Kvartalsrapport for perioden 1.juli 2014 frem til 30. september 2014 (3. kvartal 2014)

3 Rapportering for Nyt Psykiatrisygehus Slagelse (GAPS) Kvartalsrapport for perioden 1.juli 2014 frem til 30. september 2014 (3. kvartal 2014) 0. Overblik 0.1 Indledning Formålet med GAPS byggeriet er, som en konsekvens af Regionens Psykiatriplan, at samle de nuværende psykiatriske enheder placeret i Holbæk, Slagelse, Dianalund og Nykøbing Sjælland i Slagelse. Efter ansøgning om tilsagn til GAPS projektet i 2011, blev det endelige tilsagn modtaget 15. 12 2011. Til projektet er der som administrativt grundlag udarbejdet en styringsmanual, hvor den seneste version, version 3. af den 21.02.2011, er godkendt af Regionsrådet den 7. april 2011. Bygherrerådgiveraftale blev indgået den 26.02.2010 og totalrådgiveraftale blev indgået den 22.03.2011, hvorefter projekteringen begyndte. Aftale med byggeledelse er indgået den 03.10.2012. Projektet forventes afleveret til psykiatrien den 1. august 2015. En underentreprenør har indledt en voldgiftsag mod råhusentreprenøreren CG Jensen. Region Sjælland er efterfølgende blevet adciteret i sagen. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokat firma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgtiftssag.. Det udbudte projekt er i overensstemmelse med de oprindelige krav til funktioner og kvalitetsniveau. 0.2 Kortfattet status for GAPS Figur 1: Status pr. 30. september 2014 Økonomi Inden for rammerne, men under observation Tid Aflevering til brugere 1. August 2015. Kvalitet Inden for rammerne Der pågår forhandlinger med alle entrepriser om en udførelsestidsplan jf. udskydelsen af aflevering til 1. august 2015. 0.3 De involverede parter Følgende rådgivere er involveret i byggeriet: 1

Navn Rådgivning Honorar ifølge kontrakt Godkendte tillægsarbejder Kuben Management A/S Bygherrerådgivning, BHR 5.400.000 9.700.000 Karlsson / VLA arkitekter Totalrådgivning, TR 74.520.000 35.806.619 Rambøll A/S Byggeledelse, BL 8.700.000 6.696.800 Arkitema A/S Controlling, DTØ 1.666.500 0 Molter Consult Aps Sikkerhedsrådgivning 500.000 339.957 Netplan Udbud og projektledelse DAS 200.000 Rådgivning i alt 90.986.500 52.543.376 Generelt vil der erfaringsmæssigt være rådgivningsydelser der ikke kan forudses, samt ændringer i løsninger der ikke er indeholdt i kontrakterne. Disse afregnes som tillægsarbejder. De aftalte tillægsarbejder er afregnet inden for det lagte budget. Af de samlede godkendte tillægsarbejder kan 11 mio. kr. henføres til inventar og IT. Honoraret til denne pulje afregnes særskilt og ligger uden for de indgåede kontrakter. De 11 mio. kr. er derfor handlet ind som tillægsarbejder primært hos totalrådgiveren. Bygherrerådgivning (BHR) honoreres efter medgået tid. Honoraret ifølge basiskontrakten på 5,4 mio. kr. omfatter ydelser leveret i perioden 2009 til og med 2010 og de godkendte tillægsarbejder omfatter ydelser som er aftalt leveret i perioden 1.1.2011 31.12.2014. Honoraret fastsættes årligt ved starten af et nyt kalenderår. Indeholdt i de godkendte tillægsarbejder er ligeledes ekstra support til regionens projektteam, hvilket har betydet en mindre omkostning til interne lønninger (mindre bemanding) Totalrådgivning (TR) honoreres med et fast honorar, på baggrund af en beskrevet opgave (ydelsesbeskrivelse). Den oprindelige kontrakt med totalrådgiver lød på 79.720.000, hvorfra der er udgået byggeledelse og sikkerhedskoordinering på 5.200.000. Samlet honorar efter regulering 74.520.000. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært Rådgivning i forbindelse med inventar og IT, der ikke var med i den oprindelige kontrakt Øget rådgivning og ekstra tilsyn som følge af en pågående tilgang fra råhusentreprenør og meget vanskelige jordbundsforhold. Projektændringer efter hovedprojektet bl.a. på baggrund af Danske Regioners nye vejledning til sikkerhed i retspsykiatrien og kriminalforsorgens krav til Sikringen. Byggeledelse (BL) honoreres med et fast honorar. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært resultatet af en pågående tilgang fra råhusentreprenør samt meget vanskelige jordbundsforhold. Det Tredje Øje / controlling (DTØ) honoreres efter medgået tid. Honorar ifølge kontrakt omfatter en årlig rapport samt kvartalsvise statusrapporter frem til 1års gennemgangen. Sikkerhedsrådgivningen honoreres i medgået tid. Der er indgået en samarbejdsaftale og en oprindelig aftale på 500.000 kr. Der er ved kvartalets afslutning yderligere honoreret 281.420 kr. da opgaven er udvidet med planlægningsmæssige opgaver for projektledelsen, psykiatrien og driften. 2

DAS er Regionens telefonsystem. Rådgivning, projektledelse og udbud leveres af Netplan og honoreres efter en fast kontrakt på 200.000 Kr. Følgende entreprenører er involveret i byggeriet Nr. Navn Entr. Kontraktbeløb, inkl.mængdeverificering eks. byggeplads og vinter Godkendte tillægsarbejder E001 Fældning og rydning af beplantning Skælskør Anlægsgartner 174.200 36.000 E002 Jordarbejder og kalkstabilisering SRGruppen 1.623.949 4.342.624 E003 Byggepladsforberedelse Georg Berg A/S 1.427.314 709.154 E01 Jord / Råhus CG Jensen A/S 220.074.002 29.114.647 E02 Lukning GVL Entreprise A/S 112.390.400 14.751.438 E03 Komplettering Jakon A/S 114.027.225 16.535.510 E04 Elarbejder Wicotec A/S 35.005.662 4.018.119 E05 Sikringsanlæg G4S A/S 12.413.182 1.876.125 E06 CTS Kemp & Lauritzen A/S 8.046.998 696.319 E07 VVS og Ventilation Wicotec A/S 65.436.052 7.546.668 E08 Anlægsgartner P. Malmos A/S 30.638.131 1.951.423 E09 LEDbelysning Lindpro A/S 31.805.787 3.315.508 E10 Udgået 0 0 E11 Elevatorer KONE Elevator A/S 8.027.000 229.620 E12 Udgået 0 0 E13 Grønne tage P. Malmos A/S 9.260.809 1.116.020 Installation af DAS (telefonsystem) Kemp & Lauritzen A/S 751.391 Indkøb af DAS (telefonsystem) Eltel Networks 1.280.995 Byggeplads og øvrige entreprenører 2.309.309 Entreprenører total 652.383.097 81.917.469 E10 (svømmeanlæg) blev aflyst p.g.a. manglende konkurrence. Arbejderne er efterfølgende lagt ind under de øvrige entrepriser i forbindelse med de respektive kontraktforhandlinger. E12 (fast inventar) blev aflyst p.g.a. manglende konkurrence. Entreprisen er opdelt og indgår i In01, In02 og In03. Se herunder. Følgende kontrakter er indgået vedr. inventar og bygherreleverencer: 3

Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. In01 Fast inventar, opbevaring Labflex A/S 5.539.742 Godkendte ekstraleverancer In02 Industrikøkkeninventar Statager & partner 1.269.840 In03 Fast inventar, specialinventar Scan Office A/S 11.503.427 In04 Løst inventar Holmris + Flexform A/S 13.847.770 Total 32.160.779 0 Udover ovenstående entrepriseregnskab indeholder projektets samlede anlægsbudget også poster til indledende rådgivning ifm. udarbejdelse af kvalitetsfondsansøgning og byggeprogram, forundersøgelser, andre rådgivningsydelser som geoteknik, energimærkning og lignende, myndighedsbidrag, tilslutningsbidrag til el og spildevand, forsikring, andre bygherreleverancer, uforudseelige omkostninger mv. 1. Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici(tal i mio. kr.) Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Udviklin g Kapitaliserin g af fremtidige risikoeleme nter i mio. kr. Disponeret i øvrige omkostninge r/byggeregnskab Ikke disponeret Faktor (Most Likley) Vægtet 1 F1 Ekstrakrav fra entreprenører(1) 116 0 116 31 % 36,4 2 F19 Projektets tidsplan 0 0 0 0 % 0 3 F20 Samlede udførelsestidsplan 10 0 10 100 % 10 4 F21 Styring af indbygningsegnet og ikkeindbygningsegnet jord jordbundsforhold 1 1 0 0 % 0 5 F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. NY 28,3 0 28,3 71% 20 6 F6 Samarbejdsproblemer 0,5 0,5 0 0 % 0 7 F7 Arbejdskonflikter 1 1 0 0 % 0 4

8 F15 Beslutningsproces i byggeperioden 0,5 0,5 0 0 % 0 9 C3 Udskiftning af nøglepersoner i projektorganisation 0,25 0,25 0 0 % 0 10 C5 Bygherreleverancer ITudstyr, løst inventar mv. er ikke bearbejdet 1 1 0 0 % 0 11 C6 Fokus på "point of no return" 1 1 0 0 % 0 Risiko i alt 159,6 5,25 154,3 66,4 Note: 1: Kapitaliseringen og vægtningen af denne post var i foregående rapport ikke udført korrekt. Den vægtede værdi var dog korrekt og fremstår derfor uforandret. Generelt: Kapitalisering af fremtidigede risikoelementer er most likely udfald af risokoemne. Disponerede i øvrige omkostninger/byggeregnskab er den del af most likely som er indeholdt i budgettet. Ikke disponerede, er det beløb som risiko udgør p.t. Samtidighedsfaktoren er det enkelte risikoemnes vurderede samtidighed i forhold til samtlige risikoemner. Det vægtede er det der skal rummes indenfor andre reserver i skema 1. Nedenfor er en kort beskrivelse af de enkelte hovedrisikoelementer fra projektets risikolog. ad F1, ekstrakrav for entrepriserne Det er BL/TR/BHR s opfattelse, at afvisning af kravene er baseret på en faktuel og rimelig vurdering af betalingsforpligtigelse baseret på det gældende udbudsprojekt både teknisk og byggejuridisk. Herudover er det BL/TR s opfattelse, at kravene generelt er mangelfuldt dokumenteret. BHR har ikke haft grundlag for at tilsidesætte disse vurderinger, da kravene generelt er mangelfuldt dokumenteret, og sammenholdt med tilsvarende byggesager virker kravenes omfang og karakter udsædvanlige. Bruttorisikoen for krav fra entrepriserne kan anskueliggøres som de afviste eller forventede afviste krav på 116 mio. kr. BL og TR vurderer most likely case til at udgøre i alt ca. kr. 36,4 mio. kr. Bruttorisikoen for krav fra entrepriserne er af TR og BL iht. deres faglige vurderinger vurderet som afviste eller forventede afviste krav på 116 mio. kr. Imødegående aktiviteter 5

Der er pr. januar 2014 indledt VBAsag af CGJ/Barslund vedr. jordafregning. RS har håndteret denne ved Kromann & Reumert. TR / BL arbejder løbende med vurdering af de enkelte krav fra alle entreprenører iht. risikovurderingen af disse. Styrende budget prognose, Såvel modtagne som ikke modtagne krav kapitaliseres løbende i styrende budget og risikologgen. Ved kvartalets udløb var risici for berettigede ekstrakrav kapitaliseret til i alt 36,4 mio.kr., som er afdækket i budgettets reserver. Der er foretaget en grundig gennemgang af claims af TR og BL. Det er BL/TRs opfattelse, at afvisning af kravene er baseret på en faktuel og rimelig vurdering af betalingsforpligtigelse baseret på det gældende udbudsprojekt både teknisk og byggejuridisk. Herudover er det BL/TRs opfattelse, at kravene generelt er mangelfuldt dokumenteret. BHR har ikke haft grundlag for at tilsidesætte disse vurderinger, da kravene generelt er mangelfuldt dokumenteret, og sammenholdt med tilsvarende byggesager virker kravenes omfang og karakter udsædvanlige`. TR/BL arbejder løbende med vurdering af de enkelte krav fra alle entreprenører iht. risikovurderingen af disse. ad F19 Projektets tidsplan Den samlede udførelsesperiode vurderes kort, hvorfor de indbyrdes afhængigheder og grænseflader reelt udgør væsentlige risici for manglende overholdelse af hovedtidsplanen. Der er truffet beslutninger om, at ibrugtagning rykkes 4 måneder til 1. august 2015. De økonomiske konsekvenser vurderes for nuværende til at være håndteret med angivne handlinger og kapitaliseres derfor til 0 kr. Forholdet observeres og ses sammen med F20. Forholdet har sin alt overvejende præferencerelevans iht. F20. Efter beslutning om ibrugtagning 1. august 2015 er der udelukkende konsekvenser iht. sammenhængen med udførelsestidsplanen F20. Her er de tidsmæssige konsekvenser vurderet til at kunne holdes indenfor beslutning om ibrugtagning pr. 1. august 2015. Imødegående aktiviteter Der er truffet beslutninger om, at ibrugtagning rykkes 4 måneder til 1. august 2015. Der er indgået forlig med CGJ vedr. tid, de efterfølgende entrepriser har fået varigheder, jf. udbudstidsplanen. Forholdet er koordineret i udbudstidsplanen rev. D. af 10. april 2014 med senere revision rev. E. Herved har alle efterfølgende entrepriser fået de varigheder, de havde ved kontraheringen (udbudstidsplanen), som er sket uden forbehold af entrepriserne. Dette vil gøre, at risiko for krav fra efterfølgende entrepriser minimeres, idet den samlede udførelsesperiode ikke er mindre end den i udbudstidsplanen angivne. Der har ved kontraheringen og de efterfølgende projektgennemgangsmøder ikke været anledning til forbehold fra entrepriserne. ad F20 Samlede udførelsestidsplan Som følge af den korte udførelsesperiode er der risiko for, at tidsplanen for restproduktion, sammenholdt bemandingstæthed, logistik og sikkerhed ikke kan overholdes. Der er risiko for, at den 6

samlede udførelsestidsplan ikke er realistisk i forhold til restproduktion. Der er truffet beslutninger om, at ibrugtagning rykkes 4 måneder til 1. august 2015. De tidsmæssige konsekvenser vurderes til at kunne holdes indenfor beslutning om ibrugtagning pr. 1. august 2015. De økonomiske konsekvenser kapitaliseres til 10 mio. kr. for nuværende. Forholdet observeres. Der er i styrende budget indeholdt 14,4 mio. kr. udover de anførte 10. mio. kr. Imødegående aktiviteter: Der er truffet beslutninger om, at ibrugtagning rykkes 4 måneder til 1. august 2015. Der er indgået forlig med CGJ. vedr. tid samt efterfølgende entrepriser har fået varigheder, jf. udbudstidsplanen. Forholdet er koordineret i udbudstidsplanen rev. D. af 10. april 2014 og i senere revision E2. Herved har alle efterfølgende entrepriser fået de varigheder, de havde ved kontraheringen (udbudstidsplanen), som er sket uden forbehold af entrepriserne. Dette vil gøre, at risiko for krav fra efterfølgende entrepriser minimeres, idet den samlede udførelsesperiode ikke er mindre end den i udbudstidsplanen angivne. Der har ved kontraheringen og de efterfølgende projektgennemgangsmøder ikke været anledning til forbehold fra entrepriserne. Det sikres, at der følges op på tiltrædelsen af udførelsestidsplan rev. E2 overfor alle entrepriser ved byggeledelsen, således at grundlaget ikke skrider, og der sker en tiltrædelse af denne. BL har i oktober afsluttet drøftelser med alle entrepriser for endelig tiltrædelse af tidsplanen der udarbejdes notat herfor af BL, som anfører, at tidskonsekvenser overholder ibrugtagning 1. august 2015 og økonomiske konsekvenser udover de budgetsatte 10 mio. kr. F21 Styring af indbygningsegnet og ikkeindbygningsegnet jord jordbundsforhold Sammenblanding af indbygningsegnet og ikkeindbygningsegnet jord vil kunne betyde væsentligt øgede omkostninger for bygherre. Jordbundsforholdene har vist sig væsentligt værre end antaget og angivet i de geotekniske rapporter dette har en konsekvens på projektets økonomi og tid for afværgende nødvendige arbejder. Størstedelen af forholdet er håndteret i april 2014, idet råhusentreprisen næsten har færdiggjort jordarbejderne. Dog resterer der forhold ved. Bygning 1 og 4 samt tunnel. Forholdet vurderes ikke at have tidsmæssige konsekvenser, idet påvirkning er registreret i F1 samt F19 og F20. Der pågår p.t. afklaring af bygning nr. 4 og tunnel. Dette vurderes for nuværende til ca. 1 mio. kr. i risiko. Herudover er der afsat 1,0 mio. kr. i styrende budget. 7

Imødegående aktivitet: Grundet de geotekniske forhold har bygherren tilknyttet et geoteknisk tilsyn i forbindelse med jordarbejderne. Entreprenøren holdes i kort snor i udførelsesfasen, for at undgå unødige ekstraomkostninger. Der pågår afklaring af uafklarede jordbundsforhold bygning 4 og tunnel ved MOE og geotekniker/geoteknisk tilsyn. F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. Ekstrakrav vil belaste projektøkonomien, og risikoen for større ekstrakrav skal derfor undgås. Uenigheder om ekstrakrav kan resultere i voldgiftssager og afledt heraf forøgede omkostninger til rådgivere. De tidsmæssige konsekvenser vurderes at kunne holdes indenfor beslutning om ibrugtagning pr. 1. august 2015. Kapitaliseret til p.t. bruttokrav på 28,3 mio. kr. for nuværende, som ikke værende budget afsat i styrende budget. Det vurderes, at en most likley case vil udgør 20 mio. kr. Imødegående aktiviteter: Styregruppen har på møde den 11. august besluttet at igangsætte en proces for håndtering af ekstra krav fra rådgiverne. Processen der pågår er en grundigere gennemgang af claims m.h.p. en revurdering af Most Likely Case for udfald af forlig og/eller konflikt i samarbejde med bygherrerådgiver og region, således at en rettidig budgetmæssig behandling af risici kan foretages.. Der pågår møder og forhandlinger med de implicerede parter. F6 Samarbejdsproblemer I udførelsesfasen er samarbejdsproblemer en hyppig årsag til økonomiske og kvalitetsmæssige problemer. Imødegående aktivitet: Beslutningsprocessen er afklaret for TR og BL iht. fagbeskrivelser og procesplan fra BL. Beslutningsprocessen for BH er 12 dage. Der er udarbejdet en procesplan for dialogen til sikring af samvirke og koordinering mellem de enkelte parter. Der er opbygget en stærk samarbejdsform, teambuilding, tidligt i forløbet. Beslutningsprocesser under udførelsen er nedskrevet og drøftet, ajourføres og anvendes som styrende værktøj. F7 Arbejdskonflikter Arbejdskonflikter kan påvirke tidsplanen og dermed øge økonomiske krav fra entreprenører og rådgivere. Evt. arbejdsnedlæggelse kan medføre forsinkelser. Tid kan vanskeligt opgøres. Forholdet kapitaliseret til 1 mio. kr. Herudover er der afsat 1,0 mio. kr. i styrende budget. Imødegående aktivitet: Der er fokus på dette i udførelsesfasen, hvor der afholdes fælles møder og workshops som planlagt. F15 Beslutningsproces i byggeperioden 8

Der er en risiko for, at beslutningsprocessen i byggeperioden er kompliceret eller lang, hvilket kan medføre ekstrakrav fra entreprenører. Forholdet vurderes ikke at have tidsmæssige konsekvenser, de økonomiske konsekvenser kapitaliseres til 500.000 kr. Herudover er der afsat 0,5 mio. kr. i styrende budget. Imødegående aktivitet: Beslutningsprocessen er afklaret for TR og BL iht. fagbeskrivelser og procesplan fra BL. Beslutningsprocessen for BH er 12 dage. C3 Udskiftning af nøglepersoner i projektorganisation Det vurderes, at projektorganisationens enkelte led er kompetent bemandet og velfungerende, men at visse områder har en smal og sårbar struktur. En eventuel fratrædelse i projektledelsen, byggeledelsen eller totalrådgiver vil, i en periode med stor byggeaktivitet, kunne svække projektorganisationen væsentligt og medføre tab i fremdrift og kvalitet. I projektorganisationen er en stor mængde viden koncentreret på meget få nøglemedarbejdere. Eventuelle ændringer i bemandingen i projektorganisationens ledelse vil kunne have væsentlig betydning for tid og økonomi. Påvirkningen vurderes til at være mellem til høj. Projektet vurderes at være meget sårbart i tilfælde af fratrædelse af nøglemedarbejdere, og det vurderes, at risikoen for flaskehalsproblemstillinger er sandsynlig. Påvirkningen vil især være væsentlig for tid, og den samlede risiko vurderes som medium. Der vurderes for nuværende ikke at være tidsmæssige konsekvenser. Forholdet observeres og håndteres i forhold til udviklingen. Kapitaliseret til 250.000 kr. Beløbet er disponeret i anlægsbudgettet under UFO Tjenesteydelser. Imødegående aktivitet. Der er løbende vurdering af projektorganisation og tilpasning med sikring af kompetencer og ressourcer samt viden. Der er proaktivt sket en tilpasning af projektorganisationen ved BL, TR og BHR. Der er ved BL allokeret relevante ressourcer og en separat Claimmanagerfunktion efter flere møder vedr. den aktuelle situation og byggeledelsens ydelser. Herudover er der aftalt udvidet tilsyn og opfølgning for TR, som er til stede på pladsen for alle fag med deres underrådgivere. Bygherrerådgiveren er tilført ressourcer for bygherretilsyn. Der pågår desuden sikring af nøglemedarbejdere i de enkelte organisationer. C5 Bygherreleverancer ITudstyr, løst inventar mv. er ikke bearbejdet En manglende bearbejdning kan påvirke ibrugtagningstidspunktet. Forholdet vurderes p.t. ikke at have tidsmæssige konsekvenser iht. tidsplanen, de økonomiske konsekvenser vurderes til 1,0 mio. kr. Beløbet er disponeret i styrende budget. Imødegående aktivitet: Brugergrupper holdes op mod tidsplan. BH afklarer grænseflader for ydelser og ordrer arbejder vedr. projektering og udbud. Der resterer i september 2014 kun ganske få udbud, herunder patientsenge. 9

C6 Fokus på "point of no return" Tilbageløb i beslutningsfaserne medfører risiko for omprojekteringer, som både kan være fordyrende og tidsforøgende. Forholdet vurderes p.t. ikke at have tidsmæssige konsekvenser iht. tidsplanen, de økonomiske konsekvenser vurderes til 1,0 mio. kr. Beløbet er disponeret i styrende budget. Imødegående aktivitet: Fokus på afslutning af faser, afholdelse af godkendelses og granskningsfrister. I projektet er der indført godkendelsesproces, så der ved faseafslutninger indgås underskrevet aftale mellem bygherre, brugere og rådgivere med tilhørende fasegodkendelse. Ændringer efter faseafslutninger skal godkendes på ledelsesniveau. Risikologgens økonomiske opgørelse Den samlede vægtede risikoprofil i forhold til samtidighedsfaktor er opgjort til 66,5 mio. kr., hvilket kan indeholdes i de afsatte reserver på 69,4 mio. kr. 2. Projektets økonomi Det samlede budget er på kr. 1.193 mio. inklusive indeksregulering jf. Region Sjællands investeringsoversigt for 2014. Skema 1: Kvartalsstatus for økonomi og fremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift vurderet Oprindel igt budget (pl09) Korriger et budget (a) Forbrug til 30.09.2014 (b) Disponeret forbrug til 30.09.2014 (c) Mio. kr. Forventet resterende forbrug (d) Forventet samlet forbrug (e= b+c+d) Evt. difference: budget og forventet forbrug (ae) Planlagt færdiggørelsesgrad Pct. Realiseret færdiggørelsesgrad Delproj. A 232 245,0 232,8 12,2 0 245,0 0 100 % 98 % Delproj. B 335 361,0 260,2 61,8 39 361,0 0 98 % 75 % Delproj. C 309 335,0 195,9 123,7 15,4 335,0 0 64 % 51 % Delproj. D 115 125,0 30,0 25,0 70,0 125,0 0 55 % 30 % Total 992 1.066 718,9 222,7 124,4 1.066 0 74 % 60 % Reserve til regionsrådets disposition 0 Reserve til prisregulering 18 20 0 0 20 20 0 Andre reserver 99 107 63,4 0 43,6 107 0 GAPS i alt 1.110 1.193 782,3 222,7 188,0 1.193 0 Noter: Delprojekt A Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B Jord, Råhus, Lukning Ent 1+2 Delprojekt C Resterende entrepriser Ent 313 Delprojekt D Løst/fast inventar, bygherreleverencer Oprindeligt budget er korrigeret i forhold til 2. kvartals rapport. 10

Der skal bemærkes, at der løbende fortages posteringer efter et kvartals afslutning. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for projektet Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: 30.06.2014 Projekt: GAPS Løbende priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 I alt Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,80 105,40 106,80 108,50 108,50 Delprojektoversigt Delprojekt A Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder 2 6 48 106 45 29 9 245 232 21% Udførelse Delprojekt B Jord, Råhus, Lukning Ent 1+2 166 121 74 361 335 30% Udførelse Delprojekt C Resterende entrepriser Ent 313 41 271 23 335 309 28% Udførelse Delprojekt D Løst/fast inventar, bygherreleverencer 10 20 95 125 115 10% Licitation Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering 17 3 20 18 2% Evt. andre relevante reserveposter 23 69 15 107 99 9% UFO, risikopuljer Samlede investeringer 2 6 48 106 285 527 219 1.193 1.110 100% heraf donationer I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår 2 6 48 106 285 527 219 1.193 1.110 100% heraf change request 27 15 8 50 46 4% heraf reserver i alt 23 69 15 107 99 9% heraf IT, udstyr, apparatur mv. 48 57 105 100 9% I alt 09pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse Noter: Delprojekt A Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B Jord, Råhus, Lukning Ent 1+2 Delprojekt C Resterende entrepriser Ent 313 Delprojekt D Løst/fast inventar, bygherreleverencer Denne kvartalsrapport for tredje kvartal 2014 er udarbejdet med afsæt i pl indeks fra den økonomiske vejledning juni 2013, idet konsekvensen af de nye plindeks fra den økonomiske vejledning juni 2014 først forventes fremlagt til politisk godkendelse på Regionsrådets møde den 6. november 2014 i forbindelse med budgetopfølgning og revision af investeringsoversigten pr. 31. august 2014. 3 Byggeriets fremdrift Brugerne forventes at påbegynde indflytning efter den 1. august 2015 i overensstemmelse med den reviderede tidsplan. Byggeriet samlede fremdrift, Figur 2. 11

Byggeriets fremdrift Millioner kr. 1.200 1.100 1.000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 år / kvartal Oprindelig investerin gsprofil Forbrug Ny investerin gsprofil Udbetalingsanmodningen blev godkendt den 28.marts 2014. Som led i den regionale budgetopfølgningen vedrørende kvalitetsfondsprojekterne er der nu fastsat endeligt prisniveau for 20112012. Rådighedsbeløb for 2013 2015 samt bevilling er således justeret, og andrager nu totalt kr. 1,193 mia. 12

Skema til figur 2 År Kvt. Oprindelig Investeringsprofil kr. (før førskydning af tidsplan) Pct. af total Ny Investeringsprofil kr. (efter tidsplan forskydning udførelsestidsplan rev. D) Pct. af total Forbrug kr. Pct. af total 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 3 600.000 0,1 600.000 0,1 519.146 0,0 4 2.000.000 0,2 2.000.000 0,2 1.968.045 0,2 1 3.000.000 0,3 3.000.000 0,3 1.968.045 0,2 2 4.000.000 0,3 4.000.000 0,3 1.968.045 0,2 3 6.500.000 0,5 6.500.000 0,5 1.968.045 0,2 4 8.000.000 0,7 8.000.000 0,7 7.847.464 0,7 1 11.000.000 0,9 11.000.000 0,9 9.275.857 0,8 2 21.000.000 1,8 21.000.000 1,8 22.549.181 1,9 3 40.000.000 3,4 40.000.000 3,4 38.893.952 3,3 4 56.000.000 4,7 56.000.000 4,7 55.762.528 4,7 1 63.000.000 5,3 63.000.000 5,3 62.058.898 5,2 2 135.000.000 11,3 135.000.000 11,3 130.486.715 10,9 3 140.000.000 11,7 140.000.000 11,7 139.017.957 11,7 4 163.000.000 13,7 163.000.000 13,7 161.648.188 13,5 1 167.000.000 14,0 167.000.000 14,0 167.810.923 14,1 2 200.000.000 16,8 200.000.000 16,8 201.653.609 16,9 3 212.000.000 17,8 290.000.000 24,3 286.691.820 24,0 4 475.000.000 39,8 460.000.000 43,7 446.849.899 37,5 1 621.000.000 52,1 520.000.000 43,6 502.824.547 42,1 2 811.000.000 68,0 660.000.000 55,3 647.709.978 54,3 3 965.000.000 80,9 791.000.000 66,3 782.338.205 65,6 4 1.089.000.000 91,3 925.000.000 77,5 1 1.193.000.000 100,0 1.052.000.000 88,2 2 1.193.000.000 100,0 1.097.000.000 92,0 3 1.193.000.000 100,0 1.122.000.000 94,0 4 1.193.000.000 100 1.193.000.000 100 Note 1: GAPS har haft et forbrug for 2. kvartal der er bogført efter afslutning af sidste rapport på 33.250.009,94 kr. Dette beløb er lagt til i 3. kvartal. I 3. kvartal har GAPS haft et forbrug på 100.396.951 kr, GAPS har haft et forbrug for 1. kvartal der er bogført efter afslutningen af sidste rapport på 981.265,75 kr, Dette beløb er lagt til i 3. kvartal, d.v.s. at det samlede forbrug der angives i 3. kvartal 2014 er følgende: 33.250.010 + 981.265,75 +100.396.951 = 134.628.227 kr. 3.4 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de oprindelige kvalitetskrav til byggeriet. 4 Generelle principper Der henvises til generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. 13

Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risici håndteres iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeres i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren til styregruppen. Der er udarbejdet et resumé af risikolog hvor ændringer siden sidste risikolog, herunder de bevægelser der har været i perioden, beskrives og fremhæves. Resumèt af risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Projektets hovedrisici i udførelsesfasen er et udtræk fra projektets risikolog, der med jævne mellemrum bliver ajourført med deltagelse af alle parter i projektgruppen på bygherremøder afholdt hver 14. dag. Herudover afholdes med jævne mellemrum særskilte risikomøder og der har jf. PRINCE 2 været afholdt risikoworkshop ved faseskift i projektet senest 14. marts 2014. Den dynamiske og operationelle risikolog omfatter en sandsynlighedsvurdering og en konsekvensvurdering pr. hændelse, samt hvilke parametre der er omfattet af hændelsen (tid, økonomi, kvalitet, andet). Projektets økonomi følges på bygherremøder hver 14. dag samt ved særskilte økonomimøder hver 14. dag. En gang om måneden opdateres byggeregnskabet af byggeledelsen. Byggeregnskabet styrer for hver entreprise. Tillægsarbejder og forventede ekstraarbejder summeres i en overbliksside med alle økonomiske hoveddata. Hver måned opdaterer bygherrerådgiver det samlede anlægsregnskab med input fra byggeregnskabet og Region Sjællands økonomifunktion. Det samlede anlægsregnskab indgår i fremdriftsrapporten som fremsendes til styregruppen månedligt. Fremdriften i figur 2 er beregnet ud fra periodens samlede forbrug i kr. i procent af projektets budget og er angivet i skema 1. Byggeriets fremdrift drøftes også på bygherremøderne og en fremdriftsoversigt i form af et stavdiagram med vist fremdriftsprocent udarbejdes månedligt. Fremdriftsprocenten indgår i den månedlige fremdriftsrapports. Byggelederen har med input fra entreprenørerne udarbejdet en arbejdsplan, som der følges op på ved, at der fra byggestart og frem til byggeriets aflevering holdes ugemøder med entreprenørerne, hvor den kommende uges aktiviteter planlægges. Ligeledes planlægges de kommende aktiviteter for de næste 6 uger. Herudover afholdes der af byggeledelsen byggemøder, kontraktmøder med hver enkelt entreprise hver 14. dag samt tilsynsmøder med totalrådgiverens tilsyn. Totalrådgiveren afholder projektopfølgningsmøder med alle entrepriser ca. hver 14. dag. Projektets håndtering af entreprenørernes claims sker ved, at ekstrakravet varsles og herefter registreres i byggeregnskabet af byggeledelsen. Efter forhandlinger med entreprenøren fremsender byggeledelsen en tillægsaftale til godkendelse af hhv. bygherrerådgiveren og bygherren. Først herefter indgås aftale om ekstraarbejde og entreprenøren kan fremsende en faktura på sine ekstraarbejder når arbejdet er udført. Byggeleder og bygherrerådgiver kan disponere op til ca. kr. 100.000, per hændelse, hvorimod større tillægsaftaler skal godkendes i projektledelsen eller styregruppen. 14

På bygherremøderne og økonomimøderne, som typisk afholdes hver 14. dag, orienterer byggeledelsen og totalrådgiveren om nye varslede entreprenørkrav, samt hvorledes forhandlingerne udvikler sig på de tidligere varslede krav. 5 Bilag Til Regionsrådet: Skema B (deponering) Skema C (Tidsplan) Revisorerklæring Ledelseserklæring Til ministeriet: Skema B (deponering) Skema C (tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring 15