EJERFORENINGEN VALBYGÅRDSVEJ 76, A & B V/ FORMAND MARTIN MEILANDT NIELSEN, VALBYGÅRDSVEJ 76, ST., 2500 VALBY - TLF. 86 18 06 87 Valby, den 6. maj 2009 GENERALFORSAMLINGSPROTOKOLLAT FOR DEN ORDINÆRE GENRERALFORSAMLING FOR E/F VALBYGÅRDSVEJ 76, 76 A & 76 B. Torsdag den 23. april 2009 kl. 19:30 afholdtes ordinær generalforsamling i Valby Kulturhus, Valgårdsvej 4. Dagsorden for den ordinære generalforsamling var følgende: a) Valg af dirigent og referent b) Bestyrelsens beretning for det forløbne år c) Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse d) Gældende vedligeholdelsesplan foreslås fornyet. e) Bestyrelsen foreslår en forhøjelse af det ordinære bidrag til 250 kr./mdl. pr. enhed. f) Til finansiering af foreningens kommende vedligeholdelsesudgifter, foreslår bestyrelsen i. at der foretages en ekstraordinær indbetaling på kr. 3.790,00 pr. enhed senest den 1. juli 2009, hvilket giver kr. 379.000, alternativt ii. at bidraget til grundfonden forhøjes til 175 kr./mdl. pr. enhed, hvilket giver en øget likviditet på kr. 378.000 over de næste tre år, alternativt iii. at bidraget til grundfonden forhøjes til 125 kr./mdl. pr. enhed, og at der senest den 1. juli 2009 foretages en ekstraordinær indbetaling på kr. 1.810,00 pr. enhed, hvilket giver en samlet øget likviditet på kr. 379.000. g) Bestyrelsen ønsker tilladelse til at lade postkasser opsætte på ejendommen, forventet pris fra 25-35.000 kr. afhængig af placering. h) Bestyrelsen ønsker tilladelse til at igangsætte maling og reparation af vinduer i nr. 76 A & B, ligesom bestyrelsen ønsker tilladelse til at engagere en arkitekt til at overvåge arbejdet. Forventet pris for vedligeholdelse ca. 212.000, i henhold til vedligeholdelsesplanen samt forventeligt ca. kr. 30.000 til arkitekt. i) Indkomne forslag: Karen og Martin 76 st. Opsættelse af glas- og papcontainer j) Forelæggelse af budget til godkendelse k) Valg af formand for bestyrelsen l) Valg af 2 andre medlemmer til bestyrelsen m) Valg af første og anden suppleant til bestyrelsen n) Valg af revisor o) Eventuelt På generalforsamlingen var fremmødt repræsentanter for ejerlejlighedsnumrene 1, 3, 4, 6, 7, 11, 12, 14, 15, 16, 18 og 19 svarende til 57% efter fordelingstal. Efter antal var 11 ud af 21 mødt op. Derudover var ejl.nr. 15 repræsenteret ved fuldmagt (svarende til 5%). Ad. pkt. a) Valg af dirigent og referent Foreningens formand, Jakob Frandsen (JF), bød velkommen og foreslog administrator Bent Schou (BS) som dirigent. Derudover stillede Nicolai Helleberg (NH), 76 B, 3.tv., sig til rådighed som referent. Begge blev valgt. BS fastslog, at generalforsamlingen var lovligt varslet, og at den var beslutningsdygtig. - Side 1 af 5 -
Ad. pkt. b) Bestyrelsens beretning for det forløbne år JF henviste til den udsendte beretning, og forklarede supplerende, at bestyrelsen nu har markeret alle cykler på ejendommen, som ser gamle ud. JF anbefalede alle, at være opmærksom på, om deres cykler er blevet markeret, og i så fald fjerne markeringen. I modsat fald smides alle mærkede cykler ud, når der kommer container til storskrald. Derudover var der enkelte medlemmer, som bemærkede, at der var fejl i opgørelsen af kommende omkostninger på beretningens side 2, idet der manglede at blive medtaget en kommende udgift til asfalt, i alt kr. 100.000, hvorefter de samlede omkostninger beløber sig til kr. 835.000,00. Derudover påpegede Pia Wiegart (PW), nr. 76 B, 1.th., at de samlede udgifter til vedligeholdelse (beretningens s. 2) rettelig beløber sig til kr. 242.000,00, og at de samlede omkostninger til vedligeholdelse i henhold til vedligeholdelsesplanen for 2009 (beretningens s. 3), rettelig beløber sig til kr. 252.000,00. Bestyrelsen havde i den forbindelse ikke en forklaring på differencen. Beretningen blev herefter godkendt. Ad. pkt. c) Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse BS gennemgik årsregnskabets resultat, og regnskabets aktiver og passiver. Derudover forklarede BS, at der var et overskud i foreningen på kr. 89.003,00, hvoraf det foreslås, at kr. 84.000,00 overføres til grundfonden og det resterende beløb, stort kr. 5.003,00 overføres til egenkapitalen. Desuden bemærkede BS, at eventualforpligtelsen i note 6 er ved at være forældet, hvorfor noten bør slettes til næste år. Regnskabet blev herefter godkendt, ligesom overførslen til grundfond og egenkapital godkendtes. Ad. pkt. d) Gældende vedligeholdelsesplan foreslås fornyet JF gennemgik kort den eksisterende vedligeholdelsesplan, og NH orienterede om, at man bør overveje, om zinkinddækningerne bør skiftes separat, eller i en større sammenhæng sammen med taget osv. Vedligeholdelsesplanen blev herefter fornyet. Ad. pkt. e) Bestyrelsen foreslår en forhøjelse af det ordinære bidrag til kr. 250 kr./mdl. pr. enhed NH motiverede forslaget. Forslaget blev herefter vedtaget, således at første forhøjede bidrag indbetales pr. 1. juni 2009. Ad. pkt. f) Til finansiering af foreningens kommende vedligeholdelsesudgifter, foreslår bestyrelsen i. at der foretages en ekstraordinær indbetaling på kr. 3.790,00 pr. enhed senest den 1. juli 2009, hvilket giver kr. 379.000, alternativt ii. at bidraget til grundfonden forhøjes til 175 kr./mdl. pr. enhed, hvilket giver en øget likviditet på kr. 378.000 over de næste tre år, alternativt iii. at bidraget til grundfonden forhøjes til 125 kr./mdl. pr. enhed, og at der senest den 1. juli 2009 foretages en ekstraordinær indbetaling på - Side 2 af 5 -
kr. 1.810,00 pr. enhed, hvilket giver en samlet øget likviditet på kr. 379.000. NH motiverede forslaget, og forklarede, at baggrunden for bestyrelsens forslag bunder i, at det af vedligeholdelsesplanen fremgår, at der i de kommende år er forventede udgifter for i alt ca. kr. 835.000,00. Disse omkostninger er dog afhængig af udviklingen på ejendommen. Lars Sonne Kristiansen (LS), nr. 7 A, 3.tv., fremhævede, at han mener, at det er at male fanden på væggen, at der tages udgangspunkt i, at alle de i vedligeholdelsesplanen nævnte forhold, skal laves i de kommende år. Herunder fremhævede LS, at han ikke mente, at der nødvendigvis var behov for, at stigrør i nr. 76 og 76 A & B, zinkinddækninger og el i kælderen skulle laves foreløbigt. LS anbefalede desuden, at man overvejede at samle flere arbejder, særligt, hvis der skal opsættes stillads. NH forklarede, at husets VVS er flere gange har påpeget, at stigrørerne og zinkinddækninger trænger til udskiftning, for at forhindre de høje løbende vedligeholdelsesomkostninger. Desuden påpegede NH endnu engang, at man bør have for øje, at taget ligeledes fremgår af vedligeholdelsesplanen, og skal skiftes i løbet af de kommende år. LS anførte endvidere, at han under henvisning til dagsordenens pkt. h, synes, at det er for lidt, såfremt man lader stillads opstille, alene for at renovere vinduerne. På baggrund af den omfattende debat vedrørende de kommende omkostninger, foreslog NH, at der ikke iværksattes afstemning om pkt. f, førend det var klart, hvad generalforsamlingens holdning var til dagsordenens pkt. h. På baggrund af udfaldet af afstemningen vedrørende dagsordenens pkt. h, blev der stemt om bestyrelsens forslag om finansiering af foreningens kommende udgifter. Da flere medlemmer, herunder bestyrelsen, udtrykte ønske om, at der på baggrund at udfaldet af diskussionen vedrørende pkt. h, alene skulle indbetales et lavere beløb end 175 kr./mdl. pr enhed uden nogen ekstraordinær indbetaling, gav BS til kende, at så længe det beløb der stemmes om, ligger indenfor de allerede stillede forslag, kan forslaget vedtages. Herefter var der enighed om, at forslaget i pkt. f, i, ii, iii ændredes til følgende to forslag, som der herefter blev afholdt afstemning om: Forhøjelse af grundfonden til 120 kr./mdl. pr. enhed: 1 stemte for. Forhøjelse af grundfonden til 125 kr./mdl. pr. enhed: 11 stemte for. Generalforsamlingen vedtog således, at indbetalingen til grundfonden forhøjedes til 125 kr./mdl. pr. enhed pr. 1. juni 2009. Ad. pkt. h) Bestyrelsen ønsker tilladelse til at igangsætte maling og reparation af vinduer i nr. 76 A & B, ligesom bestyrelsen ønsker tilladelse til at engagere en arkitekt til at overvåge arbejdet. Forventet pris for vedligeholdelse ca. 212.000, i henhold til vedligeholdelsesplanen samt forventeligt ca. kr. 30.000 til arkitekt Som følge af diskussionerne i pkt. f, blev forslaget afvist, dog således, at bestyrelsen er bemyndiget til følgende: Bestyrelsen engagerer på foreningens vegne en arkitekt, som kan komme med forslag til, hvorledes bygning A & B skal vedligeholdes udvendigt de kommende år. I den forbindelse vurderer arkitekten, - Side 3 af 5 -
hvilke arbejder der er kritiske og skal udarbejdes omgående, ligesom arkitekten skal vurdere, hvilke arbejder der med fordel kan samles. Hvis arkitekten vurderer, at noget arbejde er kritisk, og skal udføres straks, og arbejdet med fordel kan slås sammen med andet arbejde, skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling, med henblik på vedtagelse af vedligeholdelsen. Arkitektens opgave skal desuden være, at udarbejde et projekt, med henblik på, at kunne indhente tilbud på arbejdet hos håndværkere, herunder udarbejdes et projekt på, hvad der med fordel kan laves samtidig, hvis stillads opsættes. Bestyrelsen gives en beløbsramme på kr. 30.000 til arkitektens arbejde, idet bestyrelsen dog opfordres til, at forhandle prisen med arkitekten. Ovenstående blev herefter godkendt. Ad. g) Bestyrelsen ønsker tilladelse til at lade postkasser opsætte på ejendommen, forventet pris fra 25-35.000 kr. afhængig af placering NH motiverede forslaget, og henviste til, at bestyrelsen havde lagt forslagene til placering ud på hjemmesiden, idet der dog ikke havde været den store debat om placeringen. Der var på generalforsamlingen enighed om, at postkasserne bør placeres indendørs i opgangen, og at farven bør være grå eller neutral, ligesom postkasserne bør have skråtag, for at forhindre at der lægges reklamer oven på kasserne. Martin M. Nielsen (MN), nr. 76, st., bemærkede, at der alene var behov for 19 postkasser, da kælderen nu er en del af nr. 76, st. BS gjorde det klart, at man bør få en garanti fra forhandleren, om, at lovgivningens krav til placering er overholdt. Forslaget blev herefter godkendt, med en beløbsramme på kr. 25-35.000,00. Ad. i) Indkomne forslag: Karen og Martin 76 st. Opsættelse af glas- og papcontainer MN motiverede forslaget, og oplyste, at det var gratis at få opsat containerne. Herefter blev det diskuteret, hvor containerne kunne stå, og det blev besluttet, at det mest hensigtsmæssige sted var under vinduerne til nr. 76, st., ved cykekskuret. Det blev pointeret, at containerne skal have en passende størrelse i forhold til foreningen, således at der ikke opsættes kæmpe containere. Forslaget blev herefter vedtaget. Ad. j) Forelæggelse af budget til godkendelse Som følge af den ændrede indbetaling til grundfonden, jf. pkt. f, blev budgettet herefter tilrettet som følger: Indtægter: 460.000,00 kr. Reparation og vedligeholdelse: 172.000,00 kr. Udgifter i alt: 374.000,00 kr. Årets resultat: + 86.000,00 i overskud. Budgettet blev godkendt med rettelserne. - Side 4 af 5 -
Ad. k) Valg af formand Jakob Frandsen ønskede ikke at genopstille som formand. Martin Meilandt Nielsen, 76, st., blev valgt til ny formand. Ad. l) Valg af 2 andre medlemmer til bestyrelsen Hverken Ken Lindeblad eller Nicolai Helleberg ønskede at genopstille til bestyrelsen. Nye bestyrelsesmedlemmer blev herefter valgt: Christian Fredskild Krogsgaard, 76 B, 2.th. og Kristoffer Jørgensen, 76 B, st.th. Ad. m) Valg af første og anden suppleant til bestyrelsen 1. suppleant blev valgt: Nicolai Helleberg, 76 B, 3.tv. 2. suppleant blev valgt: Lars Sonne Krististiansen, 76 A, 3.tv. Bestyrelsen består herefter af: Martin Meilandt Nielsen, 76, st. (formand) Christian Fredskild Krogsgaard, 76 B, 2.th. Kristoffer Jørgensen, 76 B, st.th. Nicolai Helleberg, 76 B, 3.tv. (1. suppleant) Lars Sonne Kristiansen, 76 A, 3.tv. (2. suppleant) Ad. n) Valg af revisor Revisorfirmaet Haugbyrd, Faurum & Andersen blev genvalgt. Ad. 0) Eventuelt NH opfordrede til, at der holdes øje med bygningsbestanddele ud for hver enkelts lejlighed, så man undgår at bygningsdele går til grunde, fordi der ikke sættes ind med vedligeholdelse i tide. Dette gælder særligt ejendommens vinduer. Birgit Derichs (BD), 76 A, 3.th., henstillede til, at beboerne husker at lukke indgangsdørene i opgangene, og i stedet lufte ud via vinduerne i opgangene. BD foreslog endvidere, at opgange blev malet, og bad beboerne om, at sørge for at rydde op efter sig selv på ejendommen. Christian Fredskild Krogsgaard, 76b, 2. th., foreslog, at interesserede beboere kunne slå sig sammen om, at rekvirere en vinduespudser til pudsning af udvendige ruder et par gange om året. Endvidere gjorde bestyrelsen opmærksom på, at naboejendommen i nr. 72, havde fået foretaget vedligeholdelse af gavlen på deres bygning, i hvilken forbindelse der havde været en stor lift inde i vores gård. Liften havde på grund af vægten ødelagt asfalten, som dog er repareret efterfølgende. Asfalten er dog sunket sammen omkring vandhanen i gården, hvorfor BS skriver til entreprenøren, og forbeholder sig at gøre krav gældende, såfremt der måtte være forvoldt skade på de underliggende kloakker el. lign. Bent Schou, dirigent Nicolai Helleberg, referent Martin M. Nielsen, formand - Side 5 af 5 -