SAMARBEJDSAFTALE * Mellem samarbejdspartneren CVR. nr.: 29188378 Virksomhedens navn: Rudersdal Kommune og den projektansvarlige CVR. nr.:20222670 Virksomhedens navn: BDO Kommunernes Revision herefter betegnet "projektparterne", er der den 4. juli 2013 indgået følgende samarbejdsaftale vedrørende Øko++ Rudersdal Mere økologi til børn og ældre, der gennemføres med tilskud under ordningen til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer, som administreres af NaturErhvervstyrelsen. * Den angivne tekst i parentes og kursiv er forklarende noter til den øvrige tekst i samarbejdsaftalen. NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 DK 1780 København V Tlf. +45 33 95 80 00 www.naturerhverv.dk mail@naturerhverv.dk
1. Projektet Projektparterne er enige om at indgå samarbejde om Øko++ Rudersdal herefter betegnet projektet, som beskrevet i ansøgning af 15. august 2013 fra den projektansvarlige om tilskud under ordningen til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer. I forhold til NaturErhvervstyrelsen er den projektansvarlige den, der: ansøger om tilskud modtager tilsagnet afholder projektudgifterne modtager fakturaer fra leverandører betaler udgifterne og modtager tilskuddet Projektparternes indbyrdes rollefordeling: 1) Samarbejdspartneren har læst, forstået og accepteret kriterierne i Fødevareministeriets reviderede vejledning vedr. Økologifremmeordningen fra juni 2012: Vejledning om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer, information og uddannelse + etablering af rejsehold af juni 2012".(jf.: http://2.naturerhverv.fvm.dk/skema_og_vejledning.aspx?id=81522). 2) Samarbejdspartneren forpligter sig til løbende at registrere hvilke deltagere, der er tilstede ved hvilke aktiviteter i projektet, samt til at fremvise dokumentation for at deltagerne har væsentlige funktioner i forhold til mad og måltider og dermed er relevante deltagere i forhold til den økologiske omlægning. Dokumentation kan f.eks. være en stillingsbeskrivelse. 3) Samarbejdspartneren forpligter sig til at afsætte fornøden tid til, at det involverede personale kan deltage i kurser og øvrige planlagte aktiviteter og forpligter sig til at understøtte dem i deres deltagelse, og til at sikre, at de møder op i videst muligt omfang. Projektet financierer undervisningen. Samarbejdspartneren dækker lønomkostninger, transport og evt. kursusforplejning for kommunens personale undervejs i projektet. Samarbejdspartneren faciliterer møder, teorikurser og køkkenpraktik. 4) Samarbejdspartneren forpligter sig til, at fremskaffe de relevante baggrundsdata, der er nødvendige for at planlægge og gennemføre et aftalt forløb (kontaktoplysninger til køkkenerne, køkkenernes driftsform, antal medarbejdere m.v.). Desuden forpligter samarbejdspartneren sig til at opdatere og informere om disse oplysninger undervejs i projektet, hvis der sker væsentlige ændringer med betydning for afviklingen af undervisningen. 5) Samarbejdspartneren forpligter sig til at arbejde for, at køkkenpersonalet bliver positivt understøttet i projektdeltagelsen af såvel deres overordnede som direkte ledere, samt af deres kolleger fra egen og andre faggrupper på deres arbejdsplads. 6) Samarbejdspartneren har pligt til - inden projektafslutning - at udarbejde en plan for, hvordan projektets resultater kan fastholdes. Den projektansvarlige vil bidrage til udarbejdelsen af denne plan. 2
7) Samarbejdspartneren forpligter sig til at arbejde aktivt for at fremme køkkenernes indkøbsmuligheder af økologiske fødevarer, når behovet opstår, herunder at forpligte kommunens indkøbsafdeling til at følge projektets udvikling og i videst muligt omfang inden for de lovpligtige rammer at imødekomme køkkenernes behov ved fornyelse af indkkøbsaftaler 8) Samarbejdspartneren forpligter sig til at stille data til rådighed og bidrage til, at den projektansarlige kan udarbejde en samlet økologiprocent for kommunen ved start og slutning af projektet. Økologiprocenten måles ifølge metoden for Det Økologiske Spisemærke. 9) Den projektansvarlige forpligter sig til, at planlægge og gennemføre teoretiske og praktiske kurser, studiegrupper m.v. som anført under Projektets formål, punkt 2. i denne samarbejdsaftale, i det omfang det ansøgte tilskud opnås. 10) Den projektansvarlige forpligter sig til at udarbejde en midtvejsevaluering for projektet, som viser status for såvel børne- som ældrekøkkenernes arbejde med økologien og vurderer resultaterne af det resterende projekt. 11) Den projektansvarlige inddrager indholdet af kommunens gældende kostpolitik og Sundhedsog Forebyggelsespolitik i arbejdet med udvikling af de økologiske måltider. 12) Projektparterne forpligter sig til at indgå i en styregruppe, som mødes minium 2 i projektperioden. Styregruppen sammensættes således, at den har kompetencer til at fastholde denne samarbejdsaftale. 2. Projektets formål Projektet har to spor; ét for Børneområdet og ét for Ældreområdet. På Børneområdet omfatter projektet 11 køkkener heraf 6 produktionskøkkener og 5 samproduktionskøkkener der leverer mad til børn i 0-6 års alderen i fordelt på 32 institutioner i Rudersdal Kommune. På Ældreområdet omfatter projektet i alt 12) køkkener fordelt på 4 produktionskøkkener der leverer døgnforplejning, 5 anretterkøkkener med en vis egenproduktion, og 3 produktionskøkkener, der leverer dagsforplejning til egen cafe. Projektets formål er både på Børneområdet og Ældreområdet at bibringe køkkenpersonalet de nødvendige kompetencer til - i respekt for det enkelte køkkens kerneopgaver og kommunens kostpolitik - at kunne gennemføre en omlægning af fødevareforbruget til en højere anvendelse af økologiske produkter. Det er den økologiske omlægnings særkende, at ændret råvareforbrug, mindre madspild og nye produktionsprocesser kan frigøre midler, der anvendes til dækning af merprisen for så mange økologiske råvarer som muligt. Målene er at forfølge Fødevareministerens ambition om 60 % økologi i 2020. Udgangspunktet for henholdsvis Børneområdet og Ældreområdet er meget forskellige, og der er derfor seperate mål for projektet. 3
På Børneområdet vil køkkenerne i projektet arbejde hen imod målsætningen om 60 % økologi ved projektets afslutning. På Ældreområdet arbejder køkkenerne hen imod en målsætning om 30 % økologi inden for projektperioden og et mål om 60 % i 2020. Jf. målsætninger for projektperioden. Uddannelsesmetoder- og redskaber er teoretiske og køkkenpraktiske kurser under ledelse af erfarne økologiske omlægningskonsulenter kombineret med videndeling og inspirationsture. Uddannelsens forskellige elementer tilpasses individuelt, så de passer til det enkelte køkken og deres særlige vilkår. De teoretiske kurser afholdes samlet for køkkenerne. Ved de praktiske kurser kommer underviserne ud i køkkenerne og underviser og er med i dagens produktion. På kurserne opnår deltagerne viden om produktion af økologiske fødevarer i landbruget, viden om udbuddet af økologiske fødevarer og hvordan udbuddet udvikler sig under påvirkning af den nationale omlægning. Deltagerne opnår forståelse for og øvelse i de økologiske råvares behandling og tilberedning, samt praktisk træning i de nødvendige aktiviteter og processer, som indgår i en omlægningsproces efterhånden som økologiprocenten stiger. Undervisningen vil tillige bibringe personalet konkret viden om og forståelse for økonomien i et økologisk omlægningsforløb,og vil arbejde målrettet på at skabe viden om, hvordan der kan findes penge til køb af flere økologiske råvarer. Projektforløbet indledes med teoretisk information om økologi og økologisk omlægning tilpasset det uddannelsesmæssige niveau, tilhørerene er på i forhold til emnet. Herefter følger den praktiske uddannelse/inspiration kombineret med mere teori efter behov. Undervejs i projektet undervises køkkenerne i økonomi, når der skal findes penge til økologiske fødevarer, og de undervises i at arbejde med Det økologiske Spisemærke. Til at understøtte uddannelsen af køkkenpersonalet vil der blive oprettet studiegrupper til videndeling, bl.a. med besøg af erfarne økologer, som Øko++ inddrager, desuden arrangeres besøg hos økologiske landmænd og fødevareproducenter, hvor personalet kan opleve den økologiske produktion og høre ildsjæle, som arbejder i primærproduktionen. I Rudersdal kommune har Børneområdet i dag et veletableret netværk en ERFA-gruppe, der kan være med til at understøtte udviklingen af økologien og fastholde resultater frem mod målet i 2020. Med inspiration i disse planlægges det på Ældreområdet at nedsætte ERFA-grupper i forlængelse af projektet. Projekt- og undervisningsforløb m.v. tilrettelægges fleksibelt efter forholdene i projektets forskellige køkkener, således at der tages individuelt højde for brugertype, personalets faglige niveau, fysiske rammer etc. Detaljerede aktivitetsplaner vil blive udarbejdet i samarbejde med køkkenerne ved projektets opstart ud fra nedenstående forslag til uddannelsesplaner for hhv. børneog ældreområdet. 4
Opstartmøde og netværksmøder Indledende økologiforedrag Økonomi og økologimåling Praktiske workshops Inspirationstur til økolandbrug 4 3 1 4 2-4 4-7 3 Ca. 5 1 (gentages) 8 Figur 1: Forslag til udannelsesplan for køkkener, der producerer mad til børneområdet Opstartmøde og netværksmøder Indledende økologiforedrag Økonomi og økologimåling Praktiske workshops Inspirationstur til økolandbrug 4 3 1 4 2-4 4-7 5 Ca. 5 1 (gentages) 8 Figur 2: Forslag til udannelsesplan for køkkener, der producerer mad til ældreområdet Projektets forventede effekter er: - Højere andel af økologisk mad til ca. 1732 børn (0-2 år: 902 børn, 3-5 år: 830 børn) og ca. 1040 ældre i Rudersdal Kommune. - Kostfaglig opkvalificering af det deltagende køkkenpersonale på det økologiske område, ca. 26 personer, svarende til 20,5 fuldtidsstillinger, på Børneområdet og ca. 55 (foreløbigt) personer, svarende til skønsmæssigt 38 fuldtidsstillinger, på Ældreområdet. - Overblik og styringsredskaber i forhold til køkkenøkonomien, når den på sigt skal rumme stadigt flere økologiske råvarer - Vidensopsamling mellem køkkenerne om pricipperne for den økologiske omlægning og best practice til brug for fremtidig fastholdelse og udvikling af økologien i kommunen. - Igangsættelse af økologimåling af køkkenernes indkøb ifølge Det Økologiske Spisemærke - Oping af indkøbsaftaler på tværs af områder, initieret af kommunens indkøbsafdeling og børne- og ældreområdet - Som en sidegevinst vil projektet via den økologiske tankegang understøtte kommunens eventuelt igangværende aktiviteter vedr. sundhed, energibesparelser, grønne indkøb, affaldssortering og bæredygtige aktiviteter generelt. - Økologisk omlægning forventes via ændret råvareforbrug og mindre madspild at have en positiv effekt på sundhed, miljø og klima. (Projektet rummer dog ikke mulighed for at dokumentere disse effekter, men opfordrer til at kommunen og de køkkener, der har ressourcer dertil, stiller sig positivt til rådighed for forskningsprojekter, der vil dokumentere effekterne af arbejdet, når omlægningen går i gang). - I et bredere perspektiv vil projektet understøtte øget økologisk omlægning af landbrugsjord i Danmark. 5
Målsætning: Samarbejdspartneren har en målsætning om at opnå 60 % økologisk bespisning i de deltagende køkkener, opgjort i andel af indkøb i kilo. De to deltagende områder har forskellige forudsætninger og derfor forskelligt tidsperspektiv for målets opnåelse. På Børneområdet er man godt i gang og har en økologiandel på 23-81 %. Projektet skal derfor støtte og skærpe den i gangværende proces hen mod 60 % økologi svarende til en målsætning om Det Økologiske Spisemærke i sølv ved projektets afslutning. På Ældreområdet har der ikke tidligere været arbejdet systematisk med økologisk indkøb. Den økologiske andel udgør 0-18 % på området. Hovedparten af køkkenerne har en andel på mindre end 4 %. Projektet skal derfor igangsætte og forankre nye vaner og målsætningen er 30 % økologi ved projektets afslutning samt 60 % økologi i 2020. 3. Økonomi Omkostninger forbundet med gennemførelsen af projektet skal afholdes af den projektansvarlige i overensstemmelse med de budgetter, NaturErhvervstyrelsen har godkendt i tilsagnet. (Jf. i øvrigt punkt 3) under Rollefordeling). Den projektansvarlige udarbejder et regnskab i overensstemmelse med de regler, der gælder for ordningen, og sender det til NaturErhverstyrelsen. Delbudgetter som ikke er omfattet af NaturErhvervstyrelsens tilsagn, skal dog ikke sendes til NaturErhvervstyrelsen, og projektparterne aftaler indbyrdes, hvem der dækker disse udgifter. Hver af parterne aflægger et aktivitetsregnskab for deres respektive delbudgetter. Der henvises i øvrigt til "Vejledning om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer, information og uddannelse + etablering af rejsehold af juni 2012". 4. Styregruppe Den projektansvarlig har det overordnede faglige ansvar og er ansvarlig for, at projektet gennemføres. Dette indbefatter, at projektet til stadighed fagligt lever op til målsætningen, og at projektet overholder den fastlagte tidsplan. Beslutning om væsentlige ændringer i projektets forløb og ressourcefordeling kan kun træffes efter aftale mellem projektparterne. Der nedsættes en styregruppe og derudover en projektgruppe for Rudersdal Kommune bestående af: Styregruppe, der består af: BDO v. Mette Altonen ØKO++ v. Birte Brorson Dorte Bloch, Børneområdet, Rudersdal Kommune Tina Solveig Koch, Ældreområdet, Rudersdal Kommune Desuden nedsættes en projektgruppe for Børne- og Ældreområdet, der består af: Lena Søeborg, projektleder Hanne Larsen, Børneområdet Tine Matzen, Mælkebøtten Britta Thage, Byageren Marianne Didriksen, Hegnsgården 6
De tegningsberettigede personer er følgende: (Personer med bemyndigelse til at ændre i samarbejdsaftalens vilkår) BDO v. Mette Altonen Rudersdal Kommune v/ Dorte Bloch vedr. børneområdet Rudersdal Kommune v/ Tina Solveig Koch vedr. ældreområdet Rudersdal Kommune v/ Dorte Bloch vedr. generelle forhold Hvis der er væsentlige ændringer i projektet (fagligt indhold, budgetændringer, tidsplan) skal den projektansvarlige hurtigst muligt sende dem til godkendelse i NaturErhvervstyrelsen, der kan ændre betingelserne for det resterende tilskudsbeløb. 5. Rapportering Den projektansvarlige er ansvarlig for, at der udarbejdes en slutrapport sammen med samarbejdspartneren. Slutrapporten skal indeholde en kort redegørelse for opnåede resultater og eventuelle afvigelser fra tidsplaner, budgetter og/eller målsætning (se vejledning). Slutrapporten skal desuden beskrive, hvordan projektet vil leve i fremtiden. Slutrapporten skal indsendes sammen med anmodning om slutudbetaling til NaturErhvervstyrelsen, som skal have den i hænde senest 3 måneder efter projektperiodens afslutning. 6. Fortrolighed Projektparterne iagttager almindelig diskretion vedrørende fortrolige oplysninger, som modtages fra den anden projektpart i forbindelse med denne aftale.. 8. Publicering Projektparterne skal orientere hinanden inden resultaterne for projektet offentliggøres. Det fremgår af projekttilsagnet hvilke krav, der gælder for offentliggørelse af projektet og dets resultater, herunder tidsfrister. 9. Misligholdelse af tilsagn Aftalen bortfalder, hvis tilsagnet misligholdes iht. BEK. nr. 782 af 29/6/2011 kapitel 11 og tilsagnsbrevet. 11. Ikrafttræden Nærværende aftale træder i kraft når begge projektparter har underskrevet, og løber indtil projektets afslutning. Underskrifter og dato (suppleres med navn og titel i blokbogstaver): 7
--------------------------------------------- 4/7 2013 Dorte Bloch, Børnechef Rudersdal Kommune ---------------------------------------------,../.. 20 Jens Hornemann, Direktør, partner Bilag til denne samarbejdsaftale Vejledning om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer, information og uddannelse + etablering af rejsehold af juni 2012 http://2.naturerhverv.fvm.dk/skema_og_vejledning.aspx?id=81522 8