Nr. 43 Bestyrelsesmøde: Sted: Fælleshuset Tid: Tirsdag, den 2. oktober 2012, kl. 19.00 21.15. Deltagere: Afbud: Carsten Machon Eigil Knudsen Jonna Rud Christensen Lise Saaby Simonsen Eva Rasmussen Referat: 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøder den 21. og 23. august 2012 og konstituerende møde den 11. september 2012. Action Tid Godkendt. 2. Ny konstituering af bestyrelsen, idet Carsten Briese Petersen har meldt fra som bestyrelsesmedlem og Lise Saaby Simonsen (suppleant) er indtrådt i bestyrelsen. Formand: Carsten Machon Kasserer: Carsten Machon Næstformand: Eigil Knudsen Sekretær: Jonna Rud Christensen Repræsentant i aktivitetsforeningen: Lise Saaby Udpegning til repræsentantskabet: Carsten Machon, Eigil Knudsen, Leif Dahl Christensen, Alis Petersen. Brochure om bestyrelsesarbejde uddelt til nye medlemmer af bestyrelsen. SeniorBofællesskabets forretningsorden skal underskrives og indsendes til Højstrup. Behandles i øjeblikket i Højstrup. Annette Rasmussen/Jens Pilholm Sixtusvænget 4-8 5500 Middelfart. www.teglgaarden.info Side 1
3. Opfølgning af uafklarede punkter fra sidste bestyrelsesmøde: Blå bog er savnet. Blå bog sættes på plads i biblioteket. Enkelte ændringer mangler. Vil blive registreret. Pendel over spisebordet mangler. Hvidevaregruppens oplæg mangler på hjemmesiden, sidste nyhedsbrev og den nye bestyrelses sammensætning. Machon/Poul Machon/Keld Ny arbejdsplan pr. 021012 er udarbejdet og godkendt af Torben. Sendes som orientering til Grøn Gruppe. Bestyrelsen har det overordnede ansvar. 4. Varmemesterens tilbagemelding om arbejdsplan. Bilag vedlagt. Herunder fjernelse af grønt affald fra fælles arealerne. Jonna/Liselotte Det er Torben, som bestemmer rækkefølgen af arbejdets udførelse. 5. Formandens orientering. Indbydelse til vinsmagning til personer på boligtilbudslisten. Vinsmagning: Datoen flyttes. 6. Nyt fra Højstrup Bolig. 26.-27. okt. boligkonference i Svendborg for afdelingsbestyrelser. Lise skal have indbydelsen. Eigil/Lise Jonna deltog i stedet for Carsten Machon i formandsmøde i Højstrup den 25/9 2012 Mulighed for tilskud fra Højstrups dispositionsfond til f.eks. facader, solceller m.v Bestyrelserne kan søge i år Sixtusvænget 4-8 5500 Middelfart. www.teglgaarden.info Side 2
i oktober ellers i april måned i samarbejde med inspektør. Hvis godkendelse i organisationsbestyrelsen skal det herefter medtages på afdelingsmødet. Machon har kontaktet Pilholm om evt. tilskud til solceller. Tilskud til afdelingsjubilæer max. 15.000 kr. til f.eks. udsmykning, etablering af beboerfaciliteter. Jubilæum: 25, 40, 50, 60, 70 og 80 år. Afdelingsmødernes praktiske gennemførelse. 50 møder i foråret i Odense og 35 møder i Middelfart i efteråret. Kan være svært at flytte et møde. Møderne må gerne holdes inden kl. 19. Højstrup vil overveje kursus og uddannelse af afdelingsbestyrelser. Tilfredshedsundersøgelse blandt afdelingsbestyrelser skema udsendes i oktober. (Forvaltningsrevisionen). Boligorganisatorisk Fællessekretariat i Odense orienterede om tiltag specielt i Odense. Fælles indsats i alle boligforeninger. Højstrups hjemmeside er ikke a jourført med Middelfart Boligselskab. Dette kommer. Machon/Martin Medtages på næste bestyrelsesmøde 7. Økonomi. Opfølgning på budget 2012 2. halvår Almindeligt vedligehold. Opfølgning på posteret beløb på 14.860 kr. i juni måned som forsikringsskade og indvendige arbejder. Gennemgang af planlagt vedligehold 2. halvår 2012. Opfølgning på igangværende og kommende istandsættelser/reparationer. Bilag vedlagt. Lokalkassen: Fremlægges på den ekstraordinære generalforsamling. Underskud på 15.000 kr. pr. 11/9 2012. (Der er ikke opkrævet kontingent i år). Egenkapital på 48.000 kr. Bestyrelsen indstiller, at egenkapitalen overføres til foreningen. Sixtusvænget 4-8 5500 Middelfart. www.teglgaarden.info Side 3
Almindelig vedligehold konto 115 Kontoudtog pr. 30/9 blev gennemgået. Spørgsmål til følgende: Konto 1154200 reparation hos Benno er bogført her er det en reklamationssag? Machon afventer svar. Svar på 14.500 kr. som er bogført tidligere som en forsikringsskade: Rengøring efter brand samt udgift til låsetøjsskade og utæthed i loft. De 5.600 kr. af de 14.500 kr. er udgift til rengøring efter brand, skal forsikringen betale? Machon afventer svar Planlagt vedligehold konto 116 Nyt bilag vedr. planlagt vedligehold udleveret. Udgifter for i alt 90.000 kr. Der er afsat kr. 48.650 budgettet er halveret. Højstrup er opmærksom på dette. Konto 118 er Øvrig drift. Opfølgning på igangværende reparationer: Vi mangler tilbagemelding på punkterne. Tilbagemelding fra Martin forventes snarest Martin Erlangsen 8. Nyt fra funktionsgrupperne. Bygningsgruppens notat gennemgået. Bestyrelsen indstiller til Højstrup Bolig, at bygningsgruppens indstillinger medtages i 5 års gennemgangen: Vand i Gudruns kælderrum. Huller til rørgennemføringer i parterren. Samtlige afløb og rør bør gennemgås for opstropning. Udvendige dørgreb og låse. Harpiks på dørkarme. Fliser på terrassen er sunket. Revnede og frostsprængte fliser på terrassen og avenuen. Sætninger ved trappeopgange i ny bygning. Lejlighed nr. 4 og 6 er endnu ikke i orden. Machon Sixtusvænget 4-8 5500 Middelfart. www.teglgaarden.info Side 4
Småsten flyver ned på terrasserne og markiserne i parterren. Gode ideer efterlyses. Vingruppen har møde den 3/10 2012 vedrørende vinsmagningsarrangement. Biblioteksgruppen har udarbejdet en funktionsbeskrivelse. Hænges op på biblioteket. Lægges på hjemmesiden. Eigil/Keld 9. Evaluering af Afdelingsmødet. Evt. et tilbud til beboerne om gennemgang af regnskab og budget på et møde. Godt møde. God ro og orden. 10. Punkter fra Afdelingsmødet til drøftelse/behandling: Placering af motorcykel aftales med bestyrelsen. Små sten falder ned fra terrassen på Lillys markise. Svagere pærer ønskes i den smalle, lange gang i parterren. Placering af motorcykel er aftalt. Små sten er drøftet. Gode ideer efterlyses. Svagere pærer i parterren: Bestyrelsen indstiller, at vi fortsætter med den nuværende belysning. 11. Efterretningssag. Godkendelse af budget til Høstfest. Deltagerbetaling 75 kr. Pris ved 34 deltagere kr. 4.250. Drikkevarer for egen regning. Godkendt. 12. Andet. Rampen uden for døren i Fællesrummet må den fjernes? Adgang til serveren. Opdatering af venteliste udleveret. Machon. Carsten/Eigil. Sixtusvænget 4-8 5500 Middelfart. www.teglgaarden.info Side 5
Ansøgere til 11 lejligheder. Referatet skal denne gang sendes til Annette Rasmussen Højstrup. Ekstraordinær generalforsamling ny forening den 23. okt. 2012. Tilmeldingsliste ophænges med initiativ til forslag til foreningens navn. Machon Referent: Jonna Rud Christensen Næste bestyrelsesmøde: Tirsdag den 13. november 2012 Sixtusvænget 4-8 5500 Middelfart. www.teglgaarden.info Side 6