REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4 Tid Tirsdag d. 12. februar 2013 Sted Afdelingskontoret, Åfløjen 5 Deltagere Gæst Afbud Dagsorden Christina Clausen Kim Holk Patrick Abrahamsen Jette Bøgh Nemming Suzan Crawford Elisabeth Bransmark Jesper Munch-Madsen Sandie Brokfelt-Christiansen Nini Rice 1. Valg af referent 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste bestyrelsesmøde 4. Bygherremøde 5. Meddelelser til og fra formanden 6. Meddelelser fra bestyrelsen 7. Meddelelser til og fra varmemester 8. Beboerhenvendelser 9. Næste møde 10. Eventuelt Mødet startede med et indlæg om Bekey-systemet, v/sandie Brokfelt-Christiansen. Se yderligere herom under punkt 5. Ad 1 Valg af referent Jette påtog sig hvervet som referent Ad 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Bestyrelsen godkendte referatet uden bemærkninger. Ad 3 Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste bestyrelsesmøde 1
PC i afdelingskontor Da det ikke har været muligt at få ISDNforbindelsen til at virke på afdelingskontoret, besluttede bestyrelsen, at Jesper opsiger abonnementet. I stedet anvendes Christinas mailadresse som kontakt-mail til beboere m.fl. Kagsåprojektet Christina ad hoc opfølgning Beløbet som ydes i kompensation for fældning af træer ved Åfløjen 31 oplyses først når arbejdet er udført. Herefter skal der genplantes for beløbet. Det forventes at ske i løbet af foråret 2013. Indsamling af cykler og kælderrengøring Jesper ad hoc opfølgning Ifølge Jesper udskydes projektet med at rydde op i cykelbestanden og overblik over barnevognsrummene til, når nedrivningen af garagerne er sket. Denne aktivitet indebærer en del arbejde for funktionærerne. Altaninddækning Suzan 05.03.2013 Undersøgelserne vedr. alternativ leverandør ikke færdig. Suzan intensiverer indsatsen. Christina var af vores leverandør blevet informeret om betragtelige prisforhøjelser på samtlige varianter af inddækninger, hvilket gør, at det haster med indhentelse af alternativt tilbud. Hjertestarter / førstehjælpskurser Christina 05.03.2013 Der var indkommet mange tilmeldinger til kurset flest til onsdagen. Da tilmeldingsfristen udløb efter bestyrelsesmødet den 12. februar, besluttede bestyrelsen at maile sammen, når der forelå et overblik over tilmeldinger. Vaskehjælp Bestyrelsen havde ikke modtaget nogen henvendelser om interesse/behov for hjælp til at få vasket tøj. Resultatet bliver informeret til beboerne i nyhedsbrev om vaskerierne. 2
Legepladseftersyn Jesper har foranlediget gennemgang af listen med påviste punkter og har sørget for udbedring af disse. Der er bl.a. opsat ny gynge i den gamle afd. 12. Nyt vippedyr kommer snarest. Cykelkælder i blok I Jesper 05.03.2013 Der arbejdes videre med opgaven fra Jespers side. Når strygerullen og maskiner fra Blok I flyttes til det nye vaskeri, giver det mere plads til et ekstra cykelrum. Billede af bestyrelsen Jill 05.03.2013 Jill kommer til næste møde og tager billede af os til infokanalen, så alle møder forhåbentlig op. Dansk Kabel TV Christina 05.03.2013 Bestyrelsen blev enige om at afholde møde med Dansk Kabel TV tirsdag den 19. marts 2013 kl. 1900 på afdelingskontoret for drøftelse af nye priser på internet m.m. til afdelingen. Christina beder om at få materiale fra Dansk Kabel TV inden mødet. Rygning i kældre og på trapper Punktet var indeholdt i nyhedsbrev til beboerne i januar. Bestyrelsen har dog konstateret, at det stadig ikke efterleves i hele afdelingen. Ad 4 Bygherremøde Mangellister etape 1 Der følges løbende op det går fremad der er kun ganske få udestående punkter Ekstra rengøring Ekstra rengøring af opgangene efter Etape 1 er sket. Fællesvaskeri og nyt selskabslokale Bygherremøde 12.03.2013 3
Færdiggørelsen af selskabslokalet er meget forsinket. Årsagen er primært store udfordringer med hensyn til isolering for støj til lejemålene over lokalet. Fællesvaskeriet blev indviet den 30. januar. Der mødte ca. 150 beboere op til de 3 demonstrationer af maskinerne. Det lykkedes bestyrelsen ved en stor indsats at købe møbler m.m., og vi fik indrettet et hyggeligt beboerhjørne til ophold for både børn og voksne ved brug af vaskeriet. Christina takkede de deltagende bestyrelsesmedlemmer for den hurtige og store indsats. Åbningen medførte en del spørgsmål fra beboerne. Disse er besvaret i et brev fra bestyrelsen omdelt til samtlige beboere i uge 7. Frialealer D/C Bygherremøde 12.03.2013 Der udestår stadig en del oprydning og opsætning af manglende belysning. Martin Svendsen følger op. Net og/eller gitter på kældervinduer Bestyrelsen 05.03.2013 Priser er modtaget. Det er meget dyrt. Bestyrelsen blev enige om, at der som minimum skal monteres gitre for vinduer i Blok G, hvor krydsfeltet er installeret samt ved alle tørrerum. Infomøde med beboerne i Blok I (etape 3) Tilbagemeldinger er modtaget om, hvilke beboere, der har ønsket nyt køkken og/eller bad. Dette betyder, at 4 lejemål skal genhuses i maksimalt 3 måneder. Disse har sagt ja både køkken og bad. Alle lejemål skal dog have udskiftet vinduer og installationer, hvilket foretages uden genhusninger. Beboermappe til Etape 2 Martin Svendsen arbejder på en beboermappe, der skal lægges på PABs hjemmeside. Der følges op på dette. Opgaven har dog ikke højeste prioritet, grundet stor travlhed med generelt med 4
Etape 2. Grønne arealer i Etape 1 Bygherremøde 12.03.2013 Bestyrelsen og Jesper drøftede den opsatte saltafskærmning, og var enige om, at kvaliteten af denne bør forbedres. Martin tjekker op på omfanget af antal af planter. Vandnæser på 3. sals lejlighederne Bygherremøde 12.03.2013 Testen af vandnæser er udført og løsning godkendt. Ifølge Martin Svendsen, udføres opgaven, når frosten er af jorden, da der skal bruges lifter til udførelse af opgaven. Martin informerer beboerne i nyhedsbrev. Affaldsskakte i blok D og E Blok D skulle have fået etableret affaldsskakte. Blok E endnu ikke klar. Bygherremøde 12.03.2013 Kælder og andet i og omkring Blok D og E Der er stadig ikke sket en afhjælpning af de mange udestående punkter i Blok D, vedrørende rengøring, belysning, tørrerum m.m. Martin Svendsen lovede en snarlig, grundig gennemgang ville finde sted. Gælder også blok E. Bygherremøde 12.03.2013 Central nødstop på ventilationssystemer Der afventes indhentelse af tilbud på dette punkt. Martin Svendsen står for dette. Bygherremøde 12.03.2013 Beskadigede ruder på 2. sals altanerne Skaderne, der er anmeldt af 2. sals beboerne. Mangler stadig besigtigelse af en specialist Bygherremøde 12.03.2013 Fokusgruppe friarealer Christina havde modtaget nye tegninger for Martin Svendsen. Disse var fejlbehæftede mht. placering af cykelparkering. Christina har bedt Martin Svendsen korrigere denne fejl. El-stik på 3. sals altan 5
På 3. sal i etape 1 er der ikke opsat stikkontakt på stuealtanen. De beboere, der bor nedenunder har stik på begge altaner. Martin Svendsen har meddelt, at montering vil ske samtidig med monteringen af vandnæserne. Martin informerer beboerne i nyhedsbrev. Skuffer i stedet for skabe i 3. etape Der bliver mulighed for at vælge skuffer i stedet for skabe i køkkener i Etape 3. Ny asfalt i området Der er udført lapninger af større huller, men grundet den omfattende tunge trafik i området, er der stadig problemer. Større udbedringer vil først ske i foråret 2013/når etape 2 er færdig. Flere lapninger er tiltrængt. Blok G Der foretages fejl- og mangelgennemgang af Blok G i uge 9. Beboerne er informeret. Der har været alt for mange problemer med renoveringen af Blok G. Bestyrelsen håber på, at erfaringerne fra Blok G bliver brugt konstruktivt ved udførelsen af Blok F. PAB-skilt PAB-skiltet kommer snart op igen, men måske med anden placering, da gavlen i Blok G, hvor skiltet oprindeligt var placeret, er ændret. Byggeriets arkitekt overvejer ny placering. Opsætning vil formentlig finde sted i forbindelse med indvielsen af de nye fælleslokaler. Garager/carporte Bygherremøde 12.03.2013 Alle garager er opsagt pr. 31. marts 2013. Der forestår en større opgave for afdelingens funktionærer, idet der hersker en del usikkerhed mht., hvilke carporte, der er tomme/ikke udlejede. Ifølge PAB etableres der 30 carporte, men hvis behovet viser sig at være større, udvides antallet. Der skrives nu ud til beboerne, så der kan meldes tilbage om hvem der vil have en carport. Rækkefølgen for nedrivningen af garagerne 6
drøftes på næste bygherremøde i marts. Elevatorer Der har hersket lidt usikkerhed om servicering/servicetilkald af elevatorerne, om hvorvidt det er OTIS eller KONE, der tilkaldes ved driftsproblemer samt hvem, der er ansvarlig for serviceeftersyn af afdelingens elevatorer. OTIS kan servicere begge fabrikater og Jesper sørger for, at der skiltes korrekt i elevatorerne og tager kontakt til OTIS for præcisering af aftale med disse. Navneskilte ved dørene i Etape 2 Ved nogle af dørene i Etape 2 nedlægges brevindkastet. Hvis beboerne ønsker navneskilt kan dymo-strimmel bestilles hos Jesper. Martin Svendsen informerer herom i nyhedsbrev til beboerne. Fugning af opgangsdør i Blok E Banefløjen 16 mangler udføres, når frosten er af jorden. Næste bygherremøde 16. marts 2013 kl. 16.00 i Hoffmanns skur. Ad 5 Meddelelser til og fra formanden Bekey-løsning til omdeling af aviser og reklamer Sandie Brokfelt-Christiansen introducerede systemet for bestyrelsen. Systemet er kort fortalt et system, der giver begrænset, kontrolleret/overvåget, elektronisk adgang til opgangene, således at vi undgår reklameomdelere, der skal ringe på for at få adgang til vores opgange. Systemet etableres uden udgifter for afdelingen og kan på sigt også omfatte andre serviceydere, som f.eks. hjemmehjælpere, sygepleje m.v. Bestyrelsen havde nogle spørgsmål, som de ønskede nærmere belyst, inden beslutning om installation af systemet bliver taget. P-forhold ved Voldfløjen 7
Hoffmann har etableret ca. 16 P pladser foran Blok H. Bestyrelsen var enige om, at det var en ringe løsning. Gruset var alt for løst. Dog bedre end ingenting, da det er et stort problem med de få P-pladser i området. Møde hos PAB om selskabslokaler 16. januar Christina, Kim, Britta, Susan, Patrick, Jesper og Elisabeth deltog i mødet. Deltagerne var enige om, at det var spild af tid. Der blev ikke givet nogle retningslinjer, blot informationer. Weekendarbejde i Blok F Weekendarbejder vil finde sted i Blok F, de næste mange weekender. Hvis bestyrelsen observerer uacceptable forhold/støjgener eller modtager klager fra beboere, må det drøftes med Hoffmann. Fjernelse af byggematerialer i weekend Bestyrelsen har observeret bortkørsel af nogle plader fra byggeriet i en weekend. Hændelsen rapporteret til byggeledelsen. YouSee arrangement 9. marts 2013 YouSee har inviteret afdelingsbestyrelsen til et arrangement 9. marts 2013. Christina deltager. Defekt lås i vaskeriet Bestyrelsen konstaterede søndag den 8. februar 2013, at døren til vaskeriet ikke kunne låses. Låsesmeden blev tilkaldt og udbedrede fejlen. Ad 6 Meddelelser fra bestyrelsen Fastelavn Nini/Christina Fastelavnsfesten var en stor succes. Tak til Nini for den store indsats med arrangementet, hvor ca. 50 voksne og 50 børn var tilmeldt. Der var mange positive tilkendegivelser fra beboerne. Ad 7 Meddelelser til og fra varmemesteren 8
Christina takkede for funktionærernes indsats med omdeling af de mange beboerbreve. Nyt skilt ved kontoret Jesper informerede, at der var opsat nyt informationsskilt ved varmemesterens kontor. Beboerhenvendelser om lån af værktøj Jesper havde fået beboerhenvendelse om lån af værktøj, stiger m.m. Emnet blev drøftet og der var enighed om, at der var nogle forsikringsmæssige spørgsmål, der skal afklares, inden det kan blive aktuelt i afdelingen at udlåne værktøj og lignende. Jesper drøfter emnet med driftschefen, Mikkel Selander. Jesper 05.03.2013 Skimmelsvamp i VF 21 Der er konstateret et alvorligt tilfælde af skimmelsvamp i VF 21. Årsagen er dårlig tagkonstruktion. Beboerne i lejligheden genhuses i Blok H i 14 dage, mens den omfattende udbedring af skaderne pågår. Videoovervågning af vaskeri og selskabslokaler Jesper havde indhentet 2 pristilbud på videoovervågning. Bestyrelsen bad om priser for eventuel udbygning i forhold til det fremsendte. Jesper indhenter nye tilbud til næste bestyrelsesmøde. Christinas mand, Thomas har i mange år haft kontakter indenfor området, og vil til næste møde indhente tilbud fra en af disse kontakter. Jesper 05.03.2013 Christina 05.03.2013 Postkasser i afd. 12 Jesper har modtaget tilbud fra afd. tømrer. Dette fandt bestyrelsen urimeligt dyrt, og Jesper indhenter tilbud fra anden håndværker/leverandør. Evt. dem der har opsat i afd. 4. Jesper 05.03.2013 Ad 8 Beboerhenvendelser Kuldebro i ÅF27. Mikkel Selander følger op med 9
Martin Svenden. Bestyrelsen modtager stadig en del henvendelser om helhedsplanen. Særligt vedr. de mange fejl og mangler i Blok D og E. Besvares løbende og rykker Martin Svendsen for udbedringerne. Bestyrelsen har modtaget flere positive beboerhenvendelser. Sidst i forbindelse med åbning af vaskeriet og afdelingens fastelavnsarrangement. Nogle beboere havde spurgt, om alle elevator går til kælderniveau. Dette er ikke tilfældet. Kun én elevator i hver blok går til kælderniveau. Det er for dyrt, hvis alle elevatorer skal føres til kælderniveau. Ad 9 Næste møde Næste møde afholdes tirsdag den 5. marts 2013 kl. 18.30. Ad 10 Eventuelt Bestyrelsen besluttede, grundet travlhed med deltagelse i de mange møder og arrangementer i Etape 2, at udskyde julefrokosten til et sommerarrangement. Christian og Jette har ansvaret for arrangementet. For referat: Jette Bøgh Nemming, den 17.02.2013 Christina og Jette 05.03.2013 10