Notat Fremtidig organisering af koordineringsopgaven vedr. rammeaftalen for det specialiserede socialområde i den midtjyske region Kommunaldirektørnetværket (Kd-net) i den midtjyske region har på sit møde 14. januar 2011 drøftet organiseringen af koordineringsopgaven vedr. rammeaftalen på det specialiserede socialområde. Drøftelsen resulterede i en enig indstilling til KKR om, at sekretariatet placeres i Viborg Kommune og at KRASOS udpeges som overordnet ansvarlig fælles styregruppe for sekretariatet. Postadresse: Favrskov Kommune Social og Sundhed Sekretariatet Skovvej 20 8382 Hinnerup Tlf. 8964 1010 favrskov@favrskov.dk www.favrskov.dk Indstillingen til KKR omfatter følgende punkter: Godkendelse af principper og kriterier for organisering af det fælleskommunale sekretariat til varetagelse af koordineringen af opgaverne vedr. rammeaftalen, herunder bemandingen Godkendelse af principperne for finansieringen af sekretariatet mv. herunder fremsendelse af fælles dagsorden til kommunernes stillingtagen. Udpegelse af KRASOS, som fælles administrativ styregruppe for sekretariatet. Bemyndigelse af KRASOS til at udarbejde et koncept for de fremtidige rammeaftaler, forslag til rammeaftalens indhold, nedsættelse af kommissorier for diverse grupper mv. Godkendelse af at sekretariatet for koordinering af rammeaftaleopgaven placeres i Viborg Kommune. KRASOS drøftede 21. januar 2011 oplægget og tilsluttede sig dette. Nedenstående redegøres nærmere for processen, rammerne og vilkårene for den kommunale overtagelse af koordineringsopgaven vedr. rammeaftalerne for det specialiserede socialområde. 1. februar 2011 Sagsbehandler: Trine Funder/Jan Kallesturp Tlf. 89646110 trfu@favrskov.dk Personlig henvendelse: Favrskov Kommune Social og Sundhed Sekretariatet Sagsnr. 710-2010-39495 Dokument nr. 710-2011-162 Cpr.-/CVR-nr./Ejd.nr. Lovgivning Som en konsekvens af økonomiaftalen for 2011 mellem KL og Regeringen, har regeringen fremsat lovforslag om, at kommunerne overtager koordineringsansvaret for rammeaftalerne, samtidig med at rammeaftalekonceptet forenkles. Forventningen er, at lovforslaget vedtages af Folketinget medio februar 2011. Umiddelbart herefter vil lovforslaget træde i kraft. Formålet med lovændringen er, at rammeaftalerne i højere grad skal blive et redskab for kommunerne til på tværs at styre faglig udvikling, kapacitet og økonomi, herunder takstudvikling. Med kommunernes overtagelse af koordineringsopgaven ændres de formelle krav til rammeaftalen, således der senest 1. juni skal udarbejdes en Udviklingsstrategi, hvor der redegøres for de faglige og servicemæssige overvejelser og senest 15. oktober en Styringsaftale, som primært forholder sig til de kapacitetsmæssige og økonomiske perspektiver. 1
Herudover giver den ændrede lovgivning ministeren mulighed for senest 1. februar at udmelde særlige temaer/tilbud som skal behandles i rammeaftalen. I 2011 forventes ministerens udmelding af temaer at foreligge i forbindelse med lovens vedtagelse ligesom Udviklingsstrategien vedr. rammeaftale 2012 først skal foreligge sammen med Styringsaftalen senest 15. oktober 2011. Det er forventningen, at der med gennemførelsen af lovforslaget sker en væsentlig forenkling af rammeaftalerne og kommunernes og regionernes arbejde med dem. Det er ligeledes hensigten at rammeaftalerne skal styrke kommunerne i rollen som køber af pladser hos regioner eller andre kommuner. Politisk og administrativ proces Sommeren 2010 I forbindelse med kommunernes overtagelse af koordineringsansvaret for de sociale rammeaftaler, har KL s bestyrelse besluttet, at KL skal arbejde for, at der i regi af de enkelte KKR oprettes et fælleskommunalt sekretariat til varetagelse af koordineringen af de sociale rammeaftaler. KL s bestyrelse anbefaler endvidere, at de fem KKR ere nedsætter en administrativ styregruppe, som består af en kommunaldirektør, der er tovholder, og relevante fagdirektører. Den administrative styregruppe skal understøttes af en fælleskommunal sekretariatsfunktion med medarbejdere, der er finansieret af kommunerne i fællesskab, ansat i en kommune og forankret i kommunerne som helhed gennem KKR. Efteråret 2010 På mødet i KKR 26. august 2010 blev den fremtidige organisering af koordineringsopgaven vedr. det specialiserede specialområde drøftet. På mødet blev kommunaldirektørnetværket (Kd-net) anmodet om at iværksætte udarbejdelsen et oplæg til, hvordan kommunerne i fællesskab kan etablere et sekretariat til varetagelse af koordinationsopgaverne i relation til rammeaftalen. På møde i Kd-net 10. september 2010 blev der nedsat en styregruppe, bestående af to kommunaldirektører og tre direktører for de sociale områder. Styregruppen fik til opgave at udarbejde forslag til fremtidig organisering af koordineringsopgaven vedr. rammeaftalen. 9. november 2010 drøftede KKR emnet igen. Her blev det blev besluttet, at KKR s formandskabet sammen med Kd-net arbejder videre med at finde en overgangsløsning som kan iværksættes hurtigst muligt med henblik på, at der på KKR-mødet i februar 2011 kan tages stilling til et oplæg til en varig løsning af koordineringsopgaven. I forlængelse heraf er der afholdt møder med repræsentanter for Region Midtjylland om vilkår og muligheder for overtagelsen af koordineringsopgaven. Styregruppen har afholdt møde 24. november og 22. december 2010 og på den baggrund udarbejdet oplæg til et fælleskommunalt sekretariat til varetagelse af koordineringsopgaverne vedr. rammeaftalen. 2
Januar 2011 Kd-net drøftede styregruppens oplæg på møde 14. januar 2011. KRASOS drøfter 21. januar 2011 styregruppens oplæg. Februar 2011 På møde 8. februar 2011 skal KKR tage stilling til forslag til fælleskommunalt sekretariat til varetagelse af koordineringsopgaverne vedr. rammeaftalen for det specialiserede socialområde. Det videre forløb Efter beslutningen om organiseringen og lokaliseringen af sekretariatet på KKR mødet den 8. februar 2011udarbejder Kd-net i samarbejde med KRASOS og den kommune, hvor sekretariatet placeres, en fælles plan for etableringen og opstarten af sekretariatet herunder sekretariatets overordnede arbejdsgrundlag. Overdragelsessamarbejde med Region Midtjylland Repræsentanter fra styregruppen har afholdt flere møder med Region Midtjylland vedr. håndteringen af opgaverne frem til og umiddelbart efter, at kommunerne overtager koordineringen af rammeaftalen. Der er enighed om, at Region Midtjylland varetager alle opgaverne i forbindelse med rammeaftalen indtil kommunerne ifølge lovgivningen overtager koordineringen af rammeaftalen (overtagelsesdatoen er endnu ukendt, men det forventes aktuelt at det vil ske pr. 1. marts 2011). Region Midtjylland har givet tilsagn om mod betaling at stille relevante medarbejdere til rådighed i perioden umiddelbart efter, at kommunerne har overtaget ansvaret for koordineringen af rammeaftalen. Region Midtjylland har ved de afsluttende drøftelser ligeledes tilkendegivet, at medarbejdere med kendskab til området kunne være interesseret i at fortsætte arbejdet med opgaverne. Fælleskommunalt sekretariat for koordineringen af rammeaftalen Styregruppen anbefaler, at følgende forhold indgår i beslutningen vedr. organiseringen og placeringen af sekretariatet for koordineringen af de sociale rammeaftaler: - KRASOS udpeges som overordnet ansvarlig fælles styregruppe for sekretariatet. KRASOS får dermed det overordnede ansvar for tilrettelæggelsen og opfølgningen på sekretariatets arbejde. Herunder udarbejdelse af koncepterne for de fremtidige rammeaftaler, forslag til rammeaftalernes indhold, nedsættelse af kommissorier for diverse arbejdsgrupper mv. - Sekretariatet forankres i en kommune som forpligter sig til at forankre opgaven på direktørniveau, således at det er en direktør, der er ansvarlig for koordineringsarbejdet overfor KRASOS.. 3
- Den kommune, hvor sekretariatet lokaliseres er ansvarlig for ansættelse af medarbejdere til sekretariatet samt eventuel aftale med Region Midtjylland vedr. overdragelsessamarbejde. Det formelle ledelsesansvar for sekretariatet forankres i den pågældende kommune. - Som udgangspunkt anbefaler styregruppen, at sekretariatet bemandes med 2 fuldtidsansatte medarbejdere, som evt. kan suppleres med frikøb af specialister i nogle af kommunerne. Frikøb kan f.eks. komme på tale i forbindelse med tilrettelæggelsen og opfølgningen på takstarbejdet. - De fastansatte medarbejderne i sekretariatet skal som udgangspunkt være generalister - gerne med en kombination af proces- og økonomifaglig erfaring. - Det vurderes, at det er vigtigt, at sekretariatet er organisatorisk forankret i det sociale område således, der er grundlag for løbende sparring for medarbejderne i sekretariatet. - Sekretariatet kan med fordel også have en vis tilknytning til sundhedsområdet, således sekretariatet på sigt, eventuelt kan tilpasses/udvides til også at betjene kommunerne i det regionale samarbejde på sundhedsområdet. - Kommunerne i den midtjyske region forpligter sig til at stille kvalificeret arbejdskraft til rådighed for samarbejdet med sekretariatet og bidrage til at de fælles aftaler og planer kan realiseres. - Hovedopgaverne for sekretariatet omfatter udover den konkrete koordineringsopgave vedr. rammeaftalen følgende: Sekretariatsfunktionen for KRASOS, Den administrative styregruppe, Dialogforum og andre relevante fora på det sociale område. Den løbende dialog mellem kommunerne, regionen og interesseorganisationerne på det sociale område. Udarbejdelse af oplæg, analyser mv. for KRASOS Løbende orientering af og dialog med Kd-net og KKR. - Det foreslås, at der fra opgavens overtagelse afsættes et årligt budget svarende til to årsværk. Desuden afsættes midler til frikøb af medarbejdere fra andre kommuner, konferencer, kurser, analyser, netværksarrangementer for relevante medarbejdergrupper samt midler til øvrig drift (husleje, kørsel, kontorartikler, repræsentation, kommunikation m.v.) i sekretariatet. - Det foreslås, at udgifterne til sekretariatet fastlægges årligt af Kd-net (senest i forbindelse med styringsaftalens godkendelse) for det kommende år. - Udgifterne til sekretariatet finansieres af de midler som kommunerne tildeles i medfør af overdragelsen af opgaven. Af bemærkningerne til lovforslaget fremgår det, at kommunerne på landsplan bliver tilført 15, 8 mio. kr. De midtjyske kommuners nøjagtige andel er pt. ukendt. 4
- Styregruppen foreslår, at det indstilles til samtlige 19 kommuners byråd, at de midler som kommunerne modtager for at overtage koordineringsopgaven frigives som et disponibelt beløb, der administreres af Kd-net. Der er enighed om at det samlede disponible beløb efter Kd-nets anbefaling til KKR kan anvendes til andre fælles formål. - Et evt. økonomisk overskud i forhold til det samlede årlige disponible beløb kan overføres til det efterfølgende år eller tilbagebetales til kommunerne efter samme fordeling som indbetalingen til det fælles arbejde sker. - Det samlede beløb opkræves årligt hos kommunerne af sekretariatet for Kd-net. Sekretariatskommunen forvalter det årlige aftalte budget og aflægger regnskab herfor til Kd-net og KKR. Geografisk placering af sekretariatet Styregruppen har vurderet mulighederne for en lokalisering af sekretariatet efter de principper, der hidtidig er anvendt i løsningen af de administrative opgaver i relation til KKR-Midtjylland: I tilknytning til KKR-sekretariatet (Horsens) I tilknytning til Kd-net sekretariatet (Favrskov) I den kommune der har formandskabet for de fælles opgaver på det sociale område (Ikast-Brande). Da lokalisering af sekretariatsfunktionen de tre nævnte steder er forbundet med en række fordele og ulemper er der opstillet følgende supplerende kriterier, som styregruppen finder relevante i forhold til beslutningen om lokalisering af sekretariatet: Sekretariatet bør placeres i en kommune, der er repræsenteret i KRASOS Sekretariatet bør placeres i en geografisk centralt beliggende kommune i den midtjyske region med henblik på at sikre det bedste rekrutteringsgrundlag. På baggrund af ovenstående overvejelser, principper og kriterier anbefaler styregruppen, at det fælleskommunale sekretariat vedr. koordineringen af rammeaftaleopgaven lokaliseres i én af følgende kommuner. Forslag A. Viborg Kommune (Job og Velfærd i Viborg) Med en placering i Viborg Kommune vil sekretariatet bliver forankret hos Leif Gjørtz Christensen, der er direktør for Job og Velfærd samt medlem af KRASOS. Forslag B. Favrskov Kommune (Social og Sundhed i Hammel) Med en placering i Favrskov Kommune vil sekretariatet blive forankret hos direktør Jacob Stengaard Madsen, der er direktør for Social og Sundhed samt medlem af KRASOS. Begge kommuner har givet udtryk for, at de stiller sig til rådighed for løsning af opgaven. 5
Overvejelser vedr. Udviklingsstrategi og Styringsaftale 2012 Styregruppen har drøftet, om 2011 bør være et overgangsår, hvor Udviklingsstrategien for 2012 hovedsageligt baseres på de faglige tiltag, der er iværksat i medfør af rammeaftale 2011 og hvor Styringsaftalen hovedsageligt koncentreres om opfølgning på analysearbejdet vedr. vedr. taksterne og den konkrete takstaftale for 2011. Styregruppen er dog enig om, at der er et aktuelt behov for at fokusere på den fælles videreudvikling af omkostningseffektive og fagligt kvalificerede tilbud, som kan bidrage til den samlede budgetoverholdelse på de specialiserede socialområder i kommunerne. Et af perspektiverne i det fælles udviklingsarbejdet er, at skabe grundlag for og understøtte, at der sker en omlægning at den daglige og faglige opgaveløsning i de kommunale tilbud. Derfor anbefaler styregruppen, at KRASOS hurtigst muligt tilrettelægger arbejdet med Udviklingsstrategien for 2012. Samtidig fastholdes det fælles fokus på styringen af og opfølgningen på behovet for pladser, udviklingen i taksterne samt den generelle udgiftsudvikling, således den enkelte kommune har de bedste vilkår for at styre deres budgetter på det specialiserede område i overensstemmelse med det fastlagte serviceniveau. På mødet i KL 4. januar 2011, med deltagelse af kommunale repræsentanter i de fem regioner, var der generel enighed om 2011 bør være et overgangsår, hvor kommunerne har fokus på sikker drift og på at Udviklingsstrategien og Styringsaftalen for 2012 kun i et vist omfang rummer den forenkling, som forventes i medfør af den ændrede lovgivning. På mødet i KL blev der rejst spørgsmål om den særskilte bekendtgørelse vedr. rammeaftale mellem Regionsråd og kommunalbestyrelser på specialundervisningsområdet udgår? KL kunne ikke besvare spørgsmålet, men har rejst det i deres høringssvar overfor ministeriet. KL gav tilsagn om, at de vil følge op på spørgsmålet med henblik på en hurtig afklaring. Evaluering Styregruppen foreslår, at organiseringen af koordineringsopgaven vedr. den sociale rammeaftale evalueres administrativt i foråret 2013 - med henblik på en samlet drøftelse af de administrative sekretariatsfunktioner i KKR ultimo 2013. Bilag Notat fra KL om opgaver knyttet til udarbejdelse af sociale rammeaftaler. Materiale fra regionen vedr. rammeaftaleopgaven. Referat fra styregruppens møde 22. december 2010. Dagsorden og noter fra møde i KL 4. januar 2011 vedr. ny lov om rammeaftalerne. 6