Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Onsdag den 24. november 2010. Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Afbud: Ingen Referat: 10-083: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 21. oktober blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 10-084: Økonomiredegørelse + budget 2011 CL fremlagde saldobalancen pr. 31. oktober. Der er ikke nogen ændringer i forhold til sidste bestyrelsesmøde. CL bad bestyrelsen tage stilling til princippet for nedskrivning af kontingenter i restance. Tidligere er kontingenter i restance blevet nedskrevet i efterfølgende år. Bestyrelsen besluttede at nedskrivning af kontingenter i restance fremover skal gøres i det år de vedrører, fra og med dette års regnskab. Det reducerer forventningen til årets resultat med ca. 100.000 kr. Det samlede resultat forventes dermed at blive et overskud på ca. 168.000 kr. Budgettet blev gennemgået og følgende blev fastlagt: Kontingenter Medlemskategori Senior (født i 1985 eller før) Yngling (født i 1986 1992) Junior (født i 1993 eller senere) Fleks - Hverdag (skal være fyldt 60 år i 2010) Senior uden indskud Long Distance Par 3 Senior Kontingentsats 5.650 kr. 2.875 kr. 1.850 kr. 4.250 kr. 6.650 kr. 3.400 kr. 2.600 kr. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2010.11.24 1
Par 3 Yngling Nybegynder - Senior fuldgyldigt Prøvemedlem Senior Prøvemedlem Yngling Prøvemedlem Junior Fleks - Basis Passiv 2.200 kr. 5.900 kr. 1.900 kr. 1.900 kr. 975 kr. 1.500 kr. 500 kr. Der er bestræbt en prisregulering på seniorkontingent svarende til den alm. prisudvikling. Dertil er det lagt 100 kr. i kontingentstigning, som følge af udsigten til stor reduktion i lokaletilskuddet fra kommunen. Lockerrum Prisen for leje af lockerrum blev fastsat til 450 kr. for et almindeligt lockerrum og 1.200 kr. for en elplads. Greenfee Prisen på greenfee blev fastsat til 320 kr. på hverdage og 380 kr. i weekender og på helligdage. Greenfee på Pay & Play er uændret 150 kr. alle dage. Bestyrelsen besluttede at klubben fortsat skal være med i Golfhæftet, samtidig med at bestyrelsen vil forsøge at indgå halvprisaftaler på greenfee med attraktive klubber, for at øge værdien af et fuldgyldigt medlemskab. For sæsonen 2011 er der allerede indgået to nye halvprisaftaler med Brønderslev og Herning. Som følge af DGU s fremtidige opdeling af medlemmer som enten fuldgyldige medlemmer eller begrænsede medlemmer, vil klubbens rabataftaler fremover kun gælde for fuldgyldige medlemmer. Lønninger Der blev ikke budgetteret med lønstigninger til personalet. Total I 2011 budgetteres der med et samlet overskud på 44.000 kr. Budgettet er med udgangspunkt i det nuværende renteniveau, samt med forbehold for udviklingen i sagen vedrørende lokaletilskud, som endnu ikke er færdigbehandlet i kommunen. Der vil i 2011 fortsat være fokus på likviditeten. Ud over det budgetterede overskud, forventes en forbedring af likviditeten på yderligere 280.000 kr. blandt andet som følge af højere afskrivninger i forhold til leasingydelser. Investeringer/vedligeholdelse PK informerede om forestående investeringer på banen. Bestyrelsen besluttede at udskyde emnet til heldagsmødet i januar 2011. PK informerede desuden om at ledningsnettet med styreledninger til vandingsanlægget er ved at være slidt. Det er endnu for tidligt at sige noget om hvornår ledningsnettet skal skiftes ud, men det er noget bestyrelsen skal være opmærksom på. PK vil informere bestyrelsen løbende i den sag. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2010.11.24 2
10-085: Meddelelser fra FU og Golfmanager FU FU kunne meddele at: US informerede om DGU s udviklingskonference i Korsør. På konferencen blev der primært talt om de nye muligheder med fleksible medlemskaber. US informerede også om muligheden for at holde et dialogmøde med DGU omkring klubudvikling. Bestyrelsen besluttede at arbejde videre med dette, og punktet tages med på heldagsmødet i januar 2011. FU har holdt møde siden sidste bestyrelsesmøde. Indholdet på mødet var udkast til budget, lokaletilskud samt medlemskategorier. US og MDJ informerede om at der fredag den 26. november afholdes medarbejderudviklingssamtaler med ledelsesteamet samt forpagtningssamtale med Tage Hansen. Golfmanager CL kunne meddele at: Inforummet er under ombygning. Det er behovet for mere bordplads omkring skærm og printer, som har været baggrunden for ombygningen. Fremover bliver der mere plads til både medlemmer og gæster omkring skærmen. Klubben har fået en ny kunderådgiver hos Nykredit. Der er mulighed for at lave en bruttolønsordning for ansatte, som i forvejen betaler multimedieskat. Bestyrelsen besluttede at give ansatte muligheder for at få gavn af bruttolønsordningen, i tilfælde af interesse. Bestyrelsen manglede at tage stilling til klubbens eventuelle deltagelse i Senior+ Golf konceptet, i samarbejde med virksomheden GolfManagement og Ældre Sagen. Bestyrelsen besluttede at deltage i konceptet som forsøg i 2011. CL sørger for det videre forløb. 10-086: Status på lokaletilskud Efter flere møder mellem klubberne i kommunen og Viborg Idrætsråd, er klubberne nået til enighed om en model for lokaletilskud. Modellen tager udgangspunkt i Folkeoplysningsudvalgets egen model, men er tilrettet så den tager højde for klubbernes forskelligheder. Repræsentanter fra klubberne og Viborg Idrætsråd har efterfølgende haft møde med Kulturudvalget. Kulturudvalget har efterfølgende lavet en ny model, med dele af Folkeoplysningsudvalgets model og klubbernes egen model. Derudover har Kulturudvalget inddraget Viborg Golfklubs tilskud til pasning af anlæg, som klubben har modtaget i over 20 år, for at passe og pleje baneanlægget inkl. veje og stier, hvortil der er offentlig adgang. Kulturudvalgets model er punkt på dagsordenen på Kulturudvalgsmødet den 2. december. Hvis modellen godkendes, vil det betyde en gradvis reduktion i tilskud fra kommunen til Viborg Golfklub fra 648.000 kr. i 2010 til 367.000 kr. i 2013. En nedgang i tilskud på 281.000 kr. Kulturudvalget har efterfølgende på mødet den 2. december, valgt at udskyde sagen vedrørende lokaletilskud til et senere møde. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2010.11.24 3
10-087: Fleksible medlemskaber Fra 1. januar 2011 har klubberne fået mulighed for at lave nye medlemskaber, hvor der kan udstedes en ny form for DGU kort, nemlig et DGU kort med mærket F, som indikerer at der er tale om et BEGRÆNSET DGU kort (eller som F et antyder - et fleksibelt DGU kort). Det begrænsede DGU kort gives fremover til medlemmer, som på den ene eller anden måde kun har begrænset adgang til banen, eksempelvis hverdagsmedlemmer, som kun har spilleret på hverdage. Bestyrelsen har, med baggrund i ovenstående, valgt at oprette en ny medlemskategori i Viborg Golfklub pr. 1. januar. Medlemskategorien kommer til at hedde Fleks - basis, og kommer i høj grad til at ligne det nuværende hvilende medlemskab, dog med en væsentlig ændring, idet det fremover vil være muligt at spille greenfee på andre baner. Som Fleks - basis medlem, har man følgende rettigheder: Modtager et begrænset DGU kort, som giver adgang til at spille greenfee på alle baner som fremover vil tage imod greenfeegæster med et begrænset DGU kort Fri adgang til alle træningsfaciliteterne herunder driving range i Viborg Golfklub 2 x gratis greenfee i Viborg Golfklub pr. år Adgang til at spille yderligere runder i Viborg Golfklub mod at betale normal greenfee pr. gang (normal greenfee gælder også selvom man er ifølge med et fuldgyldigt medlem i VG) Mulighed for bestilling af tider mm. i GolfBox Stemmeret på generalforsamling Adgang til klubbens sociale arrangementer, herunder medlemsmøder, generalforsamlinger, bridge m.fl. Bevarer retten til allerede indbetalt indskud på ubestemt tid Som Fleks - basis medlem, har man dog ikke adgang til følgende: Deltagelse i turneringsaktiviteter i klubber i klubben og klubturneringer, herunder klubmesterskaberne Viborg Golfklubs rabataftaler med andre klubber på greenfee Prisen for Fleks - basis medlemskab blev fastsat til 1.500 kr. Den nye opdeling af medlemskaber i fuldgyldigt medlemskab og medlemskaber med begrænset rettigheder, kommer samtidig til at betyde nogle ændringer for klubbens nuværende hverdagsmedlemmer. Først og fremmest få disse et nyt DGU kort i starten af 2011, hvor der er anført et F. Derudover får den nye opdeling følgende konsekvenser for hverdagsmedlemmer: Nye muligheder: Med det nye begrænsede DGU kort, vil hverdagsmedlemmer fremover, udover at have adgang til at spille greenfee i andre klubber på hverdage, også have mulighed for at bestille tider og spille greenfee i weekender og på helligdage i de klubber som tager imod greenfeegæster med et begrænset DGU kort. Denne mulighed har hverdagsmedlemmer ikke haft tidligere. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2010.11.24 4
Begrænsninger: Med det nye begrænsede DGU kort, vil hverdagsmedlemmer ikke længere have mulighed for at nyde godt af Viborg Golfklubs rabataftaler med andre klubber på greenfee. Fremover skal hverdagsmedlemmer betale fuld greenfee når de spiller på andre baner. Dette gælder også hvis du ønsker at spille i en weekend eller på helligdage i Viborg Golfklub. Alle klubbens nuværende hverdagsmedlemmer vil få direkte besked angående disse ændringer i deres medlemskab. Udover den nye medlemskategori, valgte bestyrelsen at godkende et udkast til en ny form for prøvemedlemskab, udarbejdet af NEH, CL og US. Det nuværende prøvemedlemskab deles op i to dele, således det bliver billigere for nye medlemmer at prøve golf. 10-088: Eventuelt EC kunne informere om at klubben har haft besøg af banearkitekt Michael Traasdahl Møller, med hensyn til nye bunkers på hul 9 og hul 22. Planen med en ny bunker på hul 22 føres ud i livet så snart vejret tillader det, mens placering og udformning af bunkers på hul 9 endnu ikke er endelig besluttet. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] MDJ informerede om et møde som har været afholdt i udvalget omkring overdækning af udslagssteder. Projektet skal være selvfinansieret, og der blev besluttet at der skal laves et salgsmateriale, som kan benyttes i forhold til eventuelle sponsorer. Inden salgsmaterialet kan gøres færdigt, mangler udvalget dog at udarbejde et endeligt anlægsbudget. Så snart anlægsbudgettet er blevet udarbejdet, kan salgsmaterialet gøres færdigt. CL informerede bestyrelsen om et ønske som er kommet fra et medlem, som ville have haft det med til medlemsmødet. Ønsket var at gøre gårdmiljøet mere indbydende for vores medlemmer og gæster. Bestyrelsen valgte at tage punktet med på heldagsmødet i januar 2011, hvor der i forvejen skal drøftes investeringer på banen. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2010.11.24 5