Aftaledokument for styringsdialogmødet mellem Fredensborg Boligselskab og Fredensborg Kommune for driftsåret 2014/2015. Aftaledokumentet er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmøde d. 6. oktober 2015 kl. 8.00-9.30 NOTAT Center for Kultur Idræt og Sundhed Fra: Sagsnr.: 15/30207 24-11-2015 Ved mødet deltog: Repræsentanter for Fredensborg Boligselskab Henrik Harsberg, formand i Fredensborg Boligselskab Linda Storgaard, næstformand i Fredensborg Boligselskab Annette Birkov, kundechef i KAB Deltagere fra Fredensborg Kommune: Marianne Ingeholm Larsen, centerchef, Center for Kultur, Idræt og Sundhed Flemming Kisum juridisk konsulent, Center for Politik og Strategi (Tilsynet) Julie Nybo Bredenfeld, konsulent, Center for Kultur, Idræt og Sundhed Mødets konklusioner/aftaler Dokumentationspakken, herunder styringsrapporterne, blev taget til efterretning. Regnskabsperioden for dokumentationspakken er 1. juli 2013 til 30. juni 2014. Væsentlige konklusioner (jf. punkt 1-9) og aftaler (jf. punkt 10-13) fremgår nedenfor. Vedr. dagsordenens punkt 5 Supplerende bemærkning indkommet fra Niverød III / Ellen Ladhøj oplyste KAB, at alle afdelingsbestyrelser har fået tilsendt udkast til styringsrapporten for den enkelte afdeling i høring og eventuelle bemærkninger fra bestyrelserne er indarbejdet forud for fremsendelsen af styringsrapporten til Fredensborg Kommune. Kommunen bemærkede, at det også var kommunens konklusion ved gennemgang af de fremsendte rapporter. 1. Der er ingen udeståender fra styringsdialog 2014 2. I forhold til selskabet oplyste Fredensborg Boligselskab, at der er sket en bedring af selskabets økonomi i forhold til sidste år, samt at bedringen primært skyldes, at der er mindre tab på fraflytning. Selskabet har desuden fået dispensation fra reglen om at afholde tab ved fraflytninger af Rådhuset Egevangen 3 B DK-2980 Kokkedal Telefon 7256 5000 fredensborg@fredensborg.dk www.fredensborg.dk
dispositionsfonden. Selskabet har fortsat en beskeden egenkapital. Kommunen påpegede, at administrationsbidraget er væsentligt højere end i andre selskaber. KAB oplyste, at det skyldes at Fredensborg Boligselskab efter ønske fra afdelingerne har valgt at tilkøbe 75 pct. ekstra driftschef for at få et højere serviceniveau. Lønudgifterne er indeholdt i administrationsbidraget. Endvidere orienterede KAB om, at organisationsbestyrelsen har besluttet, at når en driftslederassistent går på pension i 2016, vil stillingen ikke blive genbesat og der er i 2015, ved genbesættelse af kontorassistentstillingen, sket en reduktion i timetallet fra 37 timer ugentlig til 25 timer ugentlig. Kommunen spurgte til, afkrydsningen i rapporten om, at boligselskabet ikke har drøftet god ledelsesskik og hvordan selskabet arbejder med beboerdemokrati. I forhold til evalueringer af bestyrelsesarbejdet oplyste selskabet, at det sker løbende på møder hen over året og på baggrund af et værktøj udarbejdet i KAB. I forhold til drøftelse af god ledelsesskik er det ikke prioriteret, idet der har været andre mere presserende opgaver. I forhold til beboerdemokrati og information til beboerne så har dette spørgsmål været drøftet med kommunen den 10. juni 2015. Selskabet oplyste at de har ajourført selskabets hjemmeside bl.a. med henvisninger også til de enkelte afdelingers hjemmesider og til KAB s hjemmeside, således som kommunen har efterspurgt det Effekten af den fleksible udlejning blev kort drøftet. Boligselskabet finder, at det er væsentligt, at der både sker udlejning gennem den fleksible venteliste og den almindelige venteliste, således at det stadig er attraktivt at stå på den almindelige venteliste. Kommunen spurgte endnu en gang til klassifikationen af Niverødgård som ældreboliger i materialet. KAB oplyste, at de flere gange over for Landsbyggefonden har forsøgt at få ændret klassifikationen fra ældreboliger til familieboliger og fra navnet Niverødgården til Niverødgård. Kommunen tilbød KAB opfordrede til at kommunen tager kontakt til LBF om sagen. 3. Afdeling Niverød III: Afdelingen er ikke så velvedligeholdt, som beboerne ønsker. Det hænger sammen med, at niveauet for henlæggelser er lavt. Boligselskabet oplyser, at der er fokus på, at henlæggelserne skal øges gradvist, så den løbende vedligeholdelse sikres. Side 2 af 5
Kommunen påpegede, at huslejeniveauet er relativt lavt (704 kr. / m 2 ) og at der bør være råderum til at øge henlæggelserne. Både i det netop afsluttede regnskab i det indeværende budget er der afsat flere midler. 4. Afdeling Niverød IV: Boligselskabet oplyste, at huslejeniveauet er relativt højt ( 943 kr / m2). Der er også i denne afdeling fokus på at holde vedligeholdelsesudgifterne på et fornuftigt niveau, bl.a. udskiftes gamle termoruder løbende. Boligselskabet oplyste, at der stadig er et økonomisk udestående med Landsbyggefonden mht. sokler, stier mv. Det drejer sig om en støtte på 1,5 mio. kr. Beløbet er indarbejdet i budgettet. 5. Mergeltoften I-V: Den nye driftsforening er etableret, og har kørt sit første år uden problemer. Kommunen bemærkede, at der er pæne henlæggelser i afdelingen og at afdelingen har et mindre overskud. 6. Bofællesskabet Byvejen: Boligselskabet oplyste, at det havde været muligt at nedsætte huslejen pr. 1. november 2014 og da afdelingen er kommet ud af regnskabsåret med et overskud forventes det, at huslejen kan holdes i ro. 7. Niverødgård: Boligselskabet oplyste, at der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 7.10. med to punkter på dagsorden: kapitaltilførselssagen og valg til afdelingsbestyrelsen. Såfremt kapitaltilførselssagen godkendes, fremsendes skema A umiddelbart herefter til kommunen mhp. politisk behandling i november. Boligselskabet oplyste, at der er konstateret fejl i produktionen af tagpappet. Entreprenøren har påtaget sig at skifte tagpappet. Beboerne vil blive orienteret på afdelingsmødet den 7.10. Afdelingen kommer ud med et underskud på 98.000 kr. Det ophobede underskud pr. 1.6. var i alt 525.000 kr. Afvikling af underskuddet indgår i ansøgningen om kapitaltilførsel. 8. Kommunen gav en status for arbejdet med Den boligpolitiske rapport for Nivå herunder koblingen til de netop gennemførte tryghedsvandringer i Nivå. Rapporten forventes fremlagt politisk november / december. 9. Vedrørende boligplacering af flygtninge oplyste kommunen, at der pr. 1.11 er modtaget 37 flygtninge, hvoraf flere ønsker familiesammenføring. Det forsøger kommunen at tage højde for ved boligplacering. Side 3 af 5
KAB oplyste, at der har været afholdt møde i Boligorganisationernes Landsforening (BL), hvor KAB bl.a. deltog. Der er nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af BL, KAB og 3B som sammen med Fredensborg Kommune skal udarbejde udkast til rammeaftale for boligplacering af flygtninge. Kommunen oplyste, at der i øjeblikket er ved at blive fastsat en dato for det første møde i arbejdsgruppen. 10. Tilsynet oplyste, at boligselskabet har haft flere forskellige ekspeditionssager henover året, herunder en pantebrevssag i Niverød III. Det blev aftalt, at KAB undersøger status for pantebrevssagen i Niverød III. 11. Økonomiudvalget har i forbindelse med behandling af sag om arealoptimering og analyse af kommunens brug af bygninger til kommunale fritidsaktiviteter bedt administrationen om at indlede dialog med boligselskabet om optimering af de 87,5 timer, som kommunen aktuelt via kontrakt lejer i Laden. Efter aftale med kommunen har KAB indgået aftale med Per Gyrum Skolen om, at skolen lejer 4,5 time i skoleåret 2015/2016. Kommunens lejeudgift skal reduceres tilsvarende. KAB oplyste, at Per Gyrum Skolen aktuelt har rettet henvendelse til KAB og nu ønsker at bruge hallen seks timer om ugen og ikke kun 4,5 time. KAB er ved at udarbejde allonge til lejeaftale. Det blev aftalt, at KAB fremsender oplysninger om hvornår på dagen de seks timer ligger, således at kommunen kan sikre at hallen ikke er disponeret til anden side. Umiddelbart ser kommunen ingen problemer i dette, da der typisk er tomgang midt på dagen. Boligselskabet oplyste, at man har afholdt møde med to lokale kampsportsklubber, som ønsker at benytte Laden flere aftener om ugen udover de tider, de har fået tildelt af kommunen. Selskabet oplyste, at bestyrelsen er villig til at efterkomme klubbernes ønske om træningstider mantorsdag kl 17.00-20.30. Kommunen udtrykte stor tilfredshed med denne beslutning og tilkendegav, at dette forhold må forventes at imødekomme Økonomiudvalgets ønske om optimeret brug af Laden. Kommunen gjorde opmærksom at denne udvidelse naturligvis skal ske inden for rammen af den gældende lejekontrakt på 87,5 time. Side 4 af 5
Det blev aftalt, at Boligselskabet fremsender forslag til, hvordan kontraktens 87,5 time kan fordeles efter den nye model inkl. de timer, som der er indgået aftale med Per Gyrum Skolen omkring for skoleåret 2015/2016. Forslaget skal fremsendes til kommunen senest ved udgangen af uge 42. 12. Aftale om fleksibel udlejning udløber 30. september 2017 og tages op til drøftelse i på styringsdialogmødet i 2016. 13. Det blev aftalt at KAB fremsender de godkendte regnskaber til kommunen så vi har kommunens stillingtagen til regnskaberne, når næste års regnskaber skal revideres. Side 5 af 5