Kvalitetshåndbog vedrørende arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet af 14.9. 15. feb. 1 af 83
I denne version 13 er ændret i følgende afsnit i forhold til version 12: Sikkerhedsrepræsentant/-gruppe/-udvalg/-sorganisation er rettet til arbejdsmiljørepræsentant/-gruppe/-udvalg/-organisation og SuSio er rettet til SAT Den daglige sikkerhedsleder er rettet til den interne arbejdsmiljøkoordinator MTU/APV er rettet til BM Puls Kvalitetssikring af Arbejdstilsynet arbejdsmiljøledelsessystem er revideret Punkt 1.2 Udarbejdelse af arbejdsmiljøpolitik og fastlæggelse af indsatsområder er revideret Punkt 3.1 Inddragelse af arbejdsmiljø i planlægningen er revideret Punkt 3.2 Inddragelse af arbejdsmiljø ved indkøb er revideret Punkt 3.6 Brugsanvisninger er revideret Punkt 3.11 Beredskab overfor situationer hvor der er risiko for tilskadekomst er revideret Punkt 4.1 Arbejdspladsvurdering er revideret Punkt 4.2 Undersøgelse af arbejdsskader og nærved ulykker er revideret Punkt 4.3 Arbejdsmiljøgennemgang er revideret Punkt 4.4 Audit er revideret Punkt 5 Afvigelser, ideer, korrigerende og forebyggende handlinger er revideret Punkt 7.1 Arbejdsmiljøregnskab/arbejdsmiljøredegørelse er revideret Bilag 1a Aftale om sammenlægning af samarbejds- og sikkerhedsorganisation i Arbejdstilsynet Den reviderede aftale, som trådte i kraft 1. februar er indsat. Bilag 2 Lovgivning som er relevant for Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde er revideret Bilag 3a Arbejdstilsynets APV-system er revideret og er blevet til bilag 3 Bilag 3b Arbejdspladsvurdering (risikovurdering) er slettet Bilag 4a Skema til opklaring og forebyggelse af arbejdsulykke er slettet Bilag 4b Rapport om nærved ulykke er slettet Bilag 4c Anmeldelse af arbejdsskader for Arbejdstilsynets ansatte er revideret og er blevet til bilag 4 Bilag 5 Referat af arbejdsmiljøgennemgang er slettet Bilag 6 Rapport om afvigelse eller ideer til forbedring er slettet Bilag 6a Overordnede retningslinjer for reaktion ved bombetrusler nyt bilag Bilag 7a Beskyttelse af tilsynsførende under tilsynsarbejdet afsnit om planlægning af arbejdet er revideret Bilag 7c Arbejde i biler afsnit om instruktion og uddannelse samt tjekliste til arbejdspladsvurdering er revideret Bilag 7d Skærmarbejde i Arbejdstilsynet vejledning om, hvordan en skærmarbejdsplads skal se ud er revideret Bilag 8a Vejledning for fremmede arbejdsgivere er blevet til bilag 5a Bilag 8b Vejledning til fremmede arbejdsgiveres ansatte er blevet til bilag 5b Bilag 9 Retningslinjer for modtagelse af mistænkelige postforsendelser mv. er blevet til bilag 6b af 14.9. 15. feb. 2 af 83
Indhold Kvalitetssikring af Arbejdstilsynets arbejdsmiljøledelsessystem...5 Arbejdsmiljøledelse i Arbejdstilsynet...6 Arbejdsmiljøledelsessystemet...6 Hvem har ansvaret for arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet...6 1 - Arbejdsmiljøpolitik...8 1.1 Arbejdstilsynets overordnede arbejdsmiljøpolitik...8 1.2 Udarbejdelse af arbejdsmiljøpolitik og fastlæggelse af indsatsområder...8 2 - Arbejdstilsynets samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation - SAT...9 2.1 Organisationsbeskrivelse/SAT-aftale...9 2.2 Opgavebeskrivelse...9 3 - Planlægning...10 3.1 Inddragelse af arbejdsmiljø i planlægningen...10 3.2 Inddragelse af arbejdsmiljø ved indkøb af udstyr, materialer og serviceydelser mv...10 3.3 Lovgivning...11 3.4 Information om arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet...11 Internt...11 Eksternt...11 Information af "fremmede" arbejdsgivere om arbejdsmiljøforhold...11 3.5 Uddannelse, oplæring og instruktion...12 Nyansættelse...12 Forflyttelse eller væsentlig ændring i opgaver...12 Indførelse eller ændring af arbejdsudstyr herunder indførelsen af ny teknologi...13 3.6 Brugsanvisninger...13 3.7 Lovpligtige eftersyn...13 3.8 Kortlægning af risici...14 Generelle risici...14 Løbende risikovurdering...14 3.9 Arbejdet med fastholdelse af medarbejdere på arbejdsmarkedet...14 3.10 Arbejdet med sundhedsfremme...15 3.11 Beredskab overfor situationer hvor der er risiko for tilskadekomst...15 4 - Overvågning af arbejdsmiljøet...17 4.1 Arbejdspladsvurdering...17 APV-kortlægning...17 Løbende identifikation af mulige arbejdsmiljøforbedringer...17 Vurdering og prioritering...18 Gennemførelse af APV-handlingsplan...18 Opfølgning på APV-handlingsplan...18 Gennemførelse af APV-risikovurdering...18 Den interne arbejdsmiljøkoordinators opfølgning på arbejdspladsvurderingen...19 4.2 Undersøgelse af arbejdsskader og nærved ulykker...19 4.3 Arbejdsmiljøgennemgang...19 4.4 Audit...20 5 - Afvigelser, ideer, korrigerende og forebyggende handlinger...21 5.1 Afvigelser...21 5.2 Ideer til forbedringer af arbejdsmiljøledelsessystemet...21 5.3 Korrigerende og forebyggende handlinger...21 af 14.9. 15. feb. 3 af 83
6 - Ledelsens gennemgang af arbejdsmiljøledelsessystemet...22 7 Dokumentation for Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde...23 7.1 Arbejdsmiljøregnskab/arbejdsmiljøredegørelse...23 7.2 Anden dokumentation...24 8 - Inddragelse af medarbejderne i kvalitetssikringen af arbejdsmiljøet...25 Bilag til kvalitetshåndbogen...26 Bilag 1a Aftale om sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation i Arbejdstilsynet...27 Hovedudvalget...30 Organisationsplan...34 Bilag 1b Forretningsorden for hovedudvalget for arbejdsmiljø og samarbejde i Arbejdstilsynet...35 Bilag 2 Lovgivning som er relevant for Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde...43 Bilag 3 Arbejdstilsynets APV-system...44 Bilag 4 Anmeldelse af arbejdsskader for Arbejdstilsynets ansatte...47 Bilag 5a Vejledning for fremmede arbejdsgivere...50 Bilag 5b Vejledning for fremmede arbejdsgiveres ansatte...52 Bilag 6a Overordnede retningslinjer for reaktion ved bombetrusler...53 Bilag 6b Retningslinjer ved modtagelse af mistænkelige postforsendelser mv....54 Bilag 7a Beskyttelse af tilsynsførende under tilsynsarbejdet...55 Bilag 7b Traumatiske oplevelser under arbejdet...58 Bilag 7c Arbejde i biler...64 Bilag 7d Skærmarbejde i Arbejdstilsynet...71 Bilag 7e Arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet...77 af 14.9. 15. feb. 4 af 83
Kvalitetssikring af Arbejdstilsynets arbejdsmiljøledelsessystem Denne kvalitetshåndbog er udarbejdet som et led i Arbejdstilsynets arbejde om at fastholde vores arbejdsmiljøcertifikat, som vi fik i november 2007. Håndbogen beskriver hvordan Arbejdstilsynets arbejdsmiljøledelsessystem er opbygget, hvilke foranstaltninger, der skal træffes og hvilke procedurer, der skal følges for at sikre et godt arbejdsmiljø for Arbejdstilsynets ansatte. Kvalitetshåndbogen er udarbejdet af den interne arbejdsmiljøkoordinator i samarbejde med Arbejdstilsynet hovedsamarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (HU). Håndbogen bliver løbende ajourført af den interne arbejdsmiljøkoordinator, og alle ændringer i håndbogen er forinden behandlet i KL og HU. Det er vigtigt, at det enkelte center sørger for en god information af alle medarbejdere om de procedurer, der er beskrevet her i håndbogen. Arbejdstilsynet er i den specielle situation, at der ikke er en myndighed, der kontrollerer vores arbejdsmiljø. Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde bliver i stedet gennemgået af et certificerende organ to gange om året. Det certificerende organs opgave er blandt andet at kontrollere, at Arbejdstilsynet overholder arbejdsmiljølovgivningen og kravene for at kunne have arbejdsmiljøcertifikat. Udover denne kvalitetshåndbog findes Arbejdstilsynets personalepolitik på BMnet under Personale. Jens Jensen af 14.9. 15. feb. 5 af 83
Arbejdsmiljøledelse i Arbejdstilsynet Arbejdsmiljøledelsessystemet Arbejdstilsynets arbejdsmiljøledelsessystem er opbygget efter kravene i Arbejdsministeriets bekendtgørelse om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem. Arbejdsmiljøledelsessystemet skal således sikre at arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet overholder arbejdsmiljølovgivningens krav, at Arbejdstilsynets egenindsats og forebyggelse ligger på et højt niveau, at der sker en stadig forbedring af arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet at Arbejdstilsynet arbejder for et "rummeligt arbejdsmarked", at Arbejdstilsynet arbejder for at fremme sundheden for de ansatte, at Arbejdstilsynet kan dokumentere, at kravene er opfyldt, at arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet synliggøres samt at Arbejdstilsynet udarbejder en arbejdsmiljøredegørelse (arbejdsmiljøregnskab), der er offentlig tilgængelig. Arbejdsmiljøledelsessystemet er opbygget over følgende elementer: 1 - Arbejdsmiljøpolitik. 2 - Arbejdstilsynets samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation - SAT. 3 - Planlægningen. 4 - Overvågning af arbejdsmiljøet. 5 - Afvigelser, ideer, korrigerende og forebyggende handlinger. 6 - Ledelsens gennemgang arbejdsmiljøledelsessystemet. 7 - Dokumentation for Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde. 8 Inddragelse af medarbejderne i kvalitetssikringen af arbejdsmiljøet. Da Arbejdstilsynets arbejde er at føre tilsyn med alle landets arbejdspladser, skal Arbejdstilsynet i sit arbejdsmiljøarbejde være opmærksomme på alle typer af arbejdsmiljøproblemer. Arbejdstilsynet skal dog især være opmærksomme på områderne: ulykkesrisiko, ergonomi, psykisk arbejdsmiljø og indeklima, da det meste arbejde i Arbejdstilsynet trods alt er administrativt. De enkelte elementer af arbejdsmiljøledelsessystemet beskrives i de følgende afsnit. Hvem har ansvaret for arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet Direktøren for Arbejdstilsynet har det overordnede ansvar for, at der er et godt arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet i samspil med samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationens hovedudvalg (HU). Det er Arbejdstilsynets ledelse, der har ansvaret for, at arbejdsmiljøpolitikken bliver gennemført, og at der er et godt arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet. Dette skal ske i samspil med samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen (SAT) Det er den enkelte centerchef, der har ansvaret for arbejdsmiljøet indenfor chefens område og ansvaret for, at arbejdsmiljøproblemer, der ikke umiddelbart kan løses af tjenestestedet selv, bliver medtaget i arbejdspladsvurderingen. Dette skal ske i samspil med det lokale samarbejds- og ar- af 14.9. 15. feb. 6 af 83
bejdsmiljøudvalg (LU). Væsentlige arbejdsmiljøproblemer/overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen skal meddeles til koncernledelsen og den interne arbejdsmiljøkoordinator hurtigst muligt. At skabe et godt og udviklende arbejdsmiljø er således en del af den daglige ledelse af Arbejdstilsynet. Det er den enkelte medarbejder, der har ansvaret for at holde sig orienterede om kvalitetshåndbogens indhold, efterleve procedurerne, arbejdsmiljøpolitikken samt rapportere eventuelle afvigelser. Den enkelte medarbejder har kompetence til at foretage umiddelbare afhjælpende handlinger på konstaterede afvigelser, når afhjælpningen ikke kan afvente, at ændringerne behandles af ledelsen/lu. Den interne arbejdsmiljøkoordinator har ansvaret for, at arbejdsmiljøarbejdet bliver dokumenteret og overvåget. De opgaver, der i denne kvalitetshåndbog er pålagt den interne arbejdsmiljøkoordinator, udføres i dennes fravær af en af auditgruppens medlemmer. Hvis den interne arbejdsmiljøkoordinator er fraværende i mere end otte uger, udpeger direktøren en suppleant for den interne arbejdsmiljøkoordinator i fraværsperioden. af 14.9. 15. feb. 7 af 83
1 - Arbejdsmiljøpolitik 1.1 Arbejdstilsynets overordnede arbejdsmiljøpolitik Arbejdstilsynets arbejdsmiljøpolitik er, at der skal være et godt og udviklende arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet. Dette er meget vigtig for, at Arbejdstilsynet kan opfylde sin mission. Arbejdstilsynet vil derfor overholde arbejdsmiljølovgivningen og anden relevant lovgivning og efterleve relevante retningslinjer for god praksis og andre bestemmelser, som virksomheden har tilsluttet sig på arbejdsmiljøområdet samt arbejde for en løbende forbedring af arbejdsmiljøet. Ledelsen har ansvaret for, at den fastlagte arbejdsmiljøpolitik følges. Det er samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationens SAT s vigtigste opgaver at kontrollere, at arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet ligger på et højt niveau. De vigtigste redskaber til denne kontrol er arbejdspladsvurdering og arbejdsmiljøgennemgang/audit. I arbejdsmiljøregnskabet bliver der en gang om året redegjort for arbejdsmiljøpolitikken og i hvor høj grad arbejdsmiljøpolitikken bliver opfyldt. 1.2 Udarbejdelse af arbejdsmiljøpolitik og fastlæggelse af indsatsområder Den overordnede arbejdsmiljøpolitik er fastlagt i arbejdsmiljøregnskabet og drøftes i 1. kvartal i Koncernledelsen og i HU i forbindelse med udarbejdelse af arbejdsmiljøregnskabet. I ulige år fastlægges på baggrund af arbejdsmiljøregnskabet en række delmål/indsatsområder for to år ad gangen. De enkelte delmål skal normalt være målbare og medføre en forbedring af arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet. Hvert delmål/indsatsområde skal indeholde: Målet for løsningen/forbedringen eventuelt med angivelse af succeskriteriet Hvem der er ansvarlig for at gennemføre indsatsen Hvilke virkemidler der anvendes Angivelse af tidsrammen Hvordan indsatsen evalueres Evalueringen sker løbende i arbejdsmiljøregnskabet. af 14.9. 15. feb. 8 af 83
2 - Arbejdstilsynets samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation - SAT 2.1 Organisationsbeskrivelse/SAT-aftale Arbejdstilsynets sikkerheds- og samarbejdsorganisation er lagt sammen for at styrke samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere ved at skabe en smidig og effektiv struktur, som involverer medarbejderne, og som samtidig styrker og effektiviserer samarbejdet og arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet. Der er indgået en lokalaftale om sammenlægningen, som er underskrevet af de faglige organisationer i Arbejdstilsynet og Arbejdstilsynets ledelse. Aftalen er vedlagt som bilag 1a. Arbejdstilsynets sikkerheds- og samarbejdsorganisation (SAT) består af et hovedudvalg (HU) med Arbejdstilsynets direktør som formand samt et lokaludvalg (LU) i hvert af de fire tilsynscentre og et fælles LU for Administrativt Center, Koncernledelsessekretariatet, Arbejdsmiljørådets Sekretariat, Forebyggelsesfonden og Arbejdsmiljøfagligt Center. Hvem der er medlem af SAT, herunder hvem der er valgt som sikkerheds- og arbejdslederrepræsentanter fremgår af BMnet. 2.2 Opgavebeskrivelse Samarbejdsorganisationen varetager de opgaver og funktioner, som følger af den til enhver tid gældende aftale om samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner samt de til enhver tid gældende regler om sikkerheds- og sundhedsarbejde i arbejdsmiljøloven. Opgaver og funktioner varetages af udvalget på det niveau, hvorunder ledelseskompetencen hører, således at samarbejdet i størst muligt omfang tilpasses de lokale forhold. HU skal således varetage de opgaver, som arbejdsmiljølovgivningen pålægger arbejdsmiljøudvalget, det vil sige, at HU skal koordinere arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet og drøfte overordnede arbejdsmiljøspørgsmål. Ledelsen udpeger efter høring af HU en intern arbejdsmiljøkoordinator. HU s og intern arbejdsmiljøkoordinatorens opgaver og funktion fremgår af HU s forretningsorden, som er vedlagt som bilag 1b. LU skal varetage de opgaver, som arbejdsmiljølovgivningen pålægger arbejdsmiljøgrupperne, det vil sige, at LU skal varetage det konkrete arbejdsmiljøarbejde i centrene, herunder inddrages i udarbejdelse af arbejdspladsvurdering, gennemførelse af arbejdsmiljøgennemgang og undersøgelse af arbejdsskader samt hændelser, der kunne føre til arbejdsskade. af 14.9. 15. feb. 9 af 83
3 - Planlægning 3.1 Inddragelse af arbejdsmiljø i planlægningen Ved planlægning og tilrettelæggelse af de daglige arbejdsrutiner og/eller -metoder, skal de arbejdsmiljømæssige konsekvenser vurderes. Hvis der sker væsentlige ændringer i arbejdsforholdene, skal arbejdsmiljø- og samarbejdsudvalgenes (SAT) overvejelser fremgå af referaterne fra udvalgenes møder. Hvis rutinerne og metoderne skal anvendes i hele Arbejdstilsynet, sker drøftelsen i HU. Hvis de ikke får betydning for hele Arbejdstilsynet, drøftes ændringerne i det/de relevante LU. Nye eller ændrede lokaler drøftes i det/de relevante LU. Hvis der er behov for det, nedsætter HU eller LU en arbejdsgruppe, der behandler spørgsmålet. Som beskrevet i punkt 3.8 er de generelle risici ved arbejdet i Arbejdstilsynet kortlagt i de vejledninger, der ligger som bilag 7. Når der indføres nye arbejdsrutiner og/eller -metoder, der ikke er omfattet af den generelle risikovurdering, skal SAT drøfte de arbejdsmiljømæssige konsekvenser, inden der træffes de afgørende beslutninger. Det samme er tilfældet, hvis der tages nye lokaler i brug eller eksisterende lokaler bygges om. I forbindelse med drøftelsen udarbejdes en APV-risikovurdering af de nye rutiner, metoder eller lokaler. Se punkt 4.1 om arbejdspladsvurdering. APV-risikovurderingen registreres i arbejdsmiljøinfosystemet på BMnet. 3.2 Inddragelse af arbejdsmiljø ved indkøb af udstyr, materialer og serviceydelser mv. De indkøbsansvarlige skal altid tage hensynet til arbejdsmiljøet for Arbejdstilsynets medarbejdere med i vurderingen, når der købes udstyr, materialer og serviceydelser. Som beskrevet i punkt 3.8 er de generelle risici ved arbejdet i Arbejdstilsynet kortlagt i de vejledninger, der ligger som bilag 7. De fleste indkøb, der foretages i Arbejdstilsynet vil være omfattet af denne risikovurdering. Hvis der foretages indkøb af helt nyt udstyr, som ikke tidligere har været anvendt, skal der udarbejdes en APV-risikovurdering, som angivet i punkt 4.1 under Gennemførelse af APV-risikovurdering. Hvis beslutning om indkøb ikke tages af Arbejdstilsynet, men af en anden enhed, for eksempel Statens IT (SIT), forudsættes det, at vurderingen af de arbejdsmiljømæssige konsekvenser er foretaget i den enhed, der står for indkøbet. Den der står for indkøbet skal sikre at der udarbejdes en skriftlig APV-risikovurdering på BMnet, når der er tale om nye typer af udstyr mv. der kan få en væsentlig indvirkning på arbejdsmiljøet. Når udstyret, materialet eller ydelsen ikke tidligere har været købt, skal indkøbet drøftes i det/de relevante LU. Hvis det indkøbte skal anvendes i hele eller store dele af Arbejdstilsynet foregår drøftelsen i HU. Hvis det af presserende grunde ikke kan lade sig gøre at drøfte de arbejdsmiljømæssige af 14.9. 15. feb. 10 af 83
konsekvenser i samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen inden indkøbet, skal drøftelsen foregå snarest muligt efter indkøbet. Drøftelsen skal fremgå af referatet af udvalgets møde. Medlemmerne af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen (SAT) kan altid tage de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af alle indkøb op til drøftelse i HU eller i et LU. 3.3 Lovgivning Da Arbejdstilsynets medarbejdere fører tilsyn med alle typer af arbejde, skal Arbejdstilsynet i princippet være opmærksom på alle arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser. Arbejdstilsynet skal dog især være opmærksomme på reglerne vedrørende ulykkesrisiko, ergonomi, psykisk arbejdsmiljø og indeklima. De regler, Arbejdstilsynet især skal være opmærksom på, fremgår af bilag 2. Der sker ingen orientering af SAT s medlemmer ved ændringer i disse regler, da ændringerne vil fremgå af Arbejdstilsynets intranet. 3.4 Information om arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet Internt Alt informationsmateriale om arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet skal være tilgængelig for alle medarbejdere. Alt informationsmateriale skal derfor være tilgængeligt på BMnet. Det kan dog være nødvendigt, at visse bilag først offentliggøres efter behandling på møder. Det er det enkelte center, der skal sikre, at alt relevant informationsmateriale om arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet ligger på BMnet. Eksternt Oplysninger om hvordan Arbejdstilsynet gennemføre sit arbejdsmiljøarbejde skal være tilgængelig for alle, der er interesseret. Arbejdsmiljøregnskab og kvalitetshåndbogen skal derfor være tilgængelig på Arbejdstilsynets hjemmeside www.at.dk. Interesserede vil også efter forespørgsel kunne få tilsendt en elektronisk kopi af Arbejdstilsynets arbejdspladsvurdering. Det er den interne arbejdsmiljøkoordinator, der skal sikre, at arbejdsmiljøregnskabet og kvalitetshåndbogen ligger på Arbejdstilsynets hjemmeside, og at interesserede, der anmoder om det, får tilsendt det ønskede materiale. Information af "fremmede" arbejdsgivere om arbejdsmiljøforhold Alle fremmede arbejdsgivere og deres ansatte, der udfører mere end kortvarigt og lejlighedsvist arbejde på Arbejdstilsynets bedriftsområde, skal have udleveret en skriftlig vejledning om, hvordan arbejdsgiverens medarbejdere skal reagere, hvis der opstår arbejdsmiljøproblemer under arbejdet, herunder at Arbejdstilsynet skal have det oplyst, hvis arbejdsgiverens arbejde kan påvirke arbejdsmiljøet for Arbejdstilsynets medarbejdere. I vejledningen skal det også være beskrevet, hvilke arbejdsmiljøpåvirkninger, arbejdsgiveren kan forvente, at arbejdsgiverens medarbejdere bliver udsat for. af 14.9. 15. feb. 11 af 83
En skabelon, der skal anvendes til udarbejdelse af vejledningen til arbejdsgiverne ligger som bilag 5a og til de ansatte som bilag 5b. Skabelonen skal tilpasses de lokale forhold. De enkelte centre sørger for, at der ligger en ajourført vejledning for fremmede arbejdsgivere på BMnet, og den, der rekvirerer fremmede arbejdsgivere, skal sørge for, at vejledningen bliver udleveret. Fremmede arbejdsgivere kan for eksempel være: Håndværkere, der skal udføre bygningsreparationer Rengøringsselskaber, der skal gøre rent i lokalerne Kantineforpagtere Konsulenter, der skal udvikle edb-systemer mv. Vejledningen skal ikke udleveres til chauffører og lignende, der afleverer varer til Arbejdstilsynet. 3.5 Uddannelse, oplæring og instruktion Nyansættelse Ramme for uddannelse, oplæring og instruktion ved nyansættelse består af centrale og lokale aktiviteter, der skal foretages ved alle nyansættelser. Alle nyansatte deltager på et introduktionskursus senest 12 måneder efter ansættelse. Introduktionskurset afholdes centralt og indeholder emner som Arbejdstilsynets mål og strategi, Arbejdstilsynets organisatoriske opbygning, personalepolitik, sikkerheds og samarbejdsorganisation, arbejdsmiljøpolitik, personalehåndbog etc. Det enkelte center har ansvaret for at give den nyansatte den nødvendige uddannelse, instruktion og oplæring i forhold til konkrete arbejdsopgaver, lokale arbejdsforhold, lokaler, IT-udstyr, lokal sikkerheds- og samarbejdsorganisation, lokale arbejdsmiljøforhold og så videre. Den nyansatte bliver tilknyttet en vejleder, der har til opgave at sikre at den nyansatte får en så god og effektiv introduktion som muligt. Vejlederen udpeges af den personaleansvarlige chef. Til brug for introduktion udarbejdes en skriftlig plan for introduktionen. Planen udleveres til den nyansatte på dennes første arbejdsdag. Efter 2-3 måneder afholdes der en samtale mellem personaleansvarlige chef og den nyansatte. På denne samtale drøftes forhold som arbejdsopgaver, kollegiale forhold, lokaleforhold, forhold til øvrige dele af organisationen samt ønsker om kompetenceudvikling. Det er den personaleansvarlige chef der indkalder til samtalen. Forflyttelse eller væsentlig ændring i opgaver Ved forflyttelse til ny stilling, nyt tjenestested eller ved væsentlige ændring af opgaver skal den personaleansvarlige chef sikre, at der udarbejdes en skriftlig plan for uddannelse, instruktion og oplæring for medarbejderen i forhold til de ændrede opgaver. af 14.9. 15. feb. 12 af 83
Omfanget af den skriftlige plan, vil naturligvis variere med den enkelte medarbejderes erfaring og kompetencer og øvrige kendskab til de nye opgaver. Justering af udviklingsplan Er der på den årlige medarbejderudviklingssamtale udarbejdet en udviklingsplan, skal denne tages op til fornyet drøftelse mellem medarbejderen og den personaleansvarlige chef, således at den kan blive justeret i forhold til de ændrede opgaver. Indførelse eller ændring af arbejdsudstyr herunder indførelsen af ny teknologi Ved indførelse eller ændring af arbejdsudstyr skal de enkelte LU høres om eventuelle behov for uddannelse, oplæring og instruktion. 3.6 Brugsanvisninger Brugsanvisningerne for de maskiner og andet udstyr, der ifølge arbejdsmiljølovgivningen skal have en brugsanvisning, skal være placeret i umiddelbar nærhed af maskinerne. Arbejdspladsbrugsanvisningerne for eventuelle farlige stoffer og materialer, skal være placeret på det sted, hvor materialet normalt opbevares, og skal være kendt af alle medarbejdere, der skal anvende materialerne. 3.7 Lovpligtige eftersyn Normalt er der indenfor Arbejdstilsynets bedriftsområde kun elevatorer og transportable ildslukkere, som er omfattet af arbejdsmiljølovgivningens krav om eftersyn. I Landskronagade kan der også være køleanlæg i kantinen og edb-rum, der er omfattet af lovpligtige eftersyn. Herudover er der i anden lovgivning krav om, at Arbejdstilsynets tjenestebiler skal efterses inden for nogle bestemte terminer. En del af de bygninger, som Arbejdstilsynet anvender, er forsynet med ventilationsanlæg, og automatiske døre/porte. Der kan være opstillet andre maskiner og udstyr, som leverandøren foreskriver, skal efterses indenfor nogle bestemte terminer for eksempel stiger, hjertestartere og lignende. Alle centre skal have udarbejdet en samlet liste over de maskiner, biler, ventilationsanlæg, automatiske døre/porte, brandslukningsudstyr, stiger, hjertestartere mv. der skal efterses, med angivelse af, hvornår sidste eftersyn er gennemført, og hvornår næste eftersyn senest skal være gennemført. Listen skal være tilgængelig på BMnet. En kontrol af listen og af, at udstyret er efterset, skal indgå i centerets arbejdsmiljøgennemgang. af 14.9. 15. feb. 13 af 83
3.8 Kortlægning af risici Generelle risici Gennem Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde er det kortlagt, at Arbejdstilsynets medarbejdere generelt har følgende risici under arbejdet: En sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko under tilsynsarbejdet En risiko for traumatiske oplevelser under tilsynsarbejdet En ulykkes risiko og risiko for ergonomiske belastninger under kørsel i bil En risiko for ergonomiske og psykiske belastninger i forbindelse med skærmarbejde Risiko for generelle psykiske belastninger under arbejdet herunder en stresspåvirkning En risiko for belastning af sundhedsskadelige indeklimaproblemer For at imødekomme disse risici har Arbejdstilsynet udarbejdet følgende vejledninger til medarbejderne, som ligger som bilag til denne kvalitetshåndbog og skal følges i forbindelse med arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet: Beskyttelse af tilsynsførende under tilsynsarbejdet, bilag 7a Traumatiske oplevelser under arbejdet, bilag 7b Arbejde i biler, bilag 7c Skærmarbejde i Arbejdstilsynet, bilag 7d Det psykiske arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet, bilag 7e Der er ikke udarbejdet en vejledning om, hvordan der skal træffes foranstaltninger overfor indeklimapåvirkningerne, men dette indgår i det almindelige arbejdsmiljøarbejde. Løbende risikovurdering Ud over de generelle risici skal det løbende overvåges, om der opstår andre risici for medarbejderne i Arbejdstilsynet. I forbindelse med udarbejdelse af det årlige arbejdsmiljøregnskab, skal det vurderes, hvilke sikkerheds- og sundhedsmæssige risici de ansatte i Arbejdstilsynet udsættes for. Vurderingen skal blandt andet ske på grundlag af arbejdspladsvurderingen, statistikken over arbejdsulykker og undersøgelserne af arbejdsskader samt hændelser, der kunne have medført arbejdsskader herunder nærved ulykker. Vurderingen skal fremgå af det årlige arbejdsmiljøregnskab. På grundlag af denne årlige risikovurdering skal HU i 1. kvartal hvert år drøfte, om der er behov for særlig tiltag. Herudover skal HU og den interne arbejdsmiljøkoordinator løbende være opmærksom på, om der opstår nye risici, der kræver særlige tiltag. 3.9 Arbejdet med fastholdelse af medarbejdere på arbejdsmarkedet Arbejdstilsynet er en social ansvarlig organisation, som bidrager til at skabe et mere rummeligt arbejdsmarked. Arbejdstilsynet søger således at fastholde egne medarbejdere og rekruttere nye medarbejdere, som er truet af udstødning fra arbejdsmarkedet. af 14.9. 15. feb. 14 af 83
Arbejdstilsynets værdibaserede personalepolitik bygger på det menneskesyn, at der må tages hensyn til den enkelte medarbejders situation, forudsætninger og kompetencer. Det åbner for, at der kan tages specielle hensyn og findes fleksible og individuelle løsninger for medarbejdere, som har det vanskeligt på arbejdsmarkedet. Sygefraværspolitik I Arbejdstilsynet gøres der en særlig indsats for at fastholde medarbejdere, der har risiko for at blive udstødt fra arbejdsmarkedet. Arbejdstilsynet skal således have en handlingsplan for nedbringelse af sygefravær og fastholdelse af sygdomsramte medarbejdere. Arbejdstilsynets Arbejdsmiljøregnskab henviser til handlingsplanen. Arbejdstilsynet skal endvidere afholde sygefraværssamtaler i henhold til sygefraværspolitikken. Arbejdstilsynet følger op på sygefraværet ved at udarbejde sygefraværsstatistikker hvert kvartal. Det årlige sygefravær fremgår af arbejdsmiljøregnskabet. Endvidere kortlægger Arbejdstilsynet i forbindelse med medarbejdertrivselsundersøgelse/arbejdspladsvurdering (BM PULS) årsager, der kan medvirke til sygefravær. Ansatte på særlige vilkår Arbejdstilsynet ønsker ved oprettelse af fleksjob at medvirke til at skabe et rummeligt arbejdsmarked. For at udbygge det rummelige arbejdsmarked vil Arbejdstilsynet yderligere tage alle tilgængelige instrumenter i anvendelse afhængigt at den enkelte medarbejders/nyansattes situation: Job med løntilskud, virksomhedspraktik, mentorordning, fleksjob, tilbud om personlig assistance, integrations- og oplæringsstillinger mv. Arbejdstilsynet skal have en handlingsplan/retningslinjer for oprettelse af fleksjob. Målet for andelen af ansatte på særlige vilkår skal fremgå af det årlige arbejdsmiljøregnskab. Andelen af ansatte på særlige vilkår opgøres en gang om året og fremgår også af arbejdsmiljøregnskabet. 3.10 Arbejdet med sundhedsfremme Arbejdstilsynet skal være en sund arbejdsplads. Arbejdstilsynet fokuserer på, at alle enheder er bevidste om arbejdsdagens indflydelse/påvirkning af den fysiske og psykiske velvære. Arbejdstilsynet medvirker aktivt til at fremme sundheden ved at skabe rammer, som giver en sund arbejdsplads, og som skaber fokus på et sundt livs betydning for trivsel og livskvalitet hos den enkelte medarbejder. Målet for sundhedsfremme fremgår af det årlige arbejdsmiljøregnskab, og arbejdsmiljøregnskabet følger årligt op på målet for sundhedsfremme. 3.11 Beredskab overfor situationer hvor der er risiko for tilskadekomst Arbejdstilsynets beredskab overfor kendte risici for at medarbejderne kan komme til skade, er beskrevet i afsnit 3.8. Herudover er der altid en lille risiko for tilskadekomst på centrekontorerne og af 14.9. 15. feb. 15 af 83
pludselig opstået sygdom. Alle centre skal derfor på BMnet have en beskrivelse af, hvordan der skal reageres ved: Pludselig opstået sygdom og tilskadekomst, hvor der er behov for akut lægehjælp Ved brandalarm Ved bombetrussel (Se overordnede retningslinjer for reaktion ved bombetrusler i bilag 6a) Herudover skal der findes en beskrivelse af, hvor brandslukningsudstyr og førstehjælpsudstyr herunder hjertestartere (hvis en sådan haves) er placeret og placeringen skal være tydelig afmærket (skiltet). Ovennævnte oplysninger skal indgå i orienteringen af fremmede arbejdsgivere. Der er en meget lille risiko for, at Arbejdstilsynets centre modtager post, pakker, eller lignende med et mistænkeligt indhold. Hvis Arbejdstilsynet medarbejdere modtager eller opdager mistænkelige breve, pakker eller andre genstande, skal der reageres som angivet i bilag 6b. af 14.9. 15. feb. 16 af 83
4 - Overvågning af arbejdsmiljøet 4.1 Arbejdspladsvurdering Arbejdstilsynets Arbejdspladsvurdering består af følgende elementer: Kortlægning af medarbejdertrivslen og arbejdsmiljøforhold hvert 2. år (i lige år) Løbende identifikation af mulige arbejdsmiljøforbedringer Vurdering og prioritering af forbedringsmulighederne Vurdering af om sygefravær kan have sammenhæng med arbejdsmiljøet Udarbejdelse af en APV-handlingsplan for gennemførelse af forbedringsmulighederne Gennemførelse af APV-handlingsplanen Evaluering af de gennemførte løsninger APV-kortlægning Kortlægningen af arbejdsmiljøforholdene sker samtidig med kortlægningen af medarbejdertrivslen og ledelsesevalueringen, og er et fælles koncept for alle enheder i Beskæftigelsesministeriet (BM Puls). Kortlægningen gennemføres i 4. kvartal i lige år med en kort opfølgningsundersøgelse i 4. kvartal i ulige år. Den fælles kortlægning gennemføres som elektronisk spørgeskemaundersøgelse, der udsendes til alle medarbejdere i enhederne (inkl. vikarer, elever etc.). For de medarbejdere, der ikke har adgang til IT-udstyr, udarbejdes der en papirversion. Kun medarbejdere, der er på arbejde i den periode, hvor undersøgelsens gennemførelse, kan deltage. Der udarbejdes et antal rapporter som offentliggøres. Alle medarbejdere får Arbejdstilsynets, deres egen centers og deres kontors/tilsynsgruppes rapport tilsendt med en mail. Rapporterne skal drøftes i BM s KCL med henblik på at træffe beslutning om eventuelt tværgående initiativer. Arbejdstilsynets rapport drøftes endvidere i KL og HU med henblik på at træffe beslutning om iværksættelse af handlinger i Arbejdstilsynet til forbedring af trivslen og arbejdsmiljøet. Rapporten for det enkelte center skal behandles i centeret med inddragelse af LU. Centerrapporten udgør således den kortlægning, der er udgangspunktet for det videre APV-arbejde i Arbejdstilsynet. Rapporten vedrørende ledelsesevaluering, trivslen og det psykiske arbejdsmiljø er anonym. Rapporten vedrørende det fysiske arbejdsmiljø sammenkæder de fysiske arbejdsmiljøforhold, der er beskrevet, med de enkelte medarbejdere. Det enkelte centers LU kan selv beslutte hvordan processen med behandling af rapporterne skal finde sted. For eksempel kan LU beslutte, at rapporten for en tilsynsgruppe eller et kontor skal behandles på et dialogmøde. Løbende identifikation af mulige arbejdsmiljøforbedringer Det enkelte center og Arbejdstilsynets ledelse skal mellem kortlægningen sikre, at det løbende bliver vurderet, om der er forbedringsmuligheder af arbejdsmiljøet. af 14.9. 15. feb. 17 af 83
Vurderingen af, om der skal oprettes en eller flere APV-opgaver, skal altid ske, når: Der er sket en arbejdsulykke eller en nærved ulykke Der er gennemført en arbejdsmiljøgennemgang Der er gennemført en arbejdsmiljøaudit Der er konstateret en afvigelse i forhold til arbejdsmiljølovgivningen og/eller kvalitetshåndbogen vedrørende arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet Der er fremkommet en ide til forbedring af arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet Vurdering og prioritering Når et center/sekretariat vurderer, at arbejdsmiljøet kan forbedres skal enkelte forbedringsforslag prioriteres. Hvis prioriteringen medfører, at forbedringsforslaget skal gennemføres, oprettes en APV-opgave i APV-handlingsplanen. Det er centerchefen, der har ansvaret for at vurdering og prioritering gennemføres med inddragelse af LU. Der bør altid oprettes en APV-opgave, når forbedringen med fordel kan evalueres efter løsningen er gennemført. Det enkelte center kan selv bestemme, hvordan arbejdsprocessen med vurderingen og prioriteringen skal foregå. Ved den valgte metode skal det dog sikres, at vurderingen indeholder inddragelse af centerets sygefravær med henblik på vurdering af, om forhold i centerets arbejdsmiljø kan medvirke til sygefraværet. En eller flere arbejdsmiljørepræsentanter skal inddrages i arbejdet. De enkelte APV-opgaver lægges ind i APV-systemet på BMnet. Se en beskrivelse af systemet i bilag 3a. Gennemførelse af APV-handlingsplan Det enkelte center/sekretariat skal løbende ajourfører sine APV-opgaver i APV-systemet på BMnet, så der altid kan udskrives en ajourført APV-handlingsplan fra BMnet. Hvis centeret/sekretariat finder, at opgaven bør løses på et højere ledelsesniveau, markeres det i APV-systemet, at der ønskes en central APV-opgave. Den interne arbejdsmiljøkoordinator får automatisk besked om ønsket og sørger for, at ønsket bliver behandlet i KL og HU. Der udarbejdes en særlig APV-handlingsplan for de centrale APV-opgaver i APV-systemet. Vurderingen og prioriteringen af kortlægningen skal være gennemført og APV-handlingsplanen udarbejdet inden den 1. juli i ulige år. KL og HU skal derefter behandle de centrale APV-opgaver inden udgangen af 3. kvartal i ulige år. De enkelte APV-opgaver gennemføres ifølge de fastlagte tidsfrister. De fastlagte tidsfrister kan ændres, hvis der senere opstår behov for det. Det er vigtigt, at APV-systemet løbende bliver ajourført, da det er KL s, HU s og den interne arbejdsmiljøkoordinators eneste mulighed for at følge udviklingen. Opfølgning på APV-handlingsplan Når en APV-opgave er løst, skal løsningen efter en passende tid evalueres. Dog skal løsningen altid evalueres senest 6 måneder efter den er gennemført. Hvis det vurderes, at der stadig er en forbedringsmulighed, der bør arbejdes med, oprettes en ny APV-opgave. Gennemførelse af APV-risikovurdering Som angivet i punkt 3.1 og 3.2 om inddragelse af arbejdsmiljø ved planlægning og indkøb, skal der gennemføres en arbejdspladsvurdering (risikovurdering) inden der gennemføres væsentlige ændrin- af 14.9. 15. feb. 18 af 83
ger af arbejdsforholdene eller indkøbes nye typer af udstyr eller nye materialer samt serviceydelser, der kan have indflydelse på arbejdsmiljøet. Denne APV-risikovurdering indtastes i arbejdsmiljøinfosystemet på BMnet. Risikovurderingen vil kunne medføre, at der oprettes en opgave i APV-handlingsplanen. Den interne arbejdsmiljøkoordinators opfølgning på arbejdspladsvurderingen Den interne arbejdsmiljøkoordinator udarbejder en status til HU, som behandles på møderne i januar, april, august og oktober. 4.2 Undersøgelse af arbejdsskader og nærved ulykker Ved anmeldelse af arbejdsulykker eller erhvervssygdomme følges den procedure, der er beskrevet i bilag 4c om Anmeldelse af arbejdsskader for Arbejdstilsynets ansatte. Hvis et center/lu får kendskab til en arbejdsulykke, en erhvervssygdom eller en hændelse, der kunne have ført til en arbejdsskade herunder nærved ulykker, skal hændelsen undersøges. Centerets arbejdsmiljørepræsentanter skal deltage i undersøgelsen. Arbejdsskader med fravær skal indtastes i arbejdsmiljøinfosystemet på BMnet senest 9 dage efter fraværets start. Alvorlige arbejdsulykker skal dog meddeles straks. Efter undersøgelsen udfyldes rapporten i arbejdsmiljøinfosystem på BMnet inden 6 uger efter hændelsen. Den interne arbejdsmiljøkoordinator får automatisk besked, når undersøgelsen er meldt klar til behandling i HU. Den interne arbejdsmiljøkoordinator udarbejder et kort anonymiseret oversigt til HU over de ulykker og nærved ulykker, der er sket. Oversigten sendes samtidig til alle LU ere til orientering og lægges på BMnet. I denne forbindelse, skal det vurderes, om hændelsen i fremtiden kan føre til arbejdsskader både hvor hændelsen er sket og andre steder i Arbejdstilsynet. Indberetningen af arbejdsskader og hændelser, der kunne have ført til arbejdsskade, indgår i den årlige statistik over arbejdsskader i arbejdsmiljøregnskabet. 4.3 Arbejdsmiljøgennemgang Ledelsen i alle centre skal sikre, at der jævnligt mindst to gange om året gennemføres en arbejdsmiljøgennemgang. Arbejdsmiljøgennemgangen gennemføres af en gruppe, der som minimum skal bestå af en arbejdsmiljørepræsentant og en repræsentant for ledelsen. Ved gennemgangen gås hele centerets bedriftsområde igennem, og det søges afklaret, om der er arbejdsmiljøproblemer på nogen områder. Efter arbejdsmiljøgennemgangen udfyldes et referat i arbejdsmiljøinfosystem på BMnet. Referatet skal oplyse hvornår gennemgangen er gennemført, hvad gennemgangen har vist og hvis der skal rettes noget, hvem der har ansvaret og hvornår det skal være gennemført. Hvis der konstateres arbejdsmiljøproblemer, der ikke kan løses umiddelbart, skal de indarbejdes i centerets arbejdspladsvurdering. Der bør altid oprettes en APV-opgave, når forbedringen med fordel kan evalueres efter løsningen er gennemført. af 14.9. 15. feb. 19 af 83
I forbindelse med arbejdsmiljøgennemgangen skal det påses, at der indgås en aftale med fremmede arbejdsgivere om samarbejde og arbejdsmiljølovgivningen. Se punkt 3.4 om Information af fremmede arbejdsgivere om arbejdsmiljøforhold. Arbejdsmiljøgennemgangene omfatter ikke hjemmearbejdspladser, private biler, tilsynsobjekter eller andre distancearbejdspladser. Alle medarbejdere skal derfor i forbindelse med arbejdsmiljøgennemgangen høres, om der er problemer på de øvrige arbejdssteder, hvor medarbejderne er beskæftiget. 4.4 Audit Der nedsættes en auditgruppe bestående af seks interne auditører. De interne auditører udpeges af det enkelte center efter høring af HU og vælges især blandt arbejdsmiljørepræsentanterne. Udover den interne arbejdsmiljøkoordinator udpeges én intern auditør fra hvert center, undtagen CHRP. Auditgruppen gennemfører audit således, at alle centre bliver besøgt mindst én gang om året. De enkelte audit gennemføres af to interne auditører. De interne auditører må ikke deltage i audit af eget center. Hvis en intern auditør får forfald til en planlagt audit, kan auditten undtagelsesvis gennemføres af en person. Audit af Administrativt Center skal omfatte den interne arbejdsmiljøkoordinators dokumentation af arbejdsmiljøarbejde. Auditgruppen planlægger, hvad der er relevant at se på ved de enkelte audit, så det sikres, at vi fastholdelser det gode arbejdsmiljøarbejde, samt at der bliver sat fokus på et fremadrettede og udviklende arbejdsmiljøarbejde. Der udarbejdes et referat af auditten, som sendes til den berørte LU, lægges på BMnet. KL og HU godkender en gang om året planen for de interne audit og orienteres samtidigt om resultatet af de gennemførte audit. Hvis der under en audit findes forhold, der afviger fra de fastlagte procedure, udarbejdes der en afvigerapport. Se punkt 5 Afvigelser, ideer, korrigerende og forebyggende handlinger. af 14.9. 15. feb. 20 af 83
5 - Afvigelser, ideer, korrigerende og forebyggende handlinger 5.1 Afvigelser Hvis en medarbejder i Arbejdstilsynet konstaterer en afvigelse fra de procedurer, der er beskrevet i denne håndbog, eller fra arbejdsmiljølovgivningen, skal afvigelsen hurtigst muligt indberettes i arbejdsmiljøinfosystemet på BMnet. Dette sker ved at udfylde den elektroniske blanket på BMnet. Hvis der lokalt iværksættes korrigerende og/eller forebyggende handlinger noteres dette. Når der lokalt er udfyldt det, som man kan udfylde lokalt, sættes i Færdigbehandlet, hvorefter der automatisk sendes en mail til den interne arbejdsmiljøkoordinator. 5.2 Ideer til forbedringer af arbejdsmiljøledelsessystemet Hvis en medarbejder har ideer til forbedring af arbejdsmiljøledelsessystemet, indsendes ideen til den interne arbejdsmiljøkoordinator via arbejdsmiljøinfosystemet på BMnet. Dette sker ved at udfylde den elektroniske blanket på BMnet. Når der lokalt er udfyldt det, som man kan udfylde lokalt sættes i Færdigbehandlet, hvorefter der automatisk sendes en mail til den interne arbejdsmiljøkoordinator. 5.3 Korrigerende og forebyggende handlinger Når den interne arbejdsmiljøkoordinator modtager en mail om en afvigelse eller en ide om forbedring af systemet, sikre den interne arbejdsmiljøkoordinator, at der bliver iværksat de nødvendige korrigerende og/eller forebyggende handlinger, og følger op på at handlingerne bliver gennemført. Hvis den interne arbejdsmiljøkoordinator skønner det er nødvendigt, udarbejdes der en indstilling til KL som efterfølgende forelægges HU med referat af KL s behandling. af 14.9. 15. feb. 21 af 83
6 - Ledelsens gennemgang af arbejdsmiljøledelsessystemet Hvert år i 1. kvartal modtager Koncernledelsen (KL) et forslag til arbejdsmiljøregnskab. I forbindelse med behandlingen af regnskabet behandles også kvalitetshåndbogen og KL drøfter og beslutter, om der er behov for handlinger, der kan forbedre arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet og kvalitetssikringssystemet. KL s behandling af regnskabet og kvalitetssikringssystemet fremgår af referatet af mødet. Ved ledelsens gennemgang ses der også på, om der er behov for ændringer i arbejdsmiljøpolitik, delmål/indsatsområder og andre elementer i arbejdsmiljøledelsessystemet på baggrund af audits, ændrede forhold og forpligtigelsen til løbende forbedringer. af 14.9. 15. feb. 22 af 83
7 Dokumentation for Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde 7.1 Arbejdsmiljøregnskab/arbejdsmiljøredegørelse Den interne arbejdsmiljøkoordinator udarbejder hvert år i januar måned et arbejdsmiljøregnskab, som gør rede for arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet i det forløbne år. Arbejdsmiljøregnskab behandles af KL og HU, og underskrives af direktøren, næstformanden for HU og den interne arbejdsmiljøkoordinator. Arbejdsmiljøregnskabet skal have følgende indhold: 1. Ledelsens forord 2. Præsentation af Arbejdstilsynet 2.1 Mission og strategi 2.2 Arbejdsmiljøpolitik 2.3 Personalesammensætning og organisation 2.4 Personalepolitik og kompetenceudvikling 2.5 Samarbejdsstrukturen 3. Generelle forhold 3.1 Arbejdsmiljøledelsessystemet 3.2 Arbejdsmiljølovgivningens krav 3.3 Krav og pålæg fra andre myndigheder 3.4 Personaleomsætning og fravær 3.5 Konklusion og vurdering af de generelle arbejdsmiljøforhold 4. Arbejdstilsynets arbejdsmiljøpolitik 4.1 Arbejdspolitik 4.2 Delmål/indsatsområder herunder det rummelige arbejdsmarked og sundhedsfremme 4.3 Status, vurdering og konklusion af arbejdsmiljøpolitikken 5. Arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet 5.1 Arbejdstilsynets arbejdspladsvurdering 5.2 Gennemførte audit af arbejdsmiljøarbejdet 5.3 Væsentlige arbejdsmiljøproblemer i Arbejdstilsynet 5.4 Arbejdsskader 5.5 Konklusion og vurdering af arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet 6. Risikovurdering og samlet konklusion 7. Delmål og indsatsområder for næste år 8. Sikkerheds- og samarbejdsudvalgets erklæring Bilag til arbejdsmiljøregnskabet Bilag I Arbejdstilsynets arbejdspladsvurdering Bilag II Statistik over Arbejdstilsynets arbejdsulykker Bilag III Sundhedsfremme i Arbejdstilsynet af 14.9. 15. feb. 23 af 83
7.2 Anden dokumentation Den interne arbejdsmiljøkoordinator skal til stadighed sikre, at følgende dokumentation er tilgængelig for det certificerende organ og andre interesserede: Et arbejdsmiljøregnskab for sidste år, der er underskrevet senest 1. maj det efterfølgende år. Arbejdsmiljøregnskabet skal som minimum indeholde: - En arbejdsmiljøpolitik med beskrivelse af handlingsplaner og konkrete mål samt en beskrivelse af de initiativer, der er sat i værk - Dokumentation for de beslutninger, der er truffet om det rummelige arbejdsmarked og en beskrivelse af de initiativer, der er sat i værk. - Dokumentation for de beslutninger, der er truffet om sundhedsfremme og en beskrivelse af de initiativer, der er sat i værk Ajourførte APV-handlingsplaner for alle centre En ajourført kvalitetshåndbog, der som minimum indeholder - En organisationsplan over Arbejdstilsynet samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation SAT - Skriftlige retningslinjer for instruktion og oplæring - Skriftlige retningslinjer for systematisk undersøgelse af arbejdsulykker og tilløb til arbejdsulykker - Skriftlige retningslinjer for arbejdsmiljøgennemgang/audit - Skriftlige retningslinjer for inddragelse af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen i spørgsmål om planlægning - Skriftlige retningslinjer for information om arbejdsmiljøforhold af betydning for fremmede virksomheder En oversigt over valgte arbejdsleder- og arbejdsmiljørepræsentanter med angivelse af seneste tidspunkt for valg og hvornår arbejdsmiljøuddannelsen er gennemført Dokumentation for pålæg mv. fra andre myndigheder mv. om arbejdsmiljøforhold, samt indberetning til direktøren om væsentlige overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen af 14.9. 15. feb. 24 af 83
8 - Inddragelse af medarbejderne i kvalitetssikringen af arbejdsmiljøet Procedurerne i denne kvalitetshåndbog med bilag skal være godkendt af Koncernledelsen efter inddragelse af medarbejdernes repræsentanter. Denne kvalitetshåndbog med bilag er godkendt af Koncernledelsen og har været behandlet i samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationens HU. København den 26. august Jens Jensen Poul Jørgensen Ib Ladefoged Rasmussen Direktør Næstformand i HU Intern arbejdsmiljøkoordinator af 14.9. 15. feb. 25 af 83
Bilag til kvalitetshåndbogen Bilag 1a Aftale om sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation i Arbejdstilsynet med organisationsplanen vedlagt som bilag Bilag 1b Forretningsorden for hovedudvalget for arbejdsmiljø og samarbejde i Arbejdstilsynet Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Lovgivning som er relevant for Arbejdstilsynets arbejdsmiljøarbejde Beskrivelse af Arbejdstilsynet APV-system Anmeldelse af arbejdsskader for Arbejdstilsynets ansatte Referat af arbejdsmiljøgennemgang Bilag 6a Overordnede retningslinjer for reaktion ved bombetrusler Bilag 6b Retningslinjer ved modtagelse af mistænkelig postforsendelser mv. Bilag 7a Vejledning for arbejdsgivere, der udfører arbejde på Arbejdstilsynets bedriftsområde Bilag 7a Vejledning for arbejdsgiveres ansatte, der udfører arbejde på Arbejdstilsynets bedriftsområde Bilag 7a Beskyttelse af tilsynsførende under tilsynsarbejdet Bilag 7b Traumatiske oplevelser under arbejdet Bilag 7c Arbejde i biler Bilag 7d Skærmarbejde i Arbejdstilsynet Bilag 7e Arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet af 14.9. 15. feb. 26 af 83
Bilag 1a Aftale om sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation i Arbejdstilsynet SAT-aftalen Lokalaftale om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisation i Arbejdstilsynet Formål Formålet med sammenlægningen er at styrke samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere ved at skabe en smidig og effektiv struktur, som involverer medarbejderne, og som samtidig styrker og effektiviserer arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdstilsynet. Sammenlægningen skal således forenkle, effektivisere og sikre kvaliteten i samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere ved fastlæggelsen og udmøntningen af Arbejdstilsynets målsætning, så der kan skabes de bedst mulige arbejdsvilkår. Ved at integrere de opgaver der er henlagt til samarbejds- og arbejdsmiljøorganer, sker der en styrkelse af arbejdsmiljøet i Arbejdstilsynet, idet arbejdet for sikkerhed og sundhed bliver koordineret med den øvrige medarbejderindflydelse. Dette sikrer, at arbejdsmiljøarbejdet tilpasses de konkrete behov og muligheder og ansporer til udvikling af såvel medarbejdere som af Arbejdstilsynet. Aftalen indgås i henhold til Aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, af 6. maj 2008 Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, som ændret ved bekendtgørelse nr. 491 af 20. juni 2002, bekendtgørelse nr. 557 af 17. juni 2004 og nr. 1506 af 21. december 2005 Opgaver og funktioner Samarbejdsorganisationen varetager de opgaver og funktioner, som følger af den til enhver tid gældende aftale om samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner og de til enhver tid gældende regler om arbejdsmiljøarbejdet (sikkerheds- og sundhedsarbejde) i arbejdsmiljøloven. af 14.9. 15. feb. 27 af 83