Kgs. Lyngby, 21-01-2015 Kundenr. 8-436 Sagsnr. 07-27904 Dok.nr. 14- Direkte tlf. +45 39 46 60 57 crh@deas.dk REFERAT E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde Mødested: i Selskabslokalerne, Eremitageparken 335 Mødedato: 21. januar 2015 klokken 16.30 Fremmødte: Bestyrelsen: Trine Bischoff Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Henrik Eilsøe Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Flemming Palshof Suppleanter: David Söderberg (afbud) Carl Erik Munk Pedersen Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson Afdelingsdirektør Per Holm Inspektør: Per Jensen Referent: Christiern Håkansson Dagsorden: 1. Regnskab 2014 a. Udkast til regnskab eftersendes 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff a. Diverse fra formanden 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Vedligeholdelse - Planlagte opgaver 2015 i. Fordeling inspektør/driftsleder ii. Opstart planlagte opgaver b. Kloakrenovering 2014 Opfølgning/Status c. Legepladser Nye legestativer/-huse DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg www.deas.dk Tel +45 70 30 20 20 info@deas.dk cvr. 20 28 34 16 Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-436
d. Vandskade Eremitageparken 329, 1.D. - Status 5. Meddelelser fra administrator a. Planlægning af ordinær generalforsamling den 9. april 2015. Forslag eftersendes 6. Næste møde Spisning vil foregå herefter. 1. Regnskab 2014 Christiern Håkansson fremlagde regnskab for 2014. Regnskabet var endnu ikke revideret. De fleste af årets større projekter var afsluttet og de sidste fakturaer modtaget og godkendt i januar måned 2015. Dog var kloakrenoveringen stadig igangværende; der er foretaget beregning på ejerforeningens egen udgift til renoveringen og beløb er afsat i regnskabet til udførelse i 2015. Styning af platantræer udføres først i februar måned 2015 af ejerforeningens eget personale. Isolering af varmeinstallationer var udført som et samlet projekt og er derfor ikke opdelt i regnskabet. Samlet havde udgiften til vedligeholdelse i 2014 været mindre end budgetteret. El-forbruget til belysning havde været dyrere end forventet. Vandforbruget i foreningen var faldet en smule. Ejendomsforsikringen var fra udgangen fa 2013 Gjensidige Forsikring. Der var spørgsmål til udgiften til telekommunikation. Inspektøren orienterede om de mange alarmer tilknyttet centralvarmeanlægget/fyringsanlægget som alle fungerer via telefonforbindelser. Der var større udgift til porto end tidligere. Administrator fakturerer i henhold til ny aftale for udlæg til porto og kopiering i forbindelse med større forsendelser. Selskabslokalerne var i 2014 blevet renoveret. De havde derfor været lukket en periode over sommeren. Renoveringen havde en række udgifter til hovedrengøring mv. så driften af dem ikke gav overskud i 2014. Foreningen havde stadig en større opsparing placeret på diverse bankkonti. Der var ved årsskiftet kun en inkassosag; der var aftalt afdragsordning via inkassoadvokaten. Der var ikke andre restancer. Varmeregnskabet kunne ikke udføres endnu, da faktura fra e-on for december endnu ikke var modtaget. Foreningen fælleslån blev særligt gennemgået. Mange ejere havde valgt at indfri deres andel af lånet. Bestyrelsen godkendte udkast til regnskab 2014. Administrator ville herefter tage kontakt til revisor for revision. 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff. a. Diverse fra formanden i. Træer Formanden havde modtaget henvendelse fra ejer om fældning af træ; hun havde svaret i henhold til bestyrelsens beslutning tidligere i 2014. b. Støjvold Sagen blev stadig behandlet i Vejdirektoratet. Det havde givet udfordringer med de to gravhøje på arealet. 2/5 ejd. 8-436
3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. i. Lys på legepladser Per Jensen havde indhentet tilbud på lys på legepladser. Der var to forskellige løsninger. Kroner 22.697,- plus moms for en løsning med lamper på pullerter blev valgt. ii. Træer Tilbud på udskiftning af visne træer. Det kostede kroner 80.000 at plante nye træer på én stikvej. Bestyrelsen godkendte at nyplante på én strækning. iii. Legeplads Inspektøren havde skaffet forskellige tilbud. Der var stort spænd. Kroner 178.000 for den dyreste løsning og kroner 70.000 for den billigste. Inklusive montering. Bestyrelsen gennemgik de mange muligheder og udsatte beslutningen til næste møde. Inspektøren skulle indhente flere forslag. iv. Prøveboringer Region Hovedstaden ville foretage ekstra boringer i ugerne 7 og 8. v. Lift Inspektøren ville til næste møde lave beregning på værdien af at ejerforeningen kunne have egen lift. vi. Affaldslift Affaldsliften i centergruppen skulle ikke fjernes. vii. Budcykel Bestyrelsen godkendte indkøb af budcykel til personalets interne transport i ejerforeningen. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreasen). a. Vedligeholdelse planlagte opgaver 2015 i. Fordeling inspektør/driftsleder Per Rønn Andreasen tager sig af den videre kloakrenovering. Inspektøren tager sig af årets vinduesbemaling og betonrenovering. Flemming Palshof stillede spørgsmål til farven på betonpuds og mørtel. Per Rønn Andreasen oplyste der arbejdes med to forskellige farver afhængigt af reparationsstedet. ii. Opstart planlagte opgaver Bestyrelsen godkendte at inspektøren igangsatte udarbejdelse af udbudsmateriale til vinduesbemaling og betonrenovering. b. Kloakrenovering 2014 opfølgning/status Det var aftalt at forsikringsselskabet og forsikringen hver skulle skaffe et tilbud på udbedring af de skader der var påvist ved tv-inspektionen af kloakken. De to tilbud lød på: AL Entreprise, kroner 750.000 ekskl. moms Peter Meyer, kroner 1.115.000 ekskl. moms AL Entreprise var blevet valgt. Forsikringen dækker 40 % af udgiften til udbedringen af skaderne, men ikke for brønde som udgør kroner 350.000 af de 750.000 kroner. Denne del omfatter alene skader af kategori 3 og 4. Der er fortsat debat mellem ejerforeningen, forsikringsmægler og forsikringsselskabet om skader af kategori 1 og 2 og muligheden for efterfølgende at få anmærkningen på policen slettet. 3/5 ejd. 8-436
Gjensidige Forsikring er et af de få forsikringsselskaber, der ikke dækker udgifter vedrørende skader på brønde. Bestyrelsen godkendte arbejder på kloakker i henhold til det fremlagte. Der afsættes kroner 500.000 i regnskab for 2014. c. Legepladser Blev debatteret under punkt 3. d. Vandskade Eremitageparken 329, 1. D status Der var nu lagt ekstra tagpap på afløbet på taget over lejligheden. Icopal havde været med på sagen hele tiden. Garantien dækkede ikke denne skade, da tagbrønden ikke var skiftet i forbindelse med udskiftningen af tagpap for nogle år siden. 5. Meddelelser fra administrator. a. Planlægning af ordinær generalforsamling den 9. april 2015. Christiern Håkansson fremlagde udkast til dagsorden. Bestyrelsen havde ikke særlige punkter til behandling på generalforsamlingen. Planlagte vedligeholdelsesarbejder i 2015 var indeholdt i budgetforlag for 2015, som blev godkendt på sidste bestyrelsesmøde. Der var ikke modtaget forslag til behandling. Bestyrelsen genopstiller. Suppleant Carl Emil Pedersen genopstiller måske. Det var uvist om David Söderberg genopstiller. Formanden meddeler på bestyrelsens hjemmeside om fristen for indsendelse af forslag. Administrator havde spurgt om advokat Korpela-Andersen kunne være dirigent i år. Han havde ikke mulighed. Formanden ville finde bestyrelsens forslag til dirigent. Bestyrelsen holder i år konstituering umiddelbart efter generalforsamlingen. 6. Næste møde. Næste bestyrelsesmøde holdes i Selskabslokalerne den 11. marts 2015 klokken 16.30. Der ville være spisning klokken 18.00. Fra DEAS deltager Per Holm og Per Rønn Andreasen. - Erik Husmark orienterede om YouSee i samarbejde med bestyrelsen holder åbent hus den 12. marts 2015 i Selskabslokalerne. Der er pligt til at have måleranlæg for vandforbrug hvis det er rentabelt i ejendommen. Beregninger fra 2012 viser det ikke er rentabelt i Eremitageparken. Debat om muligheden for at skifte til LED-pærer i den fælles belysning. Inspektøren undersøger muligheden i samarbejde med driftsleder. Projekt med regulering af fyringsanlægget i varmecentralen sættes i gang nu af hensyn til forsyningen i varmesæsonen. Dirigenten hævede bestyrelsesmødet kl. 19.10 og takkede for god ro og orden. 4/5 ejd. 8-436
Referent Christiern Håkansson Bestyrelsen: Trine Bischoff, formand Jacob Lundgaard Charlotte Heier Erik Husmark Flemming Palshof 5/5 ejd. 8-436