Simplex A/S blev til. TimePlan A/S

TID&RESSOURCE Nye kunder siden sidst Tyske TimePlan har fået færten CABINN ville have det hele med Digital underskrift i TimePlan? Den sidste brik: Fazer NO Og vinderen er Emil! Kom med TimePlan til Funktionalitetsdag Funktioner, der letter hverdagen Nye funktioner i TimePlan App Direktørens klumme Nr. 29 Information og nyheder om TimePlan December 2013

K O L O F O N Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af TimePlan A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm, sh@timeplan-software.com Simplex A/S blev til TimePlan A/S TID&RESSOURCE Redaktion Kasper Østergaard Jensen, koj@timeplan-software.com Danmark TimePlan A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Telefon +45 98402020 info@timeplan-software.com www.timeplan-software.com Sverige TimePlan Sverige PA Kompetens Lön AB Kungsgatan 37 SE - 111 57 Stockholm Telefon +46 (0)40-607 62 35 info@timeplan-software.se www.timeplan-software.se Norge TimePlan Norge Datatjenesten AS Storgaten 4b NO - 1767 Halden Telefon +47 6917 9600 info@timeplan-software.no www.timeplan-software.no Holland TimePlan Holland TimePlan A/S Hekoord 22 NL - 4824 LP Breda Telefon +31 683 606065 info@timeplan-software.com www.timeplan-software.com Tyskland TimePlan Tyskland TimePlan Software Gmbh Graf-Zeppelin-Str. 20 D 24941 Flensburg info@timeplan-software.com www.timeplan-software.com Oplag 1.000 eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk 150 eksemplarer på tysk Design, produktion og tryk FlexGraphic A/S Telefon +45 38412600 Distribution Kis Flindt, TimePlan A/S Trykt på Cyclus print Den 7. september 2013 (7-9-13) blev Simplex A/S til TimePlan A/S, hvilket blandt andet blev markeret med en særudgave af dette magasin samt konkurrencer, hvor deltagerne kunne vinde flotte præmier. Navneskiftet var blandt andet en markering af et øget fokus på salg af TimePlan på de europæiske markeder, eller sagt med andre ord: At blive en stor anerkendt spiller på de europæiske markeder. Og vi er godt på vej med etablering af TimePlan Software Gmbh i Tyskland (se omtalen i dette nummer af Tid & Ressource), og flere selskaber er på vej! T E R M I N E R 4. marts 2014 ERFA-gruppemøde Detail 2 Afholdes på Scandic Odense 4. marts 2014 ERFA-gruppemøde Detail SE Afholdes i Stockholm 5. marts 2014 Funktionalitetsdag Afholdes af Media Markt i Stockholm 12. marts 2014 ERFA-gruppemøde Detail 1 Afholdes af IKEA Taastrup Men også på det danske marked er Time- Plan som markedsleder med til at sætte standarder for arbejdstidsplanlægning, tidsregistrering og HR-administration gennem løbende udvikling af ny funktionalitet, senest et modul til rekruttering af timelønnet arbejdskraft. En af vore kunder udtaler: Med TimePlan sikres den rette medarbejder med den rette kompetence - på det rette sted på det rette tidspunkt - til den rette økonomi. TimePlan håndterer ikke kun historik, men giver mulighed for proaktivt at ændre fremtiden, samtidig med man altid har et økonomisk og planlægningsmæssigt overblik. Med dette udsagn ser vi frem til udfordringerne i det kommende år, ønsker vore kunder og samarbejdspartnere en rigtig god jul og et godt nytår samt god fornøjelse med dette nummer af kundemagasinet Tid & Ressource. Redaktøren 7. maj 2014 Funktionalitetsdag Afholdes af Scandic Kolding 8. maj 2014 ERFA-gruppemøde HTRFS Afholdes af Aalborg Lufthavn 23. oktober 2014 ERFA-gruppemøde Norge Afholdes i Oslo 2 I Information og nyheder om TimePlan

TID&RESSOURCE Nye kunder siden sidst Blandt andre har disse virksomheder og organisationer for nyligt valgt at implementere TimePlan. En Direkte succes! Cheapy Bygghandel Svenske Cheapy Bygghandel er på bare 11 år gået fra 0 til 29 byggevarehuse. Nu har virksomheden valgt at implementere TimePlan i alle varehuse. Svenska Kulturpärlor Fire historiske perleejendomme danner eventyragtige rammer for konferencer, weekendophold og bryllupper i det svenske nu også med TimePlan. - Vi har brugt TimePlan siden oktober, og det går rigtig godt. Sommeren bød på opsætning og undervisning, og frem til oktober øvede vi os med den første vagtplan og basisplan. Det fortæller Rene Christoffersen, der er funktionschef i Spar Nord Direkte. Spar Nord Direkte dækker over to callcentre: Hotline til Spar Nords netbank og kundeservice for bankens privat- og erhvervskunder. Begge har til opgave at rådgive Spar Nords 335.000 kunder og 1.500 medarbejdere fordelt på 78 filialer landet over eller sagt på en anden måde: En af Danmarks største banker. Medarbejderne i Spar Nord Direkte har taget godt i mod TimePlan. Og hvorfor skulle de ikke også det, spørger Rene Christoffersen. - Nu kan medarbejderne jo hurtigt og nemt få et overblik over, hvornår de har vagter, og hvem de har vagter sammen med. De har især vist sig at være glade for app en og web-delen, forklarer Rene Christoffersen, der også selv har fået en lettere hverdag med TimePlan. - Når jeg ser på det fra min stol som leder, så er det vigtigt at kunne optimere det ressourcetræk og ressourceindskud, der skal til i en hverdag med flere callcentre. Og det får jeg mulighed for på en enkel måde med Time- Plan, understreger funktionschefen. K-rauta AB TimePlan er snart at finde i K-rautas 21 byggevarehuse, der tilbyder et af de bredeste sortimenter af byggevarer til hele huset på det svenske marked. Frelsens Hær Frelsens Hær har valgt at implementere Time- Plan i sine 34 danske afdelinger til bl.a. håndtering af ferie og feriefridage, elektronisk oveførsel af løngrundlag og HR-administration. NCH: Ny, international storkunde! TimePlan A/S har indledt samarbejde med en ny, international storkunde: Nordic Choice Hotels. Nordic Choice Hotels dækker over de tre kendte hotelkæder Comfort, Quality og Clarion, der opererer i hele Skandinavien, og som tæller godt og vel 10.000 medarbejdere. Nordic Choice Hotels driver også Sveriges nye, store nationalarena, Friends Arena, i Stockholm med plads til 50.000 tilskuere. Og her har TimePlan allerede spillet en rolle. De sidste par måneder har TimePlan været med til at håndtere Friends Arenas arrangementer lige fra fodboldkampe til koncerter. Og det har været spændende. Ikke mindst fordi vi har skulle tilpasse systemet specielt til opgaven med effektiv styring af projekthåndtering og ledige vagter, lyder det fra Henrik Baasch, administrerende direktør i TimePlan A/S. Sjællands Pelsdyrfoder Sjællands Pelsdyrfoder, der producerer kvalitetsfoder til mink, har overstået implementering af TimePlan og kører i øjeblikket test af løngrundlaget. Berglon Familieejede Berglon har valgt TimePlan til sine to færøske butikker, der sælger alt fra legetøj, fiskeudstyr og sportsartikler til boligtilbehør. Information og nyheder om TimePlan I 3

Tyske TimePlan har fået færten TimePlan Software GmbH har i løbet af de sidste par måneder landet en ny, spændende kunde og for alvor åbnet døre til et marked med kæmpepotentiale. TID&RESSOURCE Der er sket meget, siden TimePlan GmbH gik i luften i foråret. Selskabet har for nylig indgået samarbejde med Fakta i Tyskland, og nu begynder sommeren og efterårets hårde benarbejde at kaste muligheder af sig. - Det er lykkedes os at få stablet et samarbejde på benene med Berlins Handelskammer om at lave en TimePlan-kampagne for alle handelskammerets medlemmer, fortæller Bent Dahl Jensen, der er partner og direktør i TimePlan GmbH. - Det fortæller os ikke bare, at handelskammeret anerkender behovet for det, TimePlan kan. Det er også en kæmpe blåstempling af produktet og en gylden mulighed for os, fortsætter direktøren, der også kan afsløre, at der er lignende aktiviteter under opsejling med Dansk-Tysk Handelskammer. Mulighedernes land Bent Dahl Jensen har store forventninger til selskabets fremtid og ser hele tiden mere og mere potentiale i det tyske marked. - I dag udfylder mange tyske virksomheder en timeseddel for hver medarbejder, når arbejdsdagen er omme. Det kræver store administrative omkostninger, og kan resultere i manglende overblik og usikkerhed omkring datas korrekthed, siger Bent Dahl Jensen. - Der ligger mange mulige besparelser i et skifte til TimePlan. Vores brugervenlige overflade giver overblik og mulighed for at planlægge frem i tiden, så omkostninger og bemandingsplan ikke løber løbsk, lyder det fra direktøren, som er blevet bekræftet i TimePlans kvaliteter med positive tilbagemeldinger fra alle dem, der har set TimePlan indtil videre. Tid til kundepleje TimePlan GmbH bruger en del tid på at holde såkaldte inspirational meetings med sine kunder. - Vi bruger møderne til undervisning og til at kigge kundens løsning igennem: Er der noget, vi kan gøre bedre, og er der nye ønsker eller behov. Det er både med til at udvikle brugerne og deres Time- Plan-løsninger og til at give os værdifuld feedback, slutter Bent Dahl Jensen. Seneste kunde: Fakta GmbH Fakta GmbH slog dørene op for grænsehandel 1. januar 2013. Og blev mødt af en voldsom kundestorm, som stadig ikke er drevet over. - På det første halve år gik vi fra at være 30 medarbejdere til 150. Kunderne har simpelthen taget så godt i mod os, og v æksten har været forrygende. Sådan lyder det fra butikschef i Fakta GmbH, Torben Lorenzen. - Vi fik brug for at kunne skabe et godt overblik over vores planlægning for bedst muligt at møde kunden der, hvor behovet er størst, forklarer Torben Lorenzen. - Så vi gik på jagt efter et effektivt og brugervenligt system til optimal planlægning, der samtidig kunne give et godt overblik over kommende og aktuelle personaleomkostninger, uddyber han. Kan det hele Valget faldt på TimePlan. Og en af grundende til det er ifølge Torben Lorenzen, at Fakta GmbH opererer i et tosproget miljø, der stiller særlige krav. - Med TimePlan får vi ikke bare et system, der kan lave arbejdsplaner. Vi får også et system, der kan veksle mellem sprogene og håndtere de forskellige overenskomster, regler og aftaler, der gælder i grænseområdet. TimePlan løser det tilmed i en version, der nemt blev opsat præcist til vores behov, slutter Torben Lorenzen. Torben Lorenzen foran Fakta GmbHs flagskibsbutik i Harrislee. 4 I Information og nyheder om TimePlan

TID&RESSOURCE CABINN ville have det hele med Den fremadstormende hotelkæde CABINN manglede vigtige værktøjer til effektiv styring af vagter i deres tidligere vagtplansystem. Så derfor skiftede de til TimePlan. - Vi har brugt et andet vagtplansystem på vores hoteller i København indtil nu. Men det kunne ikke holde styr på timerne i forhold til den faste vagtplan, og det var en stor ulempe, fortæller driftsdirektør hos CABINN, Lone Grønbjerg Christensen. - Med TimePlan får man nogle ekstra begreber. Man får for eksempel rullevagtplanen, som vi laver månedsløn efter, den aftalte vagtplan og det udførte hvilket er meget nyttigt for os, når vi skal lave løn, uddyber Lone Grønbjerg Christensen. Optimal vagtstyring CABINN har med andre ord valgt TimePlan, fordi systemet tilbyder langt mere effektiv styring af vagter. - Vores motivation for at vælge TimePlan er, at vi kan holde styr på den oprindelige vagtplan i forhold til det, der er blevet udført. Det gør det meget lettere for os at lave vores timeregnskaber, siger Lone Grønbjerg Christensen om systemet, der fremover skal være med til at styre vagterne for CABINNs 150 ansatte. CABINN har otte hoteller med i alt 2.124 værelser fordelt på Danmarks fem største byer. Hotellerne ligger placeret på centrale beliggenheder, hvor jordprisen ofte er meget høj. Det betyder dog ikke, at det koster en formue at leje et værelse. CABINN har nemlig reduceret værelsesstørrelserne en smule og indrettet mere funktionelt, så man bor centralt til billige penge. Nyt år ny TimePlan CABINN forventer, at TimePlan er rullet ud på alle otte hoteller i løbet af januar. Og man er godt på vej. - Vi er så langt, at vi er færdige med de tre opsætningsmøder. December bruger vi på at køre parallelt med det gamle system. Og så implementerer vi derefter TimePlan på alle de hoteller, vi har udenfor København, slutter Lone Grønbjerg Christensen. Digital underskrift i TimePlan? TimePlan A/S arbejder i øjeblikket på muligheden for at foretage digital underskrift i forbindelse med dokumenthåndtering (ansættelseskontrakter og andre juridiske dokumenter) i TimePlan. Man forestiller sig, at det vil komme til at fungere således i TimePlan: 1. HR-afdelingen (eller afdelingschefen) markerer på en medarbejders kontrakt, at den skal underskrives digitalt. 2. Medarbejderen får en mail om, at der ligger et dokument til underskrift. 3. Når medarbejderen har underskrevet dokumentet med sin NemID, bliver dokumentet markeret som underskrevet i TimePlan. Løsningen laves eventuelt i samarbejde med esignatur, der har de nødvendige certifikater og godkendelser til at kunne bruge NemID. Projektet afventer reaktioner fra kunderne, før det sættes i gang. Information og nyheder om TimePlan I 5

Den sidste brik TID&RESSOURCE Fazer-koncernen udvider sin TimePlan-installation til at omfatte Fazer Food Services i Norge med 45 kantiner og 270 medarbejdere. Koncernen lægger dermed den sidste brik i det skandinaviske puslespil. Først begyndte Fazer Food Services i Danmark og Finland at bruge TimePlan. Så for nøjagtig et år siden fulgte Sverigeafdelingen trop. Og nu er turen kommet til Fazer Food Services i Norge. - Vores mål er, at alle 45 norske kantiner og restauranter bruger TimePlan efter nytårsskiftet, fortæller Cecilie Grøsland, der er finance manager hos Fazer Food Services A/S. Hun var med til at starte projektet op tilbage i maj, hvor man begyndte med at udpege en projektgruppe bestående af tre kantiner. Til august, tre måneder senere, vurderede man, at løsningen var så god, at den var klar til at blive rullet ud. Så det gjorde man. Fra september. - Vi er allerede godt på vej. Ved indgangen til oktober var vi næsten oppe på 20 kantiner, der registrerede elektronisk, forklarer Cecilie Grøsland. Med i køkkenet Fazer Food Services i Norge driver 45 kantiner og restauranter centreret omkring tre store norske byer: Stor-Oslo, Drammen og Bergen. Virksomheden beskæftiger over 270 mennesker og ser rådgivning som sin helt store konkurrencefordel. Fazer er optaget af, at det er faglærte kokke, der laver maden. Og at det er maden og køkkenet, det hele handler om. Det er så at sige også i køkkenet, at Time- Plan får sin daglige gang: - Når TimePlan er fuldt ud implementeret, bliver det den enkelte kantineleder og restaurantchef, der får ansvaret for at registrere, hvornår medarbejderne kommer og går, siger Cecilie Grøsland. Hele skandinavien med Fazer Food Services i både Danmark, Sverige, Finland og Norge bruger altså TimePlan fra årsskiftet. Giver det nogle fordele for virksomheden som et hele? - Det gør det ikke umiddelbart. Hvert land har jo sine egne love og regler, når det gælder arbejde, siger Cecilie Grøsland og fortsætter: - Men det er en klar fordel, at TimePlan kan håndtere de forskellige regler fra land til land. Den største fordel er dog, at TimePlan gør det naturligt let at reducere omkostninger. Og det er især vigtigt for en virksomhed som vores, der gør brug af mange timelønnede, siger hun. Og vinderen er Emil! kulminerede den 7. september, hvor Simplex A/S skiftede navn til TimePlan A/S. Men det var altså Emil Pedersen, der trak sig sejrrigt ud af hovedkonkurrencen med et gavekort på 7913 kr. til elektronik. Et gavekort, som for længst er blevet brugt. - Jeg har fået nogle gode ting for pengene. En ny iphone 5S og lidt forskelligt småelektronik, fortæller Emil Pedersen, der har arbejdet hos Sunset Boulevard i omkring to år. Det blev 21-årige Emil Pedersen, assistant manager hos Sunset Boulevard på Københavns Hovedbanegård, der løb med hovedpræmien i TimePlans stort anlagte 7-9-13 konkurrence. Konkurrencen eller skulle vi sige konkurrencerne: Hele fire selvstændige konkurrencer løb af stablen på lidt over en måned 7-9-13 bank, bank, bank! Han kommer som assistant manager i daglig berøring med Time- Plan. Alligevel var det lidt af et tilfælde, at han endte med at deltage i konkurrencen. Ja, man kunne nærmest kalde det et lykketræf. - Det var gået min næse forbi, at der var en konkurrence i gang. Så da jeg en dag skulle ind på TimePlans hjemmeside, faldt jeg helt tilfældigt over den. Og det var jo bare heldigt, siger Emil Pedersen. 6 I Information og nyheder om TimePlan

TID&RESSOURCE Målet: Bedre brugeroplevelse Tag med, når TimePlan til foråret holder Funktionalitetsdage i både Danmark og Sverige. Funktionalitetsdagene giver brugerne mulighed for at komme med forslag til forbedringer af funktionaliteten i TimePlan, som vil gøre den daglige brug af systemet lettere. Den første Funktionalitetsdag løber af stablen den 5. marts 2014 hos Media Markt i Stockholm. Den anden hos Scandic Hotel Kolding i Danmark den 7. maj 2014. TimePlan er vært ved formiddagsbuffet, frokostbuffet og eftermiddagsbuffet. Invitationen til Funktionalitetsdagene er blevet sendt ud til de brugere, som TimePlan har registreret som administratorer. Deltagelse er gratis, men af hensyn til pladsen må hver virksomhed højst melde to personer til. Af samme grund sker tilmelding efter først til mølle-princippet. Vær opmærksom på, at der bliver opkrævet et no-show gebyr på kr. 500,00 ved udeblivelse uden afbud. Funktioner, der letter hverdagen Godkendelse af terminaltider Alle reviderede terminaltider kan nu godkendes på én gang i Godkend. Fra Godkend > Funktioner >Godkend alle tider kan man vælge at godkende alle tider. Det gælder for de tider, der ligger som Revideret tid eller som Terminaltid. Faktiske tider på alle kan også ophæves herfra. Tilmelding foregår på TimePlans hjemmeside ved at benytte dette link: www.timeplan-software.com/funktionalitetsdag. Yderligere oplysninger om arrangementerne kan indhentes hos Svend Holm - sh@timeplan-software.com. Sletning af fravær Det er nu muligt at slette alt vist fravær i planlægningsbilledet. Vælg Funktioner > Fravær > Slet alt vist fravær. Sættes visningen til 28 dage, slettes alt fraværet på de viste 28 dage. På samme måde kan man vælge en enkelt medarbejder og slette alt fraværet på denne medarbejder. Nye funktioner i TimePlan App! TimePlan App en har fået et ekstra punkt i menuen. Nu er det nemlig muligt at læse interne beskeder direkte i TimePlan App en. Det sparer ikke bare tid. Det sparer også penge på sms-kontoen. Den nye tilføjelse har push-funktion, så du får at vide med det samme, at du har modtaget en ny besked. Nu er det også muligt at bede om at få slettet en arbejdstid i TimePlan App. Anmodningen bliver sendt direkte til afdelingslederen eller TimePlan-planlæggeren, som efterfølgende skal godkende anmodningen. De nye funktioner er allerede i luften. TimePlan App kan hentes gratis i App Store. Information og nyheder om TimePlan I 7

Direktørens klumme Den 7. September 2013 (7-9-13) var en stor dag for vores virksomhed. En dag, vi alle husker. TID&RESSOURCE Selvom det ikke er lang tid siden, er det allerede helt naturligt for alle medarbejdere kun at bruge navnet TimePlan. Markedsføringen af firmanavneskiftet stod på i en længere periode, og vi så alle frem til mandag den 9. september, som var den første arbejdsdag med det nye firmanavn. Vi havde fælles morgenkaffe, og hovedpræmien på dkr. 7913 blev på behørig vis udtrukket af Rolf under overværelse af alle kollegaer. Tillykke til Emil Pedersen fra Sunset Boulevard, som blev den heldige vinder, og som derfor havde svaret korrekt på alle spørgsmål. For at holde fokus på IKKE at sige det gamle firmanavn var indkøbt 2 fjumrehatte. Den, der sagde det forbudte navn, skulle bære en hat, indtil den næste kom til at fjumre sig. Måske det var derfor, det gamle firmanavn hurtigt blev glemt! Jeg er sikker på, det nye firmanavn vil have en positiv indflydelse på vores videre markedsføring af TimePlan og udbredelse i Europa. Fuld fart på opdateringer til TimePlan 6 Vi har igennem hele 2013 foretaget opdateringer af vores kunders version 5-installationer til TimePlan 6. Opdateringerne har været såvel små og store installationer. Vi er blevet klogere og dygtigere, og der er ingen tvivl om, at hele processen i dag gennemføres hurtigere og mere smidigt, end de første installationer der blev opdateret. Det er en meget stor ændring, da hele databasen skiftes fra flade filer til en MS SQL database. Derfor kræver det noget tid at gennemføre opdateringen og efterfølgende at validere resultatet. Vi må ikke miste en eksisterende kunde! I alt, hvad vi gør, har vi dette for øje. Vi skal have tilfredse kunder. En af måderne er, at vores kunder bliver hørt, og at der bliver taget action på det, der bliver sagt. Vores kunder kommer ofte med ønsker til forbedringer, men igennem den seneste periode har vi ikke haft ressourcer til at håndtere disse ønsker. Det vil vi gerne råde bod på. Det er vigtigt, at de ændringer, der laves, vil få udbytte hos så mange brugere som muligt, og at vi ikke får lavet ændringer, der ikke er ønsket af vores kunder. Vi har valgt at sætte fokus på kundeønsker i 2014. På nuværende tidspunkt er der i Sverige og Danmark planlagt en Funktionalitetsdag, hvor alle interesserede kunder kan komme med input til mindre funktionalitetsændringer, som vil gøre brugerens dagligdag nemmere. Jeg vil gerne sige tak til alle vores kunder, samarbejdspartnere og medarbejdere for et godt samarbejde i 2013. 2014 bliver også et meget spændende år. En masse udfordringer venter sammen med en masse gode oplevelser. Jeg ønsker alle held og lykke i 2014. Henrik Baasch En fast juletradition TimePlan A/S sender for ottende år i træk en varmfølt juledonation af sted til SOS Børnebyerne. SOS Børnebyerne arbejder for at give forældreløse og udsatte børn i 133 lande en tryg barndom med en familie, et kærligt hjem og en ud dannelse. Kort sagt et stabilt fundament, som børnene kan bygge deres fremtid på. Det er en sag, vi tror på hos TimePlan A/S. Foto: Jens Honoré 8 I Information og nyheder om TimePlan