NR. 1 PRO DUKT TILBAGE KALD Håndtering af produkttilbagekaldelse og overholdelse af lovgivning om sporbarhed 20
HVAD ER " "? For at hjælpe fødevareproducenter med at løse nogle af de vigtigste problemer i industrien har vi spurgt fødevarebranchen "Hvilke råd ville du give dine kolleger i branchen til at håndtere en produkttilbagekaldelse og overholde lovgivning om sporbarhed effektivt?" Eksperter fra vores kunder inden for fødevareindustrien, vores medarbejdere, analytikere, konsulenter og forretningspartnere over hele verden har svaret tilbage enten direkte til Columbus eller via de sociale medier og dermed bidraget til "Notes from the Field." Vi modtog hundredvis af svar, der efterfølgende er blevet kogt ned til dette dokument, som vi håber, du vil finde nyttigt og interessant. PRODUKTTILBAGEKALDELSE En produkttilbagekaldelse kan have negative efterfølgende klare, koncise og rettidige konsekvenser for virksomheden med hensyn handlinger af afgørende betydning til varemærket og forbrugernes tillid, for for virksomheden. Når man er blevet ikke at tale om de finansielle omkostninger opmærksom på et problem, er det viden om grundet tilbagekaldelsesproceduren og produktet, der tæller mest for virksomheden; eventuelle fremtidige tab. Når man har hvor er lagerbeholdningen, og hvor er den konstateret et sikkerhedsproblem, er de sendt hen. Det er det, produktets sporbare elementer handler om.
Hvilke råd ville du give dine kolleger i branchen til at håndtere en produkttilbagekaldelse og overholde lovgivning om sporbarhed effektivt? "Det afgørende er, at man har et vedvarende system til at spore vareparti-historikken, fra man modtager varerne over de forskellige forarbejdningstrin, omflytninger og den endelige forsendelse af produktet til kunderne. I nogle tilfælde vil det også være nødvendigt med sporing af vareparti-kombinationer i en beholder fx flere sendinger mælk blandet sammen i en silo. Sådan noget er MEGET svært at spore manuelt og bør være en del af ERP-systemet med mulighed for hurtig rapportering af resultaterne for sporede varepartier, uanset hvor man starter i processen (fra modtagelse til forsendelse eller omvendt). JIM BRESLER, USA Brug så højt et sporingsniveau på varerne, som det kan lade sig gøre rent praktisk, hvad enten det måtte være batchnumre eller serienumre. På den måde opnår man fuld sporbarhed lige fra salgsforsendelsen over DAVID MOODIE, Storbritannien Meget letfordærvelige varer spores tilbage med produkttilbagekaldelse for øje, når de er ved at overskride sidste anvendelsesdato, fordi de ligger usolgte på hylderne i butikkerne. Funktioner som ERP-batchnummer og "Selvom der er forskel fra branchesegment til branchesegment på, hvor villige de er til at håndtere detaljeringsgraden af vareparti-sporingen, så handler sporbarhed i den sidste ende om evnen til at gruppere produktion og logistik ved hjælp af "varepartier" eller "batches". Hvis der ikke er vareparti-sporing på tværs af hele forarbejdnings- og logistikkæden, bliver tilbagekaldelser dyrere, fordi man er nødt til at bruge meget mere vidtfavnende tilbagekaldelser baseret på datomærkninger eller fremstillingsdatoer. PHILIP BRUNS, USA udløbssporbarhed gør det let og hurtigt at finde de produkter, der skal tilbagekaldes. SHAILESH GAJARALWAR, INDIEN
Saml varer og serienumre i batches. IMANTS SAKSS, Letland Sørg for, at din ERP-løsning sporer dit produkt pr. batch til slutkunden, så der kan skrides ind med øjeblikkeligt varsel. Det giver dig den fordel, at du overholder sporbarhedslovgivningen, og det giver dine kunder den sikkerhed, at virksomheden i tilfælde af et problem kan fastlægge præcist hvor, alle de berørte produkter er blevet solgt. TONY CARLISLE, Storbritannien Overvej at implementere strategier til indsamling af stregkodedata, så du kan minimere besværet med at registrere batchoplysninger på lageret og i butikken. Sørg for, at produktet er batchkontrolleret, og at komponenterne på materialelisten ligeledes er batchkontrolleret. Dermed bliver det let at detaljeanalysere alle elementer, så man kan fastlægge fuld sporbarhed for alle ingredienser. KEVIN BULL, Storbritannien Sørg for at sporingen er på plads hele vejen fra leverandør til kunde eller slutbruger. Find det bedste kompromis mellem sporing i systemet og et fysisk id på produktet. Tænk over, hvor sandsynligt det er, at det sker, og hvor alvorligt det vil være, hvis det sker. Find en pragmatisk balance, når du fastlægger sporbarhedsniveauet. HENRIK OXLUND, Danmark CHRIS BRAISBY, Storbritannien Brug ERP-løsninger, der hurtigt lader dig se hele livscyklussen for færdigvarerne/ingredienserne i én del af systemet. MARTIN BURDEN, Storbritannien
Analysér historikken bag de Der er ingen grund til at investere større produkttilbagekaldelser, i en tilbagekaldelsesløsning, og tag ved lære af de fejl, der blev men vær helt sikker på, at din begået. Træn tilbagekaldelser ERP-løsning kan levere en igen og igen, som om det var en fuldstændig sporingsrapport. brandøvelse. Din virksomheds liv kan komme til at afhænge af det. WIM PLUIMERS, Holland DON TYLER, USA Det er muligt at have fuldstændig sporbarhed og Det er vigtigt, at der i dine oplagrings- og distributionsfunktioner er mulighed for at spore varernes oprindelse og følge en forsendelse til dens destination, ikke bare ved hjælp af automatisk palleidentifikation, men også ved at kunne identificere kasser/bokse/kolli på pallerne f.eks. ved hjælp af SSCC-etiketter og license plates. håndtere en ubesværet tilbagekaldelse, hvis man har et ERP-system, der understøtter hele værdikæden. Det er vigtigt, at hele værdikæden fra indkøb til produktion til supermarked og salg er dækket af ERP-systemet. JOHN PETERSEN, Danmark GUIDO VAN OSCH, Holland Gå i gang med det samme tid er en altafgørende faktor ved produkttilbagekaldelser, og det bedste, du kan gøre, er Sørg for, at der er fuld sporing med søgemuligheder (ERP-baseret) på tværs af hele forsyningskæden. BJØRN PEDERSEN, Danmark regelmæssigt at øve vugge-tilgrav-sporbarhed. ANONYM, USA
Kontrollér, at dine medarbejdere indtaster oplysningerne rigtigt i systemet, og at du sporer oplysninger i overensstemmelse med lovgivernes krav. Prøvetilbagekaldelser bør også være en del af dit system. Invester i et moderne ERP-system, der kan erstatte en lang række af dine nuværende IT-programmer. PER CHRISTENSEN, Danmark NATASHA PIJUAN, USA Sørg for få implementeret kontrol af dine varepartier på tværs af alle færdigvarer, halvfabrikata og råmaterialer. Lav en intern tilbagekaldelse én gang om året baseret på et virkeligt vareparti-nummer for en færdigvare hos en kunde. JON WELLS, USA Den enkleste måde at angribe dette på er en gearet IT-løsning, der registrerer sporingsoplysningerne og kan give oplysninger om den tilgængelige, berørte lagerbeholdning, herunder hvor den berørte vare er blevet sendt hen. Systemerne skal være i stand til at udføre en sporingssøgning både op og ned i kæden, så virksomheden kan udpege de delprodukter, der indgår i processen, og finde både det relaterede slutprodukt og kilden. Derefter skal det berørte produkt tages af markedet, og yderligere udbredelse på markedet skal forebygges. Produkter internt i virksomhed er lettest at håndtere, fordi lagerbeholdningen opbevares adskilt og kan afskrives, når den er fundet. Produkter, der er leveret ud af huset, kræver mere administration, bl.a. skal kunder have meddelelse om sporingens id-elementer og de leverede salgsordrer. Det gør det muligt for dem at identificere den relevante lagerbeholdning, så de kan tjekke, om de har brugt den eller kan returnere den rent fysisk. Den letteste måde at gøre dette på er at have en produkttilbagekaldelsesformular, der kan sendes elektronisk til kunden. Når produkttilbagekaldelsesoplysningerne er afsendt, skal tilbagekaldelsesbesvarelserne administreres og følges op på, og alle svar skal journaliseres, så der kan genereres en tilbagekaldelsesrapport. Returvarer bør administreres ved hjælp af en returvareproces, så de returnerede produkter kan holdes skarpt adskilt fra andre produkter og dermed forhindre en eventuel krydskontaminering eller utilsigtet genforsendelse. Der skal fastsættes en udelukkelsesperiode og udarbejdes en fuldstændig rapport over tilbagekaldelsens årsag, afhjælpning og returvarerne, så tilbagekaldelsesprocedurens effektivitet kan evalueres, og fremtidige gentagelser af det grundlæggende problem kan undgås. STEVE WEAVER, Storbritannien
HVORDAN KAN COLUMBUS HJÆLPE? COLUMBUS F&B Nærings- og nydelsesmiddelvirksomheder har unikke og meget vidtfavnende behov, der ligger helt uden for normale ERP-programmers (Enterprise Resource Planning) rækkevidde. Mange fødevarevirksomheder har ofte svært ved at "skrue et system sammen, der passer" ved hjælp af tilføjelsesprogrammer og dyre tilpasninger til deres ERP-kerneprogram. ColumbusF&B forbedrer ERP-programmets kernefunktioner, så de opfylder fødevareorienterede behov, og indbygger også branchespecifikke funktioner, som man normalt kun ser i økosystemløsninger fra tredjepartsproducenter. Det er vores mål at tilbyde og løbende forbedre en prismæssigt konkurrencedygtig løsning, der opfylder standardkravene, og som kan skaleres og opgraderes med minimale tilpasninger. Vores løsning omfatter også en rolletilpasset brugeroplevelse, funktioner på flere sprog og valutaer samt problemfri integration med jeres IT-infrastruktur. Columbus gør det muligt for jer at opfylde jeres kunders behov, overvinde traditionelle handelshindringer og tilpasse jeres interne procedurer, så I kan opnå et effektivt, profitabelt virksomhedsklima nu og i fremtiden. FORDELE 1. INTEGREREDE SYSTEMER SKABER NEMT FORBINDELSE MELLEM ERP-SYSTEMET OG EAM-PROCESSERNE (ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT). ERP-systemet udløser automatisk vedligeholdelsessystemet med kritiske produktoplysninger. EAM-funktionerne afsætter efterfølgende den tilsvarende nedetid i jeres ERP-produktionsplan. 2. OPTIMER PRODUKTIONSPLANLÆGNINGEN PÅ BAGGRUND AF PRODUKTEGENSKABER SOM FARVE OG SMAG. ColumbusF&B integrerer produktions- og vedligeholdelsesplanlægningen, så der opnås fuld kapacitetsudnyttelse. 3. BETAL FOR DE MODTAGNE PRODUKTERS KLASSIFIKATION OG KVALITET. Afregn med dine dyrkere og landmænd på basis af de faktiske produktegenskaber ved hjælp af automatisk udregning af prisen på grundlag af kvalitetsdata. Brugerne kan også justere basisprisen og tilføje afgifter eller dekorter. 4. ADMINISTRER VARER MED STÆRKE INDHOLDSSTOFFER LET OG FLEKSIBELT. Få vist, værdifastsæt og håndter varer med stærke indholdsstoffer på lageret og i blandinger uvurderligt for virksomheder, der arbejder med mejeriprodukter, eddike, vin, øl og spiritus. Revurder lagerbeholdninger med stærke indholdsstoffer, og betal dyrkere og leverandører i henhold til styrkeindholdet i de materialer og ingredienser, de har leveret. 5. SLIP AF MED MANUELLE OFFLINEPROCESSER TIL AFSTEMNING AF BATCHES MED STÆRKE INDHOLDSSTOFFER. Nå dine fastsatte mål for stærke indholdsstoffer med automatiserede processer, der giver medarbejderne mulighed for at få vist, vælge, blande og afstemme varepartier, mens de arbejder direkte i din ERP-løsning. Den fulde ColumbusFood-løsning omfatter vores best practice-modellering af forretningsprocesser med RapidValue, vores egne føde- og drikkevare- og Supply Chain Solution-moduler, Microsoft Dynamics AXimplementering samt vores gennemprøvede implementationsmetodologi, SureStep+.
Mange TAK til alle, som har bidraget til Food: Kommentarer fra felten, herunder: Arvind Ramesh, Bjørn Pedersen, Chris Braisby, Claus Christensen, David Moodie, Don Tyler, Ernestas Zaburas, Geeta G. Cohli, Guido van Osch, Henrik Oxlund, Imants Sakss, Jim Bresler, John Petersen, Jon Wells, Josh Sanders, Kevin Bull, Lisa Hammond, Martin Burden, Martin Clothier, Mike Greenway, Natasha Pijuan, Per Christensen, Philip Bruns, Ruta Grigiene, Shailesh Gajaralwar, Steve Weaver, Svetlana Kondakova, Terry Coult, Tony Carlisle, Tony Farr, William Lloyd og Wim Pluimers. ColumbusFood Kommentarer fra felten: NR. 1 PRO DUKT20 TILBAGE KALD Håndtering af produkttilbagekaldelse og overholdelse af 22 EFTERSPØRGSEL FORDÆRVELIGE VARER 24 Sådan mindskes spild og forbedres Administrationen af letfordærvelige varer SUPPLY CHAIN Reducering af omkostninger og forbedring af effektivitet i forsyningskæden lovgivning om sporbarhed NR. 5 23 LET NR. 4 NR. 3 FORUDSE Få bedre mulighed for at forudsige fremtidige behov på et omskifteligt marked NR. 2 NR. 6 FORRET NINGS 21 PRO CESSER Strømlining af forretningsprocesser på tværs af funktioner og placeringer FØDE VARE 17 SIKKER HED Forbedring af fødevaresikkerheden og opnåelse af HACCP/SQF/ BRC/IFS certificering NR. 1 NR. 2 NR. 3 NR. 4 NR. 5 NR. 6 Produkttilbagekaldelse Efterspørgselsprognose Letfordærvelige varer Supply Chain Forretningsprocesser Fødevaresikkerhed Du kan finde flere oplysninger om Columbus, vores kunders erfaringer og vores løsninger på www.columbusglobal.com OM COLUMBUS: Columbus er den foretrukne forretningspartner for ambitiøse virksomheder over hele verden inden for fødevare-, detail- og fremstillingsindustrierne. Vi har over 20 års erfaring og 6.000 vellykkede business cases, og vi er stolte af at kunne tilbyde vores kunder solidt branchekendskab, højtpræsterende løsninger og global rækkevidde. "Columbus" er en del af det registrerede varemærke "Columbus IT"