Strategiplan for Digitaliseringsforeningen i perioden 2016-2018 Version af 1. december 2015 Version Dato Status Kommentar 0.2 7/10-15 Udkast Struktur og eksisterende data lagt ind 0.5 5/11-15 Udkast Suppleret med indhold 0.7 12/11-15 Udkast Suppleret med forundersøgelser 0.9 24/11-15 Udkast Til kommentar/høring i D11 1.0 1/12-15 Endelig version Suppleret efter møde i D11
Baggrund og formål Visionen for Digitaliseringsforeningen er en harmonisering af de deltagende kommune- res digitaliseringstilgange og it-landskab gennem tværgående koordinering og omkost- ningseffektiv adgang til viden og spidskompetence. Strategiplanen skal konkretisere hvilke programmer og forundersøgelser der skal realisefælles tilgang til digitaliseringsarbejdet i de deltagende kommuner, herunder an- re en skaffelse og udrulning af fælles digitaliseringsprojekter. Det skal samlet set give foreningens medlemmer følgende fordele: Bedre grundlag for hver kommunes digitalisering af borgerbetjening og administration, med øget produktivitet, effektivitet og brugertilfredshed som resultat Lavere omkostninger til anskaffelse, implementering og drift af it-systemer Bedre afsæt for indflydelse på nationale dagsordener, og påvirkning af leveranfordi der løbende vil komme nye prioriterin- dørernes produktudvikling. Strategiplanen skal løbende opdateres - dels ger i kommunerne, dels fordi der forventes nye initiativer i både handlingsplanen for den fælleskommunale munale digitaliseringsstrategi og ny fællesoffentlig digitaliseringsstrategi. Der igangsættess en selvstændig forundersøgelse af dette og det skal indarbejdes frem mod næste udgave af strategiplanen. Figur 1 - Grafisk gengivelse af dokumenthierarkiet, som sætter den kontekst som strategiplanen skal læses i. Strategiplanen er ikke udtryk for en godkendelse af programmer eller forundersøgelser. Et program og forundersøgelse kan alene godkendes på generalforsamlingen gennem forelæggelse af en programide eller programhandlingsplan 1. 1 For mere om foreningens styringsmodel henvises til: link på hjemmesiden 2 af 8
Strategiplanen skal derfor alene anvendes som en fælles ramme for en langsigtede planlægning, og udgangspunkt for en strategisk dialog mellem medlemskommunerne om foreningens fokus og prioriteringer i Digitaliseringsforeningen. I det følgende præsenteres de kriterier der har ligget til grund for den første udvælgelse af programmer og forundersøgelser i 2016, samt en række programkandidater, som kan igangsættess i de kommende år. Herefter r er der en kortfattet beskrivelse af programmerne. Kriterier ier for udvælgelse af programmer Som grundlag for udvælgelse af programmer har der været behov for at konkretisere foreningens målsætninger i form af en række kriterier. Kriterierne giver et yderligere grundlag for at vurdere hvad der særligt kan kvalificere at et program skal indgå i regi af Digitaliseringsforeningen. Kriterierne er gengivet i neden- stående figur: Kriterierne vil blive brugt i den løbende vurdering af om programmer og forundersøgelkandidater som skal indgå i strategi- ser er rigtigt udvalgt og om der kunne være nye planen. I nedenstående ende gennemgang er der redegjort for hvilke kriterier der relevante for hvert forslag til programmer og forundersøgelser i 2016, samt programkandidater som skal- prioriteres senere. 3 af 8
Præsentation af programmer, forundersøgelser og programkandidater i perioden 2016-2018 I det følgende præsenteres programmer og forundersøgelser som på baggrund af foreningens målsætninger og kriterier er udvalgt som kandidater til at skulle realiseres i perioden 2016-2018. Der indledes med henholdsvis programmer og forundersøgelser som indstilles til beslutning på den kommende generalforsamling i januar 2016. Herefter beskrives en række programkandidater som skal kvalificeres inden de indstilles til beslutning på kommende generalforsamlinger. Programmer der indstilles til igangsættelse i 2016 Fællesressourcer program 0 Som et led i etableringen af foreningen skal der udarbejdes en række fællesressourcer som har det til fælles, at de skal indgå i, og genbruges på tværs af, foreningens programmer. Det drejer sig eksempelvis om uddannelseskoncept, bedste praksis-koncept osv. Derfor igangsættes et program som skal levere disse ydelser. Programmet forankres i Digitaliseringsforeningen-sekretariatet. Der er udarbejdet en handlingsplan for programmet som fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen primo 2016. Monopolbrud program 1 Implementering af monopolbrudssystemerne har været et centralt omdrejningspunkt for etablering af foreningen. Og arbejdet er allerede igangsat i form af udvalgte foranalyser, eksempelvis på STS og SAPA. Programmets formål er at sikre en fælles tilgang til implementeringsarbejdet i den enkelte kommune. Det skal eksempelvis ske gennem etablering af fælles bedste praksis og uddannelsesaktiviteter. Og herigennem optimere og lette den enkelte kommunes implementeringsarbejde. Programmet er relevant for følgende kriterier: National dagsorden Standardiserede processer. Der er udarbejdet en handlingsplan for programmet som fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen primo 2016. 4 af 8
Økonomisystem (ERP) er under afklaring En række af Digitaliseringsforeningen-kommunerne står overfor at skulle i udbud med deres økonomisystemer. Programmet skal stå for en afklaring og gennemførelse af fælles anskaffelse og implementering af nyt økonomisystem. Det er muligt at kommuner uden for Digitaliseringsforeningen også vil deltage i udbuddet det skal derfor afklares nærmere hvordan det håndteres. Programmet er relevant for følgende kriterier: Standardiserede processer Fælles brændende platforme. Forundersøgelser som indstilles til godkendelse i 2016 Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi og fælleskommunale digital handlingsplan I foråret 2016 forventes en ny fællesoffentlig digitaliseringsstrategi at blive lanceret. Samtidig vil den fælleskommunale digitaliseringsstrategi blive udmeldt. Og det forventes, at de to strategier vil få en betydning i økonomiaftalen for 2017, som indgås i juni 2016. Da disse udviklinger samlet set forventes at påvirke Digitaliseringsforeningens arbejde, igangsætte der en forundersøgelse der skal afklare krav og ønsker til den kommunale digitalisering i de kommende år. Forundersøgelsen er umiddelbart relevant for følgende kriterier: ivitet National dagsorden. Men vil højest sandsynlig komme til at få betydning for flere kriterier. ESDH I forbindelse med monopolbruddet vil der ske en udfasning af KMD Sag. For en række kommuner giver det et problem ift. personsager, fordi det i dag løses i KMD sag. Det giver en anledning til at overvej den fremadrettes ESDH-strategi, herunder hvilke løsningsmuligheder der kan være på sigt. Der skal derfor gennemføres et program som har til formål at afklare strategien, og eventuelt stå for en fælles anskaffelses og implementering af nyt ESDH-system. Forundersøgelsen er relevant for følgende kriterier: Standardiserede processer 5 af 8
Brændende platforme. Omsorgssystem Ved udgangen af 2017 skal alle landets kommuner have implementeret Fælles Sprog III. Det betyder at både eksisterende og kommende omsorgsjournalsystemer (eoj-systemer) skal kunne understøtte dette. Forundersøgelsen er relevant for følgende kriterier: National dagsorden Standardiserede processer. Der kan etableres et fælles program som skal sikre it-understøttelsen af Fælles Sprog III. Brugerportalsinitiativet KL har aftalt en række krav til folkeskolernes it med regeringen. Det udmønte i de kommende år dels i en ny SkoleIntra-løsning samarbejdsplatformen dels behov for learning management systemer (LMS) i kommunerne. Samlet set skal dette ske gennem brugerportalsinitiativet, som KL driver. Mens KOMBIT vil stå for anskaffelse af ny SkoleIntra-løsning samarbejdsplatformen skal kommunerne selv anskaffe LMS-løsninger - og implementere ny Skoleintra-løsning. Det betyder at der både skal ske en it-anskaffelse og en væsentligt implementering af helt nye undervisningsformer. Digitaliseringsforeningen kunne danne ramme for en fælles tilgang til begge behov. Forundersøgelsen er relevant for følgende kriterier: National dagsorden Standardiserede processer. Datasikkerhed (ISO27001, EU-forordning m.m.) Kravene til it-sikkerhed er stigende og det er en fælles udfordring for Digitaliseringsforeningens kommuner at sikre en høj modenhed på området. Nogle af S-11-kommunerne har implementeret ISO27001, men det er nyttigt at erfaringer og koncepter spredes til alle kommuner. Det er desuden forventningen af ISO27001 kan blive obligatorisk at følge for kommunerne som det allerede er tilfældet i staten. Dette kan ske i regi af den kommende fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, og det skal derfor følges tæt. 6 af 8
Samtidig vil et nyt regelgrundlag fra EU, som forventes godkendt i starten af 2016, erstatte de nuværende datasikkerhedsregler i persondataloven. De nye regler vil med stor sandsynlighed stille ændrede krav til organisering, it-understøttelse, procedurer og politikker i kommunerne. Der gennemføres på denne baggrund en forundersøgelse af, hvordan foreningens medlemmer mest hensigtsmæssigt kan møde de skærpede krav indenfor IT-sikkerhed. Forundersøgelsen er relevant for følgende kriterier: National dagsorden Fælles brændende platform Programkandidater Selvbetjening i bund Kommunerne har i de seneste år implementeret digital post og bølgeplaner, og dermed er der sket en stor forandring i borgerne interaktion med kommunerne rent kanalstrategisk. Men det er vurderingen, at koblingen til fagsystemer og processer ikke har fulgt med denne digitalisering. Det betyder eksempelvis at data afleveres digitalt men håndbæres i kommunen eksempelvis ved manuel indtastning af PDF-blanketter i fagsystemer. Der vil derfor være en gevinst ved at sikre bedre integration til fagsystemer så data kan flyde digitalt, og genbruges på tværs, og at de interne arbejdsgange justeres til denne tilgang. Det igangværende arbejde i KL omkring konkretisering af borgerbetjening 3.0 i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi forventes at resultere i fælleskommunale tiltag. Det skal et program sikre koblingen til. Jobcenterløsning Jobcentrenes arbejde er kendetegnet ved at være meget standardiseret gennem detaljeret lovgivning. Det betyder, at der er god basis for at lave en fælles bedste praksis på tværs af Digitaliseringsforeningen kommunerne (jf. kriteriet herom). Samtidig er det et marked med meget få leverandørmuligheder så det kan være fordelagtigt at skabe en volumen i et indkøb. Der kan potentielt komme en K98-løsning på området i regi af KOMBIT. Såfremt det sker skal fokus i Digitaliseringsforeningen ligge på implementeringsarbejdet ligesom i monopolbrudsprogrammet). 7 af 8
Grunddata og datafordeler data i spil Der arbejdes fællesoffentligt mod bredere anvendelse af offentlige data. Grunddataprogrammet har betydet en ny finansiering af en række datasæt, som betyder at der er nemmere at bringe data i spil, og med etablering af en ny datafordele bliver infrastrukturen og moderniseret. Samlet set kan der være basis for at lave en fælles indsats i Digitaliseringsforeningen med fokus på bredere anvendelse og udnyttelse af de nye muligheder. Telefoni (unified communication) Et fælles telefoni-program kunne sikre en fælles infrastruktur, som både giver stordriftsfordele og nemmere kommunikation på tværs af Digitaliseringsforeningen s kommuner. Programmet kunne omfatte både mobiltelefoni, video, chat og andre moderne kommunikationsformer. Videre arbejde med programmer og forundersøgelser For de programmer der igangsættes i 2016 er der udarbejdet en handlingsplan, mens der for forundersøgelserne er udarbejdet en ide-beskrivelse. De skal alle til godkendelse på generalforsamlingen primo 2016. For de øvrige programkandidater gælder at de afventer igangsættelse, og skal revurderes i forbindelse med opdatering af strategiplanen frem mod generelforsamlingen i 2017. 8 af 8