Besparelser på Økonomiudvalgets område Materiale til Allerød Byråd vedrørende budget 2011-2014
Indhold Reduktion af øvrige administrative udgifter...3 Rammebesparelse på Økonomiudvalgets område...8 Notat - besparelse på Økonomiudvalgets område...12 Hjemtagelse af brandslukningen til kommunalt brandvæsen og undersøgelse af muligheden for tværkommunalt samarbejde om brandslukningen...19 Notat om øget brugerbetaling og mindre tilskud...22 2
Forslag 1 Reduktion af øvrige administrative udgifter Kommissorium ØU 1 Titel Øvrige administrative udgifter Kort beskrivelse af nuværende service/ydelse: Følgende besparelsesforslag indgår i Økonomiudvalgets område: 6. ferieuge Ansættelse af elever på 3.år Politiske puljer Venskabsby Ungdomsfonden Forvaltningens budget til uddannelse, kurser et.c. Landinspektør Jubilæumsgratiale Personalepolitisk pulje Omorganisering af sundhedsplejen Borgmesterens konto Budget til møder for virksomhedsledere og Hovedudvalg Kort beskrivelse af forslag til fremtidig service/ ydelse: 6. ferieuge reduktion i udgifter (200.000 kr.) I 2009 er der samlet i Allerød Kommune udbetalt 0,6 mio. som følge af ikke-afholdt 6. ferieuge. I ferieåret 08/09 har anslået ca. 30 % af medarbejderne i Forvaltningen valgt at få 6 ferieuge udbetalt frem for afholdt som frihed. Hensigten med 6. ferieuge er, at den skal afholdes som frihed, men lønmodtageren har mulighed for at afgøre at ferieugen eller dele heraf udbetales. Forslaget skal ikke mindst ses i en personalepolitisk sammenhæng, hvor lederen i dialog med medarbejderen i videst muligt omfang skal skabe rum til at 6. ferieuge afholdes som frihed. Ferieplanlægning er et fælles anliggende mellem leder og medarbejder, men den enkelte leder skal i vid udstrækning mulighed for, at medarbejderen får afholdt den 6. ferieuge som frihed. Den økonomiske konsekvens forventes, at være en reduktion i udbetaling af ikke-afviklet 6. ferieuge i størrelsesorden 0,2 mio. kr. Skønnet er forbundet med en vis usikkerhed. For dette ferieår (2010/2011) foreslås det, at alle ledere anmodes om i dialog med medarbejderne i videst mulig omfang at afvikle 6. ferieuge som frihed. Allerød Kommune kan fra ferieåret (2011/2012) start (1. maj 3
2011) i henhold til ferieaftalen beslutte, at medarbejderne inden den 1. oktober 2011 skal meddele, såfremt de ønsker den 6. ferieuge udbetalt. Hvis ønsket ikke tilkendegives, skal ferien afvikles i ferieåret. Sker dette ikke overføres den til næste ferieår, og kan varsles til afholdelse. Dette vil alt andet lige styrke budgetlægningen. Ansættelse af elever på 3.år (600.000 kr. i 2013, 250.000 kr. i 2012) Kommunen har som fast praksis at elever er garanteret et 3. år som ansat i Allerød Kommune. Ansættelse af elever på 3. år sikrer Allerød Kommune et solidt felt ansøgere til elevstillinger. Bortfald af 3. året vil medføre en besparelse på 600.000 kr. årligt dog kun 5/12 i 2012 pga. allerede indgåede elevaftaler. Bortfald af 3. år for elever vil betyde, at kommunen mister en relevant faglig arbejdskraft efter endt elev-uddannelse, og alt andet lige vil stå svagere i forbindelse med rekruttering af nye elever. Ansættelse af elever på 3. år er en kan-opgave. Bortfald af de politiske puljer (1.164.000 kr.) I forbindelse med budget 2010 blev byrådets udvalgspuljer reduceret med 2 mio. kr. til 1,1 mio. kr. Puljen anvendes til at understøtte udvalgenes politikudvikling, fastlæggelse af mål, analysearbejde med mere. Fordelingen af puljen fastlægges af byrådet. De politiske puljemidler i forbindelse med besparelserne for 2010 bortfaldet i indeværende år. Ved bortfald af de politiske puljemidler vil der ikke være øremærket budget til politiske projekter, og ved forslag til nye konkrete politiske udviklingsprojekter og analysearbejde skal der derfor fremsættes konkret forslag til finansiering. Politiske puljer er en kan-opgave. Venskabsby (266.800 kr.) Der er i budgettet afsat 266.800 kr. årligt til venskabsbysamarbejdet. Udover samarbejdet med de tre nordiske byer dækker budgettet udgiften til, at to personer (borgmester og arrangør) kan deltage i den årlige tur til Wildeman, samt udgifter til fire finske unge som kommer på højskole i Hillerød. Sidstnævnte koster ca. 13.000 kr. årligt og har bund i en gammel aftale. 4
Budgettet på 261.000 er meget højt i forhold til de faktiske udgifter forudsat fremtidige besøg afholdes på samme niveau som i år. Besøget i år var væsentligt billigere end tidligere år, idet gæsterne var indkvarteret på Høveltegaard m.m. Der er en del administrativt arbejde forbundet med venskabsbyerne, særligt i de år hvor Allerød er vært. Venskabsbysamarbejdet er en kan-opgave. Ungdomsfonden (97.100 kr.) Der er i budgettet afsat 0,1 mio. kr. som dækker præmier, bespisning, udgifter til lydudstyr m.m. Der er forbundet et meget stort administrativt arbejde med at koordinere begivenheden. Som alternativ kunne et mindre arrangement afholdes på rådhuset, hvor borgmesteren overrækker præmier m.m. Ungdomsfonden er en kan-opgave. Reduktion af Forvaltningens budget til øvrige udgifter (125.000 kr.) Der er samlet set et budget på 1,25 mio. kr. til kurser, møder, kørselsgodtgørelse, sociale arrangementer i teams, mobiltelefoner, fagbøger, abonnementer og tidsskrifter. En reduktion på 10 % på Forvaltningens budget til giver 125.000 kr. En reduktion på 10 % modsvarer reduktionen i personalenormeringen, så afsatte budget pr. medarbejder vil være uændret fra niveauet primo 2010. Landinspektør (35.000 kr.) Reduktion på 50 % af budgettet til Landinspektør (budget på 70.000 kr.) Der er pt. forbrugt 3.500 kr. Forslaget vil betyde en besparelse på 35.000 kr. Jubilæumsgratiale (235.000 kr.) I forbindelse med medarbejders 25, 40 og 50 års jubilæum modtager medarbejder gratiale på 8.000 kr. Udgiften er stigende, da flere medarbejdere har 25 og 40 års jubilæum. Hvis gratialet nedsættes til 1.000 kr. udgør besparelsen 235.000 kr. Personalepolitisk pulje (150.000 kr.) Reduktion af personalepolitisk pulje på 10 %. Den personalepolitiske pulje er Hovedudvalgets råderum til at varetage personalepolitiske tiltag og opgaver. Tiltag og opgaver er understøttet i lovgivning, krav i forbindelse med overenskomstforhandlinger, arbejdspladsvurdering og 5
trivselsundersøgelser. Den personalepolitiske pulje, der i 2009 blev beskåret med 500.000 kr. til 1.6 mio. kr. og dækker en række udgifter - herunder flere af driftsmæssig karakter som samtidig er opgaver der skal løses. Skal-opgaver er markeret med* Seniorordninger Det sociale kapitel /ansættelser på særlige vilkår* Krisehjælp* og psykologordning Arbejdspladsvurdering og trivselsmålinger* Kompetenceudvikling ift arbejdsmiljørepræsentanter* Kompetenceudvikling af ledere Projekter og indsatser ift trivsel, sundhed, rekruttering Sygefraværs indsatser* Sundhedstiltag* - motion i FH-Hallen, sundhedstjek, DHLstafet (dog ikke afholdt i 2010) En reduktion på 10 % vil betyde, at Hovedudvalgets har meget begrænsede midler til personalepolitiske tiltag og opgaver udover skal-opgaver. Omorganisering af sundhedsplejen (67.600 kr. i 2011, 267.600 kr. i 2012) Sundhedsplejen er i dag en selvstændig virksomhed med egen virksomhedsleder og administration. Ved at nedlægge sundhedsplejen som selvstændig virksomhed og tilknytte den som et team under Forvaltningen forventes besparelse på administrative udgifter. Besparelsen forventes at udgøre 67.600 kr. i 2011 og 267.600 kr. i overslagsårene. Borgmesterens konto Budgettet på 100.000 kr. falder bort. Konto til møder i Hovedudvalg og for virksomhedsledere Budgettet reduceres med 150.000 kr. i 2011 til 120.000 kr.. Reduktion af budget til kommunikationsudvikling Budgettet reduceres fra 170.000 kr. til 90.000 kr., som primært skal anvendes til at sætte nyt intranet i drift, når udgiftsstoppet ophører. Konsekvenser (fordele/ulemper) Ikrafttræden - Samlet set vil forslagene betyde en løbende budgetreduktion på; 6
2,5 mio. kr. pr. 1. januar 2011 3,0 mio. kr. pr. 1. januar 2012 3,4 mio. kr. pr. 1. januar 2013 3,3 mio. kr. pr. 1. januar 2014 Sammenligning med andre kommuner Det er ikke muligt at foretage sammenligning med andre kommuner på enkelt konto-niveau. Dialog - Bilag - 7
Forslag 2 Kommissorium Titel Kort beskrivelse af nuværende service/ydelse: Rammebesparelse på Økonomiudvalgets område ØU-1 Rammebesparelse på Forvaltningens lønbudget På Økonomiudvalgets område skal der udpeges besparelsesforslag på 17,2 mio. kr. For at kunne realisere en besparelse i størrelsesordenen 12-17 mio. kr. inden udgangen af 2011, besluttede Byrådet, at der med virkning fra 1. januar 2012 fastlægges en besparelsesramme på 12,0 mio. kr. på Økonomiudvalgets område. Besparelsen er realiseret med en reduktion af lønomkostninger i Forvaltningen med 9 mio. kr., og en forventet besparelse på 2 mio. kr. gennem nye indkøbsaftaler. På Byrådets budgetseminar skal der derfor tages stilling til besparelsesforslag på i alt 6,2 mio. kr. som er det resterende beløb op til de 17,2 mio. kr. - på Økonomiudvalgets område. Forvaltningen har peget på konkrete forslag til besparelser på administrative udgifter. Af kommissoriet for besparelsesforslag på Økonomiudvalgets område fremgår, at i det omfang besparelsespotentialet på 17,2 mio. kr. ikke kan realiseres gennem yderligere reduktion af administrative omkostninger skal resterende besparelsespotentiale hentes via reduktion i lønomkostningerne i Forvaltningen. Den manglende besparelse udgør dermed; 9,9 mio. kr. i 2011 3,3 mio. kr. i 2012 2,4 mio. kr. i 2013 2,5 mio. kr. i 2014 Da der i byrådets budgetstrategi er indstillet en besparelse med effekt pr. 1. januar 2012 opereres der i det følgende med en rammebesparelse på 3,3 mio. kr. på lønomkostningerne fra 2012. Driftsbudgettet under økonomiudvalgets område udgør i alt 157,1 mio. kr. i 2011 og 149,7 mio. kr. i 2012. Budgetter består af følgende hovedposter; 8
Forvaltningen 2011 2012 Forvaltningens løn 88,3 84 IT og GIS 32,5 33,3 Forsikringer 6,1 6,6 Kommunalbestyrelsesmedlemmer 5,9 5,9 Tjenestemandspensioner 5,5 5,4 Øvrige fællesadministrative udgifter 13,7 9,4 Forvaltningen i alt 152,0 144,6 Allerød Service Redningsberedskab 5,1 5,1 Det fremgår af ovenstående opstilling, at den største hovedpost på økonomiudvalgets område er forvaltningens lønbudget med et driftsbudget på 88,3 mio. kr. i 2011 og 84 mio. kr. i 2012. Budgettet er inklusive f.eks. psykologer, talepædagoger etc. Disse medarbejdere er ansat i Forvaltningen, men har deres daglige gang i institutioner og på skoler. Budgettet er eksklusive støttepædagoger, der ligeledes er ansat i Forvaltningen, men hvor budgettet grundet takstregler er konteret på dagtilbudsområdet under BØU. Medarbejdere der er ansat til borgerrettet forebyggelse på sundhedsområdet (under SVU) og Green Cities (under KMU) indgår ikke i Forvaltningens budget. Forvaltningens lønbudget anvendes til aflønning af direktionen og medarbejderne i Forvaltningens 13 teams: Borgerportalen Byggesags- og ejendomsteam Byrådssekretariat Børne-familieteam Dagtilbudsteam Jobcenterteamet Natur- og Miljøteam Løn og Personaleteam Planteam Skoleteamet Sundhedsteam Voksenrådgivning Økonomiteam Nøgletal på det administrative område for sammenlignelige kommuner giver en indikation af, at administrative udgifter i Allerød Kommune ligger en anelse højere end sammenlignelige 9
kommuner for budget 2010. På den baggrund anbefalede Forvaltningen, at der med virkning fra 1. januar 2012 sker en reduktion af Forvaltningens budget med samlet 12,0 mio. kr., heraf en reduktion af lønbudgettet på 9 mio. kr. En rammebesparelse på 3,3 mio. kr. vil betyde at Forvaltningens lønbudget pr. 1. januar 2012 samlet set er reduceret med 12,3 mio. kr. i forhold til budget 2010. Udmøntningen af rammebesparelsen vil ske på baggrund af et oplæg fra Direktionen. Kort beskrivelse af forslag til fremtidig service/ ydelse: Da der er tale om en rammebesparelse på Forvaltningens område vil der ikke blive peget på specifikke områder, eller konkrete forslag til fremtidig service/ydelser. I forbindelse med udmøntningen af besparelsen vil der ske en præcisering af Forvaltningens serviceniveau med henblik på at sikre sammenhæng mellem ressourcer og opgaveløsning. Konsekvenser (fordele/ulemper) Ikrafttræden Sammenligning med andre kommuner Rammebesparelsen vil betyde, at Forvaltningen på en lang række områder vil være nødsaget til at tage afsæt i lovens minimumsstandarder i forhold til den administrative opgaveløsning. I forlængelse af udmøntningen af rammebesparelsen vil der derfor skulle ske en præcisering af Forvaltningens serviceniveau med henblik på at sikre sammenhæng mellem ressourcer og opgaveløsning. Forvaltningens medarbejdere har gennemsnitligt en forholdsvis høj anciennitet, og dermed lange opsigelsesvarsler ofte 6-12 måneder. På grund af opsigelsesvarsels etc. vil eventuel rammebesparelse først have effekt pr. 1. januar 2012. Nøgletal på det administrative område for sammenlignelige kommuner kan give en indikation af at de administrative udgifter i Allerød Kommune før besparelsen på 12,0 mio. kr. lå forholdsmæssigt højt; Fælles adm. udgifter - før reduktion Skøn efter reduktion Allerød kr. pr. indb. 5.184 4.800 Sammenlign. gruppen kr. pr. indbygger 4.975 10
Antal Allerød borgere er 24.089 Følgende kommuner indgår i sammenligningsgruppen: Gentofte, København, Egedal, Lyngby-Taarbæk, Vallensbæk, Rudersdal, Frederiksberg, Lejre, Gladsaxe og Roskilde. Dialog - Bilag - På baggrund af nøgletallene var det Direktionens vurdering at besparelsespotentialet på Økonomiudvalgets område samlet set er 12 mio. kr., heraf 9 mio. kr. vedr. løn Ovenstående nøgletalssammenligning viser kun et uddrag af de nøgletal der er tilgængelige på det administrative område. Hvis der ses på nøgletallene for de samlede administrative udgifter viser denne sammenligning, at der er et samlet besparelsespotentiale på 21,9 mio. kr. heri indgår blandt andet et beregnet potentiale på 2,7 mio. kr. vedr. kommunalbestyrelsesmedlemmer. Derudover er der et beregnet et potentiale under administrationsbygninger på 5,9 mio. kr., som skyldes at der under dette område udover drift af rådhuset er budgetteret med en udgift vedr. bygningsvedligeholdelsespulje på 8 mio. kr. Denne udgift er i forbindelse med budget 2011-2014 til 1. behandling foreslået flyttet fra drift til anlæg, og vil derfor ikke fremgå som et besparelsespotentiale vedrørende administration. 11
Notat - besparelse på Økonomiudvalgets område Besparelsesanalyse på Økonomiudvalgets område I byrådets budgetstrategi indgår, at der skal udpeges mulige besparelser på op mod 17,2 mio. kr. på Økonomiudvalgets område. Ved en besparelse på 70 mio. kr. som Direktionen har anbefalet udgør Økonomiudvalgets andel 12 mio. kr. For at kunne realisere en besparelse i størrelsesordenen 12-17 mio. kr. inden udgangen af 2011 besluttede Byrådet d. 29. april, at der med virkning fra 1. januar 2012 fastlægges en foreløbig besparelsesramme på 12,0 mio. kr. på Forvaltningens område. Besparelsen realiseres med en reduktion af lønomkostninger i Forvaltningen med 9 mio. kr., en besparelse på i alt 2 mio. kr. gennem nye indkøbsaftaler, samt en besparelse på 1 mio. kr. til øvrige administrative omkostninger. Der er endnu ikke truffet endelig beslutning om udmøntningen af besparelsen på 1 mio. kr. til øvrige administrative omkostninger, hvorfor de indgår i den samlede besparelsesanalyse som Byrådet skal tage stilling i forbindelse med behandling af budget 2011-2014. På Byrådets budgetseminar skal der derfor tages stilling til besparelsesforslag på i alt 6,2 mio. kr. I dette notat gennemgås hovedtrækkene i udmøntningen af besparelsen som blev besluttet på byrådets møde d. 29. april; Reduktion af lønudgifter Forvaltningens organisering Klar-projekt Borgerservice Indkøbsbesparelser/udbudsstrategi Brugerbetaling og øgede indtægter Besparelsesforslag på de resterende 6,2 mio. kr. indgår i de analyser som Byrådet behandler i forbindelse med budgetseminaret. Reduktion af lønudgifter i Forvaltningen Som følge af Byrådets beslutning om reduktion af Forvaltningens lønsum på 9 mio. kr. er der sket en reduktion i lønbudgettet på ca. 10 %. Reduktionen i lønbudgettet er fordelt jævnt på hele på tværs af hele Forvaltningen. Beslutningen er udmøntet med 7 afskedigelser, 4 medarbejdere er vilkårsændret, således at de bliver ansat på nedsat tid. Den resterende del af besparelsen udmøntes ved at undlade at genbesætte konkrete stillinger i forbindelse med at medarbejdere har valgt at fratræde pga. alder eller lign. Udtræk fra lønsystemet pr. juni 2010 viser at der ultimo juni er 192 årsværk ansat i Forvaltningen. Fordelingen mellem de enkelte teams fremgår af oversigten. Antallet af årsværk omfatter ikke fuldt ud 10 % -besparelsen, da denne ikke er fuldt ud realiseret før 1. januar 2012. Derfor kan enkelte teams nuværende årsværk være identisk med normering i 2012, mens der ved andre teams vil være større difference. Dette vil afhænge af om besparelsen er løst ved at undlade at 12
genbesætte ledige stillinger, eller der fortsat udbetales løn til afskediget medarbejder. Årsværkene er angivet inklusiv elever, barselsvikarer, løntilskudsordninger med videre. Team Årsværk 2008 Årsværk 2009 Årsværk 2010 Årsværk 2011 Normering pr. 1. januar 2012 Byggesagsteam 9,53 9,26 8,22 7,41 7,41 Natur og Miljøteam 10,43 14,75 15,92 15,51 14,0 Planteam 6,69 7,27 7,13 6,13 5,4 Sundhedsteam 13,04 13,97 15,26 14,59 13,59 Dagtilbudsteam 4,0 5,0 4,4 4,4 4,4 Skoleteam 4,0 4,0 3,59 4,0 4,0 Børne- og 40,11 36,50 34,79 32,13 32,13 familieteam Borgerportal 16,27 16,29 16,77 14,62 13,87 Voksenrådgivning 17,59 17,48 18,91 17,52 16,52 Jobcenter 16,00 20,16 21,84 18,94 18,94 Løn- og 11,16 10,89 11,13 11,13 9,63 personaleteam Økonomiteam 17,24 17,17 15,63 13,92 13,92 Byrådssekretariatet 19,8 19,1 18,34 17,04 16,76 Total 185,86 191,84 192,38 178,34 170,57 I tallene er medregnet barselsvikarer. Dvs., at såvel barselsvikarer som medarbejdere på orlov indgår i tallene. Derudover er medarbejdere i løntilskudsordninger også omfattet. Som det fremgår, har der i perioden fra 2008 til 2010 været en stigning i antallet af årsværk på 6,52. Det skyldes bl.a., at det statslige jobcenter er blevet en del af forvaltningen, samt opnormeringen på Natur og Miljøområdet grundet Green Cities. Når 10 % reduktionen er fuld udmøntet primo 2012 er Forvaltningen total normeret til 171 årsværk, hvilket svarer til en reduktion på 19,29 årsværk i forhold til 2008. Forvaltningens organisering fremgår af bilag 1, hvor der også er en nærmere præsentation af de enkelte teams. En reduktion i Forvaltningens lønbudget i størrelsesorden 10 % kan ikke gennemføres uden reduktion og tilpasning af serviceniveauet. Forvaltningen har derfor fortsat arbejdet med arbejdsgangsanalysen (Klar-projekt) som blev aftalt i forbindelse med godkendelse af Forvaltning 2020 i 2009. Dette initiativ beskrives herunder. Klar-projektet I 2009 igangsatte Forvaltningen Klar-projektet. Projektet blev igangsat på baggrund af en forventning om, at mange medarbejdere i Allerød Kommune inden for de næste år ville forlade arbejdspladsen pga. alder. Allerød Kommune ønskede derfor at forberede sig til en situation, hvor færre medarbejdere skulle løse opgaverne. I forlængelse af reduktionen i Forvaltningens lønbudget er behovet for arbejdet med Klar-projekt understreget. 13
Projektet gennemføres med henblik på at Forvaltningens arbejdsgange effektiviseres. Det skal bl.a. ske ved at igangsætte et procesoptimeringsarbejde. Arbejdet skal dels have fokus på at udvælge de rigtige processer, det vil sige de processer der skaber de største effektiviseringsgevinster, dels at skabe en forbedringskultur gennem uddannelse af interne konsulenter der kan fortsætte procesoptimeringsarbejdet i samarbejde med aktivt deltagende teamkoordinatorer. Men det er afgørende, at kommunen også fremover har de nødvendige kompetencer i Forvaltningen og kan tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere. Det er ligeledes afgørende, at den høje grad af trivsel (minimum 85 % på udvalgte parametre) blandt medarbejderne i Forvaltningen fastholdes trods reduktionen i løn-budgettet. Formålet med projektet er, at; - at hente konkrete effektiviseringsgevinster - at tilvejebringe mulighed for, at kommunen kan løse sine opgaver ved anvendelse af færre medarbejdere - at Allerød Kommune selv kan fortsætte arbejdet med løbende at procesoptimere Afsættet for projektet er KL s Arbejdsgangsbank, som tager udgangspunkt i beskrivelser af, hvad kommunen som minimum skal foretage sig på et givent sagsområde i henhold til lovgivningen. Arbejdsgangsanalyserne er dermed med til at sikre; At borgere og brugere er trygge ved den kommunale service og administrative opgaveløsning. At den kommunale service er baseret på fagligt acceptable løsninger At der er ressourcer til at gøre det vi siger, vi vil gøre Det sidste punkt indgår tillige i KL-KTO aftalen 2008. I forbindelse med gennemførelse af Klar-projekt vil der derfor på udvalgte områder ske en præcisering af Forvaltningens serviceniveau. Alle teams i Forvaltningen skal foreløbig frem til sommeren 2011 arbejde med arbejdsgange med effektiviseringspotentiale. Det forventes, at der i forlængelse af dette arbejde vil skal foregå politiske drøftelser af bl.a. serviceniveau. De relevante politiske udvalg vil blive involveret, når der skal tages konkret stilling til fastlæggelse af serviceniveau. Borgerservice En afgørende forudsætning for at borgerne får en effektiv sagsbehandling med lavest mulig personaleomkostninger er, at Forvaltningen har en optimal udnyttelse af personalets ressourcer. Derfor er det nødvendigt, i forlængelse af 10 % besparelsen på Forvaltningens lønbudget, at kigge på anvendelsen af personalets ressourcer i forbindelse med betjeningen af kommunens borgere det gælder både i forhold til generel åbningstid i Borgerportalen, og kommunens telefonpolitik i øvrigt. Dertil kommer, at det i Økonomiaftalen for 2011 fremgår at Regeringen og KL er enige om at samle den objektive sagsbehandling i 3-5 sagsbehandlingscentre med virkning fra sommeren 2012. En samling af de objektive sagsbehandlingsopgaver vil give administrative besparelser på knap 300 mio. kr. om året. Hertil kommer en endnu ikke opgjort besparelse ved, at én samlet instans kan 14
opnå mere gunstige kontrakter på de relevante it-fagsystemer. Effektiviseringspotentialet tilfalder kommunerne, der også finansierer implementeringsomkostningerne. Som det fremgår af aftaleteksten finansierer kommunerne implementeringsomkostningerne ved indførelse af objektiv sagsbehandling. Forvaltningen vurderer derfor, at effektiviseringspotentialet på de anførte 300 mio. kr., svarende til 1,35 mio. kr. for Allerød Kommunes vedkommende, først kan realiseres fra 2. halvår 2014. Etableringen af sagsbehandlingscentre fra sommeren 2012 betyder, at Allerød Kommune skal afgive årsværk i henhold til lov om virksomhedsoverdragelse til ATP i Hillerød. Forventeligt kommer det til at dreje sig om 5-7 årsværk. Samlet betyder 10- % reduktionen og samlingen af den objektive sagsbehandling, at det kan være vanskeligt at opretholde den nuværende bemanding i borgerportalen og fastholde gældende telefonpolitik på længere sigt. Derfor anbefaler Forvaltningen, at byrådet december 2010 tager en drøftelse af den fremadrettede borgerbetjening både for at drøfte mulige effektiviseringsgevinster, men også for at sikre, at der fremadrettet er ressourcer til at gøre det vi siger, vi vil gøre. De overvejelser der blandt andet kan indgå i byrådets drøftelser er; Digitalisering fokus på selvbetjeningsløsninger I forbindelse med drøftelse af den fremadrettede borgerservice vil det være relevant at muligheden for yderligere digitalisering, herunder digitale selvbetjeningsløsninger som er den mest omkostningseffektive løsning. Blandt andet har KMD tidligere estimeret, at en henvendelse fra en borger ved fysisk fremmøde koster 150 kr., en telefonbetjening 50 kr., mens den digitale løsning blot koster 5 kr. Derudover kan overvejes en mere offensiv anvendelse af kommunens hjemmeside til at besvare ofte stillede spørgsmål og "guide" borgerne til de rette ressourcepersoner. Styrke samarbejdet med Allerød Bibliotek Forvaltningen foreslår samtidig at det allerede eksisterende samarbejde med Allerød Biblioteker udbygges med henblik på, at flere borgere guides til digitale løsninger. I dag bistår bibliotekerne fx med udstedelse af Digital Signatur til borgerne samarbejdet med Allerød Bibliotek kunne udvises så eksempelvis udstedelse af pas kan placeres på biblioteket. Som baggrund for drøftelserne har Forvaltningen har derfor iværksat en kortlægning af henvendelser i Borgerportalen i perioden maj, juni og juli. Kortlægningen skal sikre et retvisende billede af dels antallet af henvendelser fordelt på borgerportalens åbningstid, dels hvilke konkrete emner borgerne henvender sig omkring. For at sikre et mere retvisende billede af antallet af henvendelser vil kortlægningen blive gentaget i oktober måned. Kortlægningen vil danne baggrund for byrådets drøftelse. Indkøbsbesparelser /udbudsstrategi I henhold til Budgetforlig 2007 skal kommunen inden udgangen af 2010 spare kr. 7 mio. på effektivisering af kommunens indkøb og udbud. Indkøbsfunktionen har til dato effektiviseret indkøbsområdet svarende til en gevinstrealisering i størrelsesorden 7,8 mio. kr. med udgangen af 2010. 15
I forbindelse med udmøntningen af besparelsen på 12,0 mio. kr. forventes indkøbsområdet at realisere indkøbsbesparelser på yderligere 2 mio. kr.. Det forventes, at besparelsen kan realiseres gennem følgende udbud: rengøring rengøring på daginstitutioner m.fl. jobcenterydelser legetøj sportsudstyr måtteleje/-vask genbrugshjælpemidler (genudbud) revision (genudbud) Indkøbsfunktionen er pt. i gang med at udarbejde oplæg til det forestående arbejde med udbudsstrategi. I den forbindelse, vil der politisk kunnet blive peget på yderligere områder, der kan udbydes/udliciteres, med henblik på yderligere gevinstrealisering. Eventuelle besparelser ved udbudsstrategien er ikke beregnet, når der ses bort fra eventuel konkurrenceudsættelse af beredskabet. Forvaltningen anbefaler, at udbudsstrategien indgår sammen med digitalisering i en langsigtet effektiviseringsstrategi for Allerød Kommune. 16
Bilag 1: Oversigt over arbejdsopgaver/teams i Forvaltningen Borgerportalen Skat, folkeregister, sygesikring, pas, kørekort, pension, boligstøtte og boligsikring. Børnetilskud, børnefamilieydelser, børnebidrag og underholdsbidrag Generel guidning, orientering og vejledning om selvbetjeningsydelser Byrådssekretariatet Byrådsfunktionen servicering af det politiske niveau med borgmester, byråd, udvalg og nævn samt post til rådhuset Kommunikation intern og ekstern Indkøb udformning og administration af centrale retningslinjer for indkøb og udbud IT håndtering af kommunens IT mht. styring af budget, drift og udvikling. HR og arbejdsmiljø organisations- og ledelsesudvikling, servicering af Hovedudvalg. Forsikringer Kultur og fritid Byggeri og ejendom Myndighedsopgaver ifm. byggesagsbehandling. BBR, Ejendomsoplysninger og skødepåtegning Daglig drift af dagrenovation og øvrige affaldsordninger Børne- og Familieteamet Pædagogisk- psykologisk rådgivning efter folkeskoleloven Råd og vejledning til familier med børn med handicap Råd og vejledning til familier og børn med særlige behov Hjælpeforanstaltninger efter serviceloven Vejledning til forældre og personale i dagtilbud Dagtilbud Dagtilbudsområdet på 0-6 års området, herunder anvisning af pladser til daginstitutioner og dagpleje Støttepædagoger i dagtilbud Klubområdet. Jobcenter Hjælpe borgere hurtigst muligt tilbage på arbejdsmarkedet, støttet, fx flexjob, eller ustøttet Lov om aktiv beskæftigelsesindsats Løn- og personale Generelle personaleforhold og personalejura, ansøgt og uansøgt afsked. Løn, ferie og fraværsadministration for alle medarbejdere i kommunen. Natur og Miljø Tilsyn på virksomheder og landbrug Vandforsyning, jordforurening og grundvandsbeskyttelse. Spildevand og affald. Naturbeskyttelse, agenda 21 og Green Cities 17
Planteam Lokalplaner, kommuneplan, GIS, byplanlægning Skoleteam Administration af kommunens folkeskoler og specialskoler. Administration af skolefritidsordninger fra 0.-3. klasse Sundhed Visitation af serviceydelser og boliger, forebyggende hjemmebesøg og tilsyn på ældreområdet. Serviceaftaler med regionen. Demensområdet og frivillighedsområdet. Forebyggelse. Hjælpemidler. Voksenrådgivning Råd og vejledning af voksne, herunder støtte til udsatte grupper, fx psykisk syge, misbrugere og hjemløse. Bevilling af handicapkompenserende ydelser. Behandling og udbetaling af kontanthjælp, barselsdagpenge, sygedagpenge og enkeltudgifter. Økonomi Overordnede og centrale opgaver vedrørende budget, regnskab, debitor og analyser. Udvikling af kommunens økonomistyring. 18
Forslag 3 Besparelsesbeløb årligt Hjemtagelse af brandslukningen til kommunalt brandvæsen og undersøgelse af muligheden for tværkommunalt samarbejde om brandslukningen Kr. 0,6 mio. Kommissorium ref. og Acadre KMU-4, 10/5451 Kort beskrivelse af nuværende service/ydelse: Kort beskrivelse af forslag til fremtidig service/ ydelse: Konsekvenser (fordele/ulemper) Kommunen har i dag en aftale med Falck om at varetage brandslukningen i kommunen. Falck stiller med brandfolk og slukningskøretøjer. Brandstationen er ejet af AK. AK har selv anskaffet redningskøretøj samt frigørelsesmateriel. Falck varetager opgaven ved hjælp af deltidsansatte brandfolk. Den del af redningsberedskabets opgaver der varetages af Falck er: Brandslukning Redning/frigørelse af fastklemte ved færdselsuheld Olie og kemikalieuheld De opgaver der i dag varetages af Falck hjemtages og de deltidsansatte brandfolk tilbydes ansættelse i AK. De ansatte brandfolk ansættes på samme vilkår som nuværende. En hjemtagelse af brandvæsenet vil passe godt ind i hele ideen bag oprettelsen af Allerød Service. Allerød Service har i dag ansat 3 medarbejdere der er deltidsansatte brandfolk. Det forventes, at der i fremtidige ansættelser vil blive lagt vægt på muligheden for at indgå som deltidsansat brandmand. Allerød Service er i gang med etablering af en kontrolcentral bl.a. til håndtering af tyverialarmer, tekniske alarmer mm. Denne kontrolcentral kan for få midler endvidere bruges til modtagelse af brandalarmer, udkald af brandvæsenet mm. En hjemtagelse af brandvæsenet vil kræve større administration og der skal indkøbes/leases brandslukningskøretøjer. Der vil være en relativ lang leveringstid på køretøjer, hvorfor det må forventes, at vi skal forlænge kontrakten med Falck i ½ år. Økonomi og ikrafttræden Den nuværende Falck kontrakt andrager kr. 2.485.828,- Kommunalt brandvæsen vil andrage kr. 1.900.000,- Den nuværende situation er, at kommunen har en kontrakt med Falck om, at stå for brandslukningen frem til 31.12. 2010. Den tidligere aftale udløb allerede sidste år, men med det formål at skabe sammenhæng med kontrakten i Furesø kommune, blev den forlænget med et år. 19
Falck har meddelt at der må påregnes at en stigning på ca. 10 % ved en evt. fremtidig kontrakt om brandslukning. Omvendt kan man måske forvente at Falck vil strække sig langt for at bibeholde kontrakten med AK. AK skal, såfremt man ikke hjemtager brandvæsenet, tegne en ny kontrakt og er i den forbindelse forpligtiget til at sende dette i udbud. Det kan ikke nås at gennemføre et udbud den 1. januar 2011. Sammenligning med andre kommuner Rudersdal kommune har kommunalt brandvæsen i form af et 60 selskab med Hørsholm brandvæsen. Furesø kommune har fælles brandslukningskontrakt med AK. Furesø kommune er ved at færdiggøre udbudsmateriale og forventer at gennemføre udbud nu. Frederikssund kommune (Slangerup) har kommunalt brandvæsen i form af et 60 selskab med Frederiksværk kommune. Hillerød kommune har kontrakt med Falck. Nordsjællands Brandvæsen som er kommunalt dækker Helsingør by, Snekkersten, Espergærde, Tikøb, Hornbæk, Ålsgårde, Kvistgård, Nygård, Gurre, Fredensborg, Humlebæk, Kokkedal og Nivå. 31 kommuner varetager selv opgaven med brandslukning. 43 kommuner har kontrakt med entreprenør (læs Falck) 24 kommuner har delt brandslukningen mellem en kommunal del og anden privat entreprenør. Dialog Bilag Det er klart at Falck gerne vil bibeholde samarbejdet med AK, og ønske en dialog om et fortsat samarbejde. I lignende sager hvor kommuner er gået fra entreprise brandvæsen til kommunalt brandvæsen, har der nogle gange været forskellige aktioner for eller imod denne ændring. Da forslaget om at hjemtage brandvæsenet er offentligt kendt, har dette været drøftet blandt brandmandskabet. Der er generelt en positiv holdning blandt brandfolkene, og det forventes at de fleste i givet fald, vil overgå til et evt. kommunalt brandvæsen. Økonomisk opgørelse over forventede udgifter ved etablering af kommunalt brandvæsen (se næste side) Analyse udarbejdet af Bonnén: Organisationen af redningsberedskabet og samtænkning af kommunale opgaver 20
Bilag Økonomisk opgørelse over forventede udgifter ved etablering af kommunalt brandvæsen. Brandvæsen i alt Lønninger i alt pr. år kr 1.058.128 Køretøjer leasing kr 473.059 2. slukningstog fra nabo brandvæsen kr 80.000 Drift af ktj i alt kr 36.000 Uniformer, velfærd mv. I alt kr 109.990 Administration, diverse kr 114.958,42 Kommunalt brandvæsen personel og køretøjer. kr 1.872.135 Falck kontrakt Pr. kvt. Brandkontrakt med Falck kr 621.457 kr 2.485.828 Difference kr 613.693 21
Notat om øget brugerbetaling og mindre tilskud Byrådet besluttede den 25. marts i forbindelse med vedtagelsen af kommissorierne for budget 2011 - at Forvaltningen skulle kortlægge konsekvenserne af øget brugerbetaling og mindre tilskud. De fleste af disse muligheder er beskrevet i de kommissorier og analyser som fagudvalgene har behandlet. Forvaltningen har samlet alle forslag i nedenstående skema. For hvert forslag fremgår den størst mulige besparelse/indtægt og den af Forvaltningen anbefalede. Forslag Udvalg/ analyse Max. besparelse Anbefalet Besparelse 1. Højere byggesagsgebyrer TPU 1.200.000 500.000 2. Privatisering af offentlige TPU 4.500.000 - villaveje 3. Betaling for belysning TPU 1.000.000 1.000.000 private veje 4. Højere takst i SFO og SKU/ Ingen loft på SFO 1.846.000 klubber 5. Højere takst for musikskolen 6. Mindre tilskud til foreninger: KIU-1 Ingen loft 200.000 kr. fra 1. jan. 2012. 100.000 kr. fra 1. jan. 2011 KIU-1 3.178.000 kr. 317.500 kr. 7. Højere billetpriser for svømmehaller 8. Hæve egenbetaling for mad 9. Mindre befordringsgodtgørelse 10. Udlejning af kommunale bygninger 11. Højere bødetakster på bibliotekerne SVU 259.800 kr. KIU 50.000 50.000 SVU/BØU 4.100.000 4.100.000 ØU/ 0 0 ØU/ 0 0 KIU 0 0 Ad 1: Højere byggesagsgebyrer Allerød Kommune ligger lavt sammenlignet med nabokommunerne. I forbindelse med besparelserne for 2010 blev gebyrerne øget midlertidigt. Notatet indeholder fire scenarier for en ny prisstruktur. Forvaltningen foreslår en model, hvor gebyrerne på de forskellige områder tilpasses niveauet i de øvrige kommuner. Det giver en forventet merindtægt på 500.000 kr. I den sammenhæng skal det bemærkes, at områdets indtægt er konjunkturafhængig og nøje følger udviklingen i byggebranchen (se forslag 7 under TPUforslagene). 22
Ad 2: Privatisering af offentlige villaveje Nedklassificering eller privatisering af de villaveje, som i dag vedligeholdes af kommunen. Kommunen besluttede med budgetaftalen for 2009 at stoppe med vintervedligholdelse. Forslaget er beskrevet i forslag 3B under TPU-forslagene. Ad 3: Betaling for belysning private veje Opkrævning og betaling fra hver enkelt bolig skal ske via DONG Energy. Forslaget er beskrevet i forslag 1D under TPU-forslagene Ad 4: Højere takst i SFO Kommunen kan frit fastsætte forældrebetalingen i SFO, da disse er omfattet af Folkeskoleloven. Klubtilbud hører under Dagtilbudsloven, hvor der er en ramme for forældrebetaling på samme vis som for børnehaver og vuggestuer. Forslaget er beskrevet i forslag 15 under SKU-forslagene Ad. 5: Højere takst for musikskolen Forvaltningen har udarbejdet et forslag, hvor takten øges med 5 pct. i 2011 og yderligere 5 pct. i 2011. Det giver en indtægt på 100.000 kr. fra 2011 og yderligere 100.000 kr. fra 2012. Forslaget er beskrevet i forslag 2b under KIU-forslagene Ad 6: Mindre tilskud til foreninger Kultur- og Idrætsudvalget Kommunen er forpligtet til at udbetale aktivitetstilskud (Allerødordningen), men niveauet kan kommunen selv fastlægge. For hver 10 kr. tilskuddet sænkes opnås en besparelse på 55.000 kr. Der ydes i dag et tilskud på 500 kr. pr. medlem under 25 år. Tilskuddet er de to sidste år sænket med 26 kr. samlet. I "anbefalet besparelse" er der, jf. den udarbejdede analyse, peget på en besparelse på 25 kr. pr. medlem svarende til 150.000 kr. Det samlede budget til aktivitetstilskud er på ca. 3 mio. kr. Forslaget er beskrevet i forslag 3c under KIU-forslagene Kommunen skal i lokaletilskud yde et tilskud på minimum 65 % af foreningernes udgifter med forskellige reduktioner. Forvaltningen har beregnet en makismal besparelse på 180.000 kr. Forslaget er beskrevet i forslag 3d under KIU-forslagene. Kommunen skal give støtte til aftenskoleundervisning (AOF, LOF m.fl.). Forvaltningen foreslår en reduktion af tilskuddet på 81.000 kr. Forslaget er beskrevet i forslag 3f under KIU-forslagene. Sundheds- og Velfærdsudvalget Mindre tilskud til Ældrerådet - 150.000 23
Forslaget er beskrevet i forslag 4 under SVU-forslagene. Tilskud til Hyggeklubber 153.500 kr. Filmklub Pensionister 6.300 Forslaget er beskrevet i forslag 4 under SVU-forslagene. Ad 7 Højere billetpriser for svømmehaller Budgettet har i flere år været sat for højt. I 2009 var der budgetteret med en indtægt på 305.000 kr. Den reelle indtægt var 184.000 kr. Forvaltningen foreslår en justering af priserne som forventes at give en samlet indtægt på ca. 234.000, dvs. 50.000 kr. mere end indtægten i 2009. Det er dog usikkert om forhøjelsen af billetprisen kan genere denne ekstraindtægt. Ad 8 Hæve egenbetaling for mad Regeringen har fastlagt et loft for egenbetaling for mad. I forbindelse med besparelserne vedtaget i juni 2010 blev egenbetalingen hævet til regeringens loft. Området henhører under SVU. På Børneudvalgets område er der endvidere beregninger vedrørende forældrefinansieret frokost i vuggestuerne. Ad 9 Mindre befordringsgodtgørelse Kommunen anvender ca. 1,2 mio. kr. til befordringsgodtgørelse for ansattes kørsel i egen bil. Udgangspunktet er statens takster på området. Ved et nærmere gennemsyn af fordelingen af udgiften, kan Forvaltningen ikke anbefale at ændre regelsættet på området. Det skyldes særligt hensynet til medarbejdernes fleksibilitet samt overenskomstaftaler som kommunen er forpligtet til at overholde. Denne aftale er indgået mellem parterne for bl.a. at give kommunen og medarbejderne et redskab til at varetage den tjenstlige kørsel som er forbundet med at få kommunen til at fungerer optimalt. En generel regel om at der skal anvendes kollektiv transport i stedet for egen bil vurderer Forvaltningen vil være væsentligt dyrere for kommunen, idet det øgede tidsforbrug overstiger udgiften til godtgørelsen. Det kan af økonomiske grunde ikke anbefales at indkøbe flere kommunale biler for at reducere udgiften til befordringsgodtgørelse. Forvaltningen foreslår at det indskærpes overfor virksomhedsledere og teamkoordinatorer at kørsel i egen bil kun sker, når alternativet, fx kollektiv transport, er dyrere samlet set. Ad 10 Udlejning af kommunale bygninger Arbejdet med at optimere kommunens anvendelse af egne bygninger indgår i analysen af bygningsanvendelsen, som hører under Klima- og Miljøudvalget. 24
Ad 11 Højere bødetakster på bibliotekerne Gebyr-taksterne har ikke været justeret i flere år. En stigning i taksterne vil ikke nødvendigvis føre til øgede indtægter, da folk bliver bedre til at aflevere når bøden er højere. Desuden varsler biblioteket tre dage før materialer skal afleveres. Herudover kan materialerne fornys hjemmefra over nettet. Biblioteket foreslår følgende ændringer: 1) Overskridelse af afleveringsfristen med 1-14 dage: Fra 10 til 20 kr. for voksne. For børn fastholdes 10 kr., hvilket er loftet, jf. Bekendtgørelse af lov om biblioteksvirksomhed. 2) Overskridelse af afleveringsfristen med 36 dage: Fra 200 til 230 kr. for voksne. 25