Stamoplysninger. Tilsyn med indkøbsordning Multi Indkøb Det udfyldte skema samt de telefonisk indhentede borgerinterviews udgør basis for tilsynsmedarbejderens tilbagemelding til leverandørledelsen i forbindelse med tilsyn med Indkøbsordningen. Praktiske oplysninger Skemaet er udfyldt af : (Oplys navn og telefonnummer) Kundeservice 70270018 Dato for udfyldelse af skema: 07.01.2014 mela03@frederiksberg.dk. Det udfyldte skema skal mailes senest d. 6/1 2014 til Merete Larsen, Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet i Frederiksberg Kommune Faktuelle oplysninger om leverandøren 1. Hvor mange visiterede borgere fra Frederiksberg Kommune har en indkøbsordning hos jer? 2. Hvem giver I besked, når en borger varigt afmelder indkøbsordningen? Visitationen?: Andre?: 9 borgere Vi afmelder ikke Vi henviser til visitationen hvis de ønsker at afmelde ordningen. Og først når vi har fået besked fra visit. afslutter vi borgeren. Kvaliteten af 3. Hvordan bruger leverandørledelsen Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandard for indkøb? I praksis er kontrakten samt den underliggende kravspecifikation og kvalitetsstandarderne kondenseret til et faktaark. Det er dette faktaark der benyttes af medarbejderne i dagligdagen. Kan ses på Frederiksberg hjemmeside: http://www.frederiksberg.dk/~/media/for side/borger/aeldre/kvalitetsstandarder/2 013/Indkøb.ashx 1
4. Hvor ofte modtager borgerne i indkøbsordningen et katalog/ tilbudsavis hvor varesortiment og tilbud fremgår? Nye kunder modtager katalog ved opstart. Kataloget bliver min. opdateret 1. gang årligt. Tilbudsavisen bliver leveret sammen med borgerens varer 1 gang i ugen. 5. Hvordan sikrer leverandøren at fødevarer med kort holdbarhed er tættere på produktionsdato end udløbsdato, ved leveringen? 6. Hvordan kan borgerne betale for varerne? 7. Hvornår trækker I beløbet, hvis borgeren betaler elektronisk? Når der pakkes vælges fødevarer med så lang holdbarhed som muligt. På særligt udsatte varer som fx mælk forsøger vi at få leverandøren til at levere så tæt på pakketidspunktet som muligt. Ligeledes bliver specielle varegrupper taget fra til brug i indkøbsordningen inden de kommer ud i butikken. De har mulighed for at blive tilmeldt pbs ordning. Der kan også betale med dankort. Alternativt girokort. Hvis borger er tilmeldt pbs bliver beløbet trukket en gang månedligt. Hvis borger betaler via dankort bliver beløbet trukket kort efter leveringen har fundet sted. Kommunikationen mellem borger og leverandør 8. Hvordan sikrer I medarbejdernes kompetencer i forhold til at kunne vejlede og rådgive borgerne ved bestilling af indkøb? Vi følger medarbejderne der varetager ordreoptagelsen tæt og har efter behov opfølgende uddannelsesforløb. 9. På hvilke dage og i hvilket tidsrum kan bestilling af varerne foregå? Mandag torsdag kl. 8.00 15.30 Fredag kl. 8.00 15.00. 10. Hvordan sikrer I jer, at der indgås klare aftaler om tidspunkt for bestilling og levering? Dette sker i dialog med borgeren. Senest kl. 14.30 dagen før levering. 11. Hvornår skal en flytning eller aflysning af varelevering senest foregå? 12. Hvad gør I, hvis borgeren ikke reagerer på telefonopkaldet på det aftalte tidspunkt på bestillingsdagen? Vi forsøger at ringe igen efter 15 minutter. Dette gøres 4 gange. Hvis der fortsat ikke er kontakt gives besked herom til visitationen. 2
Levering af indkøbsvarer 13. På hvilke dage og i hvilket tidsrum kan levering af varerne foregå? 14. Er jeres chauffører forsynet med billedlegitimation, som kan læses af svagtseende? 15. Hvor mange borgere har udleveret nøgle til jer, så I selv kan lukke jer ind? 16. Udleverer I en nøglekvittering, hvis I modtager nøgler fra borgerne? 17. Hvordan kan borgeren få overblik over Varer, der er leveret Varer, der er erstattet af andre Varer, der ikke er leveret Alle hverdage mellem kl. 9.00-16.00 Ja. Alle chauffører har ID kort. Ingen borgere Ja, borger får nøglekvittering. Det er specificeret på fakturaen, som borgeren modtager sammen med varerne. Ingen borgere. 18. Hvor stor en andel af borgerne har behov for hjælp til at sætte varerne på plads? 19. Hvad gør I, hvis borgeren ikke åbner på aftalte afleveringsdage? 20. Hvor ofte går I forgæves? I bekræftende fald: hvad skyldes dette? Vi kontakter hjemmeplejen eller visitationen. Ikke ofte Service / medarbejderkompetencer / tilbagemeldingspligt 21. Hvordan introducerer I medarbejdere med borgerkontakt til at imødegå og håndtere evt. særlige behov, som borgere med f.eks. demens, fysiske handicaps eller problemadfærd kan have? Alle medarbejdere med borgerkontakt gennemgår oplæring og uddannelse. Alle medarbejdere vil under opsyn være i kontakt med svage borgere under deres oplæring. 3
22. Hvordan sikrer I, at medarbejderne er bekendte med deres tilbagemeldingspligt, hvis borgeren ikke lukker op som vanligt eller forholdene er ændret i hjemmet? 23. Hvilken procedure skal medarbejderen følge, hvis borgerens situation har ændret sig/ eller borgeren ikke lukker op som vanligt? 24. Har jeres chauffører faste ruter? 25. Har I et beredskab i tilfælde af sygdom blandt medarbejderne? Dette sikres under oplæringen. Selve tilbagemeldingen til kommunen er centraliseret. Chaufføren giver besked til kundeservice som derefter giver besked til visitationen/hjemmeplejen. I akutte tilfælde ringes 112. Ja. Alle chauffører har faste ruter. Ja. Alle chauffører har afløsere der kan træde til. Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører 26. Beskriv generelt, hvordan samarbejdet med Visitationsenheden fungerer, herunder om der er uløste problemstillinger? 27. Hvem orienterer jer når en borger indlægges og udskrives? Foregår orienteringen elektronisk? Eller på anden måde? ( Beskriv) Der er ingen uløste problemstillinger Vi modtager oplysningerne via fax. 28. Beskriv generelt, hvordan samarbejdet med andre leverandører fungerer? 29. Beskriv hvordan samarbejdet med leverandører af hjemmehjælp fungerer i forhold til afklaringen af behovet for hjælp til lægge (køle)varer på plads samarbejdet om at få bestilt varer Der samarbejdes ikke med andre leverandører. Det fungerer. Vi kunne dog godt ønske os at der blev bestilt via vores app. 4
Egenkontrol 30. Beskriv jeres egenkontrolprocedurer i forhold til Hygiejneforordningens artikel 5 og Fødevarelovgivningen Vores egenkontrolprocedurer er beskrevne i det afgivne tilbud. Klager 31. Har der været klager fra borgerne og eller deres pårørende det sidste år? Der har været få henvendelser fra borgere. 32. Hvis ja, hvad drejer klagen/ klagerne sig om? Det har primært drejet sig om manglende varer i deres levering. Eventuelt Vi har ingen øvrige bemærkninger. 33. Har I andre bemærkninger? 5