DATALØN II Tips & Tricks Januar 2014
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 3 2 GRUPPER... 4 3 UDSKRIFTER... 6 3.1 Udskrifter... 6 4 EGNE LØNTEKSER... 7 5 KORREKTIONER... 9 6 FEREIEPENGE... 10 6.1 Optjening af feriedage... 10 6.2 Værdien af feriedage ifølge Ferieloven... 10 6.3 Anvisning af feriepenge... 10 6.4 Indberetning... 11 6.5 Betalingsfrister til Feriekonto... 11 7 GENERELT... 12 Side 2
1. INDLEDNING Dette hæfte er tiltænkt som en hjælp, i brugen af DataLøn. Et opslagsværk, som ikke må opfattes som uddybende, men giver dig vejledning og hjælp. Informationerne i hæftet kan være forældede hvis du på et senere tidspunkt har brug for dem. Vi anbefaler derfor at du i tvivlstilfælde søger hjælp hos Bluegarden s Kundecenter DataLøn eller på www.mitbluegarden.dk Vi har taget udgangspunkt i DataLøn s faciliteter, samt de steder hvor brugen af DataLøn påvirkes af lovgivningen. Såfremt du har brug for mere detaljeret viden om lovgivningen på løn og personaleområdet, kan vi anbefale Bluegarden s HR og personalejura kurser. Se mere på www.bluegarden.dk/kurser Side 3
2 GRUPPER For at lette oprettelse af lønmodtagere, som har en række ens oplysninger til fælles f.eks. ferie, ATP eller pensioner, kan du med fordel oprette en eller flere grupper med disse standartværdier. Du klikker på Grupper, under funktioner 1. Klik på Opret 2. Vælg hvilken termin du ønsker at oprette en gruppe i. 3. Angiv navn på gruppen 4. Klik på OK 5. Vælg Standardværdi for gruppen 6. Når du har opsat standardværdierne, klikker du på Tilbage og Gem. Side 4
Når du fremadrettet opretter en medarbejder, i lønmodtager ikonet, knytter du medarbejderen til gruppen, og de får dermed gruppens standardværdier. TIP: Du kan rette standard værdien i gruppen, så den ændre sig på alle der er med i gruppen. Det vil sige at du f.eks. retter SH procenten én gang og den nye værdi gælder for alle i gruppen. Side 5
3 UDSKRIFTER TIP: Dette er et kikke ikon Hvor du kan finde mange nyttige informationer, her har du ikke mulighed for at gemme, sende eller slette oplysninger. 3.1 Udskrifter Du klikker på i konet Udskrifter I fanebladet Lønmodtager, kan man f.eks. få vist en e-boks statusliste. I fanebladet System oplysninger, kan du f.eks. se de lønfelter som du har omdøbt i Egne løntekster, tidsplaner/afleveringsfrister og bogføringstekster Hvis du registrerer fraværsstatistik under ikonet Fravær & Refusion på startsiden, har du mulighed for at få et udskrift i fanebladet Fravær. Dette kan f.eks. bruges til medarbejder/udviklingssamtaler. Side 6
4 EGNE LØNTEKSER Du klikker på ikonet Egne Løntekster Find de felter du ønsker, der skal ændres. Feltnummer ligger i nummerorden, men hvis du ønsker at sortere dem i alfabetisk orden, dobbeltklikker du på ordet Navn. På www.mitbluegarden.dk finder du vejledningen Lønbehandlingsoversigt, her kan du se hvilke løndele/felter du har mulighed for at omdøbe. Side 7
TIP: du omdøber felterne på løntermin, så det samme felt kan have flere navne, alt efter hvilken løntermin du vælger. Når du ændrer standardnavnet, vil ændringen få virkning med det samme, på den eventuelle påbegyndte lønbehandling. Side 8
5 KORREKTIONER I DataLøn er der mulighed for at foretage korrektioner, hvor du retter saldi vedrørende en tidligere periode. Korrektioner benyttes blandt andet hvis der er fejl i lønbehandlingen, hvis lønmodtageren ikke har fået løn, hvis virksomheden har udbetalt løn før tilmelding til DataLøn, eller hvis lønmodtageren er oprettet med forkerte stamoplysninger. Du skal være opmærksom på, at nogle saldi påvirker andre. Hvis du f.eks. opskriver saldi for løn skal lønmodtagerens AM-bidrag, og A-skat opskrives. Korrektioner til gammelt indkomst år vil ikke afstedkomme afregning til SKAT, ATP-huset, pensionsselskab, FerieKonto eller barselsfonde. Det er dispositionsdatoen der afgør hvilken periode rettelsen tilhører. Du klikker på ikonet Korrektioner Korrektionsnummer ligger i nummerorden, men hvis du ønsker at sortere dem i alfabetisk orden, dobbeltklikker du på ordet Navn. Såfremt du har omdøbt feltet, skal du søge på dette navn. Kender du korrektionsnummeret, kan du skrive dette i Filter. På www.mitbluegarden.dk finder du vejledningen Korrektionsoversigt. Side 9
6 FEREIEPENGE 6.1 Optjening af feriedage Ifølge Ferieloven optjener man 2,08 feriedag pr. måneds ansættelse, svarende til 25 feriedage om året. Er man ansat mindre end en måned, optjener du 0,07 feriedag pr. dags ansættelse, men aldrig mere end 2,08 feriedage pr. måned. 6.2 Værdien af feriedage ifølge Ferieloven En funktionær som holder ferie, optjener ikke feriepenge af den løn, der vedrører ferien. Derfor bør du udbetale lønnen under ferie i en ikke feriepengegivende løndel. Værdien af feriedage beregnes ifølge ferieloven: Bruttoløn x 4,8 % = 1 feriedag NB: Der kan i visse overenskomster, være andre beregninger for værdien af feriedage. 6.3 Anvisning af feriepenge Du klikker på ikonet Feriepenge Hvem skal administrere feriepengene? Er virksomheden medlem af en brancheorganisation, som garanterer feriepengene, kan du anvise feriepengene til virksomhedens egen konto. Er virksomheden ikke medlem af en brancheorganisation, skal du anvise feriepengene til Feriekonto. Der kan blive tale om indberetning for op til 3 optjeningsår, indeværende år, sidste år og evt. rest fra forrige år. Side 10
Funktionærer, der fratræder inklusiv eventuelle restsaldi fra tidligere år. Timelønnede, der løbende får beskattet feriepenge 6.4 Indberetning Folketinget har besluttet, at der skal laves en digital løsning, så lønmodtagere kan se og få deres feriepenge (feriegodtgørelse) udbetalt ét sted. I dag findes der mange ordninger, som administrerer og udbetaler feriepenge. Det kan derfor være svært for lønmodtagere at vide, hvem der udbetaler pengene, og hvordan de får dem udbetalt. Med den nye digitale løsning FeriePenge.dk kan lønmodtagere se og søge digitalt om at får deres feriepenge udbetalt, hvis de ikke får løn under ferie. Du finder yderligere indformation på www.mitbluegarden.dk DataLøn vejledninger Indberetning af feriepenge.dk eller www.feriepenge.dk. 6.5 Betalingsfrister til Feriekonto Indberetning til FerieKonto fremover foregå via eindkomst, i den forbindelse er betalingsfristen rykket til et senere tidspunkt. Side 11
Afregningsreglerne vedrørende overførsel af feriepenge er følgende: Timelønnede: Fratrådte funktionærer: 7 GENERELT Du er altid velkommen til at kontakte vores kundecenter på telefon 72 27 90 90, Du kan bestille et opkald, på tidspunkt som passer dig på www.mitbluegarden.dk/blivringetop eller skrive til kundecentret via hjemmesiden www.mitbluegarden.dk TIP: Bluegarden kan tilbyde forskellige former for hjælp, både support ydelser og konsulentbistand samt juridiskrådgivning. Se hjemmesiden www.mitbluegarden.dk Bluegarden tilbyder også HR rådgivning og en lang række outsourcingydelser, der understøtter din virksomheds eller din organisations arbejde med at rekruttere, fastholde og udvikle medarbejdere. Det er vores vision at være den uundværlige samarbejdspartner for alle med ansvar for medarbejdere. 7.1 KreditTjek Har din virksomhed tabt penge på dårlige betalere? De fleste kan svare ja til det spørgsmål! Men hvad kan man gøre for at undgå at det gentager sig? Løsningen er at tjekke din kundes betalingsevne, inden du giver kredit. Det kan gøres nemt og sikkert. Som noget nyt har Bluegarden i samarbejde med Debitor Registret og Nordic Debt Collection udviklet denne ydelse, så den passer til små og mellemstore virksomheders behov og betalingsvillighed. Du har således mulighed for via Debitor Registret at beskytte din virksomhed mod dårlige betalere. Læs meget mere på www.mitbluegarden.dk/kredittjek Side 12