Få styr på projektet PV 7 Efteråret 2010 Medialogi Bachelor i IT og informatik Software Datalogi Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Dagens indhold Struktureringsværktøjer - Brainstorm, fremtidsværksted, struktur- og flowdiagrammer Værktøjer til ressourcestyring Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner. Gruppearbejde Fremlæggelse af gruppearbejde Projektledelse Logbog Gruppearbejde de sidste kræfter. Billede: http://www.bvs.zh.ch/ Læringsmål Værktøjer til strukturering På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. Et kort ville hjælpe Billede: www.debanae.net/ clipart/choice.gif Brainstorm Brainstorm er et værktøj til IDEgenerering Spillereglerne er (Asborn, 1941/1948) Det definerede tema/problem skal være velkendt for alle deltagere. Lad tankerne flyde over. Kritik finder først sted senere. Jo flere ideer jo bedre. Bliv inspireret undervejs. Post-It brainstorm Bliv enige om, hvad udgangspunktet for brainstormingen skal være Generer ideer hver for sig og skriv dem på Post-it sedler Læs hinandens ideer og strukturer ideerne i fællesskab ved at flytte lapper indenfor samme kategori sammen Diskuter og vurder forslagene ud fra valgte kriterier, f.eks. interesser, realiserbarhed, ressourcer eller relevans. http://perspectives-la.com/images/img.brainstorm.gif http://www.cs.kuleuven.ac.be/~eddy/images/postit.gif
Struktur og flowdiagrammer Mind-map Skaber overblik og ideer ved at: Skrive et aktuelt spørgsmål på midten af et stort stykke papir Brainstorme ud fra dette spørgsmål og marker dem som hybrider til spørgsmålet. Tegne grene imellem spørgsmål og ideer, og brug forgreningerne til at detaljere forslagene. http://www.nicolaiwallner.com/pictures/csr2004/flowdiagram.jpg http://www.brainboxx.co.uk/a3_aspects/images/jfmindmap.gif Eksempler på mind-map Kilde: http://www.emu.dk/gym/projektarbejde/vaerktoej/mindmap5.html
Trædiagrammer Kilde:P2 procesanalyse B214, juni 2004 Årsags-virkningsdiagrammer Reference: Mikkelsen & Riis (1998:424) Mål middel diagrammer Flowdiagrammer HUSK: Elementerne skal være på samme niveau Ovenfor er det processer og til højre er det komponenter Reference: Mikkelsen & Riis (1998:421)
Få styr på ressourcerne Projektledelse (management) Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker http://www.primus.com.gr/images/library/timemanagement.gif Projektarbejde Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke! Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat. Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger Tidsplaner Deadlineisdeadline!
Ressourceplanlægning Fordél ressourcer hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. Aktivitetsplaner Eksempel på aktivitetsplan Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = at gøre liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = at gøre liste på grafisk form) http://www.impactconsulting.co.uk/img/planning-operational-activity.jpg
Tidsplaner Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: Kortsigtet fra milepæl til milepæl - detaljer Langsigtet hele projektperioden - overblik Fire typer af milepæle: Koordinationsmilepæle Vejledermøder Færdiggørelse af arbejdsblade Aflevering Gantt-kort X-aksen er en tidsakse een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug http://www.caravantelecom.com/timeplanning_files/image002.jpg http://www.ganttchart.com/baseline%20gannt.png Eksempler på tidsplaner Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) Tegnet af Helle Algreen Ussing Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004
Eksempler på milepælstidsplan Eksempel på personlig ugeplan Samle alt på skrift, læse det og lave disposition til arbejdsbladene og præsentationen til statusseminaret Udarbejde tids- og aktivitetsplan for tiden efter statusseminaret Udarbejdet overheads til fremlæggelsen Få sammenhæng i de arbejdsblade vi har valgt at sende, skriv spørgsmål op vi ønsker at diskutere og send dem til suppleringsgruppe og vejleder Øve fremlæggelse Mandag formiddag Tirsdag eftermiddag Onsdag eftermiddag Fredag eftermiddag Alle Pia Ole Signe Henrik Søren Robert Milepæl: Forberedelse til statusseminar i uge 43 Alle Alle Pia og Henrik har ansvaret for at sende arbejdsblade Alle Reference: Mikkelsen & Riis (1998:347) Opgaver i grupperum Brug et struktureringsværktøj til at lave et strukturdiagram over jeres projekt Diskuter hvilke niveauer af tidsplaner i vil anvende i jeres projekt Lav en af planerne Planlæg hvordan i sikrer at tidsplanerne holdes opdaterede Forbered en kort (2 min) præsentation Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller
Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver? Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 43 44 I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 45 Projektledelse - citater Hvorfor er projektledelse relevant? Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager! Citat: Projektledelse i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195
Projektledelse Hvad er ledelse? Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - en funktion Projektlederen en person Tannenbaum 1961 Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål Hvad er ledelse? Lederegenskaber Blake og Moutons def. fra 1985 Ledelse vil sige at opnå resultater målt if. Organisationens mål gennem og ved hjælp af medarbejderne. Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikationsevne Tåler stress Klip fra rejseholdet Møde i ledelsesgruppe Klip fra møde i ledelsesgruppe Hvad foregik der? Hvordan praktiserede man ledelse? Hvordan var stemningen? Hvordan var kulturen?
Lederopgaver Agne Lundquist Lederopgaver Instrumentelle Emotionelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil. Lederroller Producentrollen Adizes lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til mismanagement. Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer. Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler
Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde. Logbog http://www.richardrussellgallery.com Logbog Logbogen dokumenterer gruppens væsentligste aktiviteter/beslutninger - kort og præcist Logbogen er arbejdsblade til procesanalysen Logbogen skal være nem tilgængelig!! Få i samarbejdsaftalen hvem der skal have ansvaret for at skrive i logbogen Brug logbogen Punkter der blev afklaret Punkter der skal afklares og ansvarlig Væsentlige ændringer I projektets forudsætninger og konsekvenser for indhold, mål og plan Status, afvigelser og fremdrift I forhold til tidsplan Bemandingsændringer http://www.pharm.kitasato-u.ac.jp/kps_online/image/hints.gif Reference: Mikkelsen & Riis (1998:354) Opgave i grupperne 1. Identificer hvilke ledelsesroller jeres gruppe har behov for. 2. Diskuter hvordan rollerne/opgaverne skal varetages (hvem? hvor længe? Rotation?) 3. Brug evt. Adize s ledelsesstilstest: http://www.dyringlarsen.dk/test/adizes/adizes.asp til at fordele opgaverne. 4. Synliggør jeres projektledelsesplan i grupperummet