Projektstyrigsmetode PRINCE2 som grudlag for opfyldelse af modehedskrav PRINCE2 is a Trade Mark of the Office of Govermet Commerce som beskrevet i Modehed i it-baserede forretigsprojekter, Modeller til målig af modehed hos kude og leveradør, 2. udgave, IT- og Telestyrelse, November 2007 Dette dokumet ka fides på: http://www.pr2.dk/pdf/itst_modehed_p2.pdf PR2 Projekter Rådgivig Resultater, www.pr2.dk Maj 2006, rev. juli 2006, 2. udgave april 2008
Opfyldelse af modehedskrav ved avedelse af PRINCE2 projektstyrigsmetode PRINCE2 is a Trade Mark of the Office of Govermet Commerce Kommetarer er idført i ITST s origiale dokumet om hvorvidt og i hvilke grad og hvorda avedelse af projektstyrigsmetode PRINCE2 ka idgå i leveradøres og mydighedes opfyldelse af modehede for det pågældede pukt. Kommetare er aført i e blå ramme, - som dee tekst. PRINCE2 ka ofte skabe grudlaget for opfyldelse af et pukt uder krav til modehed til leveradør eller mydighed. Me opfyldelse er ku reel i de udstrækig, at de pågældede leveradør eller mydighed faktisk har udmøtet og operatioaliseret PRINCE2 på det pågældede område. I de ekelte pukter edefor er det aført, hvorledes PRINCE2 ideholder grudlag for at opfylde puktet, og der er kommeteret på hvilke PRINCE2 elemeter, der særligt er relevate. Avisige ka avedes som vejledede i forbidelse med implemeterig af PRINCE2 metode i orgaisatioe. Det må bemærkes, at det i et kude leveradør samarbejde ikke er tilstrækkeligt at de ee part ka dokumetere modehed. Modehede i det faktisk realiserede samarbejde er de afgørede faktor for forbedrig af det praktiske samarbejde. Dette fordrer bl.a. modsvarede modehed hos begge parter, dvs. vedrørede de samme områder og i samme iveau for de områder, der vedrører samarbejdet. Edvidere skal det fremhæves, at modehed ku er ét om ed væsetligt første tri for to parters samarbejde. Fastlæggelse af fælles processer og metoder, der realiserer modehede, vil være afgørede ødvedig, - først da tales samme sprog. Et samarbejde mellem leveradør og mydighed, hvor modehede er baseret på PRINCE2 vil således være væsetlig mere velfugerede, ed hvis de to parter ikke deler processer og metode. Da ITSTs modeller har til formål at være operatioel idefor e specifik projekttype, og skal avedes til at måle e potetiel leveradørs geerelle ever og parathed, kræver modelle i ogle situatioer specifikke frekveser (fx måedligt ), et atal (fx atal roller), bestemte dokumeter etc. ITSTs modeller er derfor e geeraliserig af, hvad der ormalt bør være miimumsstadarder for et it-baseret forretigsprojekt. PRINCE2s udgagspukt vil altid være tæk over hvad der er behov for. PRINCE2s udgagspukt er altid fleksibelt som udgagspukt for e operatioaliserig i de ekelte virksomhed og/eller det ekelte projekt. Krav til leveradøres / mydighedes i form af referater etc. ka aturligvis ikke dokumeteres her. PRINCE2 er e geerel styrigsmodel, og ka avedes til projekter af alle typer. PRINCE2 vil således ikke kue støtte vedrørede de it-tekiske aspekter, fx vedrørede testmiljø, testcases etc. PRINCE2 har sit fokus der, hvor det oftest går galt, emlig styrige! Fokus for PRINCE2 og ITSTs modehedsmodeller er således det samme, emlig styrig - hvor ITST's modeller så afgræser sig til at vurdere parathed og eve til at styre de specifikke type projekter der udgøres af it-baserede forretigsprojekter. Til gegæld medtager ITSTs modeller e række forhold, der ligger forud for og er forudsætiger for de kokrete styrig, så som iteressetaalyse mv. Jeg har udelukkede forholdt mig til kravee til modehed, som de er beskrevet i ITST s modeller, og ikke tilpasset ITST s modeller på oge måde. Kommetarere vedrørede PRINCE2 er tilføjet ITST s dokumet, således at ITST s del af dokumetet er uædret. Ålsgårde, de 29. april 2008 PRINCE2 Practitioer og PRINCE2 Traier Dir. Joh A. Huderup Versio 2.0 www.pr2.dk PR2 Projekter Rådgivig Resultater
Modehed i it-baserede forretigsprojekter Modeller til målig af modehed hos kude og leveradør 2. udgave IT- og Telestyrelse November 2007
Idhold > Sidetal er ædret i dette dokumet, da der er idsat kommetarer vedrørede PRINCE2. Forord 4 Vejledig om avedelse af modelle for mydighedsmodehed 5 Modehedsmodel for offetlige mydigheder - itbaserede forretigsprojekter (ibf-projekter) 7 A. Eve til at sikre e optimal it-uderstøttelse af forretige/forvaltige 7 B. Eve til at styre og geemføre it-baserede forretigs/forvaltigsprojekter (ibf-projekter) 11 C. Eve til at hådtere relatioer til leveradører af udviklig/tilpasig/implemeterig af it-systemer 16 Udkast til K02's skabelo for bilag 11 - afsittee vedr. kudes modehed og kompetecer 21 Vejledig om mydighederes vurderig af itleveradørers modehed 22 Avedelsesområde 22 Selve modehedsvurderige - de iteratioale certificerig 23 De alterative daske "light" modehedsvurderig 24 De kokrete avedelse af modehedsvurderiger 24 Mydighedes afvejig af pris og kvalitet/modehed 25 Kosekvesere for små og mellemstore leveradørvirksomheder 26 Metodes ibrugtagig og revisio 26 "Light"-model for it-leveradøreres beskrivelse af modehed 28 Gyldighedsområde: 28 A. Ever til at udvikle og tilpasse it-systemer 28 B. Ever til at styre projekter 37 C. Ever til at samarbejde med kude 50 Udkast til K02's skabelo for bilag 11 - afsittee vedr. leveradøres modehed, processer og styrig 60
States It-råd, IT-Brache og Dask IT godkedte i september 2007 stadardkotrakte K02 for lægerevarede it-projekter. K02 ideholder mulighede for at iddrage krav til modehed hos både leveradør og kude. Første udgave af dee publikatio ideholdte udkast til bilag til K02 vedrørede modehed. I dee geoptrykte versio er disse bilagsudkast udtaget, idet K02 u foreligger. Der er ikke foretaget yderligere ædriger i publikatioe. Der hevises til de edelige K02-kotrakt samt tilhørede bilag. Marie Muk, vicedirektør, IT- og Telestyrelse November 2007
Forord > Der er e fælles iteresse bladt offetlige mydigheder, leveradører og iteresseorgaisatioer om at søge at forbedre eve til at geemføre it-projekter. E af vejee hertil er at sikre sig, at have tilstrækkeligt gode arbejdsgage og processer udervejs i projektet - ikke midst hvad agår projekteres styrig. Dette kaldes også at have e høj modehed. Med e høj modehed øger ma sadsylighede for at projektets leveracer giver de øskede ytteværdi, mes risikoe for budgetoverskridelser og projektforlis midskes. Det er derfor vigtigt for både mydighed og leveradør at kue måle og vurdere si ege modehed, for derudfra at træffe beslutig om, hvor det vil give størst mulig effekt at arbejde med at forbedre si modehed. Me det er også vigtigt at kue vurdere parteres modehed - dvs. at mydighede ka vurdere leveradøres modehed, og at leveradøre ka vurdere mydighedes modehed. For dette har betydig for valget af parter, prissætig og for at ma i fællesskab til det kokrete projekt, ka tilrettelægge e styrig og ogle processer, der ka sikre at projektet kommer godt i hav, og dermed giver gevist til både mydighed og leveradør. Derfor udgiver vi i fællesskab dee publikatio, der tilsamme giver et fudamet for såvel mydigheder som leveradører til at gå igag med at arbejde med modehed. Publikatioe består af følgede elemeter: E model til vurderig af mydighedes modehed, samt e vejledig hertil. E model til vurderig af leveradøres modehed, samt e vejledig hertil. To udkast til skabeloer for de dele af de bilag til de kommede stadardkotrakt for større it-projekter (K02), hvori heholdsvis mydighed og leveradøre fastlægger kravee til de ade parts modehed, kompetecer og processer mv. To udkast til skabeloer for de dele af de bilag til de kommede stadardkotrakt for større it-projekter (K02), hvori heholdsvis mydighed og leveradøre fastlægger kravee til de ade parts modehed, kompetecer og processer mv. Det er vores håb, at såvel mydigheder som leveradører vil fide avedelse af disse modeller værdifuld - ligesom vi tror, at modellere ka give tilsvarede værdi også i kude-leveradørforhold, hvor kude kommer fra de private sektor. Med velig hilse Videskabsmiisteriet Kommueres Ladsforeig Daske Regioer Dask IT IT-Brache ITEK Dask Maagemetråd 4
Vejledig om avedelse af modelle for mydighedsmodehed > Modelles avedelsesområde er målig af mydighederes modehed idefor området styrig af it-baserede forretigsprojekter. Modelle adresserer således ikke modehed idefor adre it-styrigsområder så som drift, support mv. Mydighedsmodehedsmodelle er primært tiltækt avedt i følgede sammehæge: a) Mydighedere ka avede modelle til at måle og sætte mål for ege modehedsudviklig, og dermed deres eve til at geemføre it-baserede forretigsprojekter 1. b) Mydighedere ka avede modelle i udarbejdelse af udbudsmaterialer, idet modehedsmodelle dér ka være stadarddispositio for mydighedes beskrivelse af ege modehed. Mydighede får herved mulighed for at dokumetere si modehed, og dermed give tilbydede leveradører mulighed for at graduere deres risikopræmie i hehold hertil. 2 c) Leveradørere ka avede modelle til at klargøre forudsætigere hvad agår mydighedes modehed i forbidelse med kotraktidgåelse. Udover at sigtet med modelle er, at de skaber effekt i sig selv for mydighede at avede, er det således også målet at skabe e sammehæg mellem mydighedes og leveradøres modehed, idet mydighede først vil få det maksimale udbytte af leveradøres modehed, hvis mydighede selv besidder e tilsvarede modehed. Såfremt mydighede stiller krav til leveradøres modehed, bør mydighede også selv deklarere si modehed i udbudsmaterialet. Ide mydighede beskriver/måler si modehed efter modelle, skal mydighede fastlægge hvor stor e del af orgaisatioe, beskrivelse/målige skal være dækkede for - fx om det skal være et helt miisterområde, eller de ekelte styrelse/mydighed, og i hvilket omfag kocerfælles eheder er omfattet. Uaset hvor stort et område, ma lader modelle dække, er det vigtigt at holde sig for øje, at ma måler miimumsmodehede - dvs. vælger ma fx at lade beskrivelse/målige dække et helt miisterområde, ka ma ikke på det ekelte modehedspukt score højere, ed hvor de lavest scorede ekeltmydighed ide for miisterområdet befider sig. 1 Ved "it-baserede forretigsprojekter" forstås projekter, der har e direkte betydig for mydighedes opgavevaretagelse - fx sagsbehadligssystemer, tilskudssystemer, borger/virksomhedsrettede systemer osv. Ved beævelse uderstreges, at selv om udviklig/tilpasig af it-systemer fylder meget i disse projekter, så er der grudlæggede tale om forretigsprojekter, hvor mydighedes ledelse også skal tage asvar for ye arbejdsgage, orgaisatio, kudekotakt mv., udover selvfølgelig for de del af projektet, der udgøres af udviklig/tilpasig af it-systemer. Ree it-ifrastruktur-projekter vil som regel ikke kue beteges som ibf-projekter. 2 I tilkytig hertil abefales det mydighedere i udbudsmaterialet at specificere hvilke ege ressourcer (i form af medarbejdere med give kompetecer, der forvetes at få afsat e give tidsmægde), mydighede vil afsætte til projektet. For at sikre e esartet agivelse heraf abefales det at avede roller og kompetecedefiitioer fra Videskabsmiisteriets kompetecestyrigsmodel på www.oio.dk/kompetecer. 5
Modelle består af 30 pukter, fordelt på tre hovedområder: Mydighedes eve til at sikre e optimal it-uderstøttelse af forretige/forvaltige Mydighedes eve til at styre og geemføre it-baserede forretigs/forvaltigsprojekter (i det følgede kaldet "ibf-projekter") Mydighedes eve til at hådtere relatioer til leveradører af udviklig/tilpasig/implemeterig af it-systemer Til hvert af de 30 pukter er der opstillet tre uderspørgsmål af mere operatioel karakter. Disse tre spørgsmål er ikke (som i leveradørmodehedsmodelle) hierarkiske, me er ligestillede. Dvs. at ma for et givet pukt har iveau 1, hvis et af spørgsmålee (uaset hvilket) ka besvares bekræftede - og iveau 2, hvis to af spørgsmålee (uaset hvilke) ka besvares bekræftede. Niveau 3 ås, hvis alle tre spørgsmål ka besvares bekræftede. Ide for hver af de tre hovedområder udreges modehedsiveauet som geemsittet af de iveauer, der er opået for de pukter, der hører uder det pågældede hovedområde. For alle spørgsmål gælder det, at et spørgsmål ku ka besvares bekræftede, såfremt der er taget e aktiv beslutig på området, og såfremt der fides skriftlig. Fx ka ma ku svare "ja" til, at ma har e kompetecestyrigsstrategi, hvis dee fides på skrift, og ledelse har godkedt de. Mydighederes avedelse af modelle til vurderig og forbedrig af ege modehed vil typisk foregå i et lægerevarede forløb: 1) Mydighede udvælger de pukter, hvor det giver mest meig for mydighede at måle modehede 2) Ud fra måligere udvælges deræst et midre atal pukter, hvor mydighede meer at kue få mest udbytte af at iværksætte kokrete aktiviteter til at forbedre modehede 3) Efter e periode, fx et år, getager mydighede så måligere, evetuelt iddrages e større mægde pukter, og ye forbedrigsaktiviteter iværksættes på baggrud heraf På de måde ka modelle avedes til løbede at implemetere forbedrig, me opdelt i små, overskuelige bidder. Modelle er udviklet på baggrud af bl.a. de egelske regerigs mydighedsmodehedsmodel CAT 3, de iteratioale modehedsstadard for offetlige mydigheders it-askaffelser CMMI-AM 4 samt iput fra Dask IT og bracheforeigere. Dee udgave af modelle er e første versio, som - i lyset af erfarigere hermed - vil blive revideret i 2007. 3 Se http://www.ogc.gov.uk/sdtoolkit/referece/tools/. 4 Se http://www.sei.cmu.edu/publicatios/documets/04.reports/04tr001.html. 6
Modehedsmodel for offetlige mydigheder - itbaserede forretigsprojekter (ibf-projekter) > A. Eve til at sikre e optimal it-uderstøttelse af forretige/forvaltige 1. Mydighede har e it-strategi, der tager udgagspukt i forretigsstrategie. a) It-strategie er revideret idefor de seeste 4 år. b) It-strategie er tilvejebragt geem e proces, hvor forretigsehedere og it-ehede har bidraget lige meget, og hvor direktioe har diskuteret substase i strategie. c) It-strategie refererer eksplicit til kokrete idsatsområder i forretigsstrategie i si prioriterig af idsatser på it-området. 2. Mydighede har fastlagt e it-goverace struktur for beslutiger om ibf-projekter a) Der er e edskreve beslutigsproces og -struktur for iværksættelse, opfølgig og evaluerig af ibf-projekter. b) Der er faste stadarder for hvem, der tildeles rollere som projektsposor, projektejer og projektleder, hvilket asvar disse roller idebærer, samt for processe og kriteriere for udpegig af projektleder. c) Der foretages estimeriger af, hvor meget tid projektejer og projektleder skal bruge på at varetage deres projektrelaterede opgaver; og disse estimater er forakret i ege eller adres best practice-erfariger. 3. Mydighede udøver program/porteføljestyrig a) Større, beslægtede projekter styres som programmer/porteføljer, med e programejer, programkomite og faste beslutigsprocesser. b) I beslutigsoplæg og rapporteriger om programmer og porteføljer er der fokus på realiserig af ytteværdi af projektere, og målig heraf. c) I program- og porteføljestyrige idgår, at øglemedarbejdere fra adre mydigheder bidrager med reviews. 4. Mydighedes direktio tager aktivt ejerskab til større ibf-projekter a) Direktioe har et medlem med særlig vide og erfariger om it og ibfprojekter, der har asvar for koordierige af mydighedes ibf-projekter. b) For alle større ibf-projekter, er asvaret for de forretigsmæssige implemeterig placeret hos et medlem af direktioe. c) Direktioe har status for ibf-projekter som fast tilbagevedede pukt på dagsordee til direktios- og chefmøder, og der er etableret e fælles rapporterig til direktioe om alle større ibf-projekter. 7
5. Mydighede har faste processer for, hvorda det løbede sikres, at kuderes behov og de tekologiske muligheder er kedte, og at der derudfra igagsættes de relevate ibf-projekter a) For alle it-systemer, der avedes i mydighedes opgavevaretagelse, fides e systemejer på midst kotorchefiveau med overordet fagligt asvar for, at systemet uderstøtter opgavevaretagelse. b) Mydighede har asat medarbejdere, der som hovedopgave har at sikre, at de it-mæssige muligheder i forhold til opgaveportefølje formidles til de forretigsasvarlige. c) For hvert hovedopgaveområde foretager direktio, fageheder og it-ehed i fællesskab midst e gag årligt e geemgag af, om der bør iværksættes ye forbedriger af de it-mæssige uderstøttelse - samt e prioriterig af sådae forbedrigsprojekter. 6. Mydighede har fastlagt roller, opgaver og kompetecekrav ifm. geemførelse af ibf-projekter a) Mydighede har udarbejdet e kompetecestyrigsstrategi, fx på baggrud af Videskabsmiisteriets model 5, hvori it-relaterede opgaver og roller er defieret, og hvor der for hver rolle er defieret hvilke kompetecer, der skal besiddes, for at varetage rolle. b) Kompetecer til at koble it og forretig, og til at lede ibf-projekter, er defieret som kerekompetecer for mydighede at besidde. Dette afspejles i rekrutterigs- og løpolitik. c) Mydighede har e orgaisatorisk ehed, hvori kompetece til styrig af ibf-projekter er samlet. Ehede består af midst to medarbejdere, der har e uddaelse svarede til midst fire fuldtidsuger i ledelse af ibf-projekter, og som har midst to års fuldtids erfarig med ledelse af ibf-projekter 7. Mydighede har fastlagt ormer for idhold og kvalitet af beslutigsoplæg i forbidelse medtart af ibf-projekter a) Mydighede aveder e fast skabelo for ideskitser til ibf-projekter, hvori bl.a. idgår afdækig af evetuelle kompetecekløfter idefor mydighede. b) Mydighede aveder e fast skabelo for projektdefiitioer/foraalyser til ibf-projekter, hvori bl.a. idgår overvejelser om it-arkitektur og itsikkerhed. c) Mydighede aveder e fast stadardskabelo for e busiess case. Dee er e leverace fra foraalyse, og er e væsetlig del af beslutigsgrudlaget ved beslutig om iværksættelse af projektet. 5 Modelle ka fides på www.oio.dk/kompetecer 8
8. Mydighede aveder e fast, beskrevet måde at geemføre ibfprojekter på a) Mydighede har e fastlagt, edskrevet projektledelsesmetode. b) Dee metode tilpasses og sikres avedt i de ekelte projekter. c) I projektledelsesmetode er der defieret stadard aktivitetstyper og stadardleveracer, dækkede både mydighedes ege og leveradøres aktiviteter og leveracer. a. PRINCE2 ka være de fælles metode, me ofte vil det i praksis være de realiserede og tilpassede metode, der er aktuel. b. PRINCE2 skal altid tilpasses i forhold til det ekelte projekt. Metode ideholder avisiger herpå. c. PRINCE2 omfatter det PRINCE2 selv kalder ledelsesprodukter, som udgør de produkter / leveracer, der bidrager til styrige af projektet. Dertil kommer specialistproduktere der er de produkter, der udgør projektets resultat. 9. Mydighede måler systematisk på ibf-projekters realiserig af såvel costs som beefits a) Der foretages e systematisk vurderig af projekteres realiserede omkostiger og effekter, i forhold til busiess cases estimeriger heraf. b) Der sker e bechmarkig heraf på tværs af projekter. c) Effektiviserigsgevister idkalkuleres i budgettere med virkig fra det tidspukt, hvor de forvetes realiseret. a. PRINCE2s Busiess Case sammeholder løbede omkostiger, udbytte (effekt) og risiko. Som miimum foretages review ved Faseovergag. 10. Mydighede evaluerer systematisk si måde at geemføre ibf-projekter på, og forbedrer derudfra løbede sie metoder a) Ved ibf-projekter over e af mydighede fast defieret størrelse, er der e fastlagt procedure for at geemføre "health check" af projektets aktuelle busiess case, risici, overholdelse af stadarder og metoder mv. Dette geemføres af medarbejdere/kosuleter, der ikke idgår i projektet. b) Ved afslutige af hvert projekt opsamles erfariger om projektets avedelse af metoder, skabeloer mv. c) Der er e fast proces for, hvorda disse erfariger formidles til adre projekter, og hvorda stadardprojektmetodere revideres på baggrud af erfarigere. a. PRINCE2 sikrer kvalitetskotrol af alle ledelsesprodukter, dvs. vedrørede styrige, fx Busiess Case, Risikolog. PRINCE2 arbejder med rolle Kvalitetssikrig, der er e delt rolle i Styregruppe, idet de varetages af Styregruppeformad, Seiorleveradør og Seiorbruger. 9
Dee rolle er asvarlig for sikrig af de samlede kvalitet i projektet, såvel vedrørede ledelsesprodukter som specialistprodukter. PRINCE2 abefaler projektkvalitetssikrig foretages af persoer, der er uafhægige af projektledere, - me at asvaret forbliver Styregruppes. b. PRINCE2 processe Afslutig af et Projekt sikrer opsamlig af erfarig, der dokumeteres i e Erfarigsrapport. Projektledere opsamler løbede erfariger i e Erfarigslog. Dee erfarigsopsamlig er kocetreret om erfariger vedrørede brug af metode og processer etc., - altså projektets styrig. c. Delvist, idet PRINCE2 ikke sikrer revisio af virksomhedes projektstyrigsmodel. Me PRINCE2 sikrer, at et yt projekt trækker på de tidligere projekters erfariger. 10
B. Eve til at styre og geemføre it-baserede forretigs/forvaltigsprojekter (ibf-projekter) 11. Mydighede ka udarbejde e busiess case med målbare costs og beefits a) Busiess case fastlægger både projektets omkostiger og effekt/ytteværdi, og hvilke TCO (total cost of owership) og TBO (total beefits of owership) der vil være ved avedelse af it-systemet i hele dets levetid. b) Busiess case ideholder e prioriterig af, hvad der er vigtigst at overholde: omkostiger, deadlies eller ytteværdi. c) Busiess case opdateres løbede geem projektet ved defierede milepæle, bl.a. på baggrud af ædrigsstyrige (jf. pukt 25). a. PRINCE2 Busiess Case omfatter kortlægig af forskellige alterativers omkostiger, udbytte og risiko. PRINCE2 dikterer ikke at der skal avedes TCO eller TBO beregiger, me foreslår e såkaldt ivesterigsvurderig der modsvarer TCO. b. PRINCE2 Busiess Case åber for dee vurderig, me kræver de ikke. c. PRINCE2 sørger for at beslutig om start og geemførelse af projektet tri for tri (PRINCE2 Faser), baseres på vurderig af Busiess Case. Der er klare avisiger i PRINCE2 vedrørede opdaterig af Busiess Case, fx ved ædrig af plaer eller risiko, og altid ved faseovergag. 12. Mydighede ka beskrive hvilke arbejdsopgaver et yt it-system skal uderstøtte, og opstille øvrige krav (jf vejledige til K02) til leverace af et it-system a) Kravee til fuktioalitet i et yt system beskrives med forretigsmodellerig af dét, som systemet forretigsmæssigt skal udføre - i form af kosistete processer, use cases, services el.lig. frem for detaljerede beskrivelser af systemet selv, dets skærmbilleder mv. b) Mydighede opdeler leverace i flere tidsforskudte versioer, hvor hver versio giver mydighede e særskilt ytteværdi at ibrugtage. c) Der opstilles krav til it-arkitektur og it-sikkerhed i systemet baseret på mydighedes eksisterede og plalagte it-arkitektur. 13. Mydighede ka lave e pla for projektet a) Plae ideholder e beskrivelse af alle leveracer, og hvem der er asvarlig for hver leverace. I plae idgår både mydighedes og leveradøres leveracer, ligesom procesleveracer som fx kvalitetskotroller idgår. b) Projektplae ideholder operatioelle beslutigspukter. c) Projektplae forfies løbede i detaljer, efterhåde som ma år tættere på de ekelte faser. 11
a. PRINCE2s projektpla opfylder fuldt ud det krævede. b. PRINCE2s plalagte beslutigspukter er faseovergag, som udgør klare tri i projektplae. c. PRINCE2 arbejder med plaer i tre iveauer: Projekt, fase og team. Hver fase styres via e Fasepla, der er e forfiig i forhold til Projektplae. 14. Mydighede ka estimere forbruget af ege medarbejdere, og sikre at disse ka allokeres på de relevate tidspukter af projektet a) Mydighede estimerer alle ege opgaver i projektet, heruder også udøvelse af projektstyrig, kvalitetssikrig samt de tid, brugere skal avede for at tilege sig det ye system. b) Mydighede udersøger systematisk, om der fides medarbejdere med de forøde kompetecer, der ka allokeres til projektaktivitetere. Om ødvedigt igagsættes kompeteceudvikligs eller -tilførselsaktiviteter. c) For alle projektdeltagere, heruder testere, træffes formelle aftaler med deres lijeorgaisatio om, hvor meget og hvorår de ka arbejde på projektet. a. PRINCE2 omfatter ikke estimerig. Me PRINCE2s tekik Produktbaseret Plalægig giver i praksis et betydeligt mere klart billede af, hvad der skal udvikles / leveres, - således at estimatet i praksis forbedres. b. Delvist, idet PRINCE2 sørger for tidlig varslig af krav til medarbejderes kompetecer, såvel til udvikligsarbejde som til kvalitetskotrol. 15. Mydighede ka tage asvar for de forretigsmæssige implemeterig geem fastlæggelse af ye arbejdsgage, orgaisatio mv. til avedelse af et yt it-system a) Opgave med at sikre de forretigsmæssige implemeterig, heruder fastlægge ye arbejdsgage, orgaisatio og ekstere græseflader, estimeres og allokeres som e øgleopgave i projektet - og asvaret herfor forakres på chefiveau i de berørte fagehed. b) Fastlæggelse af ye arbejdsgage mv. sker ud fra iteratioale metoder hertil, fx Lea. c) Afrapporterige herfra idgår i projektets plaer og afrapporteriger på lige fod med afrapporterige fra leveradøre om fremskridtee i systemudviklig/-tilpasig. 16. Mydighede ka sikre, at der træffes ødvedige aftaler med ekstere iteresseter a) Mydighede afsøger som e fast procedure ifm. etablerige af ye ibfprojekter, om der ka idgås samarbejder med adre mydigheder, hvorved der vil opås e større ytteværdi for borgere, virksomheder og/eller mydigheder. 12
b) Der træffes skriftlige aftaler med adre mydigheder om græseflader i itsystemer og mellem mydighederes arbejdsgage. c) Der udarbejdes e iteressetaalyse, med tilhørede kommuikatiospla. c) Delvis PRINCE2, idet PRINCE2 omfatter e kommuikatiospla og processer, der sikrer at dee avedes. Me PRINCE2 omfatter ikke e iteressetaalyse, idet dee er udefor PRINCE2s afgræsig. 17. Mydighede ka udøve risikostyrig a) Mydighede udarbejder e risikoaalyse, med agivelse af mulige proaktive hadliger. Hvis disse iværksættes, idføres de i projektplae. b) Der sker e løbede opdaterig af risikoaalyse på baggrud af trufe beslutiger om iværksættelse af proaktive hadliger, samt ud fra projektets forløb og ekstere hædelser. c) Mydighede udøver risikostyrig med fokus på hvilke gevister, der ka opås - således at store risici godt ka accepteres, hvis der er tilsvarede store gevister. a. PRINCE2 omfatter såvel risikoaalyse som styrig. Risikostyrige er tæt koblet til plalægig og Busiess Case, idet disse tre elemeter gesidigt påvirker hiade. Proaktive hadliger kalder PRINCE2 for risikoreaktioer, disse idføres i projektplae i e gesidig påvirkig mellem pla og risiko. b. PRINCE2 sørger løbede for revisio af risikobilledet og for at ødvedige aktiviteter igagsættes (Risikostyrig). Der dokumeteres løbede i Risikologge. Observatio af ekstere hædelser idgår specifik i Styregruppes rollebeskrivelse. PRINCE2 aveder Risikoejere for at sikre e løbede opmærksomhed på risikomometere. c. PRINCE2 kobler risikobilledet med Busiess Case og sikrer løbede i argumetatioe i Busiess Case, at gevist (PRINCE2: udbytte ) holdes op mod risici og pla / omkostiger. 18. Mydighede ka udøve kvalitetsstyrig af ege leveracer a) Mydighede fastlægger kvalitetssikrigsaktiviteter og -kotrol for alle ege leveracer. b) Kvalitetssikrige af ege leveracer sker ved "peer reviews" af adre medarbejdere, ekstere kosuleter og/eller systemleveradør. c) Mydighede har e fast metode for at geemføre kvalitetsstyrig, og medarbejdere, der er uddaet heri. a. PRINCE2 omfatter plalægig, kotrol og sikrig vedrørede kvalitet. PRINCE2 sikrer, at alle produkter kvalitetskotrolleres. Dette gælder såvel specialistprodukter som ledelsesprodukter, fx Plaer og rapporter. b. PRINCE2 går videre på dette pukt, idet PRINCE2 fastlægger et iveau for defiitio af produkter, dermed vælges iveau for styrig, og kvalitetskotrol. 13
På dette iveau produkter kræver PRINCE2 altid e kvalitetskotrol og kudes godkedelse. Bemærk her at kude ka være e iter kude. Begrebet ege leveracer eksisterer ikke, - me PRINCE2 kræver stilligtage til hvilke produkter der skal godkedes af kude (de itere), fordi de er væsetlige for styrige af projektet. Disse produkter ka pricipielt være tekiske produkter, som slutkude ikke har vide om, me som er væsetlige for styrige. c. PRINCE2 defierer e samlet model for kvalitetsstyrig. Uddaelse fås som stadard uddaelse i metode. 19. Mydighede ka foretage e løbede, fyldestgørede styrig af projektets fremdrift på basis af realiseret værdi a) Der laves med faste itervaller rapporteriger om projektets fremdrift med agivelse af forbrug (kroer og ege timer), opåede resultater (leveracers størrelse i forhold til samlet projektstørrelse), forslag til ædriger i plae samt øvrige beslutigspukter. b) Styrig og fremdriftsrapporterig sker med fokus på realiserige af effekt/ytteværdi. c) Plae ideholder ogle fastlagte tidspukter, hvor estimatere på forbrug af tid og pege vil blive sikrere (fx på baggrud af realiserige af e prototype). a. PRINCE2 sikrer løbede af fremdrift, resultater og ædriger. Rapporterige er meget eddæmpet i PRINCE2, idet PRINCE2 foretrækker at arbejde så fremadrettet som muligt, og dertil aveder afvigelsesstyrig. b. PRINCE2 sikrer løbede at rapporterig og styrigsbeslutiger foretages på baggrud af Busiess Case, og dermed på baggrud af effekt/ytteværdi (PRINCE2 aveder terme udbytte ). c. PRINCE2 sikrer, at disse beslutigspukter geemtækes på baggrud af krav til styrig og fastlægges fremadrettet. Beslutigspuktere ka kobles med specialistleveracer (fx realiserige af e prototype), me PRINCE2 går væsetligt videre og sikrer, at disse review-pukter fastlægges ud fra e bredere vurderig af behov for styrig. 20. Mydighede sikrer systematisk, at der skabes de forøde vide hos mydighede og brugere af it-systemet til at avede, drifte og videreudvikle it-systemet a) Mydighede sikrer, at der tilvejebriges for både avedelse, drift og videreudviklig af systemet; og det sikres at de, der skal drifte og videreudvikle systemet, bliver uddaet heri. Vejledig i de forretigsmæssige avedelse af it-systemet udarbejdes af mydighede selv. b) Det er e hovedopgave for 1.liie-ledere at coache og sikre effektiv avedelse af det ye it-system. 14
c) Der afsættes ressourcer og tid til at formidle avedelse af it-systemet til ekstere brugere, fx borgere og virksomheder. 15
C. Eve til at hådtere relatioer til leveradører af udviklig/tilpasig/implemeterig af it-systemer 21. Mydighede ka foretage et valg mellem flere kotraktkocepter afhægigt af projektets karakteristika a) Mydighede har e proces for vurderig af hvilke kotrakttype, der øskes avedt - fx K01 eller K02, fastpris eller timepris osv. b) Mydighede gør brug af icitameter i kotrakte. c) Mydighede overvejer at skabe parterskabsligede kostruktioer, hvis det er muligt at skabe fælles mål og/eller beløigsstrukturer baseret på mydighedes forretigsmæssige mål. 22. Mydighede ka geemføre et udbud og foretage et valg af systemleveradør a) Mydighede har erfarig med at geemføre udbud af ibf-projekter. b) Mydighede tager ved valg af leveradør stillig til, i hvilke udstrækig der skal ske yudviklig/tilpasig/specialopsætig af det system, som leveradøre tilbyder. c) Mydighede aveder leveradørmodehed som e parameter ved leveradørvalget. 23. Mydighede ka træffe aftale med systemleveradøre om valg af systemudvikligsmetode, projektledelsesmetode, projektorgaisatio, projektpla, kvalitetsstyrig mv. a) Mydighede er i stad til selv at stille forslag/krav til leveradøre om avedelse af metoder til projektledelse, systemudviklig, kvalitetssikrig mv. b) Mydighede laver e fælles projekthådbog med leveradøre, der ideholder e beskrivelse af projektets grudlag, processer, orgaiserig mv. c) Mydighede er i stad til overfor leveradøre at defiere på hvilke områder, der øskes et idledede "proof of cocept", før egetlig systemudviklig påbegydes. a. Avedelse af PRINCE2 giver grudlag for at mydighede ka stille specifikke krav til leveradøre vedrørede metodeavedelse. I praksis ses det, at leveradørere reagerer positivt på disse krav og sørger for at kue møde fx et krav om PRINCE2 avedelse. b. PRINCE2 ka være de fælles stadard, der giver et godt grudlag, idet mydighed og leveradør med kedskab til samme metode har lettere ved at forholde sig til hvilke metode elemeter der skal avedes, for derefter at dokumetere disse i e projekthådbog el.l. Edvidere har begge parter ved brug af samme metode lettere ved at å frem til e fælles defiitio af projektet, dvs. projektets grudlag. 16
24. Mydighede ka foretage styrig af 3. parts-kosuleter, og af relatioe mellem disse og systemleveradør a) Mydighede foretager e systematisk styrig og kvalitetssikrig af evetuelle 3. partskosuleters aktiviteter og leveracer. b) Mydighede uddelegerer ikke beslutiger om projektet eller varetagelse af projektejerskab til 3. parts-kosuleter. c) Mydighede afholder koordierigsmøder med deltagelse af såvel systemleveradør som 3. parts-kosuleter. a) PRINCE2s processer for leveracer (Styrig af produktleveracer og Styrig af e Fase), heruder tilhørede kvalitetskotrol af leveracer og sikrig af dee kvalitet. b) PRINCE2s abefalig er, at kude (mydighede) tager asvar for såvel projektets Busiess Case som projektledelse, og i Styregruppe selv repræseterer Formad og brugere i rolle Seiorbruger. c) PRINCE2s abefalig er, at alle relevate beslutigstagere, heruder systemleveradør og 3. part, er repræseteret i Styregruppe, og at det fælles projekt defieres. I praksis afstår mage offetlige virksomheder fra at lade e ekster leveradør repræsetere i Styregruppe. Me brug af PRINCE2s klarhed over beslutigsgrudlag og klare rolle/asvarsbeskrivelse gør det fremkommeligt, at ekstere parter deltager i Styregruppe for det fælles projekt og at afklare / forberede ege forhold før møde i de fælles styregruppe. 25. Mydighede ka udøve ædrigsstyrig i samarbejde med systemleveradøre a) Mydighede har e fast defieret proces for ædrigsstyrig, hvori idgår vurderig af kosekvese af e ædrig for forretigsmål og operatioelle succeskriterier. b) Mydighede foretager e kosekvesvurderig for projektet af hædelser og aktiviteter udefor projektet, og iitierer om ødvedigt e ædrig i projektets pla og/eller cost/beefit-aalyse. c) Mydighede udøver kofiguratiosstyrig for såvel sit it-miljø, som for projektets dokumeter og modtage leveracer. a. PRINCE2 kompoete Ædrigskotrol og tekikke Fremgagsmåde til ædrigskotrol samt idgreb fra procesmodelle. b. Er e itegreret del af PRINCE2, se pkt. a) c. PRINCE2 kompoete Kofiguratiosstyrig og idgreb fra procesmodelle. Kofiguratiosstyrig er et krav i PRINCE2 og omfatter såvel ledelsesprodukter som specialistprodukter (projekt). 17
26. Mydighede udviser beslutigsdygtighed a) Mydighede fastlægger toleracer og rammer for projektlederes og projektejeres beslutigsrum og -kompetece. b) Mydighede har defieret klare eskalatiosveje for beslutiger. c) Mydighede har defieret stadarder for hastighede hvormed beslutiger af forskellig type ka tages. a. PRINCE2 afvigelsesstyrig, der er baseret på e mekaisme med toleracer for afvigelse. Toleracer fastlægges på projekt, fase og arbejdspakke (=team) iveau. Edvidere er roller og asvar defieret for Projektleder og Styregruppedeltagere. b. PRINCE2 defierer hvorår og hvorda der skal eskaleres i de forskellige styrigsiveauer. Eskalerig fra Projektleder til Styregruppe foregår i form af e Afvigelsesrapport. Der ligger faste processer for, hvorledes eskalerige foretages. c. PRINCE2 har delvist optimeret eskalerig fra Projektleder til Styregruppe tidsmæssigt, - me stiller ikke specifikke krav om tidsgræser. 27. Mydighede ka samarbejde med leveradørere om at skabe e god teamåd i det samlede projektteam a) Mydighede søger at stille lokaler mv. til rådighed for leveradøre, således at der fysisk på mydighedes adresse ka skabes et team af leveradøres og mydighedes medarbejdere på projektet. b) Mydighede forestår projektstarts- og teambuildigsaktiviteter fælles for mydighedes og leveradøres medarbejdere. c) Mydighede forsøger i samarbejde med leveradøre at skabe fælles icitametsstrukturer for mydighedes og leveradøres medarbejdere. 18