på fjernundervisning primo september 2013 Det første hold fjernundervisningselever (trin II SSA) påbegyndte deres uddannelse i januar 2013. De er nu inde på 2. skoleperiode. De er ved godt mod og glade for studie formen og de muligheder den giver dem. Der er ingen frafald på holdet. Der er endnu et hold SSA elever i gang. De påbegyndte uddannelsen i marts faktisk lige omkring og i lockouten. De er nu i praktik og er også stadig fuldtallige. Det næste fjernundervisningshold på SSA påbegynder deres uddannelse i oktober. Det første SSA fjernundervisningshold har deltaget online i vores oplæg på FOU konferencen og 3 af eleverne har netop skrevet et indlæg på EMU en, hvor også Projektleder har et indlæg om fjernundervisning og Simu lab. Indlægget vil kunne findes på EMU en ultimo september / primo oktober. Indlægget er kommet i stand på opfordring af EMU- redaktøren, som havde hørt om vores fjernundervisning. 4
Eleverne vil generelt gerne fortælle om deres oplevelser på godt og ondt og er meget villige til at træde frem i forskellige sammenhæng. Der er endvidere 2 hold PAU elever på fjernundervisning. De var initialt meget skeptiske og de havde, af forskningsmæssige grunde, ikke selv valgt fjernundervisningen. De skulle oprindelig kun på fjernundervisning i 10 uger, men da de 10 uger var gået, bad de inderligt om at måtte forblive fjernundervisningselever. Det har de fået lov til og der er ikke frafald på de 2 hold. Til oktober påbegynder vi fjernundervisning på Trin 1. Her starter vi med 1 dag om ugen og ser igennem de 8 uger (1. Skoleperiode) på, om målgruppen kan klare mere end 1 dag om ugen. Kursusafdelingen er også så småt i gang med at forberede fjernundervisning på udvalgte forløb. Hos GF eleverne har vi planer om, at påbegynde fjernundervisning i løbet af foråret 14. De første forskningsresultater viser, at elever og lærere er glade for konceptet. Eleverne klarer sig lige så godt som de ordinære elever, de er glade for muligheden for fordybelse i fagene og de er glade for fleksibiliteten. Forskningen viser følgende centrale områder, der kan arbejdes med fremadrettet: Lægge opgaverne ud i god tid, så man kan spørge lærerne på skolen, inden fjernundervisningsdagene starter Fokus på undervisningsform i fremmødetimerne udnytte teknologien i klasseværelset At der er afveksling i opgaverne Følge op i nærundervisningen, få det svære genfortalt Initialt - Grundig intro til teknologien Der er stor interesse for såvel vores fjernundervisningsprojekt som vores Simu-lab. Vi får mange forespørgsler på besøg, fremvisninger og oplæg. Når vi er ude er der stor interesse og der er ingen tvivl om, at Social- og Sundhedsskolen Syd er kommet på landkortet, når vi taler fjernundervisning, simulationslaboratorier og formidling via elektroniske medier. 6.2 Søgning til uddannelserne Der er fortsat god søgning til uddannelserne. Pr. 1.9. 2013 har der været ansøgere dim. optaget bemærkninger GF 349 249 Differencen skyldes at en del trækker deres ansøgningen eller møder ikke op Trin 721 371 365 Visse områder har meget svært ved at få nok ansøgere 1 Trin 570 173 176 Der er lavet ekstra uddannelsesaftaler i Sdbg og Sgh. Sønderjylland 2 PAU 395 65 103 38 af de optag. Er GVU - kursister 5
7. Efteruddannelse 7.1 Status på kursus aktivitet Ved afslutningen af 2. kvartal 2013 har Sosu Syd brugt 43 % af den tildelte EVE - ramme på 4.530.346 kr. På samme tidspunkt 2012 havde Sosu Syd brugt 32 % af den tildelte EVE ramme på 6.000.000kr. Bemærk at EVE rammen 2013 er ned justeret i forhold til sidste rå. Aktiviteter i tal for 1. og 2. kvartal Beskæftigede EVE undervisningstakst i mil Ledige Jobcenterkøb I årselever 1.920 1,64 18,3 1.948 6,50 28,38 GVU aktivitet i årselever 1 1 Status er på hele år 2013, idet vi kende aktiviteten for hele året. 7.2 Undervisere Kursusteamet nu på 9,7stillinger, herud over bruges timelærer fra praksis, ligesom der er et gensidigt udlån mellem kurser og grunduddannelserne. 7.3 Udbudsrunder Skolen har budt på to store projekter som henholdsvis Tønder og Aabenraa kommune har haft i udbud. Projektet i Tønder vandt Sosu Syd alene. Indholdet er uddannelse af AMU - målgruppen i forhold til rehabiliterende indsats. 6
I Aabenraa vandt Sosu Syd sammen med UC Syd udbuddet. Buddet var samlet fra de to institutioner idet målgruppen for projektet er alle medarbejdere inden for såvel Sosu som for det pædagogiske område. Opgaven løftes på tværs af de to institutioner. Begge opgaver starter op i 4. kvartal og fortsætter ind i 2014. 7.4 Jobrotation Der er indgået aftaler om en stor mængde jobrotation i alle 4 kommuner, både for enkeltpersoner og for hele hold. Uddannelsen foregår for enkelt personer på grunduddannelserne og for hele hold i kursus regi. Holdene er i kursusregi har fokus på kvalificering til optagelse på trin 1, og er hermed et rekrutterings tiltag. 7. 5 Familieplejen og opholdssteder Sosu Syd har hidtil afhold kurser i de 4 kommuner på området. I den nye lov om socialt tilsyn er der pr. 1. januar 2014 udpeget en tilsynskommune for hver region. Ud over tilsyn skal tilsynskommunen varetage den lovpligtige uddannelse. I Region syd er tilsynskommunen blevet Faaborg-Midtfyn kommune. Sosu skolerne i region Syd har derfor aftalt et møde med Faaborg i begyndelsen af året med henblik på fremtidigt samarbejde. 8. Institutionen 8.1 Vedtægter for bestyrelsen ves Social og sundhedsskolen Syd På baggrund af sidste mødes konklusion vedrørende fremtidig bestyrelsessammensætning er vedtægten tilrettet. Det drejer sig kun om antallet af selvsupplerende medlemmer. 7
2 medlemmer med kendskab til uddannelsesudvikling, kvalitetssikring, ledelse og økonomi udpeges af bestyrelsen selvsupplerende ændres til 2-3 medlemmer. Ny tilrettet Vedtægt underskrives på mødet 8.2 Projekt teamledelse Som orienteret om på sidste møde er projektet startet pr. 1.8. Der er udpeget 4 teamledere som har den daglige ledelse af teamene. Der udtrykket stor tilfredshed blandt underviseren ved at have den tætte kontakt til teamlederne. Teamlederne vil sammen med øvrige pædagogiske ledere i løbet af efteråret deltage i et diplommodul i ledelse, ligesom teamlederne er tæt dialog med cheferne. 8.3 Orientering om arbejdet med OK 13 Den lokale arbejdstidsaftale er ikke længere gældende, men frem til årsskiftet er der aftalt, at der arbejdes efter hidtidige regler. Der er udarbejdet plan for arbejdet med den fremtidige arbejdstilrettelæggelse. Lærergruppen er på lærermøde blevet orienteret om OK 13 og de enkelte team har kunnet indlevere deres ønsker og ideer til den fremtidige model. Disse input er ved at blive indarbejdet i et materiale som skal beskrive rammer for fremtidig arbejdstidstilrettelæggelse, herunder også hvorledes tidsregistrering skal foregå, hvilke forventninger ledelsen har til underviserne og hvad underviserne kan forvente af ledelsen. Materialet forventes drøftet i efteråret med henblik på, at teamene kan afprøve forskellige modeller i løbet af første halvår 14. Erfaringerne herfra skal så indgå i det endelige materiale. 8.4 Evaluering af særlige indsatsområder 2012 13. Målene er delvist nået. Dog er der store mangler i forhold til det overordnede mål : At have synlige aktiviteter i de fire købstæder. Organiseringen af dette arbejde vil derfor blive omstruktureret og blive knyttet til personale med tilknytning til de 4 byer. Ligeledes viser evalueringen, at der fortsat skal arbejdes med PR og markedsføring. I forhold til evaluering og kvalitetssikringen af uddannelserne skal der udarbejdes en mere klar strategi. Endelig er effektiviseringer et fortsat indsatsområde. Bilag 4 Evaluering af indsatsområder Samarbejde mellem ansættende myndighed og skolens bestyrelse På baggrund af sidste mødes diskussion om hvordan bestyrelsen kommer i dialog med de ansættende myndigheder foreslår formandsskabet at regionsborgmester Carl Holst inviteres til kommende bestyrelsesmøde med henblik på drøftelse af skolens rolle i forbindelse med uddannelse af fremtidigt sundhedspersonale eksempelvis sosu assistenter på regionens sygehuse og pædagogiske assistenter på de regionale institutioner. Ligeledes ønskes en drøftelse af hvem der i det kommunale system vil være relevante at tage kontakt til med henblik på drøftelse af forebyggelse af frafald m.m. Formandsskabet indstiller, at Der træffes en beslutning om der skal og i så fald hvorledes der skal planlægges samarbejdsmøde med de ansættende myndigheder herunder hvad mødet præcist skal omhandle. 8
8.5 Resultatlønskontrakt for direktør Kontrakten for 2012-13 er opgjort. Udbetalingsprocent Basisrammen 85 % Ekstrarammen 87,5 % Der er 27.6.13 udsendt ny Bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakt med skolens øverste leder og øvrige ledere, samt retningslinjer herfor.resultatkontrakten med den øverste leder skal tjene følgende overordnede formål: Den skal fungere som et styringsredskab for bestyrelsen Den skal understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om fastsættelse og gennemførsel af væsentlige lang- og kortsigte målsætninger Den skal skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater. Bestyrelsen bestemmer indsatsområderne efter dialog og aftale med lederen. Det er bestyrelsens ansvar at vurdere, hvilke opgaver, udover de nævnte, som egner sig til ekstrarammen. Formandsskabet udarbejder til mødet et udkast. Formandsskabet indstiller, at Udkast til resultatlønskontrakt for direktøren drøftes med den samlede bestyrelse inden underskrivelse. Beslutning: 9
9. Økonomi 9.1 Perioderegnskab 1.-2. kvartal 2013 Perioderegnskabet udviser en mindre afvigelse i forhold til det korrigerede budget. Aktivitetsopgørelse Aktivitetsniveauet forventes samlet set over året at være stabilt, dog med væsentlige korrektioner i de enkelte kvartaler, blandt andet med baggrund i lock-out perioden foråret 2013. På hoveduddannelserne forventes Social- og Sundhedsuddannelsens Trin 1 og 2 samt Pædagogisk assistent samlet set at holde niveauet i forhold til det oprindelige budget. Grundforløbet forventes p.t. at præsentere en aktivitet på årsplan, der ligger 16 % over det oprindeligt budgetterede med 23,4 årselever yderligere. Der opleves stadig stor søgning, samt et stort antal elever der forlænges udover 20 uger. Planlagt aktivitet på hoveduddannelserne har kunnet gennemføres på trods af lock-out perioden. Derimod har aflyste kurser på AMU-området ikke været muligt gennemføre, dog forventes stor aktivitet på kurser i 4. kvartal. Resultatopgørelse Forskydningen af aktivitet mellem kvartaler udløser reducerede indtægter i 1. halvår, hvilket der dog kompenseres for i 2. halvår. Lønomkostninger til undervisningens gennemførelse er ligeledes påvirket af lock-perioden. Der er i 1. halvår gennemført en række investeringer, herunder renovering af sengestuerne SIMU LAB. En del af omkostningen har været indarbejdet i det reviderede budget. Der er modtaget Kvalitetsudviklingsmidler i 2. kvartal, hvilket udløser en afvigelse på posten Særlige bevillinger på + 747.000 kr. Forventninger til 2. halvår og årsregnskab Indtægtsniveauet på undervisningens gennemførelse forventes over året at blive på knap 53. mio. kr. som oprindeligt budgetteret. Der er i det reviderede budget indarbejdet korrektioner på lønbudgettet med udgangspunkt i aktuelle ansættelser, samt forventninger til samlede lønniveau 3.-4. kvartal. Med udgangspunkt i et positivt resultat i det nye estimat for årsresultatet, påtænkes i 2. halvår 2013 udskiftning af inventar i klasselokaler, således at flere af skolens undervisningslokaler fremstår med nutidige og funktionelle møbler. Herudover vurderes eventuelle fremrykninger af bygningsvedligehold jfr. vedligeholdelsesplan udarbejdet i samarbejde med COWI. Der er d. 13. juni 2013 varslet dispositionsbegrænsning 2013 på baggrund af en lavere offentlig lønudvikling end forudsat i finansloven. Dispositionsbegrænsningen for Undervisningsministeriets driftsramme udgør 86 mio. kr. Udmøntning af begrænsningen for de enkelte institutioner er ikke i skrivende stund meddelt skolen. Basisbudget 2014 På baggrund af Forslag til Finanslov 2014 pågår arbejdet p.t. med udarbejdelse af basisbudget 2014. Med udsendelse af takstkatalog i FFL 2014 samt orienteringsskrivelse fra Undervisningsministeriet er der væsentligt ændrede forudsætninger i forhold til budget 2013. 10
Som tidligere varslet sker der en reduktion i taxametrene. I notat fra Danske SOSU Skoler angives den procentuelle ændring. Der er ved tidligere budgettering i overslagsår taget højde for denne reduktion. Der reduceres i fællestaxametrene blandt andet med en forventning om indkøbseffektivisering på uddannelsesinstitutionerne. I efteråret 2013 præsenteres ny indkøbspolitik på SOSU Syd. Formålet med indkøbspolitikken er at sikre, at der på Social- og Sundhedsskolen Syd købes varer og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser, og at der altid sikres overholdelse af gældende lovgivning på indkøbsområdet. Politikken er endvidere et signal om, at vi hele tiden skal have fokus på effektivisering i organisationen, og dermed sikre allokering af midler til kerneydelsen. I 2014 gennemføres endvidere en reduktion af taxametre, idet et varslet bortfald af færdiggørelsestaxametret på Social- og sundhedsuddannelsens trin 2 effektueres såfremt eleven har udløst færdiggørelsestaxameter på trin 1. Basisbudget 2014 forventes udsendt medio uge 37. Bilag 5 Perioderegnskab 1.-2. kvartal 2013 Bilag 6 Notat Danske SOSU Skoler vedr. FFL 2014 Bilag 7 Basisbudget 2014 (eftersendes) 11
10. Kommunikation af bestyrelsens beslutninger Beslutning: 11. Andet Forslag til mødedatoer i december og i marts 14. Den 2. - 3. eller 5. december Den 17. - 18. - 19. - 20. eller 24. marts 12. Eventuelt 12