Ansøgning om deltagelse på Roskilde Festival 2017 med salg af mad. Ønsker du at søge om en stadeplads på Roskilde Festival 2017 med salg af føde- og drikkevarer, har vi her oplistet de væsentligste vilkår og betingelser for deltagelse. Ansøgningsfristen er torsdag den 1. december 2016. Ansøgninger indsendt inden for deadlinen vil modtage svar senest 31. januar 2017. Søger du senere end 1. december er det for sent og ansøgningen vil ikke blive behandlet. Ansøgere der IKKE deltog som stadehaver på Roskilde Festival 2016 Du kan søge om: 1) Deltagelse med en Food Truck 2) Stadeplads i Roskilde Food Court Du kan ikke søge om salg af drikkevarer/bardrift. Stadehavere, der deltog på Roskilde Festival 2016 Du kan søge om: 1) Deltagelse med en Food Truck 2) Stadeplads i Roskilde Food Court 3) Stadeplads på Indre Plads (Festivalpladsen) 4) Stadeplads på Ydre Plads (Camping) Betingelser og vilkår for handelsboder på Roskilde Festival: Som stadehaver driver du din bod på egen regning og risiko. Alle boder skal opnå en økologiprocent på minimum 90, målt i indkøbspris eller vægt. Når vi skriver økologi, skal varen leve op til EU's krav til økologisk produktion og være mærket som dette eller med det danske Ø-mærke. Boder, der søger på Indre/Ydre Plads, skal minimum kunne tilbyde enten en ret (min. 350 g.) til kr. 50 eller en vegetarret. Alle boder skal indkøbe deres råvarer hos de cateringfirmaer, som Roskilde Festival indgår samarbejdsaftaler med. Alle boder skal indkøbe deres engangsservice fra det firma, som Roskilde Festival indgår samarbejdsaftale med. Alle boder skal betale en afgift til Roskilde Festival således: - På salg af Tuborg-produkter, vin og spiritus betales en afgift pr. solgt enhed - På alt andet salg betales en procentsats af bodens bruttofortjeneste, der som udgangspunkt udgør: 19% for momsfritagne foreninger/organisationer og 24% for momspligtige stadehavere Alle boder skal under Roskilde Festival 2017 indbetale et acontobeløb til dækning af afgift og diverse bestillinger via RF-bestillingssystemerne (el, vvs, toilet, internet, terminalleje, trælastindkøb, gas, brandmateriel, præmie arb.skadeforsikring osv.) Forskellige myndighedskrav og gældende lovgivning skal overholdes her tænkes bl.a. på brandsikkerhedskrav, krav om byggesagsbehandling og arbejdsmiljølovgivningen. Alle boder skal lave økologiregnskab opgjort i kr. og evt. også vægt. Økologiregnskabet afleveres ifm. staderegnskabet. Kan du acceptere ovenstående, er du velkommen til at ansøge om en handelsbod på Roskilde Festival 2017. Find link til online-ansøgning sidst i dette dokument.
Datoer Roskilde Festival afholdes i perioden lørdag 24. juni lørdag 1. juli 2017. Boder på Ydre Plads/camping har åbent i hele perioden, mens boder på Indre Plads/Festivalpladsen har åbent i perioden onsdag 28. juni lørdag 1. juli. Åbningstiden vil typisk være 17-18 timer i døgnet. Hvilke øvrige kriterier udvælges madboderne efter? Ud over de økologiske minimumskrav udvælges madboder efter disse kriterier: Originalitet Pris Kvalitet Realisme Vi vægter boder, der har en menu, der skiller sig ud fra det eksisterende udvalg af boder og gerne tilfører retter, som ikke før er præsenteret på festivalen. Vi vægter boder, der kan levere et måltid (der mætter og af god kvalitet) til en pris, hvor også festivaldeltagere på SU kan være med. Vi vægter boder, der bruger friske råvarer og laver mad fra bunden. Kvalitet er også frisklavet mad, fuldkorn, friske grøntsager og fravær af halvfabrikata. Vi vægter boder, der sandsynliggør at de kan løfte den store opgave det er at drive en madbod på Roskilde Festival. Almennyttighed Vi vægter boder, der anvender deres overskud til almennyttige, humanitære, sociale, oplysende eller kulturelle formål. Differienteret afgiftspolitik Nyt for 2017 er, at vi indfører differienteret bruttofortjenesteafgift. Baggrunden er Roskilde Festivals grundlæggende målsætning om, at festivalens afgiftspolitik fremadrettet yderligere understøtter humanitære og almennyttige foreninger og organisationer samt sikrer, at de private stadehaveres bidrag til vores almennyttige formål er væsentligt. En ret til kr. 50 eller en vegetarret Vi vil meget gerne ha et stort udvalg af vegetarretter med høj kvalitet, men erkender også, at efterspørgslen ikke har udviklet sig så meget på dette område de senere år; vi fraviger derfor tidligere års krav om at alle boder skal ha en vegetarret i 2017. Til gengæld ønsker vi et øget fokus på et godt måltid mad til en fair pris altså en ret på minimum 350 g. til en udsalgspris på kr. 50. Dette krav gælder ikke food trucks, stadehavere i Food Court og barer. Boder på Indre/Ydre skal derimod opfylde krav om mindst en vegetarret eller en ret til kr. 50. Behøver vi at nævne det pommes frites accepteres ikke som en vegetarret. Roskilde Food Court Roskilde Food Court med 18 små boder (og 2 barer) startede i 2013 og har udviklet sig til en stor succes. Publikum kan her opleve et intimt, livligt og eksperimenterende spiserum med stort og anderledes udvalg på lidt plads. I Roskilde Food Court vil vi flytte opfattelse af, hvad festivalmad kan være. Her kan nye madboder og madkoncepter blive afprøvet, uden at det kræver samme store investeringer som at bygge en madbod op fra grunden. Vi gør dette for at sikre en konstant talentudvikling i vores madudvalg og få afprøvet nye koncepter. Roskilde Festival sørger for at bygge en stor del af den nødvendige infrastruktur, og for dette opkræves en fast opstartsfee. Der er derfor særlige vilkår for at blive en del af foodcourt med en bod: Boden må max servere 2 forskellige retter. Boderne bliver små, kun indrettet til salg og produktion. Forvent 25-30 m2 med en facade på ca. 4 m. Bodernes øvrige faciliteter og bagområder deles med andre stadehavere i Roskilde Food Court. Gas skal anvendes i videst muligt omfang, da el-kapacitet i dette område er begrænset. Både nye og eksisterende stadehavere kan søge med nye bodkoncepter. Samme stadehaver kan godt søge med flere koncepter.
Food Court-betalingen forventes at ligge på ca. kr. 35.000. Ud over denne betaling afregnes afgifter efter samme regler som alle andre boder. I stadepladsbetalingen er følgende inkluderet: Facadeopbygning og disk En produktionsvask og en personalevask Et vandudtag Strøm begrænset til en samlede maksimal belastning på 7,5 kw Internet og én betalingsterminal Kølelagerplads Tørvarelagerplads Opvaskefaciliteter Personaletoilet Personalerum Kontorfaciliteter Nattevagter Arbejdsborde Skyllekøkken Alle øvrige omkostninger afholdes af stadehaveren.
Food Trucks De seneste 3 år har Roskilde Festival haft Food Trucks og har forsøgt at udnytte mulighederne for at omrokere de forskellige trucks efter vejr og publikums behov. Rent infrastruktuelt har det dog medført visse udfordringer, så nu ændrer vi konceptet. På Roskilde Festival 2017 vil vi således fortsat ha Food Trucks, men nu etableret som faste boder. Det giver en række fordele i og med det nu er muligt at få faste installationer (el, vvs, internet mv.), ligesom der i lighed med øvrige boder bliver mulighed for i et vist omfang at etablere lager og faciliteter for bodens frivillige. Food Trucks er fritaget for festivalens generelle udsmykningskrav til madboderne; til gengæld vil vi i udvælgelsen også lægge vægt på truckens visuelle udtryk. Der skal derfor uploades et foto af trucken i forbindelse med onlineansøgningen. Etablering af bod Etablering af en bod på camping eller Festivalpladsen kan i sig selv være noget af en opgave. Det er meget tidskrævende og kan volde mange problemer undervejs, hvis opgaven ikke er ordentlig forberedt og planlagt. Alle udgifter til etablering af boden afholdes af den enkelte stadehaver. Etableringsudgifter omfatter bl.a.: leje af telt og gulv køkkeninventar leje af køle- og frysekapacitet leje af miljøtoilet installation af internet og evt. leje af betalingsterminal betaling for forbrug af vand og el installering af vvs og el, som udføres af aut. firmaer udpeget af Roskilde Festival udgifter til udsmykning udgifter til lovpligtig arbejdsskadeforsikring tegnet af Roskilde Festival Eller ganske kort, man skal etablere og opbygge en bod på en græsmark, med alle nødvendige faciliteter, så der skal regnes med en stor post til etablering inkl. investering i varesortiment/råvarer, før første portion kan serveres.
Leverandører Festivalen indgår hvert år samarbejdsaftaler med forskellige leverandører om levering af samtlige produkter til boderne på Roskilde Festival. Det betyder således, at boderne skal indkøbe deres varer hos disse leverandører: AB Catering København Grøn Fokus Hørkram EventGrossisten (juice, saft, chips, isterninger, energidrik, shotsrør, kaffe) Tuborg Inco (spiritus og vin) Udsmykning og skiltning Roskilde Festival ønsker at præsentere en flot, sammenhængende og indbydende plads for publikum. Erfaring viser, at facaden har stor betydning for bodernes succes og tiltrækningskraft overfor publikum. Roskilde Festival forventer derfor, at boderne skaber et ambitiøst og indbydende visuelt udtryk og udsmykning. Præcise specifikationer for facadedesign vil foreligge i maj. Presenning- eller bannerfacader godtages ikke, da de ikke giver samme kreative identitet til boden. Eksempler på flotte og kreative facadeløsninger:
Plantegning Sammen med ansøgningen skal uploades en plantegning over arealets indretning og med angivelse af længdemål på de forskellige enheder. Kun ansøgninger med plantegning vil blive behandlet. Søger du om deltagelse i Roskilde Food Court, skal du IKKE medsende en plantegning. Adgangstegn/timekrav Til bodens personale stiller Roskilde Festival uden beregning det antal adgangstegn til rådighed, der skønnes nødvendigt, dog under betingelse af at timekravene overholdes. Boder på Indre Plads/Festivalpladsen (4 åbningsdage 28. juni 1. juli)... timekravet er 24 timer. Boder på Ydre Plads/Camping (8 åbningsdage 24. juni 1. juli)... timekravet er 32 timer. Som udgangspunkt må maksimalt 10 % af bodens frivillige må være i alderen 15-17 år. Ingen frivillige må være under 15 år.
Afgift til Roskilde Festival Alle stadehavere skal betale en afgift af deres bruttofortjeneste efter disse principper: Eksempel på beregning af bruttofortjenesteafgift Momsfritaget stadehaver (inkl. moms) Momsreg. stadehaver (ekskl. moms) Omsætning 300.000 240.000 Råvareforbrug -120.000-96.000 Bruttofortjeneste 180.000 144.000 Afgiftsprocent 19 24 Afgift til Roskilde Festival -34.200-34.560 Øvrige etablerings- og driftsomkostninger -yy.yyy -yy.yyy Bodens nettoresultat xx.xxx xx.xxx For momspligtige stadehavere fastsættes herudover en minimumsafgift, som momsfritagne foreninger/organisationer er fritaget for. Salg af Tuborg-produkter, vin og spiritus er omfattet af en stykafgift og dermed betales ikke afgift af bruttofortjenesten. Den specificerede afgiftsoversigt tilgår de boder, der modtager tilsagn. Foreninger, organisationer og private alle kan søge En stor del af de medvirkende foreninger og organisationer har været hentet fra Roskilde og omegn og det er stadig vores opfattelse, at foreninger og andre fra lokalområdet skal ligge højt på listen over medvirkende samarbejdspartnere forudsat, at disse kan indfri de vilkår som er opstillet i ansøgningsmaterialet. Det betyder dog ikke, at Roskilde Festival er lukket land for private, og gennem en del år har private stadehavere stået for en del af boderne netop fordi disse har kunnet tilbyde festivalens publikum nogle kvalitetsprodukter, som ingen andre kunne. Har man som forening/organisation ikke før deltaget på Roskilde Festival, skal foreningens/organisationens vedtægter uploades ifm. ansøgningen. Kan du acceptere disse vilkår? Hvis ja, så brug dette link for at gå til online-ansøgning: https://people-pro.roskilde-festival.dk/ansoegningsformular?guid=4c15bf2e-3cc7-4c09-8596-0da6bf64ff07 Søger du med flere forskellige koncepter, så skal du oprette en ansøgning for hver koncept. Yderligere information Yderligere information kan fås hos Roskilde Festival, Havsteensvej 11, 4000 Roskilde, tlf. 46 36 66 13 eller e- mail: info@roskilde-festival.dk. Med venlig hilsen ROSKILDE FESTIVAL