6. Udskrifter og eksport 6.1 Listeopsætning - Grid 6.1.1 Generelt Ved søgninger i DOFPro vil man ofte støde på den såkaldte grid. Gridden indeholder alle kolonnerne i søgeresultatet. Det er også et redskab, der giver dig mulighed for at få vist søgeresultatet på mange forskellige måder, og det vil være muligt at tilpasse en udskrift ved opsætning af denne grid. Når kolonnerne er tilpasset er det muligt at gemme sin opsætning(6.1.7 Gem din listeopsætning). På dette skærmbillede er gridden markeret med rødt. Det viste eksempel er fra Find>Hold 6.1.2. Sortering For alle søgeresultater gælder, at der kan sorteres efter kolonnerne. Et klik på en kolonneoverskrift medfører, at søgeresultatet sorteres efter denne. Det kan være efter navn, holdnummer, dato eller andet. Et klik mere ændrer sorteringen til den modsatte rækkefølge. Alternativt kan sortering vælges ved at højreklikke på kolonneoverskriften, hvorefter sortering kan vælges i menuen. Dette vindue åbnes når der højreklikkes på en kolonneoverskrift. Her kan der så vælges om man ønsker at sortere stigende eller faldende. December 2010
6.1.3 Gruppering Gruppering kan anvendes, hvor man eksempelvis ønsker at samle bestemte typer af hold, deltagertyper eller som i viste skærmbillede på navn. Dette gøres med musen, hvor du klikker på en kolonneoverskrift og trækker den op i grupperingsboksen, som er det grå felt ovenover kolonnerne. Hvis du ønsker at se hvad der er i de forskellige grupper klikkes på + til venstre for gruppen. I dette er eksempel er kolonnen Navn trukket op i Grupperingsboksen. Det viste skærmbillede er fra Lønindberetning. Alternativt kan gruppering foretages ved at højreklikke på kolonneoverskriften i gridden og vælge Gruppér på denne kolonne. Dette vindue åbnes når der højreklikkes på en kolonneoverskrift. Her kan der så vælges om man ønsker gruppering på kolonnen. 2
Hvis grupperingen skal fjernes kan du venstreklikke på kolonneoverskriften i grupperingsboksen, holde musetasten nede og trække den væk fra boksen eller du kan højreklikke på kolonneoverskriften i gridden og vælge Fjern kolonne fra gruppering. Dette vindue åbnes når der højreklikkes på en kolonneoverskrift. Her kan der så vælges om man ønsker at fjerne kolonnen fra gruppering. 6.1.4 Brugerdefineret kolonneopsætning Det er også muligt at fjerne de kolonner man ikke har brug for i gridden. På denne måde kan du tilpasse gridden med de oplysninger du ønsker, skal være synlige i søgeresultatet. Du venstreklikker på den kolonne som skal fjernes og holder musetasten nede, mens du trækker kolonnen ned fra gridden og slipper musetasten igen. Nu er den væk fra gridden. I dette eksempel er kolonnen Fag ved at blive fjernet fra gridden. 3
Der kan tilføjes ekstra eller fjernet kolonner ved at højreklikke på en vilkårlig kolonneoverskrift i gridden og vælge Brugerdefineret kolonneopsætning i menuen. Dette vindue åbnes når der højreklikkes på en kolonneoverskrift. Her vælges Brugerdefineret kolonneopsætning for at tilføje kolonner til gridden. Nedenstående vindue åbnes med de kolonner som ikke vises i gridden. Det er nu muligt at tilføje en kolonneoverskrift til gridden ved at venstreklikke på den ønskede kolonne og holde musetasten nede, mens du trækker kolonnen over i gridden. Når du er færdig med vinduet lukkes det på det røde kryds. Hvilke kolonner der kan vælges varierer efter hvilket skærmbillede man befinder sig i. 4
6.1.5 Filter Filter anvendes til at udvælge eller fravælge bestemte elementer i søgeresultatet. Det kan være en bestemt type deltagere, hold - eksempelvis kunne man ønske at se alle de hold der har mødegange om fredagen. Et filter sættes til ved at klikke på Tragten,, til højre for den kolonne der ønskes et filter på og her vælge det, der ønskes filtreret efter. Tragten vises først når musen holdes henover kolonnen. Ovenstående eksempel er fra Find>Hold. Efter alle hold er søgt frem er der klikket på tragten og der kommer så et vindue, hvor der kan vælges hvilken ugedag man ønsker at filtrerer på. I ovenstående eksempel vælges Fredag og nu vises kun hold der har mødegange om fredagen: Bemærk, at når et filter er sat til, så vises det i bunden af søgeresultatet med et rødt kryds og en tekst der fortæller, hvad der er filtreret efter. Filteret kan fjernes ved at klikke på det røde kryds. 5
Det er også muligt at frasortere i søgeresultatet ved hjælp af filtret. I nedenstående eksempel fra Find>Hold er alle hold udvalgt i perioden 01012010 til 31122010. Ønsket er ikke se hold med tilrettelæggelsestype Foredrag. Der klikkes på tragten og (Brugerdefineret) vælges fra menuen: Så kommer vinduet Brugerdefineret Autofilter, hvor der vælges er ikke lig med og ud for samme skrives der Foredrag : Klik Ok, og nu er alle hold med tilrettelæggelsestype Foredrag fjernet fra søgeresultatet: 6
6.1.6 Summering Det er muligt at foretage en optælling, summering mv. på kolonnerne. Det kan være man ønske en sammentælling af deltagere, lektioner eller andet. I nedenstående eksempel arbejdes der videre på foregående søgeresultat, hvor der ønskes en summering på tilmeldte deltagere. For at vælge en summering på antal tilmeldte deltagere, højreklikkes under kolonnen, i dette tilfælde Deltagere, efter den sidste linje i søgeresultatet. Der kommer nu en menu, hvor der kan vælges flere muligheder for beregninger. I dette eksempel klikkes der på Sum: Og nu er der kommet en summering på antal tilmeldte deltagere for alle 29 hold: 7
6.1.7 Gem din listeopsætning På de forskellige lister (Find hold, Find deltagere, Find periodetal osv.) er der et stort antal kolonner at vælge imellem. Har du tilpasset en opsætning kan du gemme den, og så bruge den igen på et senere tidspunkt. Funktionen er placeret i funktionsrammen Listeopsætning i højre side af skærmbilledet: 1. Klik på Gem 2. Vinduet Gem Opsætning kommer frem og her klikkes ud for Ny opsætning og et navn for listen indtastes 3. Klik på Ok 6.1.7 Hent en gemt listeopsætning Hvis du ønsker at hente en liste du har gemt, bruges igen funktionsrammen Listeopsætning. Men først skal der være foretaget en søgning og herefter vælges den gemte listeopsætning. 1. Vælg listen ved at klikke på pilen der peger ned og klik på den liste du ønsker: 2. Klik på Benyt. Nu bruges den listeopsætning der lige er valgt i søgeresultatet. 3. Hvis du ønsker at vende tilbage til normal visning, vælges Standard og klik på Benyt 8
6.2 Udskrifter Ved alle søgefunktioner er der mulighed for at udskrive indholdet i gridden ved en standardudskrift. Der findes dog også en række mere specielle faste udskrifter, der kan udskrives fra de forskellige søgefunktioner(find Hold, Find Deltager, Find Indbetalingskort m.fl.)og skærmbilleder(hold, Deltager, Indbetalingskort m.fl.) der er udviklet via rapportgeneratoren. 6.2.1 Faste udskrifter Når man står i et søgebillede(og har søgt resultater frem) eller på f.eks. et hold er der oprettet nogle faste udskrifter. Her er det muligt at få udskrevet deltagerlister, ansættelsesbreve, mødekort m.fl. Alt efter hvilket skærmbillede man befinder sig vil antallet og udformningen af udskrifter ændre sig. I nedenstående eksempel gennemgås det hvordan man udskriver en deltagerliste: 1. Åbn det hold du gerne vil udskrive deltagerliste for 2. Ude til højre i funktionsrammen Udskrifter er der 2 grupper, Faste udskrifter og Egne udskrifter Hvis udskrifter ser ud som vist her skal du klikke på + ud for Faste udskrifter for at de forskellige udskrifter bliver vist. 3. Dobbeltklik på Deltagertliste, deltager 4. Der kommer nu et skærmbillede som viser hvad udskriften indeholder. Det er derfor muligt at få vist hvad en udskrift indeholder uden at udskrive den 5. Denne kan nu udskrives ved at klikke på Print for at vælge hvilken printer der skal udskrives på eller på Print direkte, hvor der så udskrives på den printer som er valgt som standard printer. Begge print funktioner findes i funktionsrammen Print til højre i skærmbilledet 6. Skærmbilledet med udskriften kan nu lukkes på det røde kryds Tip! Som sagt kan man dobbeltklikke på udskriften og få den vist uden at skulle udskrive den og blot lukke den igen på det røde kryds. 9
6.2.2 Egne udskrifter Under Egne udskrifter er det muligt at oprette sine egne udskrifter. Det kan f.eks. være at få et logo på sine indbetalingskort. Udskrifter oprettes via Rapportgeneratoren. Vejledning til denne findes i DOFPro Hjælp(F1) i kapitel 10.1 Brugervejledninger. Egne udskrifter udskrives på samme måde som Faste udskrifter, selvsagt bare fra gruppen Egne udskrifter. Du kan få udarbejdet en udskrift ved at henvende dig til IT-support. Udarbejdelse af individuelle udskrifter og lister kan være ret tidskrævende og det er noget der skal bestilles i god tid - helst via mail med en præcisering af de konkrete ønsker. 6.2.3 Udskrift af Liste(opsætning) Hvis man tilpasset en liste som beskrevet i kapitel 6.1 Listeopsætning Grid er det muligt at udskrive den. 1. De linjer der skal udskrives skal markeres. Som regel er det alle og her kan man bruge funktionen Vælg alle i funktionsrammen øverst til højre 2. Under Faste udskrifter dobbeltklikkes på Standard udskrift 3. Klik på Print eller Print direkte for at udskrive listen 6.2.3 Udskriv fra funktionsrammerne Når du står i de forskellige skærmbilleder vil der nogle steder være mulighed for udskrift af f.eks. mødekort direkte fra funktionsrammen. Du definerer hvilke udskrifter der skal anvendes til hver udskrift i Skole>Udskrift indstillinger, se mere i 6.2.4 Udskrift indstillinger. Her er vist et par eksempler: Dette eksempel er fra holdbilledet. Her er det muligt at klikke på Udskriv Mødekort til de deltagere der markeret under afsnittet Tilmeldinger Dette eksempel er fra Find>Indbetalingskort. Her er det muligt at klikke på Udskriv og de indbetalingskort der er markeret vil så blive udskrevet 10
6.2.4 Udskrift Indstillinger Der er muligt i DOFPro at definere hvilke udskrifter man vil benytte når der bruges genveje til udskrift. Det kan f.eks. være genveje fra funktionsrammerne(se evt. 6.2.3 Udskrift fra funktionsrammerne) eller hvis du har markeret udskriv boksen ved eksempelvis oprettelse af et indbetalingskort. Indstillingerne her er også afgørende for hvilket mødekort der bliver mailet ved onlinetilmelding. 1. Vælg Skole>Udskrift indstillinger 2. Klik på fanebladet Faste Udskrifter 3. Ved at klikke på bjælken ud for de forskellige udskrifter åbnes en menu med de udskrifter det er muligt at vælge 4. Klik Ok for at gemme og afslutte I eksemplet her er udskriften Mødekort egen version (fra egne udskrifter) ved at blive valgt som standardudskrift. Det vil også blive dette mødekort der automatisk bliver afsendt ved onlinetilmelding. 11
6.2.5 Valg af printer Hvis du har flere printere installeret er det muligt at vælge hvilken printer der skal printe hvad ud. Hvis du kun har en printer er det ikke nødvendigt at foretage noget valg her. 1. Vælg Funktioner>Brugerindstillinger 2. Klik på fanebladet Udskrifter 3. Ved at klikke på bjælken ud for de forskellige udskrifter åbnes en menu med de printere det er muligt at vælge imellem 4. Klik på den printer der ønskes 5. Klik Ok for at gemme og afslutte I eksemplet her er der valgt en anden printer til udskrift af indbetalingskort. 12
6.3 Lønindberetning/Løneksport Om lønindberetning Lønindberetning i DOFPro giver mulighed for at holde styr på, hvilke timer der er eller skal udbetales løn for og samtidig mulighed for at eksportere timerne til videre behandling i lønprogrammer. Lønindberetning er opbygget i tre dele: Find/rediger løntimer Godkendelse af løntimer (vises som lønlinjer) Evt. eksport af løntimer (vises som lønlinjer) 6.3.1 Lønindberetning/Løneksport Forudsætninger Kun hold, der har status Igangsat kan godkendes og eksporteres. Sådan gør du Find/rediger løntimer 1. Åbn Skole>Lønindberetning og angiv periode i Fra og Til. Det er muligt at afgrænse på enkelte tilskudsmodtagere, hvis skolens aktiviteter er opdelt på sådanne. Tjek at der er markeret i Kun mødegange med løn til udbetaling og klik herefter på Find til højre i funktionsrammen 2. Den løn der skal godkendes vises om lønlinjer pr. mødegang, hvor underviser, timer, sats m.m. vises. Er der fejl - typisk manglende cpr-nummer - vises linjen med rødt 13
3. En mødegang kan redigeres ved at markere den og vælge Rediger Mødegang i funktionsrammen i højre side Bemærk: Efter at have redigeret mødegange skal de findes igen dvs. klik på Find igen 4. Linjerne kan sorteres og grupperes. Er der eksempelvis brug for en sammentælling af de enkelte underviseres timer, kan der grupperes på cpr-nummer eller navn ved at trække denne kolonne op i grupperingsfeltet Godkend løn 1. De lønlinjer, der skal godkendes, skal markeres først. Hvis alle lønlinjer skal godkendes kan du klikke på Vælg alle i funktionsrammen i højre side eller du kan bruge genvejen. Fortryder du kan du klikke på Fravælg alle 2. Når alt er markeret er det en god ide at udskrive lønudbetalingen ved at dobbeltklikke på Standard longodkend udskrift. Vælg Fold Ud og vælg Print, så har man også en papirudgave af lønudbetalingen. Det anbefales at kigge udskriften godt igennem inden godkendelse, så man er sikker på at alt er korrekt. Luk udskriften 3. Vælg Godkend i funktionsrammen i højre side. Dialogboksen Godkend Lønindberetning kommer frem, indeholdende alle lønlinjer du lige har godkendt. Du skal bekræfte godkendelsen ved at klikke Ok. Ved godkendelsen sendes der automatisk en fil til DOF-løn som nu kan indlæses. Bemærkning. Hvis der er udfyldt en mailadresse under Skole>Indstillinger på fanebladet Indstillinger, i feltet Løn ansv. email vil der blive sendt en kopi af lønindberetningen til denne adresse. Eksporter løn 1. Efter godkendelse af lønlinjerne bliver du altid spurgt om du ønsker at eksportere lønlinjerne. Du kan vælge at svare Nej, for så at eksportere lønlinjerne senere. Svarer du Ja, bliver lønlinjerne eksporteret til en eller flere filer (afhængig af det eksportformat, som du har valgt under (Skole>Indstillinger>Indstillinger). 2. Lønlinjerne bliver nu markeret som godkendte, og de findes nederst i vinduet Tidligere lønindberetninger. 3. Det er som nævnt ikke nødvendigt at eksportere filerne, hvis der køres løn i DOF Løn, da en fil bliver sendt automatisk. Kun hvis der administreres flere skoler(tilskudsmodtagere) er det nødvendigt at eksportere filerne og indlæse disse i DOF Løn. 14
6.3.2 Eksporter tidligere lønindberetning Det er muligt at eksportere en tidligere lønindberetning. Der bliver ikke foretaget en ny lønindberetning, men der dannes kopier af den kørte lønindberetning. Sådan gør du 1. Åbn Skole>Lønindberetning 2. Nederst i afsnittet Tidligere lønindberetninger kan du se alle tidligere lønindberetninger. Marker den ønskede lønindberetning og klik på Eksporter igen ude til højre i funktionsrammen Lønindberetninger 3. Der åbner nu et vindue, hvor du skal vælge hvad filerne skal hedde og hvor filerne skal gemmes. Efter du har klikket Gem 2. gang kommer du tilbage til Lønindberetning, som du nu kan lukke 15