Til kommunernes borgerservice September 2014 Ref.nr.: Fagligt nyt fra Udbetaling Danmark Oplys venligst ved henvendelse Indholdsfortegnelse Boligstøtte... 1 Ændret fremgangsmåde i behandling af tilflytning... 1 Ny version af ansøgningsblanketten... 4 Pension... 5 Ansøgning om folkepension ikke digitale borgere... 5 Automatisk håndtering af træk for serviceydelser ved dødsfald... 5 Familieydelse... 5 Årlig bekræftelse af fortsat status som enlig forsørger ordinært og ekstra børnetilskud... 6 Barsel... 6 Feriekort - Underskrift på feriekort for borgere, der er forhindret i at holde ferie pga. barsel... 7 ATP Koncern Kongens Vænge 8 3400 Hillerød Tlf.: 70 11 12 13 Fax: 48 20 48 00 www.atp.dk CVR-nr.: 43405810 Telefontid: Mandag-fredag: 8.00-21.00 Helhedsorienteret kontrol, tættere kontakt omkring kontrolarbejdet... 7 Obligatorisk selvbetjening... 8 Digitalisering... 8 Nyt design Virk.dk.. 9 Status på de nye ansvarsområder... 12 Etablering af fælles dataenhed 12 1
Boligstøtte Ændret fremgangsmåde i behandling af tilflytning På grund af en afgørelse fra Ankestyrelsen har Udbetaling Danmark ændret praksis for behandling af tilflytninger. Afgørelsen statuerer, at en boligstøttemodtager skal have 3 måneder fra indflytningsdatoen til at indsende erklæringen om solidarisk hæfter på tilflytter. Udbetaling Danmark kan herefter først stoppe sagen, når boligstøttemodtagers frist for at indsende erklæringen om solidarisk hæfter er overskredet det vil sige efter 3 måneder. Derudover skal boligstøttemodtager indsende dokumentation for tilflytters indkomstforhold, og Udbetaling Danmark kan ligeledes først stoppe sagen, når boligstøttemodtagers frist for at indsende disse indkomstoplysninger er overskredet. Udbetaling Danmark har samlet dette i en blanket, så boligstøttemodtager kun får tilsendt ét brev og kun skal forholde sig til én frist. Efterregulering af boligstøtte I 2013 blev hele efterreguleringen gennemført i efteråret - både den store og den lille efterregulering. I år har vi gennemført den store efterregulering i foråret og i oktober/november gennemføres den lille. Før efterårsferien gennemfører KMD en testkørsel selve kørslen gennemføres i uge 45, og samme uge udføres den tilhørende sagsbehandling. Det er forventningen, at sagsmængden er lille, og at kommunerne derfor ikke vil mærke meget til efterreguleringen. I næste nyhedsbrev beskrives processen nærmere, ligesom vi vil vedhæfte relevante artikler og tekster fra borger.dk. Din Boligstøtte - Visionen om en bedre selvbetjeningsløsning Udbetaling Danmark har fra begyndelsen af 2014 arbejdet med en række projekter, der har til formål at øge brugervenligheden i Din Boligstøtte med henblik på at gøre det nemmere for borgerne at søge om boligstøtte og oplyse om ændringer digitalt. I det følgende fortæller vi lidt om hvilke tiltag, der allerede er blevet implementeret i selvbetjeningsløsningerne i Din Boligstøtte på borger.dk, hvilke ændringer, der implementeres den 1. oktober 2014 samt hvilke ændringer, som forventes implementeret inden årets udgang som følge af ob- 2
ligatorisk digital selvbetjening. Ændringer, som er implementeret Automatisk udfyldte felter En af de ændringer, der allerede er foretaget i selvbetjeningsløsningen, betyder, at en række felter i ansøgningen om boligstøtte nu automatisk bliver udfyldt med oplysninger. For borgere, som bor i en almen bolig, bliver oplysningerne således nu automatisk hentet fra Huslejeregisteret. For borgere, som ikke bor i en almen bolig, bliver oplysningerne fortsat automatisk hentet fra BBR-registeret. Eftersendelse af dokumentation Det er samtidig ikke længere obligatorisk for borgerne at vedhæfte et dokument for at komme videre i ansøgningen. Borgeren kan således vælge at eftersende den manglende dokumentation. Ændringer, som bliver implementeret den 1. oktober 2014 Dokumentation Grænsen for størrelsen på dokumenter, der kan uploades, hæves. Det betyder, at borgeren kan uploade dokumenter i ansøgningen, der fylder op til 9 MB. Automatisk kvittering som Digital Post Der bliver automatisk sendt en kvittering som digital post til borgeren, når han/hun har søgt boligstøtte eller foretaget ændringer i sin indkomst igennem Din Boligstøtte. I kvitteringen bliver borgeren informeret om, at Udbetaling Danmark har modtaget borgerens ansøgning eller oplysning om ændrede forhold. Der vejledes samtidig om Udbetaling Danmarks sagsbehandlingstid. Retningslinjerne skaber øget brugervenlighed og tilgængelighed Selvbetjeningsløsningen Din Boligstøtte kommer til at leve op til Digitaliseringsstyrelsens retningslinjer, som definerer, hvordan webindhold kan gøres mere tilgængelig for mennesker med handicap. Løsningen bliver blandt andet mere tilgængelig for borgere med syns- og hørehandicap. Det betyder fx, at løsningen kan blive læst op for synshandicappede brugere, som benytter skærmlæser, og at løsningen kan bruges uden mus. Det har samtidig den positive følgevirkning, at selvbetjeningsløsningens webindhold generelt bliver mere brugervenligt for ældre borgere med aldersbetingede funktionsnedsættelser. 3
HTML-guide implementeres Din Boligstøtte kommer samtidig til at leve op til borger.dk s HTML-guide. Formålet med at implementere borger.dk s HTML-guide på Din Boligstøtte er at sikre en ensartet brugeroplevelse på borger.dk og Min Side. Guiden har ligeledes til hensigt at sikre, at selvbetjeningsløsningen kan vises tilfredsstillende på alle skærmstørrelser, herunder også på smartphones og tablets. Flere personer i husstanden Det er i den nuværende selvbetjeningsløsning kun muligt for en husstand at tilføje én ansøger plus fire husstandsmedlemmer i ansøgningen. Dette ændres, således at ansøgningen fremover kan vedrøre op til 12 personer. Hjælpetekster Hjælpeteksterne i Din Boligstøtte bliver gennemskrevet og tilrettet, så det bliver nemmere for borgerne at finde hjælp til at udfylde felterne i selvbetjeningsløsningen. Den foreløbige beregner bliver en del af selvbetjeningsforløbet Den foreløbige beregning af boligstøtten vil automatisk blive vist for borgeren, når han/hun har givet sine oplysninger. Den foreløbige beregner er tidligere kun blevet vist, hvis borgeren selv har valgt at klikke på linket på siden Beregn din Boligstøtte i selvbetjeningsløsningen. Et af formålene med at gøre den foreløbige beregner til en del af selvbetjeningsforløbet er at gøre borgeren opmærksom på, hvad han/hun kan forvente at få i boligstøtte. Et andet formål er at sikre, at borgere, som ikke er berettiget til boligstøtte, gøres opmærksomme på det tidligt i forløbet. På den måde kan borgeren selv tage stilling til, om han/hun vil gennemføre ansøgningen. Portalforsiden fjernes Portalforsiden, som borgeren hidtil er kommet ind på efter at have logget ind med NemId, bliver fjernet. Det skyldes, at forsiden skabte mere forvirring end gavn hos borgeren. Det betyder fx, at i de tilfælde, hvor borgeren vælger at søge boligstøtte, vil borgeren i stedet komme direkte ind på siden Før du går i gang. Teksten på Før du går i gang bliver i samme omgang tilrettet og målrettet i forhold til, om borgeren vil søge om boligstøtte eller oplyse om ændret indkomst. Nyt felt til postnummer ved ansøgning om boligstøtte til anden adresse Linket til valg af anden kommune, som borgeren har været nødsaget til at bruge, såfremt borgeren ønskede at søge om boligstøtte til en anden adresse end den, der er registreret i folkeregistret, bliver fjernet. Borgeren skal i 4
stedet udfylde postnummer på den adresse, vedkommende ønsker at søge boligstøtte til. Linket til Hjælp til at vælge vejnavn bliver også fjernet. Øvrige ændringer som følge af obligatorisk digital selvbetjening Nye selvbetjeningsløsninger Da det fra den 1. december 2014 bliver obligatorisk for borgerne at benytte de digitale selvbetjeningsløsninger, når de skal søge om boligstøtte og oplyse om ændringer i deres indkomst eller personlige forhold, der har betydning for tilkendelsen, arbejdes der lige nu på at udvikle nye digitale selvbetjeningsløsninger. De nye løsninger skal supplere Din Boligstøtte ved at gøre det muligt for borgerne at oplyse om ændringer digitalt. Udover de nævnte ændringer vil der som følge af projektet E-Indkomst, ske yderligere ændringer i Din Boligstøtte. Vi forventer at implementere de første ændringer medio januar 2015, hvor borgeren vil blive præsenteret for for-udfyldte felter om deres indkomstforhold, når de søger om boligstøtte. Vi vil løbende holde jer orienteret om de ændringer, som vil ske i Din Boligstøtte. Hvis I har spørgsmål, er I velkomne til at kontakte afdelingschef, Jette Rasmussen på jgr@atp.dk Ny version af ansøgningsblanketten I april 2014 informerede vi om den nye ansøgningsblanket til brug for implementeringen af Huslejeregistret. Blanketten har nu været i brug i 5 måneder, og vi har fulgt op på, hvordan den er blevet modtaget af borgerne. Vi har i kølvandet på denne evaluering udarbejdet en ny og forbedret version af ansøgningsblanketten, som skal anvendes af de borgere, som fremadrettet bliver undtaget fra obligatorisk digital selvbetjening. I den nye ansøgningsblanket er vejledningen til blanketten forbedret, og en række af blankettens spørgsmål er blevet omformuleret. Ændringerne skulle gerne gøre det nemmere for borgerne at udfylde blanketten. Derudover er spørgsmålene om, hvorvidt borgeren bor i boligen mindst seks måneder om året, og om borgeren bor i Danmark mindst seks måneder om året, flyttet op under punkt A. Dette er sket for at sikre, at borgerne husker at tage stilling til de to spørgsmål. Den nye ansøgningsblanket er sendt med som bilag, således at I fra oktober 2014 kan udlevere den til de borgere, der ikke er i stand til at søge digitalt. Blanketten findes fortsat ikke på www.borger.dk 5
Pension Fremrykning af orienteringsbrevene om ansøgning om folkepension Den 1. oktober 2014 udsendes et orienteringsbrev til de borgere, der kan få folkepension med virkning fra den 1. november og 1. december 2014. Fremrykning af udsendelse sker for at give ansøgere om folkepension, der skal modtage deres første udbetaling i 2014, mulighed for at anvende den nuværende pensionsguide. Medio november 2014 kommer der en ny pensionsguide, der kan håndtere de nye kalenderårsregler, der gælder for personer, der skal modtage folkepension fra 1. januar 2015. Automatisk håndtering af træk for serviceydelser ved dødsfald Udbetaling Danmark orienterede i Fagligt Nyt nr. 5-2014 om en kommende systemunderstøttelse af processen vedrørende tilbageførsel af træk for serviceydelser i forbindelse med dødsfald. KMD har i driftsinformation på Kundenet den 11. september 2014 orienteret om en ny version af KMD Social Pension, der omfatter denne systemunderstøttelse. Løsningen sikrer, at beløb automatisk flyttes mellem kommunerne og Udbetaling Danmark i henhold til den eksisterende aftale. Løsningen får virkning fra og med udbetalingen sidst i oktober 2014. Det er aftalt med KL, at der nedsættes en mindre arbejdsgruppe i første kvartal af 2015, der evaluerer løsningen og definerer eventuelle behov for tilpasninger og ny kontrakt. Hvis jeres kommune ønsker at deltage i denne arbejdsgruppe, bedes I snarest muligt kontakte Udbetaling Danmark, forretningsspecialist Brian Partov på bpa@atp.dk Familieydelser Årlig bekræftelse af fortsat status som enlig forsørger ordinært og ekstra børnetilskud. Ifølge børnetilskudslovens 22a skal en modtager af ordinært og ekstra børnetilskud én gang om året bekræfte sin fortsatte status som enlig forsørger for at bevare retten til ydelsen. Dette skal borgerne gøre via selvbetjeningsløsningen på www.borger.dk. Som vi nævnte i Fagligt Nyt fra august 2014 bliver erklæringen i år sendt ud i oktober, og vi har udarbejdet nye breve og forbedret selvbetjeningsløsningen. 6
De nye breve og den redigerede vejledningstekst er vedhæftet. Tidsplanen for enlig-erklæringen ser således ud (inkl. rykkerforløb): Erklæringen sendes ud 6. oktober 2014 Svarfrist 10. november 2014 Rykker 19. november 2014 Svarfrist 3. december 2014 Afgørelse 8. december 2014 Kontaktpersonen i Udbetaling Danmark omkring spørgsmål om bekræftelse af status som enlig forsørger er afdelingschef, Claus Mortensen på clm@atp.dk Barsel Feriekort - underskrift på feriekort for borgere, der er forhindret i at holde ferie på grund af barsel Borgere, der er gravide eller har et barn, der er yngre end 46 uger, kan efter den 1. oktober, når perioden for afholdelse af hovedferie er udløbet, og inden den 1. maj, hvor et nyt ferieår påbegyndes, få deres feriekort underskrevet i kommunernes borgerservice. I disse situationer kontrollerer kommunen via e-indkomst, at der er udbetalt barseldagpenge fra Udbetaling Danmark i september måned (det vil sige, at der er feriehindring for hovedferien) eller i april (feriehindring for restferien). Borgeren skal selv underrette Udbetaling Danmark om, at feriepengene udbetales. Lige nu underskrives feriekort for ferie optjent i 2013 til afholdelse i ferieåret 1. maj 2014 30. april 2015. Kontaktperson i Udbetaling Danmark omkring spørgsmål på feriekort ved barsel er afdelingschef, Kirsten Hother på kh@atp.dk Helhedsorienteret kontrol Tættere kontakt omkring kontrolarbejdet Fra september 2014 har Udbetaling Danmark valgt at afprøve et nyt kon- 7
cept for den løbende kontakt med kontrolenhederne i kommunerne. Formålet er at sikre, at dialogen og samarbejdet omkring den enkelte sag bliver tættere, og at vi hurtigere kan erfaringsudveksle og tilpasse, hvor der er behov for det. Der er udpeget en fast kontaktperson i det Udbetaling Danmark center, som I normalt har tilknytning til. Vi opfordrer jer til at benytte jeres kontaktperson, hvis I har spørgsmål, hvis der er ting, som I ønsker, at vi gør anderledes, eller hvis I har særlige indsatsområder, som kunne være af interesse for jer. Obligatorisk selvbetjening Fra den 1. december 2014 bliver det obligatorisk at søge om familieydelser, boligstøtte, pension og barseldagpenge samt melde ændringer digitalt. Bekendtgørelsen om obligatorisk digital selvbetjening vil blive udstedt af Ministeret for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold og vedrøre følgende: Pension: Ansøgning om folkepension Ansøgning om udskudt pension Ansøgning om varmetillæg og petroleumstillæg Ansøgning om opstart af førtidspension Ændringsmeddelelser til alle ydelser Boligstøtte: Ansøgning om boligstøtte til lejeboliger Ansøgning om boligstøtte til andelsboliger Ændringsmeddelelser til alle ydelser Familieydelser: Ansøgning om ordinært og ekstra børnetilskud Ansøgning om særlig børnetilskud når der ikke er fastslået faderskab Ansøgning om børnetilskud til forældre under uddannelse Ansøgning om underholdsbidrag Ændringsmeddelelser til alle ydelser Barseldagpenge: Ansøgning om ferieydelser under barsel Ændringsmeddelelser til alle ydelser (inkl. underretningsbreve) Vi vil i uge 41 sende en særudgave af Faglig Nyt, som fortæller mere om 8
obligatorisk selvbetjening på tværs af alle sagsområder. Digitalisering Virk.dk har pr. den 28. august 2014 fået et nyt design. Virk.dk er således nu inddelt i tre områder: Indberet, Startvækst og Data også kaldet de tre vertikaler. En stor fornyelse ved det nye design er, at det er responsivt, således at virk.dk automatisk tilpasser sig skærmstørrelsen afhængig af om brugeren benytter en PC, med en tablet eller en smartphone. Desuden er der ændret i de skabeloner, som fører brugeren fra informationssiderne til selvbetjeningsløsningen. De nye skabeloner giver i højere grad myndighederne mulighed for at skrive tilhørende hjælpetekster til løsningerne og dermed i højere grad guide brugeren hen imod selvbetjeningsog indberetningsløsningerne. Nedenfor ses et par eksempler på det nye virk.dk: Barseldagpenge for A-kasser: 9
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/udbetaling_danmark/barseldag penge_for_a-kasser-0 Refusion af sygedagpenge: 10
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/nemrefusion/refusion_af_syge dagpenge 11
Status på nye ansvarsområder samt etableringen af Den Fælles Dataenhed. Nye ansvarsområder til Udbetaling Danmark I Økonomiaftalen for 2015 blev regeringen og KL enige om at flytte fem ydelser til Udbetaling Danmark. Det drejer sig om internationale sygesikringsopgaver, begravelseshjælp, efterlevelseshjælp, fleksydelse og delpension. Samtidig blev man enige om at etablere en ny dataenhed i Udbetaling Danmark, der skal skabe bedre grundlag for kontrol med sociale ydelser både i kommunen og Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark har siden Økonomiaftalen blev indgået arbejdet på at sikre den bedst mulige proces for myndighedsoverdragelsen af ydelserne og etableringen af den nye dataenhed, som har fået navnet Den Fælles Dataenhed. Både myndighedsoverdragelsen af ydelserne og idriftsættelsen af den nye dataenhed vil ske den 1. maj 2015. Overdragelsen af de fem ydelser Første skridt i arbejdet med de nye opgaver har været at få klarlagt opgavesplit for de enkelte sagsområder, og i det arbejde er der blevet afholdt en række workshops med deltagelse fra KL, kommunale repræsentanter udvalgt af KL, Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold, de relevante ressortministerier og ATP. Her er man nået frem til nogle overordnede opgavesplit, som der i den kommende periode vil blive arbejdet videre med. De endelige opgavesplit forventes fastlagt senest i november 2014. Sideløbende bliver der arbejdet på at få foretaget de ændringer i love, vejledninger og bekendtgørelser, som myndighedsskiftet fører med sig. Det forventes, at lovforslaget vil blive fremsat i februar. Ligeledes arbejdes der på at etablere den rette IT-understøttelse for de enkelte ydelser. Endelig er KL og Udbetaling Danmark i fuld gang med at finde ud af, hvordan man bedst muligt kommunikerer ud om de harmoniserings- og overgangsopgaver, der skal løses i kommunerne i forbindelse med myndighedsoverdragelsen. KL og Udbetaling Danmark forventer, at der udsendes information om denne proces i løbet af oktober. 12
Etableringen af Den Fælles Dataenhed Den Fælles Dataenhed skal sikre bedre data, øget registersamkøring og styrket samarbejde om kontrollen med sociale ydelser. For kommunerne betyder det, at Den Fælles Dataenhed skal samkøre data fra offentlige registre over modtagere af kommunale ydelser og videregive undringslister etc. til kontrolenhederne i kommunerne. Derudover skal dataenheden indhente oplysninger om borgeres forhold i udlandet. Den Fælles Dataenhed skal baseres på et tæt samarbejde mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. Derfor vil der blive nedsat et samarbejdsforum med repræsentation fra kommuner, KL og Udbetaling Danmark. Samarbejdsforummet skal bidrage til, at Den Fælles Dataenhed indrettes, så den styrker kontrollen med sociale ydelser i både kommunerne og Udbetaling Danmark. Dertil vil der blive etableret en task force bestående af 16 kommuner, som skal pilotteste kriterier, samarbejdsprocedurer mv. for Den Fælles Dataenhed. Kommunerne udvælges af KL og Udbetaling Danmark. Der har indtil nu været afholdt workshops med udvalgte kommuner, hvor processerne for kontrol med sociale ydelser i kommunerne og Udbetaling Danmark er blevet kortlagt. Der vil i efteråret blive afholdt workshops med fokus på udvikling af kriterier og processer for behandling af undringslister. Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold er i gang med det lovforberedende arbejde for at tilvejebringe de nødvendige hjemler til, at dataenheden kan registersamkøre data om modtagere af kommunale ydelser. 13