Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 21. april 2016 Referat af: Kombineret bestyrelsesmøde og ordinært repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård Mødedato og -tid Tirsdag den 12. april 2016 kl. 17.00 Sted Afdeling Lundebjergs selskabslokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Allan Bogholdt, Ingelise Buczio, Sven Levitin og Per Mortensen Repræsentantskabsmedlemmer Thomas Larsen, Anne Grethe Guldfeldt, Jette Bork, René Hansen og Yvonne Ahlgreen Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Frederik Gylstorff Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referater: Bestyrelses- og repræsentantskabsmødet 17. november 2015 Ekstraordinært bestyrelsesmøde 25. februar 2016 3. Optagne lån i perioden 17. november 2015 12. april 2016 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg b. Afdeling Ravnsletlund c. Boligorganisationen Lundebjerggård d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 6. Budget 2017 a. Almenbos takstoversigt 2017 b. Fastsættelse af administrationsbidrag 7. Renoveringsarbejder a. Status - udskiftning af faldstammer og brugsvandrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg 8. Skitseforslag opførelse af ældreegnede rækkehuse i afdeling Lundebjerg 9. Forslag om etablering af ejendomskontor m.v. i børnehavens bygning i afdeling Lundebjerg 10. Status fleksibel udlejning anvisning Ballerup Kommune 581
11. Almenbos ordinære generalforsamling den 1. juni 2016 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Allan Bogholdt) b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 12. Styringsdialogmøde for 2015 13. Forretningsgang vedrørende tavshedspligt og inhabilitetserklæringer 14. Behandling af indkomne forslag 15. Valg af revisor 16. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 17. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag den 3. november 2016 18. Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 - Godkendelse af referater Bestyrelses- og repræsentantskabsmødet 17. november 2015 Referatet blev godkendt. Ekstraordinært bestyrelsesmøde 25. februar 2016 Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 17. november 2015-12. april 2016 Der er etableret en byggekredit til udskiftning af brugsvandrør i afdeling Lundebjerg på 60 mio. kr. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden aflagde følgende beretning: Så er der gået endnu et år og vi står over for nye udfordringer i fremtiden. Det bliver en svær tid, men jeg ved, at ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen vil klare denne opgave. Som formand for organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet, vil jeg gerne takke Ravnsletlund for fremsendelse af referat og Ejendomskontoret (Gitte Weicher) for at sende samtlige referater fra kvartalsmøder og bestyrelsesmøder. I referatet fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 17. november 2015 foreslog et bestyrelsesmedlem at ombygge børneinstitutionen Lundebjerggårdsvej 264 til ejendomskontor. Administrationen oplyste, at afdelingen så vil miste lejeindtægten, hvorimod der vil blive en indtægt, såfremt der bygges yderligere ældreegnede boliger. Claus Sieben Hansen vil her på mødet vil fremlægge det nye forslag vedrørende børneinstitutionen samt flere ældreegnede boliger. 582
Både Boligorganisationen Lundebjerggård og Boligselskabet Kirstinevang har godkendt ny anvisningsaftale, hvor der anvises med fleksible kriterier. Administrationen har udsendt et spørgeskema til de personer, der står på ventelisterne, for at få registreret, hvem der opfylder de fleksible kriterier. Med virkning fra 1. april 2016 anvises der med fleksible kriterier på hver 3. ledige bolig. Vedrørende renoveringen i afdeling Lundebjerg har vi nu været med til to bygherremøder, men kan alligevel ikke fortælle meget om, hvordan det går og hvor langt vi er nået med badeværelsesrenoveringen. Informationen kommer ikke helt frem, som den skal. Afdeling Lundebjergs succesfulde loppemarked vil i år blive afholdt den 6. august 2016. Der vil komme nye tiltag og jeg vil derfor opfordre alle i Almenbo, alle fra ejendomskontoret og alle fra Ravnsletlund til at slå et smut forbi den dag det er jo også en fantastisk mulighed for at møde beboerne i Lundebjerg. På organisationsbestyrelsens vegne vil jeg gerne takke begge afdelingsbestyrelser, ejendomsfunktionærerne og hele Almenbo - uden jer kunne hverken bestyrelser eller ejendomskontoret fungere optimalt. Der var følgende kommentarer til beretningen: Administrationen oplyste vedrørende renoveringen, at det er Almenbos ansvar som bygherre for boligorganisationen Lundebjerggård at orientere og besvare spørgsmål omkring projektet til beboerne. Det anbefales derfor, at afdelingsbestyrelsen henviser til Almenbo i tilfælde af beboerhenvendelser omkring projektet. Herefter blev beretningen godkendt. ad 5 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjergs regnskab anviser et overskud på 214.156 kr., der skyldes et noget lavere forbrug på den almindelige vedligeholdelse og et forsigtigt budget på lønninger. Med et forsigtigt budget menes, at der er budgetteret højt på glatførebekæmpelse, som ikke blev anvendt. Afdelingsbestyrelsen fremsatte ønske om, at Almenbo udarbejder regnskab vedrørende selskabslokalet til omdeling til afdelingens beboere. Afdeling Lundebjergs regnskab for 2015 blev godkendt. b. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlunds regnskab anviser et overskud på 125.450 kr., der skyldes et noget lavere forbrug på den almindelige vedligeholdelse og et forsigtigt budget på lønninger. Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2015 blev godkendt. c. Boligorganisationen Lundebjerggård Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab for 2015 blev godkendt med et underskud på 350.599 kr., der skyldes ansættelse af en HK er på kontoret. Denne ansættelse er besluttet og foretaget efter udarbejdelsen og godkendelsen af budgettet for 2015. Underskuddet er overført til 583
arbejdskapitalen, der herefter udgør 661.487 kr. pr. 31.12.2015. Egenkapitalen udgør 7.686.434 kr. d. Sideaktiviteterne Regnskabet blev godkendt. e. Spørgeskemaet Spørgeskemaet blev godkendt. f. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 6 - Budget 2017 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2017 er reguleret med 1,9% til 4.175 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Stigningen svarer til stigningen i Almenbos administrationsbidrag, der udgør 1,88% jævnfør Almenbos takstoversigt 2017, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 24. februar 2016../. Almenbo fremsender med dette referat redegørelsen for fastsættelse af administrationsbidraget. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2017 på efterårsmødet. ad 7 - Renoveringsarbejder a. Status udskiftning af faldstammer og brugsvandsrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg Der var netop blevet afholdt bygherremøde, hvor det blev meddelt, at projektets tidsplan nærmer sig den oprindelige tidsplan på 2,5 år. Der var stor ros til ejendomsmester Finn Dalhammer for hans indsats i forbindelse med det store logistikarbejde vedrørende projektet. Det har vist sig, at ind- og udflytninger i forbindelse med genhusningen har været mere tidskrævende end planlagt, hvorfor der arbejdes på en løsning af dette. Kontantprisen blev oplyst til 46.683 kr. På beboermødet blev det bekræftet, at det er muligt at betale fornyelsen af badeværelset kontant. Denne kontantbetaling registreres i lejekontrakten som en råderetssag over 20 år. ad 8 - Skitseforslag opførelse af ældreegnede rækkehuse i afdeling Lundebjerg Administrationen udleverede et skitseforslag med 14 rækkehuse samt et ejendomskontor, som kan opføres på den nuværende institutions område. Bestyrelsen var enig i anvendelsen af arealet til ældreegnede boliger samt nyt ejendomskontor, men mente, at de skitserede boliger skulle være mindre end skitseret og foreslog, at en del af arealet også anvendes til materialegård/maskinpark. I forbindelse med byggeri på børnehavens areal skal arealet frikøbes for hjemfaldsklausulen. Institutionerne dvs. børnehaven, byggelegepladsen og pensionistklubben er ikke indeholdt i hjemfaldsaftalen. Der blev nedsat et byggeudvalg med følgende bestyrelsesmedlemmer: Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Jette Bork, René Hansen og Allan Bogholdt. Administrationen fremsender indkaldelse til opstartsmøde. 584
ad 9 - Forslag om etablering af ejendomskontor m.v. i børnehavens bygning i afdeling Lundebjerg Punktet blev behandlet under dagsordenens punkt 8. ad 10 - Status fleksibel udlejning anvisning Ballerup Kommune Den underskrevne anvisningsaftale trådte i kraft den 1. april 2016. Der er fremsendt brev til boligsøgende, som skal orientere administrationen, hvorvidt de er omfattet af den fleksible udlejningsordning. Anvisningsaftalen evalueres om et år. ad 11 - Almenbos ordinære generalforsamling den 1. juni 2016 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Allan Bogholdt) Allan Bogholdt blev genvalgt. b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse Jette Bork blev valgt som suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse. c. Udlevering af valgkort til Almenbos bestyrelse Administrationen udleverede seks valgkort til boligorganisationens formand. ad 12 - Styringsdialogmøde for 2015 Der afventes referat fra styringsdialogmødet, som blev afholdt den 9. marts. På mødet blev der orienteret om kommunens boligsociale projekter og muligheden for at søge om støtte til relevante projekter. Boligorganisationen har søgt støtte til et projekt vedrørende en weekendtur for pensionisterne. ad 13 - Forretningsgang vedrørende tavshedspligt og inhabilitetserklæringer Administrationen oplyste, at der - jf. forretningsgangen - skal underskrives erklæringer, før valgte beboerdemokrater må deltage i møderne. Det vil blive muligt at underskrive erklæringerne digitalt. ad 14 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 15 - Valg af revisor Revisionsselskabet Deloitte blev genvalgt. ad 16 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingerne Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjerg havde ingen meddelelser. 585
Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlund havde ingen meddelelser. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. d. Fra administrationen Administrationen orienterede om, at boligselskaberne i Skovlunde er gået sammen om at udarbejde en fælles aftale, således at borgere, som er blevet opsagt fra en almen bolig i Skovlunde ikke kan få en anden almen bolig i området. Der lægges op til fra Ballerup Kommunes side politisk at få godkendt, at almene boliger betragtes som et samlet boligareal i Skovlunde. Det betyder, at hvis der bliver en udsættelsessag i en af boligorganisationernes afdelinger, kan vedkommende ikke få tildelt en bolig i en af de andre boligorganisationers afdelinger i Skovlunde. Organisationsbestyrelsen ønskede denne sikring, der meddeles Ballerup Kommune. Når samarbejdsaftalen er på plads, vil den blive fremsendt til bestyrelsen. Der har været afholdt fællesmøde på afdelingsbestyrelsesniveau med Ballerup Kommune. På mødet blev det drøftet, om emner som bedre belysning og mindre graffiti kan være med til at skabe større tryghed i nærområderne. Når referat fra mødet modtages fra Ballerup Kommune, fremsendes dette til repræsentantskabet. Almenbo har implementeret Penneos digitale underskriftsløsning. Det betyder, at lejekontrakter, regnskaber og referater mv. kan underskrives via NemID. På Almenbos hjemmeside kan der læses mere om digitale underskrifter. Administrationen erindrede om Almenbos Havefest, som afholdes den 15. juni 2016 for alle beboerdemokrater. Invitation følger. ad 17 - Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev fastsat til torsdag den 3. november 2016 kl. 17.00. ad 18 - Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 19.00. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Mogens Kjeldstrøm Pedersen Claus Sieben Hansen 586