Indhold Vejledning i Conventus for udvalgsformænd i ÅK 1 Indledning...1 2 Egen profil...2 2.1 Blå medlems profil...2 2.2 Orange bruger profil...2 3 Overblik...3 4 Indstillinger...4 5 Kommunikation (email)...4 6 Kalender...5 6.1 Aktivitet...5 6.2 Møde...6 6.2.1Oprettelse af et møde...6 6.2.2Afholdelse af et møde...7 6.3 Booking af mødelokalet...7 7 Adressebog...9 7.1 Redigering af grupper (udvalg eller hold)...9 8 Hjælp fra sekretariatet...10 8.1 Oprettelse af nye hold...10 8.2 Redigering af beskrivelse af hold...10 8.3 Redigering / sletning af en booking...10 8.4 Oprettelse af brugere...11 1 Indledning Denne vejledning giver et indblik i de Conventus funktioner du som udvalgsformand har adgang til. Det er vigtigt at du gør dig bekendt med nedestående, da det også beskriver de ting du ikke må gøre mht. opretholdelse af en stabil medlemsdatabase. Disse dele er fremhævede med rød skrift. Denne vejledning giver dig indblik i tre moduler i Conventus og beskriver hvordan du skal bruge disse som udvalgsformand i ÅK: 1. Kommunikation (email) 2. Kalender 3. Adressebog Lad mig vide hvis du konstaterer fejl eller har forslag til forbedringer af denne vejledning. Du kan ligeledes kontakte mig hvis du skulle have nogle spørgsmål. Aarhus, 30. april 2014 Adam Dziewiecki Økonomiansvarlig, Århus Klatreklub kasserer@aarhusklatreklub.dk
2 Egen profil Helt overordnet er der to typer profiler på Conventus: 2.1 Blå medlems profil Samtlige klubbens medlemmer har en blå profil. For at tilgå den blå profil skal man logge sig på klubbens hjemmesiden under Conventus medlemslogin med sin emailadresse eller mobilnummer og en kode. I profilen kan man: Redigere egne oplysninger og adgangskoden Se de tilmeldte hold/udvalg og disses opslagstavler Se egne betalinger foretaget igennem Conventus. Lad være med at bruge det blå profil selv, da du kan blande kodeordene (skyldes en fejl i Conventus). 2.2 Orange bruger profil Nu er du oprettet som en bruger med et brugernavn og en (ny) tilsendt kode. Indtil videre er det kun udvalgsformænd der sammen med webgruppen og bestyrelsen er oprettet som brugere. For at tilgå profilen skal du logge på Conventus.dk med brugernavnet og den nye kode. Brugerrettigheden giver dig adgang til den orange profil, hvor du vil kunne: 1. Oprette møder og aktiviteter og booke mødelokalet 2. Redigere medlemslisten og ledere i dine udvalg/hold 3. Redigere udvalgets/holdets opslagstavle der vises på hjemmesiden og i den blå profil. Som en bruger har du adgang til den samtlige medlemsdatabase. Disse oplysninger er fortrolige og må derfor ikke videregives til andre. Der må kun vises navne på medlemmer og ledernes kontaktoplysninger på hjemmesiden. Når du laver udskrifter, vælg kun de informationer du har brug for, og destruer den udskrevne liste når du ikke har brug for den længere. Du vil ikke kunne gøre følgende ting, og skal derfor bede sekretariatet om hjælp med disse (vejledning til det følger senere i teksten): 1. Oprette hold/udvalg 2. Redigere holdets oplysninger 3. Oprette nye brugere 4. Ændre/slette en booking
3 Overblik Her er det første skærmbillede du møder, når du logger på Conventus: 1. Nyt i kalenderen nye og kommende møder/aktiviteter 2. Indstillinger 3. Fjernsupport anbefales ikke 4. Support brugsvejledning, ikke særligt brugbar 5. Klik på dit navn for at redigere din egen profil. 6. Kalender-modul 7. Arkiv-modul 8. Adressebog-modul 9. Kommunikation (email)-modul 10. Dato-match virker som Doodle, anbefales ikke 11. Opgaver mulighed for tildeling af opgaver, fx efter et møde, anbefales ikke 12. Skift af visning mellem grafisk kalender og liste af møder/aktiviteter De fremhævede funktioner er beskrevet nedenfor (i en anden rækkefølge).
4 Indstillinger Her kan du oprette et automatisk login-link (et URL som du kan bruge i stedet for at logge på med brugernavn og kodeord). 5 Kommunikation (email) Her har du mulighed for at sende en email til flere medlemmer. I har mulighed for at sende en email til samtlige medlemmer, med lad venligst være med at gøre det, så vi ikke spammer vores kære medlemmer. Send i stedet en mail til sekretæren, så sætter hun din info på den næste nyhedsmail. Der er som udgangspunkt ikke mulighed for at vedhæfte filer. 1. Her kan du vælge en eller flere modtagere. 2. Her kan du vælge om du vil vedhæfte nyheder (fra nyhedsarkivet) i din mail. 3. Her kan du tilføje flere emailadresser 4. Husk altid at skrive et emne, så maile ikke ender i spam. 5. /-/ 6. Her skrives emailens tekst og tekstbehandlingsfunktioner er ligesom i Word. Du kan også kopiere et redigeret tekst fra Word eller redigere teksten i fuld skærm. 7. Email-signaturen kan ændres i egen profil (klik på dit navn i øverst højre hjørne). Der er begrænset mulighed for at vedhæfte filer, og det anbefales ikke.
6 Kalender I denne modul kan du oprette møder og aktiviteter og tilhørende bookinger af mødelokalet. Disse vises i eventkalenderen på hjemmesiden samt på infotavlen. For at oprette et møde/aktivitet skal du trykke på kalenderen, så du får følgende menu frem: 1. Opret en ny aktivitet: for eksempel et træningshold, kursus, foredrag eller andet. 2. Opret et møde. Herunder har du mulighed for at redigere dagsorden, indkalde til mødet og arkivere mødet med en referat. 3. Lad være med at oprette en kamp. 6.1 Aktivitet Har du valgt at oprette eller redigere en aktivitet får du følgende skærmbillede frem. Det er ikke muligt at redigere i en aktivitet efter den er sat til afholdt (vises ikke på dette skærmbillede). 1. Angiv en sigende titel for aktiviteten. 2. Angiv eventuelt et sted (hvis det er specifikt og andet end ÅK ).
3. Tilføj eventuelt en eller flere bookinger af mødelokalet (se nedunder for vejledning). 4. (a) Angiv om aktiviteten er til hele ÅK (fx fest) eller (b) en bestemt gruppe (fx KDK) 5. Angiv tidspunktet. 6. Der skal stå et hak ved Årsplan, Offentlig og Event for at aktiviteten vises korret. 7. Angiv en forklarende beskrivelse af aktiviteten eventuelt med info om tilmelding. Her er tekstbehandlingsfunktioner ligesom i Word. Du kan også kopiere et redigeret tekst fra Word eller redigere teksten i fuld skærm. Beskrivelsen skal som minimum indeholde: 6.2 Møde Beskrivelse af events i Conventus (som minimum): Hvem må deltage? Hvad bliver lavet og hvorfor? Hvor finder man mere information og tilmelding? Kontakt til den ansvarlige. Husk at angive Gruppe (udvalg). Først skal du oprette et møde. Dernæst kan du redigere dagsorden og indkalde til mødet. Til sidst kan du skrive referatet ind og arkivere mødet. 6.2.1 Oprettelse af et møde Har du valgt at oprette et møde får du følgende skærmbillede frem: 1. Angiv et sigende titel, fx bestyrelsesmøde 2. Angiv eventuelt et sted (hvis det er specifikt og andet end ÅK ).
3. Tilføj eventuelt en eller flere bookinger af mødelokalet (se nedunder for vejledning). 4. Angiv tidspunktet. 5. Der skal stå et hak ved Årsplan, Offentlig for at mødet vises korret. 6. Vælg den gruppe du gerne vil invitere... 7. og rediger eventuelt listen ved at fjerne eller tilføje flere deltagere. 6.2.2 Afholdelse af et møde Når du har oprettet et møde skal du klikke på det i kalenderen eller i arkivet. Herefter får du følgende skærmbillede frem. 1. Gå tilbage til kalenderen. 2. Rediger mødet, herunder dagsorden. 3. Ved at trykke på Indkald får samtlige deltagere en email med emne Indkaldelse til møde, mødets oplysninger og dagsorden (her kan der skrives et lille brev til deltagere). 4. Ved at trykke på Afholdt låser du muligheden for at redigere i dagsorden og åbner for muligheden for at redigere referatet. Når referatet er godkendt skal du trykke på Arkiver (ikke synlig på dette skærmbillede) og hermed låses alle muligheder for redigering af mødet. 5. Du kan kun slette (eller redigere) mødet inden den arkiveres. 6. Der kan oprettes møder under møder - anbefales ikke 7. Der kan oprette opgaver under møder anbefales ikke 8. Der er mulighed for at diskutere dagsordenen/referatet af deltagere, men det kræver at de er oprettet som brugere i conventus (orange profil). 6.3 Booking af mødelokalet Under oprettelse/redigering af en aktivitet/et møde kan du booke mødelokalet. Bookinger kan foretages i hele kvarterer og kun igennem den orange profil. Oversigt over bookinger kan findes på
hjemmesiden. Du kan ikke ændre eller slette en booking. Kontakt venligst sekretariatet for det. Når du trykker på Ny [booking] skal du først vælge ressource ( mødelokalet ) og dernæst får du følgende skærmbillede frem: 1. Vælg et tidspunkt for bookingen. Hvis du vil booke mødelokalet på flere tidspunkter skal du lave flere bookinger (kan også gøres under samme møde/aktivitet). 2. Vælg kategori. Det giver forskellige farver på bookingoversigten. Nye kategorier kan oprettes efter behov. 3. Skriv den samme titel som for aktiviteten/mødet. 4. Du behøver ikke at udfylde beskrivelsen.
7 Adressebog For hver et udvalg du er formand for har du en gruppe af typen udvalg. Udvalgets opslagstavle samt kontaktliste vises på udvalgets kontaktside på hjemmesiden. For hver et tilmeldingshold (fx træningshold, sikringskurser, foredrag, feste, arbejdsfordeling ved arrangementer) har du en gruppe af typen hold. Her vises ligeledes kontaktlisten (for ledere), opslagstavlen og en liste af de tilmeldte medlemmer. Opslagstavlene kan ligeledes ses i de pågældende meldemmers blå profil. Du skal bruge modulet adressebogen for at: Redigere medlemslisten og ledelsen for dine hold/udvalg. Redigere holdets/udvalgets opslagstavle som vises på hjemmesiden. Administrere tilmeldingshold (med mulighed for tilmelding på hjemmesiden og betaling) Udskrive eller eksportere til excel brugerdefinerede kontaktlister. OBS når du trykker på email under fanebladet udskrift så sender du en email til alle medlemmer på din udskrift. Du kan ikke selv gøre følgende ting og skal derfor henvende dig til sekretariatet herom (vejledning nedunder): 1. Oprette hold/udvalg 2. Redigere hold/udvalgs beskrivelse 3. Oprette tilmelding på hjemmesiden 7.1 Redigering af grupper (udvalg eller hold) Når du klikker på gruppe-ikonen i adressebogen får du følgende muligheder frem: 1. Vis information om gruppen. Det kan kun ændres ved at henvende sig til sekretariatet. 2. Log se hvilke handlinger der blev udført på gruppen 3. Udskriv går direkte til udskrifts-fanebladet med det valgte gruppe 4. Genererer et afkrydsningsskema der kan udskrives. 5. Ny kontakt brug ikke, da alle medlemmer (der har betalt kontingent) har oprettet profiler. 6. Trænere redigering af listen af ledelsen for holdet/udvalget 7. Medlemmer redigering af medlemslisten for holdet/udvalget. OBS for betalingshold: når du fjerner et medlem fra listen, tilbageføres betalingen ikke. Hvis der er nogle der skal have pengene tilbage skal du kontakte kassereren. Ligeledes når du tilføjer et medlem, bliver han ikke opkrævet betalingen. Han skal i stedet tilmelde sig
igennem hjemmesiden og bruge kreditkortet. 8. Venteliste redigering af ventelisten for holdet. Venteliste funktionen er ikke nærmere beskrevet i denne vejledning. Kontakt forfatteren for ydereligere information. Opslagstavle her har du mulighed for at redigere udvalgets/holdets opslagstavle, der vises på hjemmesiden og i den blå profil. Opslagstavlen indeholder som udgangspunkt udvalgsbeskrivelsen, men kan udvides efter behov. Ved redigering af medlemslisten eller ledelsen er der mulighed for at angive titler. Kontakt sekretariatet hvis der skal oprettes flere. 8 Hjælp fra sekretariatet Du kan hverken oprette nye hold eller udvalg, redigere gamle eller oprette nye brugere (som har adgang til den orange profil ). Her kan du se hvilke informationer sekretariatet skal bruge for at kunne hjælpe dig. 8.1 Oprettelse af nye hold Planlægger du en ny aktivitet for klubbens medlemmer, er det en god ide at bruge Conventus til tilmelding og formidling af information via opslagstavle og mail. Der kan også opkræves betaling ved tilmelding. Du skal give sekretariatet følgende oplysninger: 1. Titel 2. Hvilket udvalg tilhører holdet under Information (valgfri): 3. Tid og sted (fx mandage 15-16, tirsdage 17-20) 4. Periode (fra dato til dato) 5. Aldersgruppe 6. Maks antal deltagere 7. Om holdet (beskrivelse) Økonomi (valgfri) 8. Tilmelding via hjemmesiden (ja eller nej) 9. Pris 8.2 Redigering af beskrivelse af hold Er der nogle af overnævnte punkter der skal redigeres, skal du blot skrive til sekretariatet hvilke punkter det drejer sig om. 8.3 Redigering / sletning af en booking Hvis du ved en fejl har lavet en forkert booking, kan du enten lave en ny og bede sekretariatet om at slette den gamle eller bede sekretariatet om at ændre i den eksisterende booking.
8.4 Oprettelse af brugere Du kan ligeledes bede sekretariatet om at oprette flere Conventus-brugere, fx til udvalgets næstformand eller kasserer. I første omgang er det kun udvalgets topledelse der bliver oprettet. Lad os nu se hvordan det går indtil videre.