Bestyrelsens beretning for året 2013

Bestyrelsens beretning for året 2013 Prolog 2013 har været et godt år for G/F Vingen. Der er sket en masse ting til fælles bedste samtidig med at økonomien har været nogenlunde med et mindre underskud. Dette skyldes at vi havde en mild vinter og at der kun var en mindre post med uforudsete udgifter. Den mere sociale side har også været god med tre fortræffelige arbejdsdage med efterfølgende fællesspisning. Desværre har bestyrelsen være presset i 2013, idet 3 medlemmer har været belastet ud over det sædvanlige. Ulrik har fået et nyt job, Vivi og Klaus har været alvorligt syge. Tre sager har trukket ressourcer i 2013, nemlig reparationen af veje og torve, saneringen af det grønne område mellem G/F Vingen og Den Hvide By samt renoveringen af legepladsen. Hovedpunkter Undergravende virksomhed rotter Sidste år udtrykte jeg skuffelse over de mange velnærede katte i Ejerforeningen. De ejer tilsyneladende ikke evnen eller også gider de ikke fange rotter. Det anbefales igen at sætte de mange katte på slankekur, således at rotteplagen kan minimeres. Dette understreges af, at der igen har været rotteangreb i G/F Vingen, nemlig ud for nr. 51. Igen har der været kontakt til Helsingør Kommunes Rottefænger. Der opfordres derfor igen til at se efter spor af rotter omkring husene. Asfaltarbejde vedligeholdelse af veje I henhold til generalforsamlingsbeslutning blev der nedsat et udvalg til at se på vedligeholdelse af G/F Vingens veje og man kunne bruge indtil 75.000 kr. til vedligeholdelse. Udvalget bestod af Claus Rønne, Johnny E. Petersen, Mie Lyqvist og Casper Kehlet. Vedligeholdelsen er blevet gennemført. Det vurderes, at det på et tidspunkt bliver nødvendigt at foretage en total renovering af vejene og det vil koste ca. 500.000 kr. Bestyrelsen siger tak til udvalget. I forbindelse med gennemgang af vejene blev det konstateret, at det store kastanjetræ ved torv 1 har blokeret en nærliggende brønd. I 2014 bør kastanjetræet fældes, rødderne fjernes og brønden oprenses og genetableres. TDC kontraktfornyelse G/F Vingen indgik i 2002 en kontrakt om placering af en mobilmast på G/F Vingens område. Aftalen var uopsigelig i 10 år med en årlig lejeindtægt på 25.000 kr.+ en årlig forhøjelse af lejen med 3 %. I 2011 blev der nedsat et udvalg til genforhandling af kontrakten evt. med en anden lejer. Udvalget bestod af Casper Kehlet, Peter Juul Andres og Henning Müller. Resultat af udvalgsarbejdet blev, at det var ikke muligt at finde andre lejere og derfor lod vi kontrakten køre videre uden at sige noget til TDC. De kunne formelt have opsagt kontrakten uden videre. Udsigten til at forlænge lejemålet var ikke for god og bestyrelsen var oprigtigt bange for at miste lejeindtægten, jf. referatet fra sidste generalforsamling. I Januar 2014 blev jeg kontakte af TDC, der ville forlænge lejemålet og sætte nyt teleudstyr op. Deres første forslag lå på en lejeindtægt på 25.000 kr. og med 5 år opsigelsesfrist fra deres side og 10 år fra vores side. 1

Jeg henstillede til TDC at undersøge om lejen kunne fastholdes på det nuværende niveau med en 3% s årlige stigning og med 10 års opsigelsesfrist for begge parter. I så fald ville jeg melde hurtigt tilbage. Jeg blev nogle dage senere kontaktet af TDC og de var nu villige til at fastholde lejen med regulering på 3 % pa. Både lejer og udlejer fik 10 år opsigelsesfrist. Med dette resultat har vi sikret 10 år lejeindtægt - langt bedre end vi tidligere have håbet på. Man kunne selvfølgelig have forsøgt at krejle sig til en større lejeindtægt, men risikoen var at lejemålet ikke blev forlænget. Da vores målsætning om at fastholde lejeindtægten var nået, ville jeg ikke gå ind i at presse TDC yderligere. Den forventede lejeindtægt over perioden 2015-2024 vokser fra ca. 37.000 kr. i 2015 til ca. 48.000 kr. i 2024. Den samlede lejeindtægt for perioden 2015-2024 er på ca. 428.000 kr. Udskiftning af elpærer på fællesarealerne I de sidste mange år har Henning Müller udskiftet elpærer i bebyggelsen. Det drejer sig både om kørsel ved køb af elpærer og om en løbende udskiftning heraf. Hvis denne ydelse skal købes hos en el-installatør kunne udgiften til arbejdsløn for ejerforeningen løbe op på mindst 12*1.0*450 kr. = 5400 kr. pr. år. Det er her antaget, at der bruges en halv time til kørsel frem og tilbage samt en halv time til udskiftning éngang om måneden i 12 måneder. Bestyrelsen siger tak til Henning Müller med 3 flasker god vin og håber på, at han vil fortsætte med at skifte elpærer ud. Fra G/F Vingens arkiver har jeg erfaret at udgifterne til el i 1988 var på lidt under 20.000 kr. pr. år. Dette skal sammenlignes med en årlig udgift til el i 2013 på ca. 10.000 kr.! Det er konstateret, at en del af gadelamperne er ved at blive defekte således at der på et tidpunkt skal ske en udskiftning. Det drejer sig om 3-4 stk. Albertslund gadelamper. Bestyrelsen har ikke et overblik over de forventede omkostninger til en løbende udskiftning. Der er ikke budgetteret med denne post for 2014. Kloaker Rendestensbrønden ved torv 1 brød sammen i løbet af 2013 og det førte til en uforudset udgift på ca. 20.000 kr. Vi har set 2 tidligere nedbrud af rendestensbrønde på torv 2, nemlig én i 2010 og én i 2011, hver med en udgift på ca. 20.000 kr. Helsingør Kommune har foretaget en spuling og fotografering af kloakledningerne. Ejerforeningen har ikke fået en tilbagemelding fra Kommunen endnu. Vi bør rykke for et svar. Legepladsen Vedligeholdelsen af legepladsen er blevet gennemført. Legehuset er omdannet til et åbent shelter, de nedslidte reb er udskiftet, der er købt nye mål og legeredskaberne er blevet malet. Der er tale om en ikke budgetteret udgift på ca. 15.000 kr. Over perioden 2002-2013 har udgifterne til udbygning og vedligeholdelse af legepladsen været på 12.300 kr. i gennemsnit pr. år svarende til 308 kr. pr. hus pr. år. Der kan komme en udgift til udskiftning af sandet på legepladsen i 2015 eller 2016. 2

Bestyrelsen siger tak til Legepladsudvalget dvs. Marianne Steenstrup, Peter Juul Andres og Gitte Buch Olsen. Stormen og væltede træer Bestyrelsen havde i løbet af 2013 fået en vurdering af risikoen for væltede træer i forbindelse med en storm. Vurderingen gav, at der ikke var en risiko for at nogle træer ville vælte, men det har vist sig, at der i det grønne område mod Den Hvide by væltede mindste 4 træer. Der stod en gruppe træer på Fællesudvalgets områder. De væltede i stormen og de var få meter/få sekunder fra at kunne give personskader. Samarbejde med Fællesudvalget Vi har i år igen forsøgt at få et samarbejde med Fællesudvalgets formand, Flemming Jørgensen, mht. at holde det grønne område mellem Den Hvide By og G/F Vingen ved lige. Flemming Jørgensen ønsker at området skal have et skovmæssigt præg og han er på ingen måde imødekommende mht. en sanering af området. Flemming Jørgensen vil først fjerne de træer, der er væltet ind på G/F Vingens område i forbindelse med stormene i 2013, i løbet af 2014. Flemming Jørgensen har svaret på en henvendelse om planer for vedligeholdelse af området mellem G/F Vingen og Fællesudvalgets ansvarsområde. Planlægning vil finde sted på et bestyrelsesmøde i Fællesudvalget februar 2014. Resultatet heraf kendes ikke i skrivende stund. Bestyrelsen håber på, at han vil være mere fleksibel omkring et samarbejde i fremtiden. Samarbejde med Den Hvide By I forbindelse med et 25 års jubilæum for oprettelsen af Boligforeningen Ellekildehave afd. 31, der i daglig tale kaldes Den Hvide By, blev vi inviteret til en reception og medbragte et par flasker god vin. Det var en god kontakt denne reception gav til Ellekildehave og vi fik også navnet på den sociale vicevært, nemlig Ole Madsen. Det er Bestyrelsens opfattelse, at der har været et godt samarbejde med lejerforeningen for Den Hvide By. Det drejer sig både om bestyrelsen og Ole Madsen. Ole Madsen har i mange år arbejdet professionelt med fældninger og vedligeholdelse af grønne områder. Det er hans vurdering, at området mellem Den Hvide By og G/F Vingen har været misvedligeholdt i mange år og at der er behov for en kraftig sanering. Nogle træer er direkte farlige i forbindelse med en kraftig storm. Skolestien er ved at blive ødelagt på grund af rødderne fra piletræerne. Ole Madsens vision for vedligeholdelsen er, at der skal være enkelte store træer med en undergrund af buske af forskellige slags. Vi værdsætter Ole Madsens professionelle viden og rådgivning og hans fleksible indstilling til samarbejdet. Der har flere gange været tid til at nyde en kop kaffe og en god snak med Ole Madsen. Bestyrelsen for G/F siger tak til bestyrelsen for Den Hvide By og til Ole Madsen for et godt samarbejde. Boliggården I forbindelse med saneringen af det grønne område har vi kontakt til Thomas Pedersen, Boliggården mht. at 3

fremlægge vore synspunkter om saneringen. Vi gennemgik det grønne område mellem G/F Vingen og Den Hvide By. Der var en god forståelse for vore synspunkter og der var en fleksibel indstilling til sagen. Bestyrelsen siger foreløbig tak til Thomas Pedersen, Boliggården, for et godt samarbejde, som vi håber på vil fortsætte fremover. G/F Vingens fældning af træer. Det grønne hegn fra indkørslen til ud for nr. 7 er G/F Vingens ansvar mht. vedligeholdelse. Der er en række store fyrretræer, der fuldstændigt tager solen fra nr. 3 til nr. 19. Disse træer er i risiko for at vælte /knække i en voldsom storm og Ole Madsen indvilligede i at fælle dem. De resterende er blevet fældet i løbet af februar 2014 af anlægsgartner Steen Larsen. Udgiften er betalt og er med i budgettet og regnskab for 2013. For at undgå misforståelser med hensyn til fældning af træer og buske er der blevet afsat skelpæle og udleveret et matrikelkort til anlægsgartner Steen Larsen. Der har været usikkerhed mht. en smal stribe langs skolestien og G/F Vingens areal på 75 cm. Helsingør Kommune har vedligeholdelsesforpligtelsen, men den er nu overdraget til Den Hvide By/Fællesudvalget. Der vil være et behov for genplantning i løbet af 2014. Fliseopretning Fliseopretningen er blevet afsluttet for denne gang. Der er ikke planer om at foretage genopretninger i løbet af 2014, men erfaringsmæssigt vil der om nogle år opstå nyt behov for fliseopretning. Over perioden 2002-2013 har udgifterne til fliseopretning være på 366 kr. pr. hus pr. år. Arbejdsdage Der har været afholdt 3 arbejdsdage med ca. 25 deltagere hver gang. Uden disse arbejdsdage vil det årlige kontingent skulle sættes betydeligt op. Snerydning Der har ikke været nævneværdige udgifter til snerydning. Der er budgettet 35.000 kr. og forbrugt 9.106 kr. svarende til 26 % af budgettet. Solpaneler På generalforsamlingen 2013 blev det besluttet at undersøge muligheden for etablering af solfangeranlæg på tagene. Bestyrelsen har desværre ikke fået løst denne opgave pga. af andre gøremål. Bestyrelsen beklager dette og vil henstille til, at den kommende bestyrelse løser denne opgave. Økonomisk oversigt 2002-2013 Bestyrelsen har udarbejdet en oversigt over økonomien for G/F Vingen i perioden 2002-2013. Denne oversigt vil ikke ligge på hjemmesiden indtil videre, men kan fås på anfordring. Oversigten viser, at set over perioden 2002-2013 udgør vedligeholdelsen af de grønne områder ca. 54 %, vejen 10 % og legepladen 8 % af samtlige vedligeholdelsesudgifter. Set i lyset af den store post til vedligeholdelse af grønne områder, bør den næste bestyrelse overveje, om man fremover måske kan finde besparelser på denne post. Det vil være økonomisk muligt ved en passende blanding af besparelser og mindre kontingent forhøjelser at få en renovering af vejen gennemført i løbet af de næste 5-10 år. 4

Hjemmeside Vedligeholdelsen af G/F Vingens hjemmeside er overdraget til Thorkil Olsen, Vingen 3, og webmaster er Marianne Steenstrup, Vingen 33. Der bør etableres et område af hjemmesiden, som kun Bestyrelsen har adgang til. I mit oplæg til hjemmesiden er der lagt vægt på at informere om økonomien i foreningen og det er muligt at dette skal nedtones. Thorkil Olsen arbejder på at færdigøre hjemmesiden, som forventes at nå det inden generalforsamlingen. Vi forventer at hjemmesiden er opdateret senest den 5. marts 2014 dog med undtagelse af et fortroligt område, som kun bestyrelsen har adgang til. Opdatering af vedtægterne for G/F Vingen Vedtægterne for G/F Vingen har været gældende i 37 år og har fungeret fortræffeligt. Der er imidlertid et behov for en opdatering til nutidens tekniske niveau. Dette har tidligere været drøftet, men der er ikke taget konkret initiativ til denne generalforsamling. Specielt teksten om indkaldelse til Generalforsamling bør ændres, således at man som hovedregel kan sende indkaldelse herom via e-mail og hjemmeside. Der skal dog være en mulighed for på anfordring at modtage papirudgaver. Der skal også ske en ændring mht. referater af Bestyrelsesmøder, således at man kan lægge dem ud på hjemmesiden og undgå vedtægternes krav om at skrive dem manuelt ned i protokollen. Ud over et papirarkiv bør også der etableres et elektronisk arkiv. Økonomisystemer Det er en arbejdskrævende opgave at varetage kassererens opgave. Hvis man ikke er i stand til at finde en ny kasserer, vil der være et behov for at købe ekspertise til at varetage kassererens opgave. Dette kan koste 20.000 kr. 40.000 kr. pr. år. Alternativt må man købe et opdateret økonomisystem og betale kassereren 3.000-5.000 kr. pr. år. Hertil kommer udgifter til kursus/konsulenthjælp for at implementere systemet. Epilog Det er en sjov opgave at være formand for G/F Vingen, men jeg genopstiller ikke til Bestyrelsen pga. helbredet. Jeg vil nok være i omkredsen af Bestyrelsen i forbindelse med nogle ikke afsluttede opgaver, så som digitalisering af nogle af de gamle dokumenter og sanering af det grønne område ned mod Den Hvide By. Jeg håber på at kunne digitalisere generalforsamlingspapirer helt tilbage fra 1977, hvor G/F Vingen blev stiftet, men mangler pt dokumenter fra 1990 erne. Ulrik Vidarsson har planer om at fraflytte G/F Vingen og går derfor ud af Bestyrelsen. Han har gennem flere år udført et stort arbejde som kasserer for G/F Vingen. Det skal han have en stor tak for. Vivi fortjener megen ros for sit arbejde i Bestyrelsen. Vivi har udført et stort arbejde og båret meget på sine skuldre for Vingen og jeg håber på, at hun vil fortsætte i Bestyrelsen. På forhånd tak. Claus Rønne skal også have en stor tak for sit arbejde med at indhente tilbud og følge op på reparationen af vejen. Johnny, Mie og Marianne fortjener ros og mange tak for deres saglige deltagelse i bestyrelsesarbejdet og deres villighed til at indgå kompromisser for at nå frem til en beslutning. 5

Gitte Kehlet skal også have tak for sine ideer og mangeårige ihærdige arbejdsindsats i Grønt Udvalg. Også en stor tak til foreningens revisorer Casper Kehlet og Jan G. Nielsen samt til Thorkil Olsen for assistance til hjemmesiden. I sommeren 2013 fik ejendommen Vingen 19 erstattet en overdækket terrasse med en egentlig tilbygning. Den oprindelige ejer byggede denne terrasse med teglsten, der var til overs fra de øvrige huse. Disse teglsten vil jeg nu gerne levere tilbage til de andre huse med tak for lån. Dette sker formodentlig en gang i foråret i forbindelse med en arbejdsdag. Der skal evt. findes et depot for disse teglsten. Klaus Flemløse Formand for G/F Vingen Den 26. februar 2014 6