Guide til SMS modul Revideret 21-02-2011
Indledning Med SMS modulet i Xdont, åbnes der for en masse nye muligheder for at påminde og kontakte kunderne via en SMS besked. Det betyder, at der kan sendes SMS er til enkeltpersoner eller grupper af personer. SMS erne kan f.eks. være påmindelser, info, sygemelding, kampagner eller tilbud. Ideen med dette hæfte, er at give dig et redskab, som du hurtigt kan slå op i, når du har behov for det. Bemærk at det er et krav at klinikken benytter den elektroniske aftalebog i Xdont. I nedenstående vises nogle eksempler, af de steder hvor det er muligt at sende SMS beskeder. PÅMINDELSE OM AFTALE: For kunder som benytter aftalebogen, kan der sendes en SMS for at påminde patienten om en tid. Den grundlæggende ide, er at koble de forskellige aftaletyper, sammen med relevante SMS beskeder. Når versionen er indlæst, har vi oprettet 3-4 standard tekster, som du kan rette eller tage i brug med det samme. AFLYSNING: Bliver en behandler f.eks. syg, markeres datoen, og der sendes sygemelding til patienterne, hvor aftalen aflyses. PERSONLIG BESKED: Afsendelse af en personlige besked til en patient fra patientsiden. GRUPPE INFORMATION: Under udvidet søgning, kan en bestemt gruppe patienter søges frem, for herefter at kunne sende en bestemt SMS til dem. Denne funktion kan benyttes til kampagne, reklame for nye tiltag, præsentation af nyt personale. Ja du bestemmer med andre ord selv gruppen og budskabet. Side 1/11
Vigtigt at vide Inden modulet åbnes, er her lidt baggrundsviden omkring SMS modulet. En SMS besked sendes fra Xdont, i intervaller af 10 minutter. Beskederne sendes videre til en server hos CGM, denne server sender så SMS beskeden til en SMS-gateway på det tidspunkte patienten skal have beskeden. Der arbejdes med 2 typer af sms beskeder: påmindelser og andre beskeder. Hvis det skulle ske, at internettet går ned, og der derved ikke er forbindelse fra f.eks., klinikkens maskine til os, har vi indført følgende regler for de 2 typer beskeder. Påmindelser: Hvis påmindelsen, først kan sendes videre efter tidspunktet som patienten skulle møde, sendes der ikke nogen SMS-besked, men på patientens status vil der ud for beskeden stå forældet. Det betyder, at en patient ikke vil få en besked, efter at han skulle være mødt, men kan altså godt få den lige op til aftalens starttidspunkt. Andre beskeder: En besked, af typen andre, vil blive sendt senest 24 timer senere, end det ønskede tidspunkt. Årsagen er, at disse beskeder ikke vurderes til at have samme vigtighed som hvis det var en påmindelse vedr. et bestemt tidspunkt. Derfor er der mulighed for, at denne besked kan komme op til 24 timer efter det ønskede tidspunkt. Det skal naturligvis lige nævnes at når vi har sendt beskeden til kundens teleselskab, kan vi naturligvis ikke garantere for hvordan beskeden kommer det sidste stykke vej. En SMS tekst kan indeholde optil 160 tegn. Da det er muligt at benytte flettekoder (f.eks. behandlernavn, patient fornavn og kliniknavn) vil længden variere fra behandler til behandler. Vi anbefaler derfor, at man prøver at sende en SMS til sig selv for at se om indholdet af beskeden er som man ønsker. Priser: Modulpris for gratis. Pris pr. SMS er kr. 0,99 som afregnes pr. CVR nummer, på opgørelse som fremsendes til klinikken. Opkrævning fremsendes hvert kvartal. Alle priser er inkl. Moms. Side 2/11
SMS modul åbnes. Modulet låses op i systemvedligholdelse -> systemindstillinger -> fælles -> moduler. Modulet er et tilkøbsmodul og når det åbnes, kan det tages i brug med det samme. Du bliver guidet igennem alle faser. Inden du kan gå i gang, skal du accepterer aftalevilkårene og efterfølgende udskrive vejledningen. Side 3/11
SMS Opsætning. Denne side ligger normalt i funktioner, og er selve omdrejningspunktet for SMS modulet. Afhængig af hvad du har valgt under opdatering til versionen, kan menupunktet ligge andre steder. Herfra kan du kalde de relevante funktioner. Hvert enkelt punkt gennemgås i det efterfølgende: Vis SMS vejledning: Udskriver denne vejledning. Side 4/11
Vedligehold SMS-tekster Her oprettes/vedligeholdes SMS-teksterne som efterfølgende skal kobles sammen med behandlingstyperne. Ideen er at man laver individuelle tekster til hver behandlingstype. Men man kan også vælge at koble en besked, F.eks. Normal som vist i ovenstående på alle aftaletyper. Det er muligt at bruges flette koder, som vist i nedenstående eksempel. Vi har allerede oprettet et par færdige tekster, som kan bruges med det samme. Tekster du opretter her er måde til påmindelse og til andre typer at beskeder. Opret: Opretter en SMS-besked. Slet: Sletter en SMS-besked Kode: Koden på den enkelte besked Beskrivelse: Beskrivelse af SMS beskeden. Her er f.eks. teksten til normal behandling. Hej <KliFornavn> Husk du har en tid d. <AftDato> kl. <AftTid> hos <BehNavn>. Med Venlig Hilsen <FirmaNavn> Ønsker man at kopiere en flette tekst, klikkes der på den ønskede kode, hvorefter man kopierer koden ind i selve SMS teksten. Som skrevet i indledningen, så er der plads til max 160 tegn, i hver SMS besked. Vær derfor opmærksom på dette i forbindelse med udformningen af teksten. Side 5/11
Vedligehold behandlingstyper: Her kobles SMS-teksten sammen med behandlingstypen. I ovenstående eksempel kobles teksten 10-normal sammen med behandlingstypen Behandling SMS påmindelsestekst: Her vælges den ønskede påmindelsestekst fra SMS beskederne. SMS påmindelses interval: Her vælges hvor lang tid før beskeden skal sendes til patienten. Side 6/11
Kopier mobilnumre: Her overføres patienterens mobilnummer til det felt der indeholder mobilnummeret som SMS beskeden skal sendes til: Hvis man ikke ønsker at benytte sig af automatikken, kan man løbende begynde at udfylde Nr. til SMS tekst, efterhånden som man snakker med patienten om det. Har man en patient, der ikke ønsker at modtage SMS-beskeder, kan det fravælges ved at sætte hak i feltet SMS ønskes ikke Men Husk, at det er muligt at fravælge beskeder på den enkelte aftale. OBS: Kunder som har kørt med Cure4You løsningen behøves ikke at vælge denne funktion, da disse klinikker allerede har patientens mobil nummer stående i Nr. til SMS tekst. Tidsrum SMS er må afsendes i: Intervallet angiver inden for hvilket tidsrum en SMS må afsendes. Nedenstående eksempler viser hvornår en besked vil blive sendt til patienten. Aftale tidspunkt Interval Kl. 06:00 1time Kl. 10:00 12 timer Afsendelse tidspunkt Kl. 05:00 Kl. 22.00 Tidspunkt for hvornår patienten får SMS beskeden Kl. 21:00 dagen før Kl. 21:00 dagen før Har der f.eks. været problemer med internettet, vil en aftale kunne fremsendes helt frem til aftale tidspunktet. Side 7/11
Synkroniser alt: Denne funktion afslutter opsætningen af SMS modulet, og synkroniser alle oprettede behandlertekster, hvor der er oprettet tilhørende beskeder for de enkelte patienter. Bemærk at funktionen kan tage lang tid, afhængig af antallet af aftaler og patienter. I testfasen har vi set det har taget op til 60 min. Side 8/11
I det efterfølgende vises de steder hvor der er sket ændringer i forbindelse med åbningen af SMS modulet: SMS beskeder på patient stamoplysningerne: Her er det muligt at sende individuelle tekster til en enkelt patient. Du kan benyttes standard tekster, eller skrive en tekst med det samme. SMS beskeder på patienten: På patienten er der under korrespondance, kommet et faneblad med de SMS beskeder der vedrøre den enkelte patient. SMS beskeder i Udvidet søgning: Når man har søgt en gruppe af patienter frem, kan man efterfølgende sende en SMS besked til dem, ved at trykke på Mobil symbolet. Side 9/11
Send SMS til alle: aftalebogen, hvorefter der vælges Send SMS til alle Det er muligt at sende en SMS til alle ens aftaler, dette kunne f.eks. være hvis behandleren blev syg, eller hvis der var en anden besked alle ens patienter skulle vide. Der højreklikkes på behandlerens initialer, i Side 10/11