Spørgsmål og svar til Annoncering af vikarydelser til KomUdbud

Spørgsmål og svar til Annoncering af vikarydelser til KomUdbud Skemaet indeholder alle, til dato, offentliggjort spørgsmål og svar. Alle spørgsmål og svar offentliggøres på KomUdbud.dk For hver offentliggørelse indsættes en dato-overskrift for at sikre overskueligheden i dokumentet. Der vil således komme til at ligge en række spørgsmål og svar dokumenter, hvor det nyeste dokument altid vil indeholde samtlige spørgsmål og svar. 3. januar 2014 (Ark 4) Nummer Spørgsmål Svar 1 2 3 Skal tilbuddet uanset hvor mange kommuner man vælger at byde ind på alene afleveres i et eksemplar i papirformat og et på USB eller skal der afleveres et sæt pr. kommune man byder ind på? I pkt. 2.6 står der at afleveringsfristen er fredag d. 6. januar 2014. D. 6 januar er dog en mandag hvilken dag er deadline? På side 13 nederst står der at tilbudsgiver skal fremvise det tilbudte bestillingssystem hvornår i processen forventes ordregiver at dette skal ske? KomUdbud vil gerne have et samlet sæt i papirformat og et samlet sæt på et USB stik. Vi vurderer, at grundoplysningerne er de samme, uanset hvilken kommune I byder ind på. Derfor er et samlet tilbud med de eventuelt forskellige tilbudslister, - det vi skal have. Deadline og afleveringsfrist er mandag den 6. januar 2014. Rettelse: Se ny tidsplan Ordregiver forventer, at dette skal ske i forbindelse med vores evaluering af tilbuddene i januar måned. Vi kontakter tilbudsgivere efter afleveringsfristen og aftaler/tildeler et tidspunkt. 1

4 PRÆCISERET I forbindelse med offentliggørelsen af spørgsmål og svar nr. 4 kan vi se at kun dele af spørgsmålet er offentliggjort. Hele vores spørgsmål BØR offentliggøres da det beskriver augmenterne for spørgsmålene! Vi gentager derfor vores spørgsmål: Opsigelse, Leveringsgrad, Bod: *Kontrakten er uopsigelig for tilbudsgiver, på nær i Odense og Holstebro. *Der er krav om en leveringsgrad på 100 %. *En stor del af kommunernes vagter er akutvagter. *Det estimerede forbrug er ikke bindende for ordregiver. *Der opkræves en bod på 2000 kr. hver gang vi ikke dækker EN vagt, eller hvis der er forsinkelser på * * leveringen m.m. uafhængig af om det er en 8 eller 4 timers vagt. * Bod opkræves pr. vagt uafhængig om det er en vagt på f.eks. 4 eller 8 timer. * Prisen vægter 60 %. Tilbudsgiver kommer, af konkurrencemæssige årsager, ikke i betragtning, hvis der indregnes andre forhold end vikarens lønninger inkl. sociale omkostninger og kørselsgodtgørelse. Boden på 2000 kr. anses for at være meget høj. Tilbudsgivers indtjening er på et meget lavere niveau, hvilket vil sige, at blot en lille mængde udækkede vagter, kan ændre det økonomiske grundlag som f. eks. at sikre efteruddannelse til vikarerne. Realistisk set er det UMULIGT at levere 100 %. Mange akutvagter og ukendte bestillingsmønstre, øger risikoen for ikke dækkede vagter. KomUdbud vil grundlæggende ikke ændre i måden annonceringen er sammensat på. 1 og 2. Vi arbejder med 100 % leveringsgrad, da dette er det nemmeste at måle for alle parter. Det gælder for alle faggrupper. 3. Boden vil ikke blive nedsat. Der opereres pt. med denne bodssats i flere kommuner og det fungerer. 4. Vi ændrer ikke på opsigelsesvarslet. Det anses for attraktivt for en tilbudsgiver at en rammeaftale er uopsigelig, da det sikrer opgaven i rammeaftalens løbetid. De kommuner der har ønsket et opsigelsesvarsel har anført dette i deres kommunespecifikke bilag, hvem der kan opsige aftalen og med hvilket varsel. 2

* Det er realistisk at levere mellem 96-97 % for FOA personale. (idet det er en gennemsnitlig beregning, dvs. i perioder vil dækningen være højere) * Det er på landsplan et problem at skaffe sygeplejersker nok til vikarvagter. Det vil være realistisk at dække mellem 90 95 % for sygeplejersker(idet det er en gennemsnitlig beregning, dvs. i perioder vil dækningen være højere), alt afhængig af bestillingsmønstre og geografi. Det er umuligt at forudse mulige udfordringer i 4 år frem, og derfor en MEGET stor risiko der løbes, når kontrakterne er uopsigelige. Tilbudsgiver skal kalkulere med op til 11 forskellige kommuners bestillingsmønstre, og fastsætte priser ud fra meget forskellige estimerede omsætninger. Spørgsmål: Vil KomUdbud acceptere nedenstående ændringer i pkt. 1 til 4, til den Rammeaftale, der forventes at danne baggrund for det fremtidige samarbejde. 1. Kontrakten deles op i to grupper vedr. måling af leveringsgrad. Gruppe 1. Social- og sundhedshjælpere/hjemmehjælper, sygehjælpers og social- og sundhedsassistenter Gruppe. Sygeplejersker og sygeplejestuderende. 3

2. Der forventes en dækningsgrad på: Gruppe 1. på 96-97 % Gruppe 2. på 90-95 % Leveringsgraden beregnes for en samlet periode over 3 mdr. 3. Boden nedsættes fra 2000 kr. pr vagt, til 500 kr. pr. vagt. 4. Alle kontrakter kan opsiges fra Tilbudsgivers side, med et varsel på 6 mdr. Og fra udbyder med et varsel på 3 mdr. 5 PRÆCISERET I forbindelse med offentliggørelsen af spørgsmål og svar nr. 5 kan vi se at kun dele af spørgsmålet er offentliggjort. Hele vores spørgsmål SKAL offentliggøres da det beskriver augmenterne for spørgsmålene! Vi gentager derfor vores spørgsmål: Bilag 1. Tilbudsliste. KomUdbud ønsker tilbud på en grundpris, og div. aften, nat, lørdag og søndag/sh tillæg. Tilbudsgiver er nødt til at prisfastsætter ud fra de lønudgifter vi overenskomstmæssigt, ud fra den private overenskomst vi har tegnet med FOA og DSR, er forpligtet til over for vikarerne. Det er ikke muligt at prissætte tilbuddet efter udbyders specifikationer. Vi skal overholde overenskomsten, hvilket også er et krav i udbudsmaterialet. Ved gennemskuelig prisfastsættelse vil KomUdbud, med meget stor sandsynlighed undgå unødvendige høje priser, på Nej, det vil KomUdbud ikke. Vi følger opdelingen i de offentlige overenskomster og agter at fastholde dette, som beskrevet i annonceringsmaterialet. Vi ønsker den annoncerede opdeling, da det giver gode muligheder for intern sammenligning. Vi er klar over at Tilbudsgiver afregning overfor ansatte vikarer er anderledes, men Tilbudsgivers afregning overfor ordregiver fastholdes. 4

baggrund af ukendte faktorer. Spørgsmål: Vil KomUdbud tilpasse tilbudslisten så den opfylder betingelserne i de private overenskomster med nedstående definitioner af vagter og efterfølgende uploade nyt Bilag 1 Tilbudsliste? Definition af vagter Hverdag: Dagvagt kl. 7.00 15.00 mandag til fredag Aftenvagt kl. 15.00 23.00 mandag til torsdag Nattevagt kl. 23.00 7.00 mandag til torsdag (til fredag morgen) Weekend: Dagvagt kl. 7.00 15.00 lørdag og søndag Aftenvagt kl. 15.00 23.00 fredag, lørdag og søndag Nattevagt kl. 23.00 7.00 fredag, lørdag og søndag (til mandag morgen) Tillæg for weekendtjeneste ydes fra og med aftenvagten fredag, og slutter med nattevagten mandag morgen. Tillæg ydes for hele vagten, men alene såfremt mere end halvdelen af vagten falder indenfor perioden Søgnehelligdage: Helligdagsbetaling ydes for nedenstående dage fra kl. 00.00 og indtil kl. 24.00. Tillæg ydes for hele vagten, men alene såfremt mere end halvdelen af vagten falder indenfor perioden. Nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, St. Bededag, 1. maj, 5. juni (Grundlovsdag), Kr. Himmelfartsdag, 2. Pinsedag, 24. december, 25. december, 5

26. december og 31. december. 6 7 Afsnit i udbudsmaterialet 1.3 Som vi læser 5. afsnit i punkt 1.3, skal bilag 1, Tilbudsliste indeholde en specifikation af det anførte forbrug indenfor de enkelte vikartyper. Denne meget vigtige specifikation (faggrupper og, vagtlag) kan vi dog ikke finde i bilag 1? Afsnit i udbudsmaterialet 17 Begrundelse for spørgsmål: Det fremgår, at hvis kontrakthaver ikke overholder den angivne leveringssikkerhed på 100% og tidsfristerne, er ordregiver berettiget til at rekvirere en bod på 2.000 kr. pr. gang. Det fremgår også, at Bod udløses såfremt en vikar indenfor den bestilte faggruppe ikke kan leveres til det aftalte tidspunkt. Da ingen leverandører over en periode kan levere 100%, er det en meget vigtig bestemmelse for tilbudsgivere, da risikoen for at komme til at betale bod skal indkalkuleres i prisen. Spørgsmål: 1. Vil boden altid blive rekvireret/opkrævet, eller betyder ordet berettiget (i 17), at der vil blive anlagt en vurdering af f.eks. omstændighederne ved den manglende levering? 2. Hvis der bliver anlagt en sådan vurdering, hvilke kriterier vil så blive anlagt? Da kommunerne pt. har forskellige vagtlag, kan der ikke gives en konkret specifikation af omsætningen i de forskellige vagtlag for alle kommuner. Vi oplyser den samlede omsætning for alle kommuner for de enkelte faggrupper, se særskilt ark. Det er op til den enkelte kommune af forvalte opkrævningen af bod. KomUdbud kan ikke opstille retningslinjer for driften i de enkelte kommuner. Der vil således være et krav om bod og det er op til den enkelte kommune at forvalte dette. 6

8 9 10 11 12 I bilag 2 kunne vi godt tænke os et uddybning af hvad forskellen er på Selskabsmodel og ejerforhold og Virksomhedsform som vi forstår det skal der eksempelvis stå aktieselskab i begge felter? I pkt. 2.17 under Tilbudsgivers forhold underpunkt 2+3 henvises der i begge tilfælde til bilag 3. Referere begge punkter til underskrivelse af bilag 3 eller forventes der yderligere dokumentation i relation til disse punkter? I forbindelse med beskrivelse af den økonomiske og finansielle formåen på side 11 anmodes der om uddrag for balance for de seneste tre år, dokumentation af omsætning samt overskudsgrad og soliditetsgrad. De to sidste kan vi bruge bilag 5 til at dokumentere men hvorledes ønsker ordregiver at modtaget dokumentation på de øvrige forhold. Vil kopi af interne regnskaber godkendt af revisor være tilstrækkeligt, kopi af finansbalancer eller andet relevant? Økonomisk og finansiel formåen, side11 samt bilag 5. Der ønskes oplyst en del regnskabsmæssige tal i afsnit 2, 3, 4 og 5. Kan KomUdbud acceptere, at der medsendes regnskaber for de sidste 3 regnskabsår og/eller udfyldt bilag 5, som fyldestgørelsen dokumentation for økonomisk og finansiel formåen? 2. Pkt.18 tildelingskriterium, pris. Bilag 1, tilbudsliste. 1. Spørgsmål: Der ønskes et felt på prislisten, hvor pris til uniformsgodtgørelse kan oplyses. Det vil være gældende for de kommuner, der ikke stiller uniformer til rådighed for Det kan være det samme, men i andre situationer forskelligt. Det kommer an på hvordan ejerforholdene er. Vi vil uploade en tjekliste til jer med de bilag og papirer I bedes indlevere. Med underskrivelse af bilag 3 opfyldes begge krav Vi vil uploade en tjekliste til jer med de bilag og papirer I bedes indlevere. Svaret er at det er tilstrækkeligt. Vi vil uploade en tjekliste til jer med de bilag og papirer I bedes indlevere. Det kan accepteres, bilag 5 skal dog udfyldes og underskrives. 1. Der kommer ikke et felt til uniformstillæg. De tilbudte priser skal være inkl. alle tillæg. 2. Der kommer ikke et felt til tillæg til ansvarshavende sygeplejerske. De tilbudte priser skal være inkl. alle tillæg. 7

13 14 vikarerne. 2. Spørgsmål: Der ønskes et felt på prislisten, hvor pris til ansvarshavende tillæg til Sygeplejersker kan oplyses. Det vil være gældende for de kommuner, der bestiller en ansvarshavende sygeplejerske. 3. Spørgsmål: Der ønskes et felt på prislisten, hvor pris til ansvarshavende tillæg til Social- og sundhedsassistenter kan oplyses. Det vil være gældende for de kommuner, der bestiller en ansvarshavende Social- og sundhedsassistent. Bilag 1 Tilbudsliste samt Side 5, nederst. "Det anførte forbrug for de enkelte vikartyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønster jf. Bilag 1. Tilbudsliste" Der er ikke oplyst noget forbrug på bilag 1, som kan danne baggrund for prisfastsættelse. Spørgsmål: Det historiske forbrug ønskes oplyst i timer og / eller kr. pr. kommune, faggruppe og vagttype. 20 Prisregulering. Der står i udbudsmaterialets at: Dokumenterede prisreguleringer kan ske årligt. Prisregulering skal dokumenteres og er faste de første 12 måneder. Tilbudsgiver udregner priser på baggrund af lønninger i overenskomster der er indgået mellem DSR/FOA og 3. Der kommer ikke et felt med tillæg til ansvarshavende socialog sundhedsassistent. De tilbudte priser skal være inkl. alle tillæg. Da kommunerne pt. har forskellige vagtlag, kan der ikke gives en konkret specifikation af omsætningen i de forskellige vagtlag for alle kommuner. Vi oplyser den samlede omsætning for alle kommuner for de enkelte faggrupper, se særskilt ark. Vi prisregulerer som beskrevet i udbuddet. Det vil være sådan at vi ikke prisregulerer dette forår 2014, da kontraktstart er 1. marts 2014. Se 20 i annonceringsmaterialet. Vi regulerer første gang 1. marts 2015 i stedet for 1. april 2015. Det forudsætter selvfølgelig, at det kan gøres med det varsel 8

VB/FASID. Ifølge overenskomsterne reguleres lønnen mv. en gang årligt, næste gang 1. marts 2014. Følges disse tidspunkter for prisregulering vil tilbudsgiver i givet fald kunne tilbyde mere gennemskuelige priser. Kommunerne vil med stor sandsynlighed undgå at betale højere priser, hvis reguleringen følger overenskomsterne. der er fastsat i kontrakten. Her reguleres efter udviklingen i de overenskomstmæssige reguleringer for hver faggruppe. Denne overenskomst er den overenskomst I opererer efter. Spørgsmål 1: Kan KomUdbud acceptere, at prisregulering følger samme tidspunkter som overenskomsterne, næste gang pr. 1. marts 2014? Spørgsmål 2: Kan KomUdbud acceptere, at prisregulering følger lønstigninger der er gældende i de landsdækkende overenskomster med DSR og FOA for private leverandører? Begrundelse: Det er et krav at tilbudsgiver overholder de overenskomster, som er forhandlet på for områdernes forhandlingsberettigede organisationer i Danmark. KomUdbud vil få tilbudt mere gennemskuelige priser og sandsynligvis undgå at betale unødige høje priser såfremt prisstigningen følger lønstigningerne i de overenskomster indgået med DSR og FOA Prisregulering skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Der skal forhandles ny overenskomster for 1. marts 2014 og fremadrettet, formentlig for en 2 årig periode. Spørgsmål3: Det ønskes bekræftet, at prisregulering kan foretages når de nye overenskomster er indgået og vi derved kender de 9

overenskomstmæssige ændringer. 15 16 17 17 For nye leverandører til en kommune tage det altid tid at opbygge et vikarkorps, der er tilstrækkeligt stort til at levere en høj dækning, og specielt når kravene er så høje som i dette udbud. Spørgsmål: Vil KomUdbud acceptere en indkøringsfase på f.eks. 3 måneder inden bodbestemmelsen i 17 træder i kraft. I forbindelse med fakturering står der i kontrakten at dette skal ske elektronisk. Det fremgår dog også af 12 at timesedlerne skal fremsendes sammen med fakturaen. Dette er ikke muligt ved elektronisk fakturering. Hvordan havde ordregiver forestillet sig at dette skulle løses? Vikaren aflevere en underskrevet timeseddel på arbejdsstedet som kan anvendes til sammenligning med faktura vil dette være tilstrækkeligt? Side 19, 14. Tilbudsgiver skal i flg. vores overenskomster afregne tjenestekilometer efter statens højeste takst. Spørgsmål: Kan KomUdbud acceptere at der faktureres tjenestekilometer for statens højeste takst? En leveringssikkerhed er vigtig for KomUdbud kommunerne. Der forventes ikke en indkøringsperiode, da det forlyder, at vikarerne hurtigt skifter og dette vil kunne lade sig gøre på 2-3 uger. Det burde kunne lade sig gøre forud for aftalestart i de enkelte kommuner. Vi frafalder kravet om fremsendelse af timesedler sammen med fakturaen. Den praktiske del med hensyn til timesedler kan aftales med den enkelte kommune ved kontraktsstart. Timesedler kræves. Ja, der kan faktureres til statens højeste takst i stedet for laveste takst. Mange kommunerne stiller biler til rådighed. 10

18 19 20 Spørgsmål 1: tillæg etc. Nedenstående tillæg følge ikke overenskomst for private vikarbureau under DSR overenskomst, kan dette være rigtigt? Det vil også betyde at det er mere uoverskueligt at give priser, f.eks så er aftentillæg normalt fra kl 15. Grundpris pr. time hele døgnet Aftentillæg alle dag (17.00 23.00) Aften tillæg sygeplejersker og sygeplejestuderende (18.00-23.00) Nattillæg alle dage (23.00 6.00) Lørdag tillæg (11.00 24.00) Søn - og helligdag tillæg (00.00 24.00) Spørgsmål2: Fordeling af timerne, vil det være muligt at få en ca. fordeling af, hvornår timerne ligger, f.eks dagvagter Procent?, aftenvagt Procent? nat, weekend dag, weekend aften etc. Spørgsmål3: Webbaseret bestillingssystem, dette har indtil videre vist sig at være meget forskelligt og ej brugt så intergreret som ønsket i jeres udbud, er det nok at beskrive og kunne vise hvilke hensigter der er med vores system som så vil blive programmeret ved indgåelse af kontrakt? Annonceringen følger tidsinddelingen i den offentlige overenskomst. Det fastholdes. Der offentliggøres samlet omsætninger fordelt på vagterne. Ja, I skal vurdere om det er tilstrækkeligt til at vise funktioner. Websystemet vil blive vurderet på baggrund af følgende kriterier: Brugervenlighed Dokumentationsmuligheder Udtræksmuligheder - diverse elektroniske udtræk af data ud fra samtlige leverede data på den elektroniske faktura og andre kilder. Tilretninger af mindre karakter er der plads til. Det er bare vigtigt at I er med på at webbestillingssystemet bedømmes ved fremvisningen og ikke senere. Se også tidligere svar. 11

21 22 23 I Udbudsmaterialet punkt 1 Indledning, Oversigt over deltagere på vikarydelser står hvilke kommuner der deltager fra aftalestart. Spørgsmål: Er det 100 % afklaret, at Fredericia, Holstebro, Middelfart og Sønderborg på starttidspunkt for denne aftale ikke er omfattet af en allerede gældende aftale som ikke udløber senest 1. marts 2014? I Udbudsmaterialet punkt 1.3 Annonceringens omfang står, at aftalerne løber 3 år frem. Spørgsmål 1: Gælder det også de kommuner som tilslutter sig på et senere tidspunkt eller har alle aftaler samme udløbstidspunkt (på nær de kommuner som har anført et kortere opsigelsesvarsel)? I Udbudsmaterialet punkt 1.3 Annonceringens omfang står at der kræves en leveringssikkerhed på 100 % Spørgsmål 1: vil Udbyder da venligst overveje at ændre dette krav til en realistisk leveringsgrad for den enkelte kommune? Begrundelse: Da ingen aktører kan dække vikarydelser med en 100,0% leveringssikkerhed. Fredericia Kommune er tovholder for udbuddet og har opsagt egne aftaler til udgangen af februar måned 2014. Det er for en sikkerheds skyld afklaret endnu engang med de nævnte kommuner og de opstarter kontrakten, som anført i materialet og har ikke overlappende aftaler. Alle kommuner har som udgangspunkt samme udløbstidspunkt, altså samme udløbsdato. Jf. tidligere svar fastholdes leveringsgraden. 24 I Udbudsmaterialet punkt 2.17 Udvælgelseskriterier under Økonomisk og finansiel formåen, står at Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. Spørgsmål 1: Hvilke forsikringsoplysninger er det præcist der skal vedlægges tilbuddet og hvilke skal afgives ved indgåelsen af rammeaftalerne? Dette krav fjernes fra udvælgelseskriterier og flyttes til kontrakten, så tilbudsgiver bliver pålagt at tegne den og efterfølgende fremvise den. 12

25 26 Spørgsmål 2: Da det er kommunerne som har instruktionsbeføjelserne overfor vikarerne og dermed har arbejdsskadesforsikringsforpligtelsen m.v. overfor vikarerne, hvilken relevans har så erhvervs- og ansvarsforsikringen i relation til leveringen af vikarydelser fx hvilke krav kan der være tale om? Spørgsmål 3: Er ordregiver sikker på at ønsket om at få fremsendt den fulde police og forsikringsbetingelser i tilfælde hvor forsikringen er tegnet som en koncernforsikringsdækning world-wide og dermed også dækker udenlandske enheder og andre fagområder eller kan det aftales nærmere med de enkelte kommuner? I Udbudsmaterialet punkt 2.17 Udvælgelseskriterier under Økonomisk og finansiel formåen er nævnt at der skal afgives oplysninger for de seneste 3 afsluttede regnskabsår om virksomhedens balance, samlede omsætning og nøgletal. Spørgsmål 1: Vil det være fyldestgørende at fremsende de officielle årsrapporter for de seneste 3 afsluttede regnskabsår hvoraf fremgår oplysninger om virksomhedens balance, samlede omsætning og de efterspurgte nøgletal og således ikke anvende bilag 5? Spørgsmål 2: Såfremt bilag 5 skema til nøgletal skal anvendes, skal der så udfyldes et skema for hvert af de 3 år altså 3 skemaer? Spørgsmål 3: Såfremt årsrapporterne ikke skal fremsendes og skema 5 skal anvendes. Hvor ønsker udbudsgiver at oplysninger om virksomhedens balance og samlede omsætning skal angives når der ikke er et skema hertil? En ansvarsforsikring gælder i tilfælde, hvor vikaren er ansvarlig for eksempelvis en skade. En arbejdskadeforsikring handler om, når en person kommer til skade på arbejde. Det er to forskellige forsikringer. Dette krav fjernes fra udvælgelseskriterier og flyttes til kontrakten, så tilbudsgiver bliver pålagt at tegne den og efterfølgende fremvise den. 1. Vedlæg dette som bilag til bilag 5, som SKAL udfyldes. 2. Der skal udfyldes 3 skemaer 3. Skema 5 skal anvendes og andre oplysninger som balance og samlede omsætning vedlægges som bilag 13

27 28 29 30 I Udbudsmaterialet punkt 2.18 Tildelingskriterium - Webbaserede bestillingssystem som vægtning i procent med 40 %. Spørgsmål: Når Holstebro Kommune i kommunespecifikationen angiver at e-handelsløsning ikke er aktuel betyder det at kommunen ikke er interesseret i anvendelse af det webbaserede bestillingssystem og det dermed ikke vægtes med 40 %? I Udbudsmaterialet punkt 2.18 Tildelingskriterium står at det webbaserede bestillingssystem skal fremvises Spørgsmål: Betyder det at Tilbudsgivere indkaldes til et møde omkring fremvisning inden evalueringen af tilbud? I Udbudsmaterialet punkt 2.18 Tildelingskriterium, Pris står at opdelingen svarer til kommunernes overenskomster Spørgsmål: Vil Udbyder overveje at følge opdeling af døgnet og weekender/søgnehelligdage i henhold til de gældende overenskomster på det private arbejdsmarked mellem VB-FASID(Foreningen af Sygeplejevikarbureauer i Danmark) og henholdsvis FOA og DSR, som Udbyder kræver at Tilbudsgiver følger i Udbudsmaterialet? Begrundelse: Ordregiver vil derved få mere gennemsigtige og sammenlignelige priser I Udbudsmaterialet punkt 2.18 Tildelingskriterium, Pris er et eksempel på hvordan en vagt med varighed på 16 timer kan faktureres Spørgsmål: Vil Udbyder venligst oplyse hvor vagter af 16 timers varighed findes? Det kommunespecifikke bilag er en standard og det er e- handelsløsningen til varekøb, som indgår. Alle kommuner får det webbaserede bestillingssystem og vil anvende dette. Det vægter 40%. Ja, så snart vi kender antallet af tilbudsgivere der opfylder udvælgelseskriterierne, kontaktes tilbudsgiverne og indkaldes til at fremvise det webbaserede bestillingssystem. Jf. tidligere svar fastholdes tidsinddelingen fra den offentlige overenskomst. Prisberegningseksemplerne skal alene ses som en vejledning til hvordan priserne udregnes. Der er i øvrigt en fejl i eksempel 3, hvor der også skal medregnes aftentillæg 22-23 og nattillæg 23-06, da disse gælder alle dage. 14

31 32 I Udbudsmaterialet punkt 2.18 Tildelingskriterium, Pris og i bilag 1 har vi følgende spørgsmål: Spørgsmål 1: Der nævnes muligheden for at angive op til 2 samlerabatter for tildeling af et antal unavngivne kommuner. Vil ordregiver venligst overveje at ændre udbudsmaterialet således at samlerabatterne kan tilknyttes nogle specifikke kommuner eller hvordan skal unavngivne kommuner forstås i denne sammenhæng? Spørgsmål 2: I relation til samlerabatterne og herunder angivelsen i bilag 1 tilbudslisten er det da korrekt, at der skal udfyldes et skema for hver kommune med eventuelt angivelse af flere kommuner såfremt samme pris og samlerabat er gældende for de pågældende kommuner? Spørgsmål 3: Såfremt svaret på spørgsmål 3 er ja er det så korrekt, at der kan afgives tilbud på forskellige grupperinger af kommuner med eventuelt tilhørende forskellige samlerabatter eller kan der kun afgives én pris med eventuelt én tilhørende samlerabat pr. kommunegruppering altså at kommunerne ikke kan indgå i flere kommunegrupperinger og i flere samlerabat sammenhæng? I Rammeaftale 8 Afbestilling af vikarer står at afbestilles en vikar efter afbestillingsfristens udløb, forbeholder Ordregiver sig overfor Kontrakthaver ret til, at anvende vikaren til tilsvarende arbejde på andre arbejdspladser omfattet af rammeaftalen Spørgsmål 1: Vil Ordregiver venligst bekræfte at det gælder 1. Samlerabatten kan ikke gives til navngivne kommuner 2. Priserne kan hvis de er de samme for flere kommuner angives på et enkelt ark for alle de kommuner med samme priser. Samlerabatten kan ikke gives til bestemte kommuner. 3. præciseres nedenfor for at sikre at svaret ikke kan misforstås. Det må præciseres, at der kan gives 2 samlerabatter. De skal ikke indregnes i priserne, men gives samlet som en procentssats. Det er ikke muligt at navngive kommunerne og lave egne grupper. Der kan gives et tilbud pr. kommune, dvs. 1 pris pr. kommune. Samlerabatten er alene en mulighed for at yde rabat ved stordrift, men kan ikke gives til bestemte kommuner alene et antal. Der er mulighed for at give skarpe priser til bestemte kommuner i de enkelte tilbud. 1. Det virker fornuftigt at tage det hensyn. Det er ikke reguleret af aftalen og vil være et driftsspørgsmål med den enkelte kommune og noget der bør drøftes, hvis det bliver et problem. 2. Kan ordregiver vide besked om dette, så vil en kommune 15

33 34 35 indenfor en kort radius af bestillingsstedet da tilbudsgiver via de private vikaroverenskomster er forpligtet til at betale vikarerne for eventuel kørselsgodtgørelse? Spørgsmål 2: Vil ordregiver venligst bekræfte at såfremt vikaren er med offentlige transportmiddel, vælges et sted i gå/cykel afstand fra første indmødested? I Rammeaftale 9 Afvisning af vikar står at hvis vikaren ikke lever op til kravene, som beskrevet i annonceringsmaterialet, kan en kommune kræve en omlevering Spørgsmål: Vil Ordregiver bekræfte at det altid er en leder der tager denne beslutning og dermed også en leder der kontakter Kontrakthaver? I Rammeaftale 10 Faglighed, Uddannelse, overenskomster og autorisation m.v. står at Kontrakthaver er ansvarlig for nødvendig og tilstrækkelig instruktion af vikarerne Spørgsmål: Vil Ordregiver venligst bekræfte at der er ordregiver der har instruktionsbeføjelserne og dermed også er ansvarlig for at instruere til de opgaver der måtte være? I Rammeaftale 11 Øvrige krav til Kontrakthaver og dennes personale står, at de anviste vikarer altid skal bære Kontrakthavers uniform.. Spørgsmål 1: Betyder det at kommunerne (bortset fra Ikast-Brande og Randers kommune) ikke stiller uniformer til rådighed for vikarerne og vikarbureauerne skal indregne omkostningen hertil? Spørgsmål 2: Hvilke krav har de enkelte kommuner til vikarernes uniformer såfremt den pågældende kommune ikke stiller uniformer til rådighed? næppe modarbejde dette, men dette er ej reguleret af kontrakten og vil også være et driftsspørgsmål med den enkelte kommune. Spørgsmålet henhører under driften af aftalen i den enkelte kommune. Det lyder fornuftigt at personen der kontakter kontrakthaver er kompetent til at vurdere, om der skal kræves omlevering. Hvem denne person er i de enkelte kommuner kan der ikke svares på. Ordregiver sætter vikarerne i gang og instruerer til den specielle opgave der skal løses, men det er kontrakthaver der sørger for at vikaren er kompetente i forhold til deres faggruppe. Meget relevant spørgsmål, som vi har søgt afklaret en ekstra gang i kommunerne, da det viser sig at kommunerne ikke har været opmærksomme på, at oplyse dette i kommunespecifikt bilag. 1. Vikarbureauerne skal indregne omkostningen til uniform ved de kommuner, hvor det er relevant. Følgende kommuner stiller uniform til Rådighed: Ikast-Brande, Randers og Vejle Kommuner. 2. De anviste vikarer skal altid bære Kontrakthavers 16

36 37 38 I Rammeaftale 20 Prisregulering er prisreguleringstidspunktet angivet til 1. april og samtidig står at priserne er faste de første 12 måneder. Spørgsmål 1: Da vikaroverenskomsterne på det private arbejdsmarked reguleres pr. 1. marts vil ordregiver ændre prisreguleringstidspunktet til 1. marts? Spørgsmål 2: Da kontraktstart er angivet til 1. marts 2014 og 12 måneder herefter er 1. marts 2015 er det så ikke korrekt, at prisreguleringstidspunktet under alle omstændigheder vil være 1. marts 2015? 1.1 Generel beskrivelse af annonceringen punkt 3 Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Spørgsmål: Er det korrekt forstået, at der I dette udbud ikke er anført nogen kommuner, som ønsker denne option I forhold til indsat skema? 1.2 Annonceringens omfang Der kræves en leveringssikkerhed på 100% Spørgsmål: En garanteret leveringssikkerhed på 100%, vil ingen leverandører kunne efterleve. Vi tror også, at kommunerne vil kunne nikke genkendende til, at de har prøvet, at der ikke kan leveres en vikar i enkelte tilfælde. Vi uniform(hvor kommunen ikke stiller uniform til rådighed), som lever op til sundhedsstyrelsens krav og den enkelte kommunes beklædningsregler for området, samt bære synligt navn og billedlegitimation, som er udstedt af Kontrakthaver. 1. Prisreguleringstidspunktet bliver den 1. marts. 2. Prisreguleringen starter den 1. marts 2015. De kommuner der ikke deltager i annonceringen er ikke nævnt. De kommuner der er med i annonceringsmaterialet deltager. Vi fastholder leveringsgraden på 100 % levering med kravet om bod. 17

så for nogle år siden, at modellen med de 100 % blev anvendt, men som kommunerne generelt er gået bort fra igen, med indsigt i, at det er et krav, som ikke i realiteten vil kunne effektiviseres. I dag ligger den ønskede leveringsgrad derfor for det meste på 90 % både i de udbud der udbydes af kommuner såvel som Regioner. Vi mener dog stadig, at KomUdbud skal kræve en god dækningsgrad, og vil derfor spørge, om det vil accepteres en dækningsgrad på 95 %, med tilstræbels på de 100 %. 39 40 2.17 Udvælgelseskriterier Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Spørgsmål: Stilles der krav til balancen, og hvis ja, hvad er så mindstekravet for, at opfylde udvælgelseskriteriet. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af annonceringen, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Spørgsmål: Stilles der krav til omsætningen, og hvis ja, hvad er så mindstekravet for, at opfylde udvælgelseskriteriet. Der er ikke indsat mindstekrav i materialet. Der foretages en samlet vurdering. Der er ikke indsat mindstekrav i materialet. Der foretages en samlet vurdering. 18

41 42 43 I muligt omfang, dvs. afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de sidste tre afsluttede regnskabsår. Nøgletallene er overskudsgrad og solidaritetsgrad. Spørgsmål: Stilles der krav til nøgletallene (overskudsgrad og soliditetsgrad), og hvis ja, hvad er så mindstekravet for, at opfylde udvælgelseskriteriet. Teknisk og/eller faglig formåen Spørgsmål: Er der mindstekrav til referencerne, f.eks. at det skal være på kommune niveau? Spørgsmål: Er der mindstekrav på omsætning pr. reference, og hvis ja hvilke? 2.18 Tildelingskriterium Pris Der skal afgives tilbud jf. nedenstående opdeling som svarer til kommunens overenskomster: Grundpris pr. time hele døgnet Aftentillæg alle dag (17.00 23.00) Aften tillæg sygeplejersker og sygeplejestuderende (18.00-23.00) Nattillæg alle dage (23.00 6.00) Lørdag tillæg (11.00 24.00) Søn - og helligdag tillæg (00.00 24.00) Spørgsmål: Eftersom KomUdbud ikke ønsker, at følge gældende overenskomster på området med brancheforeningen, ønskes oplyst hvorledes, hver kommunes forbrug i timer, ligger fordelt på faggrupperne Der er ikke indsat mindstekrav i materialet. Der foretages en samlet vurdering. Til referencerne er der ikke andre mindstekrav til end de i materialet angivne. Der er ikke mindstekrav til omsætning pr. reference. Jf. tidligere svar. Omsætning samlet pr. faggruppe oplyses. Naturligvis med samme forbehold som andre omsætningstal. 19

og vagtlagene som følger KomUdbuds bilag 1 Tilbudsliste. 44 45 Pris Udfyldes pr. kommune i vedlagte bilag 1 Tilbudsliste, vægtning i procent 60%. Spørgsmål: Vil KomUdbud venligst oplyse vægtningsmodellen i tildelingsfasen i forhold til pris. Rammeaftalen 8 Afbestilling af vikarer. Ordregiverne kan uden nogen form for omkostninger, afbestille vikarvagter indtil 4 timer før mødetid på den opgivne adresse. Spørgsmål: Vil KomUdbud acceptere, at for dagvagter, er afbestillingsfristen dagen i forvejen, inden kl. 18.00, da afbestillingstidspunktet ellers typisk vil være kl. 03.00 om natten. KomUdbud vil ikke oplyse vægtningen i forhold til pris, men oplyser omsætningstal for at imødekomme tilbudsgivernes ønske om en fordeling til brug for beregning af priserne. Afbestilling af dagvagter skal ske indenfor den åbningstid der er angivet. Det er således ikke muligt at afbestille en vikar i tidsrummet 24-06. 46 Afbestilles en vikar efter afbestillingsfristens udløb, og Kontrakthaver ikke kan anvende den pågældende vikar et andet sted, forbeholder Ordregiver sig over for Kontrakthaver ret til, at anvende vikaren til tilsvarende arbejde på andre arbejdspladser omfattet af rammeaftalen. Spørgsmål: Vil KomUdbud venligst bekræfte, at dette kun gælder hvis det er opgaver af lignende art, med samme kvalifikationer, således at en sosu-hjælper bestilt uden kørekort til en vagt på plejecenteret ikke pludselig kan risikere, at skulle ud i en vagt i hjemmeplejen, som kræver kørekort. Det bekræfter KomUdbud er det der menes med formuleringen. Ændringer der afviger fra det bestilte vil være i en dialog mellem kommunen og vikarbureauet. 20

47 48 49 50 10 Faglighed, uddannelse, overenskomster og autorisation m.v. Vikarerstatninger må ikke ske pr. automatik, men skal altid aftales med ordrebestiller. Spørgsmål: Vil KomUdbud venligst bekræfte, at ved akut opstået sygdom ved vikaren, at bureauet må finde en erstatning, eller ønsker kunden i tilfælde af, at dagvagten (vikaren) melder sig syg kl. 06.00, at bureauerne venter til stedet møder ind, for at få bekræftelse på, om der må sendes en anden? Kontrakthaver er ansvarlig for, at vikarerne får den nødvendige og tilstrækkelige instruktion, hvilket i særlig grad er påkrævet, når vikarerne skal udføre tjeneste i aftenog nattevagter, weekender og på søgnehelligdage. Spørgsmål: Ifølge loven er det stedet/ordregiver som har instruktionsbeføjelserne. Vil KomUdbud venligst bekræfte det. Kontrakthaver forpligter sig endvidere til at indgå i det udviklingssamarbejde med kommunerne omkring digitalisering og elektronisk styring og rapportering i forbindelse med bestilling og ledelsesinformation m.v. Spørgsmål: Hvad kunne eksempler på det være. 11 Øvrige krav til Kontrakthaver og dennes personale. De anviste vikarer skal altid bære Kontrakthavers uniform, som lever op til sundhedsstyrelsens krav, samt bære synligt navn og billedlegitimation, som er udstedt af Kontrakthaver (Medmindre andet er aftalt med ordregiver.). Spørgsmål: Hvor skal tillæg for uniformsgodtgørelse angives, således at kommunerne individuelt kan beslutte, Situationen er ikke tænkt gældende ved vikarens sygdom, men ved generel udskiftning, hvor der byttes rundt på vikarer. Et sted skal generelt kunne regne med, at den vikar der er aftalt skal komme også er den der møder op. Spørgsmålet henhører principielt under de enkelte kommuners drift af aftalen. Det enkelte sted sætter naturligvis en vikar i gang med opgaverne, men det er vikarbureauet der er vikarens arbejdsgiver og skal sørge for at vikarerne har de rette kompetencer, der knytter sig til faggruppen. Der er ikke konkrete eksempler. Kommunerne vil gerne indikere, at det er vigtigt med et samarbejde samt at samarbejdet følger med udviklingen i kommunerne. Uniformstillæg skal være inkluderet i priserne. Hvis der stilles uniform til rådighed forventes det, at der er taget højde for dette i priserne. Se også tidligere svar for hvilke kommuner der stiller uniform til rådighed. 21

om de ønsker at gøre brug af det. 51 52 53 12 Timesedler. Det er Kontrakthavers ansvar at sikre at de udsendte vikarer udfylder timesedler for alle arbejdsforhold jf. nedenstående bestemmelser. Timesedlen skal fremsendes elektronisk sammen med afregningen. Spørgsmål: Vil KomUdbud venligst bekræfte, at det ikke er muligt, at vedhæfte bilag til fakturaer som fremsendes via det offentlige faktureringssystem (OIOUBL). 14 Økonomiske udgifter for tilbudsgiver, som ikke er omfattet i vikarydelserne. Generelt er udgifter i forbindelse med transport Ordregiverne uvedkommende. Hvis det aftales, at vikaren bruger egen bil, afregnes til statens laveste takst. Vikarer er forpligtiget til at benytte den bil som den enkelte kommune stiller til rådighed for løsning af opgaven. Der må IKKE uden forudgående aftale med det enkelte tjenestested benyttes egen bil. Spørgsmål: Vil KomUdbud venligst acceptere, at hvis det aftales, at vikaren bruger egen bil, afregnes til statens højeste takst, som også vikarbureauerne er forpligtet til. 17 Bodsbestemmelser Kan Kontrakthaver ikke overholde den angivne leveringsgrad på 100 % og tidsfristerne m.m. nævnt i nærværende annonceringsmateriale, er Ordregiverne berettiget til at rekvirere bod på 2.000 kr. pr. gang. Alt vedrørende bestillinger af vikarer skal dokumenteres gennem websystemet, det gælder også vagter der er bestilt Det mener vi er korrekt. Det bekræftes. Se også tidligere svar på dette. Det accepteres jf. tidligere svar. KomUdbud anerkender, at en dækningsgrad på 100% samt bod, dvs en fuldstændig opfyldelse af kontrakten er en nyere måde at samarbejde med vikarbureauerne på. Vi har som en kort begrundelse for denne opsætning, nu en enkel måde at beregne leveringsgraden på samt en mulighed for 22

telefonisk, således at ordregiver til enhver tid kan se status på bestilte vikarer samt eventuelle manglende dækning på en bestilling. Spørgsmål: Hvis KomUdbud fastholder en leveringsgrad på 100%, vil samtlige bureauer skulle indkalkulere en forholdsvis høj bod fra starten af, i de afgivne priser. For at KomUdbud kan opnå gennemsigtighed, og bedst mulig priser, vil KomUdbud venligst acceptere en dækningsgrad på 95%. en konsekvens, hvis der ikke leveres. Der var tidligere i mange kommuner ikke en mulighed for at rette op på dækningsgraden og ingen konsekvenser for manglende dækningsgrad. Det er kommunerne der opkræver bod. KomUdbud fastholder dækningsgraden på 100 %. Bodsbestemmelsens størrelse fastholdes. 54 55 Hvis ikke, vil KomUdbud venligst acceptere, at det kun er differencen mellem tilbudsgivers pris, og den indkøbte vikarydelse der gør sig gældende, og ikke en urimelig høj bodsbestemmelse, i forhold til, hvad dækningsbidraget pr. vagt udgør. Vil KomUdbud således venligst genoverveje bodsbestemmelserne. 18 Fakturering Alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes linjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Spørgsmål: Vil KomUdbud venligst uddybe kravet, da dette ikke forstås. 20 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.04.2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til Af hensyn til godkendelsen af en betaling i kommunen, skal det kunne ses tydeligt hvad der betales for. Så betalinger kan godkendes hurtigt. KomUdbud vil acceptere at prisreguleringen sker pr. 1. marts 2015 og hvert år derfra med de frister der er opsat i annonceringsmaterialet. KomUdbud fastholder således at priserne skal være faste, som i 23

56 udviklingen i de overenskomstmæssige reguleringer for hver enkeltfaggruppe fra 01.04.2014 til 01.04.2015 eller frem til overenskomsternes reguleringstidspunkt. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Spørgsmål: Da vikarbureauernes brancheforeningen starter nye overenskomstforhandlinger med de respektive fagforeninger næste år, med regulering den 01.03.2014, og hele branchen endnu ikke ved, hvad udfaldet af disse overenskomstforhandlinger bliver, vil KomUdbud derfor acceptere, at første prisregulering sker den 01.03.2014, således at de afgivne priser afgives efter den nuværende overenskomst. 6 I næstsidste afsnit er beskrevet, at ordregiver har adgang til at hæve aftalen, hvis bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere ikke overholdes. Henvises der her alene til det forudgående afsnit i 6, eller hvis ikke til hvilken bestemmelse? tilbuddet det første år. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Afsnittet er sammenhængende. Det har dog i sagens natur en sammenhæng med bestemmelsen om faglighed også. 57 12 Det fremgår af 12, at der altid skal udfyldes timesedler som fremsendes sammen med afregningen. I vores web-baserede bestillingssystem arbejdes med elektroniske timesedler, som genereres i systemet, og Se tidligere svar. Det vigtigste er at timesedlerne udfyldes i overensstemmelse med det fastsatte og at kommunerne kan håndtere dette. 24

58 59 godkendes af bestilleren efter vagtens afslutning. Bestilleren vil herefter have adgang til timesedlerne elektronisk. De samme oplysninger om vagten som er nævnt i 12 fremgår af selve fakturaen. Vikarene udfylder således ikke timesedler. Systemet er en stor administrativ lettelse for både kunde, vikar og bureau, og fungerer upåklageligt hos andre kunder. Spørgsmål: Vil KomUdbud kunne acceptere dette system, og således frafalde kravet om at vikarerne skal udfylde timesedler, der indsendes sammen med afregningen? 14 Når vikaren stiller bil til rådighed i tjenesten, afregner vikarbureauet efter statens takster (3,82 kr. op til 20.000 km., og 2,13 kr. derefter). Vil KomUdbud acceptere at der afregnes efter disse takster, da det ellers vil koste vikarbureauet penge at medarbejderen stiller bil til rådighed? 2.17 og 2.18 Er følgende korrekt forstået: - At det alene er den dokumentation der er beskrevet i 2.17 der anvendes ved udvælgelsen af tilbudsgivere, der vurderes at være i stand til at løfte opgaven? - At denne vurdering foretages samlet for alle kommunerne? - at det alene er prisen (60%) og ordregivers vurdering af det web-baserede bestillingssystem (40%) der er afgørende for tildelingen? - At vurderingen af det web-baserede bestillingssystem foretages samlet for alle kommunerne, og at vurderingen af prisen foretages for den enkelte kommune? Timesedlerne skal danne grundlag for godkendelse af fakturaer. Hvis en kommune kan håndtere en elektronisk form må det aftales særskilt med kommunen efterfølgende, hvorvidt det ønskes. Se tidligere svar. Dokumentationen og referencerne bruges til at vurdere om en tilbudsgiver kan løfte opgaven. Vurderingen er samlet, da det vurderes om I opfylder udvælgelseskriterierne, før vi kigger på jeres webbestillingssystem og priser. Det er derfor vigtigt at I indleverer alle oplysninger som beskrevet, så I opfylder udvælgelseskriterierne. Vi indhenter ikke oplysninger eller papirer efterfølgende. Prisen vægter 60% og det webbaserede bestillingssystem 40% og det er den nøgle vi finder de bedste tilbud ud fra. Det webbaserede system burde være det samme uanset hvilken kommune der skal bruge det, derfor skal vi se det uanset hvilke kommuner der bydes ind på også selv om der kun bydes på en 25

60 18 Det fremgår af 18, at alle ordrer skal faktureres enkeltvis (der må ikke blandes linjer fra forskellige ordrer på samme faktura). I vores system faktureres alle ordrer til den samme bestiller (typisk for en 14-dages lønperiode) på 1 faktura, der indeholder en specifikation af den enkelte ordre. Hvis alle ordrer skal faktureres særskilt, vil det medføre et meget stort antal fakturaer, og dermed en meget stor administrativ byrde, og et synes vi dårligere overblik for den enkelte bestiller. Spørgsmål: Vil KomUdbud frafalde kravet om at alle ordrer skal faktureres enkeltvis? kommune. Vurderingen af priserne sker for hver kommune, da der er mulighed for at byde med forskellige priser til forskellige kommuner. Der tages højde for samlerabat ved vurderingen/udregningen. Det er vigtigt er at oplysningerne er på fakturaen og at det er overskueligt. Det er korrekt at ordrer normalt faktureres enkeltvis, når vi annoncerer andre ydelser og varer. Ved vikarer vil det være fint at det gøres så administrativt let som muligt og at ordrer kan fremgå af samme faktura, så længe det overholder kravene og kan godkendes af rette person. Det henhører under driften i de enkelte kommuner, hvilke enheder der godkender fakturaerne altså opdelingen i distrikter mv. Se også tidligere svar. 61 19 Vikarbureaet er efter overenskomsterne forpligtet til at godtgøre overarbejde med 50%. Hvis ordregiver ikke godtgør dette, vil det koste vikarbureauet penge, at vikaren påtager sig overarbejde. Spørgsmål: Vil KomUdbud acceptere er der tillægges 50% af den aftalte timepris, når vikaren påtager sig arbejde udover den bestilte vagts længde? Hvis en kommune aftaler noget med vikarbureauet om overarbejde ligger det udenfor rammeaftalens område og det er en aftale som den enkelte kommune må lave med vikarbureauet. KomUdbud vil ikke indgå aftaler om overtidsbetaling. 26

62 63 64 65 4 For de kontrakter der starter senere end 01.03.2014: Vil udløbet blive forlænget tilsvarende, så de alle udløber efter 3 år? Bilag 1 tilbudsliste: For alle faggrupper er der i vagttype nævnt: Dagvagt hverdag og lørdag Spørgsmål: Der bør vel stå grundpris pr. time hele døgnet som der henvises til i prisberegningseksempler? Vedrørende timesedler: Spørgsmål: Kan der anvendes elektroniske timesedler, således at kunden godkender timesedler elektronisk, og man derved ikke anvender papirudgave. I udbudsmaterialets pkt. 2.18 anføres prisstrukturen, herunder arbejdstidsbestemte tillæg. De angivne tidsrum stemmer ikke overens med overenskomsterne for vikarer på sundhedsområdet, men synes derimod at stemme overens med de offentlige (kommunernes) overenskomster med FOA/DSR. Kunne udbudsstiller ikke overveje, at lade priserne følge strukturen i vikaroverenskomsterne? Det er sådan at alle kontrakterne får samme udløbsdato, så vi samlet kan udbyde vikarydelserne igen og kan undgå forskellig opstart næste gang. Det rettes hermed ny tilbudsliste bliver tilgængelig. Ja, det er en grundpris. Se tidligere svar. Jf. tidligere svar, så følges tidsrum i de kommunale overenskomster. 66 I rammeaftalens 17 anføres, at leverandøren idømmes en bod på kr. 2.000 for hver vagt der ikke dækkes. Kan dette have sig rigtighed? 100 % leveringssikkerhed ikke realistisk at forvente, og det vil betyde at tilbudsgiverne skal indregne forventede bodsomkostninger i prisfastsættelsen. Jf. tidligere svar, så er boden på 2000 kr. korrekt og en leveringsgrad på 100 %. 27

67 I udbudsmaterialets pkt. 2.18 tillægges besiddelsen af et webbaseret bestillingssystem en vægtning på 40 % i tildelingskriterierne. Samtidig har udbudsstiller formuleret ganske specifikke krav til det webbaserede systems kunnen og funktionalitet. Det er vores opfattelse, at så specifikke systemtekniske krav, sammenholdt med den meget korte deadline for indgivelse af tilbud, reelt udhuler princippet om fair og lige adgang for tilbudsgivere. Tilbudsgivere der ikke er i besiddelse af et system der passer 100 % i den skabelon udbudsstiller har opstillet, vil i praksis ikke have mulighed for at blive tildelt opgaven. Kunne udbudsstiller overveje, at bløde op på tildelingskriterierne, så tilbudsgivere, der har et anderledes bestillingssystem, også har mulighed for at få tildelt opgaven? Bestillingssystemet skal overholde et minimum, så alle kommuner får samme muligheder i systemet uanset hvilken kontraktshaver der er tale om. Systemet skal blandt andet give mulighed for at bestille en vikar og trække statistik. Det er vigtigt at en tilbudsgiver i kontraktperioden opfylder kravene til webbestillingssystemet. Tildelingskriterierne fastholdes og kriterierne til websystemet fastholdes også. Se også tidligere svar. 68 Side 11 Punkt 2.18 Tildelingskriterium Prisen. De angivne beregninger af aften- og nattillæg samt lørdagsog søndagstillæg afviger i væsentlig grad fra de tillægsberegninger der beregnes i de overenskomster vikarbureauerne har tiltrådt med både FOA og DSR. I disse kan weekendtillægget beregnes fra og med nattevagt fredag, til og med nattevagtens afslutning mandag morgen. Tillægget udgør 50 % af vikarens grundtimeløn hvilket vil være en meget stor ubekendt faktor i et pristilbud. Da udbuddet ikke indeholder antal enheder der skal afgives pris på betyder det at tilbudsgiver skal afgive pris på en ydelse der er ubekendt. Såfremt man som virksomhed skal kunne afgive en forsvarlig økonomisk pris bør det være klart for Der er tilstræbt offentliggjort en fordeling af omsætningerne i kommunerne jf. tidligere svar. 28

virksomheden hvor mange enheder/timer der købes i de forskellige vagtla., Kan I oplyse antal enheder der skal afgives pris på? 69 70 Endvidere står der i tilbudslisten bilag 1, at nattevagten slutter kl. 06.00. Nattevagter slutter som hovedregel kl. 07. 00 eller senere. Kan nattillægget ændres til at slutte ved nattevagtens afslutning. I lighed med det offentlige. Side 18 11 Skal det forstås sådan, at alle vikarer skal møde i uniformer udleveret af vikarbureauet? Eller stiller institutionerne uniform til rådighed? Som hoved regel er det institutionerne der stiller uniform til rådighed, da der er stor forskel på om de enkelte institutioner anvender eget tøj eller uniformer. Side 20 17 Ingen vikarbureauer kan levere 100 %, og bods beregningen må derfor indkalkuleres i prisen. Med de forhold som er urealistiske (leveringsgrad) og skæv tillægsberegning vil udbyder få tilbudt priser som er meget mindre skarpe, end hvis tilbudsgiverne kan kalkulere med realistiske priser på baggrund af deres faktiske udgifter. Jf. side 6 punkt 1.4 vil en stor del af kommunernes bestillinger være af akut karakter, og på side 17 7 står at akutte vagter skal dækkes indenfor 15 minutter. Dette sammenholdt med et krav om 100 % dækning er ikke realistisk. Kan kravet om 100 % dækning ændre til eks. 96 %? Timeinddelingerne følger den offentlige overenskomst og der kan godt være vagter, der ikke nødvendigvis følger inddelingen af tillæg. Jf. tidligere svar stiller kommunerne som udgangspunkt ikke uniform til rådighed. Derfor skal dette inkluderes i prisen. Enkelte kommuner stiller uniform til rådighed, se tidligere svar. Vi fastholder kravet om 100 % dækning. 29