Ordinær Generalforsamling 2006 Referat fra mødet d. 28. februar 2006 Andelsboligforeningen 1. VALG AF DIRIGENT OG REFERENT Torben (133) blev valgt til dirigent og Carsten (155) blev valgt til referent. Dirigenten kunne konstatere at den ordinære generalforsamling var blevet indkaldt efter gældende regler og at generalforsamlingen var beslutningsdygtig. 2. GENERALFORSAMLINGENS LOVLIGHED OG GYLDIGHED Fremmødte ved mødets start: 91, 97, 99, 101, 103, 107, 109, 113, 117, 119, 125, 127, 129, 131, 133, 147, 151, 153, 155, 159, 173. Fuldmagter: 111, 135, 145, 149, 165. Ugyldige fuldmagter: 137, 167. Dette skyldtes, at en beboer kun må medbringe én fuldmagt. Da der var medbragt to fuldmagter blev bestyrelsen nødt til at kende begge ugyldige. Generalforsamlingen var indkaldt rettidigt og var gyldig. 3. BESTYRELSENS BERETNING Bestyrelsen har i årets løb brugt tid på følgende sager: Bestyrelsen har med bemyndigelse fra Generalforsamlingen skiftet revisor og har i denne forbindelse valgt at anvende Deloitte fremover. Bestyrelsen har endvidere med bemyndigelse fra Generalforsamlingen fået SKAT til at gennemføre en ny offentlig vurdering med afsæt i den udarbejdede valuarvurdering. Den nye offentlige vurdering er efterfølgende indregnet i s ejendomsværdi. Bestyrelsen har valgt at samle diverse lån hos SparNord Bank for at den vej at opnå besparelser. Vores nedsparingslån er derfor overført, samt værdipapirer fra Nordea. Over de sidste 5 år har fået ca. kr. 110.000,- i renter fra Nordes. Efter overførsel til SparNord Bank har på første år opnået renter på ca. kr. 48.000,-. Rafn & Søn er færdige med at indsamle bilag ifm. Byggemodning. Disse er nu sendt til SKAT med krav om forhøjelse af fradraget. Behandlingstiden forventes at tage 6 12 måneder. Bebyggelsen på marken oppe bag fælleshuset er stoppet. Kun såfremt der ændres i lokal- eller kommuneplanen, vil området blive udstykket til boliger. 22. marts 2007 1/7
Ros & Henstillinger Det er positivt at se, at alle har været meget aktive ift. at holde stand mod sneen og fået ryddet stiarealerne foran deres bolig. Der har været mange arrangementer i fælleshuset, men desværre har oprydning og rengøringen ofte været ringere end hvad der er acceptabelt. Bestyrelsen henstiller kraftigt lejere af fælleshuset, at sørge for at læse og følge vejledningen for brug af fælleshuset denne er placeret i fælleshusets køkken. Fælleshusudvalget vil også fremover kontrollere huset efter hver udlejning. Såfremt der ikke sker en forbedring, vil bestyrelsen se sig nødsaget til at indføre brug af depositum ved leje af fælleshuset. Det er godt at se, at de der går op med deres skraldeposer først stiller dem bagerst i skuret, så de efterfølgende beboere også kan få deres poser ind uden at få de første i hovedet, når de åbner døren. Desværre er der stadig nogen, der trods gentagne henstillinger, både på generalforsamlinger og via nyhedsbreve, ikke forstår, at skraldesække må FØRST sættes op i skuret om mandagen. Vi forventer at det stopper NU! 4. FORELÆGGELSE AF ÅRSREGNSKABET Bente Sørensen, Spar Nord, gennemgik årsrapporten. Regnskabet viste et underskud på kr. 583.999,-. Der er overført kr. 179.528,- til vedligeholdelsesfonden, der nu er på kr. 856.080,-. Der blev efterfølgende stemt om godkendelse af regnskabet.. Resultatet af afstemningen var: Stemmeberettigede: 20 andele + 1 fuldmagt FOR: 21 (heraf 1 fuldmagt) BLANK: 0. Årsregnskabet for 2006 blev godkendt. Vedrørende beregning af andelenes værdi. s. 11. Administrator (Bente Sørensen) redegjorde for opgørelse efter anskaffelsessum (kr. 525.716,-) og ejendomsværdi (kr. 630.784,-). Der blev efterfølgende stemt om valg af vurderingsmetode.. Resultatet af afstemningen var: Stemmeberettigede: 20 andele + 5 fuldmagter FOR (anskaffelsessum): 0 FOR (ejendomsværdi): 25 (heraf 5 fuldmagter) 4. marts 2007 2/7
Andelen kan herefter sælges for en maksimalpris på kr. 630.784,- + forbedringer. 5. FORELÆGGELSE AF DRIFTS- OG LIKVIDITETSBUDGET TIL GODKENDELSE OG BESLUTNING Administrator (Bente Sørensen) gennemgik budgettet for 2007, som viser indtægter og udgifter på i alt kr. 2.961.810,- Boligafgiften pr. mdr. er på kr. 3.416,- (en stigning på kr. 36,-), fællesudgifter på 1.018 pr. mdr. (en stigning på kr. 106,-). Hertil fratrækkes pr. bolig kr. 1.000,- pga. nedsparingslånet og således bliver den månedlige boligafgift på i alt kr. 3.577,-. Stemmeberettigede: 21 andele + 1 fuldmagt FOR: 22 (heraf 1 fuldmagt) BLANK: 0 Drifts- og likviditetsbudgettet blev godkendt. Idet ovenstående huslejestigning først godkendes på den ordinære generalforsamling, vil beboerne med huslejen for april måned også blive opkrævet stigningen, der hører til januar, februar og marts. På næste generalforsamling skal der stemmes om bestyrelsen bemyndiges til at godkende budgettet inden generalforsamlingen, således at den årlige huslejestigning pga. større fællesudgifter kan træde i kraft fra årsskiftet. 6. INDKOMNE FORSLAG 5.1 Afstemning om køb af elektroniske vedligeholdelsesplan Der blev stemt om køb af en digital vedligeholdelsesplan hos Ramböll frem for den papirbaserede vedligeholdelsesplan, som blev besluttet ved sidste generalforsamling. Pengene tages fra vedligeholdelsesfonden. Stemmeberettigede: 20 andele + 4 fuldmagt FOR: 22 (heraf 4 fuldmagt) BLANK: 2 Køb af en elektronisk vedligeholdelsesplan blev godkendt. 4. marts 2007 3/7
5.2 Afstemning om model for drift af vedligeholdelsesplanen Ved køb af vedligeholdelsesplanen var licens for første år inkluderet. Der blev derfor stemt om licensmodel for år 2 og frem. Der blev stemt mellem følgende modeller: Ingen køb af licenser fremover Køb af licens til kr. 5.000,- Køb af licens til kr. 9.375,- Stemmeberettigede: 17 andele + 1 fuldmagter FOR (Ingen køb af licenser): 18 (heraf 1 fuldmagt) FOR (Lisens til kr. 5.000,-): 0 FOR (Licens til kr. 9.375,-): 0 Beslutning om hvorvidt foreningen skal købe en licens for år 2 og frem er dermed udskudt til næste ordinære generalforsamling. 7. VALG TIL BESTYRELSEN Som formand blev Kirsten (153) valgt. Derudover skulle der vælges 1 medlem til bestyrelsen samt to suppleanter. Det nye bestyrelsesmedlem blev: Carsten (155) - for en 2-årig periode. Valg af suppleanter Jonas (109) blev valgt Torben (133) blev valgt 8. STATUS FOR ARBEJDET I HESTIA-UDVALGENE Aktivitetsudvalget. Høstfest m. skattejagt og rødvin, fastelavnfesten blev aflyst, fællesspisning, vinsmagning uden børn 27. april. Alle fortsætter i udvalget. Vedligeholdelsesudvalget: Vedligeholdelsesplanen sættes i gang i løbet af året Termostaten i varmeskabet skal gerne motioneres årligt, der har været eks. på at der pludselig ikke er varmt vand - udvalget laver en lille vejledning. 4. marts 2007 4/7
Grøntudvalget Der er købt nye haveredskaber for 8500 kr. Flere af træerne skal snart beskæres af hensyn til skader på husene. Fælleshusudvalget. Der kommet ny opvaskemaskine og nyt grantræ. Komfuret er blevet repareret. Husk: Døren til køkkenet skal gerne stå åben for at undgå at det bliver for fugtigt. Husk rengøringen skal være bedre se regelsæt i køkkenet. Velkomst- og webudvalg. Jørgen er ved at lave et Bestyrelsessite - en hjemmeside til dokumentation af bestyrelsens opgaver og viden omkring bestyrelsesarbejdet. Desuden kommer der et udvalgssite og et beboersite med retningslinier for maling og beplantning. Der er oprettet et forum til debat, udvalgene kan få Jonas (109) til at lave en side til intern kommunikation. Varmeregnskab Varmeregnskabet var forsinket i 2006 på af en fejl med en fil, som blev sendt til Bente Sørensen. Der arbejdes med at sikre at dette ikke sker igen. Ad-hoc udvalg Beplantningsplanen er ikke færdig bearbejdet endnu, men den oprindelig plan er fremskaffet.. Udvalget arbejder på at adskille hvordan foreningens områder skal se ud og hvilke retningslinier der skal være for de enkelte andele. Husk: Alle ændringer udendørs skal godkendes af bestyrelsen, det gælder hegn, hække, låger etc. Legepladsudvalget Der er købt nyt tårn, vippe og hoppesten. Alle redskaber er behandlet, men skal behandles igen i foråret. 9. VALG AF REPRÆSENTANTER TIL UDVALGENE Vedligeholdelsesudvalget: Michael (95), Morten (97), Jonas (109), John (117), Jesper (119), Laurent (127) Grøntudvalget: Jane (103), Ulla (111), Lise (113), Lise (167), Helle (171) 4. marts 2007 5/7
Fælleshusudvalget: Birgit (107), Grethe (131), Meg (127), Tina (157), Janne (169) Aktivitetsudvalget: Sara (109), Charlotte (115), Tina (135), Lisbeth (137), Kirsten (153), Hanne (165) Legepladsudvalget: Helle (99), Lise (113), Lene (155) Webudvalget: Jonas (109, Torben (133), Jørgen (147) Varmeregnskab: Benny (169). Grundet det lille fremmøde, vil Grethe og Jørgen forsøge at få flere med i udvalgene efter generalforsamlingen. 10. VALG AF ADMINISTRATOR Der blev stemt om fortsat af have SparNord Bank som administrator. Stemmeberettigede: 15 andele + 1 fuldmagt FOR: 16 (heraf 1 fuldmagt) BLANK: 0 SparNord Bank fortsætter som administrator. 11. VALG AF REVISOR Der blev stemt om fortsat af have Deloitte som administrator. Stemmeberettigede: 15 andele + 1 fuldmagt FOR: 16 (heraf 1 fuldmagt) BLANK: 0 Deloitte fortsætter som revisor. 12. EVENTUELT. Der var intet til eventuelt. 4. marts 2007 6/7
4. marts 2007 7/7