System til kvalitetsudvikling og resultatvurdering Frem til 2020 1
Indhold Indledning... 3 Baggrund... 3 Sammenhæng mellem værdigrundlaget og den valgte strategi for selvevaluering... 4 Sammenhæng mellem kvalitetsudvikling og strategi... 4 Organisering af ledelsesmæssigt ansvar for kvalitetsarbejdet, strategi og opfølgning... 5 Rapportering og opfølgning... 6 Kvalitetscirklen og selvevaluering... 6 Erfaringer fra videregående uddannelser... 7 Sammenhæng mellem strategi, selvevaluering, ledelsesinformation og opfølgning... 7 2
Indledning VUC Lyngby er en succes, når kursisterne opnår viden og kompetencer, som danner grundlag for videre uddannelse og adgang til arbejdsmarkedet kort sagt et liv med flere valgmuligheder og højere livskvalitet. Det er den værdi, VUC skaber til samfundet. Kvaliteten i ovennævnte måles ved antallet af kursister, der tager en eksamen og på karakterniveauet. Fokus for kvalitetsarbejdet er derfor kontinuerligt at arbejde med de forhold, der bidrager mere end andre til at skabe ovenstående værdi. Udviklingen af disse forhold fremgår af vores strategi og handleplan. Systemet til kvalitetsudvikling og resultatvurdering skal derfor binde forskellige processer og dokumenter sammen og beskrive, hvordan vi arbejder med kvalitetsudvikling. Der er selvfølgelig en tæt kobling mellem strategi, herunder mission, vision og værdier, samt økonomi, ledelsesinformation og processer, som dette system til kvalitetsudvikling og resultatvurdering kortlægger. I nærværende system til kvalitetsudvikling og resultatvurdering præsenteres altså de områder, som VUC Lyngby gerne vil levere god kvalitet inden for, hvilke processer det kræver og hvordan sammenhængen til strategi og resten af organisationen er. Formålet med kvalitetsarbejdet på VUC Lyngby er først og fremmest at sikre systematisk udvikling og optimering af organisationens værdiskabelse på en effektiv facon. Det fælles accepterede og indarbejdede kvalitetssystem vil sætte VUC Lyngby i stand til at levere kvalificerede, reflekterende og accepterede svar på bl.a., hvorvidt vi gør de rigtige ting, og om vi gør det ting rigtigt og nok. I praksis vil indikation af succesfuld implementering af kvalitetssystemet være, at VUC Lyngby: Dokumenterer sin praksis og egne resultater Kender synspunkter og opfattelser hos kursister, medarbejdere og aftagere Anvender dokumentationen i en åben og kritisk diskussion af praksis Vurderer og fastlægger udviklingsbehov og muligheder Omsætter planer og ny praksis Dette dokument revideres løbende efterhånden som vi og omverdenen udvikler os og gør os erfaringer. Baggrund VUC Lyngbys kvalitetssystem er udarbejdet med afsæt i bekendtgørelse om kvalitetsudvikling og resultatvurdering. 1 Ifølge denne skal en institution, der udbyder gymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse have og anvende et system til kvalitetsudvikling og resultatvurdering (herefter 1 Bekendtgørelse nr 23 af 11/01/2005 om kvalitetsudvikling og resultatvurdering, 1, stk. 2-3. 3
kaldet kvalitetssystem). Målet er at sikre systematiske og regelmæssige selvevalueringer mindst hvert 3. år. I bekendtgørelsen defineres selvevaluering som en proces, der består i at indsamle information og implementere procedurer, der muliggør kontinuerlige, systematiske og kritiske diskussioner om uddannelses- og undervisningsmæssige forhold i sammenhæng med institutionens tilrettelæggelse af uddannelsen. Ifølge bekendtgørelsen skal kvalitetssystemet blandt andet belyse: 1) Hvordan institutionen er organiseret til at varetage det givne ansvar 2) Sammenhængen mellem værdigrundlag og evalueringsstrategi 4) Hvordan selvevalueringen gennemføres 5) Hvilke processer institutionen har iværksat som led i opfølgningen. Herudover skal kvalitetssystemet sikre en procedure for inddragelse af bl.a. kursister og medarbejdere i den løbende selvevaluering, kvalitetsudvikling og resultatvurdering. Sammenhæng mellem værdigrundlaget og den valgte strategi for selvevaluering Vi har fire overordnede punkter i vores værdigrundlag: Åbenhed Samarbejde Engagement Anvendelighed Dette værdigrundlag er udarbejdet i erkendelse af, at kursisterne kommer med en meget forskellig baggrund. Vi ser det som vores opgave at møde hver enkelt kursist hvor han/hun er, og vi sætter fokus på muligheder i stedet for begrænsninger. Samtidig skal alle, der færdes på VUC Lyngby møde høj faglighed, således at vægten lægges på læring og udvikling. Alle bør tage ansvar for at skolens strategi og pædagogiske profil imødekommes. I erkendelse af dette har vi valgt en strategi for selvevaluering, der spiller på mange forskellige evalueringsformer og metoder, f.eks. deltagelse i landsdækkende benchmarking-undersøgelser, medarbejdertrivselsundersøgelse, MUS, kursisttrivselsundersøgelse, evaluering på det enkelte hold, fokusgruppeinterviews mv. Selvevalueringen foretages i forhold til vores pædagogiske profil og kodeks for god ledelse. VUC Lyngbys strategi, vision og mission er tilgængelig på hjemmesiden. Sammenhæng mellem kvalitetsudvikling og strategi I nedenstående figur skitseres den måde VUC Lyngby arbejder med sammenhængen mellem de strategiske niveauer, herunder forankring og organisering. 4
Figur 1: Strategiske niveauer A) Strategiske intentioner B) Strategiske mål C) Delmål Mission, vision og værdigrundlag At skabe gode rammer for kursisternes læring og udvikling At vedligeholde og udbygge et godt studie- og arbejdsmiljø At udvikle vores organisation med særligt blik for kvalitet og effektivitet At vedligeholde og udbygge VUC Lyngbys relationer til omverdenen Delindsats XX Delindsats XX Delindsats XX Der er etableret en åben evalueringsstruktur, hvor der løbende rapporteres på arbejdet med årets handleplaner, som tilbagevendende behandles på ledelses- og bestyrelsesniveau, der herefter giver feedback på indsatsen og i nødvendigt omfang justerer denne, i samråd med kursistråd og samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøudvalg, Pædagogisk råd og mellemledergruppen. Organisering af ledelsesmæssigt ansvar for kvalitetsarbejdet, strategi og opfølgning Arbejdet med realisering af VUC Lyngbys strategi og den systematiske kvalitets- og resultatvurdering løftes af organisationen som helhed og er, dels organiseret ud fra de 3 overfor skitserede strategiske niveauer (A, B og C), dels organiseret ud fra daglige ansvarsområder. A) De strategiske intentioner er forankret i bestyrelse og øverste ledelse B) De strategiske mål er forankret i chefgruppen C) Delmålene, som fremgår af den strategiske handleplan, er forankret i chef-, mellemleder-, konsulent- og medarbejdergruppen. I den forbindelse spiller særligt mellemlederne/konsulenterne en vigtig rolle for strategi- og kvalitetsarbejdet, dels ift. formulering, planlægning, implementering og gennemførelse af indsatser, dels ift. opfølgning, måling/dokumentation og evaluering af særligt handleplanens indsatsområder (niveau C). Chefgruppen er særligt involveret i at varetage og følge op på de 4 strategiske mål og delmål, herunder formulering, planlægning, implementering og gennemførelse af indsatser, samt 5
opfølgning, måling/dokumentation og evaluering af særligt handleplanens indsatsområder (niveau C) i samråd med konsulenter og øvrige medarbejdere. I systemet er der lagt vægt på organisering, forstået på den måde at det i videst muligt omfang er de berørte konsulenter og medarbejdere, der i samarbejde med den ansvarlige chef, planlægger og gennemfører indsatser og evalueringer. De følger også løbende op på arbejdet med målene. Se også organisationsdiagrammet på hjemmesiden. Rapportering og opfølgning Som det fremgår af årshjulet arbejdes der med opfyldelse af delmålene i et kursusår ad gangen, og der udfærdiges hvert år en evaluering, hvormed bekendtgørelsens krav til opfølgningsplaner minimum hvert 3. år er opfyldt. Her skrives også evt. opfølgning ind. Der følges op på strateginiveau B og C i maj og december, i hvilken forbindelse der kort rapporteres omkring progression og målopfyldelse ift. succeskriterier samt barrierer/ressourcebehov. Det tilstræbes, at målene indeholder tydelige indikatorer som er målbare. Endvidere er ledelsens resultatlønskontrakter koblet op på de strategiske mål. Kvalitetscirklen og selvevaluering Kvalitetscirklen, som er gengivet nedenfor, er udtryk for en proces, der fortløbende gentages. Ved at tage udgangspunkt i kvalitetscirklen sikres det: At der løbende formuleres målsætninger At aktiviteterne gennemføres efter de fastsatte planer At indsatserne evalueres At der sker justeringer/ændringer af planerne. Figur 3: Kvalitetscirklen 2 2 Rapport om kvalitetsudvikling i det almene gymnasium, fra Marie Kruses Skole, Rysensteen Gymnasium og Greve Gymnasium. 6
F) Justering af handlinger på baggrund af analyse A) strategiske mål E) Tolkning og kommunikati on af resultater B) Stategisk planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet med delmål D) Analyse på baggrund af feedback data C) Praksis og implementer ing af handlinger Erfaringer fra videregående uddannelser Undervisningen på VUC Lyngby sammensættes, så den til enhver tid uddanner kursisterne til at komme videre med uddannelse ligegyldigt på hvilket niveau kursisten befinder sig. VUC Lyngby skaffer sig viden om de videregående uddannelsers behov og krav til kvalifikationer og kompetencer dels gennem bekendtgørelser og konferencer, og dels gennem formelle samarbejder med aftagerinstitutionerne, f.eks. pædagog- og sundhedsuddannelserne. Herigennem danner vi os også et billede af kursisternes overgang fra uddannelse på VUC Lyngby til videregående uddannelser her tænkes på både lange, mellemlange og korte videregående uddannelser. Dette billede suppleres af statistisk materiale. Efteruddannelsen sker også i mødet med kolleger fra andre skoler ved eksamen, ligesom VUC Lyngby bruger eventuelle censorindberetninger til at spotte behov for efteruddannelse og opkvalificering af praksis. Sammenhæng mellem strategi, selvevaluering, ledelsesinformation og opfølgning Helt overordnet fastlægges organisationens strategi for en fireårig periode i et samarbejde mellem medarbejdere, ledelse og bestyrelse. Vi har udpeget 3 nøgleområder, som vi anser for at være kernen i god kvalitet på VUC Lyngby. Disse fire nøgleområder matcher de første 3 af de fire strategiske mål, som vi arbejder med som beskrevet ovenfor. Det er også disse tre nøgleområder/strategiske mål, som vi udfører selvevaluering på gennem de processer, der er beskrevet i nedenstående skemaer. Det strategiske arbejde skulle gerne give sig udslag i bedre kvalitet og effektivitet, hvilket monitoreres gennem processerne og ledelsesinformationen: 7
Nøgleområde 1: undervisning Selvevaluering Proces Ansvarlig Tid Gennemførelse, fravær og karakterer Administrationen udarbejder oversigter over gennemførelse og karakterer fordelt på hold/lærer og samlet gennemsnit på uddannelserne/fag Ledelsen kigger resultater igennem og kontakter evt. lærere mhp. kvalitetssikring. En gang om måneden udarbejdes oversigter over fravær på holdene. IVO September og januar. Fravær løbes igennem en gang om måneden. Løfteevne Overgang videreuddannelse til Ledelsen sammenligner tallene for løfteevne år for år og tager dialog med faggrupperne om løfteevnen og evt. indsatser. Ledelsen modtager tal for overgang til videre uddannelser fra Studievalg og sammenligner udviklingen år for år. Evt. indsatser aftales med studievejledningen. Tallene offentliggøres på intra. Ligeledes samarbejdes løbende med aftagerinstitutioner, hvor vi får feedback på vores praksis og værdiskabelse. IVO og RBA ASO Tal modtages i december, indsatser aftales i faggrupper forud for et kursusår Statistikker modtages i oktober Klager/henvendelser Henvendelser til ledelsen fra censorer og kursister behandles ved, at ledelsen tager kontakt til de implicerede parter, udbeder sig en redegørelse skriftligt eller mundtligt og løsningforslag aftales. Ledelsen Løbende Holdevaluering og individuelle indsatser 8 Lærerne evaluerer undervisningen på holdene og drøfter resultatet med nærmeste leder på MUS. Ligeledes aftales individuelle indsatser samt proces for opfølgning på disse på MUS. Lærerne evaluerer og følger op med nærmeste leder. Løbende
MUS og Pædagogisk profil og pædagogisk it Der afholdes MUS minimum en gang om året, hvor kvaliteten i undervisningen drøftes med strategi og pædagogisk profil som ramme. Den pædagogiske profil beskriver, hvad VUC Lyngby vil kendes på pædagogisk hvilket også svarer på kvalitetsbekendtgørelsens krav om at arbejdsformer skal understøtte overgangen fra grundskolen samt hvordan arbejdsformerne understøtter uddannelsens formål. Individuelle handleplaner aftales. RBA ansvarlig for proces, nærmeste leder for afholdelse af MUS Oktober januar til Kvalitetssikring af hold Inden indberetning til UVM mhp. taxameter kvalitetssikres, at de kursister, der står på holdlisterne er aktive. Både for at sikre korrekt indberetning og for at sikre at udgangspunktet for beregning af gennemførelse er korrekt. Studievejledni ngen Uge 2 efter opstart. Nøgleområde 2: Studie- og arbejdsmiljø Selvevaluering Proces Ansvarlig Tid ETU ETU afholdes hvert andet år i november. Vi bruger Ennova. Lærerne gennemfører evalueringen efter anvisninger fra IVO. Vi modtager rapporter i januar/februar og resultatet drøftes på SU, kursistrådsmøder og i ledelsen. Forslag til tiltag/forbedringer indarbejdes i skolens handleplan. IVO November-juni Klager henvendelser og Alle klager og henvendelser behandles gennem drøftelser med de implicerede parter og behandles i ledelsen og evt. kursistrådet, afhængig af henvendelsens karakter. Ledelsen Løbende MTU Der afholdes MTU hvert andet år i foråret. Resultatet drøftes i bestyrelse, SU, ledelsen, i arbejdsmiljøudvalget og underudvalg. RBA Marts-juni 9
Forslag til tiltag/forbedringer indarbejdes i skolens handleplan. Sygefravær Statistikker over sygefravær trækkes på månedsbasis, og udviklingen monitoreres i ledelse og arbejdsmiljøudvalg. Der orienteres på SU. Der er udarbejdet procedurer for sygefravær, stress, konflikthåndtering og kriseberedskab, som følges, når der er en hændelse. RBA Løbende MUS Der afholdes MUS mindst en gang årligt, hvor der følges op på trivsel og individuelle handleplaner aftales. Her drøftes også trivsel i forhold til vores kodeks for god ledelse. Personalepolitik Personalepolitikken anvendes ved ansættelser, kompetenceudvikling mv. og evalueres i SU. Personalepolitikkens del om kompetenceudvikling svarer på kvalitetsbekendtgørelsens spørgsmål om, hvordan lærernes kvalifikationer holdes ajour. RBA tilrettelægger proces og nærmeste leder gennemfører MUS RBA Oktober- januar Efterår Ansættelser Alle lærere ansættes ud fra deres faglige kvalifikationer og deres kompetencer. Ansættelsespapirer tjekkes, og i samtalen undersøges det, hvordan ansøgeren matcher vores pædagogiske profil. Efter ansættelse får den nyansatte en introkollega, som hjælper den nyansatte godt i gang på VUC Lyngby. Desuden følges proceduren for at komme godt i gang. RBA Løbende Nøgleområde 3: Organisation og økonomi Selvevaluering Proces Ansvarlig Tid 10
Budgetlægning, kvartalsrapporter årsrapport og Ledelsen lægger budget i oktober under hensyntagen til politiske udmeldinger og forventninger til kommende år. Der udarbejdes kvartalsvise rapporter, som er justeret i forhold til den aktuelle situation. Kvartalsrapporterne forelægges bestyrelse og SU. Årsrapporten foreligger i starten af året, og ledelsen evaluerer udviklingen og resultatet. ASO og administration en udarbejder rapporterne Løbende proces. Drøftelser i SU september oktober. Forslag til innovative forbedringer og effektiviseringer drøftes på SU. I forbindelse med årsrapporten følges økonomiske nøgletal. Tilmeldingsstatistikker Administrationen udarbejder opgørelser over det aktuelle optag på ugebasis. Ledelsen monitorerer udviklingen og træffer beslutninger om holdoprettelser, forlænget indskrivningsperioder mv. Kodeks for god ledelse En gang årligt evalueres samarbejdet i SU, hvor Kodeks for god ledelse indgår i drøftelserne. Tidsregistreringer Løn- og personalemedarbejderen stiller tidsregistreringssystemer til rådighed for medarbejderen. De udfyldes og sendes til tid@vuclyngby.dk en gang månedligt. Den nærmeste leder følger udviklingen og tager kontakt til medarbejderen, hvis tidsforbruget skal drøftes. En medarbejder kan også til enhver tid tage kontakt til nærmeste leder for at drøfte tidsforbruget og arbejdsopgaver. IVO ASO og SU s næstformand Nærmeste leder. Aprilseptember. Maj juni En gang om måneden. 11
12