Fra udbud til tilbud Juraen og processen v/ Betina Nørgaard, Manager Deloitte Consulting Slagelse og Køge 29. august og 5. september 2012
Agenda Formålet med udbudsreglerne De forskellige udbudsformer og forløbet af udbudsprocessen Formkrav og hvorfor de er vigtige at overholde Gode råd udbudsmaterialet og tilbuddet Samarbejdsformer og håndtering af samarbejder Vejledninger og hjælpeværktøjer - 2 -
Formålet med udbudsreglerne Udbudsreglerne gælder som udgangspunkt for alle offentlige myndigheder og offentlige virksomheder, når de indgår kontrakter med private aktører. De offentlige aktører er underlagt et krav om forsvarlig økonomisk forvaltning. Dette medfører en pligt til at konkurrenceudsætte alle opgaver over en vis størrelse: Varer og Tjenesteydelser > 0,5 mio. kr. Bygge- og anlægskontrakter > 3 mio. kr. Udbudsreglerne har til formål at sikre, at konkurrence om den enkelte kontrakt og at konkurrencen forløber fair. Fair konkurrence betyder i udbudsreglernes optik: Ligebehandling Alle tilbudsgivere skal have lige muligheder for at deltage i konkurrencen og de skal behandles ens. Gennemsigtighed De potentielle tilbudsgivere skal kunne se: Hvad der konkurreres om. Hvordan konkurrencen foregår. Gældende udbudsregler Tilbudsloven Dansk regelsæt, der gælder for mindre kontrakter. Udbudsdirektivet EU regelsæt, der gælder for større kontrakter. Forsyningsvirksomhedsdirektivet EU-regelsæt, der gælder for større opgaver inden for de såkaldte forsyningsområder (vand, energi, transport og posttjenester) Forsvars- og sikkerhedsdirektivet EU-regelsæt, der gælder for opgaver inden for forsvars- og sikkerhedsområdet. Proportionalitet Der må ikke stilles strengere krav end nødvendigt. - 3 -
De forskellige udbudsformer og forløbet af udbudsprocessen Der findes flere forskellige udbudsformer. De mest anvendte er: Offentligt udbud (offentlig licitation) Annoncering og udsendelse af udbudsmateriale Afgivelse af tilbud Evaluering af tilbud Meddelelse om tildeling Kontraktindgåelse Begrænset udbud (indbudt eller begrænset licitation) Annoncering Ansøgning om prækvalifikation Vurdering af ansøgninger Udsendelse af udbudsmateriale Afgivelse af tilbud Evaluering af tilbud Meddelelse om tildeling Kontraktindgåelse - 4 -
De forskellige udbudsformer og forløbet af udbudsprocessen (II) I nogle tilfælde kan ordregiver også anvende: Udbud med forhandling Annoncering Ansøgning om prækvalifikation Vurdering af ansøgninger Udsendelse af udbudsmateriale Afgivelse af tilbud Evaluering af tilbud Meddelelse om tildeling Kontraktindgåelse Konkurrencepræget dialog Forhandling og nyt tilbud Annoncering Ansøgning om prækvalifikation Vurdering af ansøgninger Udsendelse af udbudsmateriale Afgivelse af tilbud Evaluering af tilbud Meddelelse om tildeling Kontraktindgåelse Dialog om kravene til den udbudte opgave - 5 -
Formkrav og hvorfor de er vigtige at overholde Ligebehandlingsprincippet betyder: Alle skal have lige muligheder for at afgive tilbud. Alle skal opfylde de samme krav. Hvis kravene ikke er opfyldt, kan ansøgningen/tilbuddet ikke tages i betragtning. Formkrav vedrører typisk: Tidspunkt for aflevering af tilbud Stedet hvor tilbud skal afleveres De ved hvad min virksomhed kan Kravet er ikke relevant for opgaven Der var trafikprop Tilbuddets udformning - fx anvendelse af specielle formularer eller den medsendte tilbudsliste Tilbuddets indhold fx hvilke beskrivelser der skal være med Oplysninger om virksomhedens økonomi mv. Oplysninger om virksomhedens erfaringer og kvalifikationer Der vil også være formkrav til ansøgninger om prækvalifikation. Hvis du er i tvivl om betydningen af et formkrav og hvordan det skal opfyldes, så stil spørgsmål. - 6 -
Gode råd udbudsmaterialet Sørg for at hente udbudsmaterialet, så snart du bliver opmærksom på tilbudsmuligheden. Find ud af hvilken udbudsform, der er tale om. Ansøgning om prækvalifikation eller et tilbud? Tjek hvornår der er frist for ansøgning om prækvalifikation hhv. afgivelse af tilbud. Tjek hvornår der er frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Find ud af, hvilken opgave, der skal løses, og om den er interessant for din virksomhed. Er det en opgave du selv vil kunne løse? Hvornår skal opgaven løses og har du mandskab og materiel til dette? Hvilke krav stilles der til: Din virksomheds økonom, erfaringer mv. Opgavens udførelse Krav til virksomhedens evne til varetage opgaven Krav til udførelse af opgaven Kontraktvilkår, herunder dokumentationsansvar Er kontraktgrundlaget baseret på et standard aftalegrundlag fx AB92? Tjek om virksomhedens økonomi kan bære kontraktens betalingsplan. Krav der vedrører evalueringen af tilbuddet Find ud af om, der er noget du er i tvivl om og stil i spørgsmål, hvis det er nødvendigt. - 7 -
Gode råd tilbuddet (gælder også ansøgninger om prækvalifikation) Start i god tid. Gå systematisk til værks. Sørg for at svare på alle udbudsmaterialets krav. Husk at følge op på eventuelle rettelser til udbudsmaterialet og ordregivers besvarelse af spørgsmål. Få indgået aftaler med samarbejdspartnere, hvis det er relevant. Sørg for at tilbuddet fremstår sammenhængende og professionelt også hvis du bruger samarbejdspartnere. Tjek om tilbudslisten er korrekt udfyldt? Sørg for at de tilbudte priser omfatter alle de opgaver som ordregiver kræver løst. Tjek at den krævede dokumentation er vedlagt og at den ikke er for gammel. Sæt tid af til en kontrol af tilbuddets opfyldelse af udbudsmaterialets krav. Sørg for at aflevere tilbuddet: På det rigtige sted Inden fristen udløber Når først tilbuddet er afleveret, så fanger bordet. - 8 -
Begrundelser for samarbejde med andre om offentlige opgaver Den offentlige sektor er en stabil kunde. Offentlige opgaver er ofte unikke og fagligt udfordrende. Ved store og komplekse kontrakter stilles der ofte skærpede krav til virksomhedernes økonomi, størrelse og erfaringer. Samarbejder eller konsortier kan være adgangsbilletten til større offentlige opgaver. Erhvervsnetværket DJURS Wind består af fire organisationer og 29 virksomheder, herunder en smedemester, et tømrerfirma og et murerfirma. 21 af virksomhederne har allerede modtaget ordrer på op over 150 mio. kr. i forbindelse med opførelsen af Anholt Havmøllepark. Kilde: www.dongenergy.com Når lokale firmaer byder ind, så har de ofte en rigtig god chance for at få ordrerne. Når de er så tæt på selve projektet, bliver de hurtigt meget skarpere på prisen Flemming Thomsen, projektdirektør for Anholt Havmøllepark Anholt-projektet viser, at de danske leverandører i branchen står stærkt internationalt. Alle opgaver er sendt i udbud på lige EU-vilkår, men det er dansk baserede virksomheder, der har fået to tredjedele af ordrerne. Mange lokale firmaer har gennem vores hovedleverandør fået ordrer, siger Flemming Thomsen, projektdirektør for Anholt Havmøllepark. Flemming Thomsen, projektdirektør for Anholt Havmøllepark - 9 -
Forskellige samarbejdsmodeller Et samarbejde kan tilrettelægges på flere forskellige måder. Hoved-/underleverandør Konsortium Selskab Kunde Kunde Kunde Hovedleverandør Leverandør Leverandør Leve- Nyt selskab Underleverandør Underleverandør Underleverandør Leverandør Leverandør randør Firma A Firma B I et konsortium skal man stå skulder ved skulder og løfte opgaver ved fælles formåen. Dette kræver tillid Anders Skak, adm. direktør i Gribskov Gruppen A/S - 10 -
Når du går ind i et samarbejde Uanset om samarbejdet sker i et konsortium eller som et hoved-/underleverandørforhold, er det vigtigt at kunne besvare følgende spørgsmål: Hvad skal min virksomhed levere? Hvordan fordeles udgifter og indtægter mellem deltagerne i samarbejdet? Hvordan skal samarbejdet foregå? Begrænser samarbejdet min virksomheds samarbejde med andre? Hvilke risici er der forbundet med samarbejdet? Hvordan håndteres ændringer i samarbejdet? Hvad sker der, hvis vi bliver uenige? Det er vigtigt, at der i samarbejdet er en fælles forståelse af, hvordan spørgsmålene skal besvares. Besvarelsen af spørgsmålene bør desuden skrives ned i en samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen bør desuden rumme tilsvarende krav og forpligtelser som aftalen med den offentlige ordregiver. - 11 -
Vejledninger og hjælpeværktøjer Annoncering af tilbudsmuligheder - www.udbud.dk Danske myndigheders indkøb Danske myndigheders indkøbsplaner Der kan oprettes faste søgninger som resulterer i nyhedsbreve direkte til din indbakke. Der kan søges efter potentielle samarbejdspartnere. Kræver udelukkende oprettelse af en brugerprofil. Vejledninger om afgivelse af tilbud Tjekliste til tilbudsgivere i en udbudsproces www.kfst.dk Diverse vejledningsmateriale - www.udbudsportalen.dk Vejledninger om samarbejde Vejledning om konsortiedannelse for små og mellemstore virksomheder - www.kfst.dk Vejledning om forskellige former for offentlig-privat samarbejde www. Udbudsportalen.dk - 12 -
Om Deloitte Consulting Fra idé til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 182.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2012 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited