KØBENHAVNS KOMMUNE Kultur- og Fritidsforvaltningen Københavns Ejendomme NOTAT Rettelsesblad 3 til udbudsmaterialet for Øksnehallen Københavns Ejendomme har modtaget spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar bringes nedenfor i anonymiseret form. 1. Hvor mange besøgende er der årligt i Øksnehallen i alt, herunder antal besøgende til kulturelle arrangementer og til erhvervsarrangementer? Hvad er Øksnehallens belægningsgrad? Kan det oplyses, hvor mange messer, events og konferencer der afholdes i gennemsnit pr. år? 23-09-2013 Sagsnr. 2013-0197338 Dokumentnr. 2013-0197338-1 Sagsbehandler Julie Lindevang Dyreborg Potentielle budgivere er ikke er forpligtet til at byde ind med samme (kulturelle) koncept som den nuværende forpagter. Oplysningerne vurderes derfor ikke at være relevante og kan derfor ikke imødekommes. 2. Hvilken kulturel profil er i dag gældende for Øksnehallen? I den gældende forpagtningsaftale er aftalt følgende: Forpagteren skal i Øksnehallen afholde minimum 43 % kulturelle arrangementer og må maksimalt afholde 55 % erhvervsarrangementer. 3. Kan der udleveres målinger på tilfredshed fra besøgende i Øksnehallen? Kan der udleveres målinger for effekter af afholdte begivenheder, herunder antal gange nævnt i medierne, antal gange nævnt på sociale medier mv. Københavns Ejendomme har ikke lavet sådanne målinger og er heller ikke bekendt med, at de skulle foreligge. Potentielle budgivere ikke er forpligtet til at byde ind med samme (kulturelle) koncept som den nuværende forpagter. Oplysningerne vurderes derfor ikke at være relevante og kan derfor ikke imødekommes. 4. Hvor meget er blevet afholdt af kultur og erhverv i 2012? Skal der være overensstemmelse mellem andelen pr. år eller er det i hele den 10-årige kontraktperiode? Der føres pt. kontrol med, at den aftalte fordeling mellem kultur og erhverv overholdes, ved at den nuværende forpagter én gang årligt fremsender en opgørelse over arrangementer i henholdsvis foyeren og Øksnehallen til Københavns Ejendomme. Forpligtelsen til fordeling mellem kultur og erhverv omfatter et kalenderår. Kunder & Planlægning Nyropsgade 1, 5 1602 København V Telefon 2677 6554 E-mail ZS5M@kff.kk.dk EAN nummer 5798009781635
5. Hvordan opgøres kulturelle arrangementer kontra erhvervsarrangementer? Pt. foretages opgørelsen pr. antal dage. En ny forpagter vil blive bedt om hvert kvartal (samt i øvrigt på forlangende) at fremsende dokumentation for, at for at den aftalte fordeling mellem kultur og erhverv overholdes. 6. Kan forpagteren opnå fortjeneste på leje, entré og/eller salg af forplejning i forbindelse med kulturelle arrangementer eller er der andre muligheder for fortjeneste? Ja, der må gerne sælges forplejning. Forpagter skal selv indhente og opretholde de nødvendige tilladelser forbundet dermed. Der må ligeledes gerne tages entré ved kulturelle arrangementer. 7. Ligger der nogle forpligtelser for 2015? Den nuværende forpagter har oplyst til Københavns Ejendomme, at der ikke er indgået bindende aftaler/kontrakter, som rækker udover den nuværende forpagtningsperiodes udløb den 31. december 2014. 8. Hvordan sikres det, at der er bookinger i 2015? Vil den nuværende forpagters medarbejdere booke arrangementer og events ind, når forpagteren for 2015-2024 er valgt? Kan den nye forpagter indgå aftaler med leverandører og kunder, inden lejemålet er overtaget? Den nuværende forpagter booker kun arrangementer frem til 31. december 2014. Den nye forpagter kan booke arrangementer så snart forpagtningsaftalen er underskrevet af begge parter. 9. Kan der udleveres en fortegnelse over den nuværende forpagters medarbejder, der indeholder oplysninger om kompetencer, uddannelse mv. Der kan ikke udleveres yderligere oplysninger om den nuværende forpagters medarbejdere end dem, der fremgår af udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets side 18-19. Den nuværende forpagter har oplyst, at der ud over personaleudgifter og forbrugsudgifter, er udgifter til f.eks. support- og ledelsesfaciliteter, driftsomkostninger (IT, telefoni etc.), rengøring, forsikring, løbende vedligehold og servicekontrakter (alarm, brand etc.) samt salgs, administrative og ledelsesmæssige opgaver. Det bemærkes i øvrigt, at Side 2 af 10
potentielle budgivere ikke er forpligtet til at byde ind med samme (kulturelle) koncept som den nuværende forpagter, hvorfor udgifterne vil variere. 10. Hvad er præmisserne for overtagelse af ansatte? Hvordan er eksisterende ansatte overenskomstreguleret og hvad følger med ved overtagelsen? Der kan ikke udleveres yderligere oplysninger om den nuværende forpagters medarbejdere end dem, der fremgår af udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets side 18-19. 11. Kan det uddybes, hvad der ligger i åbne og regelmæssige arrangementer? Ved åbne arrangementer forstås arrangementer, der er åbne for offentligheden, evt. mod betaling. Ved regelmæssige arrangementer forstås en kontinuerlig række af jævnlige arrangementer. 12. Tilhører domænet oeksnehallen.dk Københavns Kommune eller DGI-byen og vil den kommende forpagter få overdraget domænet? Domænet www.oeksnehallen.dk tilhører den nuværende forpagter. Den nuværende forpagter er positivt indstillet overfor en forhandling om salg af domænenavnet. 13. Kan den nuværende forpagters driftsregnskab udleveres? Københavns Ejendomme undersøger muligheden for at oplyse, hvad omsætningen har været de sidste 3 år. Driftsregnskaber kan dog ikke udleveres. 14. Er lejeniveauet (Colliers forpagtningsafgiftsvurdering) sat ud fra den tidligere drift eller repræsenterer den blot bygningsværdi? Colliers har ikke haft adgang til den nuværende forpagters driftsregnskab. Vurderingen er foretaget på baggrund af en bygningsbesigtigelse samt ud fra de forpagtningsvilkår, som fremgår af vurderingen. Det bemærkes, at Colliers har lagt en fordeling mellem kultur og erhverv på 50 % / 50 % til grund ved vurderingen af forpagtningsafgiften. Side 3 af 10
Potentielle budgivere er dog ikke forpligtet til at byde ind med denne fordeling, ligesom vurderingen kun er vejledende. 15. Er de opsatte vilkår ændret i forhold til den tidligere forpagtningsaftale, f.eks. fordelingen med 50 % kulturarrangementer? Da den nuværende forpagtningsaftale er 10 år gammel, er der lavet diverse ændringer i det nye udkast til forpagtningsaftale. Den endelige fordeling mellem kultur og erhverv fastlægges ved udbuddet.. 16. Kan der fremlejes el.lign. til egen teknikleverandør? Lokaler til egne leverandører anses ikke som fremleje. Der må dog ikke være tale om omgåelse af fremlejebestemmelsen. 17. Hvilket brandalarmeringssystem kører nuværende forpagter med? Nuværende forpagter har oplyst, at alarmeringsanlægget i Øksnehallen er uden tavlevarslingsanlæg og at anlægget er et eksternt varslingssystem, der er sluttet til brandvæsenet efter forskrifterne i BR98. 18. Er det muligt at byde ind med 2-3 muligheder for den kulturelle profil samt koncept? Nej, budgiver afgiver ét bud på en kulturel profil og koncept. Dette bud kan omfatte flere aktiviteter, men alle disse aktiviteter er budgiver i så fald forpligtet til at gennemføre i hele forpagtningsperioden. 19. Hvad menes med forslag til årlig betaling for anvendelse af pladsen foran Øksnehallen? Indgår pladsen ikke længere som en del af forpagtningen af Øksnehallen? Pladsen foran Øksnehallen indgår ikke i den nuværende forpagtningsaftale, og gør det heller ikke i den nye forpagtningsaftale. Den nuværende forpagter skal i hvert enkelt tilfælde søge Bortforpagter om tilladelse til at anvende forpladsen. Følgende fremgår af udbudsmaterialet: I den nye forpagtningsaftale ønskes forslag til forpagters anvendelse af pladsen foran Øksnehallen i de perioder, hvor der ikke er arrangementer i Side 4 af 10
Øksnehallen. Ifølge den gældende lokalplan for Den Brune Kødby må forpladsen foran Øksnehallen ikke anvendes til parkering. I tilbuddet til Københavns Ejendomme skal budgiver komme med et konkret forslag til, hvordan pladsen foran Øksnehallen kan anvendes til byrumsliv, kultur og lignende i de perioder, hvor pladsen ikke bruges til parkering i forbindelse med arrangementer i Øksnehallen. Budgiver skal komme med et bud på årlig betaling for den ønskede anvendelse. Pladsen foran Øksnehallen, som kaldes Kvægtorvet, skal ifølge lokalplanen friholdes for parkering. Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejder i 2013 en friarealstrategi for Den Brune Kødby i samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningen. Strategien fastlægger rammerne for anvendelsen af udearealerne. Parkering på pladsen foran Øksnehallen under arrangementer forudsætter i øvrigt godkendelse af: Kulturstyrelsen i forhold til fredningen Teknik- og Miljøudvalget i forhold til en ændring af lokalplanen, hvilket typisk tager ca. 12 måneder. Evt. Borgerrepræsentationen i forhold til Københavns Kommunes parkeringsstrategi 20. Kan der udleveres en liste over interesserede budgivere? Forespørgslen kan ikke imødekommes, da disse er i en konkurrencesituation. 21. Overtages det forpagtede i nymalet stand? Nej, det forpagtede overtages i den stand, det fremstår i ved fremvisningen. 22. Hvilket køkkeninventar overtages? Intet, jf. i øvrigt udbudsmaterialet. 23. Hvilken bæreevne har bjælkerne? Spærrene i Øksnehallens tagkonstruktion kan belastes med ca. 20 kg pr. løbende meter svarende til 0,2 KN/m. Side 5 af 10
24. Hvad kan Bygning 56 og Bygning 67 anvendes til? Bygning 56 anvendes til uopvarmet lager relateret til driften af Øksnehallen og Bygning 55. Bygning 67 anvendes til uopvarmet lager og værksted relateret til driften af Øksnehallen og Bygning 55. Eventuel anden anvendelse af Bygning 56 og Bygning 67 forudsætter godkendelse af Københavns Ejendomme samt alle øvrige relevante myndigheder. Forpagter afholder i så fald alle omkostninger relateret hertil. Forslag til eventuel ændret anvendelse af Bygning 56 og 67 indgår ikke som et kriterium ved udvælgelsen af den nye forpagter. 25. Borde og bænke, udendørsservering? Der overtages ikke borde og bænke til f.eks. udendørsservering og der er pt. heller ikke tilladelse til udendørsservering. 26. Hvad menes der med pkt. 7 under huskeliste ved afgivelse af bud - samt bud på årlig betaling for anvendelse af pladsen foran Øksnehallen i DKK? Mere præcist vil vi gerne vide om det er betaling til forpagter eller betaling til kommune der menes? Såfremt parkeringen på pladsen bliver sløjfet er der vel tale om et offentligt rum, som det i bund og grund også er nu (bare for biler), og så er det vel sædvanlig procedure for anvendelse, dvs. tilladelsesøgning til anvendelse til events og lignende uden betaling til hverken kommune eller forpagter - eller skal det forstås således, at ved overdragelse af Øksnehallen følger pladsen med, og at Københavns Ejendomme derfor er interesseret i at vide, om man har tænkt sig at tage leje for anvendelse af pladsen til erhvervsevents eller almen nyttige formål? 1. Hvem skal der betales til - kommune eller forpagter 2. Hvordan bliver ejerforholdet af pladsen ved overdragelse Lokalplan nr. 262 for Den Brune Kødby bestemmer, at pladsen foran Øksnehallen skal friholdes for parkering. Det forventer vi sker pr. 1. marts 2014, medmindre det bliver muligt at tillade parkering på forpladsen i forbindelse med arrangementer i Øksnehallen. Når der ikke er arrangementer i Øksnehallen, vil Københavns Ejendomme, der administrerer Den Brune Kødby, gerne have forslag fra budgiverne til, hvad pladsen så kan anvendes til af aktiviteter. Side 6 af 10
Hvis man ønsker at anvende en plads i København med offentlig adgang, skal man sædvanligvis søge Center for Veje om tilladelse. Det betyder samtidigt, at alle kan søge om at anvende pladsen. Her er situationen, at Københavns Ejendomme beder en potentiel budgiver om at komme med forslag til, hvad man evt. ønsker at anvende forpladsen foran Øksnehallen til. Det betyder, at en forpagter mod betaling til Københavns Ejendomme kan få tilladelse til at anvende pladsen i større omfang, end det ellers er muligt på andre offentlige pladser i Københavns Kommune, netop for at skabe en synergi med aktiviteterne i Øksnehallen. Det er ikke afgjort, hvor meget denne betaling udgør. Det giver man et bud på i DKK pr. år. Det vil fortsat være Københavns Ejendomme, som administrerer anvendelsen af forpladsen foran Øksnehallen, og en forpagter vil fortsat skulle søges om tilladelse til anvendelse af forpladsen. Dog kan det lade sig gøre i større omfang end på andre offentlige pladser, f.eks. i en længere periode eller til tilbagevendende aktiviteter. 27. Hvad anvendes de to små bygninger foran Øksnehallen til, og indgår de i udbuddet af Øksnehallen? Bygningen nærmest hovedbanegården fungerer som teknikrum. Side 7 af 10
Bygningen nærmest Den Hvide Kødby vist med rødt er pt. et råhus uden gulv eller installationer. Det indgår ikke i udbuddet for Øksnehallen. Da udbuddet af Øksnehallen først begynder den 1. januar 2015, er det sandsynligt, at bygningen udlejes inden da. Dog når Københavns Ejendomme ikke at udleje den lille bygning foran Øksnehallen, før udbuddet er afgjort. Københavns Ejendomme ønsker dog at udleje bygningen snarest efter at udbuddet er afgjort. 28. Hvad er den øvre grænse for e-mails til Københavns Ejendomme (buddet skal fremsendes på e-mail og på CDskive)? Den øvre grænse for modtagelse af e-mails i Københavns Ejendomme er 40 MB. E-mailsystemet afviser meddelelser større end 40 MB. 29. Hvis en budgiver ønsker at tilføje yderligere til de 7 kriterier, skal det da stå under de 7 kriterier, eller må det tilføjes i et særskilt afsnit? Såfremt en budgiver ønsker, at information indgår i vurderingen, skal den indgå under et af de 7 vurderingskriterier. 30. Er den nuværende forpagter forpligtet til at håndtere eventuelle 2015-forespørgsler på en bestemt måde i løbet af 2014? F.eks. at videresende dem til den nye forpagter? Nej, der kan der ikke stilles krav om, men en ny forpagter kan indgå aftaler med eksterne parter, når en ny forpagtningsaftale er indgået. Københavns Ejendomme vil dog opfordre den nuværende forpagter til at henvise forespørgsler til en ny forpagter. 31. Forventes det at budgivers koncept bliver så konkret, at budgiver kan forpligtes til at fuldføre det (jf. pkt. 18)? Ja, vi forventer, at budgiver kommer med konkrete bud på det koncept, som budgiver ønsker at gennemføre. Da budgivers koncept indgår i vurderingen, bliver budgiver forpligtet til at gennemføre konceptet. Side 8 af 10
32. Forventes det at budgiver beskriver konkrete aktiviteter i beskrivelsen af det overordnede koncept? Budgiver kan komme med eksempler på aktiviteter, som budgiver ønsker at afholde, men jo mere konkret budgivers beskrivelse er, jo mere realistisk fremstår buddet, da budgivers konkrete aktiviteter indgår i vurderingen. 33. I forpagtningsaftalen står der at Øksnehallen overtages som beset. Skal DGI-byen istandsætte de indvendige installationer til den overtagede stand, f.eks. reparation af ovenlysgardinerne? I den nuværende forpagtningsaftale er det aftalt, at forpagteren har ansvar for at vedligeholde og om nødvendigt forny alle indvendige tekniske installationer. Spørgsmålet vil blive afklaret med den nuværende forpagter inden indgåelsen af en ny forpagtningsaftale. 34. Kan der søges lejlighedsbevilling til udendørsservering? Det kan der formentlig, men det afhænger af bevillingsmyndighedens konkrete vurdering. 35. Må et bud være skrevet på engelsk? Ja, bud må godt være på engelsk, idet der ikke er stillet krav i udbudsmaterialet om, at det skal være på dansk. 36. Må der fremsendes videoer som en del af udbudsmaterialet? Det må der godt, men budgiver bør være opmærksom på, at den endelige beslutning om ny forpagter træffes af Kultur- og Fritidsudvalget, som ikke har mulighed for at se evt. videoer i det system, man anvender til visning af dagsordenen. Evt. videoer indgår heller ikke i vurderingskriterierne. Budgiver bedes være opmærksom på, at Københavns Ejendomme ikke kan modtage e-mailmeddelelser større end 40 MB. 37. Må en budgiver komme med forslag til istandsættelse/ombygning af de bygninger, som indgår i forpagtningen? En budgiver må godt komme med forslag til istandsættelse/ombygning af de forpagtede bygninger, hvis der f.eks. er behov for det for at gennemføre budgivers koncept. Der gøres opmærksom på, at det ikke indgår i Side 9 af 10
kriterierne for udbuddet, ligesom Øksnehallen er fredet, og at det derfor må forventes at være vanskeligt at opnå tilladelse til en ombygning o.l. af Kulturstyrelsen, som er fredningsmyndighed. Det er ikke muligt at forlænge forpagtningsperioden, f.eks. for at kunne afskrive evt. investeringer i de forpagtede bygninger. 38. Må der etableres cafévirksomhed udenfor Øksnehallen? Københavns Ejendomme er indstillet på at overveje evt. cafédrift udendørs med forbehold for Kulturstyrelsens godkendelse og efter en konkret vurdering af bl.a. omfang og kvalitet. 39. Hvem træffer endelig beslutning om ny forpagter af Øksnehallen? Det er Kultur- og Fritidsudvalget, som træffer endelig afgørelse om ny for forpagter af Øksnehallen? Læs mere om udvalget her: http://www.kk.dk/da/om-kommunen/politisk-organisation/politiskeudvalg/kultur-og-fritidsudvalget Side 10 af 10